Sử dụng ma trận ưu tiên

Giúp làm việc hiệu quả - SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN



QuanLyDuAn –

1
Bài viết




Giúp làm việc hiệu quả:




Sử dụng ma trận ưu tiên

Ma trận ưu tiên sẽ giúp ta xác định đúng mức ưu tiên cho từng
công việc cụ thể, hoàn thành tốt các công việc có giá trị và sử dụng
thời gian có hiệu quả hơn…


Nguồn tham khảo: Caonetwork.com
Trình bày: Lê Huỳnh Ánh Nguyệt

Giúp làm việc hiệu quả - SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN

QuanLyDuAn –

2
Bài viết
Ma trận ưu tiên là gì ?
Ma trận ưu tiên gồm 2 phần:
1. Quan trọng
2. Khẩn cấp
Ma trận ưu tiên bao gồm 4 ô:
1. Ô thứ 1: quan trọng và khẩn
2. Ô thứ 2: quan trọng nhưng không khẩn cấp
3. Ô thứ 3: ít quan trọng nhưng khẩn cấp
4. Ô thứ 4: ít quan trọng và không khẩn cấp

4
không quan trọng
và không khẩncấp
2
quan trọng
nhưng không khẩn
cấp
3
không quan trọng
nhưng khẩncấp
1
quan trọng
VÀ khẩncấp
Quan trọng
Khẩn
cấp

Giúp làm việc hiệu quả - SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN



QuanLyDuAn –

3
Bài viết
Cách thiết lập ma trận ưu tiên:

Ô thứ 1 thể hiện những công việc quan trọng VÀ khẩn cấp.
- Đối với công việc loại này: GIẢI QUYẾT NGAY!


Ô thứ 2 thể hiện những công việc quan trọng
NHƯNG không khẩn cấp.
- Đây là những công việc từ khá dài hạn
cho đến dài hạn.
- Chúng ta nên có kế hoạch thực hiện
loại công việc này một cách thích hợp.
- Được thực hiện định kỳ.
- Không nên để các công việc ở ô thứ 2 trở thành công việc ở ô thứ
1.

Ô thứ 3: là công việc ít quan trọng NHƯNG lại khẩn
cấp.
- Đây là loại công việc điển hình thường làm gián
đoạn công việc chúng ta đang thực hiện.
- Cần cân nhắc khi xác định mức độ quan trọng của công việc này.

- Thực hiện công việc này càng sớm càng tốt.

Ô thứ 4: là những công việc trong ô này không quan trọng và không
khẩn.
- Những công việc trong ô này không quan trọng và không khẩn.
- Những công việc loại này thường là công việc lặt vặt.
- Thực hiện sau cùng.
Giúp làm việc hiệu quả - SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN



QuanLyDuAn –

4
Bài viết
Ví dụ:

Minh là nhân viên sales của công ty ABC - một công ty chuyên thiết
kế web thương mại điện tử - có các công việc như sau:
- Khách hàng - công ty T&U - vừa thay đổi số tài khoản. Để có thể
nhận tiền do khách hàng của T&U thanh toán qua internet, T&U
cần được hỗ trợ việc thay đổi số tài khoản cũ bằng số mới.
- Một người gọi đến hỏi giá thiết kế web của các công ty khác.
- Một người gọi đến hỏi chi tiết về thương mại điện tử cho kế hoạch
mở rộng kinh doanh sẽ thực hiện vào tháng tới.
- Một người gọi đến 5 lần để hỏi thông tin nhưng vẫn chưa ra quyết
định.

4
thựchiện sau cùng

2
Có kế hoạch thực
hiệnmộtcáchthích
hợp
3
thựchiện càng sớm
càng tốt
1
thựchiệnngay
Quan trọng
Khẩn
cấp

Giúp làm việc hiệu quả - SỬ DỤNG MA TRẬN ƯU TIÊN



QuanLyDuAn –

5
Bài viết
Tổng kết:

- 80% khi quyết định thực hiện các công việc
thường là dựa vào cảm tính, bản năng, tác
động dây chuyền.
- Kết quả: chúng ta dành 60% thời gian để giải
quyết các công việc ở ô thứ 3 và thứ 4.
- Ma trận ưu tiên giúp chúng ta giải quyết tốt các
công việc ở ô thứ 1 và thứ 2, đồng thời giảm

thời gian thực hiện cho những công việc ở ô
thứ 3 và thứ 4.
- Giúp giảm stress hiệu quả.
- Ma trận ưu tiên giúp ta tỉnh táo khi xác định
mức ưu tiên cho từng loại công việc.
- Ma trận ưu tiên xác định đúng mức ưu tiên cho
từng công việc cụ thể.
- Giúp chúng ta hoàn thành tốt các công việc có
giá trị.