Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.75 MB, 63 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
CHƯƠNG I..........................................................................................................3
KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP...............................3
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa
Học Xã Hội Việt Nam.........................................................................................................3
1.1.Lịch sử ra đời................................................................................................................3
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. (Sơ đồ cơ cấu
tổ chức Viện. Phụ lục số 1).................................................................................................4
1.2.1.Vị trí và chức năng.....................................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn............................................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam..............................8
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn Lâm
KHXH Việt Nam................................................................................................................9
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Phụ lục số 2)...................................................9
2.1. Vị trí chức năng............................................................................................................9
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................10
2.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................................13
2.4. Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm...........................................................................14
2.5. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng..........................................................14
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam........................................................................15
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................15
3.1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan...............................................................15
3.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Viện
Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Phụ lục số3). Đánh giá ưu điểm, hạn chế..............17
3.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm thống nhất đất nước
với công cuộc đổi mới, phát triển và hội nhập quốc tế của Viện Hàn lâm KHXH Việt
Nam (Phụ lục số4). Lập hồ sơ hội thảo.............................................................................18
3.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan..................20
3.1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thữ nhà nước về văn hóa
công sở của cơ quan..........................................................................................................20
3.2. Khảo sát về công tác văn thư.....................................................................................22
3.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm)..........23
3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực
hiện công tác văn thư của cơ quan....................................................................................23
3.3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................25
Chương II...........................................................................................................27
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
.............................................................................................................................27
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm........................27
1.1.Mẫu lịch công tác tuần:...............................................................................................27
1.2.Kế hoạch công tác tháng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam..................29
Sinh viên: Lê Việt Dũng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3.Kế hoạch công tác năm của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.....................32
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan.........................................36
3.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở”...........................................................................37
4.Xây dựng chương trình tổ chức hội nghi cho cơ quan...................................................42
4.1. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị.........................................................................42
4.2. Mẫu hóa chương trình nghị sự...................................................................................42
5.Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô
hình Văn phòng.................................................................................................................43
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của
cơ cấu tổ chức, bộ máy Văn phòng...................................................................................44
Chương III.........................................................................................................46
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................46
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.......................................................46
1.Ưu điểm..........................................................................................................................46
2.Nhược điểm....................................................................................................................47
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.
...........................................................................................................................................48
KẾT LUẬN........................................................................................................50
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................50
Sinh viên: Lê Việt Dũng
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn phòng là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác
văn phòng sẽ đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ quản lý
của mỗi cơ quan, góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác,
chất lượng.
Trong công cuộc đổi mới, thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước. Làm tốt công tác văn phòng, cắt bỏ tốt các thủ tục hành chính rườm già,
không thật sự cần thiết để góp phần thúc đẩy công việc được giải quyết nhanh
chóng, hiệu quả nhất đang là vấn đề đặt ra đối với Đảng và Nhà nước.
Vì vậy, nhận thức rõ tầm quan trọng của vấn đề.Trong những năm gần
đây hành chính văn phòng luôn được Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm. Đặc
biệt là đào tạo đội ngũ cán bộ hành chính trẻ thực sự có năng lực để phục vụ cho
công cuộc đổi mới đất nước.
Là một trong những trường đào tạo có uy tín về chuyên ngành thuộc lĩnh
vực khoa học xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất chú trọng việc đào tạo
kỹ năng, trang bị những kiến thúc cần thiết không chỉ trên lý luận mà còn dựa
trên cơ sở thực tế để sinh viên sau khi trường có đầy đủ hành trang và các kỹ
năng cần thiết cho quá trình làm việc thực tế sau này. Hàng năm trường đều giới
thiệu các sinh viên đi thực tập tại các đơn vị hành chính hoặc các doanh nghiệp
trên cả nước, để các sinh viên có cơ hội cọ sát thực tế, tiếp thu thêm các kiến
thức bổ ích mà trong sách vở không có được.
Trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
Em hiểu rằng đợt thực tập này là một thời gian rất quý báu để em có thể tiếp thu
thêm nhiều kiến thức cũng như kinh nghệm quý báu. Để thực hiện tốt kế hoạch
thực tập của trường đề ra, bản thân em phải nỗ lực không ngừng để vừa hoàn
thành nhiệm vụ thực tập tại cơ quan đồng thời phải gắn kết, xâu chuỗi được
những lý thuyết đã học tại trường vào thực tế công việc mốt cách thuần thục
nhất.
Tuy còn gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng những kiến thức đã học
Sinh viên: Lê Việt Dũng
1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vào thực tế, song nhờ sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô trong trường và các
cán bộ, công chức trong cơ quan. Em đã hoàn thành công việc thực tập của mình
một cách có hiệu quả và học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới thầy cô giáo của Khoa
Quản trị Văn phòng, các cán bộ, công chức văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học
Xã hội Việt Nam đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này. Mặc dù bản thân
em có nhiều cố gắng, xong do thời gian có hạn, vốn kiến thức còn hạn chế nên
bản báo các thực tập của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các cán bộ, công chức văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam để bản báo cáo của em được
hoàn chỉnh tốt hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày30 tháng4 năm 2015
Sinh viên
Lê Việt Dũng
Sinh viên: Lê Việt Dũng
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHẢO SÁT VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện
Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam
1.1.Lịch sử ra đời
Viện Khoa học xã hội Việt Nam kể từ cơ quan tiền thân được thành lập
năm 1953 đến nay đã có lịch sử hình thành và phát triển liên tục trên 60 năm.
Trong khoảng thời gian hơn nửa thế kỷ, Viện đã có bước trưởng thành và phát
triển về mọi mặt, có những đóng góp quan trọng vào sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cũng như sự nghiệp phát triển khoa học
và công nghệ nước nhà nói chung, sự nghiệp phát triển khoa học xã hội và nhân
văn nói riêng. Quá trình hình thành, phát triển Viện Khoa học xã hội Việt Nam
có thể chia thành 4 thời kỳ, tương ứng với các giai đoạn phát triển của cách
mạng Việt Nam.
* Thời kỳ hình thành, bước đầu xây dựng và phát triển (1953-1959)
Ngày 2/12/1953, Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý – Văn học được thành
lập theo Quyết định số 34/NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Lao
động Việt Nam, từ giữa năm 1954 được đổi tên thành Ban nghiên cứu Văn học Lịch sử - Địa lý, gọi tắt là Ban nghiên cứu Văn - Sử - Địa.
* Thời kỳ kháng chiến chống Mỹ (1959-1975) và thời kỳ thống nhất
đất nước, xây dựng CNXH (1976-1986)
Ngày 4 tháng 3 năm 1959, Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã
ký Sắc lệnh số 01/SL thành lập Ủy ban Khoa học Nhà nước trực thuộc Hội đồng
Chính phủ. Ban Khoa học xã hội (KHXH) nằm trong cơ cấu tổ chức của Ủy ban
khoa học Nhà nước.
Ngày 11/10/1965, Ủy ban thường vụ Quốc hội đã quyết định tách Ủy ban
khoa học Nhà nước thành 2 cơ quan độc lập: Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà
nước và Viện Khoa học xã hội (Quyết định số 165/TVQH ngày 11/10/1965 của
Quốc hội ).
Ngày 19/6/1967, Ủy ban thường vụ Quốc hội đã ra Quyết định số
47/TVQH về việc chuyển Viện Khoa học xã hội thành Ủy ban Khoa học xã hội
Sinh viên: Lê Việt Dũng
3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việt Nam (Ủy ban KHXH Việt Nam)
Thực hiện Nghị quyết Đại hội VI, Nghị quyết 26 của Bộ Chính trị về khoa
học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới, Ủy ban KHXH Việt Nam (từ năm
1993 là Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia) đã có một bước
chuyển dịch quan trọng, đánh dấu việc đổi mới tư duy, khắc phục sự chậm trễ
của khoa học xã hội do Đại hội VI đề ra.
Ngày 31 tháng 3 năm 1990 Hội đồng nhà nước ra Nghị quyết số 244
NQ/HĐNN8, đổi tên Ủy ban Khoa học Xã hội Việt Nam thành Viện Khoa học
Xã hội Việt Nam.
Ngày 22 tháng 5 năm 1993 Chính phủ ra Nghị định số 23/CP về việc
thành lập Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia trên cơ sở tổ chức
lại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
Ngày 1 tháng 4 năm 2003, Chính phủ Việt Nam ra Nghị định số
30/2003/NĐ-CP đổi tên Trung tâm Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia
thành tên Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
Ngày 22 tháng 4 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số
53/2008/NĐ-CP, theo đó tên Viện được đổi thành Viện Khoa học xã hội Việt
Nam.
Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số
109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ
ngày 22 tháng 2 năm 2013.
*Thời kỳ Đổi mới tới nay (1986-nay)
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt
Nam. (Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện. Phụ lục số 1)
Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số
109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Nghị định có hiệu lực thi hành từ
ngày 22 tháng 2 năm 2013 như sau:
1.2.1.Vị trí và chức năng
- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,
có chức năng chính là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội;
Sinh viên: Lê Việt Dũng
4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường
lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững
của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách
phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực
khoa học xã hội của cả nước.
- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng
tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn
lâm) thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ
quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm
thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển
khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
+ Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo
của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước
hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
+ Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,
Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt
Nam;
+ Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các
giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân
loại;
+ Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá,
văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
+ Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của
Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;
Sinh viên: Lê Việt Dũng
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh
toàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình
phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
+ Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát
triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của
quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực
và Việt Nam;
+ Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và
dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng những
lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các
liên kết vùng;
+ Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu,
những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ
công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát
huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo
và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật;
tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước,
ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với
các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của
pháp luật.
- Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,
chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,
phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
Sinh viên: Lê Việt Dũng
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền.
- Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
Lãnh đạo Viện
- Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Chủ tịch và không quá 03
Phó Chủ tịch. Chủ tịch Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam là người đứng
đầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam do Thủ tướng Chính
phủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam.
- Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo
đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện
Sinh viên: Lê Việt Dũng
7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hàn lâm về nhiệm vụ được phân công.
- Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành văn bản cá
biệt, quy chế hoạt động của Viện Hàn lâm, quy chế tổ chức và hoạt động của các
đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển,
khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác theo quy định của pháp luật
đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các đơn vị trực thuộc Viện
Hàn lâm.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn Lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
1- Ban Tổ chức - Cán bộ.
2. Ban Kế hoạch - Tài chính.
3. Ban Quản lý Khoa học.
4. Ban Hợp tác quốc tế.
5. Văn phòng.
6. Viện Triết học.
7. Viện Nhà nước và Pháp luật.
8. Viện Kinh tế Việt Nam.
9. Viện Xã hội học.
10. Viện Nghiên cứu Văn hóa.
11. Viện Nghiên cứu Con người.
12. Viện Tâm lý học.
13. Viện Sử học.
14. Viện Văn học.
15. Viện Ngôn ngữ học.
16. Viện Nghiên cứu Hán - Nôm.
17. Viện Dân tộc học.
18. Viện Khảo cổ học.
19. Viện Nghiên cứu Tôn giáo.
20. Viện Địa lý nhân văn.
21. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới.
22. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ.
Sinh viên: Lê Việt Dũng
8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ.
24. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên.
25. Viện Nghiên cứu Phát triển bền vững Vùng.
26. Viện Kinh tế và Chính trị thế giới.
27. Viện Nghiên cứu Trung Quốc.
28. Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á.
29. Viện Nghiên cứu Đông Nam Á.
30. Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á.
31. Viện Nghiên cứu Châu Âu.
32. Viện Nghiên cứu Châu Mỹ.
33. Viện Nghiên cứu Châu Phi và Trung Đông.
34. Viện Từ điển học và Bách khoa thư Việt Nam.
35. Viện Thông tin Khoa học xã hội.
36. Trung tâm Phân tích và Dự báo.
37. Trung tâm ứng dụng Công nghệ thông tin.
38. Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam.
39. Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam.
40. Học viện Khoa học xã hội.
41. Nhà xuất bản Khoa học xã hội.
2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Phụ lục số 2)
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện
Hàn lâm KHXH được căn cứ vào Quyết định số : 517/QD – KHXH của Viện
Hàn lâm KHXH ngày 07 tháng 4 năm 2014.
2.1. Vị trí chức năng.
- Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn
lâm KHXH Việt Nam ( sau gọi tắt là Viện Hàn lâm ),có tên giao dịch bằng tiếng
anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social Sciences.
- Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủ
Sinh viên: Lê Việt Dũng
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt động
chung của Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm
về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật
chất ( nhà đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn
cơ quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh
đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng
Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan
hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan
khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch Viện
Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo
quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và
dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ
đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định.
- Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để
giao dịch, mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hang theo quy định của
pháp luật.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm xây
dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hang năm
trình Chủ tịch Viện Hàn lâm.
- Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn lâm trong việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn lâm
và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này.
- Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn lâm phê duyệt chương
trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm; Kiến nghị Chủ tịch Viện Hàn lâm
những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện. Tham
mưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo lĩnh vực được phân công.
- Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác
Sinh viên: Lê Việt Dũng
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các
đơn vị trực thuộc.
- Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề
án,dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ
tịch Viện Hàn lâm. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà
nước, các quy định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâm theo
chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biện tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức,
thủ tục đối với văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ
tịch Viện Hàn lâm ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp
luật do cơ quan nhà nước gửi đến.
- Chủ trì, phối hớp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng
hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thự hiện nhiệm vụ
của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ,
thong tin lien lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quy
định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị
trực thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng
công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Phối hợp với
Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện
Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dưng Chính phủ điên tử.
- Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hôi nghị, hội thảo cấp Viện Hàn
lâm, các cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thong báo
kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện.
- Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn
phòng Viện Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của
cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ !ản theo phân
công của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn
lâm.
- Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử
Sinh viên: Lê Việt Dũng
11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được
giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước
và ngoài và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng
Viện Hàn lâm quản lý.
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trang
thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phân
cấp của Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn
lâm.
- Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của các
đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Công
đoàn, Đoàn thanh niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
- Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức
khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn
Viện Hàn lâm.
- Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và văn hóa
công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn lâm quản lý, thường trực
công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm.
- Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đua
khen thưởng của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện
Hàn lâm.
Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( nếu có ), giải quyết chế độ ốm đau,
thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động
thuộc cơ quan Viện Hàn lâm.
- Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định
của pháp luật và của Viện Hàn lâm.
- Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan
đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn lâm và cơ
quan cấp trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác.
- Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị
Sinh viên: Lê Việt Dũng
12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phục vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn lâm quản
lý.
- Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm theo Quy
chế chủ trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý
của Chủ tịch Viện Hàn lâm kịp thời và có hiệu quả.
Văn phòng Viện Hàn lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực
thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện
nhiệm vụ được giao.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn lâm giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng Viện Hàn lâm có cơ cấu tổ chức gồm :
- 1. Phòng Tổ chức – Hành chính;
- 2. Phòng Tổng hợp – Thông tin – Biên tập;
- 3.Phòng Pháp chế;
- 4. Phòng Lưu trữ;
- 5. Phòng Tài chính - Kế toán;
- 6. Phòng Lễ tân;
- 7. Phòng Y tế;
- 8. Phòng Kỹ thuật;
- 9. Phòng Quản lý xe;
- 10. Phòng Bảo vệ;
- 11. Phòng Cơ sở vật chất;
- 12.Trung tâm Tư vẫn và Dịch vụ khoa học.
- Các tổ chức có số thứ tự từ1 đến12 là các phòng giúp việc Chánh Văn
phòng, có Trưởng phòng, không quá một Phó Trưởng phòng và các nhân viên.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm miễn nhiệm
theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi dữ chức vụ,
miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các thuộc Viện Hàn lâm, sau khi có thảo thuận của
Ban Tổ chức – Cán bộ Viện Hàn lâm.
- Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học là tổ chức trực thuộc Văn phòng,
có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng để giao dịch. Lãnh đạo Trung
Sinh viên: Lê Việt Dũng
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm
sau khi được sự chấp thuận của Chủ tịch Viện Hàn lâm.
- Ngoài các tổ chức nêu trên, tùy theo nhu cầu công tác cụ thể, Văn phòng
có thể thành lập thêm các tổ chức giúp việc tạm thời. Việc thành lập, sáp nhập
giải thể các phòng, tổ chức do Chánh Văn phòng và Trưởng ban Ban Tổ chức Cán bộ đề nghị bằng đề án cụ thể trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, quyết
định.
2.4. Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm.
- Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 Phó
Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch
Viện Hàn lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ
chức, thôi giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hàn
lâm.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những
nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
xây dựng Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa
học trình Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành.
2.5. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng.
+ Chánh Văn phòng: Nguyễn Bùi Nam.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm chung về mọi công việc của Văn
phòng.
- Chỉ đạo, quản lý và điều hành mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
- Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.
- Giúp Chủ tịch Viện chỉ đạo xây dựng, thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của Viện.
- Xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
- Phụ trách công tác kế hoạch, tài chính.
- Phụ trách công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ
Sinh viên: Lê Việt Dũng
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông tin, cải cách hành chính.
- Phụ trách và chỉ đạo hoạt động của các đơn vị: Phòng Hành chính – tổ
chức Phòng Tài vụ và Phòng Lưu trữ.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, công chức Văn
phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao.
3. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
3.1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
+ Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp.
Một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn tới hoạt động của cơ quan, đơn vị là ý
chí của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc phụ thuộc nhiều vào mức độ
đúng đắn trong quyết định quản lí của lãnh đạo. Để góp phần giúp lãnh đạo đưa
ra các quyết định quản lí đúng đắn công tác tham mưu của văn phòng đóng vai
trò hết sức quan trọng
Văn phòngthực hiện chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Viện về các lĩnh
vực nhằm điều hành bộ máy tổ chức của cơ quan, giúp Lãnh đạo Viện thực hiện
đúng quy chế làm việc và chương trình công tác, giảm bớt công việc cho Lãnh
đạo Viện. Cụ thể như sau:
- Tham mưu cho lãnh đạo đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn, bồi
dưỡng, để nâng cao trình độnghiệp vụ của cán bộ, công chức.
- Tham mưu tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. VD: Văn
phòng – Lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu cho Lãnh đạo Viện trong việc ban
hành các văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho
toàn Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam như: Quyết định số 2306/QĐKHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa
học xã hội Việt Nam. Quyết định Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Sinh viên: Lê Việt Dũng
15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu trong việc tổ chức quản lý, quy trình thủ tục xây dụng và ban
hành văn bản.
- Tham mưu cho lãnh đạo Viện ban hành quyết định số: 517/QĐ-KHXH
ngày 07 tháng 4 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy chế mới cần thiết cho cơ
quan, Văn phòng.VD như tham mưu cho lãnh đạo ban hành quyết định số:
2303/QĐ-KHXH ngày 30 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa
học xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
- Văn phòng tổng hợp và xử lý thông tin chính xác, kịp thời từ nhiều
nguồn khác nhau để tổng hợp và tham mưu cho Lãnh đạo sẽ đảm bảo tính khách
quan khi thực hiện công việc, giúp cho hoạt động của cơ quan và các đơn vị tiến
hành liên tục, thông suốt, giúp Lãnh đạo Viện nắm bắt được tình hình hoạt động
của cơ quan cụ thể và thường xuyên, từ đó đưa ra những quyết định quản lý
đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tiễn
- Tham mưu cho Lãnh đạo về việc nhận xét, đánh giá thi đua khen thưởng
của các phòng, ban.
- Tham mưu (Xây dựng kế hoạch) trong việc tổ chức các chuyến đi công
tác cho lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
- Tham mưu trong việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, các cuộc hội họp
quan trọng.
+Trong công tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc theo tuần, tháng, quý ,
năm cho các đơn vị phòng ban trực thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
- Luôn dõi theo, chú ý, đôn đốc trợ giúp các phòng ban đơn vị về công
việc, chương trình, kế hoạch.
- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách đến Viện trong phạm vi
quyền hạn cho phép, không vượt quá giới hạn mà Viện đã qui định.
- Đăm bảo cơ sở vật chất như phòng làm việc, trang thiết bị, máy móc…
VD như hệ thống máy tính của các phòng ban trong Viện đã quá cũ, lỗi thời
Sinh viên: Lê Việt Dũng
16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
không đáp ứng được yêu cầu công việc. Văn phòng xẽ tham mưu cho lãnh đạo
Viện thay mới hệ thống máy tính đó để nâng cao hiệu quả công việc.
Văn phòng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là
bộ phận trực tiếp thực hiện chức năng tam mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo
hậu cần. Văn phòng thực hiện tốt chức năng này thì cơ quan mới có thể hoạt
động nhịp nhang và đạt hiệu quả cao trong công việc.
3.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (Phụ lục số3).
Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Chương trình công tác thường kì là một loại chương trình được xây dựng
theo định kì, được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một
măm, một quý, một tháng…
+ Chương trình công tác năm.
Nhằm thống kê, giải quyết công việc trong một năm. Phòng hành chính –
Tổ chức tổng hợp các bản đăng kí khối lượng công việc của các phòng, ban gửi
về sau đó xây dựng bản thảo; xin ý kiến đóng góp; hoàn chỉnh bản kế hoạch;
trình Chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt; phổ biến cho các phòng ban trong
Viện và tổ chức thực hiện.
+ Chương trình công tác quý.
Tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực hiện
kế hoạch công tác tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị điều
chỉnh kế hoạch công tác quý sau, gửi về cho phòng Hành chính - Tổchức để xây
dựng.
+ Chương trình công tác tháng
Các phòng, ban dựa vào chương trình công tác quý và những việc cần bổ
sung, điều chỉnh giải quyết trong tháng sau gửi phòng Hành chính - Tổng hợp.
Phòng Hành chính – Tổng hợp tổng hợp và xây dựng chương trình công tác
tháng cho Viện, sau đó trình Chánh Văn phòng kí ban hành.
* Căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo và tình hình chung của cơ quan Văn
phòng xây dựng chương trình công tác với trình tự: Các phòng, ban trong Viện
đăng kí công tác cho Văn phòng; Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình
công tác chung cho toàn Viện; Tiếp đó lấy ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh, trình
Sinh viên: Lê Việt Dũng
17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chánh Văn phòng phê duyệt; Phổ biến tới các phòng, ban và tổ chức thực hiện.
* Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
+ Ưu điểm:
- Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, khoa học.
- Tạo sự chủ động trong công việc giúp nâng cao hiệu quả.
- Xác định được thứ tự các công việc ưu tiên giải quyết trước.
- Xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, tạo thuân lợi cho việc điều
hành, quản lí.
- Lãnh đạo dễ dàng năm bắt mọi hoạt động của các phòng, ban.
- Theo dõi, kiểm tra mọi hoạt đông của toàn cơ quan thuận lợi hơn.
+ Hạn chế:
- Dễ dẫn đến sự dập khuân.
- Chương trình kế hoạch thiếu khách quan, mang tính chất áp đặt do đơn
vị soạn thảo không trực tiếp giải quyết công việc và không có chuyên môn trong
công việc.
3.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội thảo quốc tế kỉ niệm 40 năm
thống nhất đất nước với công cuộc đổi mới, phát triển và hội nhập quốc tế
của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam (Phụ lục số4). Lập hồ sơ hội thảo.
* Mô tả sơ đồ:
Tổ chức hội thảolà một hoạt động quan trọng của cơ quan. Các hội thảo
thường có quy mô lớn đông người tham dự, nội dung nhiều về khối lượng vừa
khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc
tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc họp thông thường khác nên
cán bộ Văn phòng đóng vai trò không nhỏ vào thành công của mỗi hội nghị.
a. Chuẩn bị hội thảo:
- Xác định mục đích hội thảo, Văn phòng xây dựng chương trình, kế
hoạch tổ chức hội thảo, trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch,
Văn phòng có trách nhiệm giúp lãnh đạo Việntheo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ, đúng thời gian.
- Chuẩn bị các công cụ cấn thiết phục vụ hội thảo như: Giấy mời, tài liệu
có liên quan, kinh phí cơ sở vật chất...
b. Trong quá trình diễn ra hội thảo:
Sinh viên: Lê Việt Dũng
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tiếp đón đại biểu
- Lãnh đạo văn phòng chủ trì bắt đầu cuộc hội thảo, cung cấp kịp thời tình
hình đại biểu dự hội thảo để phục vụ việc điều hành;
- Văn phòng theo dõi diễn biến cuộc hội thảo, cử người làm công tác
thường trực để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình trao đổi, cử cán bộ
ghi biên bản, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết, làm công tác hậu cần.
c. Sau khi hội thảo kết thúc.
- Phục vu sau hội thảo.
- Văn phòng hoàn thành hồ sơ theo quy định, thanh quyết toán kinh phí
buổi hội thảo
Lập hồ sơ hội thảo:
Stt
Số, ký hiệu
Đơn vị thực
Nội dung
Số tờ
1
văn bản
860/KH-
hiện
Văn phòng
Kế hoạch về việc tổ
03
Văn phòng
chức hội thảo quốc tế
Bảng phân công việc
02
3
Phòng Hành
cho các phòng ban
Giấy đăng kí hội trường
01
4
chính – Tổ chức
Phòng Hành
Giấy Mời
08
5
hợp
Phòng hành
Chương trình nghị sự
05
6
chính – Tổ chức
Phòng Hành
Các văn bản, tài liệu,
15
chính – Tổ chức
bài tham luận, bài phát
KHXH
2
chính – Tổng
biểu khai mạc, bài phát
7
8
9
10
Lễ tân
Lễ tân
Thư kí
Phòng Hành
biểu của các đại biểu
Giấy tạm ứng
Hóa đơn thanh toán
Biên bản cuộc họp
Thư cảm ơn
01
O2
05
08
chính – Tổ chức
Mục lục văn bản hồ sơ hội nghị: Trên thực tế, kết thúc một cuộc hội thảo,
hội nghị, Văn phòng không tiến hành lập danh mục hồ sơ hội nghị, mà các văn
Sinh viên: Lê Việt Dũng
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản do đơn vị nào chuẩn bị thì kết thúc hội nghị đơn vị đó giữ, điều này gây khó
khăn rất lớn cho việc tra tìm văn bản cũng như rất dễ gây thất lạc văn bản.
Nhận thấy vấn đề bất cập này, tôi đã đề xuất với Chánh Văn phòng tiến
hành tập hợp văn bản và lập thành hồ sơ công việc của mỗi cuộc hội nghị, hội
thảo, đồng thời phân công người có trách nhiệm lập và bảo quản hồ sơ.
3.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan (phụ
lục 5)
Mô tả sơ đồ:
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan gồm 3
bước chính.
Bước 1: Trước khi lãnh đạo đi công tác.
-Văn phòng phải xác định mục đích, nội dung, yêu cầu của chuyến đi
công tác.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch cho chuyến đi trình lãnh đạo xem xét,
phê duyệt.
- Chuẩn bị tài liệu và các phương tiện phục vụ cho chuyến đi công tác.
- Liên hệ với nơi lãnh đạo đến công tác.
- Đối với các chuyến đi công tác nước ngoài hoặc chuyến công tác có tính
chất quan trọng có thể thành lập đoàn phục vụ bao gồm 1-2 thư kí và trưởng đơn
vị có liên quan như trưởng ban hợp tác quốc tế…
Bước 2: Trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Văn phòng phải giữ liên lạc với lãnh đạo, báo cáo tình hình hoạt động của
cơ quan cho lãnh đạo và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Bước 3: Sau chuyến đi công tác.
- Tổng hợp kết quả chuyến đi công tác, tổ chức thực hiện theo sự chỉ đạo
của lãnh đạo.
- Quyết toán kinh phí, hoàn tất các văn bản giấy tờ.
3.1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thữ
Sinh viên: Lê Việt Dũng
20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhà nước về văn hóa công sở của cơ quan.
Văn hóa công sở có ý nghĩa rất quan trọng đối với cán bộ, công chức,
cũng như cơ quan nó thể hiện đó là một người có văn hóa, trình đô nhận thức,
đạo đức nghề nghiệp góp phần xây dựng một công sở văn minh, lịch sử và đi
vào hoạt động trật tự, hiệu quả.
Là một cơ quan nghiên cứu hàng đầu về khoa học xã hội. Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam luôn chú trọng việc thực hiện các nghi thức nhà
nước, văn hóa công sở, đảm bảo thực hiện theo Quyết định: 129/2007/QĐ-TTg
ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế
văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước. Điều này được thể hiện
như sau:
* Trang phục cuả cán bộ, công chức:
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cán bộ, công chức luôn ăn mặc
gọn gàng, lịch sự.
- Trong các buổi lễ, buổi họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài
nam cán bộ, công chức luôn mặc comple, áo sơ mi và cravat chỉnh tề, đối với nữ
thường là áo dài truyền thống.
- Cán bộ, công chức luôn đeo thẻ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
* Trong giao tiếp, ứng xử.
- Thái độ của lãnh đạo đối với nhân viên luôn nhã nhặn, lắng nghe ý kiến
của nhân viên, không hách dịnh, tạo áp lực đối với nhân viên.
- Giữa nhân viên với nhau luôn luôn hòa đồng, thân thiện, hợp tác giúp đỡ
cùng giải quyết công việc.
- Trong quá trình giao tiếp, ứng xử với khách luôn giữ thái độ tôn trọng
lịch sự, nói năng nhẹ nhàng, rõ ràng mạch lạc.
- Trong quá trình nghe và trả lời điện thoại luôn tôn trọng người nghe,
trao đổi ngắn gọn tập chung vào nội dung công việc.
* Trong việc treo Quốc kỳ:
- Quốc kỳ được treo đáp ứng đứng tiêu chuẩn của Hiến pháp.
- Trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài Quốc kỳ luôn được treo và
Sinh viên: Lê Việt Dũng
21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tuân thủ nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài.
* Bài trí khuân viên:
Biển tên, địa chỉ Viện được đặt tại cổng chính trụ sở số 1 Liễu Giai bằng 2
ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt.
* Phòng làm việc:
- Tất cả phòng làm việc đều có biể tên ghi rõ đơn vị, họ tên chức danh cán
bộ, công chức.
- Bên trong phòng làm việc được bài trí gọn gàng, khoa học,đẹp mắt,
thuận tiện cho công việc.
* Khu vực để phương tiện giao thông:
-Mọi người đều thực hiện nghiêm túc về việc sắp xếp và để xe đúng nơi
quy định.
- Có khu vực để xe ô tô, xe máy riêng biệt, đảm bảo an toàn cho cho các
phương tiện giao thông của cán bộ, công chức khi đến làm viêc.
- Có khu vực để phương tiện riêng cho người đến giao dịch, làm việc, liên
hệ công tác và không thu phí đối với các loại phương tiện này.
Nhìn chung việc triển khai thực hiện văn hóa công sở tại Viện đã được
lãnh đạo cũng như nhân viên quan tâm và nghiêm túc thực hiện, xây dựng mội
trường làm việc nghiêm túc, thân thiện, văn minh, lịch sự.
3.2. Khảo sát về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin băng vản bản phục vụ
cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, quản lí, điều hành các hoạt đông của cơ quan, tổ
chức.
Công tác văn thư bao gồm các hoạt động chính như: Xây dựng và ban
hành văn bản, quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan, quản lí và sử dụng con dấu.
Sinh viên: Lê Việt Dũng
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu,
nhược điểm).
Trong quá trình thực tập, em nhận thấy Viện Hàn lâm khoa học xã hội
Việt Nam đã áp dụng mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp, trong Viện vừa có bộ
phận Văn thư – Hành chính thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính trực thuộc Văn
phòng, bộ phận này phụ trách chung công tác Văn thư của toàn Viện, vừa có bộ
phận Văn thư trong các đơn vị trong Viện.
Tổ chức công tác văn thư theo hình thức hỗn hợp có rất nhiều điểm ưu
việt song cũng có một số điểm hạn chế cần phải khắc phục.
+ Ưu điểm:
- Tạo ra tính chuyên môn hóa trong quá trình tổ chức, giải quyết công
việc.
- Tạo sự thống nhất trong công tác quản lí, xây dựng và ban hành văn bản,
quản lí văn bản đi – đến, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lí
và sử dụng con dấu.
- Giảm bớt khối lượng và áp lực công việc cho văn thư cơ quan.
- Hiệu quả công việc được nâng lên do công việc được giải quyết kịp thời.
- Xác định rõ trách nhiệm cho từng bộ phận tạo điều kiện cho công tác
quản lí được dễ dàng.
- Nâng cao tinh thần tự giác và trách nhiệ của nhân viên.
+ Nhược điểm:
- Trong quá trình giải quyết một số công việc sẽ liên quan đến nhiều
phòng ban gây ra khó khăn, không chủ động trong công việc.
- Bộ máy cồng kềnh.
- Tốn nhiều chi phí cho nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn
thư.
3.2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiêm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Là một cơ quan ngang bộ, các công việc phải giải quyết hàng ngày
thường rất quan trọng. Vì vậy khối lượng văn bản được ban hành ở Viện Hàn
Sinh viên: Lê Việt Dũng
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A
