(Khóa luận tốt nghiệp) Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN PHÕNG
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ HUYỀN

Mã số sinh viên

: 1405QTVB019

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN
Đƣợc sự đồng ý của Khoa Quản trị Văn phịng và sự hƣớng dẫn tận tình của
thầy giáo ThS. Nguyễn Hữu Danh tơi đã hồn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa
cơng tác văn phịng tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam”.
Khơng có sự thành cơng nào mà khơng gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay
nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của ngƣời khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu
học tập ở Trƣờng đến nay, tôi đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của q
Thầy Cơ, gia đình và bạn bè. Với lịng biết ơn sâu sắc, tơi xin gửi đến q Thầy Cơ ở
Khoa Quản trị Văn phịng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt
vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại Trƣờng.
Đặc biệt hơn, tôi xin dành lịng kính trọng và tình cảm chân thành tới Ngƣời
Thầy đã tâm huyết giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện nhiệm vụ đề tài.
Tôi xin đƣợc cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã
hội Việt Nam cũng nhƣ các cô, các chị trong Phịng Lƣu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ và
ủng hộ tơi trong q trình điều tra, khảo sát và thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính
mong nhận đƣợc sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy, Cô trong Khoa, bạn bè và những
ngƣời quan tâm để đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Ngày 22 tháng 03 năm 2018

2


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi.
Các tài liệu, số liệu đƣợc sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo
đúng quy định. Nội dung phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với
thực tiễn. Các kết quả này chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Nhà trƣờng về sự cam đoan này.

Hà Nội, Ngày 22 tháng 03 năm 2018

Tác giả

Nguyễn Thị Huyền

3


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

CBCC

Cán bộ cơng chức

2

CVP

Chánh văn phịng

3

HĐH

Hiện đại hóa

4

NXB ĐHKTQD

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

5

KHXH

Khoa học xã hội

6

VHL

Viện Hàn lâm

7

VT

Văn thƣ

4

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................1
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ......................................................................................3
3. Mục tiêu của đề tài .................................................................................................. 5
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................................................. 5
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ..............................................................................6
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................................. 6
7. Phƣơng pháp nghiên cứu .........................................................................................6
8. Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................................7
9. Bố cục của đề tài .....................................................................................................8
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN
PHỊNG TẠI VIỆT NAM ............................................................................................ 9
1.1 Lý luận chung về văn phịng và cơng tác văn phịng .......................................9
1.1.1 Khái niệm về văn phịng .................................................................................9
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng .................................................10
1.1.3. Khái niệm cơng tác văn phịng ....................................................................17
1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phịng ..................................................18
1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa ............................................................................18
1.2.2. Khái niệm về hiện đại hóa cơng tác văn phịng ...........................................19
1.2.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa trong cơng tác Văn phịng ............................ 20
1.2.4. Nội dung cơ bản trong cơng tác hiện đại hóa văn phịng ............................ 21
*Tiểu kết ...................................................................................................................22
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA ................................... 23
VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .................. 23
2.1. Khái quát chung về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ...................23
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam ........................................................................................................................23
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm ............................................................... 25

2.2. Khái quát chung về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam .....28
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Viện Hàn lâm .................28
2.2.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 30
2.3. Thực tế cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Văn phòng Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam ......................................................................................30
2.3.1. Tình hình nhân sự trong Văn phịng ........................................................... 30
1


2.3.2. Thực tiễn thực hiện nghiệp vụ hành chính ..................................................35
2.3.3. Các cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng ....................................................47
2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn
phịng .....................................................................................................................48
2.3.5 Thực tiễn bài trí phòng làm việc trong Văn phòng .......................................49
2.4. Đánh giá chung .................................................................................................50
2.4.1. Ƣu điểm .......................................................................................................50
2.4.2. Hạn chế ........................................................................................................52
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................................ 54
*Tiểu kết ................................................................................................................... 55
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC HIỆN
ĐẠI HĨA TRONG VĂN PHÕNG ........................................................................ 56
3.1. Giải pháp nâng cao cơng tác hiện đại hóa trong văn phòng ........................ 56
3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phịng .........................56
3.1.2. Nâng cao cơng tác tham mƣu của Văn phòng đối với Ban Lãnh đạo Viện .57
3.1.3. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự trong Văn phòng ............................. 59
3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự ............. 60
3.1.5. Đầu tƣ mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phịng .............61
3.1.6. Nâng cao cơng tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính 61
3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng cơng nghệ thông tin .......................................62
3.1.8. Cải tiến về môi trƣờng làm việc ..................................................................62

3.1.9. Sắp xếp phòng làm việc của Văn phòng theo hƣớng Văn phòng mở ..........63
*Tiểu kết ................................................................................................................... 64
KẾT LUẬN ................................................................................................................. 65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 66
PHỤ LỤC .................................................................................................................... 67

2


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Hình 1: Bảng Thống kê số lƣợng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phịng ..............31
Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chun mơn của cơng chức, nhân viên ........32
Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017 ....................................... 32
Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phịng .............................. 33
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam ............................................................................33
Hình 4: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016) .............36
Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lƣu trữ ........................... 44

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa mạnh m nhƣ hiện nay, cơng tác
hiện đại hóa văn phịng là một trong những khâu quan trọng, giúp thúc đ y sự hội
nhập, sự phát triển chung của nền kinh tế. Để việc cải cách hành chính, cải cách
phƣơng thức làm việc đạt hiệu quả, sự hiện đại hóa cơng tác văn phịng, hiện đại hóa
con ngƣời, hiện đại hóa văn hóa cơng sở phải đi trƣớc một bƣớc, phải xem đây là
xƣơng sống của nền hành chính quốc gia.
Ngồi ra, hiện đại hóa văn phịng là một trong những nội dung chính của cải

cách nền hành chính mà đƣợc Đảng và Nhà nƣớc quan tâm sâu sắc. Tại Nghị quyết
Đại hội XI của Đảng, tháng 11-2011, Chính phủ đã ban hành Chƣơng trình tổng thể
cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. Chƣơng trình gồm 6 nội dung là:
cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà
nƣớc; xây dựng và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách
tài chính cơng; hiện đại hóa hành chính. Đây là một chƣơng trình có tính chiến lƣợc,
định hƣớng và chỉ đạo tồn diện cho cơng tác cải cách hành chính nhà nƣớc trong thời
gian 10 năm và đƣợc chia làm 2 giai đoạn - giai đoạn I (2011 - 2015) và giai đoạn II
(2016 - 2020).
Hiểu r đƣợc tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng, trong thời gian
thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, bản thân đã có sự tìm hiểu,
nghiên cứu và thực nghiệm việc hiện đại hóa văn phịng. Dƣới góc độ là sinh viên thực
tập, bản thân đã dành sự quan tâm, chọn lựa một trong những vấn đề đang đƣợc rất
nhiều nhà nghiên cứu, các học giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá - đó là mức độ cải cách
hành chính của nƣớc ta mà cơng tác hiện đại hóa văn phịng là một trong những yếu tố
quan trọng nh m giảm thiểu tối đa thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí cũng nhƣ cơng
sức lao động để hồn thành nhiệm vụ.
Trong thời gian kiến tập và thực tập tại Viện Hàn lâm, bản thân nhận thấy vấn
đề hiện đại hóa cơng tác văn phịng đã có những chuyển biến tích cực, tuy vẫn còn
nhiều nội dung thực hiện chƣa tốt nhƣ vấn đề con ngƣời, máy móc trang thiết bị và
cách bài trí văn phòng,...cần đƣợc tập trung quan tâm hơn nữa. Qua tìm hiểu, nghiên
1


cứu, bản thân mạnh dạn đƣa ra một số giải pháp, góp phần nâng cao hoạt động của
Văn phịng Viện Hàn lâm theo hƣớng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả.
Mặt khác, thực hiện đề tài này, s giúp cá nhân có thêm những kiến thức và hiểu biết
mới các lý luận về văn phịng, cơng tác văn phịng cũng nhƣ vấn đề hiện đại hóa trong văn
phịng tại Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Với những lí do trên, tơi quyết định
lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt

Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2


2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Lĩnh vực hành chính văn phòng là đề tài đƣợc khá nhiều các tác giả quan tâm và
nghiên cứu nh m đáp ứng nhu cầu của xã hội về lĩnh vực này. Ở các khía cạnh khác nhau,
đã có nhiều cơng trình nghiên cứu về lĩnh vực hành chính văn phịng cũng nhƣ hiện đại hóa
trong văn phịng bao gồm các bài báo, tạp chí, sách, khóa luận, báo cáo, …
Tạp chí Cộng sản, (11/10/2016), chủ đề “Cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa gắn
với phát triển kinh tế tri thức theo tinh thần Nghị quyết Đại hội XII của Đảng” đã đƣa
ra các ý hiểu của cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa, cho r ng “Hiện đại hóa là q trình
tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ cơng nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại”. Ngồi
ra, Tạp chí cịn nhấn mạnh đến vai trị của cơng nghệ thơng tin, cơng nghệ sinh học,
cơng nghệ phần mềm... trong cơng tác hiện đại hóa đất nƣớc. Trong bài viết này, tạp
chí tập trung nói đến cơng nghiệp hóa hiện đại hóa nền hành chính của cả nƣớc, chƣa
gắn với một cơ quan nào cụ thể.
Nguyễn Mạnh Cƣờng, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 01/2013 có bài viết
"Chương trình Văn phịng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt
Nam. Tác giả đã đem đến những hiểu biết chung về mơ hình văn phịng hiện đại, tiết
kiệm năng lƣợng và hiệu quả cơng việc qua việc giới thiệu và trình bày khái qt lợi
ích của Chƣơng trình Văn phịng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển
khai thực hiện “Chƣơng trình Văn phịng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức.
Ngơ Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Lao
động thương binh và Xã hội” tác giả đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại
hóa cơng tác văn phòng tại Bộ Lao động thƣơng binh và xã hội, đề tài đƣa ra các lý
luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phịng, đánh giá thực trạng cơng tác hiện đại
hóa văn phịng của Bộ.
Nguyễn Thành Độ, (2005) Giáo trình “Quản trị Văn phịng”, NXB Lao động Xã hội; Tác giả đề cập đến các nghiệp vụ của văn phịng nhƣ: Cơng tác tổ chức văn

phịng, tổ chức lao động văn phịng, thơng tin trong nghiệp vụ văn phòng, một số
nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, soạn thảo văn
bản quản lý, công tác lƣu trữ. Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ trong
hoạt động văn phòng mà chƣa đề cập đến các vấn đề phát sinh, những khó khăn khi
3


thực hiện các quy trình nghiệp vụ đó, do vậy tác giả chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp
phù hợp.
Nguyễn Thị Nhƣ Hoa, (2009), Báo cáo thực tập tốt nghiệp, cơ quan thực tập tại
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Với giới hạn là một bài báo cáo, tác giả đã
tập trung nghiên cứu và sơ đồ hóa các quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng
Viện Hàn lâm nhƣ: Sơ đồ tuyển dụng nhân sự tại Văn phịng, sơ đồ bố trí phịng làm
việc, sơ đồ tổ chức hội nghị, hội thảo, sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cơng tác
cho lãnh đạo, sơ đồ cung cấp thong tin cho lãnh đạo,… đề tài đã phát huy đƣợc khả
năng sơ đồ hóa các quy trình, nghiệp vụ trong văn phịng, tuy nhiên chƣa phản ánh
đƣợc thực trạng các hoạt động đó diễn ra nhƣ thế nào.
Đỗ Thị Liên, “Hiện đại hóa Lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội”.
Đề tài này tác giả tập trung nghiên cứu khía cạnh là sự cần thiết của việc hiện đại hóa
văn phịng và hiện đại hóa của lƣu trữ Liên đồn Lao động Thành phố Hà Nội, chƣa
thể hiện đƣợc sự bao quát chức năng của văn phòng.
Trung Thị Ngân, đề tài : “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phịng Tổng
cục Hải quan”. Tác giả đƣa ra những lý luận về văn phịng cũng nhƣ hiện đại hóa văn
phịng, từ đó đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phịng của Văn phòng Tổng cục Hải
quan trên cơ sở trang thiết bị, con ngƣời, quy trình nghiệp vụ và đƣa ra những giải
pháp phù hợp cho Văn phòng cục Hải quan.
Vƣơng Thị Kim Thanh, (3/9/2009) “Quản trị Hành chính Văn phịng” NXB
Thống kê, cuốn sách này đƣợc tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập
nhật những quy định mới, nh m giúp bạn đọc hiểu đƣợc những khó khăn trong cơng
tác quản trị hành chính văn phịng. Nội dung cuốn sách gồm 4 phần chính, và 15

chƣơng, giữa các chƣơng có mối quan hệ chặt ch với nhau, cung cấp những kiến thức
và kỹ năng nghề nghiệp cho ngƣời làm cơng tác quản trị hành chính văn phịng, giúp
họ hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ đƣợc giao.
Nguyễn Hữu Thân, (1996) “Quản trị Văn phòng”, NXB Thống kê Hà Nội. Tác
giả đề cập đến các nội dung về quản trị hành chính văn phịng từ các khái niệm về văn
phòng, quản trị văn phòng và cách thức quản trị hành chính khoa học.

4


Lê Thị Thuận, (2012) đề tài “ Tình hình ứng dụng các dụng các phần mềm văn
phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” tác giả đã chỉ ra những khó khăn
và bất cập trong ứng dụng tin học và đƣa ra các giải pháp phù hợp cho cơ quan.
Phạm Thị Ánh Tuyết với đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Sở Tài ngun và Môi trường” đề tài tập
trung nghiên cứu các nội dung về tổ chức bộ máy và các nghiệp vụ trong Văn phịng
tại Sở Tài ngun và Mơi trƣờng.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học – 2017 của Khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại
học Nội vụ Hà Nội với những nội dung đƣợc trao đổi xoay quanh những vấn đề liên
quan đến lĩnh vực Quản trị văn phòng trong xã hội hiện nay. Ngồi ra cịn nh m nâng
cao chất lƣợng giáo dục đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ nhân sự trong tƣơng lai.
Tóm lại, tất cả các bài viết trên mới chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu về văn phịng
và cơng tác văn phịng ở mức độ còn chung chung, chƣa thực sự gắn với cơ quan nào
cụ thể và chƣa có một đề tài nào nghiên cứu về tình hình hiện đại hóa trong văn phịng
tại Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Chính vì vậy, đề tài “Hiện đại hóa
cơng tác văn phịng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” là một đề tài hồn
tồn khơng trùng lặp với bất kỳ đề tài nào.
3. Mục tiêu của đề tài
-

Mục tiêu của đề tài là tập trung nghiên cứu thực trạng cơng tác hiện đại hóa

trong văn phịng tại Văn phịng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam để từ đó đƣa
ra những giải pháp phù hợp nh m hồn thiện cơng tác hiện đại hóa Văn phịng Viện
Hàn lâm.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
-

Sƣu tầm sách, tạp chí, các giáo trình, các đề tài khoa học, các văn bản quy

định có liên quan đến văn phịng, cơng tác văn phòng nh m cung cấp hệ thống các lý
thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu;
-

Tiến hành khảo sát, phân tích, thực trạng cơng tác hiện đại hóa tại Văn

phịng Viện Hàn lâm nh m đƣa ra những đánh giá cụ thể (những mặt tích cực và hạn
chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế) trongcơng tác hiện đại hóa văn phòng;

5


-

Nghiên cứu và đề xuất những giải pháp, kiến nghị nh m hồn thiện cơng tác

hiện đại hóa Văn phịng Viện Hàn lâm.
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
-

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vào các nội dung xoay

quanh vấn đề hiện đại hóa trong cơng tác văn phòng.
-

Phạm vị nghiên cứu:

+ Phạm vi về nội dung nghiên cứu của đề tài: Đề tài tập trung vào các nội dung
cơ bản của hiện đại hóa cơng tác văn phịng (ứng dụng cơng nghệ thơng tin,
nhân sự làm trong văn phịng, quy trình nghiệp vụ hành chính và trang thiết bị
văn phịng)
+ Phạm vi khơng gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tại Văn phòng Viện Hàn lâm
KHXH Việt Nam cụ thể hơn là 03 phòng, 1 là Phịng Lƣu trữ, 2 là Văn thƣ
hành chính, 3 là Phòng cơ sở vật chất
+ Phạm vi về thời gian: Đề tài tìm hiểu hiện đại hóa trong cơng tác văn phòng
từ năm 2012 đến hết năm 2017. Đây là mốc thời gian quan trọng, trải qua nhiều
lần đổi tên Viện chính thức có tên là “Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” nhƣ
ngày nay.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Văn phòng có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của
mỗi cơ quan tổ chức. Thực hiện nội dung hiện đại hóa trong cơng tác văn phịng là
yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phƣơng thức và nề lối làm việc
nâng cao chất lƣợng hiệu quả của công tác lãnh đạo. chính vì vậy, vấn đề này đã đƣợc
Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm quan tâm. Tuy nhiên, vẫn chƣa có sự đồng bộ
hóa và thống nhất cao trong cơng tác triển khai và thực hiện. Do đó, chƣa phát huy hết
hiệu quả của văn phịng đem lại. Vì thế, cần phải nghiên cứu về mặt lý luận, thực tiễn
vấn đề của hiện đại hóa trong cơng tác vă phòng nh m nâng cao trách nhiệm của lãnh
đạo nhân viên cũng nhƣ chất lƣợng của hiện đại hóa trong văn phòng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài “Hiện đại hóa trong cơng tác văn phịng tại Văn phòng Viện

Hàn lâm KHXH Việt Nam” , bài báo cáo sử dụng các phƣơng pháp chính sau:
6


-

Phƣơng pháp duy vật biện chứng và phƣơng pháp duy vật lịch sử:

Đề tài sử dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng để thấy mối liên hệ và sự phát
triển của các sự vật, hiện tƣợng nhƣ sự phát triển của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam,
mối quan hệ giữa Văn phịng với các phịng ban khác, …tìm hiểu các lý thuyết trên cơ
sở kế thừa và phát huy hệ thống lý thuyết liên quan đến văn phịng và cơng tác văn
phòng. Phƣơng pháp duy vật lịch sử nh m nghiên cứu quá trình phát triển của Viện
Hàn lâm cũng nhƣ q trình phát triển của Văn phịng theo chiều dài lịch sử của nó.
(từ năm 2012 tới 2018)
-

Phƣơng pháp điều tra b ng bảng hỏi: Để nắm đƣợc những ý kiến, các quan

điểm khác nhau của Ban Lãnh đạo, nhân viên trong Văn phòng, cá nhân đã sử dụng
phƣơng pháp điều tra b ng bảng hỏi để thu thập các ý kiến từ đó có đƣợc các thơng tin
khách quan và đa chiều nhất.
-

Phƣơng pháp quan sát, mô tả: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhiều nhất

trong quá trình thực tập và kiến tập cá nhân đã áp dụng nh m quan sát các hoạt động
của CBCC, nhân viên, lề lối tác phong làm việc cũng nhƣ các máy móc trang thiết bị
và mơi trƣờng cảnh quan để từ đó phân tích thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn
phịng của Văn phịng Viện Hàn lâm.

-

Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên các lý luận đã có, cá nhân s hệ

thống hóa những số liệu và thơng tin thu thập đƣợc tiến hành phân tích và đánh giá
theo từng nội dung.
-

Phƣơng pháp so sánh: Nh m so sánh giữa các phòng với nhau, so sánh giai

đoạn trƣớc khi thực hiện cơng tác hiện đại hóa và sau khi hiện đại hóa trong văn
phịng.
-

Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng phƣơng pháp nghien cứu tài liệu

nh m đọc, nghiên cứu các tài liệu nhƣ sách, báo, tạp chí, các bài báo cáo khoa học,… có
nền tảng lý luận mang tính khoa học cao nh m đƣa ra các lý luận, quan điểm để từ đó làm
đề tài trở nên phong phú, khách quan hơn, thuyết phục hơn.
8. Ý nghĩa của đề tài
- Về mặt lý luận: Tổng hợp, nghiên cứu các cơ sở lý luận, các khái niệm
chung về văn phịng, hiện đại hóa văn phịng nh m cung cấp những luận cứ khoa học
7


cho xây dựng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH
Việt Nam
- Về mặt thực tiễn: Khảo sát, phân tích và đánh giá cơng tác hiện đại hóa văn
phịng tại Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đến năm 2017
nh m chỉ ra những mặt tích cực và hạn chế mà Văn phòng Viện Hàn lâm đã và đang

đạt đƣợc. Ngồi ra, cịn phân tích ngun nhân dẫn đến những hạn chế đó. Thơng qua
đó, đƣa ra những đề xuất, kiến nghị phù hợp nh m nâng cao công tác hiện đại hóa
trong Văn phịng Viện
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phần kết luận. Bài báo cáo
đƣợc chia thành 3 phần:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phịng tại Việt Nam
Ở chƣơng này cá nhân tìm hiểu về các khái niệm, những lý luận về cơng tác văn
phịng, hiện đại hóa văn phịng từ đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng cơng tác hiện
đại hóa Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
Chƣơng 2:Thực trạng cơng tác hiện đại hóa văn phòng của Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam
Căn cứ vào phần lý luận ở chƣơng 1, cá nhân đi vào tìm hiểu chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm cũng nhƣ Văn phịng Viện. Ngồi
ra, tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa Văn phịng của Viện Hàn lâm qua các nội dung
chính: Cơng tác ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của Văn
phịng; đội ngũ nhân sự trong Văn phòng; Cơ sở, trang thiết bị trong văn phịng; Quy
trình, nghiệp vụ hành chính trong văn phịng. Từ đó chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế
và ngun nhân dẫn đến những hạn chế.
Chƣơng 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao cơng tác hiện đại hóa
văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Từ thực trạng đã đƣợc phân tích ở chƣơng 2, căn cứ vào những nhận xét, đánh
giá ƣu nhƣợc điểm của cơng tác hiện đại hóa trong Văn phịng Viện và đƣợc sự hƣớng
dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh, cá nhân có cơ sở để mạnh dạn đƣa ra những giải
pháp, kiến nghị nh m phát huy những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế góp phần
nâng cao hiệu quả cơng tác hiện đại hóa Văn phịng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

8

Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN
PHỊNG TẠI VIỆT NAM
1.1 Lý luận chung về văn phịng và cơng tác văn phịng
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Trong bất kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào khi thành lập
cũng đều phải hình thành lên bộ phận Văn phịng. Văn phịng có nhiều tên gọi khác
nhau nhƣ Phịng Hành chính; Phịng Hành chính Tổng hợp; Phịng Tài chính Kế
tốn,…Tuy tên gọi khác nhau nhƣng đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của văn
phịng. Tùy vào quy mơ và lĩnh vực hoạt động của mình mà các cơ quan hình thành
lên những bộ phận văn phịng tƣơng ứng đảm bảo cho cơng tác lãnh đạo và quản lý.
Vậy Văn phịng là gì? tại sao bất cứ cơ quan, tổ chức nào khi thành lập đều phải xây
dựng bộ phận văn phịng.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:
Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất: Văn phòng là nơi hoạt động mang
tính chất giấy tờ;
Theo Từ điển tiếng Việt (năm 1992), Văn phịng là bộ phận phụ trách cơng tác
cơng văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị;
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, địa
điểm mà hàng ngày các cán bộ, cơng chức đến đó để thực thi cơng việc;
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở
các cơ quan th m quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng
(ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn ở
các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng hành chính tổng hợp;
Theo một số cách hiểu khác: Văn phịng bao gồm tồn bộ bộ máy quản lý của đơn
vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống nhân sự làm quản trị
trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi
trƣờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn
phịng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

9


Trong đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phòng Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên trƣờng Đại Học Nội vụ Hà Nội có
đƣa ra khái niệm: “Văn phịng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt
động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện
vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, đƣợc thông suốt, hiệu quả”
Theo tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, “ Văn phòng là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền
đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng nhƣ các cách hiểu khác
nhau về văn phòng của các tác giả, cá nhân mạnh dạn đƣa ra cách hiểu về văn phòng
của bản thân nhƣ sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp tồn tại một cách
khách quan trong mỗi cơ quan, tổ chức; Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt
thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý của lãnh đạo; Là nơi thực hiện chức năng
hậu cần đảm bảo đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động của cơ quan
nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra hiệu quả.”
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phịng
1.1.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng đƣợc thành lập tƣơng đối độc lập trong mỗi cơ quan đơn vị, thực hiện
những nhiệm vụ trong và ngồi cơ quan giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong
một số trƣờng hợp, văn phòng gần nhƣ một cơ quan hồn chỉnh của cơ quan chính nhƣ:
Văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nƣớc
ngồi. Vậy văn phịng làm những nhiệm vụ gì? Có các chức năng nhƣ thế nào?
Năm 1477 (năm Đinh Dậu) , văn phòng đƣợc hiểu là Thƣ lại sau 03 năm làm
việc s đƣợc phong làm Đại lại, tiếp 03 năm nữa đƣợc phong làm Điển lại, nếu 03 năm
tiếp theo không phạm phải sai lầm gì s đƣợc phong làm Đơ Đạo các Thừa lệnh sở ở
các nha phủ làm việc Bầu 03 năm thì phong Đơ lại. Các chức quan này chịu trách

nhiệm về các công việc văn thƣ ở phủ, huyện;

10


Văn phòng còn đƣợc hiểu là chức quan Lễ bộ Thƣợng thƣ - Quan đứng đầu bộ
Lễ (một trong 6 bộ thời Lê). Thời Hồng Đức cho hàm nhị ph m, thời Nguyễn hàm
chánh nhị ph m. Thời Lê năm Ất Mão (1675), định rõ chức vụ của 6 bộ; bộ Lễ đảm
trách giữ việc Lễ nghi tế tự, khánh tiết, yến tiệc, trƣờng học thi cử, ấn tín, phù hiệu, áo
mũ, chƣơng tấu biểu văn, sứ thần cống nạp, các quan chào mừng, tƣ thiên giám, thuốc
thang, bói tốn, đạo lục, đồng văn nhã nhạc, giáo phƣờng. Quan chế thời Nguyễn, biên
chế gồm: 1 Thƣợng thƣ, 2 Tả Hữu Tham tri, 2 Tả Hữu Thị lang, 3 Lang trung, 3 Viên
ngoại, 4 Chủ sự, 5 Tƣ vụ, 7 Viên chánh bát ph m Thƣ lại, 8 viên chánh cửu ph m Thƣ
lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại;
Tên gọi khác của Văn phòng là Lại bộ đặt từ thời Lê Nghi Dân năm Kỷ Mão
(1459) là một trong 06 bộ. Các quan gồm có Thƣợng thƣ (đứng đầu), Tả Hữu Thị lang,
lang trung, Viên ngoại lang, Tƣ vụ. Thời Nguyễn quan chức Lại bộ gồm: 01 Thƣợng
thƣ, 02 Tả Hữu Tham tri, 02 Tả Hữu Thị Lang, 03 Lang trung, 03 Viên ngoại lang, 04
Chủ cự,) 08 bát ph m Thƣ Lại, 08 Cửu ph m Thƣ lại và 50 vị nhập lƣu Thƣ lại. Đây là
chức quan chăm lo việc sắp xếp quan lại (nhân sự) và công vụ.
Nhƣ vậy, ở các thời kỳ Phong kiến đã xuất hiện bộ phận quản lý các văn bản
giấy tờ, sổ sách, chăm lo đến các lĩnh vực lễ nghi, tiệc tùng, đi lại, thuốc thang,… đây
chính là tiền đề cho các chức năng của văn phòng hiện nay.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học công
nghệ trong từng thời kỳ lịch sử các chức năng, nhiệm vụ của văn phịng cũng có sự
thay đổi và phát triển cho phù hợp:
Ngày nay có nhiều quan niệm cho r ng, văn phịng chỉ có chức năng hậu cần,
văn phịng khơng có chức năng tham mƣu tổng hợp, vì cơng tác tham mƣu tổng hợp
thuộc các bộ phận chuyên môn. Mặt khác, văn phòng trƣớc hết trực tiếp phục vụ cho
bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an tồn cơ quan, tham

gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho ngƣời lao động
theo chế độ nhà nƣớc, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ quan.
Xét từ góc độ hệ thống cơng tác văn phịng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và
đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp
lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh
11


vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, mơi trƣờng, v.v... Ở đầu ra, đó là các hoạt
động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ
bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó
góp phần và trợ giúp cơng tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nh m
nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thơng tin trong q trình quản lý, điều hành hoạt
động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức.
Các quan niệm khác cho r ng văn phịng chỉ có chức năng tham mƣu khơng
bao gồm chức năng hậu cần, vì hậu cần là cơng việc mang tính sự vụ, ít quan trọng,
văn phịng chỉ cần phát huy tốt vai trò tham mƣu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều
hành công việc hiệu quả, khoa học.
Văn phịng có 3 chức năng cơ bản: Chức năng tham mƣu tổng hợp, chức năng
hậu cần và chức năng đại diện.
Theo Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phịng”(2012), NXB ĐH.KTQD văn
phịng có 3 chức năng chính: Chức năng tham mƣu, tổng hợp; chức năng hậu cần và
chức năng trợ giúp điều hành.
Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy
nhiên nó vẫn chƣa phản ánh đầy đủ và làm nổi bật đƣợc sự khác biệt về tính chất và
vai trò của văn phòng.
Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phịng và cơng tác văn phịng cũng
nhƣ các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành có thể thấy văn phịng bao
gồm 2 chức năng chính: chức năng tham mƣu tổng hợp và chức năng hậu cần.
-

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mƣu là hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý của ngƣời lãnh
đạo, giữa tham mƣu và quản lý có mối quan hệ tƣơng hỗ lẫn nhau. Công tác tham mƣu
tốt s giúp hoạt động quản lý trở lên chính xác, có hiệu quả. Mặt khác, nếu khơng có
hoạt động quản lý thì cơng tác tham mƣu khơng tồn tại. Nhƣ vậy, văn phịng cần phải
có chức năng tham mƣu nhƣng là tham mƣu mang tính tổng hợp.
Ở đây, “tham mƣu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp là thu thập,
thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những quyết
định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
12


mình, mà cịn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của các cấp
quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến
đó thơng thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này
mang tính tham vấn và chun mơn sâu nh m trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quvết định
tối ƣu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính
xác những thơng tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu
thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu hai nội
dung này bổ sung cho nhau tạo thành một chức năng hoàn chỉnh.
-

Chức năng hậu cần

Hậu cần là muốn nói đến bộ phận cơng tác ở hậu phƣơng, lo việc kỹ thuật, y tế,
vật chất. Đúng vậy, mỗi cơ quan tổ chức muốn hoạt động tốt, suôn sẻ, thuận lợi cần
phải chăm lo đến công tác hậu cần. Đây là bộ phận rất quan trọng không thể thiếu nhƣ
nhà cửa, phƣơn tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất, y tế, bảo vệ,… nh m đáp ứng đầy đủ

phục vụ cho hoạt động của cơ quan.Chức năng hậu cần còn phụ thuộc vào nhiều yếu
tố nhƣ lĩnh vực hoạt động hay quy mô của cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, văn phịng có chức năng tham mƣu, tổng hợp và hậu cần – là bộ phận
giúp việc đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo. Đảm bảo cho hoạt động của
toàn cơ quan diễn ra thuận lợi, tăng hiệu quả lao động. Các chức năng này vừa có tính
chất tồn tại độc lập lại vừa bổ sung cho nhau, giúp phát huy tối đa các mặt tích cực mà
văn phịng đem lại.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phịng
Nhiệm vụ của văn phịng có thể nói rất đa dạng và phức tạp. Căn cứ vào chức
năng mà văn phòng đƣợc giao những nhiệm vụ tƣơng ứng. Tuy nhiên, chức năng và
nhiệm vụ đƣợc giao còn phụ thuộc vào tính chất và quy mơ hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Song, nhiệm vụ của văn phòng đƣợc phân chia thành các nhóm nhiệm
vụ cơ bản sau:
-

Xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chƣơng trình kế

hoạch cơng tác
Xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức thực hiện là nhiệm vụ hàng đầu của
văn phòng. Kế hoạch là dự kiến hoạt động của một cơ quan cho một khoảng thời gian
13


nhất định. Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hƣớng phát triển của cơ
quan khơng r ràng, khơng có bƣớc đi và đích phải đến cho mỗi chặng đƣờng. Trong
cơ chế càng có nhiều yếu tố “động” thì kế hoạch càng phải chặt ch hơn. Chƣơng trình
kế hoạch giống nhƣ kim chỉ nam định hƣớng những kế hoạch hoạt động mà cơ quan
phải thực hiện, nó giúp cơ quan đi theo đúng hƣớng và đúng chức năng của cơ quan.
Ngồi ra, chƣơng trình kế hoạch cịn là căn cứ để đánh giá thi đua, khen thƣởng và
kiểm tra giám sát các các hoạt động của cơ quan.

Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chƣơng trình cơng
tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của
cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế hoạch hết sức quan trọng
vì nó tránh tình trạng bị lơi kéo của cơng việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến những
chƣơng trình cần thiết của văn phòng. Mỗi đơn vị, tổ chức có thể xây dựng lên các
chƣơng trình, kế hoạch khác nhau song văn phịng chính là nơi tổng hợp những
chƣơng trình, kế hoạch đó để xây dựng lên một bản kế hoạch hoàn chỉnh, toàn diện
trùng khớp với các nội dung công việc của từng đơn vị .
-

Thu thập xử lý, cung cấp và quản lý thơng tin

Văn phịng đƣợc xem là cửa ngõ thơng tin của cơ quan, vì thế thơng tin mà văn
phịng thu thập, xử lý phải nhanh chóng, chính xác mang tính cập nhật. Bất kỳ cơ
quan nào muốn phát triển thành công cũng đều dựa vào thơng tin. Tuy nhiên, thơng tin
có nhiều nguồn khác nhau, văn phịng cần phải chắt lọc những thơng tin cần thiết, loại
ra khỏi những thơng tin khong chính thống để tham mƣu cho lãnh đạo.
Thơng tin có nhiều mức độ khác nhau nhƣ : thơng tin mang tính chất để thông
báo, thông tin để tham khảo, thông tin chứa những nội dung mật liên quan đến sự tồn
bại của cơ quan. Do vậy, thu thập và xử lý thông tin còn chƣa đủ mà văn phòng phải
biết bảo quản thông tin một cách khoa học, hiệu quả.
-

Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý kỹ

thuật soạn thảo của cơ quan ban hành.
Tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng là nhiệm vụ quan trọng khơng thể thiếu đối với
văn phịng. Văn bản là vật chứa đựng thơng tin có tính pháp lý cao, tƣ vấn văn bản cho
thủ trƣởng đảm bảo đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, đúng th m quyền và trình
14

tự thủ tục theo quy định, từ đó văn bản s đƣợc nâng cao giá trị và thuận lợi cho việc quản
lý. Ngƣợc lại, nếu văn bản không đúng thể thức, nội dung khơng chính xác thì thơng tin
chứa trong văn khơng có giá trị.
Muốn tƣ vấn tốt ngƣời lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời hiểu biết sâu rộng, có kiến
thức chun mơn cao. Chịu trách nhiệm hƣớng dẫn các đơn vị, cá nhân về quy trình soạn
thảo văn bản và ban hành các mẫu văn bản để từ đó thống nhất về mặt thể thức.
-

Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ – lƣu trữ hồ sơ tài liệu theo quy

định hiện hành
Công tác văn thƣ – lƣu trữ là một nội dung lớn trong các nhiệm vụ của văn
phịng, nó góp phần bảo đảm thơng tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thƣ lƣu trữ gồm các nội dung nhƣ
quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản,
quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ,...
Nghiệp vụ này không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng.
Thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ hiệu quả s giúp cho việc chuyển giao các văn bản
đến đúng thời gian, các phịng ban chun mơn có thể giải quyết và xử lý công việc
đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh
chóng nhờ hệ thống lƣu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử
lý công việc.
-

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan

Hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại thể hiện bộ mặt của cơ quan, yêu cầu
phải có sự khéo léo. Văn phịng tổ chức thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, đối nội, đối

ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dƣới và
với nhân dân. Thông qua hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại có thể đánh giá đƣợc
văn hóa của cơ quan, tổ chức. Do đó, văn phịng cần phải thực hiện tốt nhiệm vụ này.
- Tổ chức mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý
cơ sở vật chất.
Trang thiết bị văn phòng và các cơ sở vật chất là điều kiện cần đảm bảo hoạt
động của cơ quan diễn ra hiệu quả. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị trong văn
phòng còn phụ thuộc vào quy mô của cơ quan. Trang thiết bị đầy đủ s làm giảm sức
15


lao động của con ngƣời, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất lao
động của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cho nhân viên
Sức khỏe của CBCC trong cơ quan vô cùng quan trọng. Sức khỏe tốt s đảm bảo
hoạt động của cơ quan diễn ra suôn sẻ không bị gián đoạn, giúp phát huy tinh thần sáng tạo
trong cơng việc. Với vai trị trên, văn phịng tổ chức thực hiện cơng tác y tế khám chữa bệnh
ban đầu cho nhân viên đảm bảo kịp thời, an tồn.
- Tổ chức cơng tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức
Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ
chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin
đƣợc lƣu chuyển thơng suốt. Quy trình của tổ chức hội họp bao gồm trƣớc hội họp,
trong hội họp và sau hội họp. Do vậy, văn phịng cần phải phân cơng công việc hợp lý
nh m đảm bảo các cuộc hội họp diễn ra thành công.
Công tác lễ tân, tiếp khách là các hoạt động giao tiếp của cơ quan với cá nhân
hoặc các cơ quan, tổ chức khác. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tùy thuộc
vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng
và do văn phịng tổ chức. Nhƣ vậy, văn phịng có vai trị và trọng trách lớn trong việc
truyền đi thông điệp về hình ảnh của một cơ quan với đối tƣợng đến giao tiếp, cơng
việc đó có ảnh hƣởng khơng nhỏ tới hoạt động và sự phát triển của cơ quan.

Công việc lễ tân tiếp khách diễn ra hàng ngày tại mỗi văn phịng, làm tốt cơng tác
này trƣớc hết là nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi cơ quan đơn vị. Lễ tân, tiếp khách vừa phải
đảm bảo trang trọng, văn minh, lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ.
- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều có hoạt động đi công tác của cấp
trên, đồng nghiệp, … dù là công tác xa hay gần cũng đều phải đƣợc chu n bị chu đáo
và đầy đủ. Văn phòng là cơ quan chịu trách nhiệm về các điều kiện đủ để thực hiện
chuyến đi công tác nhƣ: giấy liên hệ công tác, phƣơng tiện đi lại, các văn bản giấy tờ
có liên quan, nơi ăn, nghỉ của đồn cơng tác,… khâu chu n bị đƣợc diễn ra tốt giúp
lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phƣơng. Chu n bị
các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi.
16


1.1.3. Khái niệm cơng tác văn phịng
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều phải hình thành lên bộ phận
văn phịng. Đây là đơn vị có chức năng tham mƣu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành
công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo.
Theo tác giả Trần Thị Thu Hà (14/7/2017) của Tạp chí Nhà nƣớc, cơng tác văn
phịng đƣợc hiểu: Các hoạt động chủ yếu tham mƣu về mặt tổ chức, điều hành cơng
việc của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức làm việc giúp lãnh đạo. Bên cạnh đó, cơng
tác văn phịng cịn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày nhƣ tổ chức
các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động
chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chu n bị các điều kiện, phƣơng tiện bảo đảm
công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Tác giả Nguyễn Hữu Tri “Quản trị văn phịng”, có đƣa ra khái niệm: “Cơng tác
văn phịng là là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thơng tin, dữ liệu,
để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nh m đạt đƣợc kết quả mong muốn”
Đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động -Thƣơng
binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đƣa ra khái

niệm: “ Cơng tác văn phịng là một chỉnh thể bao gồm các tổ chức, quản lý, điều hành
và thực hiện các nghiệp vụ của văn phịng nh m duy trì các chức năng của văn phòng
phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt đƣợc kết quả mong muốn nhất”
Theo đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phòng Tổng cục Hải
quan của tác giả Trung Thị Ngân Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội đƣa ra khái niệm:
“Cơng tác văn phịng đƣợc hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công
tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phịng nh m duy trì
chức năng của văn phịng hƣớng tới hồn thành mục tiêu chung của tổ chức”.
Tuy nhiên, các khái niệm trên chỉ là các quan điểm cá nhân, hiện nay chƣa có
thống nhất về khái niệm cơng tác văn phịng. B ng sự kế thừa của các đề tài khóa luận
đi trƣớc cũng nhƣ qua quá trình đọc và tìm hiểu tài liệu, cá nhân mạnh dạn xin đƣa ra
quan niệm về công tác văn phịng nhƣ sau:
“Cơng tác văn phịng là một tập hợp các nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng, xoay quanh các hoạt động như: tổ chức, quản lý, điều hành, tham
17


mưu, giúp việc phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt được kết quả mong
muốn nhất”
1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phịng
1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa
Hiện đại hóa nền hành chính là nói đến việc thay đổi một trạng thái, một đối
tƣợng, làm cho đối tƣợng đó có sự biến đổi phù hợp với yêu cầu khách quan của quá
trình phát triển. Theo cách nhìn “Tiến hóa luận” của Chales Darwin: “...Hiện đại hóa
có nghĩa là tái cấu trúc chính mình thành một hệ thống khác, để những tệ nạn của
chính mình khơng cịn đất dung thân và các giá trị văn hóa hiện đại có thể nảy nở, sinh
tồn và vận hành”.
Theo tác giả Việt Tùng (23/2/2016) - Tạp chí Cộng sản, có thể khái qt: Cơng
nghiệp hóa là q trình tạo sự chuyển biến từ nền kinh tế nông nghiệp với nền kinh tế
lạc hậu, dựa trên lao động thủ công, năng suất thấp sang nền kinh tế công nghiệp với

cơ cấu kinh tế hiện đại, dựa trên lao động sử dụng b ng máy móc, tạo ra năng suất lao
động cao. Nhƣ vậy, cơng nghiệp hóa là q trình biến một nƣớc có nền kinh tế lạc hậu
thành nƣớc cơng nghiệp hiện đại với trình độ cơng nghệ, kỹ thuật tiên tiến, có năng
suất lao động cao trong các ngành kinh tế quốc dân. Hiện đại hóa là quá trình tận dụng
mọi khả năng để đạt trình độ cơng nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại.
Theo cách hiểu trên hiện đại hóa có thể hiểu theo cách hiểu song hành cùng
cơng nghiệp hóa- hiện đại hóa. Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những
thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào q trình sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội.Cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa là q trình chuyển
đổi căn bản, tồn diện các hoạt động kinh tế và quản lí kinh tế - xã hội từ sử dụng sứ
lao động thủ cơng là chính sang sử dụng một cách phổ biến sức lao động cùng với
công nghệ, phƣơng tiện, phƣơng pháp tiên tiến.
Theo tác giả Hoàng Phê, (2009), Từ điển Tiếng Việt năm, Nhà xuất bản Đà
Nẵng giải thích hiện đại hóa là “làm cho mang tính chất hiện đại mới”
Theo đề tài “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Văn phịng Bộ Lao động
thƣơng binh và Xã hội” - Khóa luận tốt nghiệp của Ngô Thị Diên sinh viên trƣờng Đại
học Nội vụ Hà Nội “Hiện đại hóa là sự cải tiến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái
18