Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 2 - Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

BÀI 2
Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)


Các thành phần cần quản lý


Công việc













Danh sách các loại nguồn lực
Tình trạng từng nguồn lực
Số lượng, phân bố nguồn lực
Tải công việc
Bảng phân công nhiệm vụ
Bảng theo dõi thời gian

Thời gian


Tổ chức phân rã cơng việc
Tình trạng hồn thành
Thứ tự ưu tiên
Mối quan hệ với các công việc
khác

Nguồn lực












Thời gian kế hoạch
Thời gian thực tế
Độ sai lệch thời gian
Lịch làm việc chung dự án
Lịch làm việc từng cá nhân, nhóm
Lịch làm việc của máy móc thiết bị

Chi phí









Chi phí kế hoạch
Chi phí thực tế
Các hạng mục chi phí
Sai lệch chi phí
Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ
Chi phí vật tư theo sản phẩm
Các khoản điện, nước, vận chuyển….


Mục tiêu quản lý cơng việc
1.

2.

3.

4.

5.

6.
7.

Trình tự cơng việc đúng theo yêu cầu kỹ
thuật

Đảm bảo các công việc được liệt kê đầy
đủ
Đảm bảo nắm tình trạng cơng việc đã
hồn thành, cịn dở dang
Đảm bảo quản lý cơng việc tổng thể đến
chi tiết, việc mẹ-việc con
Quản lý được mối quan hệ giữa các công
việc
Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc
Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với
công việc


Mục tiêu quản lý nguồn lực
1.

Quản lý các loại nguồn lực con người,
máy móc, vật tư…

2.

Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn
lực

3.

Quản lý tải và thời gian hoạt động

4.

Quản lý lịch làm việc

5.

Quản lý phân công nguồn lực

6.

Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực

7.

Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các
thay đổi


Mục tiêu quản lý thời gian
1.

Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch

2.

Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian

3.

Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc

4.

Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án

5.

Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công
việc, từng nguồn lực

6.

Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá nhân,
nhóm

7.

Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về
thời gian trong dự án


Mục tiêu quản lý chi phí
1.

Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực

2.

Quản lý chi phí gắn với từng cơng việc

3.

Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát
sinh thực tế, sai lệch chi phí

4.

Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngồi giờ,
chi phí theo lần sử dụng

5.

Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo
công suất sử dụng

6.

Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án

7.

Quản lý giới hạn chi phí


Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft
Project
Thuật ngữ

Giải thích

Thuật ngữ

Giải thích

Project

Dự án

Ribbon

Nhóm thanh cơng cụ

Task

Cơng việc

Tab

Mục trên nhóm thanh cơng cụ

Resource

Nguồn lực

Chart

Bảng, biểu đồ

Duration

Khoảng thời gian

Sheet

Bảng dữ liệu

Calendar

Lịch

Form

Màn hình nhập liệu

Cost

Chi phí

Planner

Cơng cụ lập kế hoạch

Usage

Mức độ sử dụng

Tracking

Theo dõi

Team

Đội ngũ

Gantt

Henry Gantt

Schedule

Lịch trình

View

Màn hình hiển thị

Network

Mạng

Format

Định dạng

Diagram

Biểu đồ, đồ thị

Entire

Toàn bộ

Timeline

Trục thời gian

Selected

Được chọn


Giới thiệu công cụ MS Project


Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ
người quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch,
phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo dõi tiến
độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải cơng việc dự
án.



Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển
bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và
Professional



Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project
Professional 2010

Tổng quan lợi ích MS Project


Hỗ trợ lập kế hoạch






Hỗ trợ điều phối nguồn lực








Quản lý công việc
Phân công nguồn lực theo công việc
Xác định lịch và thời gian cho từng công việc
Quản lý danh sách nguồn lực
Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực
Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực
In các bảng phân cơng cơng việc
In lộ trình tiến độ giải ngân

Hỗ trợ giám sát dự án






Ghi lại các điểm chốt
Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí,
tiến độ hồn thành
Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực
Cập nhật tự động các thay đổi liên quan


Các thiết lập hệ điều hành cho MS
Project


Công tác lập lịch, khai báo chi phí và
in ấn báo cáo là đặc biệt quan trọng
đối với quản lý dự án



Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm
bảo sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn
báo cáo thuận lợi



Các thiết đặt bao gồm


Thiết đặt ngày tháng



Thiết đặt tiền tệ



Cài đặt máy in


Thiết đặt ngày tháng








Mở Start\Control Panel
Chọn thiết đặt Region and
Language
Chọn Customize hoặc
Additional Settings
Chọn tab Date
Đặt lại ngày tháng trong Sort
Date theo khuôn dạng:
dd/MM/yyyy

Thiết đặt tiền tệ







Mở Start\Control Panel
Chọn thiết đặt Region and
Language
Chọn Customize hoặc Additional
Settings
Chọn tab Currency và thiết đặt các
mục







Currency symbol = đ
Positive currency format = 1.1 $
Negative currency format = (1.1$)
No. of digits after decimal = 0

Bấm Apply - OK

Cài đặt máy in


Mở Start\Devices and
Printers



Chọn Add Printer và theo
các bước để cài đặt 1 máy
in HP Laserjet bất kỳ


Bắt đầu sử dụng MS
Project






Thiết lập ngày tháng cho hệ
điều hành
Cài đặt máy in
Chọn Start\Programs
Chọn Microsoft Office \
Microsoft Project 2010

Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost


Task là đối tượng để quản lý
cơng việc, điểm mốc trong dự
án.










Tính theo nhiều đơn vị
d – ngày
h – giờ
w – tuần
mo – tháng

Resource là đối tượng để quản
lý nguồn lực trong dự án


Task có thể chứa các task nhỏ
hơn
Có 3 loại: Task thường,
Summary, Milestone

Duration là khoảng thời gian
thực hiện task









Có 3 loại: Work, Material, Cost
Có thể có lịch làm việc và thời
gian khả dụng riêng
Được gắn với từng task cụ thể
để tính tốn chi phí, thời gian

Cost là đối tượng quản lý chi
phí trong dự án, là một dạng
Resource


Tồn tại dưới dạng danh mục
giá trị sẽ được nhập theo từng
công việc


Gantt Chart








Do Henry Gantt phát minh vào
những năm 1910
Liệt kê các công việc trong dự án
và biểu thị mối quan hệ giữa các
công việc một cách trực quan.
Độ dài thời gian và lịch trình cũng
được biểu diễn trực quan cho từng
công việc.
Được hiển thị mặc định cho các dự
án mới


Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt
Chart

Danh sách
cơng việc

Biểu diễn
quan hệ và
lịch trình

Bài tập Gantt Chart
#

Bài tập

1

Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3?

2

Làm phơi sản phẩm có bao nhiêu việc con?

3

Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào?

4

Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu?

5

So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12?

6

Xác định các cơng việc đã hồn thành?

7

Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7

8

Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày?

9

Giai đoạn "Làm phơi..." và "Trang trí..." giao nhau bao nhiêu ngày?

Đáp án


Task Usage


Là bảng thể hiện
mức độ sử dụng
nguồn lực của từng
cơng việc




Thời gian sử dụng
Chi phí sử dụng
Thống kê kế
hoạch, thực tế, lũy
kế

Task Usage

Trục thời gian
Cơng việc Task

Chi phí sử dụng
Thời gian sử
dụng
Nguồn lực


Team Planner






Là công cụ cho phép quan sát
trực quan công việc của từng
nguồn lực
Cho phép người quản lý dễ
dàng nắm được tải nguồn lực
và tiến hành điều phối tải
bằng thao tác kéo thả
Công cụ cũng thể hiện trạng
thái của các công việc đã
xong chưa xong, dở dang và

thể hiện các công việc chưa
lập lịch, chưa được phân công
cho ai, chưa được gắn với bất
kỳ nguồn lực nào


Team Planner
Danh sách nguồn
lực
Phân bố các công
việc theo nguồn lực
và thời gian

Việc chờ chưa có
lịch

Việc chờ phân cơng


Resource Sheet








Là bảng khai báo các nguồn lực
cho dự án bao gồm nguồn lực con

người, vật tư, chi phí, máy móc
thiết bị
Bảng này cũng giúp định nghĩa
lịch làm việc của từng cá nhân
hoặc máy móc
Giá làm việc trong giờ, ngồi giờ
hay theo lần sử dụng cũng được
định nghĩa rõ ràng
Cơ chế tính chi phí hỗ trợ 3 chế
độ:




Start – trả trước
End – trả sau
Prorated – dùng đến đâu tính đến
đó

Resource Sheet


Resource Sheet

Đơn vị
tính

Danh sách
nguồn lực

Loại nguồn lực

Giá trong giờ

Giá ngồi giờ

Cách tính chi phí

Kiểu lịch làm việc


Network Diagram






Là sơ đồ mạng
công việc
Giúp quan sát
trực quan mối
quan hệ giữa
các việc dưới
dạng đồ thị
Đánh dấu đỏ
những việc
quan trọng
cần thực hiện
phịng chống

rủi ro để đảm
bảo thành
cơng dự án