Phân loại công việc

PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THẾ NÀO ?



QuanLyDuAn –

1
Bài viết








PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THẾ NÀO ?

Trong điều hành doanh nghiệp, các nhà quản lý phải thường xuyên
đối mặt với nhiều công việc phát sinh. Họ thường chia chúng thành
việc 'lớn' và 'nhỏ'. Tuy nhiên, trong các sách viết về quản lý
chuyên nghiệp của Âu Mỹ không thấy người ta phân như vậy mà
thường theo mức độ 'quan trọng', 'khẩn cấp'.


Source:
Theo TBKTSG

PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THẾ NÀO ?

QuanLyDuAn –

2
Bài viết
"Việc lớn" là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an
nguy của doanh nghiệp); còn "việc nhỏ" thì ngược lại. Thoạt nghe không có
gì lạ nhưng nếu đi sâu, sẽ thấy có một số vấn đề.
Trong một tập binh pháp của Trung Quốc có một câu nói mà đại ý của
nó là: "Tướng lâm trận có thể chết chỉ vì người đóng móng ngựa". Ý câu này
muốn nói, nếu coi cái móng ngựa là nhỏ và theo đó, người đóng móng ngựa
và công việc của anh ta là không quan trọng, không đáng quan tâm thì chính
người chỉ huy rất dễ bị lâm nguy khi xung trận.
Trong thực tế, từng có nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn không phải do các
"chuyện lớn" gây ra (dù rằng chúng chính là những ngòi nổ) mà do nhiều
"chuyện nhỏ" đã không được giải quyết đến nới đến chốn một cách tốt nhất.
Trong các sách viết về quản lý chuyên nghiệp của Âu Mỹ cũng không thấy
người ta phân việc thành "lớn" và "nhỏ" mà thường phân theo mức độ "quan
trọng" và "khẩn cấp". Theo đó, có thể chia việc ra 4 loại sau:


1. Quan trọng và khẩn cấp.
Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp
đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá
nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng...

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ
tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy
doanh nghiệp...

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng.
Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn
đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại
di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.

4. Không khẩn cấp và không quan trọng.

Đi uống bia với bạn bè, mua một bộ veste mới, đổi điện thoại di động...
PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THẾ NÀO ?



QuanLyDuAn –

3
Bài viết
Đa phần các nhà quản lý, điều hành thường tập trung vào loại 1. Điều này
xem ra là đương nhiên nhưng nó cũng chính là nguyên nhân khiến cho giới
doanh nhân mắc rất nhiều bệnh, ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe và tính
mạng (stress, huyết áp cao, trầm uất, tiểu đường...) và cả cuộc sống tình cảm
gia đình do thiếu thời gian, thiếu chu đáo hoặc lơ đãng.
Đó là lý do vào khoảng năm 1996-1997, nhà tâm lý học S.
Covey đã đưa ra một lời khuyên (đúng hơn là một nguyên lý)
mà ngày nay đã được cộng đồng doanh nghiệp quốc tế công
nhận và truyền bá một cách rộng rãi qua cuốn "7 thói quen
của những người thành đạt". Nội dung của nguyên lý này chỉ
đơn giản là "nhà quản lý hãy tập trung vào công việc loại 2".
Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn biến đổi với tốc độ
cao chưa từng thấy mà một nhà kinh tế học từng nói rằng

"vấn đề sống còn của một doanh nghiệp là đối phó với sự
thay đổi". Vấn đề của các nhà quản lý là cần phải nhận thức
được sự biến đổi trong chính doanh nghiệp của mình. Nói
nôm na là phải biết "lo xa" nếu không muốn sẽ có "họa gần".
Các triệu phú, tỷ phú ở một số nước phát triển có một điểm chung là
không gây cho ta cảm giác là họ luôn bận rộn. Ngược lại họ có vẻ rất
chậm rãi và bình thản nhưng họ luôn điều hành công việc với hiệu quả
cao.

Các nhà nghiên cứu đã tổng kết được một điều là những người thành
đạt nói chung là đều tập trung vào những công việc loại 2 - quan
trọng nhưng không khẩn cấp. Họ luôn biết quan tâm tới sức khỏe của
mình, họ tránh uống nhiều rượu, họ luôn quan tâm tới quan hệ với từng
nhân viên sao cho công bằng, thích đáng, họ biết cách làm thỏa mãn
những khách hàng nhỏ nhất nhưng cũng biết từ ch
ối những hợp đồng
lớn nếu xét thấy không thể thực hiện tốt. Họ cũng không tự ý vi phạm
hoặc tùy tiện sửa đổi những quy chế do chính họ đặt ra cho doanh
nghiệp và bản thân dù họ hoàn toàn có quyền làm vậy.

Chính nhờ nguyên lý này mà họ ít phải đối đầu với các loại việc "khẩn và
quan trọng". Họ biết cách tối thiểu hóa số lượng loại việc này.

Còn ở VN, có thể thấy vấn đề ngay từ phòng bảo vệ, phòng tiếp tân. Khi
được góp ý, không ít doanh nhân thường có hai loại thái độ coi người
góp ý là một người quá khó tính hay để ý chuyện vặt hoặc viện lý do
"bận quá, hôm nào rỗi rãi tôi sẽ chấn chỉnh lại"...


PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC THẾ NÀO ?

QuanLyDuAn –

4
Bài viết
Và khi khách hàng bất mãn với cách đón tiếp, chăm sóc của mấy nhân
viên kia phản ánh lên và dọa sẽ "cắt" thì họ tuyên bố sẽ sa thải mấy
nhân viên đó để làm đẹp lòng khách hàng... Đây là ví dụ rất cụ thể của
việc để những chuyện "quan trọng nhưng không khẩn cấp" biến thành
"khẩn cấp và quan trọng".

Không tôn trọng nguyên tắc "quan trọng và không khẩn cấp" còn dễ đưa
người ta vào trạng thái phân đôi khá tai hại: khi đi làm chỉ tập trung vào
việc khẩn cấp và quan trọng; hết giờ làm (hoặc xong việc) lập tức quay
ngay sang việc loại 4 "không khẩn cũng chẳng quan trọng" như nhậu
nhẹt xả láng...