Soạn thảo và trình bày văn bản kỹ năng thực hành phần 1

ThS.

K Ỹ

VƯƠNG THỊ K I M T H A N H

T H U Ậ T

S O Ạ N

T H Ả O

VÀ TRÌNH BÀY VÃN BẢN

(THEO HƯỚNG DẪN CỦA THƠNG Tư LIÊN TỊCH số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
NGÀY 06/5/2005 CỦA BỘ NỘI vụ & VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ)

Tái bản lần thứ hai, có sửa chữa và bổ sung

NHÀ XUẤT BẢN THÔNG

KÊ



L Ờ I NĨI Đ Ầ U

C ơ n g tác soạn thảo v ă n bản giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý,
đ i ề u h à n h và giao dịch của c á c cơ quan, doanh nghiệp h i ệ n nay. V ă n bản
được xem là công cụ đắc lực đ ể hoạch định, tổ chức, thực h i ệ n m ọ i hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, m ô n Soạn thảo văn bản từ lâu đã

được đưa v à o chương trình giảng dạy cho học sinh, sinh viên ở c á c trường
trung cấp, cao đẳng và đ ạ i học, nhằm mục đích g ó p phần h o à n t h i ệ n kỹ
n ă n g và k i ế n thức đ ể học sinh, sinh viên có t h ể đ ả m nhận công t á c k h i ra
trường.
Đ ể soạn thảo v ă n bản có chất lượng, người soạn thảo cần có k i ế n thức
nhất định v ề p h á p luật, v ề ngôn ngữ, về kinh t ế - xã h ộ i . V i ệ c soạn thảo và
dinh b à y v ă n bản k h ô n g t h ể tùy t i ệ n mà phải dựa v à o những cơ sở p h á p lý.
Đặc biệt, khi c á c cơ sở p h á p lý có sự thay đ ổ i thì những người l à m c ô n g t á c
liên quan đ ế n soạn thảo v ă n bản cần cập nhật thơng tin nhằm đ ả m bảo tính
quy phạm của cơng tác này. Do đó, việc h i ể u và n ắ m vững c á c h thức soạn
thảo và trình b à y v ă n bản là đ i ề u cần thiết đ ố i v ớ i những n g ư ờ i đang công
tác và sẽ công t á c trong c á c cơ quan, doanh nghiệp.
G i á o trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản được b i ê n soạn nhằm
g ó p phần đ á p ứng nhu cầu trên. M ụ c tiêu của tài l i ệ u n à y là giúp c á c bạn
học sinh, sinh v i ê n và những người làm công tác v ă n p h ị n g có t h ể trang bị
những k i ế n thức c ă n bản v ề soạn thảo và trình b à y v ă n bản. Cuốn sách
g ồ m hai phần, n ộ i dung cụ t h ể được t ó m lược như sau:
Phần ì: Khái quát

về kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản. Phần n à y

có bốn chương, đ ề cập đ ế n những vấn đ ề mang tính khái q u á t n h ư c á c k h á i
n i ệ m v ề v ă n bản và p h â n l o ạ i văn bản, bản sao v ă n bản; t h ể thức và kỹ
thuật trình b à y v ă n bản; phong cách ngơn ngữ h à n h chính - công vụ và kỹ
thuật sử dụng tiếng V i ệ t trong v ă n bản h à n h chính - cơng vụ; quy trình soạn
thảo và ban h à n h v ă n bản.
3


Phần n : Kỹ thuật soạn thảo và trình bày một số loại văn bản hành

chính

thơng dụng. Phần n à y có bảy chương, hướng dẫn cụ t h ể k ỹ thuật soạn thảo
và trình b à y c á c l o ạ i v ă n bản : quyết định, thơng b á o , tờ trình, b á o c á o , b i ê n
bản, c ô n g văn, hợp đồng.
Phần phụ lục ở c u ố i sách là c á c v ă n bản của Chính phủ quy định những
v ấ n đ ề liên quan đ ế n công tác soạn thảo v ă n b ả n ở cơ quan, t ổ chức đ ể b ạ n
đọc cố t h ể tham k h ả o t h ê m .
Ở m ỗ i chương, b ê n cạnh v i ệ c dinh b à y t ó m tắt những k i ế n thức v à k ỹ
n ă n g cần thiết, c h ú n g tôi cũng đưa n h i ề u m ẫ u sử dụng trong những tình
huống cụ t h ể đ ể minh họa. Những k i ế n thức và m ẫ u được trình b à y trong
tài l i ệ u n à y cho đ ế n nay đ ề u dựa v à o những quy định m ớ i nhất, cụ t h ể là
Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP n g à y 08/4/2004 của Chính phủ v à T h ô n g tư
liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

n g à y 06/5/2005 của B ộ N ộ i v ụ và

V ă n p h ị n g Chính phủ.
C h ú n g tôi hy vọng g i á o trình sẽ giúp ích cho c á c bạn học sinh, sinh v i ê n
và những n g ư ờ i l à m công t á c v ă n p h ò n g toong v i ệ c n â n g cao chất lượng
soạn thảo v ă n bản. C ó t h ể cuốn sách cịn có những k h i ế m k h u y ế t nhất định.
C h ú n g tôi r ấ t mong và x i n c á m ơn c á c đồng nghiệp, bạn đọc có những đ ó n g
g ó p đ ể cuốn sách n g à y c à n g h o à n thiện hơn trong những l ầ n tái b ả n v ề sau.

Người biên soạn

ThS. Vương Thị Kim Thanh

4

P H Ầ N

V Ề

K Ỹ

I

:

T H U Ậ T

T R Ì N H

K H Á I

S O Ạ N

B À Y

V Ầ N

5

Q U Á T

T H Ả O

B Ả N

V À


C h ư ơ n g 1 : KHÁI Q U Á T V Ề V Ẫ N B Ả N

1.1. K h á i n i ệ m v ă n b ả n , v ă n b ẳ n q u ả n lý N h à n ư ớ c , v ă n b ẳ n h à n h c h í n h .
a) K h á i n i ệ m v ă n b ả n .
Theo nghĩa rộng, v ă n bản được h i ể u là v ậ t mang tin được ghi b ằ n g k ý
h i ệ u hay bằng n g ô n ngữ, nghĩa là bất cứ phương t i ệ n n à o d ù n g đ ể ghi n h ậ n
và truyền đ ạ t thông tin từ chủ thể n à y đ ế n chủ t h ể k h á c . Theo c á c h h i ể u
n à y , bia đ á , h o à n h phi, câu đ ố i ở đ ề n , c h ù a ; chúc thư, v ă n k h ế , thư tịch cổ;
tác p h ẩ m v ă n học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, k h ẩ u h i ệ u ,
b ă n g ghi â m , bản vẽ... ở cơ quan đ ề u được g ọ i là v ă n bản. K h á i n i ệ m n à y
được sử dụng m ộ t cách phổ b i ế n ư ơ n g giới n g h i ê n cứu v ề v ă n b ả n học,
n g ô n ngữ học, v ă n học, sử học ỏ nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, v ă n bản được h i ể u là c á c tài l i ệ u , g i ấ y tờ, h ồ sơ được
hình t h à n h trong quá bình hoạt động của c á c cơ quan nhà nước, c á c t ổ chức
xã h ộ i , c á c tổ chức kinh t ế . Theo nghĩa n à y , c á c l o ạ i giấy tờ d ù n g đ ể quản
lý và đ i ề u h à n h c á c hoạt động của cơ quan, t ổ chức như chỉ thị, t h ô n g tư,
nghị quyết, quyết định, đ ề án công tác, b á o cáo... đ ề u được g ọ i là v ă n bản.
N g à y nay, k h á i n i ệ m này được dùng một cách rộng r ã i trong hoạt đ ộ n g của
c á c cơ quan, tổ chức. Khái n i ệ m văn bản dùng trong tài l i ệ u n à y cũng được
h i ể u theo nghĩa hẹp nói trên.
b) K h á i n i ệ m v ă n b ả n q u ả n lý N h à nước.
V ă n bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý t h à n h v ă n do
c á c cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá n h â n được n h à nước uy q u y ề n
theo chức n ă n g ban hành theo t h ể thức và thủ tục do luật định, mang tính
quyền lực nhà nước, l à m phát sinh c á c h ệ quả p h á p lý cụ t h ể . Trong thực

t ế v ă n bản quản lý Nhà nước được sử dụng n h ư một công cụ của n h à nước
p h á p quyền k h i t h ể c h ế hoá c á c quy p h ạ m p h á p luật thành v ă n bản n h ằ m
quản lý xã h ộ i .
c) K h á i n i ệ m v ă n b ả n h à n h c h í n h .
K h á i n i ệ m h à n h chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của N h à nước,
k h ô n g phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ m ộ t chủ t h ể n à o đ ố i v ớ i
6


b ấ t k ỳ m ộ t đ ố i tượng v à m ộ t khách t h ể n à o . Tuy n h i ê n , theo c á c h h i ể u
h i ệ n nay, k h á i n i ệ m n à y dùng đ ể chỉ sự t ổ chức, đ i ề u h à n h , k i ể m ư a , n ắ m
tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói
chung. K h á i n i ệ m v ă n bản h à n h chính được sử dụng v ớ i nghĩa là v ă n b ả n
d ù n g l à m công cụ quản lý và đ i ề u h à n h của c á c n h à quản trị n h ằ m thực
h i ệ n n h i ệ m vụ giao t i ế p , truyền đ ạ t mệnh lệnh, trao đ ổ i thông tin d ư ớ i
dạng n g ô n ngữ v i ế t , theo phong c á c h h à n h chính - cơng vụ.
1.2. P h â n l o ạ i v ă n b ả n v à b ả n sao v ă n b ả n .
a) P h â n l o ạ i v ă n b ả n .
V i ệ c p h â n l o ạ i v ă n bản có vai trị rất quan trọng, giúp cho n g ư ờ i soạn
thảo v ă n bản lựa chọn l o ạ i v ă n bản phù hợp v ớ i mục đích sử dụng của m ì n h
vì m ỗ i l o ạ i v ă n bản k h á c nhau thường cố n ộ i dung, bình thức và chức n ă n g
k h á c nhau.
V ă n bản được p h â n l o ạ i theo nhiều c á c h dựa v à o nhiều tiêu chí như tính
chất của v ă n bản, chủ t h ể ban h à n h v ă n bản, chức n ă n g của v ă n bản, thuộc
tính p h á p lý của v ă n bản, hình thức của v ă n bản. Theo Nghị định số
110/2004/NĐ-CP n g à y 08 tháng 4 n ă m 2004 của Chính phủ, h ệ thống v ă n
bẳn được chia thành c á c l o ạ i : h ệ thống v ă n bẳn quy p h ạ m p h á p luật và h ệ
thống v ă n bản h à n h chính.
- H ệ t h ố n g v ă n b ẳ n quy p h ạ m p h á p l u ậ t :
V ă n bản quy p h ạ m p h á p luật là l o ạ i v ă n bản t h ể h i ệ n những quyết định

quản lý nhà nước do c á c cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban h à n h theo
m ộ t hình thức và dinh tự do p h á p luật quy định, t h ể h i ệ n ý chí nhà nước,
mang tính bắt buộc chung, buộc c á c đ ế i tượng cố liên quan p h ả i thỉ h à n h
và được nhà nước đ ả m bảo thực h i ệ n bằng c á c b i ệ n p h á p cưỡng chế. V ă n
bản quy p h ạ m p h á p luật được quy định theo L u ậ t Ban h à n h v ă n b ả n quy
p h ạ m p h á p luật n g à y 12 tháng l i n ă m 1996 và L u ậ t sửa đ ổ i , b ổ sung m ộ t
s ố đ i ề u của L u ậ t Ban h à n h v ă n bản quy phạm p h á p luật n g à y 16 t h á n g 12
n ă m 2002. V ă n bản quy phạm p h á p luật được quy định cụ t h ể như sau :

7


- L à v ă n b ả n do cơ quan nhà nước hoặc qá n h â n được n h à nước u ỷ
q u y ề n theo chức n ă n g ban h à n h theo đúng hình thức, thủ tục, trình tự được
quy định;
- L à v ă n b ả n quy định những quy tắc x ử sự chung, được á p dụng n h i ề u
l ầ n , đ ố i v ớ i m ọ i đ ố i tượng, có h i ệ u lực trong p h ạ m v i t o à n quốc hoặc từng
địa phương. Quy tắc x ử sự chung là những chuẩn mực m à m ọ i cơ quan, t ổ
chức, cá n h â n khỉ tham gia quan h ệ xã h ộ i được quy tắc đ ó đ i ề u chỉnh;
- L à v ă n b ậ n được N h à nước đ ả m bảo thỉ h à n h bằng c á c b i ệ n p h á p
t u y ê n truyền, g i á o dục, thuyết phục; c á c b i ệ n p h á p v ề t ổ chức, h à n h chính,
kinh t ế ; trong b ư ơ n g hợp cần thiết thì nhà nước á p dụng b i ệ n p h á p cưỡng
c h ế b ắ t buộc thỉ h à n h và quy định c h ế tài đ ố i v ớ i n g ư ờ i có h à n h v i vỉ p h ạ m .
Theo T h ô n g tư l i ê n tích số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

n g à y 06 t h á n g 5

n ă m 2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ị n g Chính phủ (hướng d ẫ n thi h à n h
Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP n g à y 08/4/2004 của Chính phủ), v ă n b ả n quy
p h ạ m p h á p l u ậ t g ồ m c á c l o ạ i sau đ â y :

1. L u ậ t ( L í ) : L à v ă n bản được ban h à n h đ ể cụ t h ể hoá H i ế n p h á p n h ằ m
mục đích đ i ề u chỉnh c á c quan h ệ xã h ộ i ư ơ n g c á c lĩnh vực đ ế i n ộ i , đ ế i
ngoại, n h i ệ m v ụ kinh t ế x ã h ộ i , an ninh quếc p h ò n g của đ ấ t nước; quy định
những n g u y ê n tắc chủ y ế u v ề tổ chức và hoạt động của b ộ m á y N h à nước,
v ề quan h ệ x ã h ộ i và hoạt động của công d â n . L u ậ t cố tính c ố định, k h ơ n g
t h ể sửa đ ổ i , b ổ sung m à chỉ có t h ể thay t h ế bằng v ă n bản l u ậ t m ớ i . L u ậ t
được Quốc h ộ i thông qua và Chủ tịch nước k ý l ệ n h c ô n g b ố .
2. P h á p l ệ n h ( P L ) : L à v ă n bản cố giá trị p h á p lý n h ư luật, cụ t h ể h o á
những n g u y ê n tắc được quy định trong H i ế n p h á p , quy định những v ấ n đ ề
được Quốc h ộ i giao, sau m ộ t thời gian thực h i ệ n trình Quốc h ộ i x e m x é t
q u y ế t định ban h à n h t h à n h luật. P h á p l ệ n h cố t h ể sửa đ ổ i , b ổ sung trong
q u á trình thực h i ệ n , do U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i thông qua v à Chủ tịch
nước k ý l ệ n h công b ế .
3. L ệ n h (Ly. L à v ă n bản d ù n g đ ể công b ế H i ế n p h á p , luật, p h á p l ệ n h ;
đ ể tổng động v i ê n hoặc động viên cục b ộ ; đ ể cơng b ế tình trạng k h ẩ n cấp
trong cả nước hoặc từng địa phương; đ ể công b ế l ệ n h đặc x á hoặc â n x á ; đ ể
8


phong cấp h à m ngoại giao hoặc q u â n sự cao cấp. L ệ n h do Chủ tịch nước
ban h à n h .
4. N g h ị q u y ế t ( N Q ) : Là v ă n b ả n d ù n g đ ể quyết định chủ trương, chính
s á c h của Chính phủ, t h ơ n g qua c á c d ự án, k ế hoạch v à n g â n sách nhà nước,
p h ê duyệt c á c đ i ề u ước quốc t ế thuộc t h ẩ m quyền của Chính phủ; cụ t h ể
h o á c á c chương trình hoạt động của Quốc h ộ i , H ộ i đồng n h â n d â n và U ỷ
ban n h â n d â n ; thông qua ý k i ế n k ế t luận t ạ i c á c kỳ họp của c á c cơ quan
quản lý N h à nước. Nghị quyết là cơ sỏ đ ể t ổ chức hoạt động v à ban h à n h
c á c v ă n b ả n v ề quản lý N h à nước như h i ế n p h á p , luật, p h á p l ệ n h . Nghị
quyết do Quốc h ộ i , Chính phủ, H ộ i đồng n h â n d â n c á c cấp ban h à n h .
S.Nghịquyếtliêntịch(NQLT)

: L à nghị quyết do c á c cơ quan N h à

nước cố t h ẩ m q u y ề n phếỉ hợp ban h à n h , thống nhất ý k i ế n trong quá trình
tham gia quản lý N h à nước. T h ẩ m quyền ban h à n h của c á c v ă n b ả n l i ê n
tịch g ồ m có thủ trưởng c á c b ộ , cơ quan ngang b ộ , c á c tổ chức chính t r ị - x ã
h ộ i cấp trung ương có t h ẩ m quyền tham gia quản lý N h à nước theo l u ậ t
định.
6. N g h ị đ ị n h ( N Đ ) : L à v ă n b ả n quy định chi t i ế t thi h à n h luật, nghị q u y ế t
của Quốc h ộ i ; p h á p l ệ n h , nghị quyết của U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i ;
lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định n h i ệ m v ụ , quyền h ạ n , t ổ chức
bộ m á y của c á c cơ quan N h à nước ở cấp trung ương; quy định những v ấ n đ ề
cấp t h i ế t nhưng chưa được x â y dựng thành luật hoặc p h á p l ệ n h . Nghị định
do Chính phủ ban h à n h .
7. Q u y ế t đ ị n h ( Q Đ ) : L à v ă n bản d ù n g đ ể quy định hay định ra c h ế độ
chính sách trong p h ạ m v i của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, B ộ ,
U B N D tỉnh, t h à n h phố, quận, huyện); đ i ề u chỉnh những c ô n g v i ệ c v ề tổ
chức n h â n sự thuộc t h ẩ m quyền của Chủ tịch nước, T h ủ tướng Chính phủ,
B ộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang b ộ , U B N D c á c cấp. Q u y ế t định
do Chủ tịch nước, T h ủ tướng Chính phủ, Ẹ ộ trưởng hoặc T h ủ trưởng cơ
quan ngang b ộ , U B N D c á c cấp ban h à n h .
8. C h ỉ t h ị ( C T ) : L à v ă n b ả n d ù n g đ ể truyền đ ạ t chủ trương, quy định c á c
b i ệ n p h á p chỉ đạo, đ ô n đốc, p h ố i hợp và k i ể m tra hoạt động của c á c bộ
9


phận do cơ quan có t h ẩ m quyền phụ trách. Chỉ thị do T h ủ tướng, B ộ trưởng,
U B N D c á c cấp ban h à n h .
9. T h ô n g t ư ( T T ) : L à v ă n bản dùng đ ể hướng dẫn thực h i ệ n , g i ả i thích
và đ ề ra b i ệ n p h á p thi h à n h các quy định của những v ă n b ả n quy p h ạ m

p h á p l u ậ t có giá trị p h á p lý cao hơn như luật, p h á p l ệ n h , nghị quyết, nghị
định, quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. T h ơ n g tư do B ộ trưởng
hoặc T h ủ trưởng c á c cơ quan ngang bộ ban h à n h .
10. T h ô n g t ư l i ê n tịch ( T T L T ) : L à thông tư do c á c cơ quan N h à nước có
t h ẩ m q u y ề n ( B ộ , cơ quan ngang b ộ , c á c t ổ chức chính trị xã h ộ i cấp trung
ương được tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) c ù n g p h ố i hợp ban
h à n h đ ể hướng dẫn thi hành các v ă n bản quỵ p h ạ m p h á p l u ậ t của cơ quan
N h à nước cấp trên có liên quan đ ế n chức n ă n g , n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạ n của
c á c cơ quan đ ố .
- H ệ thống v ă n b ả n h à n h chính:
C á c v ă n bản h à n h chính thơng thường là những v ă n b ả n mang tính t h ơ n g
tin quy p h ạ m nhằm thực thi các v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật, hoặc d ù n g đ ể
thực h i ệ n c á c t á c nghiệp h à n h chính trong hoạt động của c á c cơ quan q u ả n
lý h à n h chính n h à nước, c á c tổ chức k h á c . Đ â y là hình thức v ă n b ả n được sử
dụng phổ b i ế n trong c á c cơ quan, tổ chức.
Trong h ệ thống v ă n bản h à n h chính, ngoại trừ

thơng cáo quy định r õ

chủ t h ể ban h à n h , c á c v ă n bản h à n h chính k h á c k h ơ n g x á c định t h ẩ m q u y ề n
ban h à n h theo t ê n l o ạ i của v ă n bản. C á c cơ quan, t ổ chức, đơn vị, cá n h â n
tùy theo t h ẩ m quyền g i ả i quyết công v i ệ c có t h ể ban h à n h l o ạ i v ă n b ả n p h ù
hợp.
H ệ thống v ă n bản h à n h chính bao g ồ m c á c l o ạ i : v ă n bản h à n h chính cá
biệt, v ă n bản h à n h chính thơng thường có t ê n l o ạ i , v ă n bản h à n h chính
thơng thường k h ô n g có tên l o ạ i .
V ă n b ẳ n h à n h chính cá biệt:
1. Q u y ế t định (cá b i ệ t ) ( Q Đ )

: Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể quy định c á c

v ấ n đ ề v ề c h ế độ, chính sách, tổ chức bộ m á y , n h â n sự và g i ả i quyết những
v ấ n đ ề k h á c dưới hình thức á p dụng c á c v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật. V i ệ c
10


á p dụng n à y chỉ được thực h i ệ n m ộ t l ầ n cho một cá n h â n , m ộ t sự v i ệ c hay
m ộ t v ấ n đ ề cụ t h ể . Do đặc đ i ể m nói trên, chủ t h ể ban h à n h quyết định là
T h ủ trưởng c á c cơ quan quản lý N h à nước (Thủ tướng, B ộ trưởng hoặc T h ủ
trưởng cơ quan ngang B ộ , U B N D c á c cấp), Thủ trưởng c á c cơ quan h à n h
chính sự nghiệp, T h ủ trưởng c á c doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp
d â n doanh.
2. C h ỉ t h ị (cá b i ệ t ) ( C T ) : L à l o ạ i v ă n bản dùng đ ể g i ả i quyết những
cơng v i ệ c mang tính chất cá b i ệ t của c á c cơ quan quản lý N h à nước.
V ă n bản h à n h chính thơng thường có t ê n loại:
1. T h ô n g c á o ( T C ) : Là v ă n bản do c á c cđ quan quản lý N h à nước trung
ương dừng đ ể cồng b ế v ớ i n h â n d â n m ộ t quyết định hoặc m ộ t sự k i ệ n quan
trọng v ề đ ố i n ộ i , đ ố i ngoại của quốc gia. T h ô n g c á o do Quốc h ộ i , U ỷ ban
Thường vụ Quốc h ộ i , Chính phủ, Ban chấp h à n h Trung ương Đ ả n g Cộng
sản V i ệ t N a m ban h à n h .
2. T h ô n g b á o ( T B ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể thông tin c á c v ấ n đ ề trong
hoạt động của c á c cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá n h â a . . đ ể c á c đ ố i tượng có
liên quan b i ế t hoặc thực thi.
3. C h ư ơ n g t r ì n h ( C T r ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể sắp x ế p n ộ i dung công
tác, lịch l à m v i ệ c cụ t h ể theo m ộ t trình tự nhất định và trong m ộ t thời gian
nhất định.
4. K ế h o ạ c h ( K H ) : Là l o ạ i v ă n bản được dùng đ ể x á c định mục tiêu,
y ê u cầu, chi tiêu của n h i ệ m vụ cần h o à n thành trong m ộ t thời gian nhất
định và c á c b i ệ n p h á p v ề tổ chức, n h â n sự, cơ sở vật chất cần thiết đ ể thực
h i ệ n n h i ệ m vụ đ ố .

5. P h ư ơ n g á n ( P A ) : L à l o ạ i v ă n bản n ê u dự k i ế n v ề c á c h thức, trình tự
t i ế n h à n h công v i ệ c trong h o à n cảnh, đ i ề u k i ệ n nhất định.
6. Đ ề á n ( Đ A ) : Đ ề á n là v ă n bản dùng đ ể trình b à y dự định, mục tiêu,
k ế hoạch thực h i ệ n công t á c trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên
cơ sở những đặc đ i ể m , tình hình thực t i ễ n của cơ quan, đơn vị.
7. B á o c á o ( B C ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể phản á n h tình hình, sự v i ệ c ,
vụ v i ệ c , hoạt động của c á c cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá n h â n trong m ộ t
li


khoảng thời gian cụ t h ể n h ằ m k i ế n nghị c á c g i ả i p h á p hoặc đ ề nghị cấp
t r ê n cho phương hướng x ử lý.
8. B i ê n b ả n ( B B ) : L à l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể ghi l ạ i sự v i ệ c , v ụ v i ệ c đ ã
hoặc đ a n g x ả y ra đ ể l à m chứng cứ p h á p lý. B i ê n b ả n được sử dụng trong
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan
n h à nước v ớ i c ô n g d â n .
9. T ờ t r ì n h ( T T r ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể đ ề x u ấ t v ớ i cấp t r ê n p h ê
chuẩn hay x é t duyệt m ộ t v ấ n đ ề m ớ i hoặc đã có trong k ế hoạch m à cấp
d ư ớ i k h ô n g t h ể tự quyết định được.
10. H ợ p đ ồ n g ( H Đ ) : L à v ă n bản d ù n g đ ể ghi l ạ i sự thoả thuận giữa hai
hay n h i ề u b ê n bằng v ă n bản, trong đó c á c b ê n k ý v ớ i nhau l ậ p m ộ t quan h ệ
p h á p lý v ề quyền l ợ i và nghĩa v ụ .
l i . C ô n g đ i ệ n ( C Đ ) : L à l o ạ i v ă n bản đặc b i ệ t d ù n g đ ể truyền đ ạ t nhanh
m ộ t m ệ n h l ệ n h , m ộ t n ộ i dung c ô n g v i ệ c đ ế n cơ quan, đơn vị, t ổ chức đ ể
thực h i ệ n trong trường hợp k h ẩ n cấp.
12. G i ấ y chứng n h ậ n ( C N ) : L à v ă n bản d ù n g đ ể x á c nhận. m ộ t sự v i ệ c
m ộ t đ ố i tượng có liên quan đ ế n hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
13. G i ấ y u ỷ n h i ệ m ( U N ) : L à l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể ghi n h ậ n sự thoả
thuận giữa n g ư ờ i có quyền (hoặc n g ư ờ i đ ạ i d i ệ n theo p h á p l u ậ t ) và n g ư ờ i
được uỷ n h i ệ m . Theo đ ó , n g ư ờ i được uỷ n h i ệ m thực h i ệ n q u y ề n hoặc nghĩa

vụ thay cho n g ư ờ i có quyền (hoặc n g ư ờ i đ ạ i d i ệ n theo p h á p luật).
14. G i ấ y m ờ i ( G M ) : Là l o ạ i v ă n bản d à n h cho cơ quan n h à nước sử
dụng k h i cần t r i ệ u tập công d â n đ ế n trụ sở cơ quan đ ể g i ả i quyết những
v ấ n đ ề liên quan đ ế n y ê u cầu hoặc k h i ế u n ạ i của c ô n g d â n đ ó (giấy m ờ i
của cơ quan h à n h chinh).
15. G i ấ y g i ớ i t h i ệ u ( G T ) : Là l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể cấp cho c á n b ộ n h â n
v i ê n liên h ệ giao dịch, g i ả i quyết c á c n h i ê m vụ được giao k h i đi c ô n g t á c .
16. G i ấ y nghỉ p h é p (NP): L à l o ạ i v ă n b ả n d ù n g đ ể cấp cho c á n b ộ , n h â n
v i ê n được nghỉ p h é p theo L u ậ t lao động đ ể g i ả i quyết c á c công v i ệ c của cá
nhân.
12


17. G i ấ y đi đ ư ờ n g ( Đ Đ ) : L à l o ạ i v ă n bản dùng đ ể cấp cho c á n b ộ , n h â n
v i ê n đi c ô n g t á c đ ể tính phụ cấp đi đường, khơng có giá trị thay cho g i ấ y
giới thiệu.
18. G i ấ y b i ê n n h ậ n h ồ s ơ ( E N ) : Là l o ạ i v ă n b ẳ n dừng đ ể x á c nhận s ố
lượng và l o ạ i h ồ sơ, g i ấ y tờ do cơ quan hoặc cá n h â n k h á c gửi đ ế n .
19. P h i ế u g ử i (PG): Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể gửi tài l i ệ u của cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá n h â n n à y đ ế n cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá n h â n k h á c . Phiếu
gửi k h ô n g thay t h ế cho c ô n g văn.
20. P h i ế u c h u y ể n (PC): L à l o ạ i v ă n bản d ù n g đ ể chuyển h ồ sơ, tài l i ệ u
của cơ quan, t ổ chức, đơn vị, cá n h â n đ ế n bộ phận k h á c đ ể t i ế p tục g i ả i
quyết hoặc do chủ t h ể chuyển k h ơ n g có thẩm quyền g i ả i quyết.
V ă n b ả n h à n h chính t h ơ n g thường k h ơ n g có t ê n loại:
C ô n g v ă n ( h à n h c h í n h ) là l o ạ i v ă n b ẳ n k h ô n g cố t ê n l o ạ i dừng l à m
phương tiện giao dịch h à n h chính giữa c á c cơ quan, t ổ chức hoặc giữa cơ
quan, t ổ chức v ớ i c ô n g d â n . Phạm v i sử dụng của công v ă n r ấ t rộng, liên
quan đ ế n c á c lĩnh vực hoạt động thường x u y ê n của cơ quan, t ể chức.
b) P h â n l o ạ i b ẳ n sao v ă n b ả n .

B ả n sao v ă n b ả n được quỵ định g ồ m c á c l o ạ i sau đ â y :
1. B ả n sao y b ả n c h í n h : Là bản sao đ ầ y đủ, chính x á c n ộ i dung của v ă n
bản và được trình b à y theo t h ể thức quy định. B ả n sao y b ả n chính p h ả i
được thực h i ệ n từ b ả n chính.
2. B ả n t r í c h sao: L à b ả n sao m ộ t phần n ộ i dung của v ă n b ả n và được
trình b à y theo t h ể thức quy định. B ả n trích sao phải được thực h i ệ n từ b ả n
chính.
3. B ả n sao l ụ c : L à b ẳ n sao đ ầ y đủ, chính x á c n ộ i dung của v ă n bản,
được thực h i ệ n từ b ả n sao y b ả n chính và trình b à y theo t h ể thức quy định.
c) D a n h m ụ c v à quy đ ị n h v i ế t t ắ t t ê n l o ạ i v ă n b ẳ n , b ả n sao v ă n b ả n .
(Theo Phụ lục ì T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ị n g Chính phủ).

13

ngày


Phụ lục ì
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VÀN B Ả N VÀ BẢN SAO
( K è m theo T h ô n g tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-^PCP
n g à y 06 t h á n g 5 n ă m 2005 của B ộ N ộ i v ụ v à V ă n p h ò n g C h í n h p h ủ )

SÍT

Tên loại văn bản

Chữ v i ế t t ắ t

V ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t

1

Luật

2

P h á p lệnh

3

Lệnh

4

Nghị quyết

NỌ

5

Nghị quyết liên tịch

NQLT

6

Nghị định

NĐ

7

Quyết định

QĐ

8

Chỉ thi

CT

9

T h ô n g tư

TT

10

T h ô n g tư liên tịch

TTLT

Lt
PL
L

V ă n b ả n h à n h chính
1

Quyết định (cá biệt)

QĐ

2

Chỉ thị (cá biệt)

CT

3

Thơng cáo

TC

4

Thơng b á o

ra

5

Chương trình

CTr

6

K ế hoach

KH

7

Phương á n

PA

8

Đề án

ĐA

9

Báo cáo

BC

10

Biên bản

BB

li

T ờ trình

TTr

12

Hợp đồng

HĐ

13

Cơng điện

CĐ

14

G i ấ y chứng nhận

CN

15

Giấy uỷ n h i ệ m

UN

16

Giấy mời

GM

17

Giấy giới thiệu

GT

18

Giấy nghỉ p h é p

NP
14


SÍT

T ê n loai v ă n bản

Chữ v i ế t t ắ t

19

G i ấ y đi đường

ĐĐ

20

G i ấ y b i ê n nhận h ồ sơ

BN

21

Phiếu gửi

PG

22

Phiếu chuyển

PC

B á n sao v ă n b ả n
1

B ả n sao y bản chính

SY

2

B ả n trích sao

TS

B ả n sao lúc

SL

3

,

15


C h ư ơ n g 2 : T H Ể THỨC VÀ KỸ T H U Ậ T
T R Ì N H BÀY V A N B Ả N , B Ả N SAO VÀN B Ả N

2.1. C ơ sở p h á p lý x á c định t h ể thức v à k ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y v ă n b ả n , b ả n
sao v ă n b ả n .
T h ể thức của v ă n bản là những quy định mang tính chất p h á p lý y ê u c ầ u
tất cả c á c cơ quan, t ổ chức khi soạn thảo v ă n b ả n đ ề u p h ả i t u â n theo. T ừ
trước đ ế n nay, c á c cơ quan chức n ă n g đã ban h à n h n h i ề u v ă n b ả n quy định
t h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản, cụ t h ể n h ư sau :
- T C V N 5700-1992, n g à y 31/12/1992, quy định t h ể thức, n ộ i dung và
m ẫ u b ì n h b à y v ă n bản h à n h chính, v ă n bản quản lý.
- C ơ n g v ă n số 3378/ HC, n g à y 09/7/1993 của V ă n p h ò n g C h í n h phủ, quy
định c á c h tình b à y chủ t h ể ban h à n h v ă n bản là U B N D c á c cấp.
- C ô n g v ă n số 900/ VPCP-HC, n g à y 14/3/1998 của V ă n p h ò n g Chính
phủ, quy định c á c h trình b à y thành phần số và ký h i ệ u của v ă n b ả n theo
L u ậ t ban h à n h v ă n bản quỵ p h ạ m p h á p luật n ă m 1996.
- C ô n g v ă n số 1145/VPCP-HC, n g à y 01/4/1998 của V ă n p h ò n g Chính

phủ, quy định v ề m ẫ u trình b à y v ă n b ả n quản lý N h à nước.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, n g à y 28/8/2001 của Chính phủ, quy định
v i ệ c quản lý và sử dụng con dấu.
- T C V N 5700-2002, thay t h ế T C V N 5700-1992, do Tổng cục T i ê u chuẩn
Đ o lường Chất lượng đ ề nghị, B ộ Khoa học & C ô n g nghệ ban h à n h n ă m
2002, quy định m ẫ u binh b à y v ă n bản quản lý N h à nước.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, n g à y 08/4/2004 của Chính phủ v ề c ơ n g
t á c v ă n thư, trong đó quy định rõ v i ệ c soạn thảo và ban h à n h v ă n b ả n .
- T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP,

n g à y 06/5/2005 của

B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ, hướng dẫn v ề t h ể thức v à k ỹ thuật
trình b à y v ă n bản theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
T h ô n g thường, c á c cơ sở p h á p lý quy định t h ể thức và kỹ thuật trình b à y
v ă n b ả n có sự thay đ ổ i , phù hợp v ớ i từng thời đ i ể m . Do đ ó , n g ư ờ i l à m c ô n g
16


t á c b i ê n tập và soạn thảo v ă n bản cần cập nhật thông tin đ ể hoạt động n à y
đ ả m bảo tính chuẩn mực và theo đúng quy định của p h á p luật. T h ể thức v à
kỹ thuật trình b à y v ă n bản trong tài l i ệ u n à y dựa theo n ộ i dung của Nghị
định s ố 110/2004/NĐ-CP và T h ô n g tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-

VPCP.
2.2. P h ạ m vỉ v à đ ố i t ư ợ n g á p d ụ n g .
T h ô n g tư liên tịch s ố 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

hướng dẫn v ề t h ể thức

và kỹ thuật trình b à y v ă n bản quy p h ạ m p h á p luật, v ă n b ả n h à n h chính v à
bản sao v ă n bản; được á p dụng cho c á c cơ quan nhà nước, c á c tổ chức xã
h ộ i , t ổ chức xã h ộ i - nghề nghiệp, tổ chức kinh t ế và đơn vị vũ trang n h â n
d â n ( g ọ i chung là cơ quan, tổ chức).
2.3. K h ổ giấy, k i ể u t r ì n h b à y , định l ề v à đ á n h s ố t r a n g v ă n b ả n .
Quy định á p dụng đ ố i v ớ i v ă n bản được soán thảo trên m á y v i tính, sử
dụng chương trình soạn thảo v ă n bản như Microsoít Word for Windows, i n
ra giấy; hoặc c á c v ă n b ả n được soạn thảo bằng c á c phương p h á p hay
phương t i ệ n kỹ thuật k h á c ; hoặc đ ố i v ớ i c á c v ă n bẳn được l à m t r ê n giấy
mẫu in sẩn.
a) K h ế giấy.
- V ă n bản quy p h ạ m p h á p luật và ị?gh"bSĩNftBHV»HW HHHE*

y

trên k h ổ giấy A 4 (210mm X 297mm).
- C á c l o ạ i v ă n b ả n như giấy giới thiẸu, giấy b i ỏ n nhạn h ổ " ã t f r p h i ế ư ' g ử i ,
p h i ế u chuyển có t h ể được trình b à y trên k h ổ giấy A5 (148mm X 210mm)
hoặc t r ê n giấy m ẫ u ÚI sấn.
b) K i ể u t r ì n h b à y .
- V ă n b ả n quy p h ạ m p h á p luật và v ă n bản h à n h chính được trình b à y
theo chiều d à i của trang giấy k h ổ A 4 (định hướng bản i n theo chiều dài).
- Trường hợp n ộ i dung v ă n bản có c á c bảng, b i ể u nhưng k h ô n g được l à m
t h à n h c á c phụ lục riêng thì v ă n bản có t h ể được trình b à y theo chiều rộng
của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
c) Đ ị n h l ề t r a n g v ă n b ả n ( đ ố i v ớ i k h ố g i ấ y A 4 ) .
- Trang m ặ t trước :
17

L ề t r ê n (Tóp): cách m é p trên từ 20-25 mm;
L ề d ư ớ i (Bottom): cách m é p dưới từ 20-25 m m ;
L ề trái (Insize): cách m é p trái từ 30-35 m m ;
L ề p h ả i (Outstee): cách m é p p h ả i từ 15-20 mm.
- Trang m ặ t sau :
L ề t r ê n (Tóp): cách m é p trên từ 20-25 min;
L ề d ư ớ i (Bottom): cách m é p dưới từ 20-25 mm;
L ề trái (Insize): cách m é p trái từ 15-20 min;
L ề p h ả i (Outsize): cách m é p p h ả i từ 30-35 mm.
d) Đ á n h s ố t r a n g v ă n b ả n .
N ế u v ă n bản có OI trang thì khơng cần đ á n h số.
N ế u v ă n bản có từ 2 trang trỏ lên, p h ả i đ á n h s ố trang v ă n b ả n . C á c h
trình b à y được quy định như sau :
K i ể u s ố : Sử dụng số Ả rập (1,2,3,4...)
V ị trí đ á n h s ế trang : Ngay chính giữa l ề trên của v ă n b ả n (phần header)
hoặc t ạ i g ó c phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng v ớ i cỡ chữ trình b à y
phần n ộ i dung, k i ể u chữ đứng.
Chỉ b ắ t đ ầ u đ á n h số từ trang 2 (số 2). K h ô n g ghi s ố Ì t r ê n trang 1.
2.4. Font c h ữ t r ì n h b à y v ă n b ả n v à b ả n sao v ă n b ả n .
- Font chữ sử dụng đ ể trình b à y v ă n bản là c á c font chữ t i ế n g V i ệ t v ớ i
k i ể u chữ c h â n phương, bảo đ ả m tính trang trọng, n g h i ê m túc của v ă n bản.
Đ ố i v ớ i những v ă n bản dùng trong trao đ ổ i thông tin đ i ệ n tử giữa c á c cơ
quan, t ổ chức của N h à nước, phải sử dụng font chữ của b ộ m ã k ý tự chữ
V i ệ t (font chữ tiếng V i ệ t Unicode) theo T i ê u chuẩn V i ệ t N a m T C V N 69092001. V i ệ c quy định mang tính thống nhất n à y đ ả m bảo cho những v ă n b ả n
trao đ ổ i qua thông tin đ i ệ n tử giữa c á c cơ quan, t ổ chức k h ô n g bị thất lạc.
- VỊ trí c á c thành phần t h ể thức, m ẫ u chữ và chi t i ế t trình b à y t h ể thức
v ă n bản và t h ể thức bản sao: V ị trí trình b à y c á c thành phần t h ể thức v ă n
b ả n trên m ộ t trang giấy k h ổ A 4 được b ố trí theo sơ đồ ở Phụ lục n

18

(xem


m ẫ u trình b à y ) . VỊ tí trình b à y các thành phần t h ể thức v ă n bản trên m ộ t
trang giấy k h ổ A5 được á p dụng tương tự theo sơ đồ trên.
- M ẩ u chữ và chi t i ế t trình b à y t h ể thức v ă n bản và t h ể thức bản sao
được hướng dẫn cụ t h ể t ạ i Phụ lục r v (xem m ẫ u trinh b à y ) .
2.5. C á c t h à n h p h ầ n t h ể thức của v ă n b ẳ n .
T h ể thức của v ă n bản là tập hợp c á c thành phần cấu thành v ă n bản, bao
g ồ m những thành phần chung á p dụng đ ố i v ớ i c á c l o ạ i v ă n bản và c á c
thành phần b ổ sung trong những trường hợp cụ t h ể hoặc đ ố i v ớ i m ộ t số l o ạ i
v ă n bản nhất định. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định cụ t h ể như sau:
a) T h ể thức của v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t v à v ă n b ả n h à n h c h í n h .
T h ể thức của v ă n bản quy phạm p h á p luật và v ă n bản h à n h chính bao
g ồ m c á c thành phần sau:
- Quốc h i ệ u ;
- T ê n cơ quan, tổ chức ban h à n h v ă n bản;
- Số, ký h i ệ u của v ă n bản;
- Địa danh và n g à y , tháng, n ă m ban h à n h v ă n bản;
- T ê n l o ạ i v à trích y ế u n ộ i dung của v ă n bản;
- N ộ i dung v ă n bản;
- Chức vụ, h ọ t ê n và chữ ký của người có thẩm quyền;
- D ấ u của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- D ấ u chỉ mức độ khẩn, mật ( đ ố i v ớ i những văn bản l o ạ i khẩn, mật; chỉ
sử dụng khi cần thiết).
Đ ố i v ớ i công v ă n , công điện, giấy giới thiệu, giấy m ờ i , phiếu gửi, phiếu
chuyển, n g o à i c á c thành phần được quy định trên, có t h ể b ổ sung địa chỉ cơ

quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số đ i ệ n thoại, số Telex, số Fax.
b) T h ể t h ứ c của v ă n b ả n c h u y ê n n g à n h .

19


T h ể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản c h u y ê n n g à n h do B ộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý n g à n h quy định sau k h i thoả thuận thống nhất v ớ i
B ộ trưởng B ộ N ộ i v ụ .
c) T h ể t h ứ c v ă n b ả n của t ố chức c h í n h t r ị , t ố chức c h í n h t r ị - x ã h ộ i .
T h ể thức và kỹ thuật trinh b à y v ă n bản của t ổ chức chính trị, t ổ chức
chính trị - xã h ộ i do người đứng đầu cơ quan Trung ương của t ổ chức chính
trị, t ổ chức chính t r ị - x ã h ộ i quy định.
d) T h ể t h ứ c v à k ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y v ă n b ả n t r a o đ ố i v ớ i c á c c ơ quan, t ố
chức h o ặ c c á n h â n nước n g o à i .
Được thực h i ệ n theo thông l ệ quốc t ế .
2.6. S ơ đ ồ b ố t r í , m ẫ u c h ữ t r ì n h b à y c á c t h à n h p h ầ n t h ể t h ứ c c ủ a v ă n
bản.
(Theo Phụ lục n và I V T h ô n g tư liên tịch số

55/2005/TTLT-BNV-VPCP

n g à y 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ị n g Chính phủ)

20


Phụ lục n
S ơ ĐỒ B Ố T R Í CÁC THÀNH PHẦN T H Ể THỨC VAN BẢN
(Trên m ộ t trang giấy k h ổ A 4 : 210 m m X 297 mm)

( K è m theo T h ơ n g tư liên tích số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
n g à y 06 t h á n g 5 n ă m 2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ )
20-25 mm

li
ì

5b
5a
loa
lOb

9a
12

30-35 m m .

p

21


Ghi chú:
ơ số
Ì
2
3
4
5a
5b

6
7a, 7b, le
8
9a,9b
lũa
lOb
11
12
13
14

:

:

:

Thành phần t h ể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
SỐ, kỷ hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung cơng văn hành chính
N ộ i dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn

Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax

22


Phụ lục I V
MẪU CHỮ VÀ CHI T I Ế T TRÌNH BÀY T H Ể THỨC VAN BẢN VÀ T H Ể THỨC BẢN SAO
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ)
SÍT
(1)
1

2

3

Thành phần thể thức và chi
tiết trình bày

Loại chữ

(2)
(3)
Quốc hiệu
- Dịng trên
In hoa

- Dòng dưới
In thường
- Dòng kẻ bên dưới
Tên cơ quan, tổ chức
- Tên cơ quan, tổ chức chủ
quản cấp trên trực tiếp
In hoa
- Tên cơ quan, tổ chức
In hoa
- Dòng kẻ bên dưới
Số, ký hiệu của văn bản
ỉn thường

4

Địa danh và ngày, tháng, ỉn thường
năm ban hành văn bản

5

Tên loại và T/y nội dung

a

Đ ố i với VB có tên loại
- Tên loại văn bản
- Trích yếu nội dung

I n hoa
In thường

ca chữ

Kiểu chữ

(4)

(5)

12-13 Đứng, đậm
13-14 Đứng, đậm

12-13
12-13
13
13-14

Đứng
Đứng, đậm
Đứng
Nghiêng

14-15 Đứng, đ ậ m
14

Đứng, đ ậ m

Ví du minh hoa
Phơng chữ .VnTime: chữ thường,
VnTimeH: chữ in hoa

(6)

Cỡ
chữ
Ợ)

CỘNG HÒA XÃ H Ộ I CHỦ NGHĨA V I Ệ T N A M
Độc lập - T ự do - Hạnh phúc

13
13

BỘ TÀI CHÍNH
CỤC QUẢN LÝ GIÁ

12
13

Số: 32/2002/NĐ-CP; số: 15/QĐ-BCN;
SỐ: 12/UBND-VX

13

Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm

2004

Gò Vấp, ngày 29 tháng 6 năm

2004

13

CHỈ THỊ

14

v ề cống t á c p h ò n g , chống l ụ t b ã o

14


- Dòng k ẻ bên dưới
Đ ố i v ớ i cơng văn
Trích y ế u n ộ i dung

In thường

12-13 Đ ứ n g

v / v N â n g bậc lương n ă m 2004

N ộ i dung văn bản

In thường

13-14 Đ ứ n g

Trong công tác chỉ đ ạ o ...

Gồm phần, chương, mục,
điều, khoản, điểm
- T ừ "phần", "chương" và số
thứ tự của phần, chương
In thường
- Tiêu đề của phần, chương

14

Đứng, đ ậ m

Phần ì

Chương ì

QUY ĐỊNH CHUNG

QUY ĐỊNH CHUNG

In hoa
In thường

13-14 Đứng, đ ậ m
12-13 Đứng, đ ậ m

-Điều

In hoa
In thường

-Khoản

In thường

13-14 Đứng

Đ i ề u 1. B ả n sao v ă n b ả n
1. C á c hình thức ...

In thường
-Điểm
Gồm phần, mục, khoản, điểm

13-14 Đứng

a) Đ ố i v ớ i ....

- T ừ "mục" và số thứ tự
- Tiêu đề của mục

- Từ "phần" và số thứ tự

In thường

- Tiêu đề của phần
In hoa
- Số thứ t ự , tiêu đề của mục I n hoa
- Khoản:
Trường hợp có tiêu đề
In thường

Trường hợp không cổ tiêu đề
In thường

14

13-14 Đứng, đ ậ m

14

Mục Ì

Đứng, đ ậ m

Đứng, đ ậ m

GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH

Phần ì
T Ì N H H Ì N H T H Ự C H I Ệ N N H I Ệ M v ụ ...

13-14 Đứng, đ ậ m
13-14 Đ ứ n g , đ ậ m

ì. NHỮNG K Ế T QUẢ...

13-14 Đ ứ n g , đ ậ m

1. Phạm vỉ và đối tượng áp dụng

13-14 Đ ứ n g

1. T h ô n g tư n à y có h i ệ u lực thi h à n h sau 15 n g à y
kể...

-Điểm
Chức vụ, họ tên người ký

In thường

13-14 Đ ứ n g

a) Đ ố i v ớ i . . . .


- Quyền hạn người ký

I n hoa

13-14 Đứng, đ ậ m

T M . CHÍNH PHỦ

K T . BỘ TRƯỞNG

14

- Chức vụ của người ký

In hoa
In thường

13-14 Đứng, đ ậ m

THỦ TƯỚNG

T H Ứ TRƯỞNG

14

13-14 Đứng, đ ậ m

Nguyễn V ă n A

Trần Văn B

14

- Họ tên của người ký
8

Nơi nhận

ã

Từ "kính gửi" và tên cơ quan, In thường
tổ chức, cá nhân
- Gửi một nơi

14

14

Đứng

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi: B ộ C ơ n g nghiệp

14

Kính gửi:

14
- Bộ N ộ i vụ;
- B ộ K ế hoạch và Đ ầ u tư;
- B ộ T à i chính.

b

Từ "nơi nhận" và tên cơ
quan, tổ chức, cá nhân
In thường
Từ "nơi nhận"

12

Nghiêng, đậm

Nơi

Vơi

nhận:

nhận:

(đối

v ớ i 12

công văn)
- Tên cơ quan, tổ chức, cá In thường
nhân nhận văn bản, bản sao

li

Đứng

- Các Bộ, cơ quan ngang

- N h ư trên;

li

Bộ,..;
Lưu: V T , TCCB.
Lưu: V T , CST.

9

Dấu chỉ mức độ khẩn

In hoa

13-14 Đứng, đ ậ m

HỎA TỐC

THƯỢNG KHẨN
KHẨN

13