THU THUAT POWER POINT

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>1. Chèn Video Clip hay Flash vào trong Power Point</b>

Bước 1: Bấm vào menu

View -> Toolbars, ch

ọn Control Toolbox, thanh công vụ Control Toolbox xuất

hi

ện, bạn hãy bấm vào biểu tượng

More Controls và ch

ọn Windows Media Player

(n

ếu muốn chèn videoclip) hay Sho

ckwave Flash Object n

ếu muốn chèn Flash.

Bước 2: Khi nhắp chọn một trong hai tuỳ chọn trên thì lúc này con trỏ chuột của

b

ạn sẽ biến thành dấu cộng, bạn hãy di chuyển con chuột lên vị trí hiển thị thích

h

ợp và sau đó kéo chuột tạo khung hiển thị trên Slide. Sau khi đ

ã

điều chỉnh kích

thước và vị trí thích hợp của khung hiển thị theo ý muốn trên Slide, bạn nhắp chọn

và nh

ấn chuột vào nó, trong menu ngữ cảnh vừa xuất hiện hãy chọn Properties và

trong h

ộp thoại Properties này bạn hãy điền đường dẫn tương ứng đến file minh

ho

ạ trong ổ cứng của bạn vào URL (Chèn video clip) hay Movie ( chèn Flash),

ngoài ra c

ũng trong hộp thoại này bạn cũng có thể điều chỉnh lại các thơng số cho

thích h

ợp về khung hiển thị trên Slide show của bạn. Sau đó bạn hãy đóng hộp

tho

ại lạ

i và nh

ấn F5 để xem kết quả thế nào.Lưu

ý: Khi ch

ạy chế độ slide show

mà không hi

ển thị video clip (Flash) thì bạn cần kiểm tra lại đường dẫn đến file

minh ho

ạ.

<b>2. Lưu luôn cả phông chữ vào bài soạn PowerPoint </b>

Gi

ả sử một ngày

nào đó bạn đang chuẩn bị thuyế

t trình, nh

ưng trên máy tính lúc này lại khơng có

đủ các phơng chữ mà mình đ

ã so

ạn thảo ở nhà. Đồng thời làm các câu chữ trong

lúc b

ạn thuyết trình cứ hiện lên lung tung và mất đi ý nghĩa của nó, thì lúc này vấn

đề này thực sự trở nên khá nghiêm trọng. Để tránh trường hợp đáng tiếc này có

th

ể xảy ra, bạn hãy áp dụng qua thủ thuật này sau:Bước 1: Sau khi soạn thảo bài

gi

ảng xong, bạn nhấp vào File (trên thanh công cụ) > Save, trên thanh Toolbar

ch

ọn Tools

-

> Save Options . Bước 2: Hộp thoại Save Options xuất

hi

ện , trong

m

ục Font options for current document only bạn đánh dấu check vào tuỳ chọn

Embed True Type fonts. Lúc này s

ẽ có hai lựa chọn dành cho bạn : + Embed

characters in use only (best for reducing file size) : V

ới tuỳ chọn này dành cho

người quan tâm đến dung lượng của tập tin (vì dung lượng tăng thêm không đáng

k

ể) nhưng lại không cho phép chỉnh sửa ở máy khác về sau . + Embed all

characters ( best for editing by others ) : V

ới tuỳ chọn này dành cho người không

quan tâm đến dung lượng của tập tin. Nhưng nó rất thuận tiên cho việc chỉnh sửa

l

ại ở máy khác sau này . Sau khi lựa chọn xong bạn bấm OK và lưu lại tập tin bình

thường

<b>Một số thủ thuật hay khi trình chiếu PowerPoint</b>

- Khi trình chiếu các slide PowerPoint để minh họa cho bài giảng hay bài thuyết
trình của mình, có thể bạn sẽ cần biết những thủ thuật để không cho ai chỉnh sửa
nội dung file của mình, khơng cho hiển thị màn hình đen khi kết thúc, làm nổi bật một
vùng trên màn ảnh mà không dùng đến bút laser, ấn định thời gian trình chiếu mỗi
slide... Ngăn không chochỉnh sửa nội dung tập tin PowerPoint:Trong những giây

phút nghỉ giải lao giữa buổi thuyết trình, nếu bạn cần đi ra ngồi và khơng muốn ai đó

chỉnh sửa gì trong tập tin PowerPoint của mình thì có một phương pháp bảo mật khá

đơn giản mà hiệu quả (chỉ áp dụng cho các tập tin PowerPoint). Cách này sẽ làm cho
tập tin Powerpoint trình diễn sẽ luôn luôn hiển thị ở dạng Full Screen, và lúc này các
thao tác chỉnh sửa copy dữ liệu trên tập tin gốc là hồn tồn khơng thể. Thực hiện

như sau:Mở Windows Explorer, truy cập vào thư mục chứa tập tin trình diễn

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

THỦ THUẬT POWER POINT

phần mở rộng của tập tin, từ PPT thành PPS. Bạn sẽ thấy biểu tượng của tập tin

Powerpoint thay đổi thành một dạng khác. Cứ vừa bấm chuột vào tập tin này thì nó
sẽ lập tức trình diễn ở chế độ Full Screen nên khơng thể chỉnh sửa gì được.Nếu
khơng thấy phần mở rộng của tập tin PowerPoint hiển thị, bạn vào Folder Options,
chọn thẻ View, bỏ dấu chọn trong dòng Hide file extensions for known file types >

OK.Để có thể chỉnh sửa biên tập lại tập tin Powerpoint (dạng PPS), bạn tiến hành sửa

phần mở rộng trở lại là PPT như ban đầu là xong. <b>Không cho hiển thị màn hình </b>

<b>đen khi kết thúc các slide trình diễn:</b>Thơng thường trên PowerPoint, khi kết thúc
slide trình diễn cuối cùng sẽ có một màn hình đen, tạo ra một ấn tượng khơng hồn
hảo lắm với người xem. Bạn có thể vơ hiệu hóa sự xuất hiện của màn hình đen này

như sau:Từ màn hình biên soạn của PowerPoint bạn vào menu Tools > Options >
View, bỏ dấu chọn trong dòng End with black sile > OK .<b>Sử dụng công cụ Pen để </b>
<b>làm nổi bật một vùng bất kỳ khi trình diễn:</b>Thơng thường khi trình chiếu

PowerPoint với máy chiếu (projector), để làm cho học viên chú ý vào một phần nào

đó đang hiển thị, người ta thường dùng bút laser để chỉ vào đó. Tuy nhiên nếu khơng

có cơng cụ này, bạn có thể dùng công cụ Pen mà PowerPoint hỗ trợ sẵn như sau:Từ
giao diện đang trình chiếu slide bất kỳ, bạn bấm phải chuột lên nó. Trong menu xổ ra
bạn chọn Pointer Options > Pen (chọn Pen Color, chọn màu bất kỳ để định màu cho
vùng cần làm nổi bật), lúc này con trỏ chuột trên giao diện trình diễn sẽ được thay thế
bằng một cây bút chì và bạn hãy dùng nó để “tơ”, làm nổi bật vùng cần tạo sự chú
ý .Thao tác này chỉ có tác dụng tạm thời trên slide trình diễn và hồn tồn khơng ảnh

hưởng gì tới tập tin gốc của bạn. Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide

<b>PowerPoint:</b>Thủ thuật này sẽ giúp cho bạn chủ động hơn trong việc quản lý thời gian
khi thuyết trình với các slide trong PowerPoint. Bạn sẽ đo được thời gian thuyết trình
từng slide rất cụ thể để từ đó đề ra phương án tốt nhất cho buổi trình chiếu của
mình.- Trên giao diện biên soạn của PowerPoint, bạn bấm chọn slide đầu tiên.- Vào
menu Slide Show > Rehearse Timings, lúc này slide sẽ chuyển sang chế độ trình diễn

và đồng thời sẽ xuất hiện thêm thanh công cụ đồng hồ thời gian bắt đầu chạy ở góc

bên trái: bạn bắt đầu thử tự thuyết trình để đo thời gian. Khi xong Slide1, để tiếp tục
sang Slide2 bạn bấm vào nút mũi tên từ trái sang phải, và cứ tiếp tục thuyết trình thử

như vậy cho tới slide cuối cùng - Sau khi tới slide cuối, khi bấm chuột vào nút mũi tên,
PowerPoint sẽ đưa ra thơng báo hỏi bạn có ấn định thời gian cho các slideshow hay

không (đồng thời trên đây cũng có thơng báo tổng số thời gian mà bạn đã tự thuyết
trình lúc nãy). Bạn hãy chọn Yes để trở về môi trường soạn thảo. Lúc này bạn sẽ

được thông báo chi tiết hơn về thời gian thuyết trình riêng của các slide mà bạn vừa

tiến hành. Xem th<b>ử trình diễn khi đang soạn thảo (chỉ dùng từ PowerPoint XP trở </b>
<b>lên):</b>Thủ thuật này sẽ cho phép bạn chạy trình diễn slide ngay khi đang thiết kế

nhưng không ở chế độ Full Screen, nó sẽ giúp bạn hình dung dễ hơn mức độ thẫm

mỹ của slide và có thể sửa chữa ngay khi cần.Khi đang ở chế độ soạn thảo Normal,
trên thanh cơng cụ phía dưới bên trái bạn bấm giữ Ctrl rồi bấm chọn nút cơng cụ trình
diễn (nút thứ ba tính từ trái qua). Lúc này sẽ xuất hiện một khung trình diễn nhỏ ở góc
trên bên trái của màn hình, trình diễn slide mà bạn đang biên soạn trong khi màn hình
soạn thảo vẫn đang nằm ở phía bên dưới . Bạn có thể bấm Alt+Tab để di chuyển qua
lại giữa hai cửa sổ này. Ngay khi bạn có sự thay đổi gì trên slide biên soạn phía bên

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>T</b>

<b>ạo bài đối thoại có tiếng nói</b>

<b>Th</b>

<b>ủ thuật nêu trong bài viết sẽ giúp các giáo viên ngoại ngữ tạo </b>

<b>m</b>

<b>ột file trình chiếu minh họa cho bài giảng của mình, trong đó </b>

<b>các l</b>

<b>ời thoại bằng chữ hiện trên màn hình sẽ đi kèm với tiếng </b>

<b>nói. </b>

Tạo bài đối thoại có tiếng nói trong các slide trình chiếu PowerPoint dạy tiếng Anh
có thể làm cho bài của bạn thêm sinh động, hấp dẫn và thu hút được chú ý. Cách làm

như sau:

<b>1. Tạo lời thoại</b>

- Vào <i>Autoshapes > Callouts > Rectangular Callout</i>, vẽ ra một khung chứa lời
thoại rồi nhập lời thoại vào. Dùng công cụ <i>Fill Color</i> để thay đổi màu nền của khung

thoại, hai nhân vật khác nhau nên có màu nền khác nhau và màu nền phải thống nhất
từ đầu đến cuối.

- Tiếp đó vào <i>Insert > Picture > From </i>
<i>File</i> để chèn vài khuôn mô tả chủ thể của

lời nói. Quét chọn hai đối tượng khung
thoại và hình nhân vật lại, bấm phải chuột

chọn <i>Grouping > Group. </i>Tương tự bạn làm thêm nhiều lời thoại khác.

- Bây giờ bạn tạo tạo hiệu ứng xuất hiện cho từng lời thoại (nhớ là phải làm theo
thứ tự câu nào nói trước hiện trước) bằng cách bấm phải vào mỗi lời thoại chọn

<i>Custom Animation > Add Effect > Entrance </i>rồi
chọn hiệu ứng thích hợp.

<b>2. Lồng tiếng cho nhân vật</b>

- Tiếp theo bạn lần lượt chuyển từng lời
thoại sang dạng âm thanh bằng cách dùng các

chương trình chuyển text sang âm thanh. Tốt
nhất bạn nên sử dụng chương trình TextAloud

(đã từng được giới thiệu trên LBVMVT 121) vì

chương trình có khả năng đọc với giọng người
thật, hơn nữa bạn có thể lựa chọn giọng đọc,
chỉnh cao độ và tốc độ đọc.

- Quay lại PowerPoint, vào <i>Insert > Movies </i>

<i>and Sounds > Sound from File</i> rồi lần lượt chèn từng file âm thanh đó vào. Mỗi khi
chèn một file âm thanh, một cửa sổ sẽ hiện ra, bạn chọn <i>Automatically</i>. Bây giờ
chuyển sang cửa sổ <i>Custom Animation</i> bên phải, bạn chọn tất cả các hiệu ứng (trừ
hiệu ứng đầu tiên) chọn <i>After Previous</i> tại mục <i>Start. </i>Làm như vậy để các nhân vật tự
động “nói” với nhau, bạn khơng cần phải điều khiển gì cả.

- Cuối cùng sắp xếp các hiệu ứng sao cho sau khi xuất hiện mỗi lời thoại là tiếng

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>3. Trình chiếu</b>

Bạn cần lưu ý là PowerPoint
chỉ cho phép nhúng các file âm

thanh có dung lượng tối đa là
50000 KB vào, do đó trước khi
mang đi máy khác chiếu bạn vào
<i>File > Package for CD. </i>Cửa sổ

<i>Package for CD </i>hiện ra, bấm

<i>Options, </i>đánh chọn <i>Linked file > </i>
<i>OK > Copy to Folder, </i>chọn nơi

lưu rồi bấm <i>OK. </i>Một folder sẽ

được tạo ra chứa bài chiếu và
các file âm thanh của bạn. Bạn
hãy mang folder này đi để chiếu.

Bạn có thể tải bài mẫu gồm hai nhân vật nam và nữ với 6 lời thoại tại:

<i>

<b>Các tổ hợp phím hữu dụng trong PowerPoint</b>

<b>Hầu hết các chương trình, phần mềm hay tiện ích đều hỗ trợ tác vụ phím tắt để giúp </b>
<b>bạn có thể truy cập nhanh hơn ngồi việc dùng chuột thơng thường. Đó là lý do tại </b>
<b>sao mà trong các chương trình hay phần mềm đều cho bạn hệ thống hotkey truy cập </b>
<b>nhanh. Chẳng hạn, trong PowerPoint, bạn có thể truy cập nhanh đến menu Edit > Find </b>
<b>chỉ với tổ hợp phím Ctrl + F.</b>

Cách dùng phím tắt để truy cập thì thật là nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn ít dùng thì bạn

cũng khó mà nhớ hết được, bạn có thể nhớ một số ít phím tắt thường dùng để quá trình làm

việc của mình được nhanh chóng hơn.

Kỳ này, xin giới thiệu với bạn những tổ hợp phím nóng thơng dụng và hữu ích trong

PowerPoint. Ngồi ra, bạn có thể tham khảo thêm từ Office Assistant của PowerPoint để tìm

thêm những tổ hợp phím hữu ích cho nhu cầu sử dụng của mình.

Chèn một Slide Mới CTRL + M

Di chuyển nhanh vùng soạn thảo (switch pane) F6 hay Shift + F6
Tạo mới một file trùng tiêu đề CTRL + D

Trình chiếu Slide show F5

Promote a paragraph ALT + SHIFT + LEFT ARROW

Demote a paragraph ALT + SHIFT + RIGHT ARROW

Apply subscript formatting CTRL + EQUAL SIGN (=)
Apply superscript formatting CTRL + PLUS SIGN (+)
Mở hộp thoại Font CTRL + T

Lặp lại lần soạn thảo trước đó F4 hoặc CTRL + Y
Mở hộp thoại Find CTRL + F

Truy cập Hướng dẫn (view Guides) CTRL + G

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

THỦ THUẬT POWER POINT

Chuyển chữ in hoa SHIFT + F3

Đánh dấu đậm CTRL + B

Đánh dấu in nghiêng CTRL + I

Chèn siêu liên kết CTRL + K

Chọn tất cả CTRL + A

Copy CTRL + C

Paste CTRL + V

Undo CTRL + Z

Save CTRL + S

Print CTRL + P

Open CTRL + O

<b>Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I)</b>

<b>Đơi khi bạn phải trình bày trước đám đơng, hay hội thảo về một vấn đề gì đó, khi ấy, </b>
<b>trong thời buổi cơng nghệ thơng tin hiện nay – bắt buộc bạn phải có một vài slide </b>
<b>Power Point để làm cho phần trình bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuy </b>
<b>nhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế Power Point thì chắc chắn các </b>
<b>slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gây được chú ý hoặc gây phản cảm cho người </b>
<b>xem. Vì thế, loạt bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để tạo ra một slide trình bày </b>

<b>thật ấn tượng.</b>

<b>Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện chuẩn.</b>
<b>1- Chuẩn bị:</b>

Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngồi ra cịn một

số cơng cụ thay thế khác nhưng các tính năng không phong phú và mạnh mẽ như MS Power

Point của Microsoft được. Trong mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vì nó

được nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn cần thêm các hình ảnh hoặc file video minh họa

cho các nội dung trình bày của mình.

<b>2- Định hình bố cục slide nội dung:</b>

Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung nội dung khác nhau

để bạn có thể trình bày theo ý thích của mình. Trước tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn

giữ cùng lúc 2 phím Ctrl và F1 ngay lập tức một khung chữ nhật sẽ hiện ra phía bên tay phải.

Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn chuột lên nút rồi chọn mục Slide Layout. Khi đó,

một loạt các kiểu slide khác nhau hiện ra để bạn có thể tùy chọn cho mình một cái theo từng

mục đích sử dụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có biểu

tượng media dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng biểu thì

để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and Text” vì nó

có khơng gian lớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần slide giống

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

THỦ THUẬT POWER POINT

Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần khung to bên dưới

– bạn điền nội dung mà mình muốn trình bày vào. Nếu các bạn có dịp xem qua các slide

thuyết trình mẫu của những diễn giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một

đặc điểm là các slide đó <b>RẤT ÍT CHỮ</b>, và nó <b>CHỦ YẾU CHỨA HÌNH</b>, <b>VIDEO MINH HỌA</b> mà

thơi. Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi
người nghe, vì thế, khi bạn làm các slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽ

chăm chú lo đọc những gì bạn viết trên slide và khơng nghe bạn nói gì nữa.

Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày, sẽ khơng cịn gì mới

để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệ hơn, nhiều khi bạn đang trình bày, thì thính giả

sẽ u cầu bạn cho xin <b>file của slide bạn đang trìnhbày</b>, lúc ấy, nếu thật sự slide của bạn

chỉ toàn chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, những gì bạn nói – đều

có trong slide cả và bạn…khơng cần trình bày thêm làm gì nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy

để họ về đọc là xong. Vì vậy, bạn hãy nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là <b>HẠN CHẾ VIẾT </b>

<b>CHỮ TRONG SLIDE</b>.

<b>3- Chỉnh kích thước slide:</b>

Đơi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước q to hoặc quá nhỏ

khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khăn hơn. Nếu kích thước slide quá nhỏ thì

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

THỦ THUẬT POWER POINT

phím Ctrl + A sau đó vào View > Zoom, rồi chọn mục Fit. Nhấn OK để xác nhận, và bây giờ,

slide sẽ được đưa về kích thước giúp bạn dễ thao tác hơn.

<b>4- Bổ sung hình minh họa</b>:

Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trong đó, trước nhất là để

minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho các slide trông bắt mắt hơn. Muốn đưa hình vào

các slide, bạn chỉ đơn giản tìm đến tấm hình đó, nhấn chuột vào nó rồi nhấn Ctr + C, sau đó,

quay lại slide mà bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl + V. Ngay lập tức tấm hình sẽ

được đưa vào. Để điều chỉnh kích thước hình, bạn chỉ việc đưa chuột lên các chấm trắng

tròn quanh hình, nhấn chuột lên nó rồi kéo đi để làm thay đổi kích thước hình sao cho phù

hợp. Nếu muốn phục hồi lại kích thước của tấm hình, bạn chỉ việc nhấn chuột kép lên tấm

hình, trong cửa sổ mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK là được.

<b>5- Bổ sung “cây liên hệ”</b>:

Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, các thành viên trong một gia

đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giải quyết một vấn đề, hoặc các yêu cầu cho một mục

tiêu,…thay vì bạn làm cơng việc liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây liên hệ” để cho việc trình

bày được trong sáng và rõ ràng. Muốn thế, bạn hãy tạo ra một slide mới, sau đó vào Insert >

Diagram. Trong này hiện ra một nhóm các loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

THỦ THUẬT POWER POINT

việc nhấn chuột lên đọ rồi điền các ghi chú vào.

Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture >

Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3 “nhánh con”.

Muốn thêm các nhánh khác, bạn <b>bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan</b>, rồi

trong thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đó đánh

chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, và Assistant

để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng
được.

Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và chọn Both
Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua,

Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định

ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị đang dùng thành cách hiển thị mặc định

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả</b>:

Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng tương đối đơn giản nếu

các định dạng file được Power Point hỗ trợ. Cịn ngược lại, bạn phải mất cơng cài đặt thêm

các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point như hỗ trợ chạy flash, chạy flv,…và bây giờ -

Power Point của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải

dùng máy của người khác để chiếu Power Point của mình mà máy đó khơng cài đặt các

chương trình hỗ trợ kia thì bạn chỉ có nước mếu vì những file âm thanh, video mà bạn kì

cơng chuẩn bị nay không thể mở được.

Cho nên, theo kinh nghiệm của nhiều người, bạn hãy chuyển các file âm thanh, video về

chuẩn hỗ trợ có thể chạy trong Power Point là tốt nhất. Công cụ giúp bạn chuyển đổi về dạng

chuẩn có thể sử dụng là chương trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải

tại Sau khi tải về và cài đặt, bạn hãy mở chương trình lên, mục

Output Folder bạn nhấn nút Change rồi chọn thư mục Desktop > OK. Tiếp theo, bạn kéo thả

file âm thanh – video vào trong cửa sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục Profiles, bạn

tìm đến định dạng WMV - Window Media Video (*.wmv) cho các file video, còn chọn MP3 -

MPEG Layer-3 Audio (*.mp3) cho các file âm thanh. Sau đó, bạn nhấn nút Convert để

chuyển đổi định dạng cho các file.

Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, ấy là đưa nguyên chương trình Windows

Media Player vào trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu

chậm, tạm dừng hoặc chọn đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng

flash hay flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên rồi chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp

giữa chừng được). Muốn thế, bạn vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra, khung Object

type - bạn tìm mục Windows Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức,

bạn sẽ đưa được chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột phải

lên cửa sổ chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn mục Custom rồi nhấn nút

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

THỦ THUẬT POWER POINT

của bạn.

Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu hết mọi người đều

gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng ở máy khác là

nó…khơng chạy được các nội dung âm thanh, video này mặc dù định dạng của chúng đã

đúng chuẩn Power Point. Nguyên nhân, là do do khi đem file Power Point sang máy khác,

bạn quên đem theo các file âm thanh – video. Do đó, để tránh các trục trặc này, mỗi khi bạn

thiết kế một file Power Point và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên

desktop rồi chọn New > Folder để tạo một thư mục. Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh,

video vào trong thư mục này và lập lại các bước như trên, trong đó đến phần “<i>…nhấn nút </i>

<i>> Browse và tìm đến file video…</i>” thì bạn sẽ tìm địa đến file video, âm thanh mà bạn đã đặt

sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau đó, bạn chỉ việc copy tồn bộ thư mục đó cùng với file

Power Point là sẽ không bị các rắc rối như trên nữa.

Để làm âm thanh nền cho Power Point, trong slide đầu tiên, bạn hãy vào Insert > Movies and

Sounds > Sound from File... rồi tìm đến file âm thanh muốn dùng làm hình nền. Trong Pop

-up hiện ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm thanh nền khi trình chiếu slide.

Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng cái loa rồi chọn Custom Animations. Trong

khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh file nhạc rồi chọn Effect Options, mở thẻ

Effect, mục After, bạn hãy điền số slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở góc dưới,

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

THỦ THUẬT POWER POINT

có một âm thanh nền thật hay cho Power Point của mình rồi đó.

<b>Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần II)</b>

<b>Khi trình bày một bài trình bày, để cho hấp dẫn hơn, bạn cần thêm các hiệu ứng để </b>
<b>cho việc hiển thị các nội dung được mới lạ, hấp dẫn hơn. Trong phần bên dưới, chúng </b>
<b>ta sẽ tìm hiểu để đặt những hiệu ứng thật độc đáo vào trong slide để bài thuyết trình </b>
<b>của bạn cuốn hút hơn.</b>

<b>Phần II: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng trình bày ấn tượng.</b>
<b>7- Tạo dựng “thương hiệu” cho slide:</b>

Ở một số khoa trong trường đại học có quy định các giáo án điện tử dùng để giảng dạy phải

theo chuẩn slide của khoa. Một số giảng viên hay diễn giả cũng tự mình thiết kế những

chuẩn slide rất ấn tượng mang dấu ấn cá nhân của mình…Và nếu bạn có điều kiện đi thuyết

giảng nhiều, hoặc muốn tạo phong cách cho cơng ty mình, hay đơn giản là bạn muốn tạo

một hình tượng lên các slide của mình – thì tốt nhất, bạn nên tự mình thiết kế ra một chuẩn

slide để dùng cho các trường hợp về sau.

Muốn vậy, bạn hãy làm như sau, bạn mở một Power Point mới rồi vào View > Master > Slide

Master. Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình nền slide sẽ hiện ra. Bước đầu tiên là bạn thực

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

THỦ THUẬT POWER POINT

không gian trên cùng, bạn hãy dành cho các chi tiết về cơ quan, công ty của bạn. Muốn thế,

bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, rồi bấm Ctrl + A và nhấn Delete để xóa hết các khung cho

sẵn đi rồi bắt đầu thiết kế các khung khác theo nhu cầu của mình.

Bạn vào Insert > Text Box rồi vẽ một khung trong slide rồi kéo thả các nút trắng tròn để tạo

khung đúng kích thước bạn muốn. Sau đó, trong khung này, bạn hãy điền tên cơ quan, công

ty, khoa vào. Ở phía bên trái hoặc ngay phía trên tên cơng ty, bạn nên đưa logo để nó có vẻ

“chính thống” hơn. Để tạo viền cho các khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren” bao

quanh chữ, trong cửa sổ hiện ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, các dịng Style, Weight,

Color, Dashed – bạn chọn các thơng số dạng kẻ khung, màu và kích thước đường kẻ. Còn

mục Fill, dòng Color bạn chọn màu nền cho khung chữ.

Tiếp theo, bạn cần thêm các thông tin về cá nhân của mình, bằng cách vào Insert > Text Box

rồi kẻ một khung ở góc dưới phía bên phải, sau đó điền tên, địa chỉ, email của mình vào

trong đó. Bạn cũng làm tương tự để tạo đường viền cho phần thơng tin của riêng mình.

Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm các hoạt tiết để cho slide chuẩn của bạn trông đẹp và hấp

dẫn hơn. Muốn thế, ở góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line rồi kẻ một

đường theo hướng bạn muốn. Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points rồi bấm

chuột phải lên khoảng giữa của đường ấy và chọn Add Point. Bấm chọn phải tiếp tục rồi

chọn Curved Segment. Sau đó bạn lại nhấn chuột phải lên đường kẻ ấy và chọn các thơng

số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước cho đường kẻ. Cịn trong mục Fill, dịng Color thì bạn có

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

THỦ THUẬT POWER POINT

bố sục slide đẹp nhất mà mình thích.

Sau khi đã thiết kế xong các bố cục chuẩn cho slide, bạn hãy lưu lại để sau này có thể dùng

tiếp. Bây giờ, mỗi khi có việc phải thiết kế slide, bạn hãy copy một bản của file chuẩn này, rồi

vào View > Master > Slide Master, sau đó nhấn nút Close Master View rồi thiết kế nội dung

của slide như bình thường. Bạn sẽ thấy các file Power Point của mình “khơng đụng hàng” và

có vẻ “pro” hơn rất nhiều so với slide của những người khác.

<b>8- Thêm hiệu ứng hiển thị:</b>

Sau khi đã chuẩn bị xong phần nội dung cho các slide, bây giờ, bạn nên để dành một ít thời

gian nhằm thêm các hiển thị để làm cho slide được lôi cuốn hơn. Trước tiên, bạn cần bổ

sung màu cho các chữ, muốn thế, bạn quét chọn các chữ muốn “tô màu” rồi vào Format >

Font, trong khung hiện ra, mục Font có các tùy chọn giúp bạn thay đổi kiểu font cho chữ,

mục Size giúp bạn thay đổi kích thước cho chữ, mục Color giúp bạn tô màu cho chữ. Trong

mục Font style nếu chọn Bold Italic thì chữ được tơ đậm in nghiêng, chọn Bold để tô đậm,

chọn Italic để in nghiêng. Sau khi đã chọn xong các các thiết kế cho chữ, bạn nhấn nút

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

THỦ THUẬT POWER POINT

Để viết các kiểu chữ đặc biệt, bạn tơ chọn nó, rồi vào Format > Font, trong mục Effects nếu

muốn viết chữ thu nhỏ - chẳng hạn viết chữ O3, thì bạn (quét chọn số 3 rồi) đánh chọn lệnh

Subscript, còn nếu muốn viết chữ số mũ – chẳng hạn m3 thì bạn (quét chọn số 3 rồi) chọn

lệnh Superscript. Để gạch dưới nhằm làm nhấn mạnh một ý nào đó, bạn chọn lệnh

Underline, để tạo bóng cho chữ bạn chọn lệnh Shadow, để làm chìm chữ xuống nền bạn

chọn lệnh Emboss.

Để đặt hiệu ứng di chuyển cho các đối tượng trong slide, bạn hãy vào Slide Show > Custom

Animation…Sau đó, một khung hiện ra bên tay phải, lúc ấy – bạn hãy quét chọn đối tượng

muốn tạo hiệu ứng, rồi nhấn nút Add Effect. Trong này, sẽ hiện ra một loạt các hiệu ứng để

bạn chọn lựa, Entrance cho hiệu ứng “mới xuất hiện”, Emphasis cho hiệu ứng cho đối tượng

đã “có sẵn”, cịn Exit để dành cho các đối tượng mà bạn muốn “biến mất”.. Tùy chọn Motion

Paths cho bạn một tính năng cao cấp hơn trong việc hiển thị các đối tượng, ấy là có thể di

chuyển các đối tượng theo hướng bạn thích. Nếu muốn có nhiều hiệu ứng hơn, trong từng

nhóm hiệu ứng, bạn hãy chọn mục More Effects, khi đó – một cửa sổ nữa sẽ hiện ra và lúc

bấy giờ, bạn tha hồ mà chọn lựa. Bạn có thể chọn lựa khơng giới hạn các hiệu ứng vì thế,

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>9- Chuyển slide phong cách:</b>

Khi chuyển đổi giữa các slide, bạn cũng nên chăm chút để cho việc trình chiếu được hấp

dẫn hơn. Muốn thế, bạn vào Slide Show > Slide Transition, tiếp đó, bạn bấm chọn một slide

đầu tiên rồi trong khung bên phải, khung Apply to selected slides bạn chọn cho mình một

hiệu ứng “chuyển slide”. Trong mục Modify transition, dòng Speed giúp bạn đặt tốc độ hiển

thị hiệu ứng khi chuyển slide (bạn nên chọn Slow để hiển thị được đẹp hơn), còn mục Sound

giúp bạn đặt âm thanh mỗi khi mở một slide mới (nhiều người thích chọn âm thanh là Chime

vì nó dễ nghe). Nếu muốn chọn một âm thanh khác, bạn hãy di chuyển chuột xuống dưới

cùng rồi chọn Other Sound, sau đó tìm đến file âm thanh mình thích. Sau khi đã chọn xong

hiệu ứng “chuyển slide” cho slide thứ nhất, bạn lại làm tương tự cho các slide tiếp theo. Để

việc hiển thị được độc đáo, mỗi slide bạn nên chọn một hiệu ứng khác nhau.

Nếu khơng có thời gian, trong khung Apply to selected slides, bạn hãy kéo chuột xuống dưới

rồi chọn Random Transition, khi ấy, mỗi slide sẽ xuất hiện theo một cách khác nhau. Nếu

bạn làm một bài test trong Power Point, bạn có thể đặt thời gian để cứ sau một khoảng nhất

định thì slide mới sẽ được mở ra. Muốn thế, trong mục Advance slide, bạn đánh chọn dòng

Automatically after, rồi lựa thời gian để slide tự chuyển. Nếu muốn cùng áp dụng một kiểu

chuẩn về cách chuyển slide, thời gian tự động chuyển slide, âm thanh,…thì bạn nhấn nút

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>10- Thiết kế chữ đặc biệt:</b>

Với các bài thuyết trình về nghệ thuật, thì khơng gì tuyệt vời hơn nếu bạn có thể sử dụng

những mẫu chữ nghệ thuật ấn tượng trong các slide trình bày của mình. Cách thực hiện

cũng rất đơn giản, bạn hãy vào Insert > Picture > Word Art. Trong khung hiện ra, bạn chọn

cho mình một dạng chữ mình muốn rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Tiếp theo, bạn điền

nội dung của thông điệp, canh chỉnh font – kích thước chữ rồi nhấn OK để đưa chữ nghệ

thuật vào trong Power Point. Để phóng to, thu nhỏ và di chuyển chữ - bạn chỉ việc kéo thả

các chấm tròn quanh chữ là được.

Việc tạo chữ nghệ thuật tương đối dễ nhưng việc chỉnh sửa các chữ nghệ thuật có sẵn trong

slide thì lại tốn nhiều công sức hơn. Để thay đổi bố cục chữ, bạn vào View > Toolbars >

WordArt, lúc đó, một thanh công cụ hiện ra. Muốn thay đổi nội dung chữ, bạn nhấn chuột lên

nút “Edit Text” rồi viết thông điệp mới thay thế cho thông điệp cũ là xong. Muốn thay đổi kiểu

chữ, bạn nhấn nút rồi chọn lại kiểu mình thích. Muốn đổi màu cho chữ, bạn nhấn nút

sau đó trong khung hiện ra, mục Fill dòng Color, bạn chọn màu cho kiểu chữ. Nếu muốn có
màu đẹp hơn, bạn chọn Fill Effects, mở thẻ Gradient, đánh chọn Two colors hoặc Preset rồi

chọn các màu bạn thích. Phần Shading styles, bạn có thể chọn kiểu bố trí màu bằng cách

đánh chọn lên một mục nào đó trong danh sách bên dưới, rồi bấm chọn một ô vuông trong

khung Variants rồi xem kết quả trong khung Sample. Nếu đã vừa ý, bạn đánh chọn mục

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

THỦ THUẬT POWER POINT

cho chữ, bạn vào tìm biểu tượng 3D-style , nhấn chuột lên nó rồi bấm chọn kiểu “đổ bóng”

mà bạn thích.

<b>11- Vẽ các khung hình đặc biệt:</b>

Khi thuyết trình, đơi khi bạn cần các hình minh họa đặc biệt như hình mũi tên để hướng sự

chú ý của cử tọa về một kết quả nào đó, hoặc là hình mơ phỏng cuốn sách để minh họa cho

nội dung tóm tắt những gì quan trọng nhất,…Khi ấy, bạn chỉ việc vào Insert > Picture >

AutoShapes. Trong thanh công cụ hiện ra, bạn chọn một mục nào đó và lựa hình minh họa

mình thích. Để viết chữ vào khung hình, bạn chỉ việc nhấn chuột phải lên nó rồi chọn Edit

Text là được.

Nếu muốn thay đổi màu và bố cục hình dạng của khung hình minh họa, bạn nhấn chuột kép

lên khung hình đó, trong mục Line, dòng Color – bạn chọn màu cho đường viền khung, dòng

Dashed – bạn chọn dạng đường viền khung và Weight – bạn chọn kích thước đường viền

khung. Trong mục Fill dòng Color – bạn chọn màu nền cho khung hình. Nhấn nút Preview để

xem thử màu đã chọn. Nếu muốn có màu đặc sắc hơn, bạn nhấn chọn Fill Effect rồi tìm cho

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

THỦ THUẬT POWER POINT

Nếu không muốn dùng màu, bạn có thể dùng các dạng hoa văn bằng cách mở thẻ Texture

rồi chọn dạng hoa văn bạn thích. Nếu muốn dùng các đường kẻ toán học, bạn mở thẻ

Pattern, sau đó chọn cho mình một dạng đường kẻ thích hợp, để thay đổi màu cho đường kẻ

- mục Foreground, bạn chọn màu của đường kẻ, còn mục Background bạn chọn màu cho

nền đường kẻ. Nếu muốn sử dụng hình làm nền, bạn mở thẻ Picture sau đó bấm nút Select

Picture rồi tìm đến tấm hình của mình. Đánh chọn thêm mục Lock picture aspect ratio và

Rotate fill effect with shape rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Các khung hình minh họa của

bạn bây giờ sẽ trông rất ấn tượng.

<b>Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần III)</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>Phần III: Trình bài slide “đa cấp”.</b>

<b>12- Ghi chú và thay màu hình nền:</b>

Sau khi trình chiếu hết các slide, theo mặc định- một màn hình màu đen sẽ xuất hiện và

trông không thẩm mĩ chút nào, bạn có thể đặt cho nó một màu trắng tinh đẹp đẽ bằng cách

nhấn chuột phải lên màn hình rồi chọn Screen > White- và ngay lập tức, màn hình sẽ được

phủ một màu trắng rất đẹp. Tương tự, để chọn quay lại màn hình đen để bảo vệ màn hình

thì bạn chọn mục Black Screen. Để ghi chú ngay trong Power point của mình khi nghe ai đó

góp ý, bạn chọn mục Speaker Notes rồi ghi chú ngay trong khung hiện ra. Nhiều giảng viên

đại học, khi giảng tới nội dung quan trọng và cần ghi chú lên bảng đen, họ thường dùng cách

thay màu hình nền để hướng sự chú ý của sinh viên lên bảng (vì nội dung slide sẽ được giấu

đi). Nếu muốn sử dụng phím tắt, với màn hình đen, bạn nhấn Shift + B, cịn màn hình trắng

thì nhấn Shift + W.

<b>13- Trình bài slide “đa cấp”:</b>

Khi trình chiếu một Power Point của mình, bạn có thể liên kết để mở các chương trình, file có

nguồn gốc từ những chương trình một cách trực tiếp trong slide nhằm tiết kiệm thời gian và

giúp bài thuyết trình của bạn độc đáo hơn. Sau đây, chúng ta tìm hiểu qua những tính năng

hay nhất của gói dịch vụ này:

<b>- Power Point trong Power Point:</b>

Tính năng này đặc biệt hữu dụng khi bạn cần trình bày đáp án riêng cho một bài tập hoặc trò

chơi nào đó làm bằng Power Point. Khi ấy, bạn chỉ việc thiết kế 1 file Power Point dùng để

trình bày, và các Power Point đáp án. Sau đó, lúc cần đưa ra đáp án, bạn chỉ cần một click

chuột là xong. Mặt khác, khi cần, bạn có thể đưa file “trình bày” cho học trị, học viên đem in

dùng làm tài liệu mà không sợ lộ đáp án. Muốn thế, sau khi đã làm xong các file Power Point

“trình bày” và “đáp án”, bạn mở file “trình bày” lên rồi vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện

ra bạn đánh chọn mục Create from file rồi nhấn nút Browse và tìm đến file “đáp án”. Tiếp tục,

bạn đánh chọn mục Link để cho phép chạy slide trong slide. Cuối cùng, bạn nhấn OK để xác

nhận chọn lựa. Bây giờ, biểu tượng slide “đáp án” sẽ được đưa vào slide “trình bày”, sau

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

THỦ THUẬT POWER POINT

- <b>Lồng các bảng biểu, số liệu:</b>

Có hai cách lồng các bảng biểu, một cách là bạn lồng trực tiếp bảng biểu ngay trong slide

bằng các vào Insert > Chart, sau đó thay đổi các thông số đầu vào rồi chọn giảng bảng biểu

thích hợp là xong. Cách này thích hợp cho các biểu đồ đơn giản, ngắn. Cách thứ hai áp

dụng cho các bảng biểu dài, đồ sộ mà bạn phải trình bày trong tổng kết cuối năm về lương

nhân công, hay thu chi hàng ngày của công ty, cơ quan, và khi ấy – bạn không thể đưa các

bảng biểu này vào trong slide được vì nó sẽ rất cồng kềnh. Cách đơn giản nhất là bạn sử

dụng ngay chương trình MS Excel lồng trong Power Point để giúp việc hiển thị số liệu, bản

đồ được mạch lạc hơn. Muốn vậy, bạn vào Insert > Object, rồi chọn Microsoft Excel

Worksheet để nhập số liệu, chọn mục Microsoft Excel Chart để vừa nhập số liệu vừa vẽ biểu

đồ.

- <b>Viết các biểu thức tốn học:</b>

Nếu bạn giảng dạy các mơn về khoa học tự nhiên, chắc chắn cũng có lúc bạn cần đến các

biểu thức toán học để minh họa cho bài giảng. Nhiều người chọn cách viết biểu thức toán

học trong MS Word rồi chụp lại biểu thức ấy và đưa vào Power Point theo dạng ảnh minh

họa. Và cách này bất tiện là bạn không thể thay đổi nội dung của biểu thức được. Do đó, nếu

muốn đưa các biểu thức toán học vào trong slide theo cách cao cấp, bạn hãy vào Insert >

Object rồi chọn Microsoft Equation 3.0 sau đó trong bảng hiện ra, bạn chọn kiểu biểu thức

muốn nhập và điền các thông số của biểu thức vào. Cuối cùng, bạn vào File > Exit and

</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>14- Trình bày giới hạn thời gian:</b>

Một vấn đề quan trọng khi trình bày một slide, ấy là bạn phải canh trước thời gian trình bày

để vừa khớp với quỹ thời gian mà mỗi diễn giả có. Và làm sao để biết mình sẽ trình bày hết

bao nhiêu lâu với các slide mình đã chuẩn bị? Thường thì cách tốt nhất là bạn, sau khi đã

thiết kế xong các slide, thì bạn nên ngồi lại để tập trình bày thử và ghi lại thời gian trình bày.

Trong phần này, Power Point giúp bạn một tính năng rất hay, ấy là tự động ghi nhớ các động

tác chuyển slide, để khi bật slide lên, là chúng sẽ tự động chạy ăn khớp với lời nói của bạn

và nghĩa là, bạn chỉ việc hoa chân múa tay trình bày mà khơng cần đụng đến máy tính làm gì

nữa. Như thế sẽ giúp bạn trình bày thoải mái hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Muốn thế, bạn

hãy vào Slide Show > Rehearse Timings. Bây giờ, bạn hãy tập trình bày thử những gì mình

muốn thể hiện qua cái slide vừa thiết kế, và cũng thực hiện các thao tác chuyển slide, chạy

hiệu ứng….giống y chang như bạn đang trình bày trước cửa tọa vậy. Trong khi đó, thanh

cơng cụ hiện ra sẽ ghi nhớ thời gian và các thao tác bạn làm trên slide. Sau khi đã trình bày

“thử” xong, bạn nhấn nút để dừng lại, nhấn phím Esc để quay lại màn hình thiết kế slide,

trong pop-up hiện ra, bạn nhấn Yes để Power Point tự động “lập trình” các thao tác chuyển

slide tự động lúc bạn trình bày.

<b>15- Bỏ các dấu lằn ngang trong slide:</b>

Khi bạn soạn nội dung cho các slide, nếu sử dụng tiếng Việt, bạn gặp một phiền phức rất lớn

là các chữ đều bị gạch chân theo dạng gợn sóng trơng rất vướng víu và mất thẩm mĩ. Muốn

xóa các đường gạch chân lượn sóng này, bạn chỉ đơn giản vào Tools > Spelling, trong cửa

sổ hiện ra – bạn nhấn nút Ignore All là ngay lập tức, các đường gạch chân lượn sóng sẽ biến

</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>16- Thủ thuật tạo slide không thể chỉnh sửa:</b>

Khi bạn có việc phải đem slide của mình qua máy của người khác thì chắc chắn thế nào

cũng bị lấy trộm. Và nếu trong slide có nhiều tài liệu quan trọng mà bạn không muốn cho ai

biết thì lại càng khơng hay chút nào. Cho nên, để bảo vệ các slide của mình, bạn hãy mở

slide lên, rồi vào File > Save As, sau đó trong pop-up hiện ra, mục Save as type bạn chọn là

PowerPoint Show (*.pps). Sau đó nhấn Save để lưu lại, bây giờ - bạn hãy đem file này đến

máy khác và nhấn chuột kép lên file ấy, tự động các slide sẽ được trình chiếu và người khác

không thể sửa hoặc lấy được nội dung bên trong. Nếu trong slide của bạn có lồng nhiều

video, âm thanh, bảng biểu thì file có định dạng <b>.pps</b> này cũng sẽ “mang” chúng theo bên

trong nội dung của nó ln và nghĩa là bạn khơng cần phải copy các video, âm thanh đem

theo như trong trường hợp bình thường nữa. Nghĩa là, khi Power Point chứa video, âm

thanh, nếu bạn dùng định dạng .ppt thì bạn phải đem theo một thư mục các video, âm thanh

kia; cịn nếu sử dụng định dạng .pps thì bạn chỉ cần đem theo file này mà thôi. Một nhược

điểm của file .pps là dung lượng rất lớn nên bạn cần cân nhắc khi sử dụng.

<b>17- Tự động lưu lúc đang thiết kế:</b>

Khi thiết kế Power Point, đôi khi bạn gặp trường hợp máy bị lỗi và chương trình MS Power

Point tự động thoát ra. Khi ấy, bao nhiêu cơng sức làm từ trước đó của bạn bị mất hết, trong

trường hợp này – bạn nên thiết lập để chương trình tự động sao lưu lại nội dung để nếu lỡ

có trục trặc thì cơng lao bạn bỏ ra không bị ảnh hưởng. Muốn thế, bạn vào Tools > Options,

trong thẻ Save – mục Save AutoRecover info every bạn chọn thời gian là 1 minutes rồi nhấn

OK để xác nhận chọn lựa. Sau này, cứ mỗi phút thì tự động các slide sẽ được lưu lại và dữ

</div>
<span class='text_page_counter'>(23)</span><div class='page_container' data-page=23>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>18- Đặt mật khẩu bảo vệ slide:</b>

Ngoài việc tạo ra file định dạng .pps để bảo vệ nội dung cho các slide của mình, nếu trong

trường hợp Power Point của bạn có nhiều tài liệu quý, bạn cũng nên đặt mật khẩu để bảo vệ

cho slide của mình. Muốn thế, bạn vào Tools > Options, mở thẻ Security, mục File encryption

settings for this document bạn hãy điền mật khẩu vào khung Password to open. Nhấn OK để

xác nhận chọn lựa, bây giờ - mỗi khi mở slide lên, một pop-up hiện ra, bạn phải điền mật

khẩu thì mới mở được slide. Việc này đồng nghĩa là, nếu người khác khơng có mật khẩu của

bạn thì cũng khơng xem được nội dung các slide của bạn.

<b>19- Xử lý khi máy khơng có chương trình Power Point:</b>

Khi bạn đem slide của mình qua máy khác, mà nhiều khi, chương trình Power Point trong

máy đó bị lỗi, hoặc máy bạn dùng phiên bản Power Point mới nhất thì nhiều khi – bạn sẽ

không thể mở được các slide của mình trong các máy ấy. Lúc đó, để chữa cháy, bạn nên

dùng đến trình duyệt web để giúp bạn…chiếu các slide. Cách thực hiện cũng rất đơn giản,

trước tiên – bạn vào File > Save As Webpage, sau đó trong mục Save as type bạn chọn là

Single File Web Page (*.mht; *.mhtml). Bạn nhấn Save để lưu lại rồi đem file này (<b>gọi là file </b>

<b>.html</b>) qua máy tính kia, nhấn chuột kép lên nó, ngay lập tức Internet Explorer sẽ được mở

ra, bạn nhấn chuột lên dòng chữ “To help protect...” và chọn Allow Blocked Content...> Yes.

Lúc này, ở góc bên dưới tay phải có chữ SIide Show, bạn nhấn chuột lên nút này và các

slide sẽ được trình chiếu mà khơng cần Power Point nữa. Tương tự như định dạng file .pps,

định dạng file dùng để xem trong trình duyệt cũng có dung lượng rất lớn. Như vậy, khi bạn

chuẩn bị các slide để đem đi thuyết trình, bạn nên chuẩn bị 4 thứ, trước nhất là file .ppt

chuẩn và một thư mục chứa âm thanh, video bạn dùng trong slide, một file .pps để dùng

trong thường hợp các file âm thanh, video không chạy được trong máy lạ, và một file .html

</div>
<span class='text_page_counter'>(24)</span><div class='page_container' data-page=24>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>20- Font chữ bị hỏng:</b>

Đây là hiện tượng thường xảy ra nhất, đó là, khi bạn thiết kế Power Point ở nhà thì dùng rất

nhiều kiểu chữ thật đẹp, nhưng khi đem sang máy khác chiếu thì font chữ bị hỏng hết. Nếu

viết bằng tiếng Việt, thì các chữ có dấu sẽ bị biến thành ơ vng, hình trịn hoặc khơng đọc

được,…những lúc ấy, diễn giả chỉ cịn nước…méo mặt mà thơi. Ngun nhân của việc này,

là các font chữ bạn dùng không được máy kia hỗ trợ. Và để tránh hiện tượng này, khi thiết

kế slide, bạn nên tuân theo lưu ý sau – đó là bạn chỉ nên dùng các font chữ chuẩn có sẵn

trong Windows mà thơi. 2 font chữ hỗ trợ tiếng Việt tốt nhất là Time New Romans và Arial,

ngoài 2 font chữ này, bạn không nên dùng thêm font nào khác để tránh việc lỗi font khi dùng

slide ở máy khác. Để đặt 1 font làm mặc định cho Power Point, bạn hãy vào Format > Font,

sau đó trong dịng font – bạn hãy tìm đến mục Time New Romans hoặc Arial rồi nhấn chọn

lên nó, đánh dấu kiểm lên dịng Default for new objects. Nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây

giờ, các font sử dụng trong slide sẽ là Time New Romans hoặc Arial mà thôi, nên bạn không

lo bị lỗi font nữa. Trong trường hợp nhận được một slide mà nó khơng dùng font Time New

Romans hoặc Arial, thì bạn mở slide đó lên, trong phía ơ bên tay trái – bạn bấm chọn lên một

slide rồi nhấn Ctrl + A để chọn hết các slide, sau đó vào Format > Replace Fonts, sau đó

mục With- bạn chọn kiểu font là Time New Romans hoặc Arial, nhấn OK để xác nhận. Các

font sẽ được thay thế đúng chuẩn của bạn.

<b>21- Sử dụng bàn phím để trình chiếu:</b>

Nhiều người thích dùng chuột để thao tác trình chiếu các slide, và nếu bạn mang theo máy

tính xách tay thì việc lủng lẳng con chuột kèm theo quả là bất tiện. Cho nên, nếu bạn chỉ

mang máy tính xách tay đi với mục đích duy nhất là trình chiếu slide, thì bạn có thể dùng bàn

</div>
<span class='text_page_counter'>(25)</span><div class='page_container' data-page=25>

THỦ THUẬT POWER POINT

bằng bàn phím sẽ thuận tiện hơn dùng chuột. Dưới đây, xin giới thiệu một số phím tắt để

dùng trình chiếu slide.

- F5: để bắt đầu trình chiếu slide.

- Phím B để chuyển qua màn hình trắng. Phím W để chuyển qua màn hình đen.

- Ctrl + P để vẽ vời lên slide. Ctrl + E để xóa các hình vừa vẽ lên slide. Ctrl + A để quay về
chuột mặc định.

- Các phím mũi tên để mở hoặc lùi các slide.

<b>Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả</b>

<b>Đơi khi bạn phải trình bày trước đám đơng, hay hội thảo về một vấn đề gì đó, khi ấy, </b>
<b>trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay – bắt buộc bạn phải có một vài slide </b>
<b>Power Point để làm cho phần trình bày của mình thêm phong phú và hình tượng.</b>
<b>Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện chuẩn.</b>

1- <b>Chuẩn bị</b>:

Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngồi ra cịn một

số cơng cụ thay thế khác nhưng các tính năng khơng phong phú và mạnh mẽ như MS Power

Point của Microsoft được.

Trong mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vì nó được nhiều người dùng

hơn. Tiếp theo, bạn cần thêm các hình ảnh hoặc file video minh họa cho các nội dung trình

bày của mình.

2- <b>Định hình bố cục slide nội dung</b>:

Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung nội dung khác nhau

để bạn có thể trình bày theo ý thích của mình. Trước tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn

</div>
<span class='text_page_counter'>(26)</span><div class='page_container' data-page=26>

THỦ THUẬT POWER POINT

Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn chuột lên nút rồi chọn mục Slide Layout. Khi

đó, một loạt các kiểu slide khác nhau hiện ra để bạn có thể tùy chọn cho mình một cái theo

từng mục đích sử dụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có

biểu tượng media dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng

biểu thì để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and

Text” vì nó có khơng gian lớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần

slide giống như hình bên dưới rồi nhấn chọn nó.

Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần khung to bên dưới

– bạn điền nội dung mà mình muốn trình bày vào. Nếu các bạn có dịp xem qua các slide

thuyết trình mẫu của những diễn giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một

đặc điểm là các slide đó rất ít chữ, và nó chủ yếu chứa hình, video minh họa mà thơi.

Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi người

nghe, vì thế, khi bạn làm các slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽ chăm

chú lo đọc những gì bạn viết trên slide và khơng nghe bạn nói gì nữa.

Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày, sẽ khơng cịn gì mới

để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệ hơn, nhiều khi bạn đang trình bày, thì thính giả

sẽ u cầu bạn cho xin file của slide bạn đang trình bày, lúc ấy, nếu thật sự slide của bạn chỉ

toàn chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, những gì bạn nói – đều có

trong slide cả và bạn…khơng cần trình bày thêm làm gì nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy để

họ về đọc là xong. Vì vậy, bạn hãy nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là hạn chế viết chữ trong

</div>
<span class='text_page_counter'>(27)</span><div class='page_container' data-page=27>

THỦ THUẬT POWER POINT

3- <b>Chỉnh kích thước slide</b>:

Đơi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước quá to hoặc quá nhỏ

khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khăn hơn. Nếu kích thước slide q nhỏ thì

bạn phải căng mắt ra để nhìn các chữ, cịn slide q lớn thì lại khơng thể nhìn thấy tồn bộ

bố cục trong slide.

Cho nên, vào những lúc ấy, bạn hãy bấm chọn slide rồi nhấn cùng lúc hai phím Ctrl + A sau

đó vào View > Zoom, rồi chọn mục Fit. Nhấn OK để xác nhận, và bây giờ, slide sẽ được đưa

về kích thước giúp bạn dễ thao tác hơn.

4- <b>Bổ sung hình minh họa</b>:

Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trong đó, trước nhất là để

minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho các slide trông bắt mắt hơn.

Muốn đưa hình vào các slide, bạn chỉ đơn giản tìm đến tấm hình đó, nhấn chuột vào nó rồi

nhấn Ctr + C, sau đó, quay lại slide mà bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl + V. Ngay

</div>
<span class='text_page_counter'>(28)</span><div class='page_container' data-page=28>

THỦ THUẬT POWER POINT

Để điều chỉnh kích thước hình, bạn chỉ việc đưa chuột lên các chấm trắng trịn quanh hình,

nhấn chuột lên nó rồi kéo đi để làm thay đổi kích thước hình sao cho phù hợp. Nếu muốn

phục hồi lại kích thước của tấm hình, bạn chỉ việc nhấn chuột kép lên tấm hình, trong cửa sổ

mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK là được.

5- <b>Bổ sung “cây liên hệ”:</b>

Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, các thành viên trong một gia

đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giải quyết một vấn đề, hoặc các yêu cầu cho một mục

tiêu,…thay vì bạn làm cơng việc liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây liên hệ” để cho việc trình

bày được trong sáng và rõ ràng.

Muốn thế, bạn hãy tạo ra một slide mới, sau đó vào Insert > Diagram. Trong này hiện ra một

nhóm các loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn cho mình một kiểu thích hợp rồi

</div>
<span class='text_page_counter'>(29)</span><div class='page_container' data-page=29>

THỦ THUẬT POWER POINT

Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture >

Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3 “nhánh con”.

Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan, rồi trong

thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đó đánh chọn mục

Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, và Assistant để thêm

nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được.

Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và chọn Both
Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua,

Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định

ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị đang dùng thành cách hiển thị mặc định

cho các “cây liên hệ” khác.

6- <b>Sử dụng âm thanh, video hiệu quả</b>:

Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng tương đối đơn giản nếu

các định dạng file được Power Point hỗ trợ. Cịn ngược lại, bạn phải mất cơng cài đặt thêm

các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point như hỗ trợ chạy flash…và bây giờ - Power Point

của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải dùng máy của

người khác để chiếu Power Point của mình mà máy đó khơng cài đặt các chương trình hỗ

trợ kia thì bạn sẽ không thể thựuc hiện được.

Cho nên, bạn hãy chuyển các file âm thanh, video về chuẩn hỗ trợ có thể chạy trong Power

Point là tốt nhất. Cơng cụ giúp bạn chuyển đổi về dạng chuẩn có thể sử dụng là chương

trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải tại đây.

Sau khi tải về và cài đặt, bạn hãy mở chương trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút

Change rồi chọn thư mục Desktop > OK. Tiếp theo, bạn kéo thả file âm thanh – video vào

trong cửa sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục Profiles, bạn tìm đến định dạng WMV

-Window Media Video (*.wmv) cho các file video, còn chọn MP3 - MPEG Layer-3 Audio

(*.mp3) cho các file âm thanh. Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi định dạng cho

</div>
<span class='text_page_counter'>(30)</span><div class='page_container' data-page=30>

THỦ THUẬT POWER POINT

Với file video, bạn nên dùng thủ thuật đưa nguyên chương trình Windows Media Player vào

trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng

hoặc chọn đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay flv,…thì

bạn chỉ có thể mở video lên rồi chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp giữa chừng được).

Muốn thế, bạn vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục

Windows Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ đưa được

chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột phải lên cửa sổ

chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn mục Custom rồi nhấn nút >

Browse và tìm đến file video kia, bấm Open > OK > để đưa nó vào trong Power Point của

bạn.

Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu hết mọi người đều

gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng ở máy khác là

nó…khơng chạy được các nội dung âm thanh, video này mặc dù định dạng của chúng đã

đúng chuẩn Power Point.

Nguyên nhân, là do do khi đem file Power Point sang máy khác, bạn quên đem theo các file

âm thanh – video. Do đó, để tránh các trục trặc này, mỗi khi bạn thiết kế một file Power Point

và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop rồi chọn New >

Folder để tạo một thư mục.

Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh, video vào trong thư mục này và lập lại các bước như

trên, trong đó đến phần “…nhấn nút Browse và tìm đến file video…” thì bạn sẽ tìm địa đến

file video, âm thanh mà bạn đã đặt sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau đó, bạn chỉ việc

</div>
<span class='text_page_counter'>(31)</span><div class='page_container' data-page=31>

THỦ THUẬT POWER POINT

Để làm âm thanh nền cho Power Point, trong slide đầu tiên, bạn hãy vào Insert > Movies

and Sounds > Sound from File... rồi tìm đến file âm thanh muốn dùng làm hình nền.

Trong Pop-up hiện ra, bạn nhấn chọn Automatically để tự động mở âm thanh nền khi trình

chiếu slide. Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải lên biểu tượng cái loa rồi chọn Custom

Animations.

Trong khung bên phải, bạn nhấn chuột lên nút bên cạnh file nhạc rồi chọn Effect Options,

mở thẻ Effect, mục After, bạn hãy điền số slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở

góc dưới, bên trái của chương trình Power Point) rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa. Bây

giờ, bạn đã có một âm thanh nền thật hay cho Power Point của mình rồi đó.
7- <b>Tạo dựng “thương hiệu” cho slide</b>:

Ở một số khoa trong trường đại học có quy định các giáo án điện tử dùng để giảng dạy phải

theo chuẩn slide của khoa. Một số giảng viên hay diễn giả cũng tự mình thiết kế những

chuẩn slide rất ấn tượng mang dấu ấn cá nhân của mình…

Và nếu bạn có điều kiện đi thuyết giảng nhiều, hoặc muốn tạo phong cách cho cơng ty mình,

hay đơn giản là bạn muốn tạo một hình tượng lên các slide của mình – thì tốt nhất, bạn nên

tự mình thiết kế ra một chuẩn slide để dùng cho các trường hợp về sau.

Muốn vậy, bạn hãy làm như sau, bạn mở một Power Point mới rồi vào View > Master >

Slide Master. Ngay lập tức, cửa sổ thiết kế hình nền slide sẽ hiện ra. Bước đầu tiên là bạn

</div>
<span class='text_page_counter'>(32)</span><div class='page_container' data-page=32>

THỦ THUẬT POWER POINT

Theo đó, ở phần không gian trên cùng, bạn hãy dành cho các chi tiết về cơ quan, công ty

của bạn. Muốn thế, bạn nhấn chuột lên slide đầu tiên, rồi bấm Ctrl + A và nhấn Delete để xóa

hết các khung cho sẵn đi rồi bắt đầu thiết kế các khung khác theo nhu cầu của mình.

Bạn vào Insert > Text Box rồi vẽ một khung trong slide rồi kéo thả các nút trắng tròn để tạo

khung đúng kích thước bạn muốn. Sau đó, trong khung này, bạn hãy điền tên cơ quan, công

ty, khoa vào. Ở phía bên trái hoặc ngay phía trên tên cơng ty, bạn nên đưa logo để nó có vẻ

“chính thống” hơn.

Để tạo viền cho các khung, bạn nhấn chuột kép lên đường “ren” bao quanh chữ, trong cửa

sổ hiện ra, thẻ Colors and Lines, mục Line, các dịng Style, Weight, Color, Dashed – bạn

chọn các thơng số dạng kẻ khung, màu và kích thước đường kẻ. Còn mục Fill, dòng Color

bạn chọn màu nền cho khung chữ.

Tiếp theo, bạn cần thêm các thông tin về cá nhân của mình, bằng cách vào Insert > Text

Box rồi kẻ một khung ở góc dưới phía bên phải, sau đó điền tên, địa chỉ, email của mình vào

trong đó. Bạn cũng làm tương tự để tạo đường viền cho phần thơng tin của riêng mình.

Tiếp theo, bạn cần bổ sung thêm các hoạt tiết để cho slide chuẩn của bạn trông đẹp và hấp

dẫn hơn. Muốn thế, ở góc bên trái phía dưới, bạn nhấn chuột lên nút Line rồi kẻ một đường

theo hướng bạn muốn.

Nhấn chuột phải lên đường này, chọn Edit Points rồi bấm chuột phải lên khoảng giữa của

đường ấy và chọn Add Point. Bấm chọn phải tiếp tục rồi chọn Curved Segment. Sau đó bạn

lại nhấn chuột phải lên đường kẻ ấy và chọn các thông số giá trị màu sắc, kiểu , kích thước

cho đường kẻ.

Cịn trong mục Fill, dịng Color thì bạn có thể tùy chọn đổ bóng xun qua đường kẻ (Bạn

xem lại bài “Tự làm tờ rơi tại nhà ” đăng trên Tiền Phong cuối tháng những số trước đây để

tìm hiểu kỹ hơn về cách tạo các hiệu ứng đặc sắc cho các dạng đường kẻ này). Bạn hãy

ngồi tỉ mỉ thiết kế để cho ra một khung bố sục slide đẹp nhất mà mình thích.

Sau khi đã thiết kế xong các bố cục chuẩn cho slide, bạn hãy lưu lại để sau này có thể dùng

tiếp. Bây giờ, mỗi khi có việc phải thiết kế slide, bạn hãy copy một bản của file chuẩn này, rồi

vào View > Master > Slide Master, sau đó nhấn nút Close Master View rồi thiết kế nội dung

của slide như bình thường. Bạn sẽ thấy các file Power Point của mình “khơng đụng hàng” và

</div>
<span class='text_page_counter'>(33)</span><div class='page_container' data-page=33>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>Trong bài trước chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách tạo trình chiếu theo một </b>
<b>mẫu thiết kế có sẵn với các kiểu chữ, phối màu và bố cục phù hợp. Trong bài này </b>
<b>chúng ta sẽ học định dạng slide trình chiếu một cách thủ cơng dựa trên màu sắc và </b>
<b>layout mà chương trình có hỗ trợ.</b>

<b>Chọn Layout cho slide của bản trình chiếu</b>

<b> </b>

Slide layout trong PowerPoint là việc sắp xếp vị trí các thành phần trong một giao diện slide.

Mỗi một slide chứa các thành phần khác nhau đi kèm với nội dung và kiểu chữ khác nhau.

Một slide cơ bản được phân tách thành tiêu đề (title) và nội dung cơ bản.

<b>Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu đã bị đóng)</b>

· Từ menu <b>Format</b>, kích vào <b>Slide Layout</b>

<b>Áp dụng layout văn bản cho một slide</b>

· Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc biệt mà bạn muốn

· Text Layout thơng thường chỉ chứa văn bản. Các layout đó bao gồm: Text Slide (Chỉ

có nội dung văn bản), Title Only (Chỉ có tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề và nội dung),

Title and 2-Column Text (Tiêu đề và 2 cột nội dung), Title and Vertical Text (Tiêu đề

và nội dung theo chiều dọc), và Vertical Title and Text (Tiêu đề dọc và văn bản)

<b>Áp dung layout nội dung cho một slide</b>

· Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu layout mà bạn muốn

· Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organization

Charts, hoặc Media Clips

<b>Áp dụng layout nội dung và văn bản cho một slide</b>

· Từ phần Slide Layout, tại Text and Content Layouts kích vào layout mà bạn muốn

· Text and Content Layouts bao gồm văn bản, ngoài ra có cản bản đồ, bảng… trong

cùng một slide.

<b>Áp dụng các layout khác cho một slide</b>

· Từ phần Slide Layout, tại Other Layouts kích vào kiểu layout mà bạn muốn

· Other Layouts là các layout khác ngoài văn bản, nội dung, và văn bản kèm nội dung.

<b>Định dạng nền cho bản trình chiếu </b>

Các nền có thể áp dụng cho bản slide, bản ghi chú, thông báo trong PowerPoint. Tuỳ chọn

</div>
<span class='text_page_counter'>(34)</span><div class='page_container' data-page=34>

THỦ THUẬT POWER POINT

<b>Lựa chọn màu nền cho bản trình chiếu</b>

· Từ menu <b>Format</b>, kích vào <b>Background</b>

· Kích vào mũi tên sổ xuống và lựa chọn màu mà bạn thích, sau đó kích vào <b>Apply</b>.

· Kích vào <b>More Colors</b> để chọn màu thêm

<b>Lựa chọn hiệu ứng nền cho bản trình chiếu</b>

· Từ menu <b>Format</b>, kích vào <b>Background</b>

· Kích vào mũi tên xuống và chọn <b>Fill Effects</b>. Hộp thoại Fill Effects xuất hiện

· Chọn thẻ Gradient, <i>Texture</i>, <i>Pattern</i>, hoặc Picture để áp dụng hiệu ứng. Chọn màu

</div>
<span class='text_page_counter'>(35)</span><div class='page_container' data-page=35>

THỦ THUẬT POWER POINT

· Sau khi đã lựa chọn xong màu phù hợp, kích <b>OK</b>

· Trở lại cửa số Background, có 4 nút sau:

o <i><b>Apply to All</b></i>: Áp dụng định dạng cho tất cả bản trình duyệt
o <i><b>Apply</b></i>: Áp dụng định dạng nền cho bản trình duyệt hiện tại
o <i><b>Cancel</b></i>: Bỏ qua định dạng nền

o <i><b>Preview</b></i>: Xem trước màu nền đã chọn

· Kích vào nút nào mà bạn cần

<b>Đầu trang và chân trang bản trình chiếu</b>

Đầu trang (Header) và chân trang (Footer) bao gồm văn bản, slide hoặc số trang, và ngày

tháng bạn muốn hiển thị ở trên hoặc dưới một trang slide. Bạn có thể sử dụng header và

footer trên từng slide riêng lẻ hoặc áp dụng cho tồn bộ bản trình chiếu.

<b>Chèn Headers and Footers</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(36)</span><div class='page_container' data-page=36>

THỦ THUẬT POWER POINT

· Để chèn ngày và giờ, tích vào hộp <b>Date and time</b>

· Để đánh số trang cho bản trình chiếu, tích vào hộp <b>Slide number</b>

· Nếu bạn chèn vào chân trang, phải chắc chắn rằng phần <b>Footer</b> đã được chọn và gõ

nội dung vào.

· Kích vào <b>Apply</b> để áp dụng cho slide hiện hành. Kích vào <b>Apply to All</b> để áp dụng

cho tất cả các slide.

<b>Đánh số tự động (Bullets and Numbering)</b>

Bullets and Numbering là công cụ dùng để đánh số tự động. Bullets and numbering cho bạn

lựa chọn các kiểu dáng, cỡ và màu sắc khác nhau có thể áp dụng.

<b>Thêm hoặc bỏ ký đánh tự đầu dòng</b>

· Để làm nổi bật đoạn văn bản, bạn có thể muốn thêm hoặc bỏ các ký tự phân mục đầu

dịng

· Kích vào biểu tượng <b>Bullets</b> trên thanh công cụ Formatting

<b>Thay đổi kiểu ký tự đầu dòng</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(37)</span><div class='page_container' data-page=37>

THỦ THUẬT POWER POINT

· Kích vào kiểu nào mà bạn muốn.

· Kích <b>OK</b>

<b>Tạo bullets tùy ý</b>

· Từ menu <b>Format</b>, kích vào <b>Bullets and Numbering</b>

· Từ hộp thoại Bullets and Numbering, kích vào nút <b>Customize</b> để hiển thị hộp thoại

<i>Symbol</i>

· Lựa chọn một kiểu bullet phù hợp và kích <b>OK</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(38)</span><div class='page_container' data-page=38>

THỦ THUẬT POWER POINT

· Để làm nổi bật đoạn văn bản có thể bạn muốn thêm hoặc gỡ bỏ số tự động

· Kích vào biểu tượng <b>Numbering</b> trên thanh cơng cụ Formatting

<b>Thay đổi kiểu số tự động </b>

· Từ menu <b>Format</b>, kích vào <b>Bullets and Numbering</b>.

· Kích vào <b>Numbered</b>. Chọn kiểu số tự động mà bạn muốn.

· Kích <b>OK</b>

<b>Thay đổi màu ký tự đầu dòng hoặc số tự động</b>

· Từ menu <b>Format</b>, kích vào <b>Bullets and Numbering</b>

· Kích vào mũi tên xuống để hộp menu <b>Color</b> xổ xuống.

· Lựa chọn màu mà bạn thích

· Kích vào <b>OK</b>.

<b>Sử dụng video số trong Power Point</b>

<b>Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngồi việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, </b>
<b>bạn cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như âm thanh (audio) và </b>
<b>video. Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài </b>
<b>trình diễn trực quan và sinh động hơn.</b>

Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn hình máy tính mới chỉ ở

mức 640x480 pixel. Khi đó mức phân giải của video số là 320x240 là có thể chấp nhận đối

với hầu hết người dùng. Tuy nhiên, các loại màn hình máy tính hiện nay có độ phân giải rất

cao (thường là 1280x1024 hoặc có thể cao hơn) thì kích cỡ 320x240 đã khơng cịn thích hợp

nữa. Nếu bạn đang tạo ra các video để gắn vào PP, thì nên chọn độ phân giải ở mức cao

nhất – có nghĩa phải vào khoảng 720x480.

Liên quan tới video, thiết nghĩ chúng ta cũng nên tìm hiểu qua về công nghệ nén. Trong

nhiều năm qua, chuẩn MPEG-2 vẫn được coi là công nghệ được sử dụng nhiều nhất cho

các loại video “màn hình rộng”. Tuy nhiên, nếu sử dụng phần mềm Windows Media Video

(MWV) của Microsoft hoặc RealVideo của RealNetworks sẽ cho chất lượng cao hơn mặc dù

được phát ở cùng một tỉ lệ bit tương tự. Đối với máy tính để bàn, đã đến lúc tạm quên đi

MPEG-2, nhưng nếu vậy thì sẽ sử dụng định dạng nào?

Xét về chất lượng, WMP và RealVideo giống nhau, nhưng Windows đòi hỏi ít bộ nhớ hơn.

Điều này có nghĩa là WMP sẽ chiếm nhiều lợi thế hơn khi phát lại video trên các PC có tốc
độ xử lý khơng cao. Thêm vào đó, WMV cung cấp các lựa chọn phong phú hơn khi tích hợp

</div>
<span class='text_page_counter'>(39)</span><div class='page_container' data-page=39>

THỦ THUẬT POWER POINT

PP. Độ phân giải được lựa chọn thường là 720x480; tuy nhiên, nếu bạn sử dụng kích cỡ

này, máy tính có thể sẽ khơng hiển thị hết hình ảnh theo chiều dọc (khơng giống TV). Chính

vì vậy, để kích cỡ màn hình của video ở mức 640x480 là thích hợp nhất.

Tiếp đến, bạn cần phải chuyển đổi video từ định dạng “Interlaced” (trộn) sang định dạng

“Progressive” (rời). TV sử dụng định dạng Interlaced để hiển thị hai chiều cho mỗi khung

ảnh. Trong khi đó, máy tính lại sử dụng định dạng Progressive để hiện thị mỗi khung ảnh

trong cùng một tổng thể từ cuối màn hình lên trên đỉnh màn hình. Nếu bạn sử dụng video

Interlaced trên màn hình Progressive, bạn sẽ thấy các vệt cắt, đặt biệt đối với các màn hình

đặt ở độ phân giải cao. Khi đó, bạn cần chỉnh lại theo định dạng Progressive để tránh lỗi này.

Rất nhiều trình chỉnh sửa khơng tự động tách video khi tiến hành chuyển đổi từ định dạng

Interlaced sang Progressive. Do vậy, bạn cũng cần phải tách video để tăng chất lượng của

chúng. Đây cũng là điểm làm nên sự khác biệt giữa các công cụ chỉnh sửa cao cấp. Khi mã

hố (encode) các tệp WMV để tích hợp vào PP, tốc độ thích hợp sẽ vào khoảng 1,5Mbit/s. Tỉ

lệ mã hoá này được xem là phù hợp với nhiều định dạng khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có

thể tăng thêm tỉ lệ này nếu cảm thấy vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn.

Sau khi mã hoá video, nhất là các đoạn video dài, bạn cũng cần để ý tới một yếu tố tuy nhỏ

nhưng khơng kém phần quan trọng, đó là điểm đánh dấu (marker). Phần mềm chỉnh sửa

Windows Media Encoder File Editor cho phép bạn có thể chèn thêm các“marker” vào những

vị trí quan trọng trong tệp video. Trong suốt q trình phát lại, cơng cụ này có thể giúp bạn

chuyển tới các đoạn cần sửa chữa một cách rất tiện dụng.

PP có ít nhất 3 lựa chọn để chèn video vào bản trình bày. Lựa chọn tối ưu nhất là lệnh

Insert/Movies and Sound. Khi sử dụng các lệnh này, bạn sẽ được tiếp cận với một cửa sổ

video mẫu, cho phép kích hoạt và ngừng q trình phát lại video ngay trong mơi trường PP.

Một lựa chọn khác là sử dụng lệnh “Object”, phát video trong mơi trường WMP. Bạn kích

chuột phải vào màn hình Media Player, chọn Properties để tiếp cận với các nút điều chỉnh

đối tượng. Kích vào Custom để chọn tệp và cá nhân hố các thơng số phát lại, bao gồm cả

khả năng chèn một một đoạn chú thích. Lựa chọn Insert Object có nhiều tính năng phát

video hơn như nút điều chỉnh âm lượng, thanh trượt… Trong quá trình phát lại video trong

PP, bạn có thể kích chuột phải và Media Player để sử dụng các chức năng điều khiển màn

hình.

Thật không may là hai lựa chọn trên lại không thể tương tác với các tệp RealVideo và Quick

Time. Đối với các định dạng này và một số định dạng file khác khơng tương thích với lựa

chọn cửa sổ gắn kèm, hoặc có nhiều đoạn video cần phát trong cùng một màn hình, bạn cần

phải chèn các nút Action Button từ thanh Menu của Slide Show. Khả năng này sẽ cho phép

kích hoạt bất cứ một ứng dụng nào trong PP, gồm cả màn hình phát QuickTime và

RealVideo. Nhấn vào Action Button để kích hoạt ứng dụng, cụ thể là phát tệp video đã được

gắn kèm, giúp người trình bày có thể tiếp cận với các phím chức năng phát lại của nhiều

</div>

<!--links-->