Đề tài khoa học: Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học

Đề tài khoa học
Số: 09-2003

Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý kết quả
các đề tài nghiên cứu khoa học
1. Cấp đề tài

: Cơ sở

2. Thời gian nghiên cứu : 2003
3. Đơn vị chủ trì

: Viện Khoa học Thống kê

4. Đơn vị quản lý

: Viện Khoa học Thống kê

5. Chủ nhiệm đề tài

: KS. Lê Đỗ Mạch

6. Những ngời phối hợp nghiên cứu:
CN. Lê Văn Duỵ
CN. Đinh Thị Thuý Phơng
CN. Trần Sinh
7. Kết quả bảo vệ: loại khá

211

1. Tình hình quản lý và một số định hớng quản lý các kết
quả nghiên cứu khoa học thống kê
Trớc hết cần phải biết kết quả của một nghiên cứu bao gồm những tài
liệu gì? Và đây chính là nguồn tài liệu mà đề tài tập trung xây dựng CSDL.
Thông thờng kết quả nghiên cứu chủ yếu bao gồm 7 tài liệu sau:
- Phiếu đăng ký đề tài
- Thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học
- Giấy chứng nhận đăng ký đề tài nghiên cứu
- Báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu
- Báo cáo tóm tắt kết quả nghiên cứu
- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu và biên bản nghiệm thu
- Phiếu đăng ký kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ
Bảy tài liệu này tạo thành hồ sơ cho một kết quả nghiên cứu. Không phải
bất cứ kết quả nghiên cứu nào cũng đầy đủ hồ sơ. Sau đây sẽ trình khái quát về
tình hình kho hồ sơ gốc.
Gần 30 năm nghiên cứu khoa học và tổ chức quản lý nghiên cứu khoa học
của cả Ngành, tại Viện khoa học thống kê đà có hàng trăm kết quả đề tài nghiên
cứu khác nhau, bao gồm từ cấp cơ sở, cấp bộ/tổng cục đến cấp nhà nớc. Các kết
quả nghiên cứu (hồ sơ các kết quả nghiên cứu) hiện đang đợc lu giữ tại viện
khoa học thống kê, hàng ngày vẫn đợc các cán bộ thống kê, cán bộ nghiên cứu
và sinh viên tìm đọc, tra cứu.
Đáng tiếc là trong những năm qua công tác quản lý các tài liệu này còn
mang tính thủ công, nên hiệu quả sử dụng chúng còn bị hạn chế. Thậm chí một
số tài liệu còn bị xuống cấp nh các bản viết tay mực đà bị phai mờ, giấy kém
chất lợng bị mục nát theo thời gian. Do nhiều nguyên nhân nh di chuyển, thay
đổi ngời quản lý, có khi tài liệu còn bị thất lạc, sắp xếp không có hệ thống
khiến cho việc tìm kiếm các tài liệu này gặp khó khăn nhiều.

212

Mặc dù vậy, nhng trong các năm qua Viện Khoa học Thống kê mà trực
tiếp là Phòng Quản lý cũng đà có nhiều cố gắng lu trữ và quản lý kết quả các đề
tài nghiên cứu khoa học.
Dới đây là tình hình cụ thể kho hồ sơ qua các giai đoạn.
- Trớc năm 1985, kết quả các đề tài ít, một số còn viết bằng tay, chất
lợng giấy xấu, nhiều loại giấy đen đến nay ròn nát, mục. Hồ sơ của đề tài
không đầy đủ nh không có đăng ký đề tài, thuyết minh đề tài, biên bản nghiệm
thu, giấy chứng nhận kết quả. Vì vậy nhiều mục thông tin về các đề tài trong giai
đoạn này không có trong hồ sơ.
- Từ năm 1985 đến 1995, kết quả của các đề tài đợc lu dới dạng văn
bản, vẫn còn một số tài liệu viết tay và không đầy đủ.
- Từ năm 1996 đến nay, nói chung hồ sơ về các đề tài tơng đối đầy đủ, có
một số báo cáo tóm tắt, báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu của các năm 2001,
2002 đà đợc lu trong đĩa CD.
Từ tình hình thực tiễn đó, Viện Khoa học Thống kê đà có ý tởng tổ chức,
quản lý và khai thác kho hồ sơ này tốt hơn.
ã Lu trữ các kết quả nghiên cứu lên thiết bị kỹ thuật để bảo quản lâu dài
tránh thất lạc, h hỏng. Các văn bản gốc cũng phải đợc sắp xếp phân loại một
cách có hệ thống để dễ tìm khi cần tra cứu.
ã Hiện đại hoá công tác quản lý kết quả các đề tài, bằng cách tổ chức xây
dựng CSDL tập trung kết quả nghiên cứu, thờng xuyên cập nhật các kết quả
mới, phục vụ ngời dùng nhanh chóng tra cứu đợc những thông tin chủ yếu về
kết quả nghiên cứu và khi cần cần thiết có thể tiếp cận với các tài liệu gốc một
cách nhanh chóng.
ã Để có nhiều thông tin hơn về kết quả các đề tài, ngoài các thông tin sẵn
có trong hồ sơ nghiên cứu, cần thu thập thêm một số thông tin về chủ nhiệm đề
tài, về đơn vị chủ trì,v.v... để ngời sử dụng trao ®ỉi víi chđ nhiƯm cịng nh−
gióp ng−êi dïng tin cã nhiều thông tin hơn khi hợp tác với chủ nhiệm. Do số đề
tài ít, số chủ nhiệm ít và chủ yếu đều ở trong ngành thống kê nên việc thu thập

thêm các thông tin về chủ nhiệm có tính khả thi.

213


2. Xây dựng bộ tiêu chí để lập danh mục thông tin chủ yếu
các kết quả nghiên cứu khoa học thống kê
Muốn quản lý tốt các kết quả nghiên cứu phải xác định đợc nội dung
những thông tin chủ yếu (bộ tiêu chí) cần quản lý đối với một kết quả nghiên
cứu. Bộ tiêu chí về các kết quả nghiên cứu là những thông tin cơ bản nhất về một
đề tài nghiên cứu, qua những thông tin này, có thể có một cái nhìn toàn diện và
đầy đủ về kết quả nghiên cứu trên nhiều khía cạnh khác nhau. Cơ sở để xác định
những thông tin chủ yếu là căn cứ vào hồ sơ các kết quả nghiên cứu và yêu câù
quản lý đối với các kết quả này. Những tiêu chí đợc đề nghị nh vậy phải đáp
ứng cơ bản bốn yêu cầu sau :
- Yêu cầu tìm hiểu cơ bản nhất về một kết quả nghiên cứu của ngời dùng
- Yêu cầu quản lý đối với một kết quả nghiên cứu
- Yêu cầu lu trữ, quản lý các kết quả nghiên cứu của bộ khoa học công
nghệ môi trờng
- Phải có tính khả thi, nghĩa là dựa vào hồ sơ kết quả nghiên cứu và khai
báo thông tin chủ nhiệm khi đăng ký đề tài có thể thu thập những thông tin chủ
yếu đà đề nghị.
Dựa trên những tiêu chí đó tiến hành lập danh mục thông tin về các kết
quả nghiên cứu. Những thông tin chủ yếu có thể đợc thu thập dựa trên hồ sơ kết
quả nghiên cứu và một số ít thông tin cha có sẽ đợc thu thập bổ sung nh các
thông tin về chủ nhiệm đề tài. Hồ sơ của kết quả một đề tài bao gồm 7 t liệu đÃ
nêu trên.
Những thông tin do Phiếu đăng ký đề tài và Thuyết minh đề tài nghiên
cứu cung cấp là những thông tin không thay đổi và là những thông tin ban đầu
về một đề tài nghiên cứu. Vì vậy đối với một đề tài mới, có thể đa trớc những

thông tin này vào CSDL, còn những thông tin về kết quả đề tài sẽ đợc đa vào
sau khi đề tài đà hoàn thành và có Phiếu đăng ký kết quả. Cũng nh vậy, những
thông tin về chủ nhiệm, đơn vị chủ trì thờng là những thông tin đà biết trớc, vì
vậy có thể đa ngay vào CSDL đề tài. Rõ ràng là cơ sở dữ liệu kết quả nghiên
cứu không chỉ lu trữ và tìm kiếm kết quả nghiên cứu mà còn là một cơ sở dữ
liệu tác nghiệp theo dõi các nghiên cứu đang hoạt động.
214


Trên cơ sở những nguyên tắc đà nêu và những nguồn tài liệu đà có, đề tài
đề nghị một bộ tiêu chí giúp cho việc lập danh mục các kết quả nghiên cứu. Đây
là những thông tin chủ yếu nhất và cơ bản nhất về một kết quả nghiên cứu:
1. MÃ tài liệu
2. Dạng tài liệu
3. Vật mang tin
4. Tên đề tài (tên tài liệu)
5. Mục tiêu của đề tài
6. Chủ nhiệm
7. Cán bộ phối hợp
8. Đơn vị chủ trì
9. Địa chỉ ĐVCT
10. Số điện thoại
11. Fax
12. Email
13. Cơ quan phối hợp
14. Cơ quan chủ quản
15. Địa chỉ CQCQ
16. Số điện thoại
17. Fax
18. Email

19. Cấp đề tài
20. Chủ đề nghiên cứu
21. Lĩnh vực thống kê
22. Thuộc chơng trình
23. Thời gian bắt đầu

215


24. Thêi gian kÕt thóc
25. Sè trang tµi liƯu
26. XÕp loại kết quả đề tài
27. Số đăng kí kết quả
28. Ngày đăng kí kết quả
29. Từ khoá
30. Tóm tắt nội dung
31. Số hồ sơ tài liệu gốc
32. Nơi bảo quản tài liệu gốc
33. Bảo mật
34. Ngời nhập
35. Ngày tháng nhập
36. Ngày tháng chỉnh
Về chủ nhiệm, chủ đề nghiên cứu và lĩnh vực thống kê sẽ có những thông
tin cụ thể hơn ở dới.
Chủ đề nghiên cứu
Trong bản đăng ký đề tài nói chung của Bộ Khoa học Công nghệ Môi
trờng, loại hình nghiên cứu đợc phân ra làm ba loại: Nghiên cứu cơ bản,
nghiên cứu ứng dụng, triển khai thực nghiệm. Nếu đem phân loại này áp dụng
trong lĩnh vực thống kê thì các nghiên cứu chủ yếu thuộc loại hình nghiên cứu
ứng dụng, nếu vậy thì chung chung quá. Cũng nên nhấn mạnh rằng khoa học

thống kê có đặc thù riêng, vì vậy thay vì loại hình nghiên cứu chúng tôi đề nghị
một mục riêng cho vấn đề này, gọi là chủ đề nghiên cứu. Phơng pháp phân loại
chủ đề nghiên cứu dựa trên qui trình của công tác thống kê và xem xét chủ đề
mà hàng trăm đề tài đà đề cập. Sau khi cân nhắc chúng tôi đa ra bảng phân loại
các chủ đề nghiên cứu bao gồm 9 mục phục vụ cho việc phân loại các chủ đề
nghiên cứu của đề tài. Nhờ có phân loại chủ đề nghiên cứu mà ngời dùng có thể
biết đợc có bao nhiêu đề tài đà nghiên cứu về cùng một chủ đề nào đó, thí dụ
nh hệ thống chỉ tiêu chẳng hạn, và đó là các đề tài nào. Có thể có đề tài đề cập
216


đến một vài chủ đề nhng khi khai báo thông tin về chủ đề chỉ cần nêu chủ đề
chính.
Sau đây là 9 chủ đề :
1. Hệ thống chỉ tiêu, bộ chỉ tiêu thống kê
2. Hệ thống phân loại, danh mục trong thống kê
3. Chế độ báo cáo thống kê
4. Tổng điều tra, điều tra và điều tra chọn mẫu
5. Phơng pháp tính
6. Tổng hợp, phân tích, so sánh và dự báo thống kê
7. ứng dụng tin học trong công tác thống kê
8. Xây dựng hệ thống thông tin thống kê
9. Những vấn đề khác
Lĩnh vực thống kê
Trong phiếu đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học, lĩnh vực khoa học bao
gồm năm lĩnh vực: Tự nhiên, kỹ thuật công nghệ, nông nghiệp, y học, xà hội
nhân văn. Nếu theo phiếu đăng ký để phân loại thì các đề tài nghiên cứu khoa
học thống kê thờng đợc xếp vào lĩnh vực xà hội nhân văn, với thông tin này
ta không thể biết đợc một đề tài nghiên cứu cụ thể thuộc lĩnh vực thống kê nào.
Vì vậy cần phải có một bảng phân loại về lĩnh vực thống kê dù còn thô để giúp

cho việc phân loại đúng lĩnh vực thống kê của đề tài nghiên cứu. Nhờ phân loại
đó mà ng−êi dïng cã thÓ tra cøu xem trong mét lÜnh vực thống kê có bao nhiêu
đề tài đà nghiên cứu và đó là các đề tài nào. Ngoài ra, kết hợp với thông tin về
chủ đề nghiên cứu trong đề tài ngời dùng có thể biết đợc thí dụ trong lĩnh vực
Công nghiệp có những đề nào đà nghiên cứu về hệ thống chỉ tiêu. Do đó phân
loại đề tài nghiªn cøu theo mét sè tiªu chÝ thùc sù gióp cho ngời dùng nhanh
chóng tìm đến đúng đề tài mà mình cần tham khảo.
Sau đây là 12 lĩnh vực chính yếu:
1. Công nghiệp
2. Xây dựng cơ bản
217


3. Nông lâm nghiệp và thuỷ sản
4. Thơng mại giá cả và dịch vụ
5. Giao thông và bu điện
6. Lao động, dân số và việc làm
7. XÃ hội và môi trờng
8. Tài khoản quốc gia
9. ứng dụng công nghệ thông tin
10. Phơng pháp chế độ
11. Xây dựng và quản lý bộ máy thống kê
12. Những lĩnh vực khác về hệ thống thông tin thống kê
Chủ nhiệm đề tài
1. MÃ chủ nhiệm
2. Họ tên chủ nhiệm
3. Năm sinh
4. Nơi sinh
5. Giới tinh
6. Dân tộc

7. Đơn vị công tác
8. Địa chỉ cơ quan
9. Điên thoại cơ quan
10. Fax cơ quan
11. Email cơ quan
12. Địa chỉ liên hệ
13. Điện thoại riêng
14. Fax
15. Email
218


16. Chức danh công chức
17. Học vị cao nhất
18. Học hàm
19. Chuyên ngành đào tạo
20. Công việc chính đang làm
21. Chức vụ
22. Trình độ ngoại ngữ
23. Tình trạng hiện tại
24. Ngời nhập
25. Ngày tháng nhập
26. Ngày tháng chỉnh
3. Xây dựng CSDL các kết quả nghiên cứu
ã Xây dựng sơ đồ hệ thống
Dựa trên mục đích và bộ tiêu chí quản lý các kết quả nghiên cứu, tiến
hành xây dựng CSDL, có nghĩa là CSDL phải đáp ứng đợc các mục đích đề ra.
Vì vậy mô hình hệ thống cơ sở dữ liệu, quản lý và khai thác dữ liệu KQNC bao
gồm các thành phần sau :
- Cơ sở dữ liệu các kết quả nghiên cứu và danh mục

- Giao diện để quan sát và tra cứu thông tin, lập danh sách các đề tài
- Các giao diện để quan sát và tra cứu thông tin các bảng danh mục và mÃ
hoá
- Báo cáo một số thông tin chung về các kết quả nghiên cứu
- Các giao diện cập nhật CSDL

219


Dới đây là sơ đồ tổng quát về hệ thống
Ngời dùng

Giao diện quan sát,
tra cứu, lập d/s KQ
nghiên cứu

Giao diện
Cặp nhật DL
KQ nghiên

Các giao diện
quan sát tra cứu
DM

Cơ sở dữ liệu
Các KQ
nghiên cứu

Báo cáo một số
thông tin chung

về KQ NC

Giao diện
cặp nhật
DL DM

Ngời dùng,
ứng dụng

Ngời dùng
Đây là mô hình hệ thống tổng quát về cơ sở dữ liệu các kết quả nghiên
cứu. Xuất phát từ mô hình này chúng tôi sẽ thiết kế và cài đặt các thành phần của
hệ thống.
- CSDL Các kết quả nghiên cứu bao gồm các thông tin chủ yếu về các
KQNC, gồm bảng dữ liệu của các KQNC và một số bảng danh mục và mà hoá
- Giao diện quan sát và tra cứu lập danh sách kết quả nghiên cứu giúp
ngời dùng xem, tra cứu thông tin về các KQNC, lập danh sách KQNC theo một
yêu cầu nào đó
- Giao diện quan sát và tra cứu danh mục và mà hoá giúp ngời dùng xem
và tra cứu các thông tin về các bảng danh mục và mà hoá
- Báo cáo một số thông tin chung về KQNC là một số bảng thống kê đơn
giản về những khía cạnh chung nhất của các KQNC để ng−êi dïng tra cøu
220


- Giao diện cặp nhật CSDL các KQNC giúp cho việc sửa chữa, bổ xung
hoặc xoá các dữ liệu về KQNC
- Giao diƯn cỈp nhËt CSDL danh mơc gióp cho việc sửa chữa, bổ xung
hoặc xoá các dữ liệu về danh mục.
Ngoài ra CSDL các KQNC còn là nguồn dữ liệu để ngời sử dụng tra cứu

các thông tin theo nhu cầu riêng, hoặc các ứng dụng truy nhập vào để lấy các
thông tin phục vụ phân tích sâu thêm về nhiều mặt của các KQNC.
Việc liên kết và truy nhập vào các thành phần của hệ thống dựa trên một
hệ thống các menu, bao gồm một menu chính và ba menu con. HƯ thèng menu
gióp ta truy nhËp vµo các giao diện để thực hiện các chức năng của CSDL. Trong
mơc h−íng dÉn sư dơng CSDL cđa b¸o c¸o chính, sẽ giới thiệu kỹ hệ thống
menu này.
ã Thiết kế và cài đặt CSDL
ứng dụng mô hình quan hệ để thiết kế CSDL KQNC và định hớng cài đặt
trong môi trờng Access 2000. Access là một hệ thống CSDL văn phòng thông
dụng, nhiều ngời biết và dễ sử dụng.
Sử dụng các bớc thiết kế và chuẩn hoá dữ liệu, đà phân tích nguồn dữ liệu
các KQNC thành một số bảng sau:
- Bảng thông tin về KQNC
Bảng này bao gồm toàn bộ thông tin chủ yếu về các kết quả nghiên cứu,
khoá chính là Ma tai lieu.
- Một số bảng danh mục: Danh mục chủ nhiệm đề tài, Danh mục chủ ®Ị
nghiªn cøu, danh mơc lÜnh vùc thèng kª, danh mơc cơ quan chủ quản, danh mục
đơn vị chủ trì.
Chúng là các bảng riêng rẽ, mỗi danh mục là một bảng.
ã Thiết kế các giao diện quan sát và tra cứu dữ liệu
Mục đích của giao diện là xem và tra cứu dữ liệu, lập danh sách dữ liệu.
Sử dụng phơng pháp thiết kế Form để thiết kế giao diện KQNC và các giao diện
danh mục. Giao diện không cho phép cặp nhật dữ liệu. Giao diện KQNC chứa tất
221


cả thông tin của một kết quả nghiên cứu và các thông tin về chủ nhiệm của đề tài
đó. Các giao diện danh mục chứa các danh mục và mà hoá của chúng.
Có thể di chuyển trong form để xem bất cứ thông tin nào của đối tợng, và

cũng có thể tìm kiếm bất kỳ đối tợng nào dựa trên những thông tin cơ bản về
chúng, có thể lọc một danh sách đối tợng theo những điều kiện lọc nhất định từ
những thông tin cơ bản.
Ngoài ra có thể in thông tin của đối tợng hoặc danh sách đối tợng, hoặc
chuyển các thông tin cơ bản của đối tợng sang Word hoặc Excel.
ã Thiết kế giao diện cập nhật cơ sở dữ liệu
Việc cập nhật cơ sở dữ liệu KQNC cũng thông qua các giao diện (Form).
Gồm một form để cập nhật các thông tin cơ bản về KQNC và các Form còn lại
để cập nhật các thông tin về danh mục. Việc thiết kế các Form này cũng tơng tự
nh các form quan sát và tra cứu dữ liệu.
Việc cập nhật đợc tiến hành trên ba mặt:
- Sửa đổi dữ liệu. Khi cần phải sửa chữa dữ liệu hoặc thay thế những dữ
liệu cũ của đối tợng bằng dữ liệu mới thu đợc. Nếu mà danh mục trong các
bảng danh mục thay đổi thì nó cũng tự động đợc cập nhật trong bảng KQNC.
- Xoá dữ liệu. Có thể xoá một đối tợng (một bản ghi) ra khỏi bảng.
- Thêm dữ liệu. Khi cần bổ xung một KQNC hoặc một danh mục mới nào
đó vào cơ sở dữ liệu, tiến hành nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu qua form tơng
ứng.
ã Thiết kế một số báo cáo chung về kết quả nghiên cứu
Giao diện quan sát và tra cứu dữ liệu, lập danh sách KQNC cho phép xem
và tra cứu thông tin từng KQNC, hoặc lập danh sách một số KQNC thoả mÃn
một điều kiện nào đó. Còn ngợc lại báo cáo một số thông tin chung về KQNC
cho ta biết một số thông tin số lợng về các mặt chung nhất của KQNC hiện có
trong cơ sở dữ liệu. Những thông tin này giúp ngời dùng nắm đợc thực trạng
các KQNC đến thời điểm hiện tại. Những phân tích sâu hơn về KQNC, ngời
dùng có thể tự mình thực hiện qua các phơng tiện của Access nh câu hỏi và

222

báo cáo, hoặc lập các ứng dụng trên các phần mềm truy nhập vào CSDL để lấy
dữ liệu phân tích.
Gồm cã mét sè b¸o c¸o sau:
- Tỉng sè KQNC
- Sè KQNC của các đơn vị
- Số KQNC phân theo chủ đề nghiên cứu
- Số KQNC phân theo lĩnh vực thống kê
- Số KQNC bắt đầu ở các năm
- Số KQNC kết thúc ở các năm
- Số KQNC theo kết quả xếp loại
- Số KQNC đợc cấp đăng ký KQ
- Số KQNC phân theo chủ nhiệm đề tài
- Số KQNC phân theo giíi tÝnh cđa chđ nhiƯm
- Sè KQNC ph©n theo chức danh công chức của chủ nhiệm
- Số KQNC phân theo học vị của chủ nhiệm
- Số KQNC phân theo chức vụ của chủ nhiệm
Kết luận và kiến nghị
Đề tài ®· tu©n thđ theo mơc ®Ých ®Ị ra, tõ ngn dữ liệu hồ sơ các kết quả
nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chí để lập danh mục thông tin quản lý đối với các
KQNC và trên cơ sở đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu KQNC, xây dựng giao
diện giúp cho việc quan sát, tra cứu, tìm kiếm dữ liệu và lập danh sách KQNC.
Thiết lập một số báo cáo thông tin chung về tình hình KQNC. Đồng thời cũng
lập các giao diện để cập nhật các KQNC và các danh mục mà hoá. Ngoài ra
ngời sử dụng và các ứng dụng (nh SPSS hoặc Excel) còn có thể truy nhập trực
tiếp vào CSDL để lấy thông tin theo yêu cầu hoặc phục vụ cho phân tích sâu
thêm.
Cơ sở dữ liệu KQNC đợc cài đặt trong môi trờng Access là một cơ sở dữ
liệu văn phòng nằm trong bộ Office khá thông dụng, quen thuộc với nhiều ngời.
223

Việc khai thác và cập nhật CSDL này thông qua một hệ thống menu thuận tiện
và dễ sử dụng. Các giao diện đa năng vừa giúp cho quan sát trực tiếp dữ liệu, vừa
giúp cho tìm kiếm dữ liệu và hiện kết quả. Trong quá trình xây dựng tính nhất
quán toàn vẹn tham chiếu của CSDL luôn luôn đợc tôn trọng.
Sau đây là một vài kiến nghị:
Cơ sở dữ liệu KQNC đà hoàn thành, mong sớm đa vào sử dụng phục vụ
cho quản lý và khai thác. Trớc mắt cần lập danh mục thông tin KQNC của từng
năm trớc đây và nạp vào CSDL, đồng thời sắp xếp tài liệu gốc có hệ thống và
đánh số để một khi có yêu cầu tra cứu thì tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng.
Những tài liệu gốc nào xuống cấp thì nhanh chóng khôi phục, những bản viết tay
trớc đây thì nên đánh máy. Những kết quả nghiên cứu mới thì nên cập nhật
ngay vào CSDL, kể cả những đề tài mới bắt đầu triển khai có thể cập nhật ngay
một số thông tin ban đầu về đề tài, và sẽ bổ sung đầy đủ khi hoàn thành.
Đây là lần đầu tiên xây dựng cơ sở dữ liệu các KQNC, mặc dù đà rất cố
gắng nhng chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót, trên cả hai phơng diện xác
định nội dung thông tin cần quản lý và xây dựng CSDL.

224