Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 7 - Quản lý chi phí dự án

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình mơn học


Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án



Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project (MSP)



Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án



Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc



Bài 5: Phịng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

 Bài 7: Quản lý chi phí dự án


Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập và kiểm tra


BÀI 7
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN


Nội dung chính












Các loại hình chi phí
Thiết đặt tiền tệ

Khai báo chi phí các loại
Phân biệt Std. / Ovt. / Cost.Use
Phân biệt cách tính Prorated /
Start / End
Nhập chi phí theo cơng việc
Thí nghiệm các tình huống tính
chi phí
Bảng dữ liệu chi phí
Lọc, xếp, đánh dấu và nhóm
cơng việc theo chi phí
In bảng tiến độ giải ngân
In các báo cáo tổng hợp chi phí














Theo dõi chi phí thực tế
Xây dựng biểu đồ chi phí
Biểu diễn kế hoạch dự án
Timeline view

Đặt task vào timeline
Tạo milestone
Đưa milestone vào timeline
Copy timeline gửi các bên
Menu format chuẩn
Format theo resource sheet
Format theo tracking gantt
Các dạng format khác


Cái gì là chi phí?






Những chi phí trọng yếu nhất trong
bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân
cơng làm việc cho dự án, cũng như
phí tư vấn và các chi phí th ngồi
các đối tác mà chúng ta ký hợp đồng.
Cũng có các chi phí gắn với vật tư,
như xi măng, gạch ngói, vơi vữa, giáo
hay các máy móc thi cơng.
Và nếu bạn lên kế hoạch để đi cơng
tác, bạn cũng cần quan tâm đến các
chi phí vé máy bay, đi lại, khách sạn,
cơng tác phí bổ sung vào chi phí dự
án.

Các loại hình chi phí


Std. Rate (Standard Rate)




Ovt. Rate (Overtime Rate)




Chi phí nhân cơng hoặc chi phí máy móc
làm việc ngồi khung thời gian đã đăng
ký

Cost/Use




Chi phí nhân cơng hoặc chi phí máy móc
làm việc trong khung thời gian đã đăng
ký

Chi phí một lần tính theo lần phân cơng
sử dụng của nguồn lực

Fixed Cost


Chi phí cố định gắn với từng công việc
chứ không phải gắn với nguồn lực


Cách tính chi phí


Prorated




Start




Tính chi phí theo số giờ hoặc số
đơn vị phát sinh sử dụng cho
công việc dự án. Dùng tới đâu
tính tới đó
Tính chi phí vào thời điểm bắt
đầu sử dụng nguồn lực. Chi phí
trả trước

End



Tính chi phí vào thời điểm kết
thúc sử dụng nguồn lực. Chi phí
trả sau.


Thiết đặt tiền tệ




Chọn menu File \ Options \
Display để thiết đặt tiền tệ
riêng cho dự án
Có thể đặt riêng loại tiền, số
chữ số thập phân cũng như
cách viết số tiền cho dự án






Currency : Loại tiền
Decimal Digits: Số chữ số sau
dấu thập phân
Symbol: biểu tượng tiền
Placement: các viết số tiền

Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác


Chọn menu File \ Options \ Schedule


Resource Sheet

Đơn vị tính

Giá trong giờ

Giá ngồi giờ

Cách tính chi phí


Hướng dẫn thao tác nhập chi phí
1.
2.
3.
4.
5.

6.

Nhập mức chi phí theo giờ
cho nguồn lực dạng work
Nhập chi phí một lần cho

nguồn lực dạng work
Nhập chi phí cố định cho một
cơng việc
Nhập chi phí thực tế theo
một hạng mục
Nhập chi phí theo đơn vị
(unit) cho nguồn lực dạng
material
Nhập chi phí một lần cho
nguồn lực dạng material

Chi phí cố định
Chi phí theo giờ


Bảng chi phí
Thời gian bắt đầu
hiệu lực

5 bảng chi phí khác nhau cho
cùng 1 nguồn lực: A, B, C, D, E

Khai báo chi phí theo
khoảng thời gian


Bài tập nhập chi phí
#

Đề bài

1

Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đông” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với
các cơng việc:
- In treo băng rơn
- Chương trình văn nghệ 3 ngày
- In treo bản đồ chủ quyền

2

Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rơn”, “In treo bản đồ”
+ Chi phí thiết kế => 500.000 VND
+ Chi phí in ấn => 2.000.000 VND
+ Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h

3

Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày”
gồm: - Tình nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền
điện, Tiền vận chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ

4

Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 2-6 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN
2tr/ngày. Tiền thuê Âm thanh, Ánh sáng T2-6 : 2tr / ngày T7-CN:
4tr/ngày

5

Tính tổng chi phí tồn bộ chương trình

6

Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật

Hướng dẫn


Các dạng bảng nhập liệu của
MSP
1.

Cost


2.



3.

Bảng tổng hợp

Tracking


7.

Bảng nhập và theo dõi nhân công

Summary


6.

Bảng nhập và theo dõi lịch

Work


5.

Bảng kế hoạch ban đầu

Schedule


4.

Bảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tế

Entry

Bảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tế

Usage


Bảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực

Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi
phí
#

Bài tập

1

Tìm các cơng việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất

2

Lọc các cơng việc có chi phí > 2 triệu

3

Đánh dấu các cơng việc có chi phí từ 1-3 triệu

4

Nhóm các cơng việc theo chi phí

5

Đánh dấu đỏ các cơng việc có chi phí vượt q 3 triệu

6

Lọc các cơng việc có chi phí cịn lại >0

7

Đánh dấu các cơng việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0

Đáp án


In bảng tiến độ giải ngân
1

2

3

4

5


Lập biểu đồ chi phí
1

2

3

4

Theo dõi chi phí thực tế
Kiểm kê chi phí thực tế
từng công việc và nhập
vào cột Act. Cost

Chọn Table Tracking


Các loại báo cáo chi phí


Cash Flow




Budget




Báo cáo các cơng việc có chi phí
vượt dự trù

Overbudget Resource




Báo cáo ngân quỹ dự trù của dự án

Overbudget Tasks




Báo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân
của dự án

Báo cáo các nguồn lực có chi phí
vượt dự trù

Earned Value


Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo
phương pháp Earned Value


Trình bày kế hoạch dự án trên
Timeline
+ Click chuột phải
+ Chọn Add to Timeline


Hướng dẫn thao tác







Tạo Summary Task
Tạo task lặp đi lặp lại
Recurring Task
Tạo Milestone
Đưa Milestone vào Timeline
Copy Timeline gửi các bên liên
quan






Copy cho E-mail
Copy cho trình chiếu
Copy Full-size

Kết hợp Timeline và Gantt
Chart


Các màn hình Format


Các màn hình Format