Bài giảng Chương 3: Xác định yêu cầu – Lê Thị Tú Kiên

Chương 3: Xác định yêu cầu

1


Mục tiêu của chương 3 bao gồm:
• Hiểu được cách tạo một định nghĩa yêu cầu.
• Làm quen với các kỹ thuật phân tích u cầu.
• Hiểu được khi nào nên sử dụng kỹ thuật phân tích u cầu nào.
• Hiểu được cách thu thập các yêu cầu bằng phỏng vấn, JAD, bảng câu hỏi,
phân tích tài liệu và quan sát.
• Hiểu được khi nào nên sử dụng từng kỹ thuật thu thập yêu cầu

2


Các nội dung chính:
1. Xác định yêu cầu
2. Các kĩ thuật thu thập yêu cầu
3. Các chiến lược phân tích yêu cầu

3


Giới thiệu
- Một vòng đời phát triển hệ thống (SDLC) là quá trình một tổ chức chuyển
từ hệ thống hiện tại (as-is system) sang hệ thống mới (to-be system).
- Các sản phẩm đầu ra của giai đoạn lập kế hoạch là đầu vào quan trọng cho
giai đoạn phân tích.

4

- Giai đoạn phân tích lấy ý tưởng từ bản yêu cầu xây dựng hệ thống và phát
triển chúng thành:
- Tập các yêu cầu chi tiết của hệ thống
- Các mơ hình chức năng
- Các mơ hình cấu trúc
- Các mơ hình hành vi

5


- Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn phân tích là đề xuất xây dựng hệ thống.
Nó là tài liệu bao gồm các kết quả của giai đoạn lập kế hoạch và giai đoạn
phân tích.
- Đề xuất xây dựng hệ thống được trình bày trong một cuộc họp “Thơng qua
dự án” (walk-through) bao gồm hội đồng phê duyệt dự án, các nhà quản lý
và người dùng hệ thống. Chi tiết về hệ thống sẽ được trình bày ở mức vừa
phải để mọi người tham gia cuộc họp đủ hiểu, cho ý kiến cải tiến và quyết
định xem dự án có nên được tiếp tục hay không. Nếu dự án được tiếp tục thì
các thành phần trong bản đề xuất này sẽ được sử dụng làm đầu vào cho giai
đoạn thiết kế. Cũng có thể nói rằng giai đoạn phân tích là bước đầu tiên của
quá trình thiết kế một hệ thống mới.

-------------system walkthrough: a meeting at which the concept for the new system is
presented to the users, managers, and key decision makers.

6

- Xác định yêu cầu là quá trình chuyển đổi các mô tả yêu cầu hệ thống ở mức
tổng quát thành một danh sách chi tiết, chính xác hơn về những gì hệ thống
mới phải làm để đem lại lợi ích cho cơ quan tổ chức.

7


Định nghĩa yêu cầu hệ thống:
- Một yêu cầu đơn giản là một phát biểu cái mà hệ thống phải làm hoặc đặc
tính mà hệ thống phải có.

Yêu cầu chức năng và Yêu
cầu phi chức năng

- Có hai loại yêu cầu:

8


Yêu cầu chức năng: liên quan trực tiếp tới một tiến trình mà hệ thống phải
thực hiện hoặc thơng tin mà hệ thống cần phải chứa.
VD, hệ thống phải có tính năng:
Tìm kiếm danh sách hàng tồn kho,
In hóa đơn bán hàng,
Thông tin khách hàng được lưu trữ gồm: Mã khách hàng, tên, số điện
thoại,…

9

Yêu cầu phi năng: các tính chất hành vi mà hệ thống phải có như khả năng
thực hiện, hiệu suất sử dụng.
Các loại yêu cầu phi chức năng:
- Operational: Các môi trường vật lý, kỹ thuật mà hệ thống sẽ vận hành trong
nó. Ví dụ, hệ thống chạy ổn định trên 3 trình duyệt web phở biến: IE,
Firefox, Chrome,…
- Performance: Tốc đợ, khả năng, đợ tin cậy hệ thống. Ví dụ, Hệ thống đảm
bảo vận hành liên tục 24 giờ/ngày.
- Security: Ai được phép truy cập hệ thống, trong hoàn cảnh nào. Ví dụ, chỉ
người quản lý trực tiếp mới được phép xem hồ sơ nhân viên họ quản lý.
- Cultural and political: Các yếu tớ chính trị, văn hóa và yêu cầu pháp lý tác
động lên hệ thống. Ví dụ, hệ thống tính lương, thưởng và các chế đợ phụ
cấp lao động theo đúng luật hiện hành của bộ Lao động và thương binh xã
hội.

10


Một số chú ý trong quá trình xác định yêu cầu
- Cả hai khung nhìn về nghiệp vụ và CNTT đều cần thiết để xác định các yêu
cầu trong giai đoạn phân tích.
- Cách tiếp cận hiệu quả nhất là để cả nhân viên nghiệp vụ và nhà phân tích
làm việc cùng nhau để xác định các yêu cầu.
- Nhà phân tích cũng phải biết cách tốt nhất để khơi gợi các yêu cầu từ những
người có liên quan đến hệ thống.
- Quá trình xác định các yêu cầu tiếp tục trong suốt giai đoạn phân tích và
định nghĩa yêu cầu phát triển theo thời gian.
------------Stakeholders: the people who can affect the system or who will be affected by
the system

11


Định nghĩa yêu cầu
Định nghĩa yêu cầu là một báo cáo văn bản đơn giản liệt kê các yêu cầu chức
năng và phi chức năng của hệ thống.
Ví dụ trên slide là định nghĩa yêu cầu của một chương trình xử lý văn bản
giống như phần mềm như Microsoft Word. Các yêu cầu được đánh số, được
nhóm thành các yêu cầu chức năng và không chức năng.

12


Định nghĩa yêu cầu
Định nghĩa yêu cầu là một báo cáo văn bản đơn giản liệt kê các yêu cầu chức
năng và phi chức năng của hệ thống.
Ví dụ trên slide là định nghĩa yêu cầu của một chương trình xử lý văn bản
giống như phần mềm như Microsoft Word. Các yêu cầu được đánh số, được
nhóm thành các yêu cầu chức năng và không chức năng.

13


2. Các kỹ thuật thu thập yêu cầu
- Quá trình xác định các yêu cầu được sử dụng để xây dựng chính sách hỗ trợ
dự án, thiết lập niềm tin giữa đội dự án và người sử dụng hệ thống.
- Tất cả những người có liên quan đều phải được tìm hiểu trong quá trình xác
định yêu cầu. Nếu những người liên quan quan trọng khơng được tìm hiểu
thì họ sẽ cảm thấy bị xem thường và có thể sẽ dẫn đến những khó khăn cho
đội phát triển dự án ở giai đoạn cài đặt và chuyển giao.

- Vấn đề nữa của q trình thu thập thơng tin là lựa chọn cách để thu thập dữ
liệu.

14


- Các phương pháp thu thập yêu cầu phổ biến bao gồm:
Phỏng vấn
JAD
Phiếu điều tra
Phân tích tài liệu
Quan sát

15


Kỹ thuật phỏng vấn
- Phỏng vấn là kỹ thuật thu thập yêu cầu thường được sử dụng nhất. Các cuộc
phỏng vấn được tiến hành một đối một (một người phỏng vấn và một người
được phỏng vấn), nhưng đôi khi một số người được phỏng vấn cùng một lúc
do hạn chế về thời gian.
- Có năm bước cơ bản cho quy trình phỏng vấn: chọn người được phỏng vấn,
thiết kế câu hỏi phỏng vấn, chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, thực hiện cuộc
phỏng vấn và viết báo cáo phỏng vấn.

16


Lựa chọn người phỏng vấn
- Bước đầu tiên của phỏng vấn là tạo lịch trình phỏng vấn trong đó liệt kê tất

cả những người sẽ được phỏng vấn, khi nào và mục đích phỏng vấn là gì.
Lịch trình có thể là một danh sách khơng chính thức được sử dụng để giúp
thiết lập thời gặp mặt hoặc danh sách chính thức được đưa vào kế hoạch
làm việc.
- Những người được phỏng vấn được lựa chọn dựa trên nhu cầu thông tin của
nhà phân tích.
- Người chủ trì dự án, người dùng quan trọng và các thành viên khác trong
đội dự án có thể giúp nhà phân tích xác định ai trong cơ quan tổ chức có thể
cung cấp thông tin quan trọng nhất về các yêu cầu. Những người này sẽ
được liệt kê trong lịch phỏng vấn theo thứ tự.

17


Thiết kế câu hỏi phỏng vấn
- Có ba loại câu hỏi phỏng vấn: câu hỏi đóng (closedended questions), câu
hỏi mở (Open-ended questions) và câu hỏi thăm dò/gợi ý (probing
question).
- Câu hỏi đóng là những câu cần câu trả lời cụ thể. Chúng tương tự như các
câu hỏi trắc nghiệm hoặc số học trong một bài kiểm tra. Các câu hỏi đóng
được sử dụng khi nhà phân tích đang tìm kiếm thơng tin cụ thể, chính xác.
Ví dụ: có bao nhiêu yêu cầu thẻ tín dụng được nhận mỗi ngày. Nói chung,
câu hỏi chính xác là tốt nhất. Ví dụ, thay vì hỏi "Bạn có xử lý nhiều u cầu
khơng?" thì tốt hơn nên hỏi: "Bạn xử lý bao nhiêu yêu cầu mỗi ngày?".
- Các câu hỏi mở là loại câu hỏi giống như câu hỏi tự luận trong các bài kiểm
tra, câu trả lời phụ thuộc vào người phỏng vấn. Các câu hỏi mở được thiết
kế để thu thập thông tin phong phú và giúp người được phỏng vấn chủ động
cung cấp thông tin hơn trong cuộc phỏng vấn. Đôi khi, thông tin mà người
được phỏng vấn chọn để thảo luận tiết lộ thông tin cũng quan trọng như câu
trả lời.

- Câu hỏi thăm dò:Thử hỏi các câu hỏi tiếp theo về những gì đã được thảo
luận để tìm hiểu thêm và chúng thường được sử dụng khi người phỏng vấn
không rõ câu trả lời của người được phỏng vấn.

18


- Không có loại câu hỏi nào là tốt hơn loại nào và các loại câu hỏi thường
được sử dụng kết hợp với nhau trong cuộc phỏng vấn.
- Trong giai đoạn ban đầu của một dự án phát triển IS, đội phân tích chưa
hiểu rõ về hệ thống hiện tại nên quá trình phỏng vấn có bắt đầu bằng các
cuộc phỏng vấn khơng có cấu trúc để tìm hiểu các thông tin trên diện rộng
và khái quát. Trong trường hợp này, người phỏng vấn có cảm nhận chung
về thông tin nào là cần thiết nhưng có rất ít câu hỏi đóng để hỏi. Đây là
những những cuộc phỏng vấn khó khăn nhất vì chúng yêu cầu những người
phỏng vấn hải biết đặt nhiều câu hỏi mở và câu hỏi thăm dị để nắm bắt
được các thơng tin quan trọng.

- Khi dự án tiến triển, nhà phân tích sẽ hiểu quy trình nghiệp vụ hơn và biết
được những thơng tin nào cần để thực hiện các quy trình nghiệp vụ (ví dụ:
biết được chính xác cách thức thẻ tín dụng của khách hàng được chứng
thực). Khi đó, nhà phân tích tiến hành các cuộc phỏng vấn có cấu trúc với
các câu hỏi cụ thể được xây dựng trước và thường có nhiều câu hỏi đóng.

19


2 cách tiếp cận cơ bản để tổ chức các câu hỏi phỏng vấn:
- Từ trên xuống: người phỏng vấn bắt đầu với những vấn đề chung chung và
dần dần hướng đến những vấn đề cụ thể hơn (phổ biến nhất).

- Từ dưới lên: người phỏng vấn bắt đầu với những câu hỏi rất cụ thể và
chuyển sang câu hỏi mở rộng (có thể được ưu tiên khi các nhà phân tích đã
đã thu thập được rất nhiều thơng tin về các vấn đề)
Trong thực tế, nhà phân tích kết hợp hai phương pháp, bắt đầu với các vấn đề
chung chung, chuyển sang các câu hỏi cụ thể và sau đó trở về các vấn đề
chung.
Trong bất kỳ trường hợp nào, tất cả các cuộc phỏng vấn nên bắt đầu bằng
những câu hỏi không gây tranh cãi và sau đó dần dần chuyển sang những câu
hỏi ở mức sâu hơn sau khi người phỏng vấn đã phát triển một số mối quan hệ
với người được phỏng vấn.

20


Preparing for the interview - Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn.
- Người phỏng vấn nên lập kế hoạch phỏng vấn tổng quát trong đó liệt kê các
câu hỏi được yêu cầu theo thứ tự thích hợp, dự đốn sẵn câu trả lời và theo
dõi chúng, xác định sự khác biệt giữa các chủ đề liên quan.
- Người phỏng vấn cần xác nhận những lĩnh vực mà người được phỏng vấn
có kiến ​thức để không đặt câu hỏi mà người đó không thể trả lời.
- Xem lại các lĩnh vực chủ đề, các câu hỏi, và kế hoạch phỏng vấn và quyết
định cái nào được ưu tiên nhất nếu thời gian phỏng vấn ngắn.
- Người phỏng vấn cũng nên chuẩn bị trước cho người được phỏng vấn. Khi
cuộc phỏng vấn được lên lịch, người được phỏng vấn nên được cho biết lý
do của cuộc phỏng vấn và các lĩnh vực mà sẽ được thảo luận trước đủ xa để
người đó có thời gian suy nghĩ về các vấn đề và sắp xếp suy nghĩ của mình.

21

Conducting the Interview( tiến hành phỏng vấn)
- Khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, mục tiêu đầu tiên là xây dựng mối quan hệ với
người được phỏng vấn để họ tin tưởng người phỏng vấn và sẵn sàng nói lên
tồn bộ sự thật chứ không chỉ đưa ra câu trả lời mà họ nghĩ là muốn. Người
phỏng vấn nên tỏ ra chun nghiệp và là người tìm kiếm thơng tin độc lập,
không thiên vị.
- Cẩn thận ghi lại tất cả các thông tin mà người được phỏng vấn cung cấp.
Cách tiếp cận tốt nhất là ghi chép cẩn thận - ghi lại tất cả mọi thứ mà người
được phỏng vấn nói, thậm chí cả những thứ nó khơng xuất hiện ngay lập tức
có liên quan. Người chưa thích hợp trong thời điểm hiện tại.
- Một điều quan trọng là phải hiểu các vấn đề được thảo luận. Nếu người
phỏng vấn không hiểu điều gì đó thì nên hỏi lại cho rõ.
- Cần phân biệt thực tế với quan điểm của người phỏng vấn. Ví dụ, người
được phỏng vấn có thể nói: Chúng tơi xử lý q nhiều u cầu thẻ tín dụng.
Đây là quan điểm của người được phỏng vấn và rất hữu ích khi tiếp theo
người phỏng vấn hỏi một câu hỏi thăm dò để hiểu thêm về ý kiến đó như
“Bạn đã xử lý bao nhiêu yêu cầu mỗi ngày?”.
- Khi cuộc phỏng vấn kết thúc, người được phỏng vấn nên có thời gian để đặt
câu hỏi hoặc cung cấp thông tin mà họ cho là quan trọng nhưng không phải
là một phần của kế hoạch phỏng vấn. Trong hầu hết các trường hợp, người

22


được phỏng vấn sẽ khơng có thêm mối quan tâm hoặc thông tin nào, nhưng trong
một số trường hợp điều này sẽ dẫn đến thông tin không lường trước nhưng quan
trọng. Tương tự như vậy, có thể hữu ích khi hỏi người được phỏng vấn nếu có
những người khác cần được phỏng vấn. Cuộc phỏng vấn phải kết thúc đúng giờ.
- Bước cuối cùng trong cuộc phỏng vấn, người phỏng vấn cần giải thích điều gì sẽ
xảy ra tiếp theo. Người phỏng vấn không nên sớm hứa hẹn một số tính năng nhất

định trong hệ thống mới hoặc ngày giao hàng cụ thể, nhưng người đó phải trấn an
người được phỏng vấn rằng thời gian của họ dành cho cuộc phỏng là rất hữu ích
cho dự án.

22


Viết báo cáo sau phỏng vấn:
- Sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, nhà phân tích viết báo cáo phỏng vấn mô
tả lại thông tin của cuộc phỏng vấn. Báo cáo chứa thông tin ghi chép, thu
thập được trong quá trình phỏng vấn và được tóm tắt theo một định dạng
sẵn.
- Bản báo cáo phỏng vấn được gửi đến cho người được phỏng vấn đọc để làm
sáng tỏ hoặc tinh chỉnh lại những thông tin chưa rõ rang và hợp lý.

23


- Trên slide là một mẫy báo cáo phỏng vấn.

24