Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của ubnd cấp xã từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã sông cầu, tỉnh phú yên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


ĐẶNG THỊ TRINH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND CẤP XÃ
TỪ THỰC TIỄN CÁC XÃ, PHƯỜNG TRÊN ĐỊA
BÀN THỊ XÃ SÔNG CẦU, TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN


ĐẶNG THỊ TRINH

SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND CẤP XÃ
TỪ THỰC TIỄN CÁC XÃ, PHƯỜNG TRÊN ĐỊA
BÀN THỊ XÃ SÔNG CẦU, TỈNH PHÚ YÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 60.32.03.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. PHẠM THỊ NGỌC THU

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đề tài luận văn: “Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà
nước của UBND cấp xã từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu,
tỉnh Phú Yên”, là công trình nghiên cứu của riêng tơi, các kết quả nghiên cứu có
tính độc lập riêng, khơng sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này
ở bất kỳ đâu. Các số liệu trong khóa luận được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn
có chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa, phát triển từ các tài liệu, tạp chí,
các cơng trình nghiên cứu đã được cơng bố.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của tơi.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 12 năm 2018
Học viên

Đặng Thị Trinh


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

Nhà xuất bản
Hội đồng bộ trưởng

Nxb
HĐBT

Chính phủ

CP

Bộ Nội vụ

BNV

Văn phịng Chính phủ

VPCP

Bộ tài chính

BTC

Bộ lao đông thương binh và xã hội
Ủy ban nhân dân

BLĐTB&XH
UBND

Nghị quyết

NQ

Nghị định

NĐ

Thơng tư

TT

Thơng tư liên tịch

TTLT

Quyết định

QĐ

Hướng dẫn

HD

Tờ trình

TTr

Báo cáo

BC

Kế hoạch

KH

Biên bản

BB


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ....................................................................... 3
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 7
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ............................................................. 7
6. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu........................................................... 8
7. Bố cục của đề tài .................................................................................................. 9
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND CẤP XÃ ........ 10
1.1 Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước .................................................. 10
1.1.1 Khái niệm ........................................................................................................ 10
1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước ...................................................... 12
1.1.3 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước ........................................................ 14
1.1.4 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước ............................................................. 16
1.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước .................................................................. 20
1.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật........................................................................... 21
1.2.2 Văn bản hành chính ......................................................................................... 22
1.2.3 Văn bản chuyên ngành .................................................................................... 23
1.3 Các yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND cấp xã ........................................................................................................... 24
1.3.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND cấp xã
.................................................................................................................................. 24

1.3.2 Yêu cầu về nội dung ban hành văn bản quản lý nhà nướccủa UBND cấp xã
.................................................................................................................................. 25
1.3.3 Yêu cầu về quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nướccủa UBND cấp xã
.................................................................................................................................. 27
1.3.4 Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nướccủa UBND cấp xã ..... 28


1.3.5 Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước của
UBND cấp xã ........................................................................................................... 29
1.4 Các yếu tố tác động đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà
nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên ....... 34
1.4.1 Cơ sở pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND các xã,
phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu ....................................................................... 34
2.3.2 Đội ngũ cán bộ, công chức tham gia soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu .............................................. 36
2.3.3Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND các
xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu ................................................................. 38
TIỂU KẾT CHƯƠNG I ........................................................................................... 40
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND CÁC XÃ, PHƯỜNG TRÊN
ĐỊA BÀN THỊ XÃ SÔNG CẦU, TỈNH PHÚ YÊN ............................................. 41
2.1 Tổng quan về thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên .................................................... 41
2.1.1 Khái quát về vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội của thị xã Sông Cầu, tỉnh
Phú Yên .................................................................................................................... 41
2.1.2 Đặc điểm các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên .......... 44
2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên ....................... 48
2.2.1 Văn bản quy phạm pháp luật của UBND các xã, phường .............................. 52
2.2.1.1 Thẩm quyền, nội dung văn bản quy phạm pháp luật của UBND các xã,
phường...................................................................................................................... 52

2.2.1.2 Quy trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND các xã, phường
.................................................................................................................................. 53
2.2.1.3 Sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật của UBND các xã,
phường...................................................................................................................... 55
2.2.1.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của UBND các
xã, phường ................................................................................................................ 56
2.2.2 Văn bản hành chính của UBND các xã, phường ............................................ 57


2.2.2.1 Thẩm quyền, nội dung văn bản hành chính của UBND các xã, phường ..... 59
2.2.2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính của UBND các xã, phường .......... 62
2.2.2.3 Sử dụng ngơn ngữ trong văn bản hành chính của UBND các xã, phường .. 64
2.2.2.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ..................................... 67
2.3 Một số nhận xét, đánh giá về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
của UBND các xã, phường trên địa thị xã Sông Cầu .............................................. 73
TIỂU KẾT CHƯƠNG II .......................................................................................... 78
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC CỦA UBND CÁC
XÃ, PHƯỜNG TRÊN ĐỊA BÀN THỊ XÃ SÔNG CẦU ..................................... 80
3.1 Phương hướng cơ bản về nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu,
tỉnh Phú Yên ............................................................................................................. 80
3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý nhà nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú
Yên ........................................................................................................................... 81
3.2.1 Thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu .............................................. 82
3.2.2 Tiêu chuẩn hóa về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước
của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sơng Cầu ........................................ 86
3.2.3 Hồn thiện quy định pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà

nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu ............................... 88
3.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức tại UBND các cấp xã của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu .............................................. 90
3.2.5 Đảm bảo điều kiện vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông
tin công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã,
phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu ....................................................................... 92
PHẦN KẾT LUẬN ................................................................................................. 94
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 97
PHỤ LỤC .................................................................................................... 103-132


1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản quản lý nhà nước có vai trị rất quan trọng trong hoạt động quản lý,
điều hành của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa
phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để
điều hành công việc. Văn bản quản lý nhà nước không những là phương tiện ghi lại
và truyền đạt thông tin, các quyết định trong quản lý mà còn thể hiện mối quan hệ
giữa cơ quan nhà nước cấp trên với các cơ quan trực thuộc, giữa các cơ quan nhà
nước với nhau và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện
phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 5 Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa IX,
khẳng định: “Các cơ sở xã, phường, thị trấn là nơi tuyệt đại bộ phận nhân dân sinh
sống, cư trú. Hệ thống chính trị cơ sở có vai trị quan trọng trong việc tổ chức và
vận động nhân dân thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của Nhà nước, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, phát huy quyền làm chủ
tập thể của nhân dân, huy động mọi khả năng phát triển kinh tế xã hội, tổ chức cuộc
sống của cộng đồng dân cư”.
Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp xã thực hiện các chức năng quản lý nhà nước

ở địa phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Đồng thời, trong phạm vi nhiệm vụ,
quyền hạn được pháp luật quy định, UBND cấp xã phải thường xuyên soạn thảo và
ban hành các loại văn bản để thực hiện quản lý nhà nước trên các lĩnh vực khác
nhau góp phần phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh, quốc phòng trên địa bàn.
Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND cấp xã tạo
cơ sở pháp lý cơ bản cho công dân, cơ quan, tổ chức hoạt động và phát triển, là
công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của UBND cấp xã.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản được đảm bảo sẽ làm cho hoạt động của
UBND cấp xã diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, tính thống nhất
chứa đựng bên trong các văn bản quản lý, trong giải quyết các công việc theo chức


2
năng, nhiệm vụ của địa phương mình. Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức đến
công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước sẽ góp phần tích cực vào
việc tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của UBND cấp xã trên mọi
lĩnh vực.
Trên cơ sở tiếp thu những kiến thức về khoa học Lưu trữ học và quản trị văn
phịng, là cơng chức làm việc tại Phịng Nội vụ thị xã Sơng Cầu, được phân cơng
thực hiện nhiệm vụ tại vị trí việc làm quản lý nhà nước về Văn thư, Lưu trữ trên địa
bàn thị xã Sông Cầu cho nên bản thân được tiếp xúc với các văn bản quản lý nhà
nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên. Tác
giả nhận thấy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động quản lý nhà
nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sơng Cầu, nhìn chung văn bản
quản lý nhà nước được ban hành ngày càng hoàn chỉnh về thể thức và tính pháp lý
được đảm bảo; việc sử dụng ngơn ngữ trong văn bản quản lý có nhiều tiến bộ; văn
bản phản ánh đúng đắn chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách, pháp luật
của Nhà nước, truyền đạt kịp thời các thông tin quản lý, trở thành cầu nối quan
trọng giữa Đảng, Nhà nước với nhân dân.

Tuy nhiên, bên cạnh đó cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà
nước của UBND các xã, phường trên địa bà thị xã Sông Cầu vẫn còn nhiều hạn chế
như: Một số văn bản ban hành chưa đúng thẩm quyền, nội dung còn chung chung,
trùng lặp, thiếu mạch lạch, khơng có tính khả thi; quy trình ban hành văn bản hành
chính thơng thường chưa có sự thống nhất; ngôn ngữ thiếu chuẩn xác; thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản cịn nhiều sai sót chưa phù hợp với quy định của pháp
luật… những hạn chế trên đã làm ảnh hưởng đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động
nhà nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sơng Cầu. Vì vậy, việc
nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên hiện nay nhằm
tìm ra những giải pháp, khắc phục những tồn tại, hạn chế, góp phần nâng cao chất
lượng cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã,
phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu trở thành động lực thôi thúc bản thân nghiên


3
cứu về việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ở địa phương mình. Từ những lý
do trên, tác giả chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND cấp xã từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú
Yên”làm luận văn Thạc sĩ, chuyên ngành Lưu trữ học.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Thứ nhất, hệ thống hoá các quy định về soa ̣n thảo và ban hành văn bản quản
lý nhà nước; làm rõ một số vấn đề lý luận về văn bản và soạn thảo quản lý nhà nước
đối với UBND các xã, phường.
Thứ hai, tìm hiểu cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý ở cấp xã
tại địa phương để phân tích thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản
lý nhà nước của UBND các xã, phường (cụ thể là 14 xã, phường) trên địa bàn thị xã
Sông Cầu, tỉnh Phú Yên, giai đoạn từ năm 2011 – 2016 (01 nhiệm kỳ hoạt động của
UBND các xã, phường) để thấy rõ các mặt được và mặt chưa được, nguyên nhân
chủ quan và khách quan của những khó khăn và hạn chế trong q trình thực hiện

công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước ở UBND các xã, phường.
Thứ ba, từ việc nghiên cứu lý luận, thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu,
tỉnh Phú Yên bước đầu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã, phường trên địa
bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên nói riêng và trong cả nước nói chung.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
của UBND cấp xã, trước hết cần xác định đúng về chức năng, nhiệm vụ và thẩm
quyền của UBND cấp xã khơng phải chỉ có những quy định của nhà nước mà còn
nhận được sự quan tâm của rất nhiều nhà khoa học tham gia nghiên cứu, hướng dẫn
và làm rõ vấn đề này qua nhiều cơng trình khoa học được cơng bố tiêu biểu, đã có
các cơng trình được công bố như:


4
Sách tham khảo Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước của chính
quyền cấp xã của PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội,
năm 2010, đã giới thiệu những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước, văn bản
của chính quyền cấp xã và kỹ năng soạn thảo văn bản trong hoạt động của chính
quyền cấp xã với các bước của quy trình ban hành văn bản và các yêu cầu chung
của việc ban hành văn bản quản lý nhà nước.
Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình
Quyền, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2007, giáo trình đã đề cập nội dung cơ bản về
văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản
quản lý nhà nước nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức nghiệp vụ cơ bản
và phương pháp cụ thể, chi tiết về văn bản quản lý nhà nước.
Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của
nhóm tác giả TS.Lê Văn In, TS.Nghiêm Kỳ Hồng và ThS. Đỗ Văn Học, Nxb Đại
học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2013, giáo trình nhằm trang bị những

kiến thức cơ bản và phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật
soạn thảo văn bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại
văn bản khác cho sinh viên.
Ngồi ra, cịn có một số giáo trình đề cập đến việc soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý nhà nước như: Soạn thảo văn bản và công tác Văn thư – Lưu trữ của
nhóm tác giả TS.Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo (2004), Nxb. Chính trị Quốc
gia, Hà Nội; Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và cơng tác văn thư, lưu trữ
của nhóm tác giả TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Hà Quang Thanh, Nxb Lao động, Hà Nội,
năm 2007; Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan tổ chức của Tạ Hữu Ánh,
Nxb. Lao động, năm 2008; Văn bản quản lý nhà nước – những vấn đề lý luận và kỹ
thuật soạn thảo của nhóm tác giả TS. Triệu Văn Cường, TS.Nguyễn Cảnh Đương,
TS. Lê Văn In và ThS. Nguyễn Mạnh Cường, Nxb Giáo dục Việt Nam, năm
2013…


5
Một số luận văn nghiên cứu liên quan khác về công tác soạn thảo và ban
hành văn bản quan lý nhà nước như:
Luận văn Ban hành văn bản và quản lý văn bản quản lý nhà nước của cấp xã
(qua thực tế tỉnh Phú Thọ) của học viên Nguyễn Văn Bình, Học viện hành chính
quốc gia năm 2002, đã đề cập một cách khái quát hoạt động ban hành và quản lý
văn bản nhà nước của cấp xã và đề ra một số giải pháp hoàn thiện chất lượng ban
hành và quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Luận văn Hồn thiện cơng tác ban hành văn bản quản lý nhà nước của
Chính quyền cấp xã (từ thực tiễn huyện Châu Thành, tỉnh Bến Tre) của của học
viên Lê Uyên Duy, Học viện hành chính Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2013, đề tài
đã nghiên cứu thực tế công tác ban hành văn bản quản lý nhà nước của huyện Châu
Thành nhằm đề ra một số giải pháp hồn thiện cơng tác ban hành văn bản của chính
quyền cấp xã.
Luận văn Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh

Thanh Hố, luận văn của Thạc sĩ Nguyễn Thị Minh, học viện hành chính Quốc gia,
năm 2016. Luận văn đã nghiên cứu quy trình ban hành văn bản của UBND tỉnh
Thanh Hóa và đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện quy trình ban hành văn bản
hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
Luận văn Nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính (trên ngữ
liệu tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu) của Phan Ngọc Ấn, Trường Đại học sư phạm thành
phố Hồ Chí Minh, năm 2004; luận văn tìm hiểu sâu về một phong cách ngơn ngữ có
ý nghĩa chủ yếu trong việc truyền đạt, lưu trữ và quản lý thơng tin, từ đó đưa ra một
số đề xuất có tính chất chun mơn về ngơn ngữ của văn bản hành chính chính.
Ngồi ra, một số luận văn đề cập đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản
quản lý nhà nước như: Luận văn Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của các cơ quan cấp Bộ của Nguyễn Mạnh Cường tại Trường Đại học Khoa
học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), năm 2005; Luận văn Hoàn
thiện hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cấp tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương trong giai đoạn hiện nay, luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học của Bùi


6
Xuân Lự tại Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà
Nội), năm 2000; Đề tài Thực trạng văn bản quản lý nhà nước ở xã, phường thành
phố Hà Nội – các giải pháp hoàn thiện của Ths. Bùi Xuân Lự, Học viện Hành chính
quốc gia, năm 2002…
Một số bài viết của tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam về công tác soạn thảo
và ban hành văn bản quản lý nhà nước: “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính thơng thường của Bộ Nội vụ”, Phạm Ngọc Huyền (2011), Tạp chí Văn
thư Lưu trữ Việt Nam, (số 8), tr.25-28; “Vài ý kiến góp ý cho Thơng tư số
01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính”, Phạm Văn
Năm (2012), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr.27-28; “Một số vấn đề
đặt ra về viết hoa tên cơ quan tổ chức trong văn bản”, TS. Nguyễn Thị Thu Vân
(2008), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr.5-8; “Một số ý kiến về ghi ký

hiệu văn bản và trích yếu nội dung văn bản”, Ths. Đào Thị Thiên Hương (2012),
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 7), tr.20-22; “Một số ý kiến trao đổi về các
hình thức xử lý văn bản quy phạm pháp luật”, Ths. Trần Thị Hương Huế (2012),
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr.10-13.
Như vậy, số lượng cơng trình nghiên cứu về vấn đề soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý nhà nước nêu trên khá phong phú, đa dạng giúp cho tác giả nhận
thức sâu sắc hơn về mặt lý thuyết cũng như cung cấp những tư liệu, thông tin quan
trọng, bổ ích, làm tiền đề cho việc nghiên cứu. Tuy nhiên, việc nghiên cứu chuyên
sâu về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND cấp xã
cịn ít hoặc có đề cặp tới vấn đề nhưng thật đầy đủ, một số luận văn chủ yếu nghiên
cứu về quy trình ban hành văn bản, ngơn ngữ văn bản, công tác ban hành, quản lý
văn bản quản lý nhà nước. Do vậy, kế thừa thành quả những cơng trình nghiên cứu
về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước, hệ thống các văn bản
quy định của pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước; phân
tích tình hình thực tiễn, tác giả nghiên cứu, đề xuất những giải pháp nhằm hồn
thiện cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND cấp xã,
cụ thể từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên.


7
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của luận văn được xác định là văn bản quản lý nhà
nước, công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã,
phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên.
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn là văn bản quản lý nhà nước, công tác
soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã, phường trên địa
bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên, từ năm 2011 – 2016 (01 nhiệm kỳ hoạt động
của UBND các xã, phường).
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND cấp xã

từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên”mang ý
nghĩa khoa học và thực tiễn. Trước hết, qua đề tài này tác giả tổng hợp và hệ thống
hóa những vấn đề lý luận cơ bản về văn bản quản lý nhà nước, công tác soạn và ban
hành văn bản quản lý nhà nước của cơ quan nhà nước nói chung và UBND cấp xã
nói riêng. Dựa trên kết quả khảo sát thực tiễn về hoạt động soạn thảo và ban hành
văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu
đề tài đã phản ánh quá trình tổ chức thực hiện việc soạn thảo văn bản quản lý nhà
nước ở cấp cơ sở, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước. Trên cơ
sở đó, đề ra một số kiến nghị và đề xuất nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế,
hướng tới nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà
nước của UBND các xã, phường.
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần vào việc tạo điều kiện cho đội ngũ
cán bộ, công chức đang công tác tại UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sơng
Cầu có nguồn tư liệu để vận dụng, tham khảo, học tập và nâng cao công tác soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước; khi văn bản được ban hành sẽ đảm bảo
tính khoa học, tính khả thi, góp phần đẩy mạnh cơng cuộc cải cách hành chính, nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước của chính quyền cấp xã.


8
Ngoài ra, đề tài“Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của
UBND cấp xã từ thực tiễn các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú
Yên”còn là tài liệu tham khảo cho sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh
ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phịng trong q trình học tập, nghiên cứu và làm
việc. Kết quả nghiên cứu của đề tài cũng có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho
các nhà nghiên cứu, các cơ quan quản lý về văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực soạn
thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước.
6. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin và tư
tưởng Hồ Chí Minh về nhà nước và pháp luật; Hệ thống quan điểm chỉ đạo, định

hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực
tiễn tình hình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã,
phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên. Vận dụng các phương pháp
nghiên cứu cơ bản của chuyên ngành Lưu trữ học - Quản trị học. Ngồi ra, tác giả
cịn sử dụng phương pháp hệ thống, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh,
phương pháp khảo sát thực tế và phương pháp thống kê, cụ thể:
Phương pháp hệ thống được vận dụng để hệ thống hoá các văn bản quy định,
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trung ương, tỉnh
Phú Yên và thị xã Sông Cầu; đồng thời nghiên cứu tổng thể việc soạn thảo và ban
hành văn bản quản lý nhà nước.
Phương pháp tổng hợp được vận dụng để phân tích lý luận và thực tiễn làm
sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn
bản của UBND các xã, phường; nghiên cứu, phân tích vừa khái quát, vừa cụ thể để
tìm ra những cái chung, cái riêng trong việc soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên.
Phương pháp so sánh được vận dụng để đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn;
giữa thực tiễn các xã, phường; giữa soạn thảo và ban hành các thể loại văn bản quản
lý nhà nước.


9
Phương pháp khảo sát thực tế được vận dụng để thu thập thông tin cần thiết
phục vụ cho việc đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên.
Phương pháp thống kê được vận dụng để thống kê các số liệu có liên quan
đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhằm phục vụ cho việc tổng hợp, đánh
giá thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND các xã,
phường.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục,danh mục tài liệu tham khảo và phụ

lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 Chương, cụ thể như sau:
Chương 1. Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hànhvăn bản quản lý nhà nước
cấp xã, phường.
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
các xã, phường trên địa bàn thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên.
Chương 3. Một số nhận xét, đánh giá và giải pháp nâng cao chất lượng công
tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND các xã, phường.


10
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
CỦA UBND CẤP XÃ
1.1 Khái quát chung về văn bản quản lý nhà nước
1.1.1 Khái niệm
Hoạt động giao tiếp của con người được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được giao tiếp ở những khoảng
không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngơn
ngữ ln được thực hiện qua q trình phát và nhận các ngôn bản. Là sản phẩm của
ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (lời nói) hoặc
được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là
văn bản. Như vậy: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một
ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định”[17, tr.1078]. Với cách hiểu như vậy, văn bản cịn
có thể gọi là vật mang tin bằng ký hiệu ngơn ngữ.
Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội.
Tuỳ theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có những hình thức
và nội dung thể hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong hệ thống văn bản nói chung thì
văn bản văn chương (văn học nghệ thuật) khác với văn bản quản lý; trong hệ thống
văn bản quản lý nhà nước thì văn bản quy phạm pháp luật khác với văn bản hành

chính và trong mỗi loại như vậy thì các hình thức văn bản cụ thể cũng khác nhau.
Sự hình thành văn bản trong từng lĩnh vực cụ thể cũng khác nhau.
Quản lý nhà nước là một thuật ngữ: “Hoạt động thực hiện quyền lực nhà
nước của các cơ quan trong bộ máy nhà nước nhằm thực hiện các chức năng đối
nội và đối ngoại của nhà nước trên cơ sở các quy luật phát triển xã hội, nhằm mục
đích ổn định và phát triển đất nước” [19. Tr.155].
Để thực hiện hoạt động quản lý nhà nước, các cơ quan nhà nước đã ban hành
các văn bản quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước chính là phương tiện để
xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Văn


11
bản quản lý nhà nước không chỉ phản ánh thông tin quản lý mà cịn thể hiện ý chí,
mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới, cụ thể hoá pháp luật giúp
cho cơ quan nhà nước có thể thực hiện những hoạt động quản lý cụ thể và điều hành
cơng việc được thuận tiện và chính xác. Đồng thời, văn bản quản lý nhà nước là
một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước, các văn bản quản lý nhà nước
ln có tính pháp lý chung, tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý khơng giống
nhau, có những văn bản chỉ mang tính chất quản lý thơng thường nhưng cũng có
những văn bản lại mang tính bắt buộc thực hiện.
Như vậy:“Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản
lý, do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức,
thể thức và kỹ thuật trình bày do pháp luật quy định nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và
cơng dân trong q trình quản lý nhà nước” [23. tr.14].
1.1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng có nhiều chức
năng. Trong hoạt động quản lý, nếu các cơ quan quản lý nhà nước soạn thảo và ban
hành được văn bản có chức năng phù hợp sẽ giúp cho mục đích ban hành văn bản
thật sự rõ ràng, chất lượng văn bản cũng như hiệu lực, hiệu quả của văn bản được

nâng cao. Văn bản quản lý nhà nước bao gồm những chức năng cơ bản như: Chức
năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý, chức năng văn hóa, chức
năng thống kê.
- Chức năng thông tin: là chức năng chung của tất cả các loại văn bản, trong
đó có văn bản quản lý nhà nước. Thông tin trong đời sống xã hội có thể được ghi
chép và truyền tải với nhiều hình thức khác nhau, nhưng có thể khẳng định rằng,
thông tin văn bản là hết sức quan trọng và văn bản là phương tiện ghi chép và
truyền đạt thông tin được sử dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý nhà nước.
Dưới dạng văn bản, về thời điểm, nội dung thông báo thông tin thường bao
gồm ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:


12
Thông tin quá khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được
giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý.
Thông tin hiện hành: là thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra
hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
Thông tin dự báo: được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang tính
kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược, hoạt động bộ máy nhà nước cần dựa vào
đó để hoạch định phương hướng hoạt động cho mình.
Chức năng pháp lý: Văn bản được sử dụng để ghi lại những quy định pháp
luật và các quan hệ xã hội được gọi là văn bản luật hay văn bản dưới luật, được hình
thành để quy định những điều được phép hay không được phép của tất cả mọi người
trong xã hội, nhằm mục đích điều chỉnh, duy trì sự phát triển của xã hội theo đúng
chiều hướng đã định trước của Nhà nước.
Văn bản là sản phẩm của hoạt động áp dụng pháp luật, do đó là cơ sở pháp lý
vững chắc để nhà nước giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý hết sức phức
tạp của mình. Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý nhà nước có ý
nghĩa rất thiết thực. Nên việc soạn thảo và ban hành văn bản đòi hỏi phải cẩn thận,
chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tế khách quan,

tiết kiệm, dễ hiểu và dễ thực hiện.
Chức năng quản lý: là chức năng phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành
của các cơ quan nhà nước, đảm bảo cho văn bản phát huy được hiệu lực, hiệu quả
của nó trong thực tiễn quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Chức năng quản lý của văn
bản thể hiện ở các mặt sau:
Văn bản là công cụ chủ yếu để cơ quan nhà nước quản lý (chủ thể quản lý)
ghi chép các mệnh lệnh và truyền đạt các quyết định quản lý đến các đối tượng
quản lý. Trong hoạt động quản lý, điều hành công việc, nhà quản lý thường ra quyết
định bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Các quyết định bằng văn bản được sử dụng
thường xuyên đối với những cơng việc phức tạp, địi hỏi tính pháp lý rõ ràng, chặt
chẽ và cần thiết phải lưu lại để xác định trách nhiệm của các bên tham gia quản lý
lâu dài về sau.


13
Văn bản chứa đựng các thông tin quản lý, các quy phạm pháp luật làm cơ sở
để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ quản lý.
Văn bản là cơ sở để tổ chức bộ máy quản lý, đảm bảo quy định về chức
năng, nhiệm vụ, phân công, phân cấp thẩm quyền một cách đầy đủ, rõ ràng, chính
xác, khơng trùng lặp, khơng thiếu sót giữa các cơ quan, tổ chức quản lý.
Văn bản còn là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả quản lý cũng
như trách nhiệm cụ thể trong quản lý của cơ quan, đơn vị và của từng cán bộ, công
chức, viên chức.
Để đảm bảo được chức năng này, văn bản quản lý nhà nước cần được ban
hành đúng mục đích, phù hợp với yêu cầu của hoạt động quản lý và đảm bảo tính
khả thi. Các quyết định quản lý thơng qua văn bản cần đúng đắn, phù hợp với thực
tế trong từng thời điểm nhất định; chống bệnh quan liêu giấy tờ, ban hành các quyết
định không phù hợp với thực tế khách quan, làm tổn hại đến lợi ích của đất nước,
của nhân dân.
Chức năng văn hóa – xã hội:

Văn bản là sản phẩm do con người sáng tạo nên mang dấu ấn của thời gian,
được hình thành trong quá trình nhận thức, quá trình lao động để tổ chức xã hội, cải
tạo tự nhiên và chứa đựng những giá trị văn hóa về nhiều mặt của mỗi dân tộc. Văn
bản ghi chép, phản ánh những giá trị truyền thống tốt đẹp của dân tộc; nếu được
khai thác, sử dụng có hiệu quả sẽ góp phần truyền bá văn hóa, giáo dục truyền
thống và làm giàu thêm bản sắc văn hóa Việt Nam. Văn bản khơng chỉ đưa ra các
quy định về nếp sống văn hóa mà cịn góp phần định hướng, chỉ dẫn người xây
dựng nếp sống văn hóa nơi công sở và nơi cư trú.
Văn bản quản lý nhà nước nói riêng và các loại văn kiện khác nói chung,
ln ln được sản sinh ra do một nhu cầu xã hội nhất định. Các văn bản có khả
năng cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề
cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi, thời điểm cụ thể. Điều đó đã
tạo nên chức năng xã hội của văn bản. Chức năng này gắn liền với quan hệ giao tiếp
giữa người và người trong xã hội. Các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc


14
kìm hãm sự phát triển các quan hệ xã hội khác nhau. Văn bản ban hành một cách
chuẩn xác sẽ có vai trị tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội
phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Văn bản cũng có thể phá vỡ các quan hệ
xã hội cũ hình thành hoặc tạo nên những quan hệ mới. Chính điều này địi hỏi quản
lý và các nhà lãnh đạo cần có sự quan tâm khi xây dựng và sử dụng các văn bản
trong cơng việc của mình.
Ngồi các chức năng cơ bản trên, văn bản cịn có các chức năng khác như:
Chức năng sử liệu: thể hiện trong hoạt động nghiên cứu lịch sử. Văn bản, tài
liệu hình thành và được lưu giữ lại từ hoạt động của cơ quan, tổ chức là bằng chứng
xác thực về những sự kiện đã diễn ra trong hoạt động của chính cơ quan, tổ chức đó
và được coi là nguồn sử liệu gốc hết sức quan trọng để nghiên cứu về lịch sử hoạt
động của từng cơ quan, tổ chức, từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương nói
riêng và lịch sử dân tộc nói chung.

Chức năng thống kê của văn bản xuất phát từ thực tiễn văn bản ghi chép các
số liệu phán ánh về sự hình thành, sự phát triển của đất nước nói chung và từng lĩnh
vực nói riêng. Các số liệu trong đó có các loại văn bản được sử dụng để thực hiện
các hoạt động thống kê về dân số, tài ngun, khốn sản, năng lực tài chính, tài sản
quốc gia; thống kê về tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác trong
từng cơ quan, tổ chức….Từ đó văn bản sẽ giúp các nhà quản lý có khả năng phân
tích, đánh giá tình hình hoạt động của cơ quan, các ngành, các địa phương và tồn
quốc.
Tóm lại, các chức năng đa dạng của văn bản mở ra những khả năng khác nhau
rất phong phú cho việc sử dụng chúng vào hoạt động quản lý và vào đời sống xã hội
nói chung. Đồng thời, chúng cũng địi hỏi phải chú ý vận dụng đúng đắn khi soạn
thảo văn bản nhằm làm cho chất lượng các văn bản không ngừng được nâng cao.
1.1.3 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các chủ thể quản lý nhà nước
Các cơ quan nhà nước là chủ thể của hoạt động quản lý nhà nước và nếu căn
cứ vào quyền năng có thể chia thành ba nhóm: Chủ thể lập pháp, chủ thể hành pháp,


15
chủ thể tư pháp. Các cơ quan quản lý nhà nước ở nước ta được tổ chức từ Trung
ương đến địa phương. Các cơ quan nhà nước được Nhà nước trao quyền, ủy quyền
ban hành văn bản để giải quyết những cơng việc nhất định. Mỗi cơ quan nhà nước
có thẩm quyền được giới hạn trong khuôn khổ nhất định nên phạm vi hoạt động rất
khác nhau nhưng hoạt động của chúng đều mang tính quyền lực, có mục đích giải
quyết những công việc nhất định.
Nội dung của văn bản quản lý nhà nước là ý chí của nhà nước, các thông tin
cần truyền đạt, các sự kiện cần ghi nhận để phục vụ cho hoạt động quản lý của bộ
máy nhà nước.
Quản lý nhà nước là việc Nhà nước dùng quyền lực tác động vào xã hội
nhằm đưa từng lĩnh vực và cả xã hội vận động vừa hợp quy luật vừa theo hướng

đích định trước. Sự tác động này được thực hiện thông qua nhiều công cụ, phương
tiện nhưng chủ yếu là văn bản quản lý nhà nước. Do đó, ý chí của Nhà nước được
thể hiện trong phần lớn các văn bản quản lý nhà nước. Nhờ có các văn bản này mà
đường lối, chính sách của Đảng cũng như các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước
được hiện thực hóa. Cách thức thể hiện ý chí đó dưới những dạng khác nhau như:
Bắc buộc thi hành, yêu cầu các chủ thể tiếp nhận thực hiện những hành vi cần thiết,
ghi nhận sự kiện pháp lý xảy ra hay truyền tải thông tin về hoạt động quản lý nhà
nước. Yếu tố ý chí của Nhà nước làm cho các văn bản này có giá trị bắt buộc thi
hành đối với mọi đối tượng có liên quan và được đảm bảo thực hiện bằng Nhà
nước. Để đảm bảo văn bản được thi hành, Nhà nước đã sử dụng nhiều biện pháp
khác nhau như: Kinh tế, tổ chức, tuyên truyền, giáo dục và đặc biệt là cưỡng chế.
Việc không thực hiện hoặc thực hiện khơng đúng ý chí của Nhà nước trong các văn
bản có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý của người vi phạm.
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo những hình thức nhất định
Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước ta có rất nhiều loại khác nhau, mỗi loại
thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và pháp luật quy dịnh tên gọi và
cách trình bày từng loại. Điều này giúp cho việc xác lập nội dung văn bản quản lý nhà
nước được thuận lợi, góp phần tạo nên tích logic cho nội dung, đảm bảo tính chỉnh thể,


16
tạo sự liên kết chặc chẽ giữa hình thức và nội dung văn bản, tạo sự thống nhất về hình
thức văn bản quản lý nhà nước cho hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo những thủ tục nhất định
Ban hành văn bản quản lý nhà nước là phương thức quản lý chủ yếu của Nhà
nước. Hoạt động này được tiến hành qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn gồm những
hoạt động cần thực hiện, những yêu cầu cần đạt được. Các thủ tục này đảm bảo cho
văn bản được ban hành hợp pháp và hợp lý. Tùy thuộc vào giá trị pháp lý của từng
nhóm văn bản mà có thủ tục tương ứng như: Đối với văn bản quy phạm pháp luật
được ban hành theo thủ tục luật định, đối với văn bản hành chính được ban hành

theo thủ tục nhất định (tùy thuộc vào điều kiện của từng cơ quan, tổ chức). Những
văn bản quản lý nhà nước ban hành khơng đúng hình thức và thủ tục do pháp luật
quy định là những văn bản bị coi là có sự vi phạm pháp luật, có thể bị cơ quan có
thẩm quyền hủy bỏ hoặc yêu cầu sữa chữa, tùy thuộc vào nội dung và tính chất của
sự việc vi phạm trong văn bản.
1.1.4 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước được hình thành trong hoạt động quản lý và lãnh
đạo nói chung, là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định
quản lý, là hình thức để cụ thể hóa pháp luật phương tiện điều chỉnh những quan hệ
xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Chính vì vậy, việc quan tâm đúng mức
tới việc nâng cao chất lượng và hiệu quả tác động của văn bản sẽ góp phần tích cực
vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý nhà nước. Cũng bởi vậy, có thể thấy việc
đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng và ban hành văn bản là một trong những
nội dung quan trọng của công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay.
Là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, văn bản ngày càng
đóng vai trị khơng thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội con người. Đặc biệt
trong hoạt động quản lý Nhà nước, trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với
nhau, cơ quan nhà nước với các yếu tố nước ngồi… văn bản là phương tiện thơng
tin cơ bản, là sợi dây liên lạc chính. Hơn thế nữa, văn bản là một trong những yếu tố
quan trọng để kiến tạo thể chế của nền hành chính Nhà nước. Thực tiễn cho thấy:


17
trong hoạt động của mình mọi cơ quan Nhà nước và tổ chức đều dùng đến văn bản
với một khối lượng lớn. Tóm lại, văn bản quản lý nhà nước có thể được hiểu là
những quyết định và thơng tin quản lý thành văn do các cơ quan quản lý Nhà nước
ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh
các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan Nhà nước với nhau và
giữa các cơ quan Nhà nước với tổ chức, công dân.
Đảm nhận các chức năng thơng tin, quản lý, pháp lý, văn hóa, sử liệu, thống

kê, xã hội… văn bản quản lý nhà nước có vai trò to lớn trong hoạt động quản lý
Nhà nước trên những phương diện sau:
Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Nhà
nước
Hoạt động quản lý nhà nước có nhu cầu rất lớn, đa dạng và luôn biến động là
được phục vụ về thông tin. Nhu cầu này được xác định tùy thuộc vào chỗ từng công
việc hay từng loại công việc cần những loại thơng tin gì, theo phạm vi hoạt động
của các cơ quan và còn theo nhiều yếu tố khác. Nhu cầu đó về thơng tin có thể được
đảm bảo phần lớn bởi hệ thống văn bản quản lý.
Trước hết thơng qua văn bản quản lý có thể thu thập được rất nhiều thông tin
cần thiết cho các hoạt động quản lý, đó là các thơng tin về: Chủ trương, đường lối
của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài
của cơ quan, đơn vị; Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị;
Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau; tình
hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng nhiệm vụ và
quyền hạn của cơ quan, đơn vị; Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý…
Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lý
nhà nước lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học hệ
thống thơng tin, trong đó có thơng tin văn bản. Phương thức hoạt động của các cơ
quan có phù hợp hay khơng phù hợp được thể hiện rất rõ ràng trong tổ chức xây
dựng và ban hành văn bản. Các văn bản được soạn thảo chuẩn xác, cụ thể chứng tỏ
một cách làm việc khoa học và thiết thực. Trái lại, các văn bản thiếu thông tin,


18
không cụ thể về trách nhiệm thực hiện là biểu hiện của một cách làm việc hình thức
chủ nghĩa, rất dễ gặp ở những cán bộ quan liêu hoặc năng lực yếu kém.
Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của Nhà nước từ
chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý.
Thông thường các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể

chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực Nhà nước. Các quyết định quản lý
cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng bị quản lý thơng suốt, hiểu
được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi
thực hiện. Hơn thế nữa các đối tượng bị quản lý cũng phải nhận thấy được khả năng
có thể phát huy sáng tạo khi thực hiện các quyết định quản lý. Việc truyền đạt các
quyết định kéo dài, nửa vời, thiếu cụ thể, khơng chính xác sẽ làm cho quyết định
quản lý khó có điều kiện được biến thành hiện thực hoặc được thực hiện với hệ
thống văn bản quản lý Nhà nước, bởi lẽ hệ thống đó có khả năng truyền đạt các
quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi được
tổ chức xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học trong hệ thống quản
lý mỗi bộ phận đều có vị trí của mình khi thực hiện một quyết định quản lý nhất
định do cấp trên ban hành, tức là khơng phải tất cả mọi mắt xích trong hệ thống
quản lý đó có chức năng như nhau khi thực hiện những quyết định quản lý được ban
hành. Thực tế là, mỗi cấp, mỗi ngành trong hệ thống lãnh đạo quản lý chỉ quan tâm
đến văn bản theo một phạm vi nhất định, trước một cấp quản lý nhất định. Không
phải văn bản nào cũng được quan tâm như nhau và cũng có giá trị như nhau đối với
tất cả các cấp, các ngành, tuy nhiên đều thống nhất đối với mọi trường hợp là văn
bản luôn luôn phải được tiếp nhận đúng đắn và tự giác.
Văn bản là phương tiện được sử dụng làm căn cứ để kiểm tra, theo dõi, đánh
giá hoạt động của bộ máy lãnh đạo, quản lý
Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước.
Khơng có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặc chẽ thì mọi nghị
quyết, chỉ thị, quyết định quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết sng. Kiểm tra cịn là
một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ