Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng Bài trí công sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
BÀI TRÍ CƠNG SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ THU HƢỜNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THÚY HỢI

Mã số sinh viên

: 1405QTVB018

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dƣới sự hƣớng dẫn
của ThS. Nguyễn Thị Thu Hƣờng. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề
tài này là trung thực và chƣa công bố dƣới bất kỳ hình thức nào trƣớc đây.
Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh
giá đƣợc thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham
khảo.
Ngồi ra, trong khóa luận cịn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
nhƣ số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú
thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tơi xin hồn tồn
chịu trách nhiệm về nội dung của mình.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Thúy Hợi


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài khóa luận này, tơi đã nhận đƣợc sự hỗ trợ, giúp đỡ
của nhiều cá nhân, tổ chức. Với tất cả tình cảm cho phép tơi đƣợc bày tỏ lịng
biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện giúp đỡ tơi
trong q trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Trƣớc hết tôi xin gửi tới Khoa Quản trị văn phòng và tòan thể các cán
bộ giảng viên trong Khoa lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Đặc biệt
hơn nữa, tôi xin chân thành cảm ơn tới Th.S Nguyễn Thị Thu Hƣờng, ngƣời
đã hƣớng dẫn tơi trong suốt q trình làm đề tài khóa luận này. Với sự quan
tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình chu đáo, đến nay tơi đã có thể hồn thành xong
bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Bài trí công sở tại một số doanh nghiệp
trên địa bàn Thành phố Hà Nội”. Tiếp đến tôi xin chân thành cảm ơn đến
các công ty trên địa bàn Thành phố Hà Nội đã cho tơi đƣợc khảo sát tìm kiếm

thơng tin, cùng các anh, chị và cô chú trong công ty đã tạo điều kiện thuận lợi
nhất cho tôi trong suốt thời gian khảo sát tại các cơ quan. Với điều kiện thời
gian cũng nhƣ kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, đề tài này không
thể tránh đƣợc những thiếu sót. Tơi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp
ý kiến của các thầy, cơ để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của
mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này. Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 22 tháng 03 năm 2018


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài: ................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu: ............................................................ 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 2
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 3
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................ 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 4
7. Đóng góp mới của đề tài ......................................................................... 4
8. Cấu trúc của đề tài................................................................................... 4
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÀI TRÍ CƠNG SỞ ......................... 6
1.1. Một số khái niệm ................................................................................. 6
1.1.1. Khái niệm bài trí ............................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm cơng sở: ........................................................................... 6
1.1.3. Khái niệm bài trí cơng sở .................................................................. 7
1.2. Vai trị của bài trí cơng sở .................................................................... 7
1.3. Mơ hình tổ chức và bài trí cơng sở ...................................................... 8
1.4. Một số yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ của việc bài trí trụ sở sơ quan .... 10

1.4.1. Yêu cầu. .......................................................................................... 10
1.4.2. Một số nguyên tắc bài trí công sở ................................................... 11
1.4.2.1. Nguyên tắc tiện lợi ....................................................................... 11
1.4.2.2. Nguyên tắc hợp lý ........................................................................ 12
1.4.2.3. Nguyên tắc tiết kiệm .................................................................... 12
1.4.3. Các căn cứ bài trí trụ sở .................................................................. 13
1.5. Một số yếu tố tác động tới bài trí công sở hiện nay........................... 13


1.5.1. Giá trị văn hóa truyền thống của dân tộc ........................................ 14
1.5.2. Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia .......................... 15
1.5.3. Trình độ, năng lực nhận thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên ......... 16
1.5.4. Vị thế, “thƣơng hiệu” của các doanh nghiệp .................................. 17
1.5.5. Mức độ hiện đại hóa cơng sở .......................................................... 18
1.5.6. Một số yếu tố khác .......................................................................... 18
1.6. Các xu hƣớng bài trí cơng sở ............................................................. 20
1.6.1. Theo xu hƣớng phong thủy ............................................................. 21
1.6.2. Theo xu hƣớng hiện đại .................................................................. 27
1.6.3. Theo xu hƣớng truyền thống........................................................... 29
1.7. Nội dung bài trí cơng sở..................................................................... 30
1.7.1. Bài trí khn viên cơng sở .............................................................. 30
1.7.1.1. Quốc huy, Quốc kỳ: ..................................................................... 30
1.7.1.2. Biển tên cơ quan .......................................................................... 32
1.7.2. Bài trí phịng làm việc..................................................................... 33
1.7.2.1.Theo phịng ban và theo luồng công việc ..................................... 35
1.7.2.2. Theo mặt bằng mở ....................................................................... 35
1.7.2.3. Theo sử dụng vách ngăn .............................................................. 37
1.7.2.4. Phòng các cấp lãnh đạo................................................................ 37
1.7.2.5. Phòng họp chung ......................................................................... 39
1.7.3. Bài trí các trang thiết bị trong phịng làm việc ............................... 40

1.7.3.1. Nguyên tắc ................................................................................... 40
1.7.3.2. Phƣơng pháp bài trí ...................................................................... 41
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ........................................................................... 42
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BÀI TRÍ CƠNG SỞ TẠI MỘT SỐ
DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI .................. 43
2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội....... 43


2.2. Giới thiệu khái quát về một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố
Hà Nội ....................................................................................................... 45
2.2.1. Công ty cổ phần đầu tƣ B&B.......................................................... 45
2.2.2. Tổng công ty 319 Bộ Quốc Phịng ................................................. 46
2.2.3. Cơng ty cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen ............................. 49
2.2.4. Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà ................................................ 51
2.3. Thực trạng bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn thành
phố Hà Nội ................................................................................................ 53
2.3.1. Bài trí trụ sở của một số doanh nghiệp ........................................... 55
2.3.2. Thiết kế và bài trí khn viên cơng sở tại một số doanh nghiệp .... 57
2.3.3. Cơng tác bài trí, sắp xếp phịng làm việc ........................................ 62
2.3.4. Cơng tác bài trí, sắp xếp các trang thiết bị...................................... 69
2.3.5. Công tác hiện đại hóa về máy móc, phƣơng tiện, trang thiết bị ..... 73
3.4. Nhận xét, đánh giá hiệu quả bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp
trên địa bàn Thành phố Hà Nội................................................................. 75
3.4.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 75
3.4.2. Nhƣợc điểm..................................................................................... 77
3.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 78
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ........................................................................... 79
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG
CAO CHẤT LƢỢNG BÀI TRÍ CƠNG SỞ CHO MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI .................................. 80

3.1. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng bài trí cơng sở ....................... 80
3.1.1. Giải pháp vĩ mơ............................................................................... 80
3.1.1.1. Hồn thiện các quy định về hƣớng dẫn thực hiện bài trí cơng sở
theo mơ hình chung................................................................................... 80
3.1.1.2. Nâng cao nhận thức cho các doanh nghiệp về bài trí cơng sở..... 80
3.1.1.3. Tăng cƣờng vai trò của cơ quan quản lý Nhà nƣớc ..................... 81


3.1.2. Giải pháp vi mô............................................................................... 82
3.1.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên trong doanh nghiệp
về bài trí cơng sở ....................................................................................... 82
3.1.2.2. Hồn thiện bài trí cơng sở, tạo mơi trƣờng và bầu khơng khí thoải
mái xây dựng nếp sống trong doanh nghiệp ............................................. 83
3.1.2.3. Các doanh nghiệp cần mời các chuyên gia, ngƣời am hiểu về nội
thất để tƣ vấn về cách bài trí cơng sở sao cho phù hợp. ........................... 83
3.1.2.4. Xây dựng quy định về bài trí cơng sở trong các doanh nghiệp. .. 84
3.1.2.5. Về trang thiết bị trong phòng làm việc ........................................ 86
3.1.2.6. Kiểm tra giám sát, đánh giá trang thiết bị tại các doanh nghiệp . 86
3.2. Đề xuất kiến nghị ............................................................................... 87
3.2.1. Đối với lãnh đạo.............................................................................. 87
3.2.2. Đối với nhân viên............................................................................ 89
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ........................................................................... 90
KẾT LUẬN .................................................................................................... 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 93
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Nền kinh tế ngày càng phát triển dẫn tới sự cạnh tranh lẫn nhau giữa

các doanh nghiệp là điều không thể trách khỏi. Địi hỏi các doanh nghiệp cần
phải có những chiến lƣợc thu hút và tận dụng đƣợc tối đa nguồn nhân lực. Vì
nguồn nhân lực có mạnh thì doanh nghiệp mới có thể phát triển bền vững. Để
làm đƣợc điều này, các doanh nghiệp phải xây dựng một môi trƣờng làm việc
thoải mái, phù hợp với mong muốn, nhu cầu của nhân viên nhằm thúc đẩy
khả năng sáng tạo, phát triển của họ. Đây đƣợc xem là một yếu tố quan trọng
tạo nên thành công cho doanh nghiệp.
Môi trƣờng làm việc không chỉ đƣợc thể hiện ở phong cách làm việc
của doanh nghiệp đó mà cịn đƣợc thể hiện trong cách bài trí, sắp xếp, thiết kế
nội thất nơi làm việc. Nơi làm việc đƣợc bài trí khoa học sẽ tạo một không
gian làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy, tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Trái lại, nếu không đƣợc bài trí đúng cách, phù hợp thì sẽ làm cho mơi trƣờng
làm việc thiếu chun nghiệp, phịng làm việc lộn xộn và dẫn tới hiệu quả
công việc không cao. Nhƣ vậy, có thể thấy bài trí nơi làm việc vừa là nhân tố
thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp vừa là nhân tố thúc đẩy sự phát triển cho
doanh nghiệp. Trên thực tế hiện nay các doanh nghiệp trong nƣớc nói chung
và trên khu vực địa bàn Hà Nội nói riêng. Tùy vào u cầu, tính chất cơng
việc, trình độ phát triển của nền kinh tế, điều kiện cụ thể của từng doanh
nghiệp mà văn phòng đƣợc tổ chức và trang bị máy móc, đồ dung khác nhau.
Tuy nhiên, tại bất cứ văn phòng nào cũng phải đƣợc trang bị máy móc đồ
dùng tối thiểu nhất khi muốn cơng việc diễn ra có hiệu quả. Tại một số doanh
nghiệp vấn đề bài trí cơng sở chƣa đƣợc chú trọng quan tâm điều đó dẫn tới
nơi làm việc trở nên thiếu khoa học, ảnh hƣởng tới tinh thần làm việc của
nhân viên. Trƣớc thực tế đó việc nâng cao hiệu quả bài trí cơng sở tại một số
doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội là rất cần thiết và cấp bách. Sau

1


một thời gian tìm hiểu và tiếp xúc tơi đã quyết định chọn đề tài: “Bài trí cơng

sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội” làm khóa luận
tốt nghiệp với hy vọng đóng góp ý nghĩa lý luận và thực tiễn quan trọng phục
vụ trong việc bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố
Hà Nội một cách có hiệu quả.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết đƣợc
một số sách tham khảo, khóa luận tốt nghiệp, Báo cáo thực tập tốt nghiệp….
Có liên quan tới đề tài. Cụ thể là:
- Vấn đề này đƣợc đề cập trong giáo trình “Nghiệp vụ thư ký văn
phịng” của tác giả Dƣơng Hồng Hạnh biên tập cuốn sách này đã đề cập tới
việc tổ chức phòng làm việc và bố trí các trang thiết bị, máy móc trong văn
phịng giúp tạo ra mơi trƣờng làm việc thích hợp, phù hợp với sở thích, giới
tính để đem lại hiệu quả cơng việc tốt nhất.
Bài trí cơng sở tại các cơ quan doanh nghiệp là vấn đề đƣợc rất nhiều
ngƣời quan tâm và danh thời gian nghiên về nó. Tuy nhiên, hầu hết các đề tài
chỉ mới nghiên cứu một phần nhỏ của văn hóa cơng sở nhƣ đề tài báo cáo
thực tập tốt nghiệp: “Thực trạng văn hóa cơng sở tại cơng ty cổ phần hóa
chất Miền Bắc” của tác giả Lê Thị Hồng Thuyết năm 2016. Tác giả đã đƣa
gia một số vấn đề về mơ hình văn phịng, cách bài trí sắp xếp các thiết bị văn
phịng trong cơng ty Cổ phần hóa chất Miền Bắc…..
Nhận thấy những đề tài trên chƣa đi sâu vào nghiên cứu bài trí công sở
trong các doanh nghiệp và chƣa khai thác đƣợc ƣu điểm và hạn chế của các
doanh nghiệp trong bài trí cơng sở. Dựa trên tinh thần kế thừa và phát huy
những đề tài đi trƣớc tôi xin nghiên cứu đề tài: “Bài trí cơng sở tại một số
doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội”
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu:

2

Trên cơ sở nghiên cứu lí luận và thực trạng cách bài trí cơng sở tại một
số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội, nghiên cứu và muốn đề xuất
một số giải pháp nâng cao chất lƣợng bài trí cơng sở cho các cơ doanh nghiệp
- Nhiệm vụ:
Để thực hiện mục tiêu đề ra trong đề tài em tập trung nghiên cứu
những nhiệm vụ chủ yếu sau:
* Thứ nhất tìm hiểu cơ sở lí luận về bài trí công sở
* Thứ hai, nghiên cứu phản ánh, đánh giá thực trạng bài trí cơng sở tại
một số doanh nghiệp (công ty Cổ phần) trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
* Thứ ba, Trên cơ sở nhận xét đánh giá thực trạng, đề xuất một số giải
pháp nâng cao chất lƣợng bài trí cơng sở cho các doanh nghiệp trên địa bàn
Thành phố Hà Nội.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu chủ yếu là cách bài trí
cơng sở tại một số doanh nghiệp (Công ty Cổ phần) trên địa bàn thành phố Hà
Nội.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Do giới hạn về thời gian và khả năng. Vì vậy,
em tập trung nghiên cứu trong phạm vi một số doanh nghiệp (Công ty
Cổ phần) trên địa bàn Thành phố Hà Nội .
+ Phạm vị thời gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu cách bài trí cơng
sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội trong thời
gian từ đầu năm 2017 đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài này em sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu nhƣ sau:
* Phƣơng pháp nghiên cứu lý luận: Sƣu tầm, đọc, tra cứu tài liệu, sách,
báo cáo liên quan đến vấn đề nghiên cứu. Phân tích tổng hợp hệ thống theo
mục đích của đề tài.
* Phƣơng pháp nghiên cứu thực tiễn

3


- Phƣơng pháp quan sát: Quan sát một số doanh nghiệp trên địa bàn
thành phố Hà Nội tìm hiểu cách bài trí cơng sở.
- Đề tài sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu đặc thù của ngành
khoa học xã hội, ngành thơng tin – thƣ viện nhƣ: Phân tích, tổng hợp, khái
quát.
- Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi: Tiến hành xây dựng phiếu hỏi
cho đối tƣợng là lãnh đạo, nhân viên tại doanh nghiệp nhằm thu thập những
thông tin cần thiết phục vụ cho việc phân tích và đánh giá thực trạng bài trí
cơng sở.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội
còn nhiều hạn chế, khuyết điểm. Nếu đƣa ra một số giải pháp phù hợp thì liệu
có thể nâng cao chất lƣợng bài trí cơng sở cho các doanh nghiệp trên địa bàn
Thành phố Hà Nội.
7. Đóng góp mới của đề tài
Ý ngh a í u n: Đề tài bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp trên
địa bàn Thành phố Hà Nội có tính kế thừa từ những đề tài đi trƣớc nhƣng
cũng có những ý nghĩa thực tiễn, góp ý với các đề tài nghiên cứu của các nhà
khoa học đi trƣớc đã làm giàu cho đề tài nghiên cứu, bổ sung các khía cạnh
cịn tồn đọng của những ngƣời đi trƣớc
Ý ngh a thực ti n: Đề tài bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp trên
địa bàn Thành phố Hà Nội đã đƣa ra một số biện pháp để nâng cao hiệu quả,
trong cơng tác bài trí cơng sở giúp cho doanh nghiệp ứng dụng để có thể hồn
thiện thêm cách bài trí cơng sở để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục

đề tài gồm ba chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Cơ sở ý uận về bài trí cơng sở

4


Chƣơng 2: Thực trạng bài trí cơng sở tại một số doanh nghiệp trên
địa bàn Thành phố Hà Nội.
Chƣơng 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm n ng cao chất
ƣợng bài trí cơng sở cho một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà
Nội.

5


PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BÀI TRÍ CƠNG SỞ
1.1. Một số khái niệm
1.1.1. Khái niệm bài trí
Bài trí là sắp xếp đồ vật, vật dụng vào một khơng gian nhất định, tạo sự
hài hịa và thống nhất giữa các sự vật với nhau. Nó là cơng việc địi hỏi có sự
đầu tƣ về ý tƣởng, khơng đơn thuần là sắp đặt các đồ vật vào nơi mà bản thân
chúng ta cho là hợp, là đúng. Cách bài trí hợp lý giúp chúng ta có tâm trạng
thƣ thái, thoải mái để làm việc, vui chơi và giải trí. – theo từ điển Tiếng Việt.
1.1.2. Khái niệm cơng sở:
Có nhiều khái niệm khác nhau về cơng sở, dƣới đây là một số khái
niệm cơ bản:
Xét vè hình thức tổ chức: Cơng sở là một tập hợp có cơ cấu tổ chức,
phƣơng tiện vật chất và con ngƣời đƣợc nhà nƣớc bảo trợ để thực hiện nhiệm
vụ mình. Hình thức tổ chức của công sở do nhà nƣớc quy định và lệ thuộc vào

phƣơng thức điều hành của bộ máy nhà nƣớc. Hiện nay ở nƣớc ta có các loại
cơng sở nhƣ cơng sở hành chính, cơng sở sự nghiệp.[4 ;4]
Xét về nội dung công việc: Hoạt động công sở nhằm thỏa mãn các lợi
ích chung của cộng đồng do vậy cần đƣợc sự bảo vệ và kiểm tra của nhà nƣớc
và chỉ có nhà nƣớc mới thỏa mãn đƣợc nhu cầu này.[4 ;4]
Xét theo ý nghĩa tổ chức nhà nƣớc: Công sơ là trụ sở làm việc của các cơ
quan hành chính nhà nƣớc, do nhà nƣớc lập ra và để giải quyết cơng vụ.[4;4]
Nhƣ vậy, ta có thể hiểu công sở là một tổ chức đặt duoi sự quản lý trực
tiếp của nhà nƣớc để thực hiện một công việc chuyên ngành của nhà nƣớc. Là
tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nƣớc hoặc tổ chức cơng ích đƣợc nhà nƣớc
cơng nhận, bao gồm cán bộ, công chức tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế
công chức hoặc theo thể chế hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nƣớc. Cơng
sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức do pháp

6


luật quy định, đƣợc sử dụng công quyền để tổ chức cơng việc Nhà nƣơc hoặc
dịch vụ cơng ích chung của xã hội, của cộng đồng. Công sở là một tổ chức
thực hiện cơ chế điều hành, kiểm sốt cơng việc hành chính, là nơi soạn thảo
văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy
quản lí nhà nƣớc, nơi phối hợp thực hiện nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao. Là
nơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của Công dân. Do đó, cơng sở là một
bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nƣớc .
Tuy nhiên, hiểu theo các khái niệm trên vẫn chƣa đầy đủ và chỉ hiểu
theo mottj khía cạnh đo là cơng sở hành chính đặt dƣới quyền quản lý của
Nhà nƣớc. Trong thời đại cơng nghiệp hóa hiện đại hóa cùng với sự phát triển
của xã hội đã hình thành nên rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Các tổ chức
doanh nghiệp trên cũng có trụ sở riêng tùy vào quy mơ lớn hay nhỏ, có văn
phịng để làm các cơng tác hành chính, quản lý các mặt đời sống xã hội của

toàn thể cán bộ nhân viên.
- Nhƣ vậy, Cách hiểu chung nhất về công sở là: “Công sở là nơi để
làm việc, là nơi tổ chức đặt dưới sự quản lý của nhà nước để tiến hành
công việc chuyên ngành của nhà nước”.
1.1.3. Khái niệm bài trí cơng sở
Bài trí cơng sở là việc sắp xếp, bố trí các trang thiết bị làm việc, nội
thất phù hợp với văn hóa và tính chất cơng sở, tạo nên niềm tin, giá trị về thái
độ của các nhân viên, ảnh hƣởng đến phƣơng pháp làm việc của công sở và
hiệu quả hoạt động của nó.
1.2. Vai trị của bài trí cơng sở
Tại các doanh nghiệp việc bài trí cơng sở khơng chịu sự chi phối của
các quy chế, quy định của Nhà nƣớc nhƣng lại chịu sự tác động bởi nhiều yếu
tố nhƣ phong cách lãnh đạo của nhà quản lý, quy mơ, loại hình, nhu cầu của
nhân viên trong doanh nghiệp…
Nội thất công sở không chỉ là bộ mặt của doanh nghiệp mà còn là tác

7


động khơng nhỏ tới tâm lý làm việc của tồn công ty. Một công sở văn minh
đƣợc thể hiện qua cách bài trí cơng sở, từ nơi cơng cộng tới từng vị trí làm
việc cá nhân.
Bài trí cơng sở khoa học không chỉ nâng cao cảm hứng, giúp cán bộ
làm việc tốt hơn mà đây còn là một cách để tạo hình ảnh cho các cơ quan, có
thể nhìn vào cách bài trí cơng sở để đánh giá xem cơ quan đó có chun
nghiệp hay khơng giúp tạo ấn tƣợng tốt trong mắt của đối tác, khách hàng tới
giao dịch. Việc bài trí cơng sở có vai trị, ý nghĩa nhƣ sau:
- Giúp cơ quan thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ nâng cao
đƣợc hiệu lực và hiện quả công việc đáp ứng đƣợc những yêu cầu đặt ra. Bài
trí cơng sở khoa học, hợp lý giúp cán bộ nhân viên trong việc giải quyết công

việc đƣợc thuân lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Bài trí cơng sở giúp cán bộ, nhân viên có mơi trƣờng làm việc thuận
lợi, đƣợc trang bị những phƣơng tiện làm việc đầy đủ, hiện đại. Môi trƣờng
làm việc là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp tới tâm, sinh lý của cán bộ nhân viên.
Tạo một môi trƣờng làm việc hiện đại chuyên nghiệp, hiện đại, phù hợp, đƣợc
trang bị các phƣơng tiện tạo cho cán bộ nhân viên thêm gắn kết với doanh
nghiệp.
- Bài trí cơng sở giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế những hao phí khơng
cần thiết đảm bảo cho q trình làm việc. Bài trí phịng làm việc và các trang
thiết bị hợp lý giúp cán bộ nhân viên dễ dàng thực hiện các thao tác, thuận
tiên. Đƣợc bài trí đúng nơi, theo đúng quy định giúp cho cán bộ nhân viên
giảm thiểu đƣợc thời gian vào các công đoạn không cần thiết và các trang
thiết bị hạn chế đƣợc sự hao phí.
1.3. Mơ hình tổ chức và bài trí cơng sở
Một tâm lý phổ biến của ngƣời Việt Nam đó là “An cƣ lạc nghiệp” mà
biểu hiện ra bên ngồi đó là việc sở hữu cho mình một địa điểm để xây dựng
nhà cửa riêng cho mình. Đối với một tổ chức, cơ quan cũng thế. Tuy nhiên,

8


khơng phải cơ quan nào khi thành lập cũng có khả năng sở hữu riêng cho
mình một trụ sở.
Yêu cầu của một trụ sở cơ quan không chỉ đƣợc đặt ở vị trí thích hợp
mà nó cũng cần quy mơ và hình dáng phù hợp. Hơn thế nữa, kiến trúc và sự
bố trí, tổ chức trụ sở cũng địi hỏi phải thỏa mãn một cách tốt nhất những yêu
cầu về đặc điểm, tính chất hoạt động của cơ quan. Sẽ rất khó để có một trụ sở
đáp ứng nhu cầu trên. Do đó tùy theo phƣơng án xây dựng hay thuê trụ sở sẽ
phần nào đáp ứng đƣợc những yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
Mặt khác, trong quá trình hoạt động và phát triển các cơ quan đều

hƣớng tới mục tiêu phát triển, mở rộng quy mô và trụ sở hiện tại khơng đáp
ứng đƣợc u cầu. Từ đó, một vấn đề dặt ra đối với các doanh nghiệp là cần
cân nhắc xem nên xây dựng hay thuê trụ sở cơ quan. Để trả lời đƣợc câu hỏi
này đòi hỏi các cơ quan phải cân nhắc, so sánh những ƣu, nhƣợc điểm của hai
phƣơng án nêu trên.
Nếu cơ quan có quy mơ lớn và đƣợc tổ chức tốt thì cơ quan nên mua
hoạc xây riêng cho mình một trụ sở cơ quan. Tuy nhiên, thuê trụ sở cơ quan là
giải pháp tốt nhất đối với những cơ quan có mô vừa và nhỏ, những cơ quan
mới thành lập. Ƣu điểm của giải pháp này là cho phép nhà quản lý tự do trong
việc lựa chọn nơi đặt trụ sở phù hợp với nguồn tài chính sẳn có và linh hoạt
trong việc di chuyển trụ sở cơ quan tới nơi tốt hơn khi cần thiết. Ngƣợc lại,
khó khăn chính của việc thuê trụ sở cơ quan hoặc tìm đƣợc nơi thuận tiện
nhất.
Do đó, cần phải căn cứ các yếu tố ảnh hƣởng và xủ thế phát triển để
đƣa ra những quyết định lựa chọn hợp lý.
Nội dung công việc phải thực hiện khi quyết định xây dựng trụ sở:
Dự kiến kế hoạch xây trụ sở
Dựa vào nhu cầu thực của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp lên
kế hoạch xây dựng trụ sở sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực

9


hoạt động của tƣờng loại doanh nghiệp.
Tìm kiếm vị trí đặt trụ sở
Sau khi đã có dự kiến kế hoạch xây dựng trụ sở, thì bắt đầu tìm vị trí
đặt trụ sở sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp. Thƣờng tho các tiêu chí
nhƣ thuận lợi về giao thơng đi lại, gần những khu vực công nghiệp, dịch vụ
phát triển…để lựa chọn cho doanh nghiệp một vị trí đƣợc gọi là thuận lợi
nhất.

Quy hoạch trụ sở
Đây là nội dung tiếp theo mà các doanh nghiệp cần tiến hành. Sau khi
đã lựa chọn đƣợc vị trí phù hợp để đặt trụ sở doanh nghiệp.
Thiết kế ( thuê hoặc tự thiết kế)
Thiết kế trụ sở các doanh nghiệp có thể thuê hoạc tự thiết kế trụ sở sao
cho hợp lý, khoa học theo nhƣ kế hoạch đã đề ra.
Thi công xây dựng cơng trình.
Cuối cùng sau khi thiết kế trụ sở hồn thì bắt đầu tiến hành thi cơng xây
dựng theo đúng thiết kế.
1.4. Một số yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ của việc bài trí trụ sở sơ
quan
1.4.1. Yêu cầu.
Bài trí trụ sở cơ quan là một nội dung quan trọng trong công tác quản
trị trụ sở cơ quan, nó góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp khơng
những đối với nhân viên của doanh nghiệp mà cịn với đối tác của công ty.
Tại trụ sở cơ quan nhân viên dành hầu hết thời gian làm việc trong ngày tại
đây, do đó sự tiện nghi hay khơng tiện nghi, cảm giác thoải mái hay bất tiện
của trụ sở sẽ ảnh hƣởng trực tiếp tới tâm lý, sức khỏe và hiệu quả công việc
của nhân viên. Với khách hành và đối tác trụ sở cơ quan đàng hoàng, tiện
nghi và lịch sự sẽ tạo ấn tƣợng tốt trong phút đầu của quá trình giao dịch.

10


Ngồi ra, việc bài trí cơng sở cơ quan đƣợc chú ý và giải quyết hợp lý
sẽ góp phần quan trọng vào việc sử dụng có hiệu quả cao những cơ sở tài sản
vật chất của cơ quan, đơn vị. Đảm bảo cho yêu cầu mở rộng và phát triển của
cơ quan.
Việc sử dụng có hiệu quả đƣợc thể hiện ở các mặt:
Giảm chi phí về tài chính và cơng sức của nhân viên trong q trình lƣu

chuyển thơng tin.
 Tăng độ bền vững của cơng trình.
 Tạo tâm lý tích cực cho nhân viên làm việc có hiệu quả.
 Bài trí các yếu tố theo đúng trật tự sắp xếp sẽ đơn giản cho việc kiểm
tra lẫn nhau, làm thuận lợi cho việc kiểm tra hoạt động của lãnh đạo cơ quan.
Có thể nói, tổ chức và bài trí trụ sở doanh nghiệp là hệ thống các hoạt
động từ việc dự kiến, xác định vị trí đặt trụ sở, bố trí các phịng ban, bộ phận
làm việc, các trang thiết bị có trong trụ sở. Do đó, khi bài trí trụ sở cần đảm
bảo một số nguyên tắc.
1.4.2. Một số ngun tắc bài trí cơng sở
Dƣới đây là một số nguyên tắc nhà quản lý, lãnh đạo cần phải chú ý khi
bài trí cơng sở, tổ chức các yếu tố trong trụ sở, tạo dựng cảnh quan… nhằm
hƣớng tới mục tiêu của cơ quan đó phải đạt đƣợc.
1.4.2.1. Nguyên tắc tiện lợi
Ngày nay, trong bất kỳ Thành phố nào chúng ta có thể tìm thấy các tịa
nhà văn phịng nơi các cơ quan đóng trụ sở tại đó. Các trụ sở đều gắn với các
vị trí gần cơ sở công nghiệp và giao thông vận tải. Đã cho thấy sự tiện lợi
đƣợc đề cấp tới nhƣ một trong những yếu tố quan trọng khi quyết định trụ sở.
Hơn nữa, trụ sở các doanh nghiệp là yếu tố tạo nên sự gắn bó và là nơi
đảm bảo cho nhân viên làm việc tốt. Để đảm bảo yếu tố này thì cần chú ý trụ
sở cơ quan phải:

11


 Thuận tiện, gần nơi các phƣơng tiện, dịch vụ công cộng nhƣ xe buýt,
ngân hàng, bƣu điện, khu vực trung tâm nhiều văn phòng…
 Trang bị đầy đủ các phƣơng tiện làm việc và sinh hoạt cần thiết hằng
ngày nhằm mục đích tạo tình cảm gắn bó với nơi làm việc của nhân viên.
 Mặt khác, trụ sở là nơi có điều kiện thuận lợi để các tổ chức, đơn vị

và khách hàng đến liên hệ, trao đổi và giải quyết cơng việc. Vì vậy, để đảm
bảo cho nhu cầu sinh hoạt và làm việc của khách, kể cả trong thời gian dài.
Tại trụ sở tổ chức các dịch vụ thuận lợi cho khách đến làm việc tốt nhất: chỗ
để xe, chỗ gửi xe…
Tất cả các yêu cầu trên trong q trình bài trí trụ sở cơ quan đều nhằm
mục đích đảm bảo cho các hoạt động trong đó phải đƣợc diễn ra một cách
thƣờng xuyên, liên tục và tiết kiệm đƣợc chi phí cho q trình quản lý.
1.4.2.2. Nguyên tắc hợp ý
Để đảm bảo nguyên tắc này, cần lựa chọn những địa điểm hợp lý, việc
tổ chức sắp xếp phù hợp với đặc điểm và tính chất hoạt động của cơ quan cả
trong hiện tại và tƣơng lai.
Ngoài ra, hình thức bên ngồi của trụ sở cũng phải thể hiện đƣợc nội
dung hoạt động của cơ quan. Nếu trách những biểu hiện phơ trƣơng, lãng phí
theo chủ nghĩa hình thức. Bài trí trụ sở làm việc tƣơng xứng với địa vị pháp lý
của cơ quan, tổ chức.
1.4.2.3. Nguyên tắc tiết kiệm
Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà quản lý, lãnh đạo cần lựa chọn, tổ chức
và bài trí trụ sở phù hợp với khả năng tài chính của cơ quan nhƣng vẫn đảm
bảo đƣợc yêu cầu tồn tại và phát triển của cơ quan cũng nhƣ đảm bảo nguyên
tắc tiện lợi, hợp lý.
Nhƣ vậy, trong quá trình bài trí trụ sở cơ quan cần phải kết hợp hài hịa
các ngun tắc trên để có một trụ sở vừa là trung tâm giao dịch, vừa thuận lợi,
tiết kiệm trong hoạt động, vừa phù hợp với xu thế phát triển chung của thời

12


đại.
1.4.3. Các căn cứ bài trí trụ sở
Nhiều cơ quan đã có một trụ sở đƣợc thiết lập tốt. Tuy nhiên, Một tổ

chức mới đƣợc thành lập có thể quyết định nơi đặt trụ sở dựa vào các căn cứ:
 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan trong từng thời kỳ mà
xác định vị trí, cách bài trí trụ sở cho phù hợp.
 Căn cứ vào cơ cấu tổ chức, quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Yếu tố này có ảnh hƣởng tới việc lựa chọn vị trí đặt trụ sở và bài trí các phịng
làm việc có trong trụ sở. Cơ cấu tổ chức của cơ quan mà lớn thì trụ sở phải có
quy mơ và diện tích thích hợp.
 Căn cứ vào tính chất hoạt động tập trung hay phân tán của cơ quan,
đơn vị. Dựa vào tích chất cơng việc để tổ chức trụ sở cơ quan là tập trung hay
phân tán. Tính chất tập trung hay phân tán cũng có ảnh hƣởng khơng nhỏ tới
việc lựa chọn vị trí tổ chức.
 Căn cứ vào môi trƣờng tự nhiên, kinh tế, xã hội của nơi đặt trụ sở:
Môi trƣờng xã hội nơi có điều kiện giao dịch, khả năng trao đổi thơng tin, trật
tự an toàn xã hội….
Căn cứ vào nguồn lực mà cơ quan, đơn vị. Nếu cơ quan có tiềm lực về
tài chính thì có thể bố trí các phịng làm việc một cách hiện đại, lịch sự, có
diện tích rộng rãi, biệt lập với nhau. Ngƣợc lại, nếu khả năng tài chính của cơ
quan đầu tƣ cho trụ sở hạn hẹp thì có thể bố trí phịng làm việc có diện tích
nhỏ hơn, trang thiết bị kém hiện đại.
1.5. Một số yếu tố tác động tới bài trí cơng sở hiện nay
Bài trí cơng sở là hệ thống các giá trị mang tính chuẩn mực, đƣợc các
cơ quan, doanh nghiệp tạo dựng nên và tuân thủ một cách tự giác, góp phần
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Bài trí cơng sở có vai
trị rất quan trọng, quyết định chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan,

13


doanh nghiệp, góp phần xây dựng một cơ quan, doanh nghiệp chun nghiệp,
văn minh, hiện đại.

Bài trí cơng sở tại các doanh nghiệp đƣợc biểu hiện qua các nội dung
nhƣ trang bị phƣơng tiện làm việc và bài trí, sắp xếp phịng làm việc…Các
nội dung trên ln có tính ràng buộc và tác động qua lại với nhau, cho nên bài
trí cơng sở phải mang tính đồng bộ, chú trọng xây dựng môi trƣờng làm việc
hợp lý; trụ sở làm việc văn minh, hiện đại.
Chính vì có nội hàm phong phú, đa dạng nhƣ vậy nên bài trí cơng sở
trong các doanh nghiệp chịu sự tác động của nhiều nhân tố, từ các nhân tố
khách quan nhƣ điều kiện phát triển kinh tế - xã hội; các giá trị văn hóa truyền
thống của dân tộc tới các nhân tố chủ quan nhƣ trình độ nhận thức của đội
ngũ cán bộ, nhân viên, vị thế hay “thƣơng hiệu” của doanh nghiệp, mức độ
hiện đại hóa cơng sở… Việc xem xét, nghiên cứu làm rõ nội dung của các
nhân tố trên là rất cần thiết để có thể phát huy các tác động tích cực, hạn chế
những tác động tiêu cực, góp phần xây dựng và hồn thiện bài trí cơng sở
trong các doanh nghiệp hiện nay.
Các nhân tố ảnh hƣởng đến xây dựng bài trí cơng sở tại các doanh
nghiệp bao gồm:
1.5.1. Giá trị văn hóa truyền thống của d n tộc
Giá trị văn hóa truyền thống là những giá trị thuộc về tƣ tƣởng, lối
sống, chuẩn mực thái độ, hành vi đƣợc cộng đồng thừa nhận và duy trì, gìn
giữ qua các thế hệ. Bài trí cơng sở ln gắn với các đối tƣợng là cán bộ, nhân
viên - một nhóm đối tƣợng cụ thể trong xã hội, là cộng đồng ngƣời, là những
xã hội thu nhỏ, chịu ảnh hƣởng chi phối của khái niệm rộng hơn là văn hóa
quốc gia, dân tộc. Các giá trị văn hóa truyền thống chính là nền tảng, cơ sở
cho việc hình thành, lựa chọn các giá trị về tổ chức, hoạt động bài trí nơi cơng
sở.
Các đặc trƣng dân tộc truyền thống tác động đến bài trí cơng sở theo cả

14

hai chiều tích cực và tiêu cực. Những giá trị truyền thống tốt góp phần hình
thành những giá trị, chuẩn mực chân chính ở cơng sở, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc xây dựng một đội ngũ cán bộ, nhân viên gắn kết, trung thành với Tổ
quốc, doanh nghiệp, trách nhiệm với công việc, chuyên nghiệp, hiện đại.
Những giá trị truyền thống lạc hậu, bảo thủ, không phù hợp với bối cảnh, tình
hình hiện tại nhƣ tƣ tƣởng tiểu nơng, cục bộ, khn mẫu, máy móc… sẽ tạo ra
những lực cản cho sự phát triển, hoàn thiện xây dựng bài trí cơng sở văn
minh, hiện đại. Vì vậy, trong q trình xây dựng bài trí cơng sở hiện nay phải
tiếp thu, kế thừa những giá trị truyền thống tốt đẹp của dân tộc Việt Nam
đƣợc hình thành qua nhiều thế hệ gắn với bối cảnh, yêu cầu của tình hình
mới, với mục tiêu xây dựng công sở chuyên nghiệp, hiện đại, bổ sung những
giá trị mới nhằm hình thành một xu hƣớng bài trí cơng sở tiên tiến, đậm đà
bản sắc dân tộc, vừa giữ gìn và phát triển đƣợc nền tảng tốt đẹp của mình,
đồng thời đảm bảo tính văn minh, hiện đại.
1.5.2. Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia
Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của một quốc gia ảnh hƣởng, tác
động đến việc hình thành, xây dựng các giá trị văn hóa, trong đó có bài trí
cơng sở. Kinh tế phát triển hay đi xuống đều ảnh hƣởng đến vấn đề bài trí
cơng sở từ việc xây dựng, hoạch định chính sách, xác định các giá trị chuẩn
mực cho đến các nguồn lực dành cho tổ chức công sở văn minh, hiện đại,
trang bị phƣơng tiện, điều kiện làm việc của cán bộ, nhân viên… Ở quốc gia
có trình độ kinh tế - xã hội phát triển sẽ có điều kiện dành nhiều nguồn lực
hơn cho việc xây dựng bài trí cơng sở. Việc đầu tƣ các nguồn lực cũng đặt ra
yêu cầu phải tăng cƣờng công tác quản lý, thực hiện các biện pháp tổ chức,
điều hành công sở linh hoạt, thúc đẩy sự hòa hợp giữa cán bộ nhân viên với tƣ
cách là ngƣời lao động với cơ quan, đơn vị; nâng cao hiệu suất, chất lƣợng
hoạt động của các doanh nghiệp góp phần đáp ứng tốt hơn những đòi hỏi
ngày càng cao của xã hội và khách hàng.

15

Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn đẩy mạnh thực hiện cơng
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc, phát triển nền kinh tế theo cơ chế thị
trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa. Kinh tế thị trƣờng đã tác động, đặt ra
những yêu cầu mới đối với việc hoàn thiện việc bài trí cơng sở. Phát triển
kinh tế thị trƣờng luôn đặt vấn đề hiệu quả lên hàng đầu, đòi hỏi các doanh
nghiệp phải bắt nhịp kịp thời các xu hƣớng bài trí cơng sở sao cho phù hợp
với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Không ngừng sáng tạo khơng gian
làm việc hài hịa, thơng thống giúp nâng cao hiệu quả làm việc tăng mức độ
gắn bó cho các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, nền kinh tế thị trƣờng
cũng có những mặt trái, nếu khơng có biện pháp khắc phục, áp dụng các xu
hƣớng bài trí công sở phù hợp với doanh nghiệp sẽ là điều kiện, môi trƣờng
làm nảy sinh những biểu hiện tiêu cực gây ra nhiều khó khăn và thách thức
cho việc xây dựng mơi trƣờng làm việc văn minh, hiện đại.
1.5.3. Trình độ, năng ực nhận thức của đội ngũ cán bộ, nh n viên
Trình độ, năng lực nhận thức của các cán bộ, nhân viên đƣợc biểu
hiện qua mức độ nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, chức trách,
quyền và nghĩa vụ của bản thân; hệ thống các quy tắc xử sự với cấp trên, đồng
nghiệp và với khách hàng… Trình độ, năng lực nhận thức cịn biểu hiện thơng
qua mức độ tự giác thực hiện các quy chế, quy định làm việc của doanh
nghiệp, các quy tắc, chuẩn mực ứng xử. Nếu cán bộ, nhân viên nhận thức rõ
và có ý thức tn thủ, bảo vệ và duy trì những quy định đó thì vấn đề bài trí
cơng sở sẽ khơng ngừng đƣợc nâng cao. Vì vậy, để góp phần hồn thiện xây
dựng bài trí cơng sở, một giải pháp rất quan trọng là tăng cƣờng công tác giáo
dục cho cán bộ, nhân viên về chức năng, nhiệm vụ, định hƣớng hoạt động của
cơ quan, tổ chức; chức trách, quyền và nghĩa vụ của bản thân … để cán bộ,
nhân viên nắm vững và tự giác thực hiện.
Ngoài ra, bài trí cơng sở tại các cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều
vào khả năng nhận thức, năng lực tổ chức, điều hành hoạt động công sở của

16


cán bộ, nhân viên giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Nếu ngƣời lãnh đạo nhận
thức rõ sự cần thiết, tầm quan trọng của việc bài trí cơng sở, có sự quan tâm
và nỗ lực cần thiết cho việc xây dựng và hồn thiện bài trí cơng sở trong cơ
quan, doanh nghiệp mình, đồng thời có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động
cơng sở bảo đảm sự đồn kết … thì vấn đề bài trí cơng sở sẽ khơng ngừng
đƣợc tăng cƣờng và đảm bảo thực hiện. Ngƣợc lại, nếu ngƣời lãnh đạo không
chú trọng quan tâm, không đƣợc cấp dƣới ủng hộ, gây mất đoàn kết trong cơ
quan thì khơng thể phát huy tác dụng của bài trí công sở, làm ảnh hƣởng tới
kết quả thực hiện công việc của doanh nghiệp. Do đó, cần đề cao vai trò, trách
nhiệm của ngƣời đứng đầu doanh nghiệp trong việc xây dựng, hồn thiện bài
trí cơng sở trong các doanh nghiệp hiện nay.
1.5.4. Vị thế, “thƣơng hiệu” của các doanh nghiệp
Vị thế của các doanh nghiệp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc
tạo dựng uy tín của cơ quan, tạo nên niềm tin, niềm tự hào của chính cán bộ,
nhân viên đối với doanh nghiệp mình. Vị thế của một doanh nghiệp luôn đƣợc
quyết định bởi kết quả thực hiện công việc của doanh nghiệp. Nếu thực hiện
tốt vai trị đạt kết quả cao thì vị thế sẽ không ngừng đƣợc củng cố và phát
triển. Nếu một doanh nghiệp có uy tín, tạo dựng đƣợc vị thế, “thƣơng hiệu”
tốt, đƣợc khách hàng và xã hội thừa nhận thì bản thân mỗi cán bộ, nhân viên
trong cơng ty đó sẽ yêu nghề hơn, không ngừng phấn đấu, rèn luyện, tự giác
tuân thủ nội quy, quy chế làm việc, có trách nhiệm hơn với công việc đƣợc
giao và không ngừng nâng cao hiệu quả làm việc. Ngƣợc lại, nếu hình ảnh và
vị thế của doanh nghiệp bị đánh giá thấp, làm mất niềm tin, không đáp ứng
yêu cầu của các thành viên trong công sở cũng nhƣ khách hàng, tổ chức thì
các giá trị của văn hóa cơng sở sẽ khơng đƣợc coi trọng. Vì vậy, cần đặc biệt
quan tâm tới việc tạo dựng hình ảnh và vị thế của các doanh nghiệp, cụ thể là

phải gắn doanh nghiệp với phƣơng châm vì khách hàng là trên hết, phục vụ
khách hàng một cách tốt nhất. từ đó mới có thể thuyết phục và tạo dựng đƣợc

17


niềm tin của khách hàng và đối tác vào các doanh nghiệp.
1.5.5. Mức độ hiện đại hóa cơng sở
Bài trí cơng sở ln có mối liên hệ chặt chẽ với hiện đại hóa cơng sở.
Bài trí cơng sở chỉ có thể đƣợc xây dựng và duy trì trên cơ sở có sự đảm bảo ở
mức độ nhất định về cơ sở vật chất cũng nhƣ trang bị phƣơng tiện, điều kiện
làm việc cho cán bộ, nhân viên. Trụ sở của cơ quan, doanh nghiệp nếu đƣợc
xây dựng khang trang, hiện đại, tại những địa điểm thuận lợi cho các hoạt
động giao dịch sẽ tạo đƣợc sự hài lòng cho khách hàng, góp phần tạo dựng
hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp văn minh, hiện đại. Đồng thời, các thiết
bị làm việc, thiết bị văn phòng đƣợc trang bị đồng bộ, phù hợp sẽ giúp cho
cán bộ, nhân viên làm việc nhanh, hiệu quả, nâng cao chất lƣợng phục vụ của
doanh nghiệp. Song song với việc hiện đại hóa cơng sở cần tăng cƣờng đào
tạo, bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ, sử dụng thành thạo
trang thiết bị hiện đại, có phong cách làm việc mới, văn minh và chuyên
nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh việc tăng cƣờng hiện đại hóa cơng sở, trang bị
phƣơng tiện làm việc đầy đủ cho cán bộ, nhân viên, cần kiên quyết chống lại
các biểu hiện lãng phí, sử dụng khơng đúng mục đích các tài sản cơng, một
biểu hiện phi văn hóa trong tổ chức, hoạt động của cơng sở.
1.5.6. Một số yếu tố khác
- Ánh sáng: có hai loại ánh sáng: ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng mặt
trời và ánh sáng nhân tạo (đèn điện). Khi bài trí phòng làm việc cần chú ý
thiết kế phòng làm việc có nhiều cửa sổ hoặc cửa sổ rộng để tiếp nhận ánh
sáng dễ dàng hơn. Trong phòng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng, nguồn
sáng lớn nhất chiếu từ hai phí. Tƣờng trên sơn màu sáng để làm tăng độ phải

chiếu của ánh sáng đèn. Có thể bố trí đèn chiếu sáng trực tiếp từ trên trần
xuống hoặc đen chiếu gián tiếp qua trần nhà xuống bàn làm việc.
- Nhiệt độ: Đảm bảo nhiệt độ trong phòng làm việc phù hợp với tâm,
sinh lý con ngƣời khoảng 15◦c - 28◦c. Ngồi phạm vi đó thì ảnh hƣởng tới

18