Bài giảng Tin học phần 2 - Chương 3: Tổ chức thông tin trên bảng tính

CHƯƠNG 3


3.1. DI CHUYỂN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH
Di chuyển qua lại giữa các Sheet
 Cách 1: sử dụng chuột click vào tên Sheet (trên Sheet Tab)
 Cách 2: sử dụng tổ hợp phím:
• Ctrl + Page Up: đến Sheet liền trước (từ Sheet 2  Sheet 3)
• Ctrl + Page Down: về Sheet liền sau (từ Sheet 2  Sheet 1)
 Cách 3: sử dụng các nút lệnh trên Sheet Tab

Về Sheet đầu
Về Sheet liền trước

Đến Sheet cuối

Đến Sheet liền sau

Sheet hiện hành

Thêm Sheet mới


3.1. DI CHUYỂN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH
Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính
Phím nhấn

Di chuyển

 hoặc Tab

Sang ơ bên phải

 hoặc Shifft + Tab

Sang ơ bên trái



Lên dịng



Xuống dịng

Home

Ơ đầu tiên của dịng (cột A)

Ctrl + Home

Ơ đàu tiên của bảng tính (A1)

Ctrl + End

Ơ cuối cùng của vùng chứa dữ liệu

Alt + Page UP

Di chuyển qua trái một trang màn hình

Alt + Page Down

Di chuyển sang phải một trang màn hình

Page Up

Di chuyển lên một trang màn hình

Page Down

Di chuyển xuống một trang màn hình


3.2. ĐỔI TÊN BẢNG TÍNH
 Cách 1:
• Home  (Cells) Format  Rename sheet
 Cách 2:
• Click phải chuột lên tên sheet cần đổi tên
•  Rename
• Nhập tên  Enter

Cách 2

Cách 1


3.3. XĨA BẢNG TÍNH
 Cách 1:
• Home  (Cells) Delete  Delete sheet
 Cách 2:

• Click phải chuột lên tên sheet muốn xóa
•  Delete

Cách 1

Cách 2


3.4. CHÈN THÊM BẢNG TÍNH
 Cách 1:
• Click vào nút lệnh Insert Worksheet trên sheet tab
 Cách 2:
• Dùng tổ hợp phím (Shift+F11)
 Cách 3:
• Home (Cells) Insert  Insert sheet
 Cách 4:
• Click phải chuột lên thanh sheet tab
• Insert  Worksheet  OK


3.5. DI CHUYỂN, SAO CHÉP BẢNG TÍNH
 Cách 1:
• Click chuột lên tên sheet  Nhấn giữ và di chyển đến vị trí mới
 Cách 2:
• Click phải chuột lên tên sheet Move or Copy….
Chọn vị trí di chuyển
hoặc sao chép đến

Tích chọn sao chép

3.6. ĐỔI MÀU NỀN CHO TÊN BẢNG TÍNH
 Cách 1:
• Home  (Cells) Format  Tab Color
 Cách 2:
• Click phải chuột lên tên sheet
• Tab Color  chọn màu thích hợp

Cách 1

Cách 2


3.7. CHÈN SIÊU LIÊN KẾT
• Chọn vị trí (ơ hoặc dịng văn bản) liên kết
• Thực hiện lệnh siêu liên kết
 Cách 1: Home  (Link) Hyperlink
 Cách 2: Click phải chuột  Hyperlink
 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím: Ctrl + K
Chọn liên kết đến tệp khác
Chọn liên kết đến Sheet
khác trong cùng tệp

Dòng văn bản liên kết

Chọn đường dẫn đến
tệp liên kết
Chọn tệp liên kết đến

Tạo tệp mới để liên kết đến

Liên kết đến một địa chỉ
Email


3.7. CHÈN SIÊU LIÊN KẾT
Liên kết đến một WorkSheet khác trong cùng tệp
• Sau khi thực hiện lệnh Hyperlink  chọn mục Place in This Document

Dòng văn bản liên kết

Nhập địa chỉ ô liên kết đến

Chọn Sheet liên kết đến


3.8. LIÊN KẾT THƠNG TIN GIỮA CÁC BẢNG TÍNH
a. Liên kết các sheet trên cùng một tệp
• Cú Pháp:

=<Tên sheet>!<Địa chỉ ơ>

• Trong đó:

+ <Tên sheet>: là tên của bảng tính cần liên kết đến
+ < Địa chỉ ơ>: địa chỉ ô chứa dữ liệu liên kết

b. Liên kết giữa các sheet khơng cùng một tệp
• Cú Pháp:

=[<Tên tệp>]<Tên sheet>!<Địa chỉ ô>

(Sau khi liên kết thông tin giữa các bảng tính thì chỉ cần cập nhật thay đổi trên một bảng tính mà
đồng thời được lưu trên cả hai)


3.9. LƯU FILE VÀO KHƠNG GIAN LÀM VIỆC
• Chức năng: khơng gian làm việc lưu các file có liên quan đến nhau trong
q trình làm việc. Do đó thay vì phải mở từng file một ta chỉ cần mở không
gian làm việc là các file có liên quan đã được lưu chung sẽ tự động cùng mở.
• Các bước thực hiện lệnh lưu:
• Bước 1: Mở file cần lưu
• Bước 2: View  Save Workpace
• Bước 3: Nhập tên, chọn vị trí lưu
•  Save


3.10. TẠO MỘT WORKBOOK ĐƯỢC CHIA SẺ
• Chức năng: cho phép nhiều người có thể truy cập vào một bảng tính chung
khi truy cập Internet.
• Các bước thực hiện tạo Workbook chia sẻ:
• Bước 1: Mở tệp (workbook) muốn chia sẻ
• Bước 2: Review Share Workbook
• Bước 3: Tích chọn mục Allow changes …
•  OK


3.11. LÀM VIỆC VỚI BẢN SAO
• Mục đích: để an tồn dữ liệu khi làm việc
• Các bước thực hiện:
• Mở File nguồn (gốc)

• File  Save as  Đặt tên mới  OK
• Chia sẻ File mới (mục 3.10)


3.12. BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
a. Bảo vệ dữ liệu trên bảng tính
• Chỉ cho phép mở, xem và di chuyển trong bảng tính. Khơng cho xóa hoặc
thay đổi dữ liệu đã có trong bảng tính.
• Các bước thực hiện:
• Mở bảng tính chứa dữ liệu cần bảo vệ
• Review  Protect sheet
• Nhập mật khẩu  OK


3.12. BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
b. Bảo vệ cấu trúc tệp
• Khơng cho phép thay đổi cấu trúc bảng tính. (Khơng thực hiện được các thao
tác như chèn thêm, xóa, đổi tên các bảng tính trong tệp)
• Các bước thực hiện:
• Mở tệp
• Review  Protect Workbook
• Nhập mật khẩu  OK


3.12. BẢO VỆ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
c. Ẩn cơng thức
• Chức năng: chỉ cho phép xem kết quả cịn không hiện công thức khi di
chuyển đến vùng được bảo vệ.
• Các bước thực hiện
• Bước 1: Chọn vùng cần ẩn cơng thức

• Bước 2: Home  Format  Format Cells
•  chọn thẻ Protection
• Tích chọn Locked và Hidden
• Bước 3: Review  Protect sheet
• Nhập mật khẩu  OK