Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tổng cục thuế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG

ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, NĂM 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG

ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành: Quản lý cơng
Mã số: 8340403

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. LƯU KIẾM THANH

HÀ NỘI, NĂM 2019


i
LỜI CAM ĐOAN

Học viên xin cam đoan Luận văn này là cơng trình nghiên
cứu khoa học độc lập của học viên. Các thông tin, tư liệu được sử
dụng trong Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, các kết quả nghiên cứu
là quá trình lao động trung thực của tác giả.
Hà Nội, ngày 11 tháng 8 năm 2019
HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Huyền Nhung


ii
LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian theo học chương trình Cao học tại Học viện Hành
chính Quốc gia khơng chỉ giúp học viên trang bị thêm nhiều kiến thức chuyên
ngành phục vụ cho q trình cơng tác, mà cịn là khoảng thời gian giúp học
viên hình thành thêm nhiều kỹ năng hữu ích trong cơng việc và đời sống.
Qua thời gian ngắn nghiên cứu thực hiện đề tài, học viên đã có cơ hội
học hỏi và tạo điều kiện nghiên cứu đề tài, lĩnh vực mình say mê. Học viên xin
gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cơ của Học viện đã tận tình
hướng dẫn, truyền đạt kiến thức cho học viên trong suốt thời gian học tập và
nghiên cứu;Đến các cán bộ Khoa sau đại học của Học viện đã tạo điều kiện

tốt nhất cho học viên hồn thành các thủ tục trong q trình bảo vệ Luận văn.
Với sự biết ơn sâu sắc, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến
PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh, Thầy trực tiếp hướng dẫn luận văn, đã tận tình
chỉ bảo và hướng dẫn tìm ra hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm tài
liệu, xử lý và phân tích số liệu, giải quyết vấn đề nhờ đó học viên mới có thể
hồn thành luận văn cao học của mình.
Học viên xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 11 tháng 8 năm 2019
HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Huyền Nhung


iii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i
LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii
MỤC LỤC ........................................................................................................ iii
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT ................................................................. vi
DANH MỤC BẢNG ....................................................................................... vii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................. viii
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1
NỘI DUNG ....................................................................................................... 9
Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH
NHÀ NƯỚC ...................................................................................................... 9
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản .......................................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 9
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................. 10
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản ......................................... 13

1.1.4. Nội dung quản lý văn bản ............................................................... 15
1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản của các cơ quan hành chính nhà nước ...................................................... 19
1.2.1. Khái niệm ........................................................................................ 19
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại cơ quan hành chính nhà nước ............................................................. 21
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử và các chương trình phần mềm
quản lý văn bản ......................................................................................... 24
1.3. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ................................................. 29
1.4. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của một
số Bộ ngành và bài học kinh nghiệm .............................................................. 32


iv

1.4.1. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
một số Bộ ngành ........................................................................................ 32
1.4.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Tổng cục Thuế.............................. 36
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1.................................................................................. 38
Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ ............................ 39
2.1. Khái quát về cơ quan Tổng cục Thuế ...................................................... 39
2.1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thuế ..................... 39
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức ................................................................... 42
2.2. Tình hình chuẩn bị các điều kiện để triển khai ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .................................................. 46
2.2.1. Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
Tổng cục Thuế ........................................................................................... 46
2.2.2. Xây dựng và ban hành các quy định về ứng dụng công nghệ thông

tin trong quản lý văn bản .......................................................................... 48
2.2.3. Nhân sự quản lý văn bản ................................................................ 50
2.2.4. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ....................................................... 51
2.2.5. Kinh phí thực hiện ........................................................................... 53
2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản .................. 54
2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .............................. 54
2.3.2. Quản lý văn bản đến ....................................................................... 56
2.3.3. Quản lý văn bản đi .......................................................................... 58
2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ ................................................................... 61
2.3.5. Phương thức và cách thức quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ..... 61
2.4. Nhận xét chung về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại Tổng cục thuế ........................................................................... 63
2.4.1. Kết quả đạt được ............................................................................. 63
2.4.2. Tồn tại, hạn chế ............................................................................... 65
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 68


v
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.................................................................................. 72
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG
CỤC THUẾ ..................................................................................................... 74
3.1 Chủ trương, định hướng và chiến lược phát triển công nghệ thông tin của
Tổng cục Thuế................................................................................................. 74
3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại Tổng cục Thuế............................................................................................ 78
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triên khai, xây
dựng các quy chế, quy trình thực hiện thống nhất đảm bảo cho việc ứng
dụng Cơng nghệ thơng tin có hiệu quả ..................................................... 79
3.2.2. Giải pháp đào tạo bồi dưỡng cán bộ .............................................. 88

3.2.3. Các giải pháp về kỹ thuật, công nghệ ............................................. 89
3.2.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản ..................................... 94
3.2.5. Kinh phí cho cơng nghệ thơng tin .................................................. 95
3.2.6. Đ y nhanh sử dụng hồn tồn văn bản điện tử, khơng dùng bản
giấy ............................................................................................................ 96
3.2.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện quản lý văn
bản trên môi trường mạng ........................................................................ 97
3.3. Một số kiến nghị....................................................................................... 98
3.3.1. Đối với Bộ Nội vụ............................................................................ 98
3.3.2. Bộ Tài chính .................................................................................... 99
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3................................................................................ 100
KẾT LUẬN ................................................................................................... 101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 103


vi
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Nội dung viết tắt

CCHC

Cải cách hành chính

CPĐT

Chính phủ điện tử

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

HCNN

Hành chính nhà nước

QLVB

Quản lý văn bản

VPĐT

Văn phịng điện tử

VTLT

Văn thư lưu trữ


vii
DANH MỤC BẢNG
Số hiệu bảng Tên bảng

Trang

2.1

Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình eDocTC

45

2.2

Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm

51

2.3

Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm

53


viii
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Số hiệu hình

Tên hình ảnh

Trang

2.1

Các phân hệ trên chương trình

48

2.2

Màn hình đăng nhập chương trình

49


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trị quan
trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước (HCNN) của một cơ
quan. Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đứng trước
yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong cơng cuộc cải
cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương,
khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện và hợp lý hố cơng tác văn thư trong
các cơ quan HCNN mà không nghiên cứu ứng dụng tin học vào cơng tác văn
thư, lưu trữ (VTLT) nói chung và cơng tác quản lý văn bản nói riêng.
Trong tiến trình cải cách HCNN, cơng tác văn thư đã khẳng định được
ý nghĩa hết sức quan trọng:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thơng tin quá
khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của
các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất
công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của

tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng
việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút
kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ
quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động


2

của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần
bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí
mật quốc gia.
Trên cơ sở thực hiện mục tiêu và tầm nhìn định hướng chiến lược phát
triển cơng nghệ thông tin (CNTT), hoạt động quản lý của các cơ quan HCNN
nhằm hướng tới xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử (CPĐT) để đảm
bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời, nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước
và giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; Hỗ trợ đẩy
mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch.
Trong công tác chỉ đạo và điều hành, hoạt động quản lý văn bản là
quan trọng và cần thiết. Đứng trước định hướng chung của Nhà nước thì các
cơ quan trong đó có Tổng cục Thuế đã chủ động triển khai ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện một số
đơn vị chưa thực sự tích cực triển khai ứng dụng CNTT hoặc có triển khai
nhưng mang tính rời rạc, không liên kết thành một hệ thống, văn bản điện tử
không được truyền đưa thông suốt giữa các cơ quan nhà nước, dữ liệu không
được chia sẻ và khai thác chung. Khơng ít các chương trình phần mềm được
xây dựng từ nhiều năm trước, không được nâng cấp, khó sử dụng. Sử dụng

phần mềm, các dịch vụ CNTT đôi khi lại tăng gánh nặng cho cán bộ, công
chức, gây tâm lý khơng muốn tăng cường tin học hóa. Chính vì thế thời gian
gần đây việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước được đặc
biệt chú trọng quan tâm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT từ trung ương đến địa
phương thông qua việc xây dựng thể chế: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12/7/2018 của thủ tường Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Thủ tướng Chính phủ
ban hành Quyết định 1072/QĐ-TTg ngày 28/8/2018 thành lập thành lập Ủy


3

ban quốc gia về chính phủ điện tử trên cơ sở kiện toàn Ủy ban Quốc gia về
ứng dụng CNTT, nhằm phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số,
nền kinh tế số và xã hội số, tạo thuận lợi cho việc phát triển Cách mạng công
nghiệp lần thứ 4 tại Việt Nam; Bộ Nội vụ ban hành thơng tư số 01/2019/TTBNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu điện
tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng
tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội
địa trong phạm vi cả nước và tổ chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật.
Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của Tổng cục Thuế được thơng suốt thì việc
khơng ngừng hiện đại hóa và điện tử hóa trong việc tiếp nhận và quản lý văn bản
của cơ quan Tổng cục Thuế là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên.
Điều này đã được thể hiện khá rõ nét trong quá trình triển khai thực hiện các văn
bản chỉ đạo từ cấp trên như Nghị Quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của
Chính phủ về Chỉnh phủ điện tử, Quyết định về việc triển khai chương trình
quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính.

Trong hoạt động quản lý, nguồn thơng tin từ văn bản ln giữ một vai trị
đặc biệt quan trọng. Để quản lý nguồn thông tin này, Tổng cục Thuế đã sử dụng
các phương tiện truyền thống như các loại sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn
bản đến. Tuy nhiên, quản lý bằng các loại sổ đăng ký như vậy trong thời đại
bùng nổ thông tin hiện nay đã khơng cịn phù hợp. Tổng cục Thuế đã mạnh dạn
và quyết tâm đổi mới trong việc áp dụng các ứng dụng quản lý văn bản (QLVB)
vào hoạt động quản lý của mình: Năm 2004- lần đầu áp dụng chương trình
QLVB (khơng phải trên mơi trường mạng) thơng qua đó theo dõi được tình trạng


4

xử lý văn bản, tờ trình: Năm 2016 - tiếp tục đẩy mạnh QLVB bằng việc triển
khai chương trình quản lý văn bản và điều hành, sử dụng trên máy tính kết nối
mạng internet, điện tử hóa các thơng tin, dữ liệu trong q trình xử lý cơng việc
của cơ quan. Có thể nói đây là bước chuyển đổi cách thức QLVB từ thủ công
bằng giấy sang quản lý trên điện tử, tiến tới không sử dụng bản giấy. Ứng dụng
mới đã đáp ứng được các yêu cầu của Chính phủ, có ưu điểm là luân chuyển văn
bản nhanh, cần là có văn bản mà khơng cần phải nhờ đến cán bộ lưu trữ. Tuy
nhiên qua thời gian thực hiện đến nay phần mềm ứng dụng đó đã bộc lộ nhiều
hạn chế trong khi đó cơng tác quản lý trong giai đoạn mới ngày càng đa dạng và
phức tạp đòi hỏi phần mềm phải có tính linh hoạt, các hình thức xử lý thông tin
phải đa dạng và phong phú hơn.
Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong cơng
tác QLVB để từ đó có các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết
thực trong cơng cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần khơng nhỏ vào việc
nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Xuất phát từ những lý do
nêu trên, học viên đã lựa chọn đề tài: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ”

cho luận văn thạc sỹ khoa học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu
khá nhiều ở các cơ quan Nhà nước khác nhau. Ứng dụng CNTT ngày càng trở
thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con
người, thúc đẩy cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.Vì vậy, có rất nhiều
đề tài nghiên cứu khoa học về ứng dụng CNTT. Tuy nhiên, những đề tài này
tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nước hay ứng dụng CNTT trong
cơng tác văn thư nói chung.


5

Luận văn Thạc sỹ của tác giả Tạ Tuyết Nhung (2015)" Ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phịng Chính phủ", Luận
văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành chính. Tác giả có cái nhìn tổng
quát về văn bản, quản lý văn bản và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu
quả quản lý văn bản đến tại Văn phịng Chính phủ.
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Dương Thị Hoa (2017) “Quản lý nhà nước
đối với hoạt động văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế trung ương”,
Luận văn Thạc sỹ Quản lý cơng, Học viện Hành chính. Tác giả đã hệ thống hóa
được cơ sở khoa học về công tác văn thư lưu trữ, đề xuất một số giải pháp
nhằm đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phịng Tổng cục Thuế.
"Cách mạng cơng nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức
giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước" của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu
Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ
tháng 12/2017.
Kỷ yếu tọa đàm khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác
động đến công tác văn thư, lưu trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Bộ Nội vụ;

Các báo cáo hàng năm do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố: Báo
cáo đánh giá mức độ ứng dụng CNTT của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm; Báo
cáo tổng kết thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng cơng nghệ
thơng tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015; Báo cáo
tổng kết 10 năm thực hiện Luật công nghệ thơng tin;
Ngồi ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu,
chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng CNTT và xây dựng
Chính phủ điện tử trong thời gian qua.


6

Cho đến thời điểm hiện tại chưa có cơng trình hay đề tài nào nghiên
cứu ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản theo định hướng về xây dựng
Chính phủ điện tử tại Tổng cục Thuế, nếu có chỉ là những ý kiến đề xuất ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản để hồn thiện trong cơng tác này mà thơi.
Các cơng trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện nâng cao chất lượng việc ứng dụng
CNTT ở những lĩnh vực, đối tượng, phạm vi nghiên cứu khác nhau. Đây là
nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham
khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần
thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học
nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế, thì đề tài này lựa chọn nghiên cứu là không trùng lặp
với các đề tài khác.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
a) Mục đích
Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản

và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại Tổng cục Thuế ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn,
hạn chế văn bản giấy.
b) Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến quản lý văn bản, ứng
dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tình hình
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của một số Bộ, ngành và rút ra bài học
kinh nghiệm.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong cơng tác quản lý văn bản
tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay để đánh giá thực trạng, nhận diện mặt
đã đạt được, chưa đạt được, tìm ra nguyên nhân đúc kết bài học kinh nghiệm.


7

- Nghiên cứu đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của
việc ứng dụng CNTT trong QLVB tại Tổng cục Thuế.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
a) Đối tượng nghiên cứu
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .
b) Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động ứng dụng Công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
Về thời gian: từ năm 2014, Tổng cục Thuế đã ứng dụng phần mềm quản
lý văn bản. Đến năm 2018, dựa trên đề án tin học hóa quản lý hành chính của Bộ
Tài chính thì Tổng cục Thuế đã được triển khai phần mềm mới. Trong luận văn
này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay (Tháng 8/2019).
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

a) Phương pháp luận
Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ bản của chủ
nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống
những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta trong việc đẩy mạnh
ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ với
ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước nhằm
hướng tới phát triển Chính phủ điện tử.
b) Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, cùng với việc vận dụng các phương pháp
luận nghiên cứu khoa học như duy vật lịch sử, duy vật biện chứng, luận văn
còn vận dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập khảo sát thực tế;
- Phương pháp thống kê, so sánh;
- Phương pháp phân tích tổng hợp, đánh giá;
- Phương pháp tổng kết thực tiễn.


8

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
a) Về mặt lý luận
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản, quản lý văn bản, CNTT và
ứng dụng CNTT.
b) Về mặt thực tiễn
Trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn về công tác ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế từ 2014 đến nay để đưa ra các
kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao cơng tác quản lý văn bản tại Tổng cục
Thuế trong thời gian tới.
7. Kết cấu cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn

gồm có 3 chương như sau:
Chương 1. Cơ sở khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.


9

NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo
từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về
từ này. Dưới góc độ ngơn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản ph m lời
nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ”. Dưới
góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật
mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính
học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ
công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với
nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thơng báo...được
hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi
là văn bản.

Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng
rộng rãi trong thời đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐCP về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý nhà
nước, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu. Như vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước
hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt
thông tin cho nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với


10

văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và
truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động
dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây,
quang học, điện từ và các cơng nghệ tích hợp.
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý
lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn
lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường
luôn biến động.
Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công
việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý
văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo.
Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời
điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn
bản trả lời, tức là tồn bộ vịng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ
chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ
thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra
tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, cơng tác quản lý văn bản

nói riêng và cơng tác văn thư đều có vai trị quan trọng trong mỗi cơ quan,
đơn vị.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời,
đảm bảo an tồn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp.


11

Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của cơng
tác văn thư nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm
một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy,
công tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý nhà nước.
Trong giai đoạn hiện nay, Văn bản được tồn tại chủ yếu dưới hai hình
thức là văn bản giấy và văn bản điện tử. Do vậy, các cơ quan đơn vị phải có
các phương tiện, nghiệp vụ kỹ thuật để quản lý trên cả văn bản giấy và văn
bản điện tử.
Ở các cơ quan nhà nước việc quản lý văn bản giấy được thực hiện
theo quy định của nhà nước và quy tắc cụ thể về các thao tác nghiệp vụ.
Văn bản được kiểm soát và quản lý ngay từ thời điểm được chuyển đến cơ
quan. Khi làm việc với văn bản cần thực hiện một số thao tác chung mà
không phụ thuộc vào nội dung văn bản như: nhận, chuyển, đăng ký, chuyển
đến bộ phận chức năng, kiểm tra việc thực hiện, đưa ra chỉ dẫn tra cứu. Tất
cả điều đó cho phép đảm bảo theo dõi đường đi của bất kỳ văn bản nào đến
cơ quan nhà nước, vì khơng một văn bản đăng ký nào có thể biến mất mà

khơng có dấu vết.
- Cơng tác quản lý văn bản trong cơ quan bao gồm các nội dung sau:
+ Quản lý văn bản đi;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý các văn bản đang dự thảo;
+ Lập hồ sơ công việc;
+ Lưu trữ văn bản;
+ Chu trình quản lý văn bản.


12

Quản lý văn bản điện tử là thực hiện những nội dung quản lý văn bản
đã trình bày ở trên nhưng không phải là đối với văn bản giấy truyền thống mà
là quản lý văn bản ở dạng số, qua mạng tin học và các thao tác nghiệp vụ
quản lý văn bản được thực hiện tự động.
- Hệ thống quản lý văn bản điện tử gồm các thành tố sau:
+ Lưu giữ các thuộc tính của văn bản
+ Lưu giữ văn bản trong các tệp dữ liệu và bảo quản đặc biệt.
+ Đăng ký văn bản
+ Nâng cao khả năng tác nghiệp và rút ngắn thời gian chu chuyển
văn bản.
+ Lưu chuyển khơng ngừng văn bản;
+ Hệ thống tìm kiếm văn bản hiệu quả;
+ Hệ thống đánh giá, kiểm tra, cho phép kiểm sốt chu chuyển văn bản.
Khi nói đến việc tự động hố cơng tác văn thư tức là nói đến các cơng
nghệ xử lý văn bản từ việc soạn thảo đến hệ thống quản lý việc chuyển văn
bản và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. Từ đó có rất nhiều sản phẩm chương
trình như hệ thống quản lý văn bản, hay đúng hơn là các tệp dữ liệu trên máy
tính, các chương trình soạn thảo văn bản, lập bảng, vẽ, đồ thị v.v…

- Quản lý văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Nhằm mục đích quản lý tập trung thống nhất mọi cơng việc trong cơ
quan, đơn vị tất cả mọi văn bản đi và đến bằng các con đường khác nhau đều phải
được chuyển qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, sao lưu và làm các thủ tục
cần thiết khác.
+ Gửi văn bản giữa các cấp, các ngành trong bộ máy Nhà nước phải
theo đúng hệ thống tổ chức. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới
trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp,
không gửi văn bản vượt cấp, trừ các trường hợp đặc biệt.


13

+ Việc tiếp nhận và gửi văn bản có những vấn đề bí mật của cơ quan
Nhà nước thì phải thực hiện theo đúng chế độ giữ gìn bí mật Nhà nước.
Quản lý văn bản là cơng việc mang tính khoa học, yêu cầu nhà quản lý
phải biết vận dụng quy định trong công tác văn thư để xây dựng quy trình
quản lý phù hợp tùy điều kiện và phương tiện quản lý. Quản lý văn bản tài
liệu giấy đã khó khăn và phức tạp bởi số lượng lớn song quản lý văn bản điện
tử lại càng khó hơn rất nhiều do tài liệu, dữ liệu điện tử giai đoạn gần đây
mới hình thành, việc quản lý lưu trữ cịn đang lúng túng, cơ sở pháp lý của
VBĐT dường như mới đang ở giai đoạn tạm thời, trong thời gian tới qua quá
trình vận hành cần sửa đổi để phù hợp với thực tế.
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn
bản đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các u cầu
dưới đây:
- Nhanh chóng:
Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng

văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi cơng việc của cơ quan.
Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ
quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn
kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
- Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với cơng tác văn thư nói
chung, việc quản lý văn bản nói riêng.
Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên;


14

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác, phù
hợp với thực tế, khơng thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Số; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban
hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức, kỹ thuật, chữ
ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thơng tin nêu trên phải
được trình bày đúng vị trí, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất
cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển
giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.

- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phịng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
đúng quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phịng hiện đại. Vì vậy, u cầu
hiện đại hóa cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo
cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có


15

năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa cơng tác văn thư, tăng cường công tác
quản lý văn bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải
tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất
nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng
bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát
minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
1.1.4. Nội dung quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản được quy định thực hiện thống nhất tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng
tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của công tác văn thư và Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
1.1.4.1. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm

pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax,
văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan,
tổ chức.
Quản lý văn bản đến thực hiện theo nguyên tắc và trình tự nhất định:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến:
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư phải kiểm tra số
lượng bì, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức;