Thủ tục tuyển dụng chuẩn

THỦ TỤC TUYỂN DỤNG
I - MỤC ĐÍCH:
Thủ tục này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu công việc
của Công ty, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ
và tay nghề đúng yêu cầu của các Bộ phận trong Công ty.
II – PHẠM VI:
Thủ tục này áp dụng cho việc Tuyển dụng trong toàn bộ Công ty.
III – ĐĨNH NGHĨA: không có.
IV – NỘI DUNG:
Người thực hiện Lưu đồ Mẫu biểu
- Trưởng Bộ phận
- Phòng HCNS
- BM mã số: 1/BM-
TTDT
Xác định, tập hợp nhu cầu
Lên kế hoạch
Thông Báo
Tiếp nhận hồ sơ
Xem
Kiểm tra
Xem
Lập hồ sơ tiếp nhận
Thử việc
Xem
Tiếp nhận chính thức
Lư
Nhu cầu tuyển dụng
Kết thúc
Bổ sung hồ sơ
Trả hồ sơ
Không đạt

Đạt
Không đạt
Đạt
- Phòng HCNS
- Phòng HCNS
- Phòng HCNS
- Phòng HCNS
- Trưởng Bộ phận
- Phòng HCNS
- Công nhân viên
- Trưởng Bộ phận
- Phòng HCNS
- Phòng HCNS
- Kế hoạch tuyển dụng
2/BM-TTDT
Bản tự khai ứng viên: 3/
BM-TTDT
Bài thi viết: 4/BM-
TTDT; Bảng câu hỏi
phỏng vấn: 5/BM-
TTDT; BẢng đánh giá
ứng viên: 6/BM-TTDT
Giấy nhận viêc: 7/BM-
TTDT; Hợp đồngthử
việc: 8/BM-TTDT
Phiếu đánh giá nhân
viên mới: 9/BM-
TTDT); Hợp đồng lao
động chính thức
Thuyết minh lưu đồ:

Việc tuyển dụng phải đáp ứng được nguyên tắc công bằng, công khai, đúng người
đúng việc, có căn cứ và hiệu quả. Công ty cấm việc phân biệt đối xử trong tuyển dụng về
chủng tộc, đẳng cấp, nguồn gốc dân tộc, tôn giáo thương tật, giới tính, khuynh hướng
chính trị, tuổi tác.
Việc tuyển dụng lao động theo định hướng, chiến lược sản xuất kinh doanh từ cán
bộ quản lý, nhân viên nghiệp vụ và lực lượng công nhân viên trực tiếp sản xuất được thực
hiện theo quy trình tuyển dụng như sau:
1/- Nhu cầu tuyển dụng:
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, Phòng HCNS đề
nghị, theo yêu cầu của các Bộ phận sử dụng.
Các Bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung
như sau:
a) Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì ?
b) Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ưng được về: Tay nghề, trình độ chuyên
môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
c) Số lượng cần tuyển dụng.
d) Loại lao động: chính thức hay thời vụ.
e) Thời gian cần nhân sự.
2/- Xác định, tập hợp nhu cầu:
Trưởng Bộ phận tập hợp nhu cầu nhân sự của các Bộ phận trực thuộc vào phiếu đăng ký
nhu cầu nhân sự và chuyển cho Phòng HCNS theo biễu mẫu mã số: 1/BM-TTTD. Phòng
HCNS phải tiến hành các bước sau:
a)Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Bộ phận về số lượng, yêu cầu phục vụ cho công
việc gì?
b) Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trưởng Bộ
phận liên quan để thống nhất việc tuyển dụng;
c) Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng
lao động, số lượng lao động cần tuyển;
d) Lập tờ trình cho GĐ để xin ý kiến tuyển dụng lao động (có phân tích và thuyết minh cụ
thể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng Bộ phận liên

quan theo ý kiến của GĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình
GĐ giải quyết.
3/- Lên kế hoạch tuyển dụng:
Sau khi được GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng HCNS tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng
theo biểu mẫu: 2/BM-TTTD bao gồm:
a) Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới
thiệu việc làm, các trường đào tạo).
c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
d) Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố
trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
e) Thời gian phỏng vấn.
f) Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu GĐ chưa
nhất trí thì dựa trên quan điểm của GĐ có sự trình bày của Phòng HCNS để thống nhất kế
hoạch.
4/- Thông báo tuyển dụng:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Phòng HCNS tiến hành thông báo tuyển dụng
qua báo, đài, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo hoặc niêm yết thông
báo, với các yêu cầu cụ thể như :
a) Các hồ sơ xin việc gồm: Lý lịch (2 bản), đơn xin việc (1), phiếu khám sức khỏe (1),
CMND: bản sao có công chứng (1), hộ khẩu, các bằng cấp (tùy theo từng công việc),
ảnh, địa chỉ liên lạc bằng điện thoại (nếu có).
b) Mức lương khởi điểm;
c) Địa điểm làm việc;
d) Địa điểm và thời gian tiếp nhận hồ sơ.
5/- Tiếp nhận hồ sơ:
Phòng HCNS tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hướng dẫn ứng viên về Thủ tục tuyển dụng
của công ty, lập danh sách ứng viên theo biểu mẫu: 11/BM-TTTD.
Mã số ứng viên được ghi: xx-yy-zz. Trong đó xx số có 02 chữ số ghi mã viết tắt của
chức danh sự tuyển, yy là số có 02 chữ số viết tắt của đợt thi, zz là số có 02 chữ số ghi thúu

tự của tứng viên theo thời gian nộp hồ sơ.
Mã số Vị trí Mã
số
Vị trí Mã số Vị trí
01 TP.HCNS 11 Thợ cắt 21 NV tiếp tân
02 NV Kinh doanh 12 Chuyền KCStrưởng 22 NV Kỹ thuật vest
ton
03 NV kế hoạch 13 TL Giám đốc 23 NV hành chánh
04 NV kế toán 14 NV thiết kế
05 NV rập + sơ đồ 15 Trình dược viên
06 NV nhân sự 16 NV bán hàng
07 NV Quy trình đơn
giá
17 Kê toán trưởng
08 Công nhân may 18 NV Promotion
09 NV kế hoạch SX 19 NV bảo vệ
10 Thợ ủi 20
Ví dụ nhân viên tiếp tân tuyển đợt 2, thứ tự nhận hồ sơ là 05 thì mã ứng viên là:
21-02-05.
Phòng HCNS tiến hành sơ kiểm ứng viên xin thi tuyển dụng như sau:
a) Kiểm tra ứng cử viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, kiểm tra và đối chiếu với các
giấy tờ khác, trường hợp nghi ngờ ứng viên không đủ tuổi thì có thể kiểm tra qua
phỏng vấn, nếu ứng viên không đủ tuổi thì không nhận.
b) Kiểm tra ứng viên có đủ hồ sơ không ? Hồ sơ gồm:
- Sơ yếu lí lịch (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
- Giấy khám sức khỏe (bản chính – 1 bản).
- Đơn xin việc (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
- Giấy tạm vắng (bản sao có chứng thực của đơn vị cấp giấy), hộ khẩu (bảo sao có
công chứng – nếu có).
- Giấy CMND bản sao.

- Văn bằng chuyên môn liên quan (bản sao có công chứng).
Toàn bộ các giấy tờ được làm không qúa 6 tháng tính đến ngày Phòng HCNS kiểm
tra. Trường hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau.
c) Kiểm tra ứng viên có bằng cấp chuyên môn, có kinh nghiệm, có chuyên môn đáp ứng
được công việc không?
Nếu đạt yêu cầu thì Phòng HCNS thông báo lịch kiểm tra viết (nếu có) cho ứng viên,
trường hợp không đạt thì trả hồ sơ cho ứng viên.
Thông báo cho ứng viên được thực hiện bằng thư mời (trừ trường hợp không có địa chỉ
của ứng viên). Thư mời theo biểu mẫu: 10/BM-TTTD.
6/- Kiểm tra ứng viên:
- Thi viết ứng dụng cho toàn bộ nhân viên công ty trừ công nhân sản xuất (cắt, may,
hoàn thành, KCS), bảo vệ, nhân viên giao nhận.
- Phỏng vấn áp dụng cho toàn bộ CNV Công ty.
6.1 Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài kiểm tra viết):
- Phòng HCNS thông báo lịch kiểm tra cho ứng viên.
- Phòng HCNS tổ chức cho ứng viên được kiểm tra.
- Trước khi thi, ứng viên ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: 3/BM-TTTD.
- Ứng viên làm bài kiểm tra theo biểu mẫu: 4/BM-TTTD.
- Sau khi thi xong, Phòng HCNS tổ chức việc chấm thi, thông báo kết quả thi cho
ứng viên bằng điện thoại.
- Bảng tổng kết kết quả kiểm tra viết được ghi theo biểu mẫu danh sách ứng viên:
11/BM-TTTD.
6.2 Phỏng vấn:
- Đối với những ứng viên kiểm tra kiến thức chuyên môn đạt yêu cầu, Phòng HCNS
lập danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn theo biểm mẫu: 12/BM-TTTD. Sau đó
Phòng HCNS có trách nhiệm thông báo về lịch phỏng vấn và kiểm tra tay nghề,
lịch này được thông báo cho ứng viên biết rõ. Thông báo phỏng vấn được thực hiện
bằng thư mời theo biểu mẫu: 13/BM-TTTD.
- Ứng viên không thi viết sẽ ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: 3/BM-TTTD.
- Phòng HCNS chuyển ứng viên cho người phỏng vấn để kiểm tra hồ sơ và chuyên

môn, kinh nghiệm làm việc, cụ thể:
a/ C ác điều kiện tuyển dụng :
1) Các bằng cấp, hoặc tay nghề đã được đào tạo như thế nào ?
2) Người xin việc đã hiểu gì về Công ty.
3) Đã có kinh nghiệm làm việc hay không? nếu có thì thời gian là bao lâu ? đã làm việc ở
nơi nào?
4) Điều kiện về ăn, ở, đi lại nếu được tiếp nhận;
5) Tìm hiểu đôi nét về nhân thân, hoàn cảnh gia đình;
6) Nguyện vọng khi được tiếp nhận làm việc.
b/ Nghi ệp vụ chuyên môn
- Tùy theo đối tượng người phỏng vấn sẽ phỏng vấn, trắc nghiệm về trình độ chuyên
môn, kỹ thuật, tay nghề.
- Việc phỏng vấn được thực hiện theo biểu mẫu: 5/BM-TTTD.
Sau khi phỏng vấn xong, người phỏng vấn ghi kết quả, chuyển bài phỏng vấn cho
Phòng HCNS. Phòng HCNS tổng hợp kết quả theo biểu mẫu danh sách ứng viên: 13/BM-
TTTD và ghi vào bảng đáng giá ứng viên mã số: 6/BM-TTTD (đối với ứng viên được
tuyển dụng) trình GĐ duyệt kết quả tuyển dụng.
Trên cơ sở duyệt của GĐ, Phòng HCNS lập thư mời nhân sự được tuyển dụng đến
công ty để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của công ty, các công việc cần thực
hiện….Thư mời được lập theo biễu mẫu: 14/BM-TTTD.
8/- Lập hồ sơ tiếp nhận :
- Tiến hành kiểm tra lại hồ sơ của ứng viên và chỉ làm thủ tục cho ứng viên được
vào làm tại Công ty, nhận hồ sơ của ứng viên nếu ứng viên có đủ hồ sơ.
- Tổ chức đào tạo nhân viên mới theo Thủ tục Đào tạo.
- Hướng dẫn ứng viên ghi vào hợp đồng thử việc (đối với lao động chính thức cần
có thời gian thử việc), vào hợp đồng lao động thời vụ nếu là lao động thời vụ. Thời
gian thử việc là 2 tháng đối với lao động có chuyên môn từ đại học trở lân và 1
tháng đối với lao động khác. Cấp cho ứng viên một bản hợp đồng thử việc và lưu 1
bản hợp đồng thử việc vào hồ sơ.
- Cấp giấy nhận việc cho ứng viên, phân biệt rõ ba trường hợp: tuyển dụng chính

thức không qua thời gian thử việc, phải qua thời gian thử việc, lao động thời vụ .
9/- Thử việc:
- Phòng HCNS chuyển bản copy giấy nhận việc cho bộ phận có nhu cầu nhân sự.
- Phòng HCNS hướng dẫn ứng viên đến thử việc tại bộ phận có nhu cầu.
- Trước khi hết thời hạn thử việc tối đa 5 ngày Bộ phận sử dụng có trách nhiệm nhận
xét kết qủa thử việc phiếu đánh giá nhân viên mới và hướng dẫn người thử việc về
Phòng HCNS để làm thủ tục ký hơp đồng lao động chính thức. Nếu hết thời hạn
thử việc mà Bộ phận sử dụng không có nhận xét thử việc thì coi như Bộ phận đó
đã chấp nhận người thử việc vào làm việc chính thức.
- Phòng HCNS mời người lao động thông báo chấm dứt hợp đồng thử việc và hướng
dẫn thủ tục thanh toán lương thử việc cho ứng viên.
10/- Tiếp nhận chính thức:
Phòng HCNS thông báo cho Trưởng bộ phận để mời người lao động ký kết hợp
đồng lao động chính thức theo quy định của nhà nước. Phòng HCNS tiến hành làm các thủ
tục để tiến hành ký hợp đồng lao động chính thức với ứng viên.
11/- Kết thúc, lưu trữ hồ sơ:
- Lưu trữ hồ sơ cá nhân theo đơn vị, bộ phận.
- Tất cả các thủ tục từng bước cho việc tuyển dụng nêu trên, sẽ được cập nhật toàn
bộ những giấy tờ có liên quan để làm bằng chứng và trên cơ sở đó thiết lập một bộ
hồ sơ hoàn chỉnh được lưu trử và duy trì vào hồ sơ cá nhân.
5. Tài liệu tham khảo:không có.
6. Ph ụ Lục:
 Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự (biểu mẫu mã số: 1/BM-TTDT
 Kế hoạch tuyển dụng (biểu mẫu mã số: 2/BM-TTDT
 Hồ sơ ứng viên (biểu mẫu mã số: 3/BM-TTDT
 Bài thi viết (biểu mẫu mã số: 4/BM-TTDT
 Bảng câu hỏi phỏng vấn (biểu mẫu mã số: 5/BM-TTDT
 Bảng đánh giá ứng viên (biểu mẫu mã số: 6/BM-TTDT
 Giấy nhận viêc (biểu mẫu mã số: 7/BM-TTDT
 Hợp đồng thử việc (biểu mẫu mã số: 8/BM-TTDT

 Phiếu đánh giá nhân viên mới (biểu mẫu mã số: 9/BM-TTDT
 Thư mời kiểm tra chuyên môn (biểu mẫu mã số: 10/BM-TTDT
 Danh sách ứng viên thi chuyên môn (biểu mẫu mã số: 11/BM-TTDT
 Thư mời phỏng vấn (biểu mẫu mã số: 12/BM-TTDT
 Danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn(biểu mẫu mã số: 13/BM-TTDT)
 Thư mời đến làm việc (biểu mẫu mã số: 14/BM-TTDT)

THÔNG BÁO
K ính gởi :……………………………………………………………………
Trước hết Công ty xin trân trọng cảm ơn Anh/Chị đã tham gia vào chương
trình tuyển dụng của công ty chúng tôi.
Sau khi kiểm tra kiến thức chuyên môn, kỹ năng và phỏng vấn, Công ty thông
báo: Anh/Chị không trúng tuyển vào vị trí: NV Thiết kế.
Trường hợp Anh/Chị muốn nhận lại hồ sơ, xin vui lòng liên hệ Chị Kim Hân,
Phòng HCNS. Nếu Anh/Chị không lấy lại hồ sơ, chúng tôi sẽ chuyển hồ sơ
Anh/Chị vào hồ sơ lưu (ứng viên tiềm năng).
Trân trọng kính chào!
TP.HÀNH CHÁNH – NHÂN SỰ
DANH SÁCH ỨNG VIÊN
THI CHUYÊN MÔN
Chức danh dự tuyển: Mã số ứng viên:
S
tt
Họ tên MSUV G.
Tính
N.Sinh Trình độ Tên trường C.ngành Chuyên môn
khác
Ngoại
ngữ
Vi tính

Ngày ………tháng……..năm 200…
Trưởng phòng HCNS Lập biểu
DANH SÁCH ỨNG VIÊN
THI CHUYÊN MÔN
Chức danh dự tuyển: Mã số ứng viên:
S
tt
Họ tên MSUV G.
Tính
N.Sinh Trình độ Tên trường C.ngành Chuyên môn
khác
Ngoại
ngữ
Vi tính
Ngày ………tháng……..năm 200…
Trưởng phòng HCNS Lập biểu
BẢNG ĐÁNH GIÁ ỨNG VIÊN
TP HCM, Ngày……tháng……năm 200..
1. PHẦN THÔNG TIN CỦA ỨNG VIÊN:
Họ và tên
Học vấn
Chuyên ngành
Ngoại ngữ
Vi tính
Kinh nghiệm
2. NỘI DUNG ĐÁNH GIÁ:
Tiêu chuẩn
đánh giá
Điểm Ghi chú
Thi viết

Phỏng vấn
Kết luận:
……………………………………………………………………………………………
………………
……………………………………………………………………………………………
………………
……………………………………………………………………………………………………………
Nhận thử việc
Trả hồ sơ
Thời gian bắt đầu nhận việc :
Thời gian thử việc :
Mức lương thử việc :
Mức lương thoả thuận sau thử việc :
Trưởng BP Trưởng phòng HCNS Giám đốc

PHIẾU ĐĂNG KÝ NHU CẦU NHÂN SỰ
Bộ phận có nhu cầu :
…………………………………………………………………………...
Ngày ghi phiếu :
…………………………………………………………………………
Stt Chức danh Tiêu chuẩn Thời gian cần
nhân sự