Quy định trình ký

Quy định trình ký
Để đảm bảo nề nếp làm việc và tạo thuận lợi cho việc ký duyệt các văn bản trong
công ty. Yêu cầu tất cả các phòng ban thực hiện theo các quy định sau:
1. Hàng ngày nhân viên các phòng ban cần trình ký các văn bản đều phải nộp về
th ký tổng hợp.
2. Th ký sẽ có trách nhiệm chuyển tất cả văn bản cần ký tới Ban Giám đốc 02lần/
ngày (đầu giờ sáng và đầu giờ chiều hàng ngày).
3. Đối với các văn bản cần giải thích hoặc ghi chú một vấn đề nào đó nhân viên
viết lại giấy nhắn hoặc truyền đạt lại ý kiến của mình cho th ký ghi lại.
4. Hàng ngày th ký sẽ có trách nhiệm thông báo và chuyển toàn bộ các văn bản
đã đợc ký duyệt tới nhân viên. Đối với những văn bản cần ký duyệt gấp th ký
có trách nhiệm lu ý để tránh ùn tắc công việc.
5. Đối với các cuộc gặp với Ban điều hành để xin ý kiến nhân viên các phòng ban
ngoài việc đăng ký trong lịch công tác tuần đều phải thông báo cho th ký vào
đầu giờ sáng để sắp xếp các cuộc gặp cho hợp lý. Th ký có trách nhiệm thông
báo lịch gặp cho những nhân viên đó.
6. Trách nhiệm của Ban Giám đốc là phải ký các văn bản trong ngày, giải quyết
những vớng mắc trong quá trình thực hiện.
7. Đối với những văn bản xin ý kiến, Ban Giám đốc có trách nhiệm trả lời,
chuyển lại th ký để thông báo cho nhân viên biết để thực hiện.
8. Trong trờng hợp cần phải gặp trực tiếp để trao đổi Ban Giám đốc có thể thông
báo trực tiếp cho nhân viên đó.
9. Yêu cầu đối với th ký là đảm bảo sự nhanh chóng chính xác, đảm bảo tính bảo
mật của các thông tin khi chuyển.