Nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam trong điều kiện hội nhập hiện nay

INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0

NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
VỪA VÀ NHỎ VIỆT NAM TRONG ĐIỀU KIỆN HỘI NHẬP HIỆN NAY
Trần Thanh Tâm,
Trường Đại học Tài chính kế tốn
Tóm tắt:
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) trong cơng tác quản lý nói chung c ng như
trong cơng tác kế tốn nói riêng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng phổ biến. Tuy
nhiên, tùy theo điều kiện hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà mức độ ứng dụng CNTT trong
công tác kế toán c ng khác nhau. Nội dung này tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT
trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm ch ra sự khác biệt trong việc tổ
chức công tác kế toán khi ứng dụng CNTT ở các mức độ khác nhau. Đồng thời đưa ra các giải
pháp hoàn thiện, nâng cao hiệu quả việc triển khai ứng dụng CNTT vào tổ chức cơng tác kế tốn
và hệ thống quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam trong điều kiện hội nhập.
Từ khóa: kế tốn; ứng dụng cơng nghệ thông tin; mức độ; vừa và nhỏ; thực trạng.

IMPROVING THE EFFICIENCY OF APPLICATIONS INFORMATION
TECHNOLOGY IN ACCOUNTING TASK IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
OF VIETNAM IN INTEGRATION CONDITIONS
Abstract - The application of information technology in general management and
accounting task, in particular, in small and medium businesses is increasingly popular.
However, the level of application of information technology in the accounting task is definitely
different, it depens on the conditions of production and business of each enterprise. This
research focuses on the situation and application of information technology in accounting work
in small and medium enterprises to point out the differences in the organization of accounting
work while adapting information technology in different levels. Moreover, giving complete
solution to improve the efficiency of technology information application in accounting and
operation management system of Vietnam businesses in integration condition.

Key words: acounting; application of information technology; level; small and medium;
situation.

490


HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0

1. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng tác kế tốn
Hiện nay, tại Việt Nam số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng khá lớn. Cụ
thể, theo số liệu thống kê của Tổng cục thống kê: trong 5 tháng đầu năm 2019 có gần 54.000
doanh nghiệp đăng kí thành lập mới, số lượng doanh nghiệp đăng ký cao nhất trong 5 năm qua
trong đó doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động chiếm tỷ trọng 98,1% tổng số lượng doanh nghiệp
đang hoạt động. Vì vậy, hoạt động kinh doanh hiệu quả của những doanh nghiệp này sẽ góp
phần lớn trong việc tăng nguồn thu cũng như giải quyết việc làm cho người lao động.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, mối quan hệ kinh tế ngày
càng mở rộng, tính chất hoạt động đa dạng và phong phú, yêu cầu hợp tác quốc tế và hội nhập
ngày càng cao thì việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn và phức tạp. Tổ
chức hệ thống kế tốn theo kiểu chu trình của các doanh nghiệp hiện nay không chỉ giải quyết
vấn đề xử lý nghiệp vụ mà quan trọng hơn là dễ dàng tổ chức và đánh giá hoạt động kiểm soát
nội bộ; doanh nghiệp không thể thu thập, xử lý và cung cấp hệ thống thơng tin kế tốn tài chính,
kế tốn quản trị thành các phân hệ trên nền tảng kế toán thủ cơng mà khơng có sự trợ giúp của
chương trình kế tốn được lập trình. Ngồi ra, xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh ngày
càng mở rộng của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua thì việc ứng dụng CNTT vào
cơng tác tác kế tốn là một tất yếu khách quan. Tuy nhiên, không phải bất kỳ doanh nghiệp nào
cũng phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn. Vì vậy, việc
nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
nhằm tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng đó là cần thiết.
2. Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tổ chức cơng tác kế tốn hiện nay tại các

tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.1 Thực trạng ứng dụng phần mềm kế toán trong tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh
nghiệp vừa và nhỏ
Thực tế các doanh nghiệp đã quan tâm đến việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn.
Khi ứng dụng các phần mềm kế tốn, các đơn vị đều có sự tổ chức sắp xếp lại cơng tác kế tốn
phù hợp với điều kiện mới. Tuy nhiên ở mỗi đơn vị, có sự khác nhau trong từng mơ hình tổ chức
ứng dụng phần mềm kế tốn vào cơng tác kế tốn, cũng như hiệu quả cao, thấp khác nhau. Cụ
thể như sau:
Kết hợp các phần mềm hỗ trợ kế toán với kế tốn thủ cơng
Qua tổng hợp, phân tích thơng tin thu được các phiếu khảo sát, mơ hình kết hợp phần
mềm hỗ trợ kế tốn với kế tốn thủ cơng được áp dụng tại một số các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Với mơ hình này, cơng tác kế tốn được thực hiện chủ yếu bằng thủ cơng. Kế tốn sử dụng phần
mềm hỗ trợ là các phần mềm văn phòng, ví dụ Microsoft Excel, để xử lý dữ liệu dạng bảng tính.
Cụ thể:
Hệ thống chứng từ được tiếp nhận, lập thủ cơng.
-Về kế tốn tiền lương, các khoản trích theo lương được thực hiện một phần trên phần
mềm Excel. Các chứng từ ban đầu liên quan đến tiền lương như bảng chấm cơng, tiền lương sản
phẩm, bảng thanh tốn tiền lương… được xử lý trên bảng tính Excel.

491


INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0

- Về kế toán tài sản cố định, kế tốn thực hiện lập bảng tính và phân bổ khấu hao trên
phần mềm Excel.
- Hệ thống báo cáo kế toán, báo cáo thuế được thực hiện trên phần mềm Excel và phần
mềm hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế.
Mơ hình có ưu điểm linh hoạt, chi phí thấp, tuy nhiên, để có thể vận dụng ổn định và hiệu

quả, địi hỏi nhân viên kế tốn phải có trình độ tin học văn phịng tương đối cao, đặc biệt là kỹ
năng sử dụng phần mềm xử lý bảng tính (Microsoft Excel).
Ứng dụng phần mềm kế tốn trên từng máy trạm
Theo mơ hình ứng dụng phần mềm kế toán trên từng máy trạm, việc tổ chức hạch tốn kế
tốn có những đặc điểm như: Chứng từ kế tốn được tiếp nhận thủ cơng, một số chứng từ được
lập thủ công, một số chứng từ được lập và in ra giấy thơng qua phần mềm kế tốn; Phần lớn
cơng tác kế tốn được thực hiện trên phần mềm kế tốn; Việc phân cơng kế tốn trên phần mềm
thơng qua chức năng phân quyền cho người dùng trên phần mềm kế tốn; Việc lập, in, nộp báo
cáo tài chính, báo cáo thuế được thực hiện trên phần mềm kế tốn. Mơ hình này có ưu điểm là có
mức độ tin học hóa cao hơn, chi phí đầu tư mua sắm thiết bị tin học và phần mềm kế tốn
khơng không nhiều. Tuy nhiên, do phần mềm chạy trên một máy tính nên một thời điểm chỉ có
một người có thể sử dụng và tác nghiệp trên phần mềm kế toán. Đây là nhược điểm rất lớn làm
giảm năng suất, hiệu quả làm việc của bộ máy kế toán.
Ứng dụng phần mềm kế tốn trên hệ thống mạng nội bộ
Mơ hình áp dụng phần mềm kế tốn trên hệ thống mạng nội bộ được ứng dụng rất phổ
biến. Theo đó, phần mềm kế tốn được cài trên một máy tính chủ. Máy chủ này chứa toàn bộ cơ
sở dữ liệu kế tốn của doanh nghiệp. Ngồi ra, phần mềm kế tốn cịn được cài trên các máy tính
khác (máy trạm). Các máy tính được nối mạng nội bộ với nhau để có thể cùng làm việc trên cùng
một cơ sở dữ liệu chung. Kế toán trưởng, căn cứ và nhiệm vụ được phân cơng của mỗi nhân viên
kế tốn, cấp tài khoản sử dụng và quyền truy cập tương ứng cho từng nhân viên thông qua chức
năng quản trị người dùng trên phần mềm kế toán. Khi làm việc, các nhân viên kế tốn có thể sử
dụng phần mềm kế tốn đã cài đặt trên các máy tính trạm tại bàn làm việc của mỗi người để truy
cập, xử lý cơ sở dữ liệu kế toán duy nhất trên máy chủ.
Mơ hình này có ưu điểm ở khả năng chia sẻ, sử dụng chung hệ thống cơ sở dữ liệu kế
tốn thống nhất, giúp cho việc phân cơng lao động kế toán được thuận tiện. Tuy nhiên, hệ thống
này cần cơ sở hạ tầng thông tin tương đối phức tạp; cần áp dụng các giải pháp an toàn và bảo
mật thơng tin kế tốn, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có tổ chức mạng nội bộ nhưng chưa phân
chia rõ các phần hành.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Vận dụng mẫu ch ng từ kế toán
Thực tế tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hầu hết đều sử dụng các mẫu chứng từ được
thiết kế cố định trên phần mềm kế tốn, vì vậy một số doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc
phát sinh một số nội dung cần theo dõi nhưng trên chứng từ có sẵn lại khơng hiển thị nội dung
492


HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0

đó, chỉ có khoảng 33,3% số doanh nghiệp tự tổ chức in chứng từ đồng thời có thay đổi thuộc tính
trên chứng từ. Ngồi ra, chưa có doanh nghiệp nào thực hiện tiến trình xác định tính hợp lệ của
chứng từ in từ máy tính tại thời điểm chưa ký (không hợp lệ) và đã ký (hợp lệ) khi ứng dụng
phần mềm kế toán, mỗi doanh nghiệp thiết kế chứng từ hướng dẫn theo một kiểu, khơng đảm
báo tính linh hoạt trong việc bổ sung, thêm bớt các yếu tố cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Lập, xử lý luân chuyển ch ng từ kế toán
Trong việc lập chứng từ kế toán, hầu hết ở các doanh nghiệp đều tuân thủ theo đúng quy
định của chế độ kế toán và phù hợp với yêu cầu của các nhà quản lý cũng như những đối tượng
bên ngoài.
Trong bước xử lý, luân chuyển chứng từ; đối với hầu hết tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
được khảo sát đều không xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ. Do đó, chứng từ sau khi lập
được luân chuyển đến phòng ban nào là tùy thuộc vào thói quen của kế tốn, dẫn đến nhiều
chứng từ được luân chuyển tùy tiện, làm ảnh hưởng đến việc xử lý thông tin và thực hiện nghiệp
vụ của các bộ phận có liên quan. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp lại chú trọng đến việc lập chứng
từ thực hiện (đặc biệt là các chứng từ bắt buộc) làm căn cứ để ghi sổ kế toán mà bỏ qua vai trò
quan trọng của cứng từ mệnh lệnh và các chứng từ tự lập cần thiết khác để thực hiện và kiểm
sốt nghiệp vụ. Do đó, việc kiểm tra, kiểm soát trách nhiệm của từng bộ phận chưa rõ ràng,
chồng chéo lẫn nhau, làm giảm vai trị của cơng tác kế toán trong quản lý.
Những dữ liệu từ ch ng từ kế tốn vào máy tính

Độ chính xác của quá trình nhập liệu phụ thuộc rất nhiều vào chủ quan của nhân viên kế
tốn, sự sai sót trong q trình nhập liệu là khơng thể tránh khỏi, tuy nhiên có đến 69% doanh
nghiệp khơng tổ chức đối chiếu giữa chứng từ gốc và chứng từ trên máy. Bên cạnh đó vấn đề
khử trùng các bút tốn của các doanh nghiệp rất khác nhau và cũng chưa có phương pháp nào
đảm bảo khoa học và có tính hệ thống, chủ yếu dựa trên cơ sở loại trừ chứng từ đã nhập dữ liệu
có cùng nội dung theo cách thủ cơng, hoặc hạch tốn qua tài khoản trung gian khơng đúng với
bản chất nghiệp vụ kế toán.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đối với hệ thống tài khoản kế toán, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều thực hiện
theo chế độ, bên cạnh việc sử dụng các tài khoản tổng hợp theo quy định thì các tài khoản chi tiết
được các doanh nghiệp tự tạo theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên,
một số doanh nghiệp tạo hệ thống các tài khoản quá chi tiết, thậm chí tạo đến tài khoản chi tiết
cấp 4, cấp 5 dẫn đến việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trở nên phức tạp, chồng chéo
lẫn nhau, không linh hoạt trong việc đối chiếu, xử lý số liệu thực tế.
Vấn đề quan tâm nhất của các doanh nghiệp trong từng ngành, cùng lĩnh vực là cơng tác
tổ chức mã hóa các đối tượng kế tốn, việc mã hóa đối tượng thường khác nhau, lộn xộn và ít có
tính hệ thống cao.
Về tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn và sổ kế toán
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng hình thức kế tốn máy dựa
trên việc mơ phỏng một hình thức sổ kế tốn thủ cơng, nhằm tạo ra một bộ sổ kế toán theo quy
đị của hình thức sổ kế tốn đã chọn.
493


INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0

Theo kết quả khảo sát thì bộ sổ kế tốn được lựa chọn phổ biến nhất trong các doanh
nghiệp vừa và nhỏ là bộ sổ của hình thức sổ Nhật ký chung (khoảng 80%), đồng thời 93,4% số
doanh nghiệp xác định hình thức sổ kế toán Nhật ký chung đáp ứng được nhu cầu quản lý của

doanh nghiệp. Cũng có một số ít doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký - Chứng từ
(khoảng 2%), xu hướng chung là hình thức này dần dần ít được lựa chọn vì việc thiết kế phần
mềm khá phức tạp và khó khăn, khơng phù hợp với ngun tắc số ―ít cột, nhiều dịng‖ trong
chương trình kế tốn máy.
Qua q trình khảo sát, đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng khoảng 25 – 40 mẫu sổ,
thẻ và bảng biểu kế tốn, trong đó, các sổ kế tốn mang tính chất bắt buộc của Nhà nước đều
được thực hiện đúng quy định; Các sổ kế tốn mang tính hướng dẫn của Nhà nước thường khơng
được sử dụng triệt để và áp dụng ít; Các sổ kế tốn để phục vụ cơng tác kế tốn quản trị chỉ được
mở cho một số nghiệp vụ kinh tế - tài chính tiêu biểu, thường gặp, chẳng hạn như sổ kế tốn
quản trị chi phí, kế tốn quản trị bán hàng.
Đối với công tác tổ chức in và lưu trữ tài liệu kế toán:
Qua khảo sát, những chứng từ được lập trên giấy, sau khi phân loại nhập vào phần mềm
kế tốn hầu như khơng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Những chứng từ được lập trên máy tính
rồi in ra giấy, thường chỉ được lập thành một liên để giao cho khách hàng, kế toán chỉ thực hiện
lưu trữ nội dung chứng từ trên máy tính chứ không lưu trữ chứng từ in và ký duyệt theo trình tự.
Kết quả khảo sát cho thấy chỉ có 32,1% doanh nghiệp thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử.
Có nhiều doanh nghiệp in và lưu trữ các sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết, cịn có những
doanh nghiệp chỉ in và lưu trữ Sổ cái tài khoản (Sổ kế tốn tổng hợp) vì cho rằng chỉ chủ yếu
quan tâm đến báo cáo tài chính.
Việc sửa chữa sổ kế tốn:
Khi phát hiện dữ liệu sai thì hầu hết được phát hiện và sửa lại chứng từ trên máy tính mà
khơng thể hiện bút tốn chữa sổ, việc chỉnh sửa số liệu các chứng từ thường được sửa chữa trực
tiếp và khơng lập chứng từ sửa sai. Q trình hạch toán trên sổ kế toán theo ứng dụng phần mềm
được thiết kế tự động từ chi tiết đến tổng hợp, điều này làm mất khả năng đối chiếu giữa chi tiết
và tổng hợp.
Về tổ chức báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính được lập tuân thủ theo đúng nguyên mẫu, nội dung của chế độ kế
toán hiện hành. Tuy nhiên, tất cả các báo cáo đều sử dụng các mẫu sẵn có trên phần mềm, vì vậy,
mẫu ―Thuyết minh báo cáo tài chính‖ cũng được chạy tự động trên phần mềm kế tốn, điều này
dẫn đến sẽ có một số nội dung nghiệp vụ cần thiết được trình bày trong thuyết minh nhưng phần

mềm lại không phản ánh được.
Bên cạnh đó, đối với ―Báo cáo lưu chuyển tiền tệ‖ vì tính chất khơng bắt buộc nên một số
doanh nghiệp vừa và nhỏ không tiến hành lập. Xét về lý do không lập báo cáo này các doanh nghiệp
cho rằng: một mặt do tính khơng bắt buộc, mặt khác, do doanh nghiệp không thấy hết ý nghĩa, tác
dụng của báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong quá trình quản lý các dòng tiền tại doanh nghiệp.
Riêng đối với báo cáo quản trị thì các doanh nghiệp chưa xây dựng một hệ thống danh
mục báo cáo kế toán quản trị liên quan đến các tình huống điển hình để đưa ra quyết định. Hầu
494


HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0

như các doanh nghiệp chỉ lập báo cáo tài chính (chiếm 61,8%), hoặc lập báo cáo tài chính và một
số báo cáo quản trị cần thiết (chiếm 34,1%), số doanh nghiệp lập đầy đủ báo cáo tài chính và báo
cáo quản trị chỉ chiếm 4,1%, . Một phần là báo cáo này phụ thuộc vào việc thu thập thông tin
liên quan đến tương lai sẽ gặp nhiều khó khăn, mặt khác việc thiết kế chương trình phần mềm hỗ
trợ cho việc lập các báo cáo này rất phức tạp, trong khi đó tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa
coi trọng vấn đề quản trị và ra quyết định theo từng tình huống bằng cách lập các báo cáo quản
trị để tư vấn cho nhà quản lý.
Về nhân sự và bộ máy tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin:
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đã và đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm
kế toán chuyên dụng, tuy nhiên số doanh nghiệp còn sử dụng các phần mềm ứng dụng tin học
văn phòng cơ bản (MS Office) còn khá cao trong khi nhân viên chỉ nắm vững một số kỹ năng cơ
bản này cũng chỉ giới hạn.
Hình 1: Tỉ lệ ứng dụng cơng nghệ theo mục đích năm 2017
6%
12%
32%
Office

E-mail, chat

Web

Soft

Other

38%
18%

Sự lo ngại còn thể hiện ở tỷ trong chi tiêu khá mất cân đối cho đào tạo, nghiên cứu của
doanh nghiệp. Trong gần 50% ngân sách dành cho phần cứng thì chỉ có 10% dành cho đào tạo
nhân viên để vận hành những ứng dụng CNTT phức tạp đó.
Thành phần
dịch vụ
trực tuyến

Thành phần
cơ sở hạ tầng
viễn thông

0.9283

1.0000

0.8356

Thành

phần
nguồn
nhân lực
0.9494

Hà Lan

0.9125

0.9608

0.8342

0.9425

Anh

0.8960

0.9739

0.8135

0.9007

…..

………..

…..

…..

….

…..

82

Peru

0.5230

0.5163

0.2585

0.7942

83

Việt Nam

0.5217

0.4248

0.3969

0.7434

84

Seychelles

0.5192

0.3333

0.4037

0.8204

TT
xếp
hạng

Quốc Gia

1

Hàn Quốc

2
3

Giá trị
chỉ số

Bảng 1. Chỉ số điện tử của Việt Nam năm 2017 so với các nước

495


INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0

Mặt khác, hầu hết tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trình độ cán bộ kế tốn cịn non kém.
Theo số liệu khảo sát sinh viên tốt nghiệp của các trường đai học uy tín, có khoảng 2/3 số sinh
viên tốt nghiệp cho biết họ chưa thể nắm bắt được cơng việc kế tốn ngay khi được giao mà phải
được đào tạo, hướng dẫn lại. Với kiến thức chủ yếu hàn lâm, đội ngũ nhân lực kế toán mới tốt
nghiệp chưa đáp ứng được ngay nhu cầu thực tế tại các doanh nghiệp.
4. Giải pháp hồn thiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tổ chức cơng tác kế tốn tại
các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Về tổ ch c hệ thống ch ng từ kế toán
- Các doanh nghiệp cần lựa chọn những chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm
hoạt động của doanh nghiệp việc tổ chức lập chứng từ phải chấp hành đầy đủ các yếu tố trên
chứng từ kế toán làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế tốn.
- Đối với các trường hợp sai sót, cho dù là làm trên máy nhưng kế toán nên tuân thủ theo
quy định của pháp luật lập các chứng từ sửa đổi, bổ sung.
Về tổ ch c hệ thống tài khoản kế tốn
- Trong q trình tổ chức cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn trên máy nói riêng, ngoài
việc sử dụng các tài khoản cấp 1, cấp 2 theo đúng nội dung, phương pháp ghi chép đã được quy
định trong chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu quản lý để xây dựng
các hệ thống tài khoản chi tiết cần thiết và tinh gọn.
- Hệ thống tài khoản kế toán phải được tổ chức mã hóa bao gồm cả tài khoản kế tốn tài
chính và tài khoản kế tốn quản trị. Đây là một trong những công việc quan trọng trong nội dung
mã hóa các đối tượng quản lý – điều kiện khơng thể thiếu trong tổ chức kế tốn máy.
Về việc lựa chọn hình th c kế tốn và sổ kế toán
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần linh động hơn trong việc vận dụng các hình thức kế
tốn, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký – chứng từ vì khi thực hành kế

tốn trên máy tính thì hình thức này trở nên rườm rà, phức tạp dẫn đến số liệu kế tốn khơng
đáng tin cậy.
- Về hệ thống sổ kế toán, để đảm bảo thông tin của doanh nghiệp được bảo mật cũng như
tránh những trường hợp bị mất thông tin, các doanh nghiệp nên tạo nên một hệ thống bảo mật
cho máy tính, kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ và thực hiện in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp
cũng như các báo cáo để lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp mình.
Về tổ ch c báo cáo tài chính
- Trong vấn đề lập các báo báo tình hình tài chính, điển hình là Thuyết minh báo cáo tài
chính, các doanh nghiệp cần có sự kết hợp giữa số liệu tự động từ phần mềm và làm thủ công để
các thông tin trên bản thuyết minh được rõ ràng, thông tin đáng tin cậy hơn.
- Các doanh nghiệp cũng cần chú trọng hơn đến các báo cáo quản trị, và các báo cáo này
có thể làm cơ sở để các nhà quản lý phân tích và đưa ra các quyết định hợp lý và đúng đắn hơn.
Về tổ ch c cơng tác kế tốn
- Mã hóa các đối tượng kế tốn trong cơ sở dữ liệu
Một trong những cơng việc quan trọng trong việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
là xác định hệ thống các đối tượng kế tốn và mã hóa các đối tượng cần quản lý. Để mã hóa các
496


HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0

đối tượng cần quản lý, nên dựa vào tính chất của đối tượng đó chia thành 2 mức độ: mức độ đơn
giản, mức độ phức tạp (kết hợp) có tính hệ thống và sử dụng các phương pháp mã hóa logic, có
tính bền vững, phát triển. Các thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã các đối tượng cần thỏa mãn các
yêu cầu:
+ Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hóa xử lý thơng tin;
+ Cần lựa chọn hệ thống mã hóa thích hợp với doanh nghiệp; độ dài và cấu trúc mã để dễ
dàng giải quyết tồn bộ các bài tốn và phương án của hệ thống;
+ Đảm bảo ngun tắc khơng trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất;

+ Không đưa vào hệ thống mã hóa các dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng khơng liên quan
đến tất cả các phần tử trong nhóm mã;
+ Các thuộc tính khi xây dựng mã nên được phân loại trước và cố định;
+ Khi lựa chọn hệ thống mã hóa, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng mã hóa
cho các phần tử mới của tệp.
- Tổ ch c cơng tác kiểm tra, kiểm sốt hệ thống kế toán
Trong điều kiện doanh nghiệp ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn thì cách thức,
phương pháp kiểm tra kế tốn cần có sự thay đổi cho phù hợp. Với đặc thù của các ứng dụng,
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được sử dụng chứng từ làm căn cứ nhập liệu duy nhất cho các
đối tượng được mã hóa theo nguyên tắc ―nhập liệu chi tiết nhất‖ và ―chống trùng‖. Vì vậy, cần
thiết phải xác định những rủi ro, gian lận và sai sót có thể xảy ra trong các hoạt động này. Một
ứng dụng hệ thống thường được thông qua 3 giai đoạn: nhập liệu, xử lý và kết xuất. Do đó kiểm
sốt nhập liệu từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hồn tất có tầm quan trọng bậc nhất đối với
cơng tác kiểm tra kế tốn. Việc kiểm sốt q trình xử lý và thơng tin đầu ra phải tích hợp với
nhu cầu sử dụng thơng tin, đảm bảo an tồn các dữ liệu kết xuất và thông tin nhạy cảm, số tổng
kiểm soát nằm trong vùng giới hạn và tăng cường an tồn hệ thống mạng trong trường hợp
chuyển giao thơng tin trên hệ thống mạng máy tính.
Bên cạnh đó, hệ thống kiểm tra cơng tác kế tốn ở các doanh nghiệp có thể được kiểm
sốt viên sử dụng một ứng dụng khác, độc lập với phần mềm kế toán doanh nghiệp, chọn mẫu
một số nghiệp vụ có tính chất trọng yếu nhằm mô phỏng, đánh giá lại ứng dụng của hệ thống
thông qua việc đối chiếu số liệu sau khi có kết quả thực hiện. Với quy mơ các doanh nghiệp,
kiểm soát viên sẽ xây dựng hệ thống trung tâm chi phí và các dự tốn chi phí dựa trên báo cáo
các năm trước và báo cáo kế toán quản trị, từ đó dễ dàng phát hiện các khả năng sai sót của các
nghiệp vụ trên báo cáo đầu ra của quy trình nhập liệu thơng qua các cơng cụ xử lý.
Về công tác quản trị người dùng và bảo mật thơng tin
- Hồn thiện cơng tác quản trị người dùng
Hồn thiện cơng tác quản trị người dùng gồm 3 lĩnh vực: Phân chia trách nhiệm, truy
cập cơ sở dữ liệu, xác lập quyền sở hữu dữ liệu. Kế toán trưởng quy định chế độ mật khẩu và
quyền truy cập dữ liệu cho từng kế tốn viên tương thích với chức năng của mỗi cá nhân trong
hệ thống. Các quyền này bao gồm quyền sử dụng chương trình, quyền đọc, thêm, sửa, xóa các

tệp tin dữ liệu hay các vùng trên các tệp tin dữ liệu. Để kiểm tra tính tương thích về chức năng,

497


INTERNATIONAL CONFERENCE: DEVELOPMENT OF SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES
IN VIETNAM IN THE CONTEXT OF INDUSTRIAL REVOLUTION 4.0

các nhà quản lý công nghệ về ứng dụng thường dùng ma trận kiểm soát truy cập để xây dựng chế
độ mật khẩu.
Phầm mềm kế toán cần tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm,
xóa dữ liệu trên một tệp tin riêng, tệp tin này phải được bảo mật tối đa, khơng được xem, xố
hay sửa. Tệp tin này độc lập với hệ thống, kiểm tra kế toán, kế tốn trưởng là người có quyền
cao nhất trong hệ thống cũng chỉ được quyền xem và in báo cáo từ nội dung dữ liệu của tệp tin
này mà không được quyền xóa, sửa. Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tệp tin này bao gồm:
Ngày, giờ, phân hệ được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh
sửa,…
- Hoàn thiện hệ thống lưu trữ thơng tin dữ liệu kế tốn
Ngồi việc kết xuất và in ấn các tệp theo hình thức báo cáo, sổ sách và chứng từ lưu trữ
như quy định thì các doanh nghiệp nên sử dụng các thiết bị lưu trữ song song tránh mất dữ liệu
khi có sự cố xảy ra. Các hệ cơ sở dữ liệu cần tiến hành sao lưu, thanh lọc các thông tin cần thiết
theo định kỳ được quy định trước. Thiết lập hệ thống phịng chống virus tồn mạng, cài đặt phần
mềm, tường lửa (firewall) và đặt chế độ kiểm tra tất cả các tệp (file) được gắn trong email,
website hay trong tất cả thiết bị máy tính của hệ thống khi sử dụng.
Các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán cần có chế độ bảo trì kỹ thuật định kỳ đối với các
trang thiết bị cũng như với dữ liệu. Cần có các phần mềm chống virus mạnh được cập nhật
thường xun và một số các phần mềm ln kiểm sốt định kỳ sự tồn vẹn dữ liệu, phát hiện các
thơng tin sai hỏng, các thông tin giả và phát hiện các đối tượng từ ngoài thâm nhập vào hệ cơ sở
dữ liệu để phá hoại dữ liệu.
- Bảo mật thông tin trong các phần mềm kế toán

Ban hành thống nhất quy chế bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp, quy định rõ các tiêu
chuẩn của yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính. Quy định cụ thể chức năng quyền hạn của
người sử dụng đối với dữ liệu trong hệ thống, như chỉ với chức năng quyền hạn nào mới được
phép chuyển dữ liệu các mạng cục bộ và từ hệ thống ra bên ngoài… Quy chế quản lý dữ liệu tại
trung tâm dữ liệu, quy định rõ và kiểm soát chặt chẽ chức năng quyền hạn của các cán bộ được
phép chuyển thông tin từ trong hệ thống ra ngồi và ngược lại. Ngồi ra, có thể áp dụng các biện
pháp kỹ thuật như thiết lập hệ thống bảo mật nhiều tầng, nhiều mức khác nhau và duy trì đồng
thời nhiều dạng bảo mật phù hợp với từng loại thông tin số liệu và các yêu cầu nghiệp vụ như:
Mã hóa dữ liệu, chữ ký điện tử, khóa công cộng…
Phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin
- Xây dựng cơ chế, chính sách ưu đãi, thu hút nguồn nhân CNTT, đẩy mạnh hợp tác
với các trường đại học, cao đẳng trong phát triển nguồn nhân lực CNTT; tạo điều kiện để
một số chuyên gia về CNTT, cán bộ lãnh đạo, quản lý có điều kiện nghiên cứu, học tập, trao
đổi kinh nghiệm.
- Tăng cường đào tạo kỹ năng ứng dụng CNTT cho cán bộ công chức trong tỉnh, đặc biệt
là ở các huyện, xã vùng sâu, vùng xa. Đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT ở các cơ quan
nhà nước các cấp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

498


HỘI THẢO QUỐC TẾ: PHÁT TRIỂN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA CỦA VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH CUỘC CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0

- Tuyên truyền, nâng cao nhận thức về vị trí, vai trị, tầm quan trọng của việc ứng dụng
CNTT cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong doanh nghiệp.
5. Kết luận
Xã hội ngày nay đang ngày càng phát triển theo xu hướng hiện đại hóa tốn cầu. Ứng
dụng CNTT trong các lĩnh vực khiến mọi công việc trở nên dễ dàng hơn. Ứng dụng CNTT trong
tổ chức cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ khơng nằm ngồi xu thế chung đó. Các

doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng cần có những
giải pháp cụ thể, thiết thực hơn để phát huy được thế mạnh của CNTT trong kế tốn, giảm bớt
các cơng việc thủ cơng gây mất thời gian và nhân lực. Có như vậy, cơng cuộc cải cách mới thực
sự thành cơng và có hiệu quả.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.
2.

3.

4.
5.
6.
7.

Nguyễn Đăng Huy (2010), ―Tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp trong điều kiện
ứng dụng cơng nghệ thơng tin‖, Tạp chí kế tốn, (1), tr. 24-29.
Nguyễn Đăng Huy (2011), ―Tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ
thơng tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam‖. Tạp chí kinh tế phát
triển.
Nguyễn Phước Bảo Ân (2008). Tổ chức cơng tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa, hệ
thống thơng tin kế tốn tập 3. Trường Đại học Kinh tế TP. HCM. NXB Lao động xã hội, Hà
Nội.
Trần Thị Song Minh, Kế toán máy, NXB Thống kê, 2010
Nguyễn Mạnh Tồn, Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài chính, 2011
Dr. Phan Duc Dung, Principle of Accounting in English (Theory and Problem set), Thong
ke, 2009
Joseph W.Wilkinson, Michale J.Cerulo, Acoounting Infomation Systems, Arizona State
University, 2011

499