Khóa luận tốt nghiệp thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần dệt may huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.31 MB, 98 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý thầy cô
giáo Trường Đại Học Kinh tế Huế đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức,
Ế
kinh nghiệm quý báu. Đặc biệt, cơ giáo Th.S Hồng Thị Kim Thoa đã dành nhiều thời
U
gian tâm huyết để giúp em có thể hồn thành tốt khóa luận này.
-H
Em xin bày tỏ lời cảm ơn đến quý Công ty cổ phần Dệt May Huế, tập thể cán bộ
công nhân viên, đặc biệt các anh, chị, cơ, chú trong phịng Tài chính - kế tốn, phịng
TẾ
Kinh doanh và phòng Kế hoạch - XNK đã quan tâm, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em
được tiếp xúc vào thực tế, học hỏi nhiều điều đồng thời cung cấp những số liệu cần
H
thiết để em có thể hồn thành khóa luận.
IN
Do thời gian nghiên cứu, kiến thức và kinh nghiệm thực tế có hạn...Mặc dù đã cố
K
gắng nhưng đề tài cũng khơng tránh khỏi những sai sót nhất định. Kính mong q thầy
C
cơ giáo, q cơng ty và tất cả các bạn đóng góp ý kiến bổ sung để đề tài được hoàn
Ọ
thiện hơn.
Huế, tháng 5 năm 2013
Sinh viên thực hiện
Phạm Thị Thơm
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Em xin chân thành cám ơn!
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
MỤC LỤC
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ................................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................1
Ế
2. Mục đích nghiên cứu đề tài.......................................................................................2
U
3. Đối tượng nghiên cứu ...............................................................................................2
-H
4. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................2
TẾ
6. Kết cấu khóa luận .....................................................................................................3
PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.......................................................................4
H
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH
IN
BÁN HÀNG -THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP.....................................................................4
K
1.1.1. Khái niệm.........................................................................................................4
C
1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ .....................................5
Ọ
1.1.2.1. Mục tiêu......................................................................................................5
IH
1.1.2.2. Nhiệm vụ ....................................................................................................6
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................6
Ạ
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) ............................................................9
Đ
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities) ................................................10
G
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông (Information and Communication ) ..............12
N
1.1.3.5. Giám sát (Monitoring)..............................................................................13
Ư
Ờ
1.2. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền ...................................................13
1.2.1. Định nghĩa chu trình bán hàng - thu tiền .......................................................13
TR
1.2.2. Vai trị chu trình bán hàng - thu tiền ..............................................................14
1.2.3. Chu trình bán hàng - thu tiền .........................................................................15
1.2.4. Các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền...17
1.2.5. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền..............................................19
1.2.5.1. Các rủi ro xuất hiện trong chu trình bán hàng - thu tiền ..........................19
1.2.5.2. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng - thu tiền .........................................20
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
1.2.5.3. Thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền ...............................21
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG -THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ ............................................ 25
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Dệt May Huế ......................................25
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty cổ phần Dệt May Huế............25
U
Ế
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty cổ phần Dệt May Huế.........................27
-H
2.1.2.1. Chức năng ................................................................................................27
2.1.2.2. Nhiệm vụ ..................................................................................................27
TẾ
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Dệt May Huế ..............27
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty ...................................................27
H
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý ...........................................30
IN
2.1.5. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Dệt May Huế .......................40
K
2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán ...........................................................................40
2.1.5.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn.............................................................42
Ọ
C
2.2. Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần
IH
Dệt May Huế. ................................................................................................................46
2.2.1. Hệ thống KSNB của Công ty cổ phần Dệt May Huế ....................................46
Ạ
2.2.1.1. Mơi trường kiểm sốt ...............................................................................46
Đ
2.2.1.2. Đánh giá rủi ro .........................................................................................49
G
2.2.1.3. Hoạt động kiểm sốt.................................................................................50
N
2.2.1.4. Thơng tin và truyền thông ........................................................................51
Ư
Ờ
2.2.1.5. Giám sát....................................................................................................51
2.2.2.Thực trạng hoạt động kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công
TR
ty cổ phần Dệt May Huế................................................................................................52
2.2.2.1.Các quy định và chính sách liên quan đến tiêu thụ hàng hóa ...................52
2.2.2.4. Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền ...........................56
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CTCP DỆT MAY HUẾ............................ 75
3.1. Đánh giá ưu nhược điểm của hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại
Công ty cổ phần Dệt May Huế ......................................................................................75
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
3.1.1. Đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần Dệt May Huế .......................75
3.1.2.1. Xử lý đơn đặt hàng...................................................................................79
3.1.2.2. Xét duyệt bán chịu ...................................................................................79
3.1.2.3. Chuyển giao hàng.....................................................................................80
3.1.2.4. Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng..............................................80
U
Ế
3.1.2.5. Thu tiền và ghi sổ nghiệp vụ thu tiền.......................................................81
-H
3.1.2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu ........................................82
3.1.2.7. Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu khơng thu được. ............................82
TẾ
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền
tại Cơng ty cổ phần Dệt May Huế. ................................................................................83
H
3.2.1. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ ...........................................................83
IN
3.2.2. Hồn thiện các thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty............ 84
K
3.2.2.1. Xử lý đơn đặt hàng...................................................................................84
3.2.2.2. Xét duyệt bán chịu ...................................................................................84
Ọ
C
3.2.2.3. Chuyển giao hàng hóa ..............................................................................85
IH
3.2.2.5. Thu tiền và ghi sổ nghiệp vụ thu tiền.......................................................85
3.2.2.6. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu ........................................85
Ạ
3.2.2.7. Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu khơng thu được .............................85
Đ
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ............................................................................................. 86
G
1. KẾT LUẬN.............................................................................................................86
N
2. KIẾN NGHỊ....................................................................................................................... 87
Ư
Ờ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
TR
PHỤ LỤC
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
BHXH
Bảo hiểm xã hơi
BTC
Bộ Tài chính
CBCNV
Cán bộ cơng nhân viên
CCDC
Cơng cụ dụng cụ
ĐĐH
Đơn đặt hàng
GTGT
Giá trị gia tăng
HĐBH
Hóa đơn bán hàng
HĐTC
Hoạt động tài chính
HTK
Hàng tồn kho
TẾ
H
IN
Kiểm sốt nội bộ
K
KSNB
Ọ
IH
TGNH
Nhà xuất bản
C
NXB
SXKD
Tiền gửi Ngân hàng
Thu nhập doanh nghiệp
TNHH
Ạ
TNDN
Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ
Tài sản cố định
TSDH
Tài sản dài hạn
TSNH
Tài sản ngắn hạn
VCSH
Vốn chủ sở hữu
XNK
Xuất nhập khẩu
Đ
G
N
Sản xuất kinh doanh
TR
Ư
Ờ
U
Báo cáo tài chính
-H
BCTC
Ế
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
DANH MỤC KÝ HIỆU
Bắt đầu, kết thúc
Xử lý bằng máy tính
Điểm nối trong cùng một
Xử lý bằng thủ công
Ế
A
Điểm nối sang trang sau ( 1,
Nhập chứng từ vào
2, 3...)
máy tính (Nhập bằng
-H
2
U
trang (A, B, C...)
TẾ
tay)
Lưu trữ thủ công:
H
N: theo số thứ tự
N
Lưu trữ trong máy tính
IN
A: theo alphabet
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
D: theo ngày
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 - Tình hình lao động của Cơng ty qua 3 năm 2010-2012....................................................... 32
Bảng 2.2 - Tình hình tài sản-nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2010-2012....................................... 35
Ế
Bảng 2.3 - Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 3 năm 2010-2012 ........39
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
-H
U
Bảng 2.4 - Chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền............................. 55
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty.................................................................................... 29
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán................................................................................................... 40
Ế
Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.......................................... 43
U
Sơ đồ 2.5 - Quy trình kiểm sốt xét duyệt bán chịu................................................................................... 60
-H
Sơ đồ 2.6 - Quy trình kiểm sốt chuyển giao hàng.................................................................................... 63
Sơ đồ 2.7 - Quy trình kiểm sốt lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng......................................... 67
TR
Ư
Ờ
N
G
Đ
Ạ
IH
Ọ
C
K
IN
H
TẾ
Sơ đồ 2.9 - Quy trình kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền mặt ........................................................................... 69
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
TĨM TẮT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Bán hàng - thu tiền là một khâu vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một doanh
nghiệp nào. Tuy nhiên đây cũng là khâu có nhiều rủi ro, gian lận nhất. Nếu hệ thống
KSNB chu trình bán hàng - thu tiền hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp
khó khăn trong việc bán hàng và thu hồi các khoản nợ. Vì vậy nhà quản trị cần phải
Ế
tìm hiểu các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền. Từ đó thiết lập các
U
quy trình kiểm sốt, kiểm tra chặt chẽ tình hình tăng giảm, xuất nhập hàng, các mục
-H
tiêu kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền nhằm làm cho hệ thống thêm phần chặt chẽ
mang tính chuyên nghiệp và góp phần hồn thiện hơn hệ thống KSNB. Do đó em đã
TẾ
chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
tại Cơng ty cổ phần Dệt May Huế” làm khóa luận tốt nghiêp của mình.
H
Khóa luận tập trung tìm hiểu về chu trình bán hàng - thu tiền và các hoạt động
IN
kiểm soát chủ yếu nhằm phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro phát sinh trong chu trình
K
bán hàng - thu tiền tại Công ty. Trên cơ sở những phân tích về tình hình thực trạng cụ
thể nêu lên những ưu điểm và tồn tại của hệ thống KSNB từ đó đưa ra một số giải
C
pháp có thể khắc phục phần nào những mặt còn hạn chế của hệ thống KSNB nói
Ọ
chung và hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Công ty cổ phần Dệt May
IH
Huế nói riêng. Kết cấu của khóa luận được mơ tả tổng quan như sau:
- Phần I: Đặt vấn đề
Ạ
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu (gồm có 3 chương)
Đ
+ Chương 1: Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về hệ thống KSNB nói chung và
G
kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp nói riêng. Cụ thể giới thiệu về
N
khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ và các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB, đồng thời đề cập
Ư
Ờ
những vấn đề cơ bản về kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp.
+ Chương 2: Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Dệt May Huế về lịch sử
TR
hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, bộ máy kế tốn...Qua
tìm hiểu thực tế, trình bày khái quát về hệ thống KSNB tại Công ty, hoạt động KSNB
chu trình bán hàng - thu tiền diễn ra tại Công ty.
+ Chương 3: Trên cơ sở thực trạng được tìm hiểu ở chương 2, đánh giá ưu và
nhược điểm của hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty. Từ đó đề
xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền
tại Công ty cổ phần Dệt May Huế.
- Phần III: Kết luận và kiến nghị
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lý do chọn đề tài
Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp
Ế
phải ln tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.
U
Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp Dệt May nói riêng
-H
muốn đứng vững trên thị trường cần phải nắm bắt và đáp ứng được nhu cầu, tâm lý
của người tiêu dùng để có những phương án kinh doanh hiệu quả nhằm đưa ra những
TẾ
sản phẩm có chất lượng cao, giá thành hạ, mẫu mã phong phú, đa dạng đến người tiêu
dùng. Muốn vậy, doanh nghiệp cần phát huy tối đa tính năng động, sáng tạo, đổi mới
H
và thích ứng với nhu cầu phát sinh trên thị trường, giám sát tất cả quy trình từ khâu
IN
mua hàng đến khâu tiêu thụ hàng hố để bảo tồn và tăng nhanh tốc độ ln chuyển
C
thế và uy tín của mình trên thị trường.
K
vốn, tạo uy tín và niềm tin khách hàng, cải thiện đời sống của CBCNV, khẳng định vị
Ọ
Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị
IH
quan trọng và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng đó trong mọi
quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ góp phần khơng
Đ
Ạ
nhỏ cho thành công của doanh nghiệp, bảo đảm các nguồn lực được sử dụng tối ưu,
bảo vệ tài sản không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích, BCTC chính
G
xác và tin cậy. Thêm vào đó, mọi thành viên trong doanh nghiệp một khi tuân thủ
N
chính sách và quy trình được thiết lập sẽ ngày càng giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu
Ư
Ờ
quả hoạt động của doanh nghiệp.
TR
Cơng tác KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan
trọng trong hoạt động của Cơng ty cổ phần Dệt May Huế vì nó bảo đảm cho hoạt động
tiêu thụ được diễn ra suôn sẻ, theo đúng kế hoạch, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường,
đem lại lợi ích cho Cơng ty, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu
quả hoạt động. Hơn nữa Công ty cổ phần Dệt May Huế là một Công ty không chỉ bán
hàng trong nước mà cịn xuất khẩu ra nước ngồi với số lượng lớn, phát sinh nhiều
nghiệp vụ vì vậy địi hỏi Cơng ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
1
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
bán đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, giá cả hợp lý giúp Cơng ty có thể cạnh tranh
được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Ý thức được tầm quan trọng của công tác KSNB và đặc biệt là đối với chu trình
bán hàng - thu tiền, qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Dệt May Huế, em đã
chọn đề tài “Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
U
Ế
tại Cơng ty cổ phần Dệt May Huế ” để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình.
-H
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
- Hệ thống hóa lý thuyết về hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền.
TẾ
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty
cổ phần Dệt May Huế.
H
- Nhận biết được q trình, mức độ vận dụng lí thuyết về hoạt động KSNB chu
IN
trình bán hàng - thu tiền vào thực tiễn tại Công ty cổ phần Dệt May Huế.
K
- Thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn, đề xuất các giải pháp
nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB đối với việc ngăn ngừa rủi ro
IH
3. Đối tượng nghiên cứu
Ọ
C
trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Cơng ty cổ phần Dệt May Huế.
Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại
Ạ
Công ty cổ phần Dệt May Huế.
Đ
4. Phạm vi nghiên cứu
G
- Thời gian nghiên cứu: Đề tài bắt đầu nghiên cứu từ 21/01/2013 - 11/5/2013.
N
+ Số liệu dùng để phân tích về tình hình lao động, tài sản - nguồn vốn, kết quả
Ư
Ờ
hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm: Năm 2010, năm 2011 và năm 2012
TR
+ Số liệu tìm hiểu về chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty: Quý I năm 2013
- Không gian nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi Công ty cổ phần
Dệt May Huế.
- Nội dung nghiên cứu: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu chu trình bán
hàng - thu tiền và các hoạt động kiểm soát chủ yếu, đề xuất một số giải pháp nhằm hạn
chế các rủi ro phát sinh trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu các giáo trình
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
2
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
được học, các thơng tư, chuẩn mực, trang web về kế tốn, kiểm tốn cũng như các
khóa luận tại thư viện trường Đại Học Kinh Tế Huế nhằm tổng hợp lý luận cơ bản làm
cơ sở cho việc tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tiến hành hỏi trực tiếp các anh chị cơ chú
trong phịng Tài chính kế tốn, phịng Kinh doanh, phịng Kế hoạch - XNK để hiểu rõ
U
Ế
hơn về nội dung của các bước trong quy trình thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm
-H
sốt liên quan đến đề tài thực hiện.
- Phương pháp quan sát: Qua q trình đến thực tập tại Cơng ty, quan sát cơng
TẾ
việc của các nhân viên ở các phịng Tài chính - kế tốn, phịng Kinh doanh, phịng Kế
hoạch - XNK để hiểu rõ hơn cơng việc, trình tự thực hiện, quá trình xử lý, luân chuyển
H
chứng từ, hạch tốn các nghiệp vụ trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty.
IN
- Phương pháp đối chiếu, so sánh: Từ cơ sở lý luận và quá trình tìm hiểu thực
K
trạng tại Công ty cổ phần Dệt May Huế tiến hành đối chiếu, so sánh để tìm ra những
điểm khác biệt giữa lý thuyết với thực tế các thủ tục kiểm sốt tại Cơng ty.
Ọ
C
- Phương pháp phân tích số liệu: Sau khi thu thập xong các số liệu cần thiết tiến
IH
hành phân tích, so sánh, tổng hợp các thơng tin từ chứng từ, sổ sách kế tốn thu thập
được, qua bảng hỏi... Từ đó đưa ra những nhận định tổng hợp, khách quan về những
Ạ
ưu nhược điểm và đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB chu trình
Đ
bán hàng - thu tiền tại Cơng ty cổ phần Dệt May Huế.
G
6. Kết cấu khóa luận
N
Khóa luận gồm có 3 phần:
Ư
Ờ
- Phần I: Đặt vấn đề
TR
- Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu
+ Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền
trong doanh nghiệp.
+ Chương 2: Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công
ty cổ phần Dệt May Huế.
+ Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động KSNB chu trình bán
hàng - thu tiền tại Cơng ty cổ phần Dệt May Huế.
- Phần III: Kết luận và kiến nghị.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
3
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Ế
1.1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
U
1.1.1. Khái niệm
-H
(1) Theo IAS 400: “Hệ thống kiểm sốt nội bộ là tồn bộ những chính sách và thủ
tục kiểm sốt do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt
TẾ
chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này địi hỏi việc
tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận
H
hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập BCTC
IN
trong thời gian mong muốn”.
K
(2) Theo COSO (Committee of Sponsoring Organization ), Ủy ban thuộc Hội
C
đồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận BCTC đưa ra vào năm 1992: “Kiểm
Ọ
soát nội bộ là 1 quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và
IH
các nhân viên khác của 1 tổ chức, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong
việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị, các nhà quản lý mong muốn là:
Ạ
- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động
Đ
- Tính chất đáng tin cậy của các BCTC
G
- Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành”.
N
(3) Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế
Ư
Ờ
hoạch của đơn vị và tồn bộ các phương pháp, các bước cơng việc mà các nhà quản lý
doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt
TR
được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc
tơn trọng các quy chế quản lý; giữ an tồn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và
gian lận; ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác, lập BCTC kịp thời, đáng tin cậy”.
(4) Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy
định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm
bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
4
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ,
quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm mơi
trường kiểm sốt, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”.
(5) Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated
Public Accountant – AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất
U
Ế
cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo
-H
đảm an tồn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế tốn,
tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách
TẾ
quản lý lâu dài”.
Như vậy, hệ thống KSNB trong một tổ chức có thể được hiểu là hệ thống các thủ
H
tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong nội bộ một tổ chức nhằm đạt được các
IN
mục tiêu quản lý, bao gồm:
K
- Đảm bảo sự tuân thủ các quy định trong nội bộ tổ chức cũng như của Nhà nước.
- Đảm bảo đến mức độ thấp nhất việc thất thoát tài sản trong tổ chức.
Ọ
C
- Đảm bảo sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức.
IH
- Đảm bảo các thơng tin đưa ra là trung thực, hợp lí và đáng tin cậy.
- Đảm bảo đạt được các mục tiêu đã định.
Ạ
1.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đ
Theo Tiến sĩ Lê Văn Luyện, Lý thuyết kiểm tốn (2008), Học viện Ngân Hàng
G
thì mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống KSNB được xác định như sau:
N
1.1.2.1. Mục tiêu
Ư
Ờ
Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động
TR
- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác.
- Hạn chế rủi ro.
- Đảm bảo sự phối hợp cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp
để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất qn.
- Tránh được các chi phí khơng đáng có, việc đặt lợi ích khác (của nhân viên, của
khách hàng ...) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.
Mục tiêu thơng tin: Độ tin cậy, tính hồn thiện và cập nhật thơng tin tài chính,
quản lý
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
5
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
- Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định nội bộ
trong doanh nghiệp.
- Thông tin gửi đến Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị, các cổ đông và các cơ
quan giám sát phải có đủ chất lượng và tính nhất qn.
- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên
U
Ế
các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng.
-H
Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ :
- Các luật và quy định của pháp luật.
TẾ
- Các yêu cầu quản lý.
- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
H
1.1.2.2. Nhiệm vụ
IN
Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ
K
- Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế để hướng các nghiệp vụ kinh tế thực
hiện đúng nguyên tắc, quy định nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vơ tình
Ọ
C
hay cố ý có thể gây thất thốt tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt hại
IH
trong kinh doanh.
Bảo vệ đơn vị trước những thất thốt có thể tránh
Ạ
- Đơn vị phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân
Đ
và lập ra một hệ thống KSNB chặt chẽ đối với tài sản - nguồn lực cơ bản của sản xuất.
G
Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh
N
- Cơ cấu KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách
Ư
Ờ
kinh doanh của đơn vị được tất cả các nhân viên chấp hành.
TR
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ
thuộc vào nhiều yếu tố như quy mơ, tính chất, hoạt động, mục tiêu...của từng nơi, thế
nhưng bất kì hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo
COSO (Committee of Sponsoring Organizations), Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia
Hoa Kỳ về việc chống gian lận BCTC, hệ thống KSNB bao gồm các bộ phận sau:
1.1.3.1. Mơi trường kiểm sốt (Control Environment)
Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
6
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
kiểm sốt của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của
kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thức thuộc mơi trường kiểm sốt là:
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc
tơn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm sốt.
U
Ế
Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và
-H
cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản khơng cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo
đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới
TẾ
về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biến những quy định đến mọi thành viên.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức,
H
đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân
IN
viên có những hành vi thiếu trung thực.
K
Đảm bảo về năng lực
Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực
Ọ
C
hiện được nhiệm vụ của mình. Nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến
IH
thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phải giám sát, huấn luyện
họ đầy đủ và thường xuyên.
Ạ
Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm toán
Đ
Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn là những thành viên có kinh nghiệm, uy
G
tín trong doanh nghiệp. Ủy ban Kiểm tốn trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những
N
thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành
Ư
Ờ
đơn vị. Ủy ban Kiểm tốn có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các
mục tiêu của đơn vị, thông qua sự giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập
TR
BCTC, giữ sự độc lập của kiểm tốn nội bộ. Do có các chức năng quan trọng nên hoạt
động hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn có ảnh hưởng lớn đến mơi
trường kiểm sốt.
Các nhân tố để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị hoặc của Ủy ban
Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội
đồng quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán
nội bộ, kiểm toán độc lập.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
7
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong
cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.
Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến mơi
trường kiểm sốt và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
U
Ế
Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức
-H
nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý
trong q trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược
TẾ
lại có những nhà quản lý thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định.
Cơ cấu tổ chức
H
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong
IN
đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là
K
cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại khi
thiết kế khơng đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho thủ tục kiểm soát mất tác dụng. Cơ
Ọ
C
cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được
IH
các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp.
Ngoài ra cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.
Ạ
Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Đ
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ
G
chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt
N
động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và
Ư
Ờ
từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành
mục tiêu. Do đó khi mơ tả cơng việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về
TR
những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ
nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân sự có ảnh
hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của mơi trường kiểm sốt thơng qua việc tác động đến
các nhân tố khác như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
8
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
1.1.3.2. Đánh giá rủi ro (Risk Assessment)
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm sốt tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải dựa trên những mục tiêu đã được
xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro
làm cho những mục tiêu của đơn vị không đạt được và phải cố gắng kiểm sốt để tối
U
Ế
thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.
-H
Xác định mục tiêu của đơn vị
Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến
TẾ
lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc
xác định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản
H
hơn qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý.
IN
Nhận dạng rủi ro
K
Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến
từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, nhân tố làm phát sinh rủi ro như sự đổi
Ọ
C
mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ
IH
cạnh tranh, sự thay đổi trong các chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên khơng
đáp ứng u cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý. Trong phạm vi từng hoạt động như bán
Ạ
hàng, mua hàng, kế tốn...rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt
Đ
động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị. Để nhận dạng rủi ro, người
G
quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như sử dụng các phương tiện dự
N
báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên đến các hoạt động.
Ư
Ờ
Phân tích và đánh giá rủi ro
Quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước
TR
lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu đơn vị, xem xét
khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Trong kế tốn, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lí của BCTC
như ghi nhận các tài sản khơng có thực, đánh giá tài sản và các khoản phải trả không
phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế tốn; khai báo khơng đầy đủ thu nhập và chi phí;
trình bày những thơng tin tài chính khơng phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
9
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát (Control Activities)
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị
của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi các hành
động với mục đích chính là giúp kiểm sốt các rủi ro mà đơn vị đang, có thể gặp phải.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
U
Ế
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết
-H
mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm sốt lẫn nhau,
TẾ
nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, giảm cơ hội cho bất kì thành viên
nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình.
H
Phân chia trách nhiệm địi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau:
IN
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán.
K
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.
- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế tốn.
Ọ
C
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin và các nghiệp vụ
IH
Để thông tin đáng tin cậy cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt nhằm kiểm tra
tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm tra q trình xử lý
Ạ
thơng tin cần đảm bảo:
Đ
(1) Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ sổ sách:
G
- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát,
N
tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Ư
Ờ
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm càng tốt.
TR
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ
đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng trước
khi qua bộ phận tiếp theo.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang liên
tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế tốn khoa học, an tồn, đúng quy định và
dễ dàng truy cập khi cần thiết.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
10
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
(2) Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:
Cần đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi
một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép
- Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp
dụng cho toàn đơn vị.
U
Ế
- Phê chuẩn cụ thể: Là các trường hợp mà người quản lý xét duyệt từng nghiệp
-H
vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng
cho những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc những nghiệp vụ thường xuyên nhưng
TẾ
có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép.
Kiểm soát vật chất
H
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản kể cả những ấn chỉ
K
chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu.
IN
đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các
Việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt
Ọ
C
buộc phải thực hiện định kỳ. Khi có bất kì chênh lệch nào cũng cần phải điều tra, xem
IH
xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài
sản và sổ sách có liên quan. Nếu khơng thực hiện cơng việc này thì tài sản có thể bị bỏ
Ạ
phế, mất mát hoặc khơng phát hiện được những hành vi đánh cắp.
Đ
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
G
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá
N
nhân, bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ
Ư
Ờ
thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế
TR
thường xuyên kiểm tra soát xét lại.
Yêu cầu đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là phải độc lập với đối
tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện
kiểm tra là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập.
Phân tích rà sốt hay sốt xét lại việc thực hiện
Là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu
kế hoạch, dự tốn, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thơng tin phi
tài chính, xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
11
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
Điều này giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo
đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường
xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong q trình thực hiện, nhà
quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch, có những điều chỉnh thích hợp.
1.1.3.4. Thơng tin và truyền thơng (Information and Communication )
U
Ế
Thông tin và truyền thông là điều kiện khơng thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì
-H
và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình thành các báo cáo để
cung cấp thơng tin về HĐTC và sự tuân thủ bao gồm cả cho nội bộ và bên ngồi.
TẾ
Thơng tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin có thể
được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn đảm bảo
H
yêu cầu chất lượng thơng tin là thích hợp, kịp thời, chính xác và truy cập thuận tiện.
IN
Truyền thơng là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
K
mạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin: Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ
công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối
Ọ
C
quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông
IH
trong đơn vị. Các thông tin từ bên ngoài cũng được tiếp cận và ghi nhận một cách
trung thực và đầy đủ, kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp yêu cầu của pháp luật.
Ạ
Trong hệ thống thơng tin, hệ thống thơng tin kế tốn là một phân hệ quan trọng
Đ
bao gồm các bộ phận: Chứng từ, sổ sách kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn
G
- Chứng từ: Cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ về từng hành vi kinh tế thông qua
N
thủ tục lập chứng từ. Chứng từ giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ
Ư
Ờ
tài sản của đơn vị và là căn cứ pháp lí để giải quyết các tranh chấp giữa các đối tượng.
- Sổ sách kế toán: Là bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên
TR
chứng từ để xử lý nhằm hình thành thơng tin tổng hợp trên BCTC và báo cáo quản trị.
Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học sẽ góp phần đáng kể trong bảo vệ tài sản
nhờ ở chức năng kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
- Sơ đồ hạch tốn: Mơ tả về phương pháp xử lý các nghiệp vụ tại đơn vị, thường
dưới dạng hình vẽ.
- Sổ tay hướng dẫn: Bao gồm bảng liệt kê, phân loại tài khoản sử dụng và diễn
giải chi tiết về mục đích, nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý các nghiệp vụ.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
12
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
Sổ tay đầy đủ giúp việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn, thống nhất trong tồn đơn vị
Truyền thơng đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu biết về vai trị
và trách nhiệm của họ có liên quan đến q trình lập BCTC. Các nhân viên xử lý
thơng tin hiểu được cơng việc của họ có liên quan đến người khác và họ được yêu cầu
báo cáo ngay những tình huống bất thường cho cấp trên.
U
Ế
1.1.3.5. Giám sát (Monitoring)
-H
Giám sát là quá trình mà nhà quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát.
Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế
TẾ
hay khơng và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát
triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả tốt nhà quản lý cần thực hiện những hoạt
H
động giám sát thường xuyên hoặc định kì
IN
Giám sát thường xuyên: Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý
K
của khách hàng, nhà cung cấp...hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các
biến động bất thường. Giám sát thường xuyên áp dụng cho những yếu tố quan trọng
Ọ
C
trong KSNB. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của
IH
nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng khơng.
Giám sát định kì: Được thực hiện thơng qua các cuộc kiểm tốn định kì do
Ạ
kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện. Qua đó phát hiện kịp
Đ
thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện.
G
1.2. Kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
N
1.2.1. Định nghĩa chu trình bán hàng - thu tiền
Ư
Ờ
Theo Nguyễn Quang Quynh & Ngơ Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm tốn tài
TR
chính, NXB Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội:
“Bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là q trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua
q trình trao đổi hàng- tiền giữa khách thể kiểm tốn với khách hàng của họ”. Nó bắt đầu
từ yêu cầu mua hàng của khách hàng, kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
Giải thích một số khái niệm liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền (theo
chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14):
Doanh thu: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
13
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
tốn, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp,
góp phần làm tăng VCSH.
Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách
hàng mua hàng với khối lượng lớn.
Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm
U
Ế
chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
-H
Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ
bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
TẾ
Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua, do
người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn theo hợp đồng.
H
Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng VCSH từ hoạt động ngồi các
IN
hoạt động tạo ra doanh thu.
K
Điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời
thoả mãn 5 điều kiện sau:
Ọ
C
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
IH
hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu
Ạ
hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
Đ
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
G
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
N
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Ư
Ờ
1.2.2. Vai trị chu trình bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng - thu tiền có vai trị rất lớn, là một bộ phận có liên quan đến
TR
nhiều chỉ tiêu trên BCTC, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu
kỳ hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm tốn này sẽ tiết kiệm
được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm tốn, đưa ra kiến nghị hợp lý
và cung cấp thơng tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêu thụ của đơn vị.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
14
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho ban lãnh đạo thấy được những sai
sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần
nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đối với nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của
doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, có chính sách hợp lý hơn để
U
Ế
phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
-H
1.2.3. Chu trình bán hàng - thu tiền
Thông thường với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức
hàng - thu tiền đều bao gồm các chức năng chính sau:
H
a) Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
TẾ
năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhất chu trình bán
IN
Người mua đặt hàng có thể thông qua ĐĐH, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu
K
qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua - bán hàng hoá, dịch vụ… Về
pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hố theo những điều kiện xác định. Do
C
đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở này, người bán có
IH
b) Xét duyệt bán chịu
Ọ
thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.
Ạ
Việc xét duyệt bán chịu sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số bán hàng nhưng
Đ
cũng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh tốn.Vì
thế việc bán chịu cần được xem xét chặt chẽ.
G
Trước khi đi đến quyết định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét từng
N
khách hàng cụ thể, khả năng nợ tối đa của từng khách hàng để từ đó đưa quyết định
Ư
Ờ
bán chịu một phần hay tồn bộ lơ hàng. Tuy nhiên quyết định này cần phải tính tốn
trên sự cân đối lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền
TR
nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán.
c) Chuyển giao hàng hóa
Là chức năng vận chuyển hàng hố đến người mua, chuyển giao quyền sở hữu.
Đây là điểm bắt đầu của chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán
hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển
thường là hóa đơn hoặc vận đơn. Các Cơng ty có quy mơ lớn, diễn biến thường xuyên
về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
15
Khóa luận tốt nghiệp
GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa
d) Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Hố đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng, giá cả hàng hoá gồm cả
giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá
trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 2 gửi cho khách hàng, liên 1 và liên 3
lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Việc gửi hóa đơn tính tiền cho người mua, ghi rõ
U
Ế
nghiệp vụ bán hàng vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền, thời hạn
-H
thanh toán của từng nghiệp vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các
khoản phải thu.
TẾ
e) Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng và ghi sổ kế toán về các nghiệp vụ
H
này cần thực hiện chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và khơng bình
IN
thường. Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền,
K
sổ quỹ và các sổ chi tiết. Tiền mặt thu được cần gửi vào ngân hàng một lượng hợp lý.
Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của
Ọ
C
khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu hoặc giấy báo Có.
IH
f) Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua khơng thỏa mãn về hàng
Ạ
hóa nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng. Khi đó
Đ
người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó so với trên cơ sở thỏa
G
thuận được với bên mua. Trường hợp này phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc thư báo Có
N
hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên đồng thời ghi chép đầy
Ư
Ờ
đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá, sổ phụ của Công ty.
TR
g) Thẩm định và xố sổ khoản phải thu khơng thu được
Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp khơng thu
được tiền vì thế phải có bộ phận thẩm định tìm hiểu lý do khơng thu được tiền. Sau khi
thẩm định thấy các khoản này là khó hoặc khơng có khả năng thu được do Cơng ty
khách hàng bị phá sản hoặc vì một lý do nào đó cần chuyển thành nợ khó địi hoặc xóa
sổ các khoản này.
SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế toán - Kiểm toán
16
