Hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí hoạt động tại công ty TNHH sao mặt trời việt nam (tt)

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
--------------------------

VŨ THỊ CHI

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC
KIỂM SỐT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM
SỐT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNGTẠI CƠNG
TY TNHH SAO MẶT TRỜI VIỆT NAM
CHUN NGÀNH: KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH

LUẬN VĂN THẠC SỸ

HÀ NỘI – NĂM 2014


TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ
CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Trên thế giới, Kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp đã ra đời từ lâu. Trong giai
đoạn hiện nay, tình hình khủng hoảng kinh tế giới bắt đầu từ năm 2007 vẫn đang tiếp tục
diễn biến ngày càng phức tạp và lan rộng. Tại Việt Nam, hàng loạt các doanh nghiệp đã
phá sản và đăng ký giải thể, tạm ngừng hoạt động kinh doanh.Điều này cho chúng ta thấy
vấn đề phòng ngừa rủi ro là một vấn đề hết sức cấp bách hiện nay. Chính vì vậy một hệ
thống KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định
sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh
nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tại Công ty
TNHH Sao Mặt trời Việt Nam đang chịu sức ép cạnh tranh rất lớn từ các Công ty phân
phối mỹ phẩm cao cấp khác.Là một cơng ty thương mại thì chi phí hoạt động trong cơng
ty ln chiếm tỷ trọng lớn và rất khó kiểm sốt. Chính vì vậy, để tồn tại và phát triển

trong thời gian tới, Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam đang phải tìm mọi cách để
đứng vững trên thị trường, thay đổi chính sách và kiểm soát chặt chẽ hơn trong quản lý
đặc biệt là kiểm sốt chi phí. Một trong các giải pháp là phải hồn thiện lại hệ thống
KSNB về CPHĐ.KSNB tại Cơng ty TNHH Sao Mặt trời VN trong những năm qua đã
hoạt động và đạt được yêu cầu nhất định. Tuy nhiên, phương pháp quản lý của cơng ty
cịn lỏng lẻo, khơng có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng. Có sự chồng chéo giữa
các phịng ban, khơng có sự trao đổi thơng tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn
đẩy trách nhiệm cho nhau. Xuất phát từ tầm quan trọng của KSNB và từ thực tế khách
quan nên Tác giả lựa chọn đề tài: “Hồn thiện tổ chức cơng tác kiểm sốt nội bộ với
việc kiểm sốt chi phí hoạt động tại Cơng ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam” được chọn
làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ.

1.2 Tổng quan về các cơng trình nghiên cứu có liên quan


1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
1.4 Câu hỏi nghiên cứu của đề tài
1.5 Phạm vi nghiên cứu của luận văn
1.6 Phương pháp nghiên cứu
Trong Luận văn đã sử dụng các phương pháp sau:
Một là phương pháp so sánh và xử lý số liệu
Hai là phương pháp điều tra
Ba là phương pháp thu thập thông tin

1.7. Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu


CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ

KIỂM SỐT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH SAO MẶT
TRỜI VIỆT NAM
2.1 Khái niệm và nội dung của kiểm sốt
Tác giả trình bày các quan điểm về kiểm soát nhằm khẳng định kiểm soát là một hoạt
động không thể thiếu trong tất cả doanh nghiệp, nó giúp các NQL đạt được mục tiêu.Và kiểm
sốt là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm bảo đảm mục
tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát bao gồm bốn yếu tố cấu thành: Đối tượng kiểm soát; nhân tố
đánh giá; nhân tố hiệu ứng và mạng lưới thông tin.
Công tác kiểm sốt là một quy trình bao gồm các khâu bắt đầu từ việc thiết lập các
mục tiêu và xác định các tiêu chuẩn đánh giá; Đo lường các hoạt động thực tế; thực hiện
đánh giá và điều tiết (nếu cần). Nội dung này được tác giả trình bày theo quan điểm của
Victor Z. Bink and Herbert Witt (2000).
2.2 Khái niệm và vai trị của kiểm sốt nội bộ trong quản lý doanh nghiệp
Có nhiều quan điểm và định nghĩa về KSNB, trong Luận văn thì tác giả đã trình
bày các khái niệm về KSNB theo quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế, theo quan
điểm của COSO, theo Hội đồng liên hiệp các nhà kế toán Malaysia và Viện Kế toán
Malaysia, Theo Hội nghề nghiệp kế toán Anh quốc, Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt
Nam số 315.
Chức năng của kiểm soát nội bộ: Trước đây, chức năng của kiểm toán nội bộ
được giới hạn trong việc kiểm tra và đánh giá hệ thống KSNB của một tổ chức; thì trong
những năm gần đây, Viê ̣n Kiể m toán nô ̣i bô ̣ (IIA) đã mở rộng chức năng của kiểm toán
nội bộ là đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị.
Vai trị của kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp:Trong phần này, Tác giả trình
bày khái niệm chung nhất về kiểm soát nội bộ, quản lý, các giai đoạn của quá trình quản
lý nhằm làm rõ vai trò của KSNB bắt đầu từ khâu lập kế hoạch, cung cấp các nguồn lực,
tổ chức thực hiện, điều hành và kiểm sốt. Từ đó khẳng định kiểm sốt luôn tồn tại trước,
trong và sau mỗi giai đoạn của quá trình quản lý để điều chỉnh mỗi hoạt động đó.Kiểm

sốt khơng phải là một giai đoạn của q trình quản lý mà là một chức năng gắn với hoạt
động của q trình đó.
Tác giả nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB theo quan điểm COSO:Một hệ
thốngKSNB thông thường được cấu tại bởi năm bộ phận chính: Mơi trường kiểm soát, đánh
giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thơng tin và truyền thơng, giám sát.
Ngồi ra KSNB khơng thể đảm bảo hồn tồn đạt được mục tiêu quản lý là do
những ha ̣n chế tiề m tàng của hệ thống như : Yêu cầu chi phí cho KSNB thường khơng
được vượt q những lợi ích mà hệ thống đó mang lại, KSNB khơng bao qt được
những rủi ro không lường trước, KSNB được thực hiện bởi con người, - Khả năng KSNB
không phát hiện được sự thông đồng của thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên
với những người khác trong hay ngoài đơn vị, Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm
cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm. Hệ thống KSNB được xây dựng
trên cơ sở dự tính trước các rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra, vì thế khó có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm đột xuất, hay bất thường. Do đó, KSNB cần phải
thường xuyên được hồn thiện.

2.3 Tổ chức cơng tác kiểm sốt nội bộ với kiểm sốt chi phí hoạt động tại
doanh nghiệp
Tác giả trình bày khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh theoquan điểm của Kế
tốn tài chính. Phân loại chi phí theo tính chất của các khoản chi phí theo nội dung kinh
tế của chi phí, theo yêu cầu quản lý tài chính và hạch tốn, theo tính chất biến đổi của chi
phí so với mức lưu chuyển hàng hóa.
Ngun tắc chung trong kiểm sốt chi phí: Ln giám sát chi phí thuộc khả năng
kiểm sốt, khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp khơng thể thay đổi,
lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp, nguyên tắc khách quan,
nguyên tắc có chuẩn mực, nguyên tắc kinh tế.
Theo quan điểm của COSO thì KSNB là một quá trình do con người quản lý, nó
được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu
và hiệu quả. Xem xét các bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB theo quan điểm của

COSO.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2



CHƢƠNG 3
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ VỚI VIỆC
KIỂM SỐT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CƠNG TY TNHH SAO MẶT
TRỜI VIỆT NAM
3.1 Đặc điểm hoạt động của Cơng ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam có ảnh
hƣởng đến kiểm sốt nội bộ
Cơng ty TNHH Sao mặt trời Việt Nam được cấp giấy chứng nhận thành lập vào
năm 2005, chuyên nhập khẩu và phân phối các thương hiệu mỹ phẩm cao cấp.Bộ máy
của công ty được tổ chức dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của công ty theo từng giai
đoạn phát triển nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và hiệu lực điều hành của bộ
máy quản lý.
Bộ máy kế toán là bộ phận quan trọng ảnh hưởng đến hệ thống KSNB của cơng
ty. Chất lượng và trình độ của đội ngũ kế toán hợp lý làm giảm rủi ro kiểm soát, làm tăng
độ tin cậy của các thơng tin kế tốn. Tồn bộ cơng việc kế tốn của cơng ty được thực
hiện trên phần mềm kế tốn Cyber, đã làm cho cơng việc kế toán trở nên đơn giản và đảm
bảo độ chính xác cao.
Hệ thống chứng từ kế tốn: Hệ thống chứng từ kế tốn tại cơng ty được tổ chức
khá chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm sốt của cơng ty. Bao gồm từ việc lập
chứng từ kế toán, sử dụng chứng từ kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán.
Hệ thống báo cáo kế toán: Công ty áp dụng hệ thống báo cáo theo Quyết định
48/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 14/09/2006.

3.2 Thực trạng tổ chức cơng tác kiểm sốt nội bộ về chi phí hoạt động tại
Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam
Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh: Đặc điểm kinh doanh của cơng ty là nhập

khẩu sản phẩm nước ngồi về phân phối cho Salon tóc đối với sản phẩm Goldwell, cho
đại lý và người tiêu dùng với mỹ phẩm Jane Iredale. Nguồn hàng hóa bấp bênh và sự
canh tranh của nhiều hãng mỹ phẩm khác.Cả đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp đều bị


sự chi phối, cách duy nhất để doanh nghiệp đảm bảo quyền chủ động trong kinh doanh là
nắm rõ thị trường, đánh giá đúng nhu cầu của khách hàng.
Thực trạng về mơi trƣờng kiểm sốt với chi phí hoạt động:Nhà quản lý cũng
có ý thức về xây dựng hệ thống KSNB nên cơ cấu tổ chức của cơng ty có phân chia ra
các chức năng riêng biệt và xác định vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách
nhiệm đối với các nhân viên và phòng ban trực thc. Ưu tiên tuyển dụng nhân viên có
trình độ cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực mỹ phẩm, quản lý kinh tế, công nghệ thông
tin.Tác giả nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với các yếu tố chủ yếu
trong chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao Mặt trời Việt Nam bao gồm:
Thực trạng tổ chức cơng tác kiểm sốt nội bộ về chi phí lƣơng nhân viên:Tác
giả xây dựng bảng câu hỏi về mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, thơng tin và truyền
thông, giám sát. Miêu tả chi tiết Chu trình tiền lương tại Cơng ty bao gồm các quy định
theo hợp đồng lao động, hình thức và chế độ tiền lương áp dụng, nêu ra các nguyên tắc
trong quản lý
Thực trạng kiểm sốt nội bộ về chi phí khấu hao tài sản cố định: Tác giả xem
xét các công việc cụ thể: Lập kế hoạch và dự toán về chi phí khấu hao TSCĐ, Miêu tả
các Chu trình về TSCĐ có ảnh hưởng đến CPHĐ, Đánh giá rủi ro và các hoạt động kiểm
sốt về chi phí khấu hao TSCĐ.
Thực trạng kiểm sốt nội bộ về chi phí bằng tiền: Tác giả xây dựng bảng câu
hỏi để xem xét các bộ phận cấu thành theo quan điểm COSO. Xem xét hệ thống chứng
từ, sổ chi tiết của từng loại chi phí, Các thức thiết lập định mức chi phí, các nguyên tắc
trong quản lý.

KẾT LUẬN CHƢƠNG 3

CHƢƠNG 4
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ CÁC GIẢI PHÁP NHẰM
HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM SỐT NỘI BỘ VỚI VIỆC
KIỂM SỐT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TẠI CƠNG TY TNHH SAO MẶT
TRỜI VIỆT NAM
4.1 Đánh giá chung về kiểm sốt nội bộ chi phí hoạt động tại cơng ty TNHH
Sao Mặt trời Việt Nam
Qua nghiên cứu tổ chức cơng tác kiểm sốt nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh
tại cơng ty, có thể rút ra một số mặt tích cực sau:
- Đặc thù về quản lý: Có sự phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan
tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới phong cách lãnh đạo của mình, thân thiện với
mọi người và luôn cố gắng phát triến văn hóa cơng ty.
- Chính sách nhân sự: Cơng ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi trách nhiệm và
quyền hạn đều được quy định cụ thế, không nhập nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi
chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc
để nâng cao được chất lượng và hiệu quả của công việc được giao.
- Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu là giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung. Trong mỗi
phịng ban có các cấp trưởng và các phòng ban này được tách biệt chức năng và nhiệm vụ
với nhau, không nhập nhằng và tất cả đều chịu sự giám sát của giám đốc.
- Hệ thống tài khoản, số sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất giữa các
bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của bộ tài chính. Đồng thời cơng ty áp dụng hình
thức kế tốn máy nên việc rút số dư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác
cho các báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản
lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ, nhanh chóng và mang tính khoa
học.
Tác giả đã trình bày các hạn chế và nguyên nhân còn tồn tại trong hệ thống KSNB đã
ảnh hưởng đến cơng tác KSNB các khoản mục chi phí.Ngồi ra, trong mỗi khoản mục chi
phí cụ thể, việc tổ chức kiểm sốt vẫn cịn những hạn chế nhất định.

4.2 Mục tiêu và căn cứ xây dựng giải pháp
Trong q trình hoạt động, doanh nghiệp gặp khơng ít rủi ro chủ quan và khách
quan đe dọa đến sự đạt được các mục tiêu. Do vậy mỗi một doanh nghiệp phải tự xoay sở
đối phó với các rủi ro đó. Và hệ thống KSNBhữu hiệu là một công cụ giúp NQLđạt được
các mục tiêu. Tập hợp các biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa các rủi ro đe dọa sự
đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp được coi là hệ thống KSNBcủa doanh nghiệp
nói chung. Các biện pháp này có thể là ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai sót .Trên
cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những thuận lợi và nguy cơ gặp rủi ro trong
hệ thống KSNB của công ty được trình bày ở chương 3, tác giả đề xuất một số giải pháp
nhằm giúp cơng ty hồn thiện hệ thống KSNB của mình.
4.3 Các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác KSNB với việc tăng cƣờng kiểm sốt
chi phí hoạt động tại Công ty TNHH Sao mặt trời Việt Nam
Các giải pháp chung:Nâng cao nhận thức và quan điểm đúng đắn của NQL về tổ
chức cơng tác kiểm sốt nội bộ chi phí hoạt động, hồn thiện tổ chức cơng tác lưu trữ và
bảo quản chứng từ kế tốn.
Các giải pháp cụ thể:
Hồn thiện tổ chức cơng tác lập kế hoạch: NQL nên xây dựng các tài liệu về lập
kế hoạch chính thức bằng văn bản, trong đó quy định rõ danh mục các kế hoạch cần lập.
Với các loại kế hoạch khác nhau, NQL cần phân công rõ ràng trách nhiệm lập kế hoạch
cho từng bộ phận phù hợp. Sau cùng cần quan tâm đánh giá việc thực hiện kế hoạch,
đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch là một thủ tục cần thiều nhằm tăng cường tính hiệu
lực của kiểm sốt q trình thực hiện kế hoạch.
Hồn thiện tổ chức kiểm sốt chi phí do biến động nguồn lao động: Cần phải xây
dựng chính sách tiền lương cơng bằng và hợp lý làm căn cứ tính lương cho lao động.
Ngồi chính sách tiền lường cần phải linh hoạt để thúc đẩy năng suất lao động thông qua
các hình thức trả lương theo sản phẩm lũy tiến hoặc trả lương có áp dụng kết hợp thưởng
với phạt song vẫn phải khống chế sản lượng và năng suất lao động ở mức nhất định.
Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chi phí tiền lương: Xây dựng bảng câu hỏi kiểm sốt
nội bộ chu trình tiền lương từ đó đưa ra các nhận xét và kiến nghị.

Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chi phí liên quan đến tài sản cố định: Tách biệt các
chức năng đề nghị mua tài sản và xét duyệt mua, xét duyệt nhà cung cấp và thực hiện
việc mua tài sản.Thiết lập kế hoạch và dự toán ngân sách cho việc mua sắm. Định kỳ
kiểm tra số lượng, tình hình hoạt động của TSCĐ và căn cứ vào thời gian khấu hao để
kiểm tra tài sản nào đã đến hạn thanh lý.
Hoàn thiện tổ chức phân tích biến động chi phí quản lý doanh nghiệp: Công ty cần
xây dựng định mức chi phí, cơ chế khốn chi nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường
cơng tác kiểm sốt, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí chung để tìm ra các nhân tố ảnh
hưởng dẫn đến sự biến động của khoản mục chi phí, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm sốt
thích hợp.
4.4 Những đóng góp của đề tài nghiên cứu
4.5 Hạn chế của đề tài nghiên cứu
KẾT LUẬN CHƢƠNG 4
KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO