Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Giáo

Luận văn
Hồn thiện cơng tác kế tốn thành
phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác
định kết quả tiêu thụ thành phẩm với
việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản
phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục


Mục lục
Mục lục

1

Danh mục các từ viết tắt.

3

Lời mở đầu

4

Phần I: Thực trạng cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà
xuất bản Giáo dục

6

I. Khái quát chung về Nhà xuất bản Giáo dục.

6

1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục.

6

2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý Nhà
xuất bản Giáo dục.

8

2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.

8

2.2. Tổ chức bộ máy quản lý.

10

3. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn.

14

3.1. Những thơng tin chung về cơng tác kế tốn.

14

3.2. Tổ chức bộ máy kế tốn.

16

4. Tình hình sản xuất kinh doanh và phương hướng hoạt động trong những
năm tới.

II. Thực trạng cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại
Nhà xuất bản Giáo dục.
1. Đặc điểm thành phẩm và công tác tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản
Giáo dục.

17

20

20

1.1. Đặc điểm thành phẩm.

20

1.2. Đặc điểm của công tác tiêu thụ thành phẩm.

21

2. Các phương thức tiêu thụ và thủ tục chứng từ kế toán tiêu thụ.

21

2.1. Các phương thức tiêu thụ sách giáo khoa.

21

2.2. Kế toán thành phẩm.

22

a. Nhập kho thành phẩm.

22

b. Xuất kho thành phẩm.

23

2.3. Hạch toán chi tiết thành phẩm.

26

2.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm.

32

3. Nội dung hạch toán tiêu thụ SGK tại Nhà xuất bản Giáo dục.

34


3.1. Nội dung hạch toán giá vốn hàng bán.

34

a. Phương pháp tính giá vốn hàng bán.

34

b. Hạch tốn chi tiết giá vốn hàng bán.

35

c. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán.

37

3.2. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ.

39

a. Phương pháp xác định doanh thu và các khoản giảm trừ.

39

b. Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.

40

c. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ.

44

3.3. Hạch toán các khoản thanh toán với người mua.

47

a. Hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với người mua.

47

b. Hạch toán tổng hợp các khoản thanh toán với người mua.

49

4. Hạch toán kết quả tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục.

52

4.1. Hạch tốn chi phí bán hàng.

52

4.2. Hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.

55

3. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh.

58

4. Hệ thống sổ kế toán báo cáo kế toán với việc nâng cao hiệu quả quản trị
của Nhà xuất bản Giáo dục.
Phần II: Phương hướng và giải pháp hồn thiện kế tốn thành phẩm, tiêu thụ thành
phẩm và xác định kết quả kinh doanh với việc nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp.

I. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế tốn thành phẩm và
tiêu thụ thànhphẩm.
1. Phân tích tình hình tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục trong những năm

qua.

62
64
64

64

1. Ưu điểm.

64

2. Nhược điểm.

65

II. Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn thành phẩm và
tiêu thụ thành phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp.

66

1. Mở Sổ Nhật ký bán hàng.

67

2. Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.

69

3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

69

Kết luận

70


Danh mục các từ viết tắt.

NXB: Nhà xuất bản.
SGK: Sách giáo khoa.
STK: Sách tham khảo.
TBTH: Thiết bị trường học.
KT: Kế toán.
TSCĐ: Tài sản cố định.
SX: Sản xuất.
BCKQKD: Báo cáo kết quả kinh doanh.
BCĐKT: Bảng cân đối kế toán.
BCTC: Báo cáo tài chính.
BCQT: Báo cáo quản trị.
GTGT: Giá trị gia tăng.
HĐ: Hoá đơn.


Lời mở đầu
Trong nền kinh tế thị trường dù có cạnh tranh tự do hay có sự điều tiết của
Nhà nước thì vẫn ln có sự cạnh tranh lành mạnh trong mọi lĩnh vực hoạt động.
Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì sự cạnh tranh lành mạnh điều
kiện và mục tiêu cho các doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Thị trường cạnh tranh

lành mạnh luôn là một môi trường công bằng, muốn vậy các doanh nghiệp luôn
phải quan tâm tổ chức sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao để có thể vượt qua
các đối thủ cạnh tranh.
Chính vì vậy đẩy mạnh sản xuất và tiêu thụ sản phẩm luôn là vấn đề sống cịn
đối với mỗi doanh nghiệp. Có tiêu thụ được sản phẩm thì các doanh nghiệp mới có
thể bù đắp được những chi phí bỏ ra và có điều kiện tái mở rộng sản xuất, nâng cao
tích luỹ cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên.
Để làm tốt công tác tiêu thụ sản phẩm, việc tổ chức hạch toán kế tốn thành
phẩm và trong khâu tiêu thụ là vơ cùng quan trọng. Ngoài việc áp dụng đầy đủ các
nguyên lý kế tốn, những chính sách, những chế độ tài chính của Nhà nước hiện
hành thì cịn phải vận dụng một cách sáng tạo các chính sách chế độ đó vào điều
kiện của đơn vị mình.
Trước tầm quan trọng đó, sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản
Giáo dục, nhận thấy được những ưu điểm cũng như khó khăn cịn tồn tại trong cơng
tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục em xin
chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và
xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản
phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục” để nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài này em sẽ
đi sâu vào việc tiêu thụ sách giáo khoa từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hồn
thiện hơn cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Nhà xuất bản
Giáo dục.
Chuyên đề bao gồm hai phần:

- Phần I: Thực trạng cơng tác kế tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác
định kết quả tiêu thụ tại Nhà xuất bản Giáo dục.


- Phần II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ
thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh với việc nâng cao lợi nhuận doanh
nghiệp.

Phần I: Thực trạng cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại
Nhà xuất bản Giáo dục
I. Khái quát chung về Nhà xuất bản Giáo dục.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục.
Nhà xuất bản Giáo dục tiền thân là Ban Tu thư và tổ in được thành lập ngay từ
những ngày đầu giải phóng. Để phục vụ cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ hai và
nhu cầu phát triển lâu dài của ngành giáo dục, được phép của Chính Phủ, ngày 10
tháng 5 năm 1957 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Nguyễn Văn Huyên đã ký Nghị định số
398/NĐ thành lập Nhà xuất bản giáo dục kể từ ngày 1 tháng 6 năm 1957.
Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Giáo dục có thể chia thành các
giai đoạn sau:
Những năm đầu mới thành lập (1957 – 1963): Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu
làm công việc tiếp nhận bản thảo, biên tập kỹ thuật, gia công in và giao cho Sở phát
hành Tu thư (Cục xuất bản – Bộ văn hố) phân phối, chưa có đủ điều kiện để biên
tập nội dung bản thảo. Từ năm 1960 – 1962 Nhà xuất bản giáo dục đã xuất bản bộ
sách giáo khoa (SGK) cấp 2, cấp 3 theo hệ thống giáo dục 10 năm. Thời kỳ này,
Nhà xuất bản Giáo dục cũng cho xuất bản bộ sách bổ túc văn hố và giáo trình Đại
học (dùng cho các trường Sư phạm, Bách khoa, Tổng hợp), sách trung học sư phạm
hệ 7+2 và một số sách tham khảo. Phục vụ cho cuộc cải cách giáo dục lần thứ 2,
Nhà xuất bản Giáo dục đã xuất bản trên 200 tên sách với gần 2 triệu bản sách các
loại thuộc đủ các cấp học, ngành học.
Giai đoạn hoạt động xuất bản trong thời kỳ đầu của cuộc kháng chiến chống
Mỹ cứu nước (1964 – 1971):
Nhà xuất bản giáo dục đã được bổ sung nhiều cán bộ có năng lực và có đủ
điều kiện hồn thành nhiệm vụ của mình. Với số lượng từ 200 đến 300 tên sách,
18.000.000 bản sách được xuất bản phát hành hàng năm Nhà xuất bản Giáo dục đã
phục vụ phong trào “dạy tốt, học tốt” của tồn ngành, và từng bước khẳng định
được vị trí của mình.

Giai đoạn sáp nhập vào Cục xuất bản giáo dục (1971 – 1977): Tháng 9 - 1971,
Bộ trưởng Bộ Giáo dục quyết định sáp nhập Nhà xuất bản Giáo dục vào Cục Xuất
bản Giáo dục. Đây là thời gian mà nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của Nhà xuất
bản Giáo dục bị thu hẹp lại chỉ còn chức năng tổ chức, biên soạn, biên tập, nội dung
sách tham khảo, từ điển và sách học tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, Nhà xuất bản
Giáo dục vẫn phát huy và đã đạt được kết quả điển hình như việc xuất bản bộ SGK
theo hệ thống giáo dục 10 năm cho vùng giải phóng miền Nam, số lượng sách phát
hành hàng năm bình quân là hơn 20 triệu bản. Tháng 8-1977, Bộ Giáo dục quyết
định tách Nhà xuất bản Giáo dục ra khỏi Cục Xuất bản, thành lập một Nhà xuất bản
độc lập và giữ nguyên tên Nhà xuất bản Giáo dục.
Giai đoạn phục vụ cải cách giáo dục lần thứ ba – hoàn thành thay SGK cho
cấp 1 (1978 - 1986): Ngày 7/1/1978, hợp nhất Trung tâm Biên soạn cải cách giáo
dục với Nhà xuất bản Giáo dục. Năm 1979 Bộ Giáo dục thành lập chi nhánh Nhà
xuất bản Giáo dục tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là thời kỳ Nhà xuất bản Giáo
dục có nhiều đóng góp to lớn cho sự nghiệp giáo dục của đất nước. Song song với
việc tổ chức và biên soạn, xuất bản SGK cải cách giáo dục, Bộ Giáo dục còn giao
cho Nhà xuất bản Giáo dục các nhiệm vụ khác như: Tổ chức biên soạn, in SGK
giúp Campuchia, tổ chức biên soạn và in SGK phục vụ cho công việc phổ cập cấp I
ở miền núi và vùng gặp nhiều khó khăn.
Thời kỳ đổi mới và phát triển (1987 đến nay): Chỉ tính trong ba năm đầu đổi mới
(1987-1989), Nhà xuất bản Giáo dục đã thực hiện được 1253 tên sách với
113.492.501 bản sách.
Theo quyết định số 1340/TCCP của Bộ Giáo dục và Đào tạo ngày 7/7/1992, Nhà
xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp hợp nhất với Nhà xuất bản Giáo dục
thành nhà xuất bản mới mang tên Nhà xuất bản Giáo dục. Ngồi ra, Nhà xuất bản
Giáo dục cịn được tăng cường bằng việc sát nhập các đơn vị chức năng khác thuộc
ngành giáo dục và đào tạo như:

- Công ty Phát hành sách giáo khoa Trung Ương (1998).
- Công ty vật tư (1998).

- Bộ phận chỉ đạo phát hành và thư viện trường học (1998).
- Nhà máy in Diên Hồng (1991).
- Báo Toán học tuổi trẻ (1991).


- Nhà máy in Sách giáo khoa (1995).
- Trung tâm nghe nhìn giáo dục (1996).
- Trung tâm bản đồ và tranh ảnh Giáo dục (1996).
- Trung tâm khoa học và công nghệ sách giáo khoa (1996).
Bên cạnh hoạt động xuất bản, Nhà xuất bản Giáo dục còn được Bộ Giáo dục
và Đào tạo giao nhiệm vụ giúp Bộ chỉ đạo công tác phát hành và thư viện trường
học. Mặc dù có nhiều khó khăn như phải biên soạn sách giáo khoa dựa trên một
chương trình chưa thật hồn chỉnh, có lúc phải chờ để bàn lại hệ thống giáo dục; đội
ngũ tác giả thiếu; vốn sản xuất thiếu; giá giấy tăng đột biến; giá sách giáo khoa thay
đổi vì đầu vào biến động; sáp nhập nhiều đơn vị vào tạo nên bộ máy cồng kềnh;
năng suất lao động thấp, nhưng Nhà xuất bản Giáo dục đã vượt qua khó khăn và đạt
được một số thành tích đáng kể, đóng góp tích cực vào cơng cuộc cải cách giáo dục.
Trong q trình xây dựng và phát triển, Nhà xuất bản Giáo dục ln ln thực hiện
tốt nhiệm vụ chính trị của mình, lấy phục vụ làm mục tiêu, kinh doanh là phương
tiện để phục vụ mục tiêu đó, ln có ý thức nâng cao chất lượng, giảm giá thành sản
phẩm, bảo toàn và phát triển vốn. Nhà xuất bản Giáo dục đã thường xuyên vượt các
chỉ tiêu kế hoạch được giao xứng đáng với các tặng thưởng cao quí của Nhà nước:

- Hai Huân chương lao động Hạng Ba.
- Một Huân chương lao động Hạng Nhất.
- Một Huân chương độc lập Hạng Ba.
- Một Huân chương độc lập Hạng Nhì.
2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý Nhà xuất
bản Giáo dục.
2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.

Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ phát triển của ngành, căn cứ vào mục
tiêu kế hoạch của Nhà nước, căn cứ vào nhu cầu từ các địa phương, Nhà xuất bản
Giáo dục xây dựng kế hoạch xuất bản – phát hành SGK và các loại sách phục vụ
cho ngành học trong cả nước. Mục tiêu là đáp ứng đủ yêu cầu về số lượng, đảm bảo
về nội dung và hình thức, và phục vụ kịp thời gian.


Trên cơ sở kế hoạch xuất bản - tiêu thụ Nhà xuất bản Giáo dục lập các phương
án về vốn, vật tư phục vụ cho tiến độ sản xuất. Sau đó, Nhà xuất bản Giáo dục tổ
chức điều hành phân phối sách cho các địa phương theo hợp đồng đã ký.
Tổ chức sản xuất của Nhà xuất bản Giáo dục gắn liền với quy trình cơng nghệ:
từ bắt đầu tổ chức đội ngũ tác giả; tổ chức biên soạn; tổ chức biên tập nội dung;
biên tập kỹ, mỹ thuật; chế bản; tổ chức in sách và phát hành sách về tới địa phương.
Quy trình cơng nghệ xuất bản sách giáo khoa là một quy trình gồm nhiều giai
đoạn:
Giai đoạn làm bản thảo:
Trên cơ sở đề cương sách đã được Bộ duyệt (nếu là sách giáo khoa) hoặc Nhà
xuất bản Giáo dục duyệt (nếu là sách tham khảo), Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức ký
hợp đồng viết sách với tác giả và theo dõi tiến độ đảm bảo hoàn thành bản thảo
đúng thời hạn.
Khi đã có bản thảo, Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức biên tập vòng 1: biên tập
viên đọc và đánh giá về chất lượng nội dung (bản thảo có đúng với đề cương đã
được duyệt khơng, về quan điểm chính trị, nội dung khoa học, bố cục nội dung, văn
phong, tính sư phạm đã đạt yêu cầu chưa) và làm phiếu biên tập ghi rõ những nội
dung trên, đề nghị những vấn đề cần góp ý (bản thảo được các chuyên gia đọc góp
ý). Sau đó biên tập viên làm tờ trình lên Tổng biên tập xin duyệt và bản thảo được
đưa đánh máy.
Bản thảo đã đánh máy được đưa vào biên tập vòng 2: biên tập sẽ sửa bản thảo
theo những ý kiến đã đóng góp, sửa câu chữ, lỗi chính tả và morat cho sạch. Khi
bản thảo đã đạt yêu cầu thì làm phiếu biên tập vịng 2, có ghi đầy đủ những thay đổi

đã được thực hiện và gửi kèm các phiếu đọc góp ý, phiếu u cầu chế bản, làm hình
minh hoạ... trình Tổng biên tập duyệt. Nếu Tổng biên tập thấy chưa đạt thì phải biên
tập vịng 3, nếu bản thảo đạt yêu cầu rồi thì Tổng biên tập ký đưa vào sản xuất. Bản
thảo được ký đưa vào sản xuất gọi là bản thảo gốc.
Bản thảo gốc được chuyển sang Trung tâm Chế bản - Đồ hoạ để lên bản can và
phim cả hình và chữ. Biên tập viên đọc lại bản can, phim lần cuối để ký đưa in.
Giai đoạn in sách:
Do số lượng in lớn, chỉ một số đầu sách được in tại các nhà in trực thuộc Nhà
xuất bản Giáo dục (nhà in Diên Hồng, nhà in Sách giáo khoa Đơng Anh), số cịn lại


được th gia cơng in tại các xí nghiệp in ngồi. Nhà xuất bản Giáo dục vẫn kiểm
sốt về chất lượng in và điều hồ cơng việc giữa các nhà in để đảm bảo tiến độ. In
xong, sách được nhập vào kho của Nhà xuất bản Giáo dục.
Giai đoạn phát hành sách:
Sách được bán phần lớn cho các Công ty sách và thiết bị trường học theo hợp
đồng của các cơng ty đó với Nhà xuất bản Giáo dục. Một số ít được bán lẻ cho các
trường học và các cửa hàng giới thiệu sách của Nhà xuất bản Giáo dục. Nhà xuất
bản Giáo dục phải đảm bảo có đủ sách và đồng bộ cho các Công ty sách – Thiết bị
trường học theo đúng hợp đồng đã ký kết. Các công ty sách phải đảm bảo đủ sách
cho học sinh trong phạm vi mình quản lý và thanh tốn cơng nợ đúng hạn với Nhà
xuất bản Giáo dục.

Quy trình làm sách tại Nhà xuất bản Giáo dục
Bản thảo thô

Làm hình

Thẩm định
Làm bìa

Biên tập

K/tra can, ký in

Đánh máy
Th gia cơng in
Biên tập vòng 2
K/tra chất lượng
Biên tập vòng 3
Nhập kho

Chế bản
Phát hành

2.2. Tổ chức bộ máy quản lý.


Nhà xuất bản Giáo dục có cơ chế quản lý như một tổng công ty, gồm nhiều
đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc có chức năng và quyền hạn về kinh doanh,
đều có con dấu riêng và tài khoản riêng tại Ngân hàng.
Nhà xuất bản Giáo dục có các chi nhánh tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí
Minh, các Nhà xuất bản Giáo dục miền Trung và miền Nam có tổ chức như Nhà
xuất bản Giáo dục miền Bắc: có Giám đốc chi nhánh, Kế tốn trưởng và các Trưởng
phòng ban.
Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục được tổ chức dọc theo cơ cấu chức
năng như sau:
Ban Giám đốc gồm: Tổng Giám đốc, 3 Phó Tổng giám đốc và 1 Kế tốn trưởng.
- Tổng Giám đốc Nhà xuất bản Giáo dục do Bộ trưởng Bộ GD-ĐT ký quyết
định bổ nhiệm. Là người chịu trách nhiệm trước Bộ về mọi mặt hoạt động kinh

doanh của Nhà xuất bản Giáo dục, quản lý tài sản và vốn được giao. Quyết định
phương hướng nhiệm vụ xuất bản, kế hoạch in ấn, kế hoạch phát hành sách và các
xuất bản phẩm khác, trực tiếp giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc, quyết định
kế hoạch tài chính và chỉ đạo trực tiếp cơng tác tài chính trong tồn Nhà xuất bản
Giáo dục.
- Phó Tổng Giám đốc - Tổng biên tập lãnh đạo trực tiếp khối biên tập, cùng
với Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng chính trị, tư tưởng,
khoa học, nghệ thuật của các xuất bản phẩm. Tổ chức công tác biên soạn, biên tập
của toàn Nhà xuất bản Giáo dục, ký hợp đồng kinh tế đối với tác giả, chỉ đạo nội
dung tuyên truyền quảng cáo cho các xuất bản phẩm đã và sẽ xuất bản.
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách phát hành chỉ đạo công tác phát hành và
công tác nội chính bao gồm Trung tâm phát hành sách giáo dục, Phịng Hành chính
- Quản trị, tổ chức tun truyền giới thiệu sách. Ký hợp đồng kinh tế với các công
ty sách, các hợp đồng liên doanh phát hành và các hợp đồng kinh tế, dịch vụ, lao vụ
khác.
- Phó Tổng Giám đốc phụ trách in chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện kế
hoạch sản xuất, khai thác năng lực các nhà in, đảm bảo tổ chức in đủ số lượng, đúng
chất lượng, đúng thời gian các xuất bản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục. Tổ chức
phối hợp cơng nghệ, thống nhất tồn Nhà xuất bản Giáo dục về bản thảo, maket,


chất lượng và kỹ thuật in. Ký các hợp đồng về in, ký các lệnh xuất vật tư giấy bìa
đúng chủng loại đưa vào sản xuất.
- Kế tốn trưởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý, sử dụng, điều hành
các loại vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đề xuất cơ chế, chính sách và tổ chức thực
hiện các chủ trương về giá sách, giá cơng in, phí phát hành, cơ chế thanh tốn... Có
trách nhiệm đề xuất và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính và kinh doanh của
toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Thẩm kế và kiểm tra các khoản chi tiêu trước khi trình
Giám đốc ký duyệt. Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản
vật tư, tiền vốn, các định mức, các dự tốn c hi phí sản xuất, chi phí quản lý, chi phí

xây dựng cơ bản...Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn
vị cấp dưới gửi lên. Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ Nhà xuất bản Giáo dục
và trong các đơn vị trực thuộc. Chỉ đạo, kiểm tra, bồi dưỡng nghiệp vụ bộ máy kế
tốn, cơng tác hạch toán của Nhà xuất bản Giáo dục và các đơn vị trực thuộc.
Cùng với Ban Giám đốc, Khối biên tập, Khối sản xuất – phát hành, Khối quản
lý tổng hợp được tổ chức theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh và chịu sự lãnh đạo
trực tiếp của ban Giám đốc và trợ giúp cho ban lãnh đạo chỉ đạo hoạt động sản xuất
kinh doanh.
Khối biên tập gồm có: Ban thư ký biên tập, các Ban biên tập chuyên mơn, Trung
tâm Chế bản - Đồ hoạ, Phịng Thư viện - Tư liệu.
Khối Sản xuất - Phát hành gồm có Phòng Vật tư, Phòng Quản lý in, và Trung tâm
phát hành sách giáo dục
Khối Quản lý - Tổng hợp gồm có: Phịng Kế hoạch - Tổng hợp, Phịng Tổ chức Lao động - Tiền lương, Phịng Hành chính - Quản trị, Phịng Kế tốn - Tài vụ.
Bộ máy quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục được biểu diễn qua sơ đồ sau:


Sơ đồ quản lý Nhà xuất bản Giáo dục (phía Bắc)
Giám đốc

Phó GĐ
Tổng Biên
Tập

Phó GĐ
Phát hành

TT Phát hành
Phịng HCQT
Báo Tốn học
và Tuổi trẻ

Ban Thư ký
TT Chế bản-Đồ
Ban Văn
Ban Tiếng

Phó GĐ
Phụ trách
in

Ban Sử - Địa

TT Khoa học
CN SGK
Phòng Quản lý

Ban Giáo dục
Tủ sách Văn
học

Kế tốn
trưởng

Phịng kế
tốn tài vụ

Ban Ngoại ngữ
Ban Mẫu giáo
Ban Tốn
Ban Lý

Ban Hố
Ban Sinh

Phịng Kế
hoạch Tổng
Phịng Tổ chức
- Lao động Tiền lương


Quan hệ chỉ đạo, điều hành
Quan hệ phối hợp

3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn.
3.1. Những thơng tin chung về cơng tác kế tốn.
Niên độ kế tốn được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến
ngày 31/12. Kỳ kế tốn của doanh nghiệp được tính theo tháng. Nhà xuất bản Giáo
dục tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, SGK là mặt hàng khơng
chịu thuế.
Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời nhằm phục vụ cho việc ra
quyết định của Ban Giám đốc và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của các
chi nhánh và đơn vị trực thuộc, Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng phần mềm kế tốn
trên máy vi tính. Đây là chương trình kế toán được soạn thảo riêng và được nối
mạng với 2 chi nhánh và tất cả các đơn vị trực thuộc. Chương trình cho phép cập
nhật số liệu vào từ các hoá đơn, chứng từ của Nhà xuất bản Giáo dục. Sau đó qua hệ
thống xử lý thơng tin tự động của phần mềm kế tốn, các thơng tin trên các hoá đơn
chứng từ đầu vào sẽ tự động cập nhật vào các Sổ chi tiết, các Sổ tổng hợp. Cuối kỳ,
khi kế toán tiến hành khoá sổ, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các Báo cáo tài
chính và Báo cáo quản trị. Bên cạnh phần mềm kế toán được sử dụng, kế tốn cịn
sử dụng phần mềm office để lập các Báo cáo tài chính đúng mẫu của Bộ Tài chính.
Phần mềm kế tốn tại Nhà xuất bản Giáo dục luôn được nâng cấp, điều chỉnh kịp

thời để phù hợp với chế độ mới.
Hệ thống chứng từ kế toán: hệ thống chứng từ kế toán Nhà xuất bản Giáo
dục đang áp dụng đều tuân thủ những qui định của Vụ chế độ kế tốn Bộ Tài chính.


Mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều được lập theo đúng mẫu, phương
pháp tính tốn và nội dung ghi chép.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hệ thống
tài khoản kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết
định số 1141/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính- Đã sửa đổi bổ
sung). Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Nhà xuất
bản Giáo dục đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh
doanh của mình. Hệ thống tài khoản kế tốn được thống nhất với hai chi nhánh và
các đơn vị trực thuộc.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Nhà xuất bản Giáo dục đăng ký áp dụng
hình thức kế tốn “Nhật ký chung”, tuy nhiên để tiện cho việc quản lý trong qui mơ
sản xuất lớn kế tốn Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng thêm chứng từ ghi sổ và sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại nghiệp vụ giúp thuận lợi cho công tác quản lý
(kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần thiết). Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại
Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm:

-

Sổ nhật ký chung.

-

Sổ chi tiết.

- Sổ cái.

- Ngồi ra cịn có Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Báo cáo kế toán tài chính: Báo cáo tài chính mà Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng
là những báo cáo bắt buộc bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngồi ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo,
điều hành của Ban giám đốc, Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng một số báo cáo
sau:
- Báo cáo nhanh về doanh thu.
- Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung
cấp.
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Báo cáo tình hình sử dụng vật tư.


- Báo cáo chi tiết giá thành từng cuốn sách (cuối năm).
- Báo cáo về sách nhập theo các nguồn.
Việc tổ chức báo cáo kế tốn tài chính ở Nhà xuất bản Giáo dục do kế toán
tổng hợp làm theo đúng những qui tắc, phương pháp lập mà Bộ Tài chính ban hành
và hướng dẫn.
Để đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo tồn vốn và sử dụng vốn đúng mục
đích, vận dụng đúng chế độ, qui định của Nhà nước trong cơng tác tài chính kế tốn,
phịng Kế tốn - Tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục với tư cách là một công cụ quản
lý đã tổ chức tốt cơng tác kế tốn, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách tài
chính. Hoạt động kế tốn ở Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng bám sát q trình
kinh doanh đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, kịp thời chính xác phục vụ cho cơng
tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh.
3.2. Tổ chức bộ máy kế tốn.
Nhà xuất bản Giáo dục có quy mơ kinh doanh lớn gồm nhiều đơn vị trực

thuộc nên tổ chức cơng tác kế tốn vừa phân tán (mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ
phận kế tốn riêng), vừa tập trung (phịng Kế tốn- Tài vụ làm cơng tác kiểm tra,
theo dõi, tổng hợp tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc đó).
Tham gia bộ máy kế tốn của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm 15 thành viên
đứng đầu là Kế tốn trưởng và Trưởng phịng kế tốn.
- Kế tốn trưởng là người chỉ đạo tồn diện cơng tác kinh tế tài chính, thơng tin
kinh tế và hệ thống kinh tế của Nhà xuất bản Giáo dục như đã nêu ở phần trên.
- Trưởng phịng kế tốn là người chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên mơn
của các bộ phận kế tốn, về việc chấp hành chế độ tài chính. Trưởng phịng cũng là
người điều hành chung cơng việc của phịng để phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh
doanh dưới góc độ tài chính.
- Phó phịng kế tốn giải quyết những vấn đề liên quan đến vốn kinh doanh, phụ
trách phần kế toán tổng hợp, theo dõi và làm các báo biểu tổng hợp, cung cấp các số
liệu kế tốn tổng hợp và phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của từng
thời kỳ. Tổ chức cơng việc ở phịng kế tốn tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục được
phân thành nhóm gắn với công việc cụ thể.


Giúp việc cho Kế tốn trưởng, Trưởng phịng, Phó phịng kế tốn là 12 nhân viên kế
tốn có nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán theo sự phân cơng của Kế tốn
trưởng và cùng thực hiện các nhiệm vụ của bộ máy kế toán.
Song song với việc qui định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế tốn,
trong bộ phận ln có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hồn thành tốt cơng việc
được giao. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quan hệ của bộ máy kế toán:

Sơ đồ bộ máy kế toán Nhà xuất bản Giáo dục
KT tiền mặt
KT ngân hàng
KT vật tư
KT công cụ dụng cụ

Trưởng phòng

KT tiền lương & bảo hiểm XH
KT tạm ứng

KT trưởng
KT nhuận bút

Phó phịng

KT cơng nợ nội bộ kiêm TSCĐ
KT tiêu thụ
KT công nợ và giấy in


4. Tình hình sản xuất kinh doanh và phương hướng hoạt động trong những
năm tới.
Là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Nhà xuất bản Giáo
dục là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng là SGK, sách tham khảo,
các tạp chí chuyên ngành, tem … là những mặt hàng có thị trường ổn định khơng bị
ảnh hưởng của thời tiết và mơi trường. Vì vậy, hoạt động sản xuất kinh doanh của
Nhà xuất bản Giáo dục qua các năm là tương đối ổn định. Sau đây là một số chỉ tiêu
chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục trong ba năm
gần đây nhất:

Biểu 1
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Chênh lệch

Năm

2002/2001

Chỉ tiêu
2001

2002


1. Tổng doanh thu
2. Các khoản giảm
trừ

2003/2002

2003
%



301.990 348.183 391.442 46.193 15,3 43.259

16,4

3. Doanh thu thuần

300.900 346.880 389.925 459.80 15,3 43.045

12,4

4.Giá vốn hàng bán

259.286 285.607 315.509 26.321 10,2 29.902 10.46
11.694

1.303

24.580

1.517

213 19,5

12,4

214

5. CPBH và QLDN

1.090

%

35.665 18.699 43,9 11.085

45,1


6. Thuế thu nhập

9.574

12.109

12.400

4.083 60,9

291

2,4

7. Lợi nhuận sau
thuế

20.345

24.584

26.351

4 329 21,2

1.767

7,2

8. Vốn kinh doanh

28.726

30.183

32. 580

1.457

5,1

2.397

7,9

1,300

1,500

1,700

0,2 15,4

0,2

13,3

9. Thu nhập bình
quân đầu người /
tháng

Bảng trên cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục
ổn định và có xu hướng phát triển. Mặc dù lấy phục vụ làm mục tiêu nhưng trong
những năm gần đây Nhà xuất bản Giáo dục luôn đạt được mức lợi nhuận cao hàng
năm nộp ngân sách Nhà nước trên 10 tỷ đồng. Doanh thu tăng đều đặn qua các năm,
thu nhập bình quân đầu người cũng ngày một tăng, đảm bảo đời sống vật chất cho
công nhân và cán bộ công nhân viên của Nhà xuất bản Giáo dục. Hầu hết các chỉ
tiêu so sánh về số tương đối của năm 2003/2002 đều nhỏ hơn năm 2002/2001, tuy
nhiên, về số tuyệt đối vẫn tăng cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh đang đi vào
ổn định. Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu của doanh nghiệp từ 2001 đến 2003 lần lượt
là: 0,067; 0,071; 0,067. Tỷ suất này là ổn định biến đổi ít chứng tỏ được sự ổn định
trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù tỷ suất này nhỏ nhưng doanh
thu của doanh nghiệp cao nên lợi nhuận thu được là đảm bảo và thể hiện được hiệu
quả sản xuất. Sự bất thường trong chi phí của Nhà xuất bản Giáo dục thường xảy ra
vào những năm có cải cách sách mới. Với mục tiêu phục cj là chính trong những
năm qua Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng tạo ra một thị trường SGK ổn định và
chất lượng đảm bảo.
Xu hướng phát triển trong những năm tới:
Nhà xuất bản Giáo dục có sản phẩm là sách giáo khoa, sách tham khảo, các
tạp chí chuyên ngành là những sản phẩm có thị trường tiêu thụ ổn định lâu dài. Hiện
nay, những sản phẩm này đang được Nhà xuất bản Giáo dục độc quyền phát hành.
Những năm tới, khi Nhà xuất bản Giáo dục khơng cịn độc quyền phát hành sách
như hiện nay thì trên thị trường Sách giáo khoa sẽ có sự cạnh tranh mạnh giữa các
nhà xuất bản trong việc phát hành sách. Nhà xuất bản Giáo dục lấy phục vụ làm
mục tiêu phát triển do vậy khi phải cạnh tranh phát triển đạt lợi nhuận cao thì sẽ gặp
rất nhiều khó khăn.


Lường trước được những khó khăn đó ban lãnh đạo Nhà xuất bản Giáo dục đã
quyết định chuyển đổi mô hình cơng ty mẹ – cơng ty con, và hiện nay mơ hình này
đang và sẽ dần dần triển khai từ khâu tổ chức quản lý. Một số đơn vị trực thuộc (tức

là công ty con trong tương lai) đang dần tiến hành cổ phần hoá. Đây cũng là xu
hướng phát triển chung của nền cơng nghiệp hiện đại hố ở nước ta.
Bên cạnh việc khắc phục khó khăn trong việc làm quen với mơ hình mới, Nhà
xuất bản Giáo dục cũng luôn luôn đặt mục tiêu phục vụ lên hàng đầu vì đây chính là
cơ sở để Nhà xuất bản Giáo dục có thể đứng vững và phát triển. Nhờ có phương
châm sản xuất kinh doanh đúng đắn mà trong suốt quá trình phát triển và chắc chắn
trong tương lai Nhà xuất bản Giáo dục sẽ có một thị trường vững vàng. Đó chính là
lợi thế thương mại rất lớn. Nhu cầu về sách là không ngừng tăng lên, tuy nhiên số
lượng các nhà xuất bản cũng không nhỏ nên đơn vị nào có sản phẩm đạt chất lượng
cao và chiếm được sự tin dùng của người tiêu dùng, có giá cả hợp lý thì sẽ thành
cơng.

II. Thực trạng cơng tác kế tốn thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà
xuất bản Giáo dục.
1. Đặc điểm thành phẩm và công tác tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản
Giáo dục.
1.1. Đặc điểm thành phẩm.
Thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: SGK, sách tham khảo, các
tạp chí tốn học tuổi trẻ, tốn tuổi thơ, trung học phổ thông,…tem và một số băng
đĩa phục vụ công tác giáo dục. Thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục có thể chia
thành ba mảng: Sách giáo khoa (SGK), sách tham khảo (STK), và các loại sản phẩm
khác. Trong phạm vi chuyên đề này em chỉ xin nghiên cứu về sản phẩm chủ yếu
nhất của Nhà xuất bản Giáo dục đó là sách giáo khoa.
Là một doanh nghiệp độc quyền xuất bản SGK, điểm nổi bật trong sản xuất
sản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục là chu kỳ sản xuất ổn định ít bị ảnh hưởng bởi
các nhân tố khách quan. Tuy nhiên, đặc trưng trong sản xuất của doanh nghiệp là
sản xuất theo thời vụ: từ tháng 1đến tháng 6, sách được sản xuất và nhập kho chưa
có tiêu thụ; bắt đầu từ tháng 6, 7 sách mới được tiêu thụ. Hàng năm, dựa vào đơn

đặt hàng được gửi từ các Công ty sách và thiết bị trường học, số lượng sách còn lại,
và số học sinh trong năm mà Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức lập kế hoạch xuất bản.
Ngoài việc ảnh hưởng của tính thời vụ, SGK của Nhà xuất bản Giáo dục xuất bản
cịn phụ thuộc và chủ trương chính sách của ngành giáo dục. Cùng với mỗi cuộc cải
cách và thay đổi về giáo dục SGK lại được biên tập lại và phát hành với số lượng
khác nhau. Giá bìa của sách là giá bán lẻ được thống nhất trên tồn quốc và có tính
ổn định ít nhất là một năm. Trong khi đó giá thành sản xuất của sách lại rất khác
nhau, đây là một đặc trưng trong sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục:
- Chi phí sản xuất sản phẩm cũng có nét đặc trưng, sách càng được tái bản lại
nhiều lần thì giá thành càng rẻ, trong đó giá bán là ổn định qua các năm (hoặc tăng
lên với tốc độ rất chậm), vì vậy giá bán được xác định lâu dài cho nên những năm
đầu của sách mới xuất bản thường lãi ít.
- Chi phí sản xuất sản phẩm chủ yếu là nguyên vật liệu (thường chiếm tỷ trọng 50 –
60% giá thành sản xuất).Trong khi giá giấy in có xu hướng tăng lên nhất là trong
những năm gần đây giá nguyên vật liệu tăng mạnh thì giá bán SGK của Nhà xuất
bản Giáo dục vẫn ổn định, đây là một cố gắng lớn của Nhà xuất bản Giáo dục.

1.2. Đặc điểm của công tác tiêu thụ thành phẩm.
Do đặc trưng của sản xuất như vậy nên công tác tiêu thụ SGK của Nhà xuất bản
Giáo dục cũng mang tính thời vụ. SGK được tiêu thụ bắt đầu từ tháng 6,7 và tiêu
thụ mạnh nhất vào tháng 8,9. Vì vậy, vào đầu năm kết quả kinh doanh của Nhà xuất
bản Giáo dục thường lỗ, trong khi đó 6 tháng cuối năm doanh thu của Nhà xuất bản
Giáo dục rất lớn trong khi chi phí thì rất nhỏ.
SGK được tiêu thụ ở hầu hết các tỉnh thành trên toàn quốc, việc tiêu thụ chủ
yếu qua các Công ty sách thiết bị trường học, để khuyến khích việc tiêu thụ Nhà
xuất bản Giáo dục đã áp dụng hình thức chiết khấu và giảm giá cho các tỉnh theo tỷ
lệ quy định. Ngay từ đầu năm Nhà xuất bản Giáo dục đã tổ chức ký hợp đồng kinh
tế với các Công ty sách – thiết bị trường học trên toàn quốc. Hợp đồng kinh tế này
thường quy định về: đặt hàng, số lượng tiêu thụ, chiết khấu bán hàng, chế độ thưởng
phạt, thời hạn giao hàng, hình thức thanh tốn. Trong hợp đồng kinh tế, các công ty

cam kết không phát hành trái tuyến và thống nhất việc trừ chiết khấu cho các đại lý


tối đa là 12%. Tỷ lệ chiết khấu dành cho mỗi cơng ty phụ thuộc vào vị trí địa lý của
cơng ty đó với mức chiết khấu thường giao động từ 19% đến 34%.
2. Các phương thức tiêu thụ và thủ tục chứng từ kế toán tiêu thụ.
2.1. Các phương thức tiêu thụ sách giáo khoa.
SGK được tiêu thụ chủ yếu bằng các hợp đồng kinh tế với các Công ty sách và
thiết bị trường học. Các phương thức tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm:
- Tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng thanh toán nhanh (đưới 30
ngày), sau khi hàng xuất khỏi kho thì được coi là tiêu thụ và xác định doanh thu.
- Với những hợp đồng có khối lượng nhỏ thì chậm nhất sau 15 ngày thì được xác
định doanh thu và khách hàng phải nộp tiền tại phịng kế tốn. Đây là phương thức
thanh toán chậm.
- Nhập và bán hàng với các chi nhánh được coi là bán hàng nội bộ và được hạch
toán qua tài khoản 136 và 512.
Các phương thức tiêu thụ và thời điểm xác định doanh thu của Nhà xuất bản Giáo
dục là hợp lý, vì khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục là những khách hàng ổn
định và đã ký hợp đồng tiêu thụ hàng năm.

2.2. Kế tốn thành phẩm.
Q trình nhập, xuất SGK tại Nhà xuất bản Giáo dục được theo dõi ở ba bộ
phận: Phịng Kế tốn, Phịng Kho vận, Phịng Phát hành SGK. Quá trình luân
chuyển chứng từ được khái quát như sau:

Chứng từ gốc về nhập xuất
SGK(phiếu nhập, HĐGTGT)

Sổ Nhật ký chung

Hạch toán chi tiết theo pp
thẻ song song

Sổ cái TK
1541, 1551

Bảng tổng hợp Nhập –
Xuất – Tồn SGK

Bảng cân đối số phát


a. Nhập kho thành phẩm.
Sách sau khi qua công đoạn sản xuất cuối cùng được bộ phận KCS kiểm tra
chất lượng, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quy định, ghi rõ số lượng thực tế từng
loại sản phẩm rồi tiến hành nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập kho được phòng kho
vận lập thành 2 liên:
-

Liên 1: Gửi lên phòng Kế toán tài vụ.

-

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Sổ kho

VD: Trích số liệu ngày 15/12/2003

XN In Nghệ An

Biểu 2

Số: 235

Phiếu giao hàng
Cơ quan đặt in: Nhà xuất bản Giáo dục
Hợp đồng số: 311 ngày 01/10/2003
STT

Mã số

Tên sách

Số ấn phẩm

Ghi chú (số bó)

1

1H385M4

Tự nhiên và Xã hội 3 tập 2

28.000

100 x 280

2

1H485M4

Tự nhiên và Xã hội 4 tập 2

32.000

100 x 320

….

………..

……………………

………….

Tổng cộng

…………….

90.000
Ngày 15 tháng 12 năm 2003

Phụ trách kho vận

Nhận hàng

Giao hàng


Căn cứ vào Phiếu giao hàng, Thủ kho lập Phiếu nhập kho gửi liên 1 lên phịng kế
tốn. Kế tốn thành phẩm kiểm tra, định khoản và nhập số liệu vào sổ sách kế toán.

Sau khi nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp thành phẩm theo từng loại một
cách khoa học, hợp lý tiện cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn kho thành phẩm.
Hàng tháng, Kế tốn phải đối chiếu với Phịng kho vận về số lượng sách nhập kho
để kịp thời phát hiện sai sót nếu có.
Mẫu phiếu nhập như sau (Trích số liệu ngày 15/12/2003):
Đơn vị: Nhà xuất bản Giáo dục
Địa chỉ: 81 Trần Hưng Đạo

Biểu 3
Lệnh nhập : 1982

Phiếu nhập kho
Ngày 15 tháng 12 năm 2003
Nợ: 1551
Có: 1541
STT

Tên sách

Mã số

Giá bìa Số lượng Thành tiền

1

Tự nhiên và xã hội 3 tập 2

1H385M4

4 600

28 000 128 800 000

2

Tự nhiên và xã hội 4 tập 2

1H485M4

5 500

32 000 176 000 000

….

…………………

………..

……

Tổng cộng

……

………..

90 000 403 800 000
Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2003

Phụ trách kho vận

Người giao hàng

Thủ kho

b. Xuất kho thành phẩm.
Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục chỉ xuất sách cho các Công ty sách –
TBTH theo hợp đồng mà khơng có bán lẻ.
Căn cứ vào Bảng danh mục sách đặt hàng và thời gian giao hàng đã thoả
thuận và Hợp đồng kinh tế đã ký với các Công ty sách và thiết bị trường học, phịng
Phát hành SGK viết Hố đơn kiêm phiếu xuất kho được lập làm 5 liên:
+ Liên 1: Lưu tại Phòng Phát hành SGK.
+ Liên 2: Giao cho khách hàng.
+ Liên 3: Giao cho phịng Kế tốn – Tài vụ.
+ Liên 4: Giao cho Phòng Kho vận.
+ Liên 5: Kèm theo lệnh vận chuyển.


Phòng Kho vận viết phiếu vận chuyển SGK kèm theo HĐ GTGT kiêm phiếu
xuất kho và chuyển xuống kho sách.
Căn cứ vào HĐ GTGT thủ kho thực hiện việc xuất kho theo đúng và đầy đủ số
lượng sách ghi trên hố đơn.
Q trình ln chuyển chứng từ có thể được khái quát như sau:
Lập

HĐ GTGT kiêm phiếu xuất
kho (5 liên)

Phòng phát hành SGK

Lưu liên 1

Phòng Kho vận

Viết phiếu vận chuyển

(lưu liên 5)

chuyển liên 2+4

Kho (Lưu liên 4)

Đối chiếu

Kiểm tra

Chuyển

hàng tháng

liên3

liên 2
Khách hàng (giữ
liên 2)

Phịng Kế tốn – Tài vụ (Lưu
liên 3 và phiếu VCS)
Kiểm tra
Định khoản và lưu vào máy

vi tính

VD: Trích số liệu ngày 17/12/ 2003
nhà xuất bản Giáo dục
81 Trần Hưng Đạo - TP Hà Nội

Biểu 4

Hoá đơn (GTGT)

Điện thoại: 9422011 - 8220801

Liên 3 : Lưu tại Phòng
Kế toán Tài vụ

Mã số thuế : 0100108543 - - 1

Ngày 17 tháng 12 năm 2003

Tài khoản: 710A – 01018
Sở giao dịch 1–NH Công thương
VN

Sử dụng theo Công văn
số 3377 TCT/AC ngày
31/8/2001 của Tổng
cục Thuế
AA/03T
N: 0083599