CHƯƠNG 3
QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN
THƯƠNG MẠI Q́C TẾ
1.
2.
3.
Lập kế hoạch đàm phán
Tổ chức đàm phán
Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá
1. Lập kế hoạch đàm phán
1.1. Vai trò của kế hoạch
Định hướng cho các hoạt động của các thành viên.
Tạo điều kiện cho đồn đàm phán có thể nắm vững được các tình
thế đàm phán và sử dụng các kỹ thuật, chiến lược đàm phán, áp
dụng các bước tiến hành đàm phán thích hợp, từ đó thực hiện
được mục tiêu của quá trình đàm phán.
Phối hợp các nỗ lực của đoàn đàm phán được hoàn hảo hơn và
thúc đẩy các nhà đàm phán hướng tới sự suy nghĩ có hệ thống
hơn.
Giúp các nhà đàm phán có đường hướng và cách thức hành
động, tạo một môi trường ra quyết định an toàn trong đàm phán.
Giúp các nhà đàm phán triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh
giá quá trình đàm phán và rút ra các kinh nghiệm cần thiết cho
các lần đàm phán sau.
1.2.Nội dung kế hoạch
Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán.
- Phân tích khái quát những nét cơ bản của thị
trường thế giới,
- Những đặc điểm của đối tác, văn hoá của đối tác,
của doanh nghiệp
- Những điểm yếu, điểm mạnh,
- Những thuận lợi, khó khăn
Xác định mục tiêu đàm phán.
Yêu cầu :
1. Phải rõ ràng cụ thể
2. Có định lượng
3.
Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp
4. Phù hợp với tình huống đàm phán
5.
Định hướng được hành động
Lập kế hoạch hành động
- Kế hoạch chiến lược
- Kế hoạch về nội dung
- Kế hoạch nhân sự
- Kế hoạch về địa điểm
- Kế hoạch cho chương trình đàm phán
Lập kế hoạch về chiến lược
1. Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì;
2. Chúng ta đối xử với bên kia theo cách thức gì;
3. Sẽ tác động như thế nào để đối tác cân nhắc những quan
điểm chủ chốt của mình;
4. Khi nào thì thảo luận những mối quan tâm và mục tiêu nổi
bật của các bên;
5. Tại sao các bên lại nên kiên trì để đạt được những thoả thuận
cuối cùng.
Kế hoạch về nội dung
- Các nội dung cần đàm phán
- Các phương án cho mỗi nội dung
- Các nội dung có thể nhân nhượng, khơng thể nhân
nhượng
- Các mức cần đạt được cho mỗi nội dung
Kế hoạch về nhân sự
- Xác định được những nhà đàm phán của đối tác, những người
đã tham gia đàm phán với chúng ta, những người mà chúng ta
đã biết trước và những người mà chúng ta chưa biết.
- Từ đó lập kế hoạch cho đàm phán của ta, bao gồm những
người đã từng tham gia đàm phán với đối tác, những người đã
từng được đối tác biết đến và những người chưa từng biết đến,
và xác định số lượng, thành phần của đoàn đàm phán, kế
hoạch lựa chọn đoàn đàm phán
Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ
khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và kiểm tra
đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch.
1.Phân tích tình huống đàm phán;
2. Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những
nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh;
3. Xác định nguyên nhân;
4. Xác định mức độ điều chỉnh;
5. Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ
thể
2. Tổ chức đàm phán
- Chuẩn bị đàm phán
- Tiến hành đàm phán
- Kết thúc đàm phán
2.1. Chuẩn bị đàm phán
a. Chuẩn bị thông tin phục vụ đàm phán
- Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm
phán là:
+ Cung cấp thơng tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
+ Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo
tính cập nhật.
+ Cung cấp thông tin kịp thời.
b.Chuẩn bị nội dung
B1. Xác định nội dung
Xác định các nội dung cần đàm phán
Xác định các phương án của mỗi nội dung
Xác định các phương án
có thể nhân nhượng
Xác định các phương
án cần thuyết phục
Xác định trình tự đàm phán các nội dung
Các nội dung cần đàm phán
đàm phán để thống nhất các định nghĩa
Tên hành,
Nội dung về số lượng,
Về quy cách phẩm chất, về bao bì ký mã hiệu,
Các nội dung về giá cả, về thanh toán,
về thời gian và địa điểm giao hàng,
Các nội dung về vận tải bảo hiểm, bảo hành các nội
dung về kiểm tra hàng hoá, về phạt và bồi thường
thiệt hại,
Nội dung về bất khả kháng, về trọng tài và một số nội
dung khác.
B2. Lựa chọn phương án đàm phán
- Các căn cứ để lựa chọn phương án đàm phán.
+ Căn cứ vào đặc điểm của thị trường trong nước, thị
trường nước ngoài và thị trường quốc tế
+ Phải căn cứ vào tình hình của đối tác
+ Phải căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp
+ Phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của hoạt động kinh
doanh cần đàm phán
c. Chuẩn bị nhân sự
Các căn cứ để lựa chọn đoàn đàm phán
+ Căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán:
+ Căn cứ vào đoàn đàm phán của đối tác,
vào văn hoá của đối tác:
+ Căn cứ vào mục đích của cuộc đàm phán,
+ Căn cứ vào ngân sách chi phí cho cuộc
đàm phán.
Thành phần:
+ Các chuyên gia về thương mại xem xét
các điều khoản về kinh tế và nghiệp vụ
kinh doanh.
+ Các chuyên gia kỹ thuật xem xét các điều
khoản quy định về đối tượng giao dịch.
+ Các chuyên gia về luật pháp xem xét các
điều khoản có liên quan đến luật pháp và
tập quán kinh doanh quốc tế.
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Tiêu thức để lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán là:
Có phẩm chất đạo đức tốt, có tinh thần trách nhiệm trong cơng
việc.
Có phong cách đàm phán
Có khả năng bao quát, nhận dạng và phát hiện vấn đề, nhanh
chóng hiểu được mục đích, quan điểm thơng qua các hành vi của
đối tác.
Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của đề nghị đưa ra để thuyết
phục đối tác trong đàm phán, vui lòng thay đổi quan điểm của họ.
Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt với những hồn
cảnh rắc rối, các hồn cảnh khơng dự đốn được.
Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được
chính xác ý mình.
Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và điều chỉnh đề nghị
của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại.
Biết cách tập trung vào các quyền lợi chứ không phải tập trung vào
các quan điểm.
Luân kiểm sốt được vấn đề, có khả năng làm việc độc lập, có tính
sáng tạo và phản ứng linh hoạt trước mọi vấn đề
Các tiêu thức để lựa chọn trưởng đoàn đàm phán:
+ Có uy tín với các thành viên trong đồn đàm phán
và có uy tín với đồn đàm phán của đối tác.
+ Có khả năng ra quyết định đúng đắn trong mọi
tình huống.
+ Có khả năng thâu tóm các quan điểm dàn trải
thành một tập hợp.
+ Có khí chất nền nã.
+ Có tính năng động để đối phó kịp thời với mọi tình
hình
+ Có tài làm cho người khác tin tưởng vào mình.
+ Có tài phân biệt thật giả.
+ Biết dừng đúng lúc.
+ Biết cách tận dụng sức mạnh của tập thể.
Tổ chức đồn đàm phán có hiệu quả
+ Đề ra các quy định chung cho đoàn đàm
phán như tinh thần trách nhiệm, ý thức
kỷ luật và công việc.
+ Phân công trách nhiệm và tổ chức
chuẩn bị cho đoàn đàm phán và cho
từng thành viên trong đoàn đàm phán.
d. Chuẩn bị địa điểm
-
Nếu đàm phán tại doanh nghiệp:
Nắm được những thơng tin về thói quen, cách bố
trí chỗ ngồi trong bàn đàm phán, thói quen về
nghỉ ngơi và giải trí của mình và đối tác
Chuẩn bị địa điểm để tổ chức đàm phán, địa điểm
nghỉ ngơi và giải trí cho thích hợp.
Nếu đàm phán ở địa điểm ở nước ngoài:
Nắm được đặc điểm của địa điểm tổ chức đàm
phán, nghỉ ngơi, giải trí giành cho đồn đàm phán
của mình
Nếu khơng phù hợp sẽ u cầu đối tác đổi địa
điểm cho thích hợp hơn.
e. Chuẩn bị chương trình
Lập ra một chương trình đàm phán cụ
thể
Tham khảo ý kiến của đối tác để thống
nhất chương trình.
Điều chỉnh chương trình đàm phán cho
thích hợp và phù hợp với doanh nghiệp .
2.2. Tổ chức đàm phán
a. Giai đoạn tiếp cận
Mục đích tạo ra một khơng khí vui vẻ, thân
thiện tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện
có hiệu quả các bước tiếp theo.
Giới thiệu các bên cùng những câu chuyện
về đề tài kinh tế, thể thao, văn hoá, nghệ
thuật, thời tiết, đất nước con người…
Thời gian và chủ đề tiếp cận phụ thuộc
vào văn hoá của các bên tham gia đàm
phán.
b. Trao đổi thông tin
Cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của
cuộc đàm phán .
Mục đích làm sáng tỏ các quan điểm, củng cố một
số luận chứng
Yêu cầu
Các thơng tin phải đầy đủ
Đúng thời điểm
Dễ hiểu
Có tính thuyết phục cao.
Các kỹ thuật:1. Kỹ thuật đặt câu hỏi; 2. Kỹ thuật
trả lời câu hỏi; 3.Kỹ thuật xử lý những câu hỏi
khơng rõ ràng; 4.Kỹ thuật trình bày;5. Kỹ thuật
truyền tin không lời: như thái độ, diện mạo, cử chỉ,
giọng điệu…
c.Quá trình thuyết phục
Bước 1: Xác định những vấn đề cần thuyết phục
Bước 2: Xác định những nguyên nhân tiềm ẩn dẫn
đến sự khơng nhất trí của đối tác.
Bước 3: So sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược,
những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so
với của mình đưa ra định hướng thuyết phục đối
tác.
Bước 4: Lựa chọn phương pháp và chiến thuật
thuyết phục.
Bước 5: Tiến hành thuyết phục