QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS NHẬP KHẨU NGUYÊN PHỤ LIỆU GIA CÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TIẾN HÀO

Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ tại Việt
Nam, thì dịch vụ logistics theo đó cũng hình thành và có những bước tiến quan
trọng trong nền kinh tế. Dịch vụ logistics góp phần gia tăng giá trị kinh doanh
của các doanh nghiệp vận tải giao nhận. Đây là loại hình dịch vụ có quy mơ mở
rộng và phức tạp hơn nhiều so với hoạt động vận tải giao nhận thuần túy.
Bên cạnh những hoạt động kinh tế đối ngoại đem lại hiệu quả cao như
xuất nhập khẩu hàng hóa thì hoạt động gia cơng quốc tế cũng là một phương
pháp hữu hiệu, vừa phù hợp thực tế nền kinh tế nước ta hiện nay đồng thời phù
hợp với đường lối chính sách của Đảng về phát triển nền công nghiệp nước ta
theo hướng hiện đại.
Trong gia cơng quốc tế thì lĩnh vực gia cơng điện tử và thiết bị điện đang
có xu hướng phát triển mạnh và đóng một vai trị khá quan trọng trong tổng sản
phẩm quốc nội của nước ta. Những năm gần đây tuy có trải qua những thăng
trầm do sự biến động của tình hình kinh tế, chính trị thế giới, nhưng ngành gia
công điện tử và thiết bị điện xuất khẩu ở Việt nam đã nhanh chóng tìm được bạn
hàng và ngày càng khẳng định được chính mình trên thị trường thế giới. Trong
hoạt gia công quốc tế gồm ba giai đoạn chính: Nhập nguyên phụ liệu, sản xuất
sản phẩm và xuất khẩu thành phẩm. Thông thường sản phẩm gia công được làm
theo yêu cầu kỹ thuật và thiết kế của khách hàng, nên phần nguyên phụ liệu cung
ứng rất quan trọng để làm ra sản phẩm hoàn chỉnh đáp ứng được yêu cầu của
khách hàng.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu cơng việc thực tế tại cơng ty TNHH
TM-DV TIẾN HÀO, xác định việc tổ chức thực hiện dịch vụ logistics tốt sẽ đem
lại nhiều lợi ích khơng những cho chính doanh nghiệp giao nhận vận tải mà cịn
góp phần hổ trợ tích cực cho các doanh nghiệp Xuất Nhập khẩu, nhận thức được
tầm quan trọng của công đoạn nhập khẩu nguyên phụ liệu cho hoạt động gia

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 1


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

công quốc tế, đồng thời bản thân muốn tìm hiểu kỹ hơn về quy trình nhập khẩu
ngun phụ liệu gia cơng quốc tế nên em đã chọn đề tài:
“QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS NHẬP KHẨU
NGUYÊN PHỤ LIỆU GIA CÔNG TẠI CƠNG TY TNHH TM-DV TIẾN HÀO”

Mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm phân tích và đánh giá quy trình tổ
chức thực hiện dịch vụ Logistics nhập khẩu nguyên phụ liệu gia công tại công ty
TNHH TMDV TIẾN HÀO, đồng thời đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm
hồn thiện quy trình nhập khẩu ngun phụ liệu gia công tại công ty TNHH
TMDV TIẾN HÀO.
Đề tài được trình bày theo kết cấu 3 chương:
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY TNHH TM-DV TIẾN HÀO.
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS
NHẬP KHẨU NGUYÊN PHỤ LIỆU GIA CÔNG TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV
TIẾN HÀO.
CHƯƠNG 3: CÁC BIỆN PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC
HIỆN DỊCH VỤ LOGISTICS NHẬP KHẨU NGUYÊN PHỤ LIỆU GIA CÔNG
TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIẾN HÀO.

Qua đợt tiếp xúc thực tế này, đã giúp em có cơ hội được vận dụng và thực

hành những kiến thức mà mình đã được học trên ghế nhà trường. Tuy nhiên, do
hạn chế về quỹ thời gian thực tập và là lần đầu tiếp xúc với công việc nhập khẩu
nguyên phụ liệu gia công nên khơng thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong
nhận những ý kiến đóng góp và sự giúp đỡ của q Thầy Cơ và q Cơng ty để
em có thể rút kinh nghiệm và bổ sung thêm những kiến thức mới nhằm hiểu hơn
về thủ tục của dịch vụ Logistics đối với các doanh nghiệp trong thực tế./.
EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!!!

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 2


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

CHƯƠNG I – GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TMDV TIẾN HÀO:

1.1.

Khái quát về Cơng ty.

1.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty TNHH TMDV TIẾN HÀO là công ty tư nhân với 100% vốn
trong nước. Công ty được thành lập vào ngày 31 tháng 03 năm 2011 theo Giấy
phép kinh doanh (chỉnh sửa lần 1 ngày 12 tháng 11 năm 2012) số
0310744143 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
-

Tên giao dịch Tiếng Việt: Công Ty TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ
TIẾN HÀO.

-

Tên giao dịch Quốc tế:

TIEN

HAO

TRADING

SERVICE

COMPANY LIMITED.
-

Tên Công ty viết tắt:

TIEN HAO CO.,LTD

-

Trụ sở tại:

Số 1294/10B Nguyễn xiển, Khu phố Thái

Bình 2, Phường Long Bình, Quận 9, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
-

Điện thoại: 0837326418

Fax: 0837326418

-

Email:



-

Vốn điều lệ:

1,000,000,000.00 VNĐ (Một tỷ đồng)

-

Giám đốc công ty:

Vũ Tiến Hào

-

Lĩnh vực hoạt động:

Đại lý, mơi giới, đấu giá, vận tải hàng hóa

ven biển và viễn dương, sản xuất giường, tủ, bàn ghế, sản xuất đồ gỗ xây

dựng…
-

Loại hình kinh doanh:

Đại lí giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Cơng ty.
1.1.2.1.

Chức năng:

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 3


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

Tổ chức dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻ trong chuỗi các hoạt động
logistics. Chuyên làm dịch vụ logistics về hàng hóa, nhận hàng, vận chuyển, lưu
kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan… chủ yếu tập trung vào khai thác những mảng
nhỏ trong chuỗi cung ứng, phổ biến nhất là hình thức giao nhận vận tải (Freight
forwording)…nhằm đáp ứng nhu cầu giảm chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận cho
khách hàng, cụ thể gồm các mảng sau:
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Thu và phát các loại chứng từ vận tải, vận đơn.
- Hoạt động của các đại lý làm thủ tục hải quan.

- Vận tải bằng đường biển.
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ và đường thủy nội địa.
1.1.2.2.
-

Nhiệm vụ:
Đảm bảo một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, hiệu
quả, thân thiện, công bằng và tạo cơ hội phát triển sự nghiệp lâu dài
cho tất cả các nhân viên.

-

Cam kết hợp tác lâu dài với các đối tác và khách hàng bằng chất lượng
dịch vụ và sản phẩm hoàn hảo trên cơ sở các bên cùng có lợi và cùng

-

phát triển.
Cam kết tuân thủ pháp luật trong mọi hoạt động và ln có ý thức cho
việc đóng góp vào sự hội nhập và sự phát triển kinh tế của Việt Nam.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của Cơng ty.
Vì Công ty mới thành lập được hơn 5 năm nên cơ cấu bộ máy hành chính
cịn tương đối đơn giản, hiên nay công ty chỉ mới thành lập được 2 phòng: gồm
phòng kinh doanh và phòng nhân sự. Là một công ty chuyên về dịch vụ, TIẾN
HÀO không cần quá nhiều nhân sự, để đảm bảo hiệu quả công việc thì Cơng ty
đã thực hiện th ngồi một số cơng việc như kế tốn, kỹ thuật…nhằm mục đích
giảm các chi phí tối đa cho Cơng ty.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 4


Báo cáo thực tập

1.1.3.1.

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty
GIÁM ĐỐC

Phịng Kinh doanh

Bộ phận XNK

Phòng Nhân sự

Bộ phận Kinh doanh
(Nguồn: Phòng Nhân sự)

1.1.3.2.

Nhiệm vụ của các phịng và bộ phận trong Cơng ty:

 Giám đốc:
Giám đốc anh Vũ Tiến Hào là người có vị trí cao nhất trong Cơng ty, là
người sáng lập nên công ty TNHH TM - DV TIẾN HÀO. Anh là người trực tiếp

đưa ra các chiến lược, mục tiêu của Cơng ty. Quyết định những vấn đề có liên
quan đến mục đích và quyền lợi của Cơng ty, chịu mọi trách nhiệm pháp lý của
công ty trước pháp luật.

 Phòng Kinh doanh:
Phòng kinh doanh bao gồm bộ phận Xuất Nhập khẩu và bộ phận Kinh Doanh.
 Bộ phận Kinh doanh
- Xây dựng kế hoạch tài chính chủ động phục vụ cho kinh doanh và đầu
tư phát triển Công ty.
- Tổ chức kiểm tra kế toán, kiểm tra quyết toán và kiểm tra việc sử dụng
vốn và tài sản trong Công ty.
- Quản lý công nợ phải thu khách hàng và phải trả khách hàng.
- Quản lý hàng hóa xuất, nhập và tồn kho.
- Thực hiện chăm sóc khách hàng hiện có, tìm kiếm, lựa chọn và đáp
ứng những nhu cầu về chất lượng dịch vụ khách hàng.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 5


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

- Đảm bảo vị thế cạnh tranh thuận lợi của Công ty trên thị trường, đưa
ra các giải pháp phòng ngừa những biến cố bất lợi cho Công ty.
- Hoạch định, thực hiện và kiểm sốt các chương trình, chiến lược
Marketing, đánh giá các rủi ro và lợi ích của chiến lược Marketing
mix, lựa chọn những phân khúc thị trường để có chiến lược Marketing

thích hợp.
 Bộ phận Xuất Nhập khẩu

 Hàng xuất khẩu
-

Nhận hợp đồng từ bộ phận kinh doanh, kiểm tra L/C nếu hợp đồng có
điều khoản thanh tốn bằng L/C, liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý hãng
tàu xin lịch tàu và đặt chỗ (Booking) cho lô hàng và liên hệ với Công
ty bảo hiểm mua bảo hiểm cho lơ hàng (nếu trong hợp đồng có các
điều khoản u cầu mua bảo hiểm).

-

Làm bộ hồ sơ chứng từ xuất khẩu (Invoice, Packing list), truyền dữ
liệu khai bao hải quan điên tử, tới cơ quan hải quan đăng ký tờ khai,
tới cảng làm thủ tục kiểm tra hàng hóa nếu có và giao hàng cho kho
CFS hoặc bãi container hoặc giao hàng cho hãng tàu tại cảng xếp
hàng.

-

Sau khi giao hàng xong lên chi tiết làm Bill gửi cho hãng tàu hoặc đại
lý hàng hãng tàu, tới hãng tàu hoặc đại lý lấy Bill Original hoặc Bill
Surrender.

-

Làm C/O nếu khách hàng yêu cầu.

-

Làm bộ chứng từ thanh toán gửi cho ngân hàng nếu thanh toán bằng
L/C hoặc gửi bộ chứng từ yêu cầu thanh toán cho khách hàng.

 Hàng nhập khẩu
-

Nhận hợp đồng và bộ chứng từ (Invoice, Backing list, Bill, C/O nếu
có và các chứng từ khác liên quan tới hàng hóa) từ bộ phận kinh
doanh.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 6


Báo cáo thực tập
-

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

Nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu, lên tờ khai
nhập khẩu, truyền dữ liệu hải quan điện tử, lấy số tờ khai và phân
luồng tờ khai, in tờ khai và tới cơ quan hải quan xác nhận thông quan
nếu tờ khai miễn kiểm, tới cảng đăng ký kiểm tra thực tế hàng hóa cho
lơ hàng.

-

Đóng thuế nhập khẩu, thuế VAT và thuế TTĐB (nếu có) sau đó làm
thủ tục thơng quan hàng hóa cho lơ hàng và lấy hàng về kho công ty
hoặc giao hàng cho người mua theo yêu cầu của khách hàng.

 Phòng Nhân sự:
-

Giám sát thi hành các quyết định khen thưởng, kỷ luật trong Công ty.

-

Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự Cơng ty.

-

Quản lý tồn bộ hồ sơ về hành chính pháp lý của Công ty.

-

Theo dõi ngày công, quản lý giờ tăng ca trong tháng và quản lưu phép
năm.

-

Thực hiện việc theo dõi, mua hàng, lưu trữ vật tư và văn phịng phẩm.

1.1.3.3. Tình hình nhân sự của Cơng ty:
Cơng ty có 10 nhân viên (03 nhân viên Văn phịng, 05 nhân viên Giao
nhận, 01 nhân viên Sale, 01 nhân viên Vệ sinh) và 2 Tài xế. Tất cả đều rất năng
động và nhiều kinh nghiệm, thích ứng nhanh với mơi trường, có trình độ lao

động và tay nghề khá cao, có tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu
của khách hàng.
1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
1.2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
Trong những năm qua hoạt động của công ty TNHH TMDV TIẾN HÀO
đạt được những thành quả đáng kể, doanh số tăng lên từng năm.
Bảng 1.2.A: Kết quả hoạt động kinh doanh logistics của Công ty qua các năm
từ năm 2011 đến năm 2014.
Đơn vị tính: VND
Nguồn: Phịng Kinh
doanh

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 7


Báo cáo thực tập
Năm
Chỉ tiêu

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

2011

2012

2013

2014

Tổng doanh thu

459.860.700

1.227.070.099

1.921.500.170

2.825.181.706

Tổng chi phí

367.868.000

814.940.030

1.443.623.078

1.912.860.578

Lợi nhuận rịng

91.992.700

412.130.069

477.877.092

912.321.128

Bảng 1.2.B: So sánh chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty năm sau so
với năm trước.
Nguồn:
Phòng
Kinh
doanh
Năm 2012 so với năm
2011

Năm 2013 so với năm
2012

Năm 2014 so với năm
2013

Chênh lệch
chỉ tiêu
(VND)

Tỉ lệ
chênh
lệch
tương
ứng

Chênh lệch
chỉ tiêu
(VND)

Tỉ lệ
chênh
lệch
tương
ứng

Tỉ lệ
chênh
lệch
tương
ứng

Tổng doanh
thu

767.209.399

166,84
%

694.430.071 56,59% 903.681.536 47,03%

Tổng chi
phí

778.153.230

121,53
%

628.683.048 78,07% 469.237.500

Lợi nhuận
rịng

320.137.369

348,00
%

65.747.023

Năm

Chỉ tiêu

Chênh lệch
chỉ tiêu
(VND)

32,5%

15,95% 434.504.030 90,91%

 Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty
không ngừng tăng trưởng. Cụ thể :
-

Tổng d oanh thu năm 2012 so với năm 2011 tăng 166,84% tương ứng
767.209.399 đồng.

-

Tổng doanh thu năm 2013 so với năm 2012 tăng 56,59% tương ứng
694.430.071 đồng. So sánh tỷ lệ tăng doanh thu năm 2012 với năm 2013

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 8


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

ta nhận thấy tỷ lệ tăng doanh thu năm 2013 tăng chậm hơn tỷ lệ tăng
-

doanh thu năm 2012.
Tổng doanh thu năm 2014 so với năm 2013 tăng 47,03% tương ứng
903.681.536 đồng. So sánh tỷ lệ tăng doanh thu năm 2013 với năm 2014
ta nhận thấy tỷ lệ tăng doanh thu năm 2014 tăng chậm hơn tỷ lệ tăng
doanh thu năm 2013.

 Nguyên nhân làm cho tỷ lệ tăng doanh thu năm 2013, 2014 thấp hơn năm
2012 là do:
-

Năm 2011 Công ty mới thành lập và đi vào hoạt động, chưa có vị thế trên
thị trường nên doanh thu còn thấp, chỉ đạt mức 459.860.700 VND.

-

Đến năm 2012 tình hình hoạt động của Công ty cũng dần dần được ổn
định, đi vào ổn định, vị thế của Công ty cũng dần dần được nâng thể hiện
qua việc kí kết hợp đồng giao nhận lâu năm với công ty ELEMATEC
VIỆT NAM và công ty TNHH KỸ THUẬT THÀNH NGHĨA cho nên
doanh thu Công ty đạt 1.227.070.099 VND tăng lên gấp 2,66 lần so với
năm 2011.

-

Đến năm 2013 do việc cạnh tranh gay gắt với các công ty dịch vụ khác
nên công ty quyết định chọn lọc khách hàng, tập trung giữ mối quan hệ
với các đối lâu dài nên doanh thu của công ty chỉ đạt 1.921.500.170 VND.

-

Đến năm 2014 do giữ số lượng hợp đồng ổn định với các đối tác cũ và chỉ
nhận thêm một số hợp đồng thời vụ bên ngoài nên tỷ lệ tăng doanh thu so
với năm 2013 chỉ đạt 47,03% nhưng xét về mặt thực tế thì doanh số của
Công ty trong năm đạt được con số đáng kích lệ là 2.825.181.706 VND.
Chi phí cũng tăng dần qua các năm. Cụ thể là:


-

Chi phí năm 2012 cao hơn so với năm 2011 là: 778.153.230 đồng.

-

Chi phí năm 2013 cao hơn so với năm 2012 là: 628.683.048 đồng.

-

Chi phí năm 2014 cao hơn so với năm 2013 là: 469.237.500 đồng.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 9


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

Nhìn chung tốc độ tăng chí phí bình qn giảm dần qua các năm.
Nguyên nhân là do năm 2011 đến 2012 công ty đầu tư chi phí cho hoạt
động và trang bị một số máy móc thiết bị phục vụ cho cơng tác văn phịng. Năm
2012 đến 2014 do khó khăn của nền kinh tế và cơ sở vật chất đã đầy đủ nên công
ty giữ nguyên quy mô kinh doanh, cũng như hạn chế các chi phí phát sinh khơng
cần thiết do đó tuy chi phí vẫn tăng nhưng tốc độ tăng giảm so với năm trước.
Lợi nhuận của công ty đã sụt giảm so với năm trước, cụ thể:


-

Năm 2012 so với 2011 tăng 320.137.369 đồng chiếm tỷ lệ 348,00% .

-

Năm 2013 so với 2012 tăng 65.747.023 đồng chiếm tỷ lệ 15,95%.

-

Năm 2014 so với 2013 tăng 434.504.030 đồng chiếm tỷ lệ 90,91%.
Việc sụt giảm lợi nhuận như trên là do công ty giới hạn phạm vi kinh

doanh tập trung đi sâu vào các lĩnh vực chính, nên bước đầu tốn nhiều chi phí.
Mặt khác, do tác động của khủng hoảng kinh tế kéo dài đến cuối năm 2013 nên
việc thu hút khách hàng cũng khó khăn hơn, cơng ty chỉ thực hiện những hợp
đồng với các đối tác cũ. Năm 2014 lợi nhận bắt đầu tăng trở lại.
1.2.2. Phương hướng phát triển trong thời gian tới.
-

Tiếp tục phát huy các dịch vụ giao nhận trọn gói và giao nhận hàng lẻ;

-

củng cố và phát triển mở rộng các ngành nghề kinh doanh của Công ty.
Cải tiến, nâng cấp các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng cho Công ty.
Tiếp tục tìm kiếm và mở rộng thị trường trong nước và nước ngồi.
Hỗ trợ nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ nhân viên.
Mở rộng phòng ban, tuyển dụng thêm những nhân sự giàu kinh nghiệm,

-

năng lực để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Phấn đấu là cầu nối thông tin và quan hệ giữa các ngành hữu quan trong
ngoại thương, duy trì liên lạc giữa nhà XNK với khách hàng nước ngoài,

các đại lý vận tải, các tổ chức trung gian như đại lý hải quan, môi giới,

-

ngân hàng, bảo hiểm…
Mở thêm chi nhánh ở trong nước và nước ngoài để tiếp cận với nhiều
khách hàng mới.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 10


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

CHƯƠNG II – QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỊCH VỤ
LOGISTICS NHẬP KHẨU NGUYÊN PHỤ LIỆU GIA CÔNG TẠI CÔNG
TY TNHH TM-DV TIẾN HÀO:
2.1.

Phân tích quy trình tổ chức thực hiện dịch vụ Logistics nhập khẩu

nguyên phụ liệu gia công tại Công ty TNHH TMDV TIẾN HÀO:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu nguyên phụ liệu gia
Đăng ký công
hợp đồng gia công

Chuẩn bị chứng từ nhận hàng

Khai báo Hải quan nhập khẩu

Nhận hàng

Hoàn thành thủ tục Hải quan

Vận chuyển hàng vào kho khách hàng

Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu nhập khẩu

Giao chứng từ, quyết toán hợp đồng dịch vụ

(Nguồn: Phịng Kinh doanh)
Mặc dù Cơng ty TIẾN HÀO không trực tiếp nhận gia công xuất khẩu
nhưng vẫn thường nhận làm dịch vụ tổ chức thực hiện hợp đồng gia công xuất
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 11


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

khẩu cáp quang cho Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG.
Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng gia cơng xuất khẩu gồm nhiều công đoạn,
trong phạm vi giới hạn báo cáo chỉ trình bày quy trình nhập khẩu nguyên phụ
liệu từ bên đặt gia công để phục vụ sản xuất sản phẩm gia công theo hợp đồng
gia công số 01/AÐ/2015 Ngày 28/02/2015.

2.1.1. Đăng ký hợp đồng gia công số 01/AÐ/2015.
Để thuận tiện cho việc quản lý các lô nguyên phụ liệu nhập khẩu vào
trong nước để phục vụ cho các hợp đồng gia cơng hay nhằm mục đích kinh
doanh khác của các doanh nghiệp, cơ quan Hải quan phải tiến hành các thủ tục
yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký hợp đồng gia công đối với cơ quan Hải
quan để lập sổ theo dõi. Khi các nguồn nguyên phụ liệu nhập vào cho mục đích
gia cơng xuất khẩu sẽ được miễn thuế Nhập Khẩu, thuế Tiêu Thụ Đặc Biệt, thuế
Giá Trị Gia Tăng và thuế Bảo Vệ Mơi Trường vì vậy khi kiểm soát lượng
nguyên phụ liệu nhập vào so với sản phẩm xuất ra nếu không khớp cơ quan Hải
quan sẽ tiến hành tính tốn và đánh thuế vào những lơ ngun phụ liệu cịn thừa
nếu doanh nghiệp khơng có những giải trình rõ ràng về lơ ngun phụ liệu hao
hụt. Điều này giúp cho nhà nước không bị thất thoát nguồn thuế cũng như kiểm
soát nguồn hàng nhập khẩu vào trong nước. Thủ tục đăng ký đối với hợp đồng
gia công như sau:
Chậm nhất 01 ngày trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng nguyên phụ
liệu đầu tiên của hợp đồng gia công, Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
THIÊN HỒNG phải đăng ký hợp đồng gia cơng với cơ quan Hải quan nơi
doanh nghiệp có cơ sở sản xuất (Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi
KCN Bình Dương (43PB), Cục Hải quan Bình Dương, tỉnh Bình Dương – Điều
7 Mục II Thơng tư 117/2011/TT-BTC ngày 18/05/2011). Trường hợp này, Công
ty TIẾN HÀO sẽ nhận hợp đồng từ Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
THIÊN HỒNG sau đó thay mặt Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
THIÊN HỒNG đem hợp đồng gia công đến Chi cục Hải quan Quản lý hàng
XNK Ngồi KCN Bình Dương (43PB) để đăng ký hợp đồng gia công.
Bộ hồ sơ bao gồm:
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 12

Báo cáo thực tập
-

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

Hợp đồng gia cơng : nộp 02 bản chính (01 bản Hải quan lưu và 01 bản
trả lại cho thương nhân sau khi tiếp nhận hợp đồng) và 01 bản dịch tiếng

-

Việt.
Giấy phép của Bộ Công Thương đối với sản phẩm gia công thuộc danh
mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép: nộp 01 bản sao có
xác nhận của chính thương nhân, xuất trình bản chính để đối chiếu.

-

Văn bản giải trình, chứng minh cơ sở sản xuất đối với thương nhân nhận
gia công lần đầu: nêu rõ địa chỉ trụ sở của thương nhân, địa chỉ cơ sở sản
xuất, mặt hàng sản xuất, dây chuyền trang thiết bị (gồm chủng loại, số
lượng máy móc, thiết bị hiện có), cơng suất thiết kế, tình hình nhân lực...
(kể cả đối với trường hợp thuê gia công lại); số tài khoản và tên ngân
hàng thương nhân gửi tiền: nộp 01 bản chính.
Thương nhân chỉ giải trình một lần và giải trình bổ sung khi có sự thay

đổi về các nội dung đã giải trình. Trường hợp có sự thay đổi về pháp nhân, địa
chỉ trụ sở làm việc, địa chỉ cơ sở sản xuất (từ khi nộp hợp đồng gia công đến khi
thanh khoản xong hợp đồng gia công), thương nhân kịp thời thông báo bằng
văn bản cho Chi cục Hải quan đang quản lý hợp đồng gia công biết.
-

Hợp đồng thuê gia cơng lại : nộp 01 bản sao có xác nhận của chính
thương nhân, xuất trình bản chính để đối chiếu.
Sau đó hai ngày, đến Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN

Bình Dương (43PB) nhận lại hồ sơ đăng ký hợp đồng có xác nhận đã đăng ký
trên hợp đồng gia công.
2.1.2. Chuẩn bị chứng từ nhận hàng:
Sau khi nhận các chứng từ (Air Waybill, Invoice, Packing List) của bên
Công ty A&E Company Limeted (Công ty cung cấp nguyên phụ liệu) gửi sang,
nhân viên Công ty sẽ kiểm tra các chứng từ đồng thời liên hệ với Công ty
TNHH Giao nhận Hàng hóa Expeditors (đại lý vận tải) để biết được khi nào
chuyên chở hàng hóa đến và đến cửa khẩu nào. Việc kiểm tra các chứng từ phải
được thực hiện nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa các chứng từ với hợp đồng
gia công và các chứng từ khác, đặc biệt các chứng từ mang thông tin như: Tên
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 13


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

hàng, số lượng, đơn vị tính…
Trong trường hợp này, lơ hàng được vận chuyển


bằng đường hàng khơng.

Như đã nói ở phần trên, trước khi máy bay hạ cánh Công ty TNHH Giao
nhận Hàng hóa Expeditors sẽ gửi Giấy thơng báo hàng đến cho Công ty, trên
Giấy thông báo hàng đến thường bao gồm: Tên người nhập khẩu; số lượng,
trọng lượng của hàng hóa; thời gian và địa điểm máy bay hạ cánh; tên, số hiệu
máy bay, số chuyến, số MAWB(vận đơn chủ), số HAWB (vận đơn nhà), hình
thức gửi hàng, các phí liên quan… Khi nhận được thông báo hàng đến, nhân
viên chứng từ của Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu những thông tin trên
giấy thông báo hàng đến và bộ chứng từ.
Cùng với Giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận của Công ty
đem theo bộ tờ khai đến Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN
Bình Dương (327 Đại Lộ Bình Dương,Phường Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ
Dầu Một, Tỉnh Bình Dương) làm thủ tục thơng quan, cán bộ Hải quan quản lý
sẽ đóng dấu xác nhận thông quan lên trên tờ khai; nhân viên chứng từ sẽ nhận
lại tờ khai và cầm giấy báo hàng đến tới Cơng ty TNHH Giao nhận Hàng hóa
Expeditors để đóng các phí có liên quan và nhận lại hóa đơn cùng MAWB và
HAWB.
2.1.3. Khai báo Hải quan nhập khẩu.
Theo quy trình thơng thường thì sau khi thực hiện các bước chuẩn bị trên
mới tiến hành lên tờ khai, tuy nhiên trên thực tế nếu thực hiện theo đúng quy
trình như vậy sẽ tốn nhiều thời gian và chậm trễ trong việc nhận hàng vì vậy
việc lên tờ khai thường được tiến hành trước hoặc song song với thủ tục nhận
lệnh giao hàng.
Khi bộ chứng từ và Giấy thông báo hàng đến đã hồn tồn phù hợp thì
nhân viên chứng từ của Công ty tiến hành làm chứng từ khai báo Hải quan.
Bước 1: Lên tờ khai điện tử.
Việt khai hải quan điện tử của công ty Tiến Hào hiện nay được thực hiện
bằng phần mềm điện tử ECUS5-VNACCS do Công ty TNHH Phát triển công
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 14

Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

nghệ Thái Sơn cung cấp được ban hành theo quyết định của Tổng cục Hải quan.
Nhân viên bộ phận XNK sẽ tiến hành đối chiếu và khai báo dữ liệu chuyển đến
chi cục hải quan theo trình tự sau :
Sau khi khởi động phần mền ECUS5-VNACCS xong ta chọn vào ô “tờ
khai xuất nhập khẩu”  Chọn tiếp mục “đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”.
Lúc này sẽ hiện ra cửa sổ làm việc của giao diện. Bên tay trái có 6 nút nghiệp
vụ là các bước để khai báo 1 tờ khai theo chuẩn ECUS5-VNACCS.

(Giao diện khai tờ khai điện tử ECUS5-VNACCS)
Mục 1 : Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB) ở bước ta dùng



để gọi lại thông tin tờ khai thông qua một số chứng từ liên quan như số vận
đơn, số tờ khai đã khai trước đó. Sau khi hoàn thành xong các bước nhập
liệu ở mục nhấp nút ghi mục 2 sẽ sáng lên.
Mục 2 : Khai trước thơng tin tờ khai (IDA)



Ở phía trên có các tab dùng để nhập lần lượt thông tin tờ khai.


Tab thông tin chung :

Phần đầu :

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 15


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

 Ô Mã loại hình : Vì lơ hàng này là nhập ngun phụ liệu hàng
giao công nên ta chọn mã là E21.
 Ô Cơ quan Hải quan : Ghi 43PB do cơ quan đăng ký tờ khai tại
Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN có mã là 43PB.
 Ơ Phân loại cá nhân tổ chức : Chọn 04 (từ tổ chức đến tổ chức).
 Ô Mã bộ phận xử lý tờ khai : Chọn 00 (Do CC HQ chỉ có 1 cấp
đội)
 Ơ Mã hiệu phương thức vân chuyển : Chọn 1 ( đường hàng
không)
Phần đơn vị Xuất nhập khẩu :
 Phần người nhập khẩu : Ta chỉ cần nhập mã số thuế của Công ty TNHH
TMDV THIÊN HỒNG vào là hệ thống sẽ tự trả về các thông tin cịn lại ở
các ơ tên, mã bưu chính, địa chỉ, điện thoại hoặc nhập lại tòa bộ bằng tay.
 Ô Mã : 0304792692
 Ô Tên : Công ty TNHH TMDV THIÊN HỒNG
 Ơ Mã bưu chính : (+84) 43
 Ô địa chỉ : 15/11 Lê Chí Dân, KP2, P. Tương Hiệp Bình, Tp. Thủ
Dầu Một, Bình Dương.
 Ơ Số điện thoại : 06503864732

 Phần người nhập khẩu :
 Ô Mã : bỏ trống
 Ơ Tên : Cơng ty A&E Company Limeted
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 16


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

 Ô Mã bưu chính : bỏ trống
 Ơ địa chỉ : 42 ND Floor, Central Plaza, Wanchai, Hong kong.

 Ô Mã nước : CN
Phần Vận đơn :

 Ô Số vận đơn 1 : điền số vận đơn 4395472231
 Ô Số lượng : 7 PK
 Ô Tổng trọng lượng hàng (Gross): 295,0 KGM
 Ô Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến : 02B1A04
– Kho SCSC

 Ô Ký hiệu và số hiệu bao bì : bỏ trống
 Ơ Phương tiện vận chuyển : ô mã để trống, ô tên ghi
HX9252/28FEB

 Ô Ngày đến : 28/02/2015

 Ô Địa điểm dỡ hàng : VNSGN HO CHI MINH
 Ô Địa điểm xếp hàng : HKHHP HONG KONG
Sau khi khai báo xong thông tin của đơn vị Xuất nhập khẩu tại Tab thông
tin chung ta chọn tiếp Tab Thông tin chung 2.


Tab Thông tin chung 2 :
Phần Hóa đơn thương mại :

 Ơ Số hóa đơn : A - SX – 129
 Ơ Ngày phát hành : 28/02/2015.
 Ơ Phương thức thanh tốn : KHONGTT
 Ơ Tổng trị giá hóa đơn : B – DDP – USD – 8.497
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 17


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

 Phần Tổng trị giá tính thuế và tổng hệ số phân bổ trị giá hệ thống
sẽ tự trả kết quả về.
Phần Tờ khai trị giá : Phần này ta bỏ trống vì đây là loại hình nhập khẩu
ngun phụ liệu gia cơng.
Phần Thuế và bảo lãnh : Phần này ta bỏ trống vì đây là loại hình nhập
khẩu nguyên phụ liệu gia công. (Hàng miễn thuế NK tại khoản 4 điều
100 thông tư 128/2013/TT-BTC, ngày 10/09/2013)
Phần Thông tin vận chuyển : Do đây là loại hình E21 nên khơng có.

Phần Thơng tin hợp đồng :
 Ô Số hợp đồng : 01/AÐ/2015
 Ô Ngày hợp đồng : 28/02/2015
 Ô Ngày hết hạn : 28/02/2016
Phần Thơng tin khác : Ơ Phần ghi chú ghi Nguyên phụ liệu nhập gia
công
Sau khi khai báo xong thông tin tại Tab thông tin chung 2 ta chọn tiếp
Tab Danh sách hàng.



Tab Danh sách hàng :

 Tại tab này ta nhấn phím F6 chọn đến thư mục chưa file Excel
chưa danh sách hàng để chèn file Excel vào danh sách các dòng
hàng vào. (Lưu ý về font chữ và thứ tự các cột, dòng trong file
Excel đưa vào tránh bị lỗi)

 Loại hàng : Chọn Nhập nguyên liệu.
 Mã Biểu thuế XNK : B01 (do loại hình gia cơng)
 Mã miễn giảm XNK : XNG81 (do loại hình gia công)
Sau khi thực hiện xong mục khai trước thông tin tờ khai, ta chọn nút ghi lại
và nhấp vào mục khai trước thông tin tờ khai(IDA)  Hệ thống sẽ yêu cầu xác
nhập chữ ký số khi khai báo  chọn chữ ký số từ danh sách  Nhập mã Pin của
chữ ký số  Thành công, hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản Copy tờ khai 
kiểm tra các thông tin trong tờ khai trả về đã chính xác (Có số tờ khai là
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 18

Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

100319829960) Chọn mục 3 Khai chính thức tờ khai (IDC).
Mục 3 : Khai chính thức tờ khai (IDC) để đăng ký chính thức tờ



khai này với cơ quan hải quan.
Mục 4 : Lấy kết quả phân luồng, thông quan. Khi nhấp vào mục



này, hệ thống sẽ trả về tự động kết quả phân luồng của tờ khai  Trường hợp
lô hàng này phân mức 3 (luồng đỏ).


Tab kết quả xử lý tờ khai : Sau khi có kết quả phân luồng ta chọn Tab
kết quả xử lý tờ khai  Chọn in thông điệp trả về để làm hồ sơ đăng ký tờ
khai.

Bước 2: Đăng ký tờ khai Hải quan.
Sau khi in tờ khai ra nhân viên chứng từ của Công ty đem bộ hồ sơ khai
báo đến Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN Bình Dương (43PB)
để tiến hành đăng ký tờ khai.
Bộ chứng từ khai báo:
-

Tờ khai Hải quan theo chuẩn tờ khai điện tử ECUS5-VNACCS: 02 bản
chính (01 bản lưu Hải quan, 01 bản lưu người khai Hải quan);

-

Giấy thơng báo hàng đến: 01 bản chính;

-

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 02 bản chính;

-

Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 02 bản chính;

-

Hợp đồng gia cơng và phụ kiện hợp đồng : 01 bản sao;

-

Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ: 01 bản chính;

-

Giấy chỉ định nhận hàng (đối tác thứ 3).
Hải quan tiếp nhận sẽ nhập số tờ khai điện tử lên máy tính để kiểm tra

tính thống nhất giữa dữ liệu được truyền từ doanh nghiệp với tờ khai doanh
nghiệp đã nộp và các quy định của pháp luật về khai báo Hải quan nếu phù hợp

thì cho số tờ khai là 100319829960, nhưng trong trường hợp này do không phù
hợp nên tiến hành điều chỉnh và truyền số liệu lại và Hải quan cho số xác nhận
chính thức, cho đến khi đã phù hợp thì tờ khai có số là: 100319829963  Cơng
chức Hải quan cho lệnh hình thức bằng cách đóng dấu Hải quan có tên cơng
chức tiếp nhận tờ khai lên góc phải trên cùng mặt đầu tiên của tờ khai và ký tên
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 19


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

lên dấu mộc.
Trong lơ hàng ngun phụ liệu nhập khẩu này, hàng hóa thuộc mức 3
(kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa)  Cơng chức Hải quan tiến
hành phân Cơng chức kiểm tra hàng hóa cho lơ hàng theo địa điểm đã được hệ
thống trả về khi khai báo hải quan điện tử của tờ khai số 100319829963.
Kết thúc bước 2, nhân viên chứng từ của công ty nhận lại bộ hồ sơ để ghi
đầy đủ số tờ khai vào tất cả các chứng từ còn lại  Hồ sơ được chuyển đến bộ
phận kiểm hóa để Cơng chức Hải quan vào sổ theo dõi, ghi ngày nhận tờ khai
(05/03/2015)  Chuyển cho công chức Hải quan được phân công kiểm tra thực
tế lô hàng để làm nhiệm vụ khi hàng về đến địa điểm kiểm hàng.
Thông thường đối với các lô hàng phân mức 3 (luồng đỏ) Cơ quan Hải
quan sẽ phân công công chức Hải quan đến trực tiếp kho SCSC để cùng nhân
viên giao nhận của công ty kiểm tra thực tế lô hàng nhưng trong trường hợp này
do địa điểm đăng kí tời khai Hải quan ở Cục Hải quan Bình Dương và Kho của
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG cũng ở tỉnh Bình
Dương nên Cơ quan Hải quan đề nghị đưa hàng về địa điểm kiểm tra hàng hóa

của Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN Bình Dương để kiểm tra.
2.1.4. Nhận hàng.
Sau khi nộp kiểm hóa ở bước 2 xong, nhân viên chứng từ sẽ cầm MAWB
và HAWB tới kho SCSC để làm thủ tục nhận hàng.
Khi tới cổng kho SCSC phải xuất trình giấy giới thiệu của Công ty cho
bảo vệ cổng kèm chứng minh nhân dân để họ kiểm sốt, tiếp theo vào phịng
chờ làm thủ tục nhận hàng, khi vào phòng phải xuất trình MAWB cho nhân viên
kho để lấy số thứ tự đợi đến lượt mình làm thủ tục. Khi đến lượt mình, đem
MAWB và HAWB cho cơng chức Hải quan phụ trách làm thủ tục và tiến hành
đóng phí nhập khẩu (phí lưu kho) và nhận hóa đơn.
Ở bước này nếu lô hàng phân luồng đỏ và được phân kiểm tra ở nơi khác
ngồi kho SCSC thì cơng chức hải quan sẽ kí với nhân viên giao nhận 1 biên
bản bàn giao hàng hóa nhằm đảm bảo đã giao hàng và chuyển giao trách nhiệm
pháp lý cho bên nhận hàng. Biên bản bàn giao hàng hóa có các thơng tin về lô
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 20


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

hàng như: Số Bill, Số Seal, khối lượng, số lượng, thể tích…để cơng chức hải
quan kiểm tra có thể đối chiếu khi tiến hành kiểm tra hàng hóa.
Sau khi kí biên bản bàn giao, nhân viên chứng từ cầm hóa đơn và
HAWB ra kho để lấy hàng, kiểm tra số lượng sau đó đưa hàng ra cổng và đem
biên bản bàn giao cho cán bộ Hải quan cổng kiểm tra rồi kêu xe đưa hàng về địa
điểm kiểm tra hàng hóa của Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN
Bình Dương.

2.1.5. Hồn thành thủ tục Hải quan.
Sau khi hàng hóa được đưa về địa điểm kiểm tra hàng hóa của Chi cục
Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN Bình Dương  Xuất trình nộp chứng
từ giấy thuộc hồ sơ Hải quan, biên bản bàn giao và hàng hóa tại địa điểm kiểm
tra hàng hóa của Chi cục Hải quan Quản lý hàng XNK Ngồi KCN để cơng
chức Hải quan kiểm tra  Công chức Hải quan dùng những thông tin ghi trên
biên bản bàn giao đối chiếu với thực tế lô hàng, nếu kết quả kiểm tra phù hợp,
công chức Hải quan sẽ cập nhật kết quả vào hệ thống  Quyết định thơng quan
 Cơng chức đóng dấu xác nhận thơng quan vào góc trên cùng bên phải trang

đầu tiên của tờ khai  Công chức Hải quan bàn giao hàng hóa và tờ khai đã
thơng quan cho nhân viên giao nhận.
2.1.6. Vận chuyển hàng về kho khách hàng.
Thông thường ở bước nghiệp vụ này, công ty sẽ đưa hàng về kho bãi mà
phía cơng ty khách hàng u cầu xuống hàng. Nếu Cơng ty khách hàng có kho
riêng thì chỉ cần nhập tồn bộ lơ hàng vào kho của công ty và tiến hành sản xuất
trong trường hợp phải nhập vào kho ngoại quan thì cơng ty Tiến Hào sẽ tiếp tục
hoàn thành thủ tục hải quan, thuê kho ngoại quan để lưu trữ hàng hóa tạm thời
và khi công đoạn gia công cần đến lô nguyên phụ liệu trên, Công ty Tiến Hào sẽ
tiếp tục thay mặt Công ty khách hàng làm thủ tục lấy hàng từ kho ngoại quan.
Trong trường hợp này phía Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
THIÊN HỒNG đã có kho riêng nên nhân viên chứng từ chỉ cần yêu cầu xe đưa
hàng về kho của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 21


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

2.1.7. Kiểm tra nguyên phụ liệu nhập khẩu.
Kiểm tra nguyên phụ liệu nhập khẩu là một bước quan trọng trong công
đoạn nhập khẩu hàng hóa trước khi giao hàng cho chủ hàng (Cơng ty TNHH
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG) nhằm tránh những hậu quả đáng
tiếc mà công ty phải chịu trong quá trình nhập khẩu lơ hàng cũng như đảm bảo
uy tín của Cơng ty trong mắt đối tác, vì vậy kiểm tra hàng hóa trước khi giao
cho đối tác là cơng đoạn khơng thể thiếu.
-

Khi hàng hóa nhập về xưởng, tiến hành kiểm tra số lượng, chất

lượng, chủng loại, kiểu mẫu…
-

Kiểm tra xong phải xác nhận lại cho khách hàng biết. Mục đích

của việc xác nhận này là để khách hàng biết mẫu mã và số lượng đã gửi, nếu
không đúng phải tiến hành gửi lại; ngồi ra cịn để tính thời gian chính thức bắt
đầu làm hàng cho đến lúc xuất hàng, nếu có giao hàng chậm trễ thì lỗi không
thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp mà do các yếu tố khách quan khác.
Thông thường các Công ty đặt gia cơng đều có trụ sở đại diện tại Việt
Nam để giải quyết những vấn đề vướng mắc về hoạt động kinh doanh của họ.
Vì vậy khi kiểm tra thực tế nguyên phụ liệu nhập về cần phải mời đại diện của
Công ty đặt gia công tới cùng kiểm tra và ký xác nhận.
2.1.8. Giao chứng từ, quyết toán hợp đồng dịch vụ.
Sau khi hồn thành việc giao nhận hàng Cơng ty Tiến Hào sẽ tiến hành
quyết tốn chi phí dịch vụ giao nhận với Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH

VỤ THIÊN HỒNG. Khi hai bên thỏa thuận thanh toán các khoản và thực hiện
đúng như trong hợp đồng thì xem như hợp đồng giao nhận đó đã được thanh lý.
Cuối cùng sau khi đã làm xong một lơ hàng thì nhân viên giao nhận cần
chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hóa đơn trả khách hàng. Khi hồn tất giao nhận
phải ký nhận với khách hàng (Cargo Delivery Note). Sau đó nhân viên giao
nhận thực hiện thanh tốn với cơng ty và photo toàn bộ 1 bản lưu vào file riêng
đi kèm với báo cáo doanh thu hàng nhập, riêng tờ khai thì photo thêm 1 bản lưu
hành nội bộ riêng.
Quy trình giao nhận lơ hàng ngun phụ liệu nhập khẩu kết thúc, nhân
SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 22


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

viên giao nhận nộp lại tờ khai và hóa đơn của lơ hàng cho phịng hành chính nhân
sự của Cơng ty để quyết tốn chi phí, tiến hành lập biên bản quyết tốn giao
nhận, liệt kê tất cả chi phí liên quan trong q trình làm hàng (phí làm thủ tục
hải quan, phí xếp dỡ, phí vận chuyển hàng hố,…) để nhận lại chi phí đã bỏ ra
và tiền cơng theo hợp đồng đã ký kết. Và trả cho Công ty TNHH THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG các chứng từ có liên quan đến lơ hàng gồm:
- Tờ khai hải quan;
-

Hóa đơn chi phí, biên lai lệ phí hải quan;

Cơng ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG sẽ trả tiền dịch

vụ cho Cơng ty bằng chuyển khoản qua ngân hàng trong vịng 30 ngày kể từ
ngày nhận hóa đơn và bảng kê những chi phí đã chi hộ cho Cơng ty TNHH
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THIÊN HỒNG qua tài khoản:
Tên tài khoản: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MAI DỊCH VỤ TIẾN HÀO
Số tài khoản: 105053109
Tại ngân hàng: Ngân Hàng TMCP Á Châu (ACB) – PGD Kiến Thiết, Lê
Văn Việt, Quận 9, TP.HCM.
2.2.

Đánh giá về quy trình nhập khẩu ngun phụ liệu gia cơng tại Công
ty TNHH TMDV TIẾN HÀO:

2.2.1. Thuận lợi:
-

Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực giao nhận nên có nghiệp
vụ vững chắc, tổ chức quy trình nhanh gọn, hợp lý và chuyên nghiệp; các
loại chứng từ luôn được chuẩn bị cẩn thận. Vì vậy, tiết kiệm được nhiều
thời gian và chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và sự kịp thời cho

-

khách hàng.
Đội ngũ nhân viên giao nhận của công ty gồm 5 người. Tuy số
lượng không phải là nhiều nhưng được phân công công việc rõ ràng, cụ thể
và mỗi người tự chịu trách nhiệm về phần mình làm. Hầu hết nhân viên
giao nhận của là những người trẻ và nhiệt huyết, có thể tự mình xử lý

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 23


Báo cáo thực tập

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

những tình huống xảy ra trong quá trình làm việc. Mỗi nhân viên đều ý
thức được tầm quan trọng của tinh thần làm việc tập thể nên tất cả đều phối
-

hợp nhịp nhàng và có hiệu quả.
Ban Giám đốc của Cơng ty có kinh nghiệm thực tế dày dặn, luôn
đưa ra những giải pháp hữu hiệu và tiết kiệm trong quá trình cung ứng dịch
vụ. Đồng thời, luôn cập nhật thông tin và có những chỉ đạo kịp thời, chính

-

xác cho nhân viên để xử lý những tình huống khó khăn, trục trặc.
Tuy là doanh nghiệp trẻ, nhưng Công ty đã sớm tạo dựng được uy
tín với khách hàng trong và ngồi nước, chủng loại mặt hàng đa dạng và
phong phú; duy trì quan hệ tốt đẹp và bền chặt với các đối tác, ký kết những
hợp đồng vận tải dài hạn giúp tạo mức cước cạnh tranh và công việc luôn

-

diễn ra thuận lợi.
Ngồi ra, cịn có một số thuận lợi khách quan về thủ tục hành
chính do sự phát triển của phần mềm khai báo hải quan điện tử, cũng như
thủ tục hải quan tại cảng nay đã được cải thiện, các khâu được diễn ra theo

quy trình nhanh chóng, đơn giản hơn.
2.2.2. Khó khăn:
- Nhân viên Cơng ty là những người trẻ và nhiệt huyết, nhưng một số nhân
viên có nghiệp vụ còn chưa vững nên việc lập chứng từ vẫn cịn những sai
sót, cũng như cịn thiếu những kinh nghiệm để giải quyết tình huống bất
ngờ. Ngồi ra, nhân viên cũng thường xuyên nhảy việc, bỏ việc …Công ty
-

phải tốn thêm cơng sức và chi phí để tuyển dụng và đào tạo nhân lực mới.
Bên cạnh đó, số lượng nhân viên giao nhận tương đối ít, nên đơi khi các

-

đơn hàng bị ứ đọng và dẫn đến chậm trễ trong giao nhận hàng hóa.
Cơng ty chưa có kho bãi riêng để phục vụ việc đóng hàng hoặc giữ hàng

-

cho khách khi họ có nhu cầu.
Chưa trang bị được hệ thống xe container riêng để tự vận chuyển hàng hóa
giao nhận, đa số phải thuê các công ty cung cấp phương tiện vận tải, dẫn
đến khơng kiểm sốt được vấn đề thời gian, an tồn cho hàng hóa, giá cước,

-

sự phù hợp khối lượng hàng hóa với phương tiện v.v…
Khách hàng chậm gửi chứng từ hoặc thông tin trên bộ chứng từ đôi lúc
không trùng khớp, số lượng hay loại hàng hóa kê khai đơi khi khơng phù
hợp với thực tế … gây ra nhiều khó khăn trong thủ tục Hải quan.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 24


Báo cáo thực tập
-

GVHD: Thầy Đỗ Vũ Bá

Quy trình làm việc và nghiệp vụ khai báo Hải quan thường xuyên thay đổi
gây rất nhiều khó khăn cho nhân viên giao nhận trong quá trình chuẩn bị hồ

-

sơ.
Hệ thống pháp luật về Xuất Nhập khẩu hàng gia cơng tuy được hồn thiện
nhưng cịn nhiều thiếu sót và thiếu tính đồng bộ nhất qn.

-

Giao thơng tại TP.HCM cịn khơng ít bất cập như nạn kẹt xe, giờ cấm xe tải
vào thành phố … khiến cho việc vận chuyển hàng trong thành phố gặp
khơng ít khó khăn.

-

Chịu sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều đối thủ trong ngành, nhưng việc quảng
bá Công ty vẫn chưa được đẩy mạnh và gây được ấn tượng sâu sắc, làm

giảm ưu thể cạnh tranh của Công ty trên thị trường.

SVTT: HỒ DUY PHƯƠNG

Trang 25