Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

BÀI 5

KIỂM SỐT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ

Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
 Đọc tài liệu:
1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm sốt, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Quốc dân, Hà Nội.
2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.
3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học
kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.
4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.
5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall
Australia.
6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org
8. www.internalcontrolsdesign.co.uk
 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web mơn học.
Nội dung
Bài 5 trong học phần Kiểm sốt sẽ giới thiệu những đặc điểm cơ bản của chu trình mua
hàng và tiêu thụ, đồng thời các thủ tục kiểm sốt liên quan chủ yếu áp dụng trong chu
trình. Ngoài ra, một số gian lận phổ biến trong chu trình và các thủ tục kiểm sốt để ngăn

chặn cũng sẽ được trình bày ở đây.
Mục tiêu
 Mơ tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp;
 Chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ;
 Nội dung kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ;
 Một số rủi ro gặp phải trong chu trình.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

71


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

Tình huống dẫn nhập
Tại Cơng ty trách nhiệm hữu hạn BMC có các thủ tục hoạt động được mơ tả như sau:
 Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận
hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ
phận kế toán ghi sổ. Vật liệu được nhận vào kho.
 Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi
nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của
chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây. Các séc
rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Cơng
ty. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ. Định
kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Cơng ty.

Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu trong hoạt động kiểm soát và
loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra.

72

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

5.1.

Kiểm sốt chu trình mua hàng

5.1.1.

Vai trị và đặc điểm của chu trình mua hàng

Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số
doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất
và thương mại. Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua hàng
thường chiến tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất
kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của
doanh nghiệp. Ngoài ra, chu trình mua hàng cịn ảnh
hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi
những gian lận:
 Hoạt động mua hàng là khởi đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, nó cung cấp chủ yếu các yếu tố đầu vào để tiến hành hoạt động khác. Chu
trình mua hàng trải qua nhiều khâu và liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp
vụ khác như: hàng tồn kho, tiền nên dễ bị chiếm dụng.
 Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển
đến nhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác như: hoạt động
sản xuất, tiêu thụ Điều này càng làm tăng các sai phạm vì mua hàng nhiều và lại
liên tục nên dễ tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra.

Quá trình mua hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản mục:
nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị vật tư, nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng
bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ trong quá
trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt
hàng từ người có đủ thẩm quyền tại bộ phần cần hàng hóa/dịch vụ và kết thúc bằng
việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung
ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp thương mại, quá
trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình
doanh nghiệp nào thì quá trình "mua hàng" cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu
vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của doanh nghiệp; bên
cạnh đó, khả năng thanh tốn các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình của
doanh nghiệp là tốt hay xấu.
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ là khác nhau,
nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:
 Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: thơng thường mỗi doanh nghiệp
sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ
cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch). Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch,
cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhằm giúp cho quá trình
sản xuất được diễn ra liên tục nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
 Lập đơn yêu cầu mua hàng: sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ
lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt.
Sau đó, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

73

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng
căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét và
tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi
quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm
hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác
nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp. Sau
khi đã tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung
cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cung cấp
mà có những yêu cầu phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng
của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương
thức thanh toán
 Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số
lượng, các thông tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua. Tất
cả các đơn đặt hàng đều phải có chữ kí của những người có đủ thẩm quyền. Các
bước cơng việc này cho thấy, việc lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua
hàng – đây là một chứng từ hợp pháp. Trong trường hợp, người mua và người bán
lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện giao dịch lớn và phức tạp thì địi phải
phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các
quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Việc phê chuẩn của người có đủ thẩm quyền đối với đơn đặt hàng giúp đảm bảo hàng
hóa/dịch vụ mua theo đúng mục đích. Ngồi ra, để tránh cho việc hàng hóa mua q
nhiều hoặc mua q ít không đủ nhu cầu. Hầu hết các doanh nghiệp đều cho phép một
sự phê chuẩn chung cho việc mua để phục vụ cho nhu cầu thường xuyên.
 Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: việc nhận hàng hóa từ người bán là
một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là thời điểm mà
tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán. Khi hàng hóa nhận về
địi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều kiện khác.
Thơng thường, các doanh nghiệp có phịng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu

mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm
dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo việc nhận hàng, đồng thời
gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập hàng và gửi cho kế tốn một bản nhằm
làm có sở tham chiếu để thanh toán tiền hàng.
 Theo dõi các khoản nợ người bán: sự ghi nhận đúng về hàng hóa/dịch vụ nhận
được địi hỏi cần phải ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ sẽ ảnh hưởng
đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh tốn thực tế, chính vì vậy kế tốn
chỉ được phép ghi vào các lần mua mà có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Khi kế
toán nhận được hóa đơn từ người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng,
phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thơng tin trên đơn đặt
hàng (hoặc hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ).
 Thanh tốn tiền cho người bán: công việc này chỉ được thực hiện khi đã có đủ bốn
yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn từ những người có thẩm quyền,
đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng (từ bên bán) và biên bản giao nhận hàng.

74

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

5.1.2.

Chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng

Thực chất, kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có
liên quan đến mua sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông
tin về hoạt động mua sắm và trợ giúp họ trong việc ra quyết định.
Bảng 5.1. Chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng

Chức năng phối hợp


Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược
và tác nghiệp;



Phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua hàng;



Chức năng dịch vụ


Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn
bị thông tin về điều kiện mua và các
nguồn hàng;

Kế hoạch hóa và kiểm tra ngân sách mua hàng;



Dự báo cầu về nguyên vật liệu, thiết bị;



Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với các kế
hoạch hóa bộ phận hoạt động khác;



Phát triển, bổ sung và sử dụng mơ hình
kế hoạch hóa lượng đặt hàng;



Kiểm tra các điều kiện tiền đề.



Xác định giới hạn cao của giá.

Trong q trình kiểm sốt hoạt động mua hàng, cần phối hợp kế hoạch hóa mua hàng
chiến lược và tác nghiệp; phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua hàng. Từ đó, trên cơ
sở các dữ liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp
mua (chủng loại, số lượng, mẫu mã, giá cả…) thơng qua kiểm tra hàng hóa nhập về và
kiểm tra quá trình lưu kho. Đồng thời, qua kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp
dự báo được ngân sách dành cho hoạt động này như thế nào. Trên cơ sở đó, doanh
nghiệp sẽ chuẩn bị các điều kiện tiền đề cần thiết nhằm giúp mua được vật tư, hàng
hóa, tài sản đúng quy cách và chất lượng, đúng nguồn, đúng lúc, đúng nơi, đúng số
lượng và với giá hợp lý.
Nhiệm vụ quan trọng của kiểm sốt chu trình mua hàng là phối hợp kế hoạch hóa
lượng đặt và mua sắm chiến lược và tác nghiệp, với nhiệm vụ này khi kiểm sốt cần
trả lời các câu hỏi:
 Tính hợp lí của quyết định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng.
 Ảnh hưởng của các giải pháp đầu tư chiến lược đến các chính sách đặt hàng và lưu
kho tác nghiệp.
Thơng qua kiểm sốt chu trình mua hàng, nhân viên kiểm sốt có thể dự báo được
lượng ngun vật liệu cần thiết và các thông tin về hoạt động mua hàng (điều kiện

mua, nguồn hàng, chương trình giảm giá…). Từ đó, trợ giúp cho nhà quản trị trong
quá trình ra quyết định.
Để có thể xác định được lượng hàng cần mua, công thức lượng đặt hàng định hướng
chi phí kinh doanh truyền thống đề cập ở góc độ tác nghiệp thích hợp với chiến lược.
Quyết định đặt hàng chiến lược được giải thích như là quyết định nhiều thời kì với chu
kì đặt hàng như cũ và được mơ hình hóa bởi các dịng đầu tư. Tính thích hợp đạt được
nhờ mơ hình tác nghiệp chi phí kinh doanh sử dụng vốn dưới dạng trả lãi vốn được
xác định bởi lượng lưu kho bình qn của kì.
Chi phí kinh doanh đặt hàng:
TCKDĐH = FCKDđh  Lđh + TCKDPhụ  QNVLKH
Trong đó:
TCKDĐH: Chi phí kinh doanh đặt hàng cho một loại hàng mua sắm kì
FCKDđh : Chi phí kinh doanh cố định cho 1 lần đặt hàng
TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

75


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

Lđh: Số lần đặt hàng trong kì
TCKDPhụ: Chi phí kinh doanh phụ thêm cho hoạt động mua hàng
QNVLKH : Cầu về ngun vật liệu của kì
5.1.3.

Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng

Cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm sốt trong q
trình đưa ra u cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng,
lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết

mua hàng
Yêu cầu mua hàng: Thông thường, khi các bộ phận có
nhu cầu thì sẽ đề nghị được mua hàng thơng đơn đề
nghị mua hàng hóa. Để tránh trường hợp đặt mua hàng
không cần thiết hoặc khơng phù hợp với mục đích sử
dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng các thủ tục kiểm soát cần thiết:
 Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt
và việc kí này phải từ người có đủ thẩm quyền. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc
mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh
nghiệp có thể xác định trách nhiệm của những người liên quan nếu phát hiện có
dấu hiệu thông đồng giữa nhân viên đề nghị mua hàng và nhà cung cấp.
 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin và phải được người có thẩm
quyền ký duyệt. Tùy theo sự phân quyền trong doanh nghiệp, người có thẩm
quyền phê duyệt có thể ở các bộ phận khác nhau, nhưng thường là người đứng đầu
bộ phận có nhu cầu sử dụng và được sự ủy quyền của nhà quản trị cấp cao. Giấy
đề nghị mua hàng phải được lập thành hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu,
một liên chuyển cho bộ phận mua hàng làm căn cứ để đặt hàng
Phê duyệt việc mua hàng: sau khi nhận giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu
cầu sử dụng, các bộ phận liên quan cần xác minh và ước tính được thời gian hợp lý để
mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt về q sớm (có thể gây lãng phí chi phí lưu kho
hoặc làm giảm phẩm chất hàng hóa) hoặc quá trễ (dẫn đến thiếu nguyên vật liệu trong
sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán), các thủ tục kiểm sốt cần thiết:
 Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người
cùng đặt một mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt quá mức cần thiết.
 Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đang đặt và mặt hàng nào cần đặt thêm để tránh
trường hợp hàng đặt về quá nhiều không đủ chỗ chứa.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi nhận được giấy phê duyệt
mua hàng từ người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần
phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhằm có được hàng
hóa có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, tránh trường

hợp nhân viên mua hàng có thể thơng đồng với nhà
cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với
nhà cung cấp, các thủ tục kiểm soát cần thiết:
 Yêu cầu nhà cung cấp đưa bảng báo giá, bảng này cần phải chi tiết, rõ ràng, thể
hiện đầy đủ các thông tin về số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức giao
76

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

nhận Thơng thường, ở một mức hàng hóa nào đó, doanh nghiệp cần có ít nhất là
ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.
 Thực hiện việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành các quy tắc đạo đức, trong
đó, có những quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận các lợi ích kinh tế từ
nhà cung cấp.
 Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Việc này
nhằm tránh tình trạng có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn
nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
 Mọi thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận và báo cáo cho người
chịu trách nhiệm phê duyệt. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có
tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ phận xử lý báo giá, điều này nhằm
tránh trường hợp nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp.
 Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập
thường xuyên. Thủ tục này giúp doanh nghiệp đảm bảo được các giao dịch chỉ từ
nhà cung cấp có đủ năng lực, và điều này cũng làm hạn chế tối đa sự quan hệ mật
thiết giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
Đặt hàng: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn

đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng gồm:
 Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ những người có thẩm quyền. Và đơn này
phải được lập ít nhất 5 liên: một liên lưu ở bộ phận mua hàng, một liên gửi cho nhà
cung cấp, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, một liên gửi cho bộ phận đề nghị
mua hàng và một liên gửi cho bộ phận kế tốn để theo dõi cơng nợ.
 Chỉ có bộ phận mua hàng (được tổ chức độc lập với các bộ phận khác) mới được
phép đặt hàng.
 Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận.
 Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua trước khi
hàng thực tế nhận.
Nhận hàng: Sau khi đạt được sự thỏa thuận bên bán và
bên mua, bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng.
Nhằm tránh việc hàng nhận không đúng quy cách, chất
lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho đã bị biển
thủ Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng gồm:
 Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận
độc lập thực hiện. Bộ phận này cần tách biệt với bộ
phận đặt hàng.
 Sau khi nhận hàng, cần lập báo cáo về số hàng
nhận được. Báo cáo này được lập thành 2 liên, một liên gửi cho kế toán để làm
chứng từ thanh toán, một liên gửi ở bộ phận nhận hàng để làm căn cứ cho q
trình nhận hàng đã hồn thành.
 Đối với mặt hàng có quy cách, phẩm chất phức tạp thì trong q trình nhận hàng,
cần phải có một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập để hỗ trợ cho việc nhận hàng.
TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

77


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

Kiểm soát nợ phải trả người bán và trả tiền: Việc ghi nhận nợ phải trả và số tiền đã
trả vào số kế toán được thực hiện khi kế toán nhận được hóa đơn bán hàng của nhà
cung cấp. Tránh trường hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để
được thanh tốn, do có sự nhầm lẫn kế toán chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận,
khơng theo dõi sát sao các đơn hàng có thể dẫn đến không đủ tiền trả cho nhà cung
cấp khi đến hạn Các thủ tục kiểm sốt cần có:
 Cần có quy định về luân chuyển chứng từ để bảo đảm hóa đơn của nhà cung cấp
được chuyển ngay đến phịng kế tốn.
 Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu
ngun nhân và xử lý sớm. Ngồi ra, cũng cần đóng dấu lên hóa đơn có ghi rõ số
tham chiếu của đơn đặt hàng hay hợp đồng và biên bản nhận hàng cùng với tên
viết tắt của nhân viên kiểm tra, việc này sẽ giúp ích cho việc đối chiếu chứng từ.
Sau khi kiểm tra sự chính xác của các hóa đơn, kế tốn cơng nợ sẽ lưu hóa đơn chưa
thanh toán vào hồ sơ theo thứ tự thời hạn thanh tốn. Hàng ngày, kế tốn cơng nợ căn
cứ vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh tốn để thanh tốn nhưng khoản đến hạn. Ngồi ra,
những khoản thanh tốn khi đến hạn nên được chuyển khoản, hạn chế thanh toán bằng
tiền mặt.
5.1.4.

Một số rủi ro thường gặp trong chu trình mua hàng

 Nhân viên có thể nộp các chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu đơn vị thanh
tốn. Loại gian lận này thường tinh vi và khó phát hiện khi có sự thơng đồng với
đơn vị từ bên ngồi.
 Do mục đích thu được lợi ích cá nhân, nhân viên
mua hàng có thể lựa chọn nhà cung cấp với mức
giá đưa ra không hợp lý.
 Nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực
giao, thanh tốn nhiều lần cho cùng một lơ hàng

hoặc trả tiền cho nhưng hóa đơn khơng có thực
Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng
sự yếu kém của nhân viên kế toán, trong khâu xét
duyệt thanh toán.
 Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, chẳng hạn đặt hàng mà nhân
viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hóa đơn để được thanh tốn
liên quan đến khoản mua hàng đó.
 Do thiếu kinh nghiệm, kỹ năng hoặc sai sót trong q trình đọc phiếu đề nghị mua
hàng. Nhân viên mua hàng đã mua hàng không đúng quy cách và phẩm chất đã
được mơ tả.
5.2.

Kiểm sốt chu trình tiêu thụ

5.2.1.

Vai trị và đặc điểm của chu trình tiêu thụ

Tiêu thụ là chu trình cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chu trình này khơng chỉ đánh giá hiệu quả của các chu trình đi trước, mà cịn đánh giá
78

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

hiệu quả của tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, phản
ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.

Quá trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Đối với bất kì một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào muốn thu
được lợi nhuận đều phải qua khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng
nhanh càng tốt, như vậy vốn doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn, khả năng
tạo ra lợi nhuận cao hơn. Để tiêu thụ sản phẩm, thơng thường doanh nghiệp sử dụng
hai hình thức bán hàng: bán buôn và bán lẻ.
 Phương thức bán buôn: là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc
doanh nghiệp thương mại. Kết thúc quá trình này, hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh
vực lưu thơng. Đặc điểm của phương thức bán buôn là số lượng bán mỗi lần tương
đối lớn.
 Phương thức bán lẻ: được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho nhu cầu tiêu
dùng trực tiếp của khách hàng. Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua với
với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách hàng thanh tốn ngay.
Hoạt động tiêu thụ rất phức tạp vì nó nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu khác như: số
lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ Do tính chất phức
tạp nên khả năng tồn tại các rủi ro rất lớn. Chu trình này có đặc điểm cần quan tâm:
 Chu trình tiêu thụ phải trải qua nhiều khâu, có liên
quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu,
hàng hóa nên thường là đối tượng dễ bị tham ô,
chiếm dụng.
 Nợ phải thu của khách hàng thường chiếm tỷ trọng
lớn trong tài sản của doanh nghiệp, điều này làm
tăng rủi ro cho doanh nghiệp.
Với những đặc điểm của chu trình tiêu thụ, có thể cụ thể hóa chu trình này trong
doanh nghiệp với các chức năng sau: nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách; xét duyệt
bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập và giao hóa đơn bán hàng; theo dõi nợ phải thu và
thu tiền.
 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua: là khâu đầu tiên trong chu trình.
Trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng
có thể là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là

hợp đồng mua. Sau khi nhận đơn đặt hàng, các bộ phận có liên quan trong đơn vị
sẽ xem xét các điều kiện trong đơn: số lượng, chủng loại, chất lượng, điều kiện
giao hàng... để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của doanh nghiệp với các
yêu cầu đó.
 Xét duyệt bán chịu: trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thơng
tin khác từ trong và ngồi doanh nghiệp, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ
trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt
bán chịu. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một
điều kiện đã thỏa thuận trong quan hệ mua bán cùng với các điều kiện khác.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

79


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

 Chuyển giao hàng hóa: căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, bộ phận giao
hàng phải lập chứng từ vận chuyển. Chứng từ vận chuyển là bằng chứng giao hàng
cho người mua, đồng thời là cơ sở để lập hóa đơn bán hàng.
 Lập và giao hóa đơn bán hàng: hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ số lượng, quy
cách, chất lượng hàng hóa Như vậy, hóa đơn chỉ rõ cho khách hàng biết số tiền
và thời hạn cần thanh toán.
 Thu tiền và nợ phải thu của khách hàng: Tùy theo chính sách bán hàng hoặc tình
hình tài chính của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình
thanh tốn khoản tiền mua hàng theo các hình thức khác nhau.
o Mua hàng thanh toán ngay: đối với những khách hàng mới, khơng thường
xun hoặc có q trình thanh tốn nợ khơng tốt đối với doanh nghiệp, doanh
nghiệp sẽ buộc khách hàng phải thanh tốn ngay tiền hàng bằng hình thức tiền
mặt hoặc chuyển khoản.

o Ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính của doanh nghiệp khơng
được tốt hoặc tính độc quyền của sản phẩm mà doanh nghiệp có thể bắt khách
hàng ứng trước một khoản để phục vụ sản xuất hoặc đảm bảo tính chắc chắn.
Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh tốn phần tiền mua hàng cịn thiếu.
o Mua hàng tín dụng: doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản tiền mua
hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời hạn đó khách
hàng phải thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp.
5.2.2.

Chức năng kiểm soát chu trình tiêu thụ

Kiểm sốt chu trình tiêu thụ có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động quản trị nhằm cung
cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản trị bán hàng, là công cụ tạo lập cơ sở thông
tin để trợ giúp cho nhà quản trị ra quyết định.
Bảng 5.2. Nhiệm vụ của kiểm sốt chu trình tiêu thụ
Chức năng phối hợp
 Phối hợp giữa chiến lược và tác nghiệp.
 Phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ với các kế

hoạch bộ phận khác.

Chức năng dịch vụ
 Xác lập giới hạn dưới

của giá.
 Nghiên cứu thị trường.

 Phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra.
 Phát triển các kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở phân

tích sai lệch doanh thu.
 Điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ trên cơ sở kiểm tra

điều kiện tiền đề.
 Phát triển và đưa vào áp dụng hệ thống kích

thích nhân viên bán hàng.

Trong kiểm sốt hoạt động tiêu thụ, cần phối hợp kế hoạch hóa chiến lược và tác
nghiệp nhằm thúc đẩy tác dụng của chiến lược, thơng qua việc xác định tiềm năng và
tính hấp dẫn của thị trường đến các quyết định tác nghiệp. Với khoảng thời gian ngắn
và trung hạn, thông qua định hướng chiến lược để đưa ra một kế hoạch tiêu thụ sản
phẩm đúng đắn luôn là cơ sở để xây dựng một kế hoạch sản xuất thích hợp và ngược
lại; nếu kế hoạch tiêu thụ sản phẩm không phù hợp với tiến trình phát triển của thị
trường sẽ tác động trực tiếp đến tính khả thi của kế hoạch sản xuất. Ngoài ra, nhiệm
80

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

vụ trung tâm là phải phối hợp kế hoạch hóa tiêu thụ và kiểm tra. Nhiệm vụ này liên
quan nhiều đến chức năng sáng tạo và thích ứng, cụ thể cần phải kiểm sốt chu trình
tiêu thụ để biết được các sản phẩm đưa ra bán có phù hợp với thị trường, từ đó đưa ra
các giải pháp đổi mới sản phẩm cho q trình tiêu thụ sau.
Thơng qua phối hợp kế hoạch tiêu thụ với kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch tiêu thụ trên cơ
sở kiểm tra các điều kiện tiền đề như: tính chất cạnh tranh, chính sách giá cả, hệ thống
và hình thức tiêu thụ nhằm đảm bảo các sản phẩm đưa ra sẽ được tiêu thụ hết và mang
lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp. Trong khn khổ kiểm sốt chu trình tiêu thụ, xem

xét các công cụ truyền thông như quảng cáo, quan hệ cơng chúng, hình thức xúc tiến
phù hợp với u cầu chưa và có trong khn khổ kế hoạch ngân sách không?
Chức năng dịch vụ nhằm trợ giúp cho nhà quản trị thông tin về cầu thị trường và cầu
của bản thân doanh nghiệp đang hoặc sẽ có khả năng sản xuất để ra các quyết định tối
ưu. Ngoài ra, qua nghiên cứu thị trường để cung cấp cho nhà quản trị hệ thống kênh
phân phối phù hợp; các hoạt động quảng cáo cần tiến hành để thu hút khách hàng; tổ
chức công tác bán hàng cũng như các hoạt động yểm trợ nhằm bán được nhiều hàng
hóa với chi phí kinh doanh cho hoạt động bán hàng thấp nhất.
5.2.3.

Thủ tục kiểm sốt chu trình tiêu thụ

Cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm sốt trong q trình tiếp nhận xử lý đơn đặt
hàng của khách, xét duyệt bán chịu, giao hàng và lập hóa đơn
Nhận và xử lý đơn đặt hàng: Là bước đầu tiên của chu trình. Nội dung chính của bước
này là kiểm tra tính chính xác và tính hiệu quả của q trình khách hàng đặt hàng. Để
tránh trường hợp đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được cấp thẩm
quyền phê duyệt, đồng ý bán hàng nhưng doanh nghiệp khơng có khả năng cung
ứng các thủ tục kiểm soát cần thiết:
 Nhân viên bán hàng cần xác minh lượng hàng lưu kho có đủ đáp ứng yêu cầu của
khách hay không, bằng cách liên hệ với bộ phận kho. Nếu không đề nghị khách
hàng thay thế bằng sản phẩm khác hoặc nếu có đủ điều kiện thì có thể sản xuất bổ
sung lượng hàng khách yêu cầu.
 Khi nhận được đơn đặt hàng với đầy đủ thơng tin và chữ kí thì cần phải xác minh
lại chữ kí, xem đây có phải người được ủy quyền mua hàng hóa khơng. Điều này
nhằm hạn chế tình trạng bán hàng cho khách hàng giả mạo.
Xét duyệt bán chịu: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, bộ phận xét duyệt bán chịu sẽ xác
minh khách hàng để duyệt hạn mức tín dụng. Để tránh trường hợp bán chịu cho những
khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán
chịu dẫn đến mất hàng, khơng thu được tiền; nhân viên

bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho
khách để đẩy mạnh doanh thu bán hàng làm doanh
nghiệp phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức các
thủ tục kiểm soát:
 Bộ phận xét duyệt bán chịu cần phải độc lập với
nhân viên/bộ phận bán hàng.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

81


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

 Doanh nghiệp cần có những quy định chặt đặc biệt với khách hàng nhỏ và khách
hàng chỉ giao dịch một lần. Sau khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký
hoặc đánh dấu lên lệnh bán hàng. Bộ phận kho không được xuất hàng cho những
đơn hàng khơng có phê chuẩn của bộ phận xét duyệt bán chịu.
 Sử dụng những nhân viên có năng lực và đạo đức ở bộ phận này vì khâu xét duyệt
bán chịu có tính chất quyết định đến việc bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
Chuyển giao hàng: Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận giao hàng sẽ vận chuyển hàng
hóa đến cho khách hàng theo như cam kết trong hợp đồng. Trong hoạt động này, một
số rủi ro có thể xảy ra như: giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc khơng
đúng địa điểm; hàng bị thất thốt trong q trình giao hàng các thủ tục kiểm sốt:
 Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh các mặt hàng thực nhận
với chứng từ gửi hàng. Nếu thấy chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn
hàng. Nếu hàng thực nhận phù hợp với chứng từ, nhân viên giao hàng lập chứng từ
vận chuyển thành 3 liên. Một liên gửi kèm theo hàng, một liên gửi cho bộ phận lập
hóa đơn và một liên lưu ở bộ phận giao hàng. Ngoài ra, chứng từ này phải được
đánh số liên tục trước khi sử dụng. Sau khi giao hàng cho khách, chứng từ vận

chuyển cần phải được khách hàng ký nhận để làm bằng chứng là họ đã nhận được
và chấp nhận hàng trên thực tế.
 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nguyên nhân của bất kỳ sự thiếu hụt nào
của hàng hóa, đồng thời giải trình trách nhiệm bằng cách khuyến khích nhân viên
duy trì việc ghi chép chính xác. Thêm vào đó, việc sử dụng cơng nghệ thơng tin có
thể cung cấp chính xác thời điểm kiểm kê hàng hóa, điều này có thể giảm bớt hành
vi trộm cắp hàng hóa.
Lập hóa đơn: khi nhận được chứng từ từ bộ phận khác
gửi đến: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ vận
chuyển, bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn. Mục
đính chính của việc lập hóa đơn nhằm khẳng định chắc
chắn rằng tất cả khách hàng đều nhận được hóa đơn
bán hàng do doanh nghiệp lập cho tất cả các nghiệp vụ
bán hàng, thông tin trên các hóa đơn cần phải chính
xác. Thơng thường, trong hoạt đơng lập hóa đơn
thường có các rủi ro như: lập hóa đơn sai về giá trị,
tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng, khơng bán
hàng nhưng vẫn lập hóa đơn hoặc bán hàng nhưng qn khơng lập hóa đơn, sai sót
trong việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng... các thủ tục kiểm sốt:
 Khi lập hóa đơn cần căn cứ vào: chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký
nhận, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển và hợp đồng giao
hàng (nếu có). Hóa đơn (sau khi lập) cần được một nhân viên khác kiểm tra ngẫu
nhiên lại tính chính xác những thơng tin trên hóa đơn.
 Các khoản thanh tốn của khách hàng thơng thường được xử lý theo lơ, vì vậy việc
kiểm sốt các lơ hàng có thể cung cấp thêm thông tin để phát hiện các lỗi. Chẳng
hạn, sau khi khách hàng thanh toán, tổng tất cả các số dư của tài khoản của các
khách hàng sẽ phải bằng tổng số dư của các tài khoản phải thu.
82

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

 Hóa đơn bán hàng cần được lập ngay khi hoàn tất việc giao hàng.
Thu tiền và nợ phải thu của khách hàng: Trong quy trình này thường gặp một số rủi ro
như: quản lý nợ phải thu của khách hàng kém như thu hồi nợ chậm, khơng địi được
nợ; các khoản thanh toán của khách hàng bị nhân viên chiếm đoạt; Xóa sổ nợ phải thu
khách hàng nhưng khơng được xét duyệt
 Khuyến khích khách hàng thanh tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng. Ngồi ra,
nên sử dụng máy tính tiền tự động. Các máy này vừa in biên lai cho khách hàng,
vừa lưu trữ dữ liệu trong tập tin của máy. Tập tin này phải được thiết kế sao cho
người thu tiền không thể tự ý sửa chữa. Đồng thời, cuối mỗi ngày, phải tiến hành
đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền
in ra từ máy tính tiền.
 Doanh nghiệp cần ban hành chính sách lập dự phịng các khoản phải thu khó địi
và chính sách xóa sổ nợ phải thu khó địi. Chính sách này cần quy định rõ các tiêu
chuẩn để được đề nghị xóa sổ và cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ nợ phải thu
khó địi.
 Định kỳ cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu số liệu từ
bộ phận kế toán với các chứng từ có liên quan. Ngồi ra, doanh nghiệp cần phải
quản lý chặt chẽ công nợ phải thu của khách hàng nhằm cung cấp dữ liệu về các
khoản nợ phải thu của khách hàng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng và điều
chỉnh chính sách bán chịu hợp lý.
Dữ liệu tiền gửi của khách hàng nên gửi đến bộ phận phải thu khách hàng, trong đó,
bộ phận thu ngân sẽ đảm nhận việc thanh tốn của khách. Ngồi ra, số tiền nhận được
từ thu công nợ cần phải được ghi chi tiết và cuối tháng sẽ được gửi đến cho khách
hàng, qua đó có thể biết chính xác được các khoản phải thu có tương ứng với những
khoản nợ họ đã trả.
5.2.4.

Một số rủi ro thường gặp trong chu trình tiêu thụ

 Nhận những đơn đặt hàng có điều khoản, điều kiện
khơng chính xác hoặc từ những khách hàng khơng
được phê duyệt.
 Nhân viên bán hàng bán cho khách giá thấp hơn giá
niêm yết, cho hưởng chiết khấu không đúng hay
bán hàng cho khách khơng có khả năng thanh tốn
để đạt được lợi ích cá nhân. Gian lận này dễ xảy ra
khi doanh nghiệp khơng có chính sách bán hàng
hoặc thiếu kiểm tra giám sát đối với việc bán hàng.
 Nhận những đơn đặt hàng mà doanh nghiệp khơng có khả năng cung ứng.
 Bộ phận hoặc cá nhân khơng có nhiệm vụ lại nhận đơn đặt hàng. Việc xuất và giao
hàng do nhân viên khơng có thẩm quyền thực hiện.
 Hóa đơn tiền khách hàng thanh tốn khơng được nhân viên xuất phiếu thu hay hóa
đơn; hoặc nhân viên ghi nhận số tiền trên hóa đơn thấp hơn số tiền thực nhận Cuối
ngày, nhân viên sẽ rút ra số tiền tương ứng với giá trị các hóa đơn đáng lẽ phải xuất.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

83


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

 Doanh nghiệp giao hàng không đúng địa điểm hoặc có thể giao cho khách hàng
khơng đúng như quy cách đã được thỏa thuận.
 Nhân viên lập hóa đơn quên lập hóa đơn đối với một số mặt hàng đã giao hoặc lập
một hóa đơn thành nhiều lần.

 Nhân viên chiếm đoạt số tiền khách hàng đã trả bằng cách ghi vào sổ nợ đây là các
khoản phải thu hoặc đề nghị doanh nghiệp xóa sổ món nợ phải thu này vì khơng
thu được nợ.

84

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

Tóm lược cuối bài
 Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh
nghiệp sản xuất và thương mại. Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng
hóa/dịch vụ là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:


Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp;



Lập đơn yêu cầu mua hàng;



Tìm và lựa chọn nhà cung cấp;



Lập đơn đặt hàng;



Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho;



Theo dõi các khoản nợ người bán;

 Thanh toán tiền cho người bán.
 Kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có liên quan đến mua
sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động mua sắm
và trợ giúp họ trong việc ra quyết định. Chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng:


Chức năng phối hợp;

 Chức năng dịch vụ.
 Thủ tục kiểm soát và một số rủi ro thường gặp phải trong kiểm sốt chu trình mua hàng.
 Tiêu thụ là chu trình cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chu
trình này khơng chỉ đánh giá hiệu quả của các chu trình đi trước, mà cịn đánh giá hiệu quả
của tồn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
 Với những đặc điểm của chu trình tiêu thụ, có thể cụ thể hóa chu trình này trong doanh
nghiệp với các chức năng sau:


Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách;



Xét duyệt bán chịu;



Chuyển giao hàng hóa;



Lập và giao hóa đơn bán hàng;

 Theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
 Kiểm sốt chu trình tiêu thụ có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động quản trị nhằm cung cấp
thông tin quan trọng cho các nhà quản trị bán hàng, là công cụ tạo lập cơ sở thông tin để trợ
giúp cho nhà quản trị ra quyết định. Chức năng kiểm sốt chu trình tiêu thụ:


Chức năng phối hợp;

 Chức năng dịch vụ.
 Thủ tục kiểm soát và một số rủi ro thường gặp phải trong kiểm sốt chu trình tiêu thụ.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203

85


Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

Câu hỏi ơn tập
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

86

Vai trị và đặc điểm của chu trình mua hàng.
Nêu các chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng. Phân tích cụ thể từng chức năng kiểm soát.
Hãy nêu các thủ tục kiểm soát cần thiết trong chu trình mua hàng.
Đưa ra một số rủi ro gặp phải và cơ chế kiểm soát tương ứng đối với mỗi rủi ro trong chu
trình mua hàng.
Vai trị và đặc điểm của chu trình tiêu thụ.
Nêu các chức năng kiểm sốt chu trình tiêu thụ. Phân tích cụ thể từng chức năng kiểm soát.
Hãy nêu các thủ tục kiểm soát cần thiết trong chu trình tiêu thụ.
Đưa ra một số rủi ro gặp phải và cơ chế kiểm soát tương ứng đối với mỗi rủi ro trong chu
trình tiêu thụ.

TXQTTH06_Bai5_v1.0015108203