LƯU CHUYỂN THÔNG TIN

QUI ĐỊNH
LƯU CHUYỂN THÔNG TIN
Phần này chúng tôi đang cập nhật
1. THÔNG TIN RA BÊN NGOÀI:
• Việc thông tin ra bên ngoài phải được kiểm soát bằng sổ giao công văn.
• Các bản thông tin phải có dấu đỏ.
• Thông tin phải được Trưởng bộ phận hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi chuyển ra bên
ngoài.
• Bản gốc được lưu giữ thành một file riêng.
• Ngày phát hành thông tin (ghi vào cột ngày tại vị trí đóng dấu trùng với ngày phát hành trong sổ
công văn để dẽ dàng tra cứu.
• Thông tin ra bên ngoài trong trường hợp cần phải thông tin đến các nhân viên trong phòng thì được
lưu trên bảng thông tin nội bộ của Phòng.
• Thông tin phải ghi rõ trên tờ chuyển thông tin ngày giờ lập, chuyển thông tin, thông tin có bao nhiêu
tờ
2. THÔNG TIN NHẬN ĐƯỢC:
• Các thông tin nhận được được lưu giữ vào file riêng (thông tin bên ngoài)
• Thông tin được ghi rõ ngày nhận được, ai chuyển thông tin, nếu cần thì có sổ nhận thông tin để kiểm
soát.
3. THÔNG TIN NỘI BỘ:
• Các thông tin được pho cho mỗi người một bản để giải biết và xử lý công việc.
• Thông tin được lưu trong phai thông tin ra/vào hoặc thông tin riêng của Phòng.
• Một bản copy được lưu tại bảng thông tin nội bộ của Phòng.
• Các trường hợp cần giúp đỡ của Thành viên khác thì phải thông báo, các trường hợp bàn giao phải
lập biên bản.
4. THÔNG TIN PHẢI HỒI:
• Khi giải quyết bất cứ vấn đề gì thì nhân viên có trách nhiệm phản hồi thông tin cho Trưởng phòng.
• Các bản báo cáo chuyển cho Trưởng phòng được để trong file hồ sơ và có tở giấy nhỏ giải trình kèm
theo.
• Khi giao việc Trưởng phòng phải thông báo cáo thông tin cần thiết cho nhân viên thực hiện công
việc.