Bài giảng Kiểm toán tài chính - Bài 5: Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

BÀI 5

KIỂM TỐN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN

Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:


Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.



Đọc tài liệu: Giáo trình Kiểm tốn tài chính – NXB Đại học Kinh tế quốc dân; xuất bản
năm 2014 do GS.TS. Nguyễn Quang Quynh và PGS.TS. Ngơ Trí Tuệ chủ biên.



Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.



Tham khảo các thông tin từ trang Web mơn học.

Nội dung


Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh tốn với kiểm tốn tài chính.



Thực hiện thử nghiệm kiểm sốt đối với chu trình mua hàng và thanh toán.



Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh tốn.

Mục tiêu

100



Hiểu được những nội dung cơ bản nhất của chu trình mua hàng và thanh tốn với kiểm
tốn tài chính như chức năng của chu trình, mục tiêu kiểm tốn



Giúp sinh viên hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm
kiểm soát.



Giúp sinh viên hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm
cơ bản (bao gồm kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán; kiểm tra chi
tiết số dư phải trả người bán).

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

Tình huống dẫn nhập
Tình huống dẫn nhập 1:
Bạn là KTV phụ trách cuộc kiểm tốn BCTC của Cơng ty Uquilo, một cơng ty chun sản xuất
rèm vải. Q trình phân tích sơ bộ bạn thấy rằng số dư khoản phải trả người bán tăng lên đáng
kể; số dư hàng tồn kho cũng tăng lên đột biến. Cùng thời gian bạn kiểm tốn Uquilo, cơ quan
thuế cũng gửi cơng văn đề nghị cơng ty này xuất trình đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán
liên quan tới tài khoản 331. Q trình phỏng vấn kết hợp phân tích và xét đốn nghề nghiệp giúp
bạn nhận định rằng Uquilo có thể có hành vi gian lận trong việc mua hàng và thanh toán.
Kiểm tra danh mục hàng tồn kho của doanh nghiệp, bạn phát hiện thấy có nhiều mặt hàng khơng
liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Uquilo, như vật liệu xây dựng, thiết bị điện tử.
Bạn hãy giải thích cho những thành viên trong nhóm kiểm tốn những rủi ro
có thể xảy ra với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Đưa ra các thủ tục
kiểm tốn cần thiết để trợ lý kiểm tốn có thể kiểm toán được các nghiệp vụ
mua hàng thanh toán và số dư khoản phải trả người bán.

Tình huống dẫn nhập 2:
Bạn là KTV phụ trách cuộc kiểm toán BCTC của Công ty An Quý, một công ty chuyên sản xuất
các sản phẩm nhựa. Quá trình kiểm tra về quy trình mua hàng, KTV ghi nhận được một số thông
tin sau:
Công ty An Quý là một công ty lớn, mua rất nhiều nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất thường
xuyên và mua với nhiều chủng loại khác nhau. Và quy trình mua hàng của cơng ty như sau:
 Bước thứ 1, người có trách nhiệm dưới xưởng sản xuất sẽ tập hợp những vật tư cần mua vào
Bản đề nghị mua vật tư. Sau đó chuyển lên cho Kế tốn trưởng hoặc Giám đốc. Nếu đồng ý
thì giám đốc sẽ phê duyệt.
 Bước thứ 2: Chuyển Bản đề nghị được phê duyệt đó cho kế tốn vật tư. Kế tốn vật tư sẽ tìm
nhà cung cấp và phải địi hỏi có ít nhất 3 báo giá.

 Bước thứ 3: Chuyển 3 báo giá đó cho Kế tốn trưởng hoặc Giám đốc. Sau đó, Giám đốc hoặc
Kế tốn trưởng sẽ lựa chọn nhà cung cấp. Lúc này kế toán vật tư sẽ làm "Đơn đặt hàng" rồi
Fax cho nhà cung cấp. Trên đơn đặt hàng có đơn giá của mặt hàng đã được phê duyệt.
 Bước thứ 4: Khi nhà cung cấp mang hàng đến phải mang đơn đặt hàng này kèm theo, và thủ
kho chỉ được nhận hàng đúng theo đơn đặt hàng.
 Bước thứ 5: Khi đến thời điểm thanh toán, kế toán lập đề nghị thanh toán, phải có kèm theo
đơn đặt hàng và báo giá đã duyệt.

Bạn hãy cho biết ý kiến của mình về rủi ro kiểm sốt đối với quy trình mua
hàng của Cơng ty An Quý?

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

101


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

5.1.

Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh tốn với vấn đề kiểm tốn

5.1.1.

Bản chất của chu trình mua hàng và thanh tốn

Chu trình nghiệp vụ kinh tế được đề cập trong
chương này là q trình mua và thanh tốn cho
hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp. Quá trình
mua hàng hóa hay dịch vụ bao gồm những khoản

mục như nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư,
điện, nước, sửa chữa và bảo trì, điện thoại và các
dịch vụ khác... Chu trình này khơng bao gồm q
trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc
những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức.
Chu trình mua hàng và thanh tốn gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có
hàng hóa, dịch vụ cho q trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường được
bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng
hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa
hay dịch vụ nhận được.
5.1.2.

Chức năng của chu trình mua hàng và thanh tốn

Các chức năng và dịng vận động của chứng từ trong chu trình mua hàng và thanh
tốn được thể hiện trong Sơ đồ 5.1, bao gồm 4 chức năng sau: (i) Xử lý các đơn đặt
mua hàng hóa hay dịch vụ; (ii) Nhận hàng hóa hay dịch vụ; (iii) Ghi nhận các khoản
nợ người bán; (iv) Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
Thứ nhất, xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ.
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi bộ phận sử dụng là điểm khởi đầu
của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào
bản chất của hàng hóa dịch vụ và chính sách của cơng ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó
bảo đảm hàng hóa và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của
công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu
hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua các nhu cầu hoạt động
thường xuyên như hàng tồn kho ở mức này và mua các tài sản vốn hoặc các mục
tương tự ở một mức khác.
Ví dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định nào đó
có thể yêu cầu sự phê chuẩn của hội đồng quản trị; các mặt hàng được mua tương đối

không thường xuyên như các chế độ bảo hiểm và các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì
được phê chuẩn bởi các nhà quản lý như thành viên Ban Giám đốc; vật tư và những
dịch vụ có giá trị thấp hơn giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi đốc cơng và trưởng
phòng; và một số loại nguyên liệu và vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào
chúng ở mức giới hạn ấn định trước.
Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn để đặt mua hàng hóa hoặc dịch
vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá
nhất định, được giao vào một ngày quy định. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp
nó được xem như một đề nghị để mua. Đối với hầu hết các mặt hàng thông thường,
đơn đặt mua được dùng để chỉ rõ lời đề nghị này.
102

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

Thứ hai, nhận hàng hóa hay dịch vụ.
Nhận hàng hóa của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu kỳ vì đây
là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ liên quan trên sổ sách
của họ. Khi hàng hóa nhận được, q trình kiểm sốt thích hợp địi hỏi sự kiểm tra
mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện.
Hầu hết các cơng ty có phịng tiếp nhận để đưa ra một báo cáo nhận hàng như một
bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hóa. Một bản sao thường được gửi
cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo thông
tin cần thiết. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa
phải được kiểm sốt một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được
chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phịng
kế tốn. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phải chuyển trách nhiệm đối với hàng hóa khi
hàng hóa được chuyển từ phịng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất.

Thứ ba, ghi nhận các khoản nợ người bán.
Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ của hàng hóa và dịch vụ nhận được địi hỏi việc ghi
sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các
báo cáo tài chính và đến khoản chi tiền mặt thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để chỉ
ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mực của các lần
mua hàng và ghi chúng vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký các khoản phải trả. Khi kế tốn
các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số
lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt
mua và khi nào áp dụng được, với báo cáo nhận hàng. Thường thì các phép nhân và
các phép cộng tổng được kiểm tra và được ghi vào hóa đơn. Nếu sử dụng hệ thống
biên lai, các chứng từ được phân bổ một số biên lai. Sau đó, nghiệp vụ mua được ghi
vào sổ biên lai như một khoản nợ, một khoản chi phí, hoặc tài sản, và số tiền được
chuyển vào sổ phụ các khoản phải trả.
Thứ tư, xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
Đối với hầu hết các cơng ty, các biên lai do kế tốn các khoản phải trả lưu giữ cho đến
khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi
làm thành nhiều bản mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được
lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, các
ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi một hồ
sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt.
5.1.3.

Chứng từ, sổ sách và tài khoản liên quan đến chu trình

Trong chu trình mua hàng và thanh tốn, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại
chứng từ sổ sách sau:
Yêu cầu mua: Tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề
nghị mua hàng hóa và dịch vụ.
Lệnh mua: lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho người cung cấp hàng

để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ để đề xuất.
Phiếu giao hàng: tài liệu được chẩn bị bởi người cung cấp hàng. Phiếu giao nhận
thường được ký nhận bởi khách hàng để chỉ ra hàng hóa đã được nhận.
TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

103


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán

Phiếu nhận hàng: tài liệu nhận được của người cung cấp hàng, đề nghị thanh tốn cho
các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao. Một hóa đơn mua phải bao gồm các chi
tiêt tiết sau:
 Miêu tả các mặt hàng mua.
 Số lượng các mặt hàng.
 Giá đơn vị.
 Thành tiền.
 Giảm giá (nếu có).
 Ngày và các điều kiện thanh toán.
 Thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác.
Nhật ký mua: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các
khoản mua hàng. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với
việc chỉ ra tên người cung cấp, ngày của hóa đơn và khoản tiền của các hóa đơn đó.
Sổ chi tiết tài khoản “Phải trả nhà cung cấp”: Danh sách các khoản tiền phải trả cho
mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản Phải trả nhà cung cấp trong các sổ
chi tiết phải bằng khoản tiền ghi ở dòng người cung cấp trong sổ cái chung.
Trích tài khoản người cung cấp hàng: Báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng
(thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh tốn vào một ngày đặc biệt.
Thơng tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thơng qua hệ thống tài
khoản. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, các tài khoản chịu ảnh hưởng của

chu trình gồm có tài khoản, tài sản, cơng nợ, chi phí, thu nhập khác... Nhìn chung số
tài khoản chịu ảnh hưởng của chu trình mua hàng và thanh tốn nhiều hơn so với tất
cả các chu trình khác kết hợp lại.
Đối với nghiệp vụ mua hàng

Nhu
cầu

Bộ phận

Bộ phận

Cán bộ

kế hoạch

cung ứng

thu mua

Trưởng
bộ phận

Thủ kho

Kế tốn

Nhu

cung ứng

cầu

vật

vật

liệu,

liệu,

hàng
hóa

Kế hoạch

Khai thác

Lập chứng

Ký duyệt

cung ứng

hàng

từ nhập kho

chứng từ

hàng
Nhập kho

hóa

Ghi sổ

Đối với nghiệp vụ thanh toán
Thủ trưởng,
Kế toán quĩ

Kế toán

Thủ quĩ

trưởng

Nhu

Nhân viên
thanh toán

Kế toán

Lưu
trữ,
bảo

cầu
thanh

quản

toán

chứng

Lập chứng

Duyệt

từ chi quĩ

chứng từ

Nhận tiền
Chi quĩ

và thanh

từ

Ghi sổ

toán

Sơ đồ 5.1: Qui trình tổ chức chứng từ trong chu trình mua hàng và thanh toán

104

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

5.1.4.

Mục tiêu kiểm tốn mua hàng và thanh tốn

Chu trình mua hàng và thanh tốn là một chu trình rất quan trọng đối với hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Khơng những thế chu trình này cịn liên quan
đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra nhất trong một cuộc kiểm tốn.
Vì vậy, kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn là một bộ phận cơ bản trong kiểm
tốn tài chính.
Mục đích của kiểm tốn báo cáo tài chính là xác minh và bày tỏ ý kiến về độ tin cậy
của các thông tin và tính tuân thủ nguyên tắc. Do vậy mục đích chung của kiểm tốn
chu trình mua hàng và thanh tốn là đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có bị ảnh
hưởng bởi chu trình này, có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc
kế toán được thừa nhận hay khơng. Từ mục đích chung của kiểm tốn có thể phát triển
thành các mục tiêu chung và mục tiêu đặc thù.
Mục tiêu đặc thù của chu trình kiểm tốn mua hàng và thanh tốn gồm:
 Có căn cứ hợp lý – mọi khoản ghi sổ về tài sản, cơng nợ đều phải có chứng từ hóa
đơn hợp lý, hợp lệ.
 Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch tốn chính xác (tính đầy đủ,
tính chính xác).
 Hạch tốn các chi phí được áp dụng chính xác và phù hợp với các chuẩn mực áp
dụng trong khn khổ kiểm tốn (tính giá, sự trình bày).
 Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đúng kỳ).
 Các tài khoản phải trả người bàn hàng bao gồm các giá trị hàng, dịch vụ mua trả
chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay

dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ).
 Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).
 Các giấy báo có và các bút tốn đều là có cơ sở (tính hiện hữu, tính chính xác).
Các mục tiêu liên quan này chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục
kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán.
Phương pháp luận để thiết kế các thủ tục kiểm toán này đó là căn cứ trên các mục tiêu
kiểm sốt nội bộ, kiểm toán viên phải thiết kế các thử nghiệm tuân thủ để nhận diện
được cơ cấu, các quá trình kiểm sốt hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu.
Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm sốt cho từng mục tiêu. Các thử nghiệm cơ bản nhằm
phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan tới các mục tiêu, sẽ được thiết kế trên cơ
sở của sự đánh giá này. Cũng như các chu trình khác, sự chú trọng trong phương pháp
luận ở chu trình mua hàng và thành toán là nhằm vào việc xác định các thủ tục kiểm
tốn quy mơ mẫu các khoản mục được chọn và thời gian thích hợp.

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

105


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

5.1.5.

Thực hiện thử nghiệm kiểm sốt đối với chu trình mua hàng và thanh toán

5.1.6.

Đối với nghiệp vụ mua hàng
Bảng 5.1: Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu kiểm tốn

Q trình kiểm sốt nội bộ chủ yếu

Thử nghiệm kiểm soát

Các nghiệp vụ mua
hàng ghi sổ là của hàng
hóa và dịch vụ nhận
được, phù hợp với lợi
ích cao nhất của khách
hàng (tính có căn cứ
hợp lý)

 Sự có thật của đơn vị yêu cầu mua,
đơn đặt hàng mua, báo cáo nhận
hàng và hóa đơn của người bán
đính kèm vào biên lai.

 Kiểm tra sự hiện diện của
chứng từ trên biên lai.

 Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua
hàng ở đúng cấp có thẩm quyền.

 Kiểm tra dấu hiệu của việc
hủy bỏ.

 Huỷ bỏ các chứng từ để phòng ngừa
việc sử dụng lại.

 Kiểm tra dấu hiệu của kiểm
soát nội bộ.

 Kiểm tra dấu hiệu của sự
phê chuẩn.

 Kiểm sốt nội bộ hóa đơn của người
bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt
mua và các đơn kiến nghị mua hàng.
Các nghiệp vụ mua
hàng được phê chuẩn
(sự phê chuẩn)

Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng
ở đúng cấp có thẩm quyền

Kiểm tra dấu hiệu của sự
phê chuẩn.

Các nghiệp vụ mua
hàng hiện có đều được
vào sổ (tính đầy đủ)

Các đơn đặt mua đều được đánh số
trước và theo dõi.

Theo dõi một chuỗi các đơn
đặt mua.

Các báo cáo nhận hàng đều được

đánh số trước và theo dõi.
Các biên lai được đánh số trước và
theo dõi.

Theo dõi một chuỗi các báo
cáo nhận hàng.

Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổ đều
được đánh giá đúng (sự
đánh giá)

Kiểm tra nội bộ các q trình tính tốn
và các số tiền.

Theo dõi
biên lai.

một

chuỗi

các

Các nghiệp vụ mua
hàng được phân loại
đúng đắn (sự phân loại)

Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

Kiểm tra các thủ tục thủ công
và sơ đồ tài khoản.

Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.

Kiểm tra dấu hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.

Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổ đúng
lúc (tính kịp thời)

Các thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp
vụ càng sớm càng tốt sau khi nhận
được hàng hóa và dịch vụ.

Kiểm tra các thủ tục thủ cơng
và quan sát liệu có hóa đơn
nào của người bán chưa được
ghi sổ hay không.

Kiểm tra dấu hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.

Quá trình kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra dấu hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.
Các nghiệp vụ mua
hàng được ghi sổ đúng

đắn trên sổ phụ các
khoản phải trả và sổ
kho; chúng được tổng
hợp đúng đắn (chuyển
sổ và tổng hợp)

106

Quá trình kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra dấu hiệu của việc
kiểm tra nội bộ.

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán

5.1.7.

Đối với nghiệp vụ thanh toán
Bảng 5.2: Thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toán
Mục tiêu kiểm toán

Quá trình kiểm sốt nội bộ chủ yếu

Thử nghiệm kiểm sốt

Các khoản chi tiền mặt
ghi sổ là của hàng hóa

và dịch vụ thực tế nhận
được (tính có căn cứ
hợp lý)

 Sự tách biệt thích hợp trách nhiệm
giữa nhân viên ghi sổ.

 Thào luận với nhân viên và
quan sát các hoạt động.

 Các khoản phải trả với nhân viên
ký chi phiếu.

 Thảo luận với nhân viên và
quan sát các hoạt động.

Kiểm tra các chứng từ chứng minh
trước khi ký chi phiếu do một nhân
viên có thẩm quyền thực hiện.

Kiểm tra dấu hiệu của q trình
kiểm tra nội bộ.

Sự kiểm sốt nội bộ.
Nghiệp vụ chi tiền mặt
được ghi sổ và được
phê chuẩn đúng đắn

Sự phê chuẩn của khoản chi trên
chứng từ chứng minh vào thời điểm

ký chi phiếu.

Kiểm tra dấu hiệu của sự
phê chuẩn.

Các nghiệp vụ chi tiền
mặt hiện có đều được
ghi sổ (tính đầy đủ)

Chi phiếu được đánh số trước và
theo dõi.

Theo dõi một chuỗi các chi phiếu.

Các nghiệp vụ chi tiền
mặt được đánh giá đúng
đắn (sự đánh giá)

Kiểm tra nội bộ các q trình tính tốn
và các số tiền.

Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm
tra nội bộ.

Hàng tháng lập một bảng cân đối với
ngân hàng do một cá nhân độc lập
thực hiện.

Kiểm tra các bảng cân đối với
ngân hàng và quan sát quá trình

chuẩn bị của chúng.

Các nghiệp vụ chi tiền
mặt được phân loại
đúng đắn (sự phân loại)

Sơ đồ tài khoản đầy đủ.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và
sơ đồ tài khoản.

Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại.

Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm
tra nội bộ.

Các nghiệp vụ chi tiền
mặt được vào sổ đúng
lúc (tính kịp thời)

Các thủ tục quy định ghi sổ càng sớm
càng tốt sau khi chi phiếu đã được ký.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và
quan sát liệu các chi phiếu có
chưa được vào sổ không.

(sự phê chuẩn)

Bảng cân đối với ngân hàng được lập

hàng tháng bởi một nhân viên độc lập
với việc ghi sổ các khoản chi tiền mặt
hoặc bảo quản tài sản.

Quá trình kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra các bảng cân đối với
ngân hàng và quan sát quá trình
chuẩn bị của chúng.

Kiểm tra dấu hiệu của qúa trình
kiểm tra nội bộ.
Các nghiệp vụ chi tiền
mặt được phản ánh
đúng đắn vào sổ phụ
các khoản phải thu;
chúng được tổng hợp
đúng đắn (chuyển sổ và
tổng hợp)

Kiểm tra nội bộ.

Kiểm tra dấu hiệu của sự kiểm
tra nội bộ.

5.2.

Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh tốn

5.2.1.

Thực hiện thủ tục phân tích

 So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động
bất thường.
 So sánh thực tế hàng tồn kho mua với số lượng theo kế hoạch đã được phê duyệt.

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

107


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán

 So sánh số dư tài khoản phải trả nhà cung cấp giữa kỳ này, năm này với kỳ trước,
năm trước để xem xét xu hướng biến động.
 Phân tích xu hướng tăng hoặc giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi
phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường.
 Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận
trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh tốn.
Ngồi ra, việc phân tích có thể được thực hiện thơng qua các mơ hình phân tích mối
liên hệ giữa các chỉ tiêu tài chính và phi tài chính. Ví dụ: So sánh số giờ công của
công nhân sản xuất với tổng lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ đầu vào.
5.2.2.

Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

5.2.2.1.

Đối với nghiệp vụ mua hàng

Bảng 5.3: Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu kiểm toán

Thủ tục kiểm toán

Các nghiệp vụ mua hàng ghi sổ là của
hàng hóa và dịch vụ nhận được, phù
hợp với lợi ích cao nhất của khách
hàng (tính có căn cứ hợp lý)

Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ tổng hợp, và sổ chi
tiết các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và khơng
bình thường.
Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ
chứng minh (hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng,
đơn đặt hàng và đơn kiến nghị).
Đối chiếu hàng tồn kho mua hàng với các sổ sách
thường xuyên.
Kiểm tra các tài sản lâu dài mua hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được phê
chuẩn (sự phê chuẩn)

Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ minh chứng.

Các nghiệp vụ mua hàng hiện có đều
được vào sổ (tính đầy đủ)

Đối chiếu hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký
mua hàng.

Đối chiếu hồ sơ các biên lai với sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ
đều được đánh giá đúng (sự đánh giá)

So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua hàng
với hóa đơn mua hàng, báo cáo nhận hàng và các chứng
từ minh chứng khác có liên quan.
Tính lại để kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ của các
hóa đơn của người bán kể cả các khoản chiết khấu và chi
phí vận chuyển (nếu có)

108

Các nghiệp vụ mua hàng được phân
loại đúng đắn (sự phân loại)

So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản tham chiếu theo
hóa đơn của người bán.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ
đúng lúc (tính kịp thời)

So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn mua
hàng với ngày trên sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ mua hàng được ghi sổ
đúng đắn trên sổ phụ các khoản phải
trả và sổ kho; chúng được tổng hợp
đúng đắn (chuyển sổ và tổng hợp)

Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng
tổng sổ nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái
tổng hợp với sổ phụ các khoản phải trả và sổ kho.

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán

5.2.2.2.

Đối với nghiệp vụ thanh toán
Bảng 5.4: Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ thanh toán
Mục tiêu kiểm toán

Thủ tục kiểm tốn

Các khoản chi tiền mặt ghi sổ là
của hàng hóa và dịch vụ thực tế
nhận được

 Xem lại sổ nhật ký chi tiền mặt sổ cái tổng hợp và các sổ chi
tiết khoản phải trả đối với các số tiền lớn và bất thường.

(tính có căn cứ hợp lý)

 Đối chiếu các chi phiếu đã lĩnh tiền với bút toán nhật ký mua
hàng liên quan và kiểm tra tên và số tiền của người được
thanh toán.

 Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng đắn của chữ ký hậu
của các chi phiếu đã lĩnh tiền và việc xoá sổ của ngân hàng.

Nghiệp vụ chi tiền mặt được ghi sổ
và được phê chuẩn đúng đắn (sự
phê chuẩn)

Kiểm tra các chứng từ minh chứng như một phần của các
khảo sát nghiệp vụ mua hàng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt hiện có
đều được ghi sổ (tính đầy đủ)

Cân đối các khoản chi tiền mặt ghi sổ với các khoản chi tiền
trên bảng liệt kê của ngân hàng (bằng chứng của các khoản
chi tiền mặt)

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được
đánh giá đúng đắn (sự đánh giá)

 So sánh các chi phiếu đã lĩnh tiền với sổ nhật ký mua hàng
và các bút toán chi tiền mặt liên quan.
 Tính lại các khoản chiết khấu tiền mặt.
 Lập một bằng chứng cho các khoản chi tiền mặt.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được
phân loại đúng đắn (sự phân loại)

So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản bằng cách tham
chiếu với các hóa đơn mua hàng và sổ nhật ký mua hàng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được
vào sổ đúng lúc (tính kịp thời)

 So sánh ngày trên các chi phiếu đã lĩnh tiền với sổ nhật ký
chi tiền mặt.
 So sánh ngày trên các chi phiếu đã lĩnh tiền với ngày xoá sổ
của ngân hàng.

Các nghiệp vụ chi tiền mặt được
phản ánh đúng đắn vào sổ phụ các
khoản phải thu; chúng được tổng
hợp đúng đắn

Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số
nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng
hợp và sổ phụ các khoản phải trả.

(chuyển sổ và tổng hợp)

5.2.3.

Kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán

Nợ phải trả người bán là những món nợ chưa thanh tốn về hàng hóa và dịch vụ nhận
được trong tiến trình kinh doanh bình thường. Nợ phải trả người bán bao gồm các
món nợ của việc mua hàng nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước, sửa chữa và rất nhiều
sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm.
Bảng 5.5: Thủ tục kiểm toán kiểm tra chi tiết số dư phải trả người bán
Mục tiêu kiểm toán

Thủ tục kiểm tốn

* Tính hợp lý chung

 So sánh với số dư tài khoản chi phí năm trước.

Số dư tài khoản, các chi tiết của
các khoản phải trả, các tài khoản
tài sản và chi phí liên quan đều
hợp lý.

 Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản
bất hợp lý như khơng có bên bán và các khoản phải trả có
chịu lãi.

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

 Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với
các năm trước.

109


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh toán
Mục tiêu kiểm toán

Thủ tục kiểm toán

* Các mục tiêu đặc thù

Các khoản phải trả trong danh
sách thống nhất với sổ hạch toán
chi tiết phải trả người bán. Số
tổng cộng được cộng đúng và
thống nhất với sổ cái tổng hợp.

 Cộng tổng danh sách các khoản phải trả.

Các khoản phải trả trong sổ hạch
tốn chi tiết phải có căn cứ hợp lý.

 Đối chiếu danh sách các khoản phải trả với các hóa đơn và
các bảng liệt kê của người bán.

 Đối chiếu số tổng cộng với sổ cái tổng hợp.
 Đối chiếu các hóa đơn của từng người bán với sổ hạch toán
chi tiết nhằm kiểm tra tên và số tiền.

 Lấy xác nhận các khoản phải trả, chú trọng các khoản phải
trả lớn và bất thường. Nếu không nhận được thư xác nhận
lần 2 thì thực hiện thủ tục kiểm tốn thay thế.
Các khoản phải trả hiện có đều ở
trong danh sách các khoản phải
trả (đầy đủ).

 Kiểm tra chi tiết các khoản nợ ngoài kỳ.

Các khoản phải trả trong danh
sách được đánh giá đúng đắn.

 Thực hiện các thủ tục tương tự như đối với các khoản nợ
ngồi kỳ và đối với tính có căn cứ hợp lý.

Các khoản phải trả trong danh
sách được phân loại đúng đắn

 Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

Các nghiệp vụ trong chu kỳ mua
hàng và thanh toán được vào sổ
đúng kỳ.

 Thực hiện việc kiểm tra cơng nợ ngồi kỳ.

Các tài khoản trong chu trình mua
hàng và thanh tốn được trình
bày đúng đắn.

 Kiểm tra các khoản phải tra để đảm bảo nợ phải trả người
bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) được tách riêng.

 Đối chiếu với số liệu kiểm tốn chu trình hàng tồn kho.

Tùy thuộc quy mơ cuộc kiểm tốn cũng như việc đối chiếu số liệu giữa các phần hành
kế toán, việc kiểm tra chi tiết số dư liên quan trong chu trình có thể mở rộng sang
kiểm tốn hàng tồn kho, kiểm toán tiền, kiểm toán thuế và các khoản phải nộp Nhà
nước. Các thử nghiệm cơ bản nhằm phát hiện các sai sót về mặt tiền tệ liên quan đến
các tài khoản trên sẽ được thiết kế trên cơ sở của việc đánh giá rủi ro kiểm soát tương
ứng đối với chu trình nghiệp vụ cũng như các chu trình khác có liên quan nhằm xác
định quy mơ, phạm vi và thời gian thực hiện thủ tục kiểm toán.

110

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206


Bài 5: Kiểm tốn chu trình mua hàng và thanh tốn

Tóm lược cuối bài
Trong bài học này chúng ta đã cùng nhau trao đổi các vấn đề sau:
 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh tốn với kiểm tốn tài chính;
 Thực hiện thử nghiệm kiểm sốt đối với chu trình mua hàng và thanh tốn;
 Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với chu trình mua hàng và thanh toán.
Kết thúc bài này chúng ta đã đạt được các mục tiêu sau:
 Hiểu được những nội dung cơ bản nhất của chu trình mua hàng và thanh tốn với kiểm tốn
tài chính như chức năng của chu trình, mục tiêu kiểm toán;
 Hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm kiểm soát;
 Hiểu rõ các thủ tục kiểm toán được thực hiện khi thực hiện thử nghiệm cơ bản (bao gồm
kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán; kiểm tra chi tiết số dư phải trả
người bán).

TXKTKI02_Bai5_v1.0016101206

111