(Khóa luận tốt nghiệp) Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Thực trạng và giải pháp

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CƠNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI
VIỆT NAM - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện

: TRỊNH VĂN DƯƠNG

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp

: 1305QTVC009, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13C

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Tên tôi là Trịnh Văn Dương, sinh viên lớp ĐH-QTVP13C, trong q
thực hiện bài khóa luận, tơi đã nhận được sự giúp đỡ, giải đáp thắc mắc nhiệt
tình từ phía các cán bộ, các anh, chị phịng Lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học
xã hội Việt Nam.

Đồng thời, tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội Khoa nói chung, Khoa Quản trị Văn phịng nói riêng
đã tạo điều kiện cho tôi được đi khảo sát tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam, giúp ích rất nhiều cho việc thu thập tìm kiếm tài liệu và hồn thành
bài khóa luận.
Với tình cảm chân thành nhất tơi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, thạc
sĩ Nguyễn Hữu Danh đã nhiệt tình, chỉ bảo hướng dẫn tơi rất nhiều trong suốt
thời gian tơi viết khóa luận này.
Cảm ơn gia đình - những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè
đồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tơi có thể
hồn thành khóa luận của mình.
Trong q trình thực hiện bài khóa luận, mặc dù đã rất cố gắng nhưng
do trình độ cịn nhiều hạn chế do vậy bài khóa luận khơng tránh khỏi những
thiếu sót. Vì vậy tơi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy, cơ
giáo để khóa luận được hồn thiện hơn.
Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp tơi nhận ra những hạn chế, qua đó
tơi có thêm những kinh nghiệm, những kiến thức hữu ích trên con đường
theo đuổi sự nghiệp của mình.
Tơi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của tôi trong thời gian
qua. Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng
tin sử dụng trong cơng trình nghiên cứu này.
Hà Nội, tháng 4 năm 2017
Chủ nhiệm đề tài

Trịnh Văn Dương

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

KHXH

Khoa học xã hội

VTLT

Văn thư lưu trữ

TC-HC

Tổ chức hành chính

VB

Văn bản


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2

3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................. 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................ 4
7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài......................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ .................................. 6
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ........................................................ 6
1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 6
1.1.1. Công tác văn thư .................................................................................. 6
1.1.1.1. Khái niệm ..................................................................................... 6
1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư..................................................... 6
1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư ........................................................ 7
1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư. ............................................ 9
1.1.2. Công tác lưu trữ. ................................................................................ 10
1.1.2.1. Khái niệm. .................................................................................. 10
1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ. ................................................... 11
1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác lưu trữ. ........................................... 13
1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ .................................................. 13
1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý. ....................................................... 13


1.1.3.2. Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. .......... 14
1.2. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 15
Tiểu kết chương 1 .......................................................................................... 18
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ ........... 19
VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC.................... 19
XÃ HỘI VIỆT NAM. .................................................................................... 19
2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam...................... 19

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội
Việt Nam. ..................................................................................................... 19
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Khoa học Xã hội Việt Nam .......................................................................... 19
2.1.2.1. Vị trí và chức năng ..................................................................... 20
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ............................................................. 20
2.1.3.Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 21
2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
(Phòng hành chính) ...................................................................................... 22
2.2.1. Vị trí chức năng.................................................................................. 22
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................... 23
2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 26
2.3. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam ...................................................................................................... 26
2.3.1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ .............................................. 26
2.3.2. Tổ chức bộ phận làm công tác văn thư lưu trữ. ................................. 27
2.3.3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ............ 27
2.3.4. Chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công
tác văn thư lưu trữ đối với đơn vị trực thuộc ............................................... 30
2.3.5. Tổ chức, thực hiện chế độ thông tin báo cáo ..................................... 30


2.3.6. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu
trữ. ................................................................................................................ 31
2.4. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư tại viện. ......... 31
2.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. ......................................................... 31
2.4.1.1. Các loại văn bản do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam
ban hành. ................................................................................................. 31
2.4.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản .................................................. 32
2.4.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................... 33

2.4.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. ................................. 34
2.4.2. Quản lý văn bản đi. ............................................................................ 35
2.4.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày
tháng văn bản .......................................................................................... 35
2.4.2.2. Đăng ký văn bản......................................................................... 36
2.4.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn ............ 37
2.4.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 38
2.4.2.5. Lưu văn bản đi. .......................................................................... 38
2.4.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. .................................................... 39
2.4.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. .............................................................. 39
2.4.3.2.Đăng ký văn bản đến. .................................................................. 39
2.4.3.3.Trình, chuyển giao VB đến. ........................................................ 41
2.4.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. ........... 43
2.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................... 43
2.4.4.1 . Các loại con dấu. ....................................................................... 43
2.4.4.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu .................................... 44
2.4.4.3. Bảo quản con dấu. ...................................................................... 45
2.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......................... 45
2.4.5.1. Các loại hồ sơ được hình thành trong cơ quan, tổ chức. ........... 45
2.4.5.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. .................................... 45


2.4.5.3. Phương pháp lập hồ sơ. .............................................................. 45
2.4.5.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...................................... 46
2.5. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về cơng tác lưu trữ tại Viện........... 46
2.5.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu. ............................................... 46
2.5.2. Công tác phân loại tài liệu ................................................................ 47
2.5.3. Tổ chức xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. ......... 51
2.5.4. Công tác thống kê, bảo quản tài liệu .................................................. 55
2.5.5. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ........................... 57

Tiểu kết chương 2 .......................................................................................... 60
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC .............. 61
TỔ CHỨC TÁC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ ........................... 61
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM ................................................ 61
3.1. Những ưu điểm về công tác tổ chức quản lý, quản lý về văn thư lưu trữ
tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. ............................................................ 61
3.2. Một số hạn chế. ..................................................................................... 62
3.3. Nguyên nhân. ........................................................................................ 63
3.4. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý về văn thư,
lưu trữ. .......................................................................................................... 64
3.4.1. Một số phương hướng tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ .......... 64
3.4.1. Nhóm giải pháp về phía Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. ..... 65
3.4.1.1. Nhóm giải pháp hồn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ ........................................................ 65
3.4.1.2. Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ
văn thư, lưu trữ ........................................................................................ 66
3.4.1.3. Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư,
lưu trữ ...................................................................................................... 67
3.4.1.4. Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ............................................................. 68


3.4.1.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư,
lưu trữ. ..................................................................................................... 69
3.4.1.6. Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác văn thư, lưu trữ.
................................................................................................................. 70
Tiểu kết chương 3 .......................................................................................... 71
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 74
PHỤ LỤC ...........................................................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của
cơ quan, đơn vị; là nơi tiếp nhận, lưu giữ và cung cấp thơng tin một cách
nhanh chóng, kịp thời và chính xác vì thế trong các cơ quan đơn vị công tác
văn thư lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là cơng tác quản lý hành chính
thơng qua các văn bản tài liệu.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do
đó, vai trị của cơng tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước là rất quan trọng.
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với tính chất đặc thù là đơn vị nghiên
cứu khoa học, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị,…là rất nhiều,
địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phịng trong Viện phải biết sắp xếp,
xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ
trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết
cơng việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ..
Trong những năm gần đây, công tác văn thư, lưu trữ, tại Viện Hàn lâm
KHXH Việt Nam đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong
hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói chung
và các đơn vị trực thuộc Viện nói riêng.
Tuy nhiên, đứng trước những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh
mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó cơng tác văn thư, lưu trữ, của
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam trong thời gian qua còn tồn tại, hạn chế: Việc

1


chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản vẫn còn
những vấn đề bất cập; Công tác lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa
nghiêm; Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực sự hiệu
quả.
Thực tế này địi hỏi phải có một sự đổi mới trong cách thức tổ chức,
quản lý về văn thư lưu, lưu trữ tại đây nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho mọi
hoạt động của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đòi hỏi cấp thiết trong thời
gian tới.
Xuất phát từ vai trị và tầm quan trọng của cơng tác tổ chức, quản lý
VTLT đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức; cũng như tình hình thực tế mà
tơi đã khảo sát được trong thời gian qua. Chính vì thế tơi quyết định chọn đề
tài : ''Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn Lâm KHXH
Việt Nam - Thực trạng và giải pháp ''. làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của
mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư lưu trữ là một trong những đề tài khơng cịn q mới
mẻ nhưng lại thu hút được nhiều sự quan tâm không chỉ các nhà lãnh đạo mà
còn là vấn đề của các nhà khoa học và các nhà quản lí. Trong phạm vi đề tài,
tơi có đề cập đến một số cơng trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về cơng tác
lưu trữ có thể nêu như sau:
- “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính
nhà nước” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Tâm .
- “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” của tác giả Tiết
Hồng Nga.
- “Công tác lưu trữ Việt Nam’’ của Cục Lưu Trữ Nhà nước, nhà xuất
bản Hà Nội, 1987.
- “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ’’ của Đào Xuân Chúc, Nguyễn

Văn Hàm,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản Hà
2


Nội,1990.
- Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học- kỹ thuật” của tác giả Nguyễn
Minh Phương, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản, 1992.
- “Xây dựng, ban hành, quản lí văn bản và cơng tác lưu trữ” của tác giả
Nghiêm Kì Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, nhà xuất bản chính trị quốc gia, 1998.
Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội có một số cơng trình nghiên cứu liên
quan như:
- Giáo trình “Lưu trữ học”, Trường Cao đẳng Nội vụ hà Nội.
- “Công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ” của tác giả Hồ
Thị Ngọc Hà.
- “Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001 :
2000 vào công tác văn thư tại Chi cục thuế Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị
Kiều Yến.
- Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm
Lệ, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Huỳnh Thị Hoàng Thư.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu về cơ sở lý luận về tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ.
Đánh giá thực tiễn công tác tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ tại Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam để thấy được những thành tựu và hạn chế
Đề xuất được một số giải pháp có thể thực thi và đem lại hiệu quả, góp
phần nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức quả lý về Văn thư lưu trữ tại Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Có 3 nhiệm vụ cơ bản:
Thứ nhất: Trình bày cơ sở sở lí luận, cơ sở pháp lý về công tác văn thư
- lưu trữ

Thứ hai: Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư - lưu trữ tại Viện Hàn
lâm KHXHVN, phân tích nguyên nhân những ưu điểm và hạn chế.
3


Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác
tổ chức, quản lý lưu trữ của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam và cả nước nói
chung.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Là những vấn đề lý luận và thực tiễn của Công tác tổ chức,
quản lý về văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
- Phạm vi:
+ Phạm vi khơng gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công
tác văn thư, lưu trữ ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam
+ Phạm vi thời gian: Khóa luận nghiên cứu tổ chức, quản lý về công tác
văn thư, lưu trữ từ từ năm 2012 đến nay.
+ Phạm vi nội dung: Khóa luận khơng tham vọng giải quyết tất cả các
vấn đề về công tác Văn thư - Lưu trữ theo nghĩa rộng mà chỉ tập trung chủ
yếu nghiên cứu dưới góc độ tổ chức, quản lý trên cơ sở, luật, quy chế để xem
xét thực trạng tổ chức, quản lý Văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Hàn lâm vẫn còn nhiều hạn chế, nếu
khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng cơng tác này, từ đó góp phần vào nâng
cao hiệu quả hoạt động chung của tồn cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong q trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp
nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng
hợp...
- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện
chứng để tiến hành xem xét, tính tốn, luận giải và đánh giá các vấn đề liên

quan tới công tác văn thư lưu trữ của cơ quan một cách hợp lý.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý
luận và thực tiễn trước đó về cơng tác văn thư lưu trữ của các cơ quan hành
4


chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng.
- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu
trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng
trong cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư,lưu trữ.
- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập
các thơng tin và chọn lọc những thông tin cần thiết.
- Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công
tác lưu trữ tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập
được.
- Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác văn thư
lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội.
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia
làm 3 Chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2: Thực trạng Công tác tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ tại Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam
Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác tổ chức tác quản lý về văn thư,
lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

5


PHẦN NỘI DUNG

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm
Khi nghiên cứu về khái niệm cơng tác văn thư có nhiều quan điểm khác
nhau về cơng tác này, nhưng có hai khuynh hướng cơ bản đó là:
Một là cơng tác văn thư được hiểu là công tác tổ chức giải quyết và
quản lý văn bản, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Hai là công tác văn thư đựợc hiểu là tồn bộ cơng việc về soạn thảo và
ban hành văn bản, trong các cơ quan, tổ chức, tổ chức và quản lý văn bản
trong các cơ quan đó.
Cơng tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên
quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động
quản lý của cơ quan, tổ chức.
1.1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm nội dung cơ bản:
Một là, soạn thảo ( xây dựng ) và ban hành văn bản. Nội dung này bao gồm:
+ Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo.
+ Lựa chọn thông tin, tài liệu.
+ Lựa chọn tên loại, xác định thể thức.
+ Xây dựng đề cương bản thảo.
+ Viết bản thảo.
+ Duyệt bản thảo.
+ Trao đổi ý kiến, sửa chữa dự thảo.
6


+ Hoàn thiện văn bản

+ Kiểm tra thể thức trước khi ký ban hành.
+ Ký văn bản và ban hành văn bản.
Hai là, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản. Nội dung này bao gồm:
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
+ Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Ba là, Quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.1.3. Yêu cầu về công tác văn thư
Công tác văn thư là một trong những khâu quan trọng liên quan đến
văn bản, giấy tờ, đến hoạt động quản lý của cơ quan. Vì thế trong quá trình
thực hiện cần tuân thủ những yêu cầu cơ bản sau:
+ Nhanh chóng: Nhanh chóng là u cầu đối với cơng tác văn thư. Q
trình giải quyết cơng việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã
hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ
khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn
bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để
sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa
thủ tục giải quyết văn bản.
+ Chính xác: Cơng tác văn thư là họat động cung cấp, đảm bảo thơng
tin bằng văn bản. Do đó khi tiến hành thực hiện cần phải đảm bảo thực hiện
chính xác khơng chỉ về nội dung, hình thức mà chính xác cả về các khâu
nghiệp vụ.
Chính xác về nội dung:
Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, nội dung
văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn
bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng
7

phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành
phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành
phần thể thức theo quy định.
Chính xác về thể thức:
Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban
hành, đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định.
Chính xác về các khâu nghiệp vụ:
Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể
như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản...
+ Bí mật:
Bí mật là u cầu quản lý đối với cơng tác văn thư, là biểu hiện tập
trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến,
văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội có nhiều
vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này
cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật
nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phịng làm việc, lựa chọn
cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,...
+ Hiện đại:
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày
càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị -xã hội. Tuy nhiên, q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư phải được
tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của
từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn thư khơng chỉ nói
đến việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng
trang thiết bị văn phòng hiện đại, mà còn là đổi mới, hiện đại hóa con người
làm cơng tác này, tránh các tư tưởng bảo thủ, lạc hậu.
8

1.1.1.4. Vị trí, ý nghĩa của cơng tác văn thư.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần
nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị - xã hội và phịng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, từ việc đề ra các chủ
trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến phản
ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan
cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết cơng việc... đều phải dựa vào các nguồn
thơng tin có liên quan. Thơng tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt
động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý.
Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ
phận. Vì vậy làm tốt cơng tác văn thư sẽ:
+ Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu
quả, khơng để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành
chính.
+ Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,
gửi văn bản đúng đối tượng, khơng để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn
tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
+ Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội cũng như của các
đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
9

phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn
bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu
trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công
việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc,
tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ
tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác
khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
1.1.2. Công tác lưu trữ.
1.1.2.1. Khái niệm.
Theo cuốn “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nhà xuất bản chính trị quốc
gia xuất bản năm 2000 thì cơng tác lưu trữ “là q trình hoạt động quản lý và
hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ”.
Theo Luật Lưu trữ 2011 “Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động
của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên
quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa
học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân”.
Như vậy công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản an toàn, chống mất mát, hư
hỏng và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

10

1.1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản như, tổ chức quản lý
công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ. Trong đó, các nhiệm vụ
cụ thể của công tác lưu trữ như sau:
 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ
Đây là những hoạt động nhằm quản lý công tác lưu trữ, bao gồm việc
thiết lập bộ máy tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ, ban hành
văn bản quản lý, triển khai thực hiện công tác lưu trữ và kiểm tra đánh giá kết
quả công tác lưu trữ.
+ Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức
Để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ điều đầu tiên khơng thể thiếu
đó là phải thiết lập bộ máy làm công tác lưu trữ và bố trí nhân sự để đảm
nhiệm cơng việc này. Bởi vì, thiết lập cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sự làm
cơng tác lưu trữ là cơng việc có tính chất tiền đề để thực hiện tốt công tác lưu
trữ.
+ Bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chun
mơn nhất định về cơng tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận làm cơng tác lưu
trữ độc lập thì cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận lưu trữ thuộc văn phịng thì cán
bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng cơ quan.
Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Để tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động lưu trữ các cơ quan quản lý nhà
nước về lưu trữ cần phải ban hành văn bản pháp luật để làm nền tảng cho các
hoạt động thực thi pháp luật về lưu trữ trên thực tiễn, đồng thời là cơ sở pháp
lý cho kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ và là căn cứ để xử lý các hành vi vi
phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.

11


+ Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ tài liệu
Pháp luật với chức năng điều chỉnh các quan hệ xã hội, đóng vai trị là
cơng cụ truyền tải chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước
đến các đối tượng phải thi hành, là nguồn thông tin về các văn bản pháp luật
nhằm giúp cho cơ quan, tổ chức và công chúng hiểu và chấp hành các quy
định của pháp luật. Mặt khác, pháp luật còn góp phần nâng cao dân trí pháp lý
trong từng cơ quan, tổ chức và cá nhân. Đặc biệt đối với các cơ quan tổ chức
thì pháp luật là cơng cụ, phương tiện để quản lý điều hành.
+ Kiểm tra, hướng dẫn và tổng kết báo cáo công tác lưu trữ
Để đạt được mục tiêu quản lý, việc cần thiết là phải kiểm tra và đánh
giá tổng kết, kiểm tra giúp cho người quản lý phát hiện những sai sót, vướng
mắc, ách tắc trong quá trình hoạt động để kịp thời đưa ra các giải pháp giải
quyết, đồng thời tìm kiếm những cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để tận
dụng nhằm đạt nhanh tới mục tiêu đã định, làm sáng tỏ những việc đã làm
được, những việc chưa làm được để có những xử lý kịp thời. Từ đó đưa ra
được những phương hướng và giải pháp phù hợp cho hoạt động quản lý điều
hành.
Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ
+ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của
công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp
xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho
cơng tác tra tìm tài liệu.
+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Một trong những nội dung cơ bản của cơng tác lưu trữ là bảo quản an
tồn tài liệu lưu trữ. Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các mục đích của
cơng tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu lưu trữ không được bảo quản an tồn thì sẽ

khơng thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.
12


+ Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các
thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì
vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nội
dung cơ bản của công tác lưu trữ. Dựa vào kết quả của công tác khai thác, sử
dụng tài liệu phục vụ thực tiễn người ta mới có thể đánh giá một cách khách
quan, chính xác những đóng góp của ngành lưu trữ và vai trị, vị trí, ý nghĩa
của cơng tác lưu trữ.
1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng trong đời sống nói chung và
hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói riêng. Cơng tác lưu trữ có một số
ý nghĩa như:
Một là, cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng đối với việc xây dựng thể
chế hành chính nhà nứớc, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực
của hoạt động hệ thống thể chế hành chính nhà nước. Tài liệu lưu trữ có vai
trị quan trọng, độ tin cậy cao phục vụ hiệu quả cho hoạt động soạn thảo và
ban hành văn bản.
Hai là, làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư và
hành chính văn phịng đạt hiệu quả cao.
Ba là, tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý và chính xác
nhất cho họat động quản lý nhà nước, khắc phục nạn quan liêu, nâng cao hiệu
quả quản lý nhà nước.
Bốn là, thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phân thực hiện một nền hành
chính phát triển, hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân.
1.1.3. Tổ chức, quản lý về văn thư, lưu trữ
1.1.3.1. Khái niệm tổ chức, quản lý.

Về tổ chức, trong thực tế có rất nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức
một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn
13


tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà khơng có một hình thức liên kết
nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân
các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người.
Theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực
hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập
thể đó.
Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những
hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một
cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận
một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hồn thành
những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành.
Về quản lý, Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản
lý”. Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều
khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh...
Theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ
thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang
trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và
điều khiển hệ thống”
Tiếp cận theo vai trị của quản lý thì “Quản lý là sự tác động có tổ chức,
có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý
nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục
tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động”
1.1.3.2. Nội dung tổ chức, quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.
Nội dung tổ chức, quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao
gồm:

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư ,lưu trữ.
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
14


Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư, lưu trữ
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư,lưu
trữ
Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ.
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ.
Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
1.2. Cơ sở pháp lý


Hệ thống văn bản về công tác văn thư, lưu trữ.

Để thực hiện các nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, thì việc ban
hành các văn bản quản lý chúng có vị trí vơ cùng quan trọng, vì đây là lĩnh
vực hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành hỗ trợ, hướng dẫn các cơ quan, tổ
chức chấp hành thực hiện các nguyên tắc, chế độ, quy định của nhà nước.
Trong thời gian qua, Nhà nước đã ban hành hệ thống tương đối đầy đủ
các văn bản quy định về các lĩnh vực hoạt động của công tác văn thư, công
tác lưu trữ và bảo mật tài liệu.
Đây là hành lang pháp lý để Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt
Nam thực hiện theo quy định và trên cơ sở đó xây dựng thành Quy chế, Quy
định, Quy trình áp dụng triển khai phù hợp với nội dung đặc điểm, tính chất

hoạt động của cơ quan phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu khoa học xã hội.
Văn bản chung về công tác văn thư, lưu trữ
- Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v
ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ;
- Quyết định 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/11/2005 của Bộ Nội vụ v/v
ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 280/TTg ngày 29/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ v/v
15


đẩy mạnh cơng tác cải cách thủ tục hành chính;
- Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà
nước v/v hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
Văn bản về công tác văn thư
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng
tác văn thư;
- Nghị định số 58/2008/NĐ-CP ngày 22/4/2008 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học xã
hội Việt Nam;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn
thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn bản về cơng tác lưu trữ
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật
Lưu trữ;
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ

Quốc hội;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/9/2004 của Bộ Tài chính
hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ;
16