Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG
HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN SƠNG ĐÀ 10
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
: THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN
: NGUYỄN THỊ HOA
: 1305QTVB017
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13B

HÀ NỘI - 2017

1


LỜI CAM ĐOAN
Em thực hiện đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phịng
tại cơng ty Cổ phần Sông Đà 10”. Tôi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu

của tơi trong thời gian quan. Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng
trung thực về thơng tin sử dụng trong q trình nghiên cứu.
Hà Nội, ngày

tháng

năm


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài báo cáo này, tơi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Nhà trường,
và khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đã tạo điều kiện cho tôi
được học tập và nghiên cứu nội dung này.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến cô ThS. Đinh Thị Hải Yến, giảng viên khoa Quản
trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cơ đã tận tình hướng dẫn tơi trong
q trình thực hiện đề tài nghiên cứu.
Xin cảm ơn Ban Giám đốc công ty CP Sông Đà 10 đã cho phép và tạo điều
kiện thuận lợi để tơi có thể hồn thành nội dung nghiên cứu. Đặc biệt cảm ơn đến
nhà quản trị Nguyễn Văn Trung, (trưởng phòng tổ chức nhân sự cơng ty CP Sơng
Đà 10) đã tận tình hướng dẫn tôi qua thời gian khảo sát tại công ty.
Cuối cùng tơi xin kính chúc q thầy cơ dồi dào sức khoẻ và thành công trong
sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc q cơng ty CP Sơng Đà 10 ln đạt được
nhiều thành công tốt trong công tác và không ngừng vươn xa.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

1


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Cụm từ đầy đủ

HĐH

Hiện đại hóa

CT

Cơng ty

CTCP

Cơng ty Cổ phần

BXD

Bộ Xây Dựng

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài. ..................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. ...................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu. ...........................................................................................4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. .......................................................................5
6. Giả thuyết nghiên cứu ...........................................................................................5
7. Phương pháp nghiên cứu: ....................................................................................6
8. Kết cấu của đề tài ..................................................................................................6
PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................7
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN
PHỊNG ......................................................................................................................7
1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng. ..............................7
1.1.1. Một số khái niệm ..............................................................................................7
1.1.1.1. Khái niệm về văn phòng. ................................................................................7
1.1.1.2. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phịng......................................... 8
1.1.2. Chức năng của văn phòng. .................................................................................... 9
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. ......................................................................... 9
1.1.2.2. Chức năng đảm bảo hậu cần. ............................................................................ 11
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng...................................................................................... 12
1.1.4. Vai trò của văn phòng........................................................................................... 12
1.2. Nội dung của hiện đại hóa văn phịng ................................................................. 14
1.2.1. Cơ sở vật chất. ........................................................................................................ 14
1.2.2. Yếu tố con người. ................................................................................................... 15
1.2.3. Các nghiệp vụ hành chính văn phịng. .............................................................. 16

0

1.2.4. Bài trí cơng sở hiện đại. ........................................................................................ 17
1.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa văn phịng ............................................................ 18
1.4. u cầu và phương pháp hiện đại hóa văn phịng. .......................................... 20
Tiểu kết chương 1 ............................................................................................................ 23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN SƠNG ĐÀ 10 ........................................................................................24
2.1. Tổng quan chung về công ty cổ phần Sơng Đà 10. ........................................... 24
2.1.1. Lịch sử hình thành công ty Cổ phần Sông Đà 10. .......................................... 24
2.1.2. Cơ cấu tổ chức hiện nay công ty Cổ Phần Sông Đà 10 .................................. 25
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty CP Sông Đà 10.................................................... 25
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10......................... 26
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Cổ phần Sông Đà 10................................ 26
2.1.3.1. Chức năng của công ty ....................................................................................... 26
2.1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty CP Sông Đà 10. ........................................ 27
2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ của văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10. .................... 27
2.1.4.1. Chức năng của văn phòng.................................................................................. 27
2.1.4.2. Nhiệm vụ. .............................................................................................................. 28
2.2. Thực trạng hiện đại hóa văn phịng tại cơng ty Cổ phần Sông Đà 10. ........ 31
2.2.1. Chủ chương thực hiện hiện đại hóa văn phịng. ............................................. 31
2.2.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị. ............................................................................... 34
2.2.3. Về cán bộ, công nhân viên ................................................................................... 38
2.2.4. Các nghiệp vụ hành chính. .................................................................................. 39
2.2.4.1. Công tác văn thư – lưu trữ. ................................................................................ 40
2.2.4.1. Công tác thông tin. .............................................................................................. 45
2.2.4.2. Nghiệp vụ tổ chức tiếp khách. ............................................................................ 49
2.2.4.3. Ứng dụng tin học văn phòng. ............................................................................. 51
2.2.5. Bài trí văn phịng hiện đại. .................................................................................. 55
2.3. Nhận xét chung. ........................................................................................................ 59
2.3.1. Ưu điểm. .................................................................................................................. 59

2.3.2. Nhược điểm. ........................................................................................................... 62
2.3.3. Nguyên nhân .......................................................................................................... 63
Tiểu kết chương 2 ............................................................................................................ 65
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN
PHỊNG TẠI CTCP SƠNG ĐÀ 10. .......................................................................66
3.1. Đối với công ty CP Sông Đà 10. ............................................................................ 66
3.1.1. Nâng cao nhận thức về hiện đại hóa văn phịng đối với lãnh đạo tại cơng ty.66
3.1.2. Cơng ty CP SĐ 10 nên xây dựng những chủ trương, chính sách cụ thể về
HĐH văn phòng. .............................................................................................................. 67
3.1.3. Đầu tư mua sắm các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. .......................................... 67
3.1.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hành chính văn phịng....................... 68
3.1.5. Cải thiện mơi trường làm việc. ............................................................................ 70
3.1.7. Ứng dụng ISO 9001:2008 .................................................................................... 70
3.2. Đối với cán bộ, công nhân viên trong công ty. .................................................. 75
3.3. Đối với Nhà nước. .................................................................................................... 77
Tiểu kết chương 3 ............................................................................................................ 77
KẾT LUẬN ..............................................................................................................79
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................80

PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Trong thời điểm hiện nay thế giới đang diễn ra cuộc chạy đua về phát triển
kinh tế rất sôi động. Một phương thức được các nước đưa ra và sử dụng có hiệu quả
đó chính là cơng tác cơng nghiệp hóa - hiện đại hóa. Cơng nghiệp hóa - hiện đại hóa
đang thực sự trở thành vấn đề thu hút được nhiều sự quan tâm của các nhà lãnh đạo,
các nhà nghiên cứu, của mọi doanh nghiệp và của toàn xã hội.

Cuộc cách mạng công nghệ thông tin cũng đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ,
và đang tác động sâu sắc, trực tiếp đến mọi mặt trong hoạt động kinh tế, văn hóa, xã
hội của các quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Từ đó mở ra một thời kỳ
mới khi nhân loại bước vào thế kỷ XXI. Trong bối cảnh phát triển của thế giới hiện
đại, để thực hiện mục tiêu cơng nghiệp hóa, bản thân mỗi cơ quan, doanh nghiệp
cần “chuyển mình” để hội nhập quốc tế, khơng riêng các lĩnh vực sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ, công tác văn phòng cũng cần được chú trọng hơn để đáp ứng u
cầu cơng nghiệp hóa - hiện đại hóa của doanh nghiệp, bởi văn phòng được xem là
“đầu não” của cơ quan. Hiện đại hóa văn phịng làm tăng hiệu quả, năng suất lao
động, giảm thiểu lao động chân tay, và tránh lãng phí các nguồn lực. Chính vì vậy
hiện đại hóa trong cơng tác văn phịng là một trong những việc làm cấp thiết trong
các cơ quan hiện nay.
Khơng phải ngẫu nhiên, hiện đại hóa văn phịng bỗng trở thành một xu thế
chung của tất cả các nước trên thế giới hiện nay. Hiện đại hóa văn phịng có vai trị
quan trọng trong việc góp phần vào sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa của
mỗi đất nước, giúp cho sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội chung của mỗi quốc
gia. Khơng có bất cứ một cơ quan, tổ chức nào khơng có sự tồn tại và hoạt động của
văn phịng, bởi u cầu cơng việc của văn phòng hiện nay là cần phải hiện đại hóa,
có sự hỗ trợ từ các phương tiện hiện đại để thực hiện cơng việc. Chính vì vậy hiện
đại hóa văn phòng sẽ là yếu tố thúc đẩy nâng cao hiệu quả công việc cho mỗi cơ
quan, tổ chức.
Tuy nhiên, hiện nay tại một số doanh nghiệp, cơ quan tổ chức, vì chưa có sự
nhận thức đúng đắn về hiện đại hóa văn phịng nên chưa có những chủ trương về

1


HĐH văn phịng, văn phịng hoạt động với mơ hình cũ, hoặc thực hiện HĐH văn
phòng chưa đúng hướng, chưa triệt để, chưa khai thác được ưu điểm mà HĐH văn
phịng mang lại. Chính vì vậy, hiệu quả trong hoạt động của văn phịng khơng cao.

Trong thời gian khảo sát tại Công ty Cổ phần Sông Đà 10, tác giả nhận thấy
công ty CP Sông Đà 10 hiện đã và đang từng bước áp dụng về hiện đại hóa trong
văn phịng. Tuy nhiên, q trình thực hiện HĐH văn phịng tại Cơng ty CP Sơng Đà
10 vẫn cịn tồn tại một số hạn chế nhất định. Vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài một
phần mong muốn được tìm hiểu sâu hơn nữa về thực trạng thực hiện HĐH văn
phòng tại cơ quan và đưa ra một số giải pháp cá nhân nhằm nâng cao hiệu quả trong
HĐH văn phòng tại CTCP Sơng Đà 10.
Như vậy, từ những lí do trên tôi quyết định lựa chọn đề tài “ Khảo sát, đánh
giá thực trạng hiện đại hóa văn phịng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10’’ làm đề
tài nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.
Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, nghiên cứu về hiện đại hóa
văn phịng được đề cập đến từ nhiều tác giả. Có thể nhắc đến các cuốn sách, tài liệu
chun khảo về hiện đại hóa văn phịng như:
Cuốn sách “Hành chính Nhà nước trong xu thế tồn cầu hóa”, Nhà xuất bản
Tư pháp, 2007 của PGS.TS. Nguyễn Hữu Hải (chủ biên). Cuốn sách của tác giả tập
trung nghiên cứu bốn vấn đề chính là lý luận chung nền hành chính nhà nước, thực
trạng của nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay, lí do cần cải cách nền hành
chính Nhà nước và đồng thời các tác giả đã đưa ra các giải pháp cải cách nền hành
chính nhà nước trong xu thế tồn cầu hóa hiện nay, trong đó vấn đề hiện đại hóa
nền hành chính Nhà nước là nội dung chủ yếu trong cuốn sách.
Giáo trình “Quản trị văn phịng” tác giả Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị
Thảo, NXB Lao động – Xã hội, năm 2005; Trình bày về những vấn đề chung nhất
về văn phòng, đồng thời các tác giả cũng đưa ra những nghiệp vụ cơ bản của văn
phịng. Giáo trình giúp cho người đọc có một cái nhìn tổng qt nhất về quản trị văn
phịng nói chung.

2

Giáo trình “Quản trị văn phịng” của nhóm tác giả Nghiêm Kì Hồng, Lê Văn
In, Đỗ Văn Học,…Đại học Tp Hồ Chí Minh, năm 2015. Cuốn giáo trình của các tác
giả trình bày về những vấn đề cơ bản nhất của Quản trị văn phịng, trong đó các tác
gải có nhắc đến việc đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Đề tài cấp Bộ “Xây dựng nền hành chính cơng theo u cầu phát triển, hội
nhập trong môi trường khoa học và công nghệ hiện đại” tại Học viện Hành chính
do PGS.TS Võ Kim Sơn làm chủ nhiệm, năm 2008. Đề tài đã nghiên cứu về lý luận
chung nền hành chính cơng ở Việt Nam, các lý luận về hiện đại hóa nền cơng tác
hành chính cơng. Đồng thời các tác giả đưa ra các lý do cần phải tiến hành xây dựng
nền hành chính cơng theo xu thế hội nhập, trong mơi trường khoa học và hiện đại.
Từ đó đề tài của các tác giả cũng chỉ ra các phương hướng, cách thức cần để xây dựng
nền hành chính cơng theo u cầu phát triển, hội nhập và trong môi trường khoa học,
công nghệ hiện đại.
ThS. Nguyễn Mạnh Cường, Báo cáo khoa học về: “Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ
cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý văn bản đi, đến ở bộ phận văn thư một số
cơ quan”. Đề tài của tác giả đã nghiên cứu về các ứng dụng công nghệ thông tin
hiện đại trong công tác quản lý văn bản tại một sô số cơ quan.Và cho thấy hiện nay
tại một số cơ quan đã triển khai những ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt
động văn phịng nói chung và trong cơng tác quản lý văn bản nói riêng. Đề tài của
tác gải có giá trị rất lớn trong việc nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phòng;
Đề tài nghiên cứu khoa học: “Vấn đề ứng dụng văn phòng điện tử tại cơ quan
Bộ Nội Vụ” của tác giả Lưu Thị Mai Huế, 2009. Đề tài của tác giả đã nghiên cứu về
nội dung triển khai ứng dụng văn phòng hiện đại tại Bộ Nội Vụ, tác giả đã cho thấy
hiện nay, tại Bộ Nội vụ đã áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong hoạt động
văn phòng, đặc biệt là những ứng dụng phần mềm văn phịng hiện đại trong cơng
tác văn thư và Lưu trữ tài liệu;
Đề tài ‘‘Hiện đại hóa lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, của Đỗ
Thị Liên, Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQGHN, năm 2008’’. Tác
giả đã nêu được nội dung như sự cần thiết của việc triển khai hiện đại hóa nghiệp vụ

3


lưu trữ tại Liên đoàn lao động TP Hà Nội. Tác giả cũng đã đánh giá về những ưu
điểm và hạn chế trong hiện đại hóa lưu trữ tại đây. Trên cơ sở thực trạng cơng tác
hiện đại hóa văn phòng cụ thể là nội dung nghiệp vụ lưu trữ tại Liên đoàn Lao động
thành phố Hà Nội, Đỗ Thị Liên đã đưa ra những biện pháp cụ thể nhằm thúc đẩy
xây dựng mơ hình hiện đại và nhằm nang cao hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Đề tài tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại văn phịng Bộ lao động
– Thương binh Xã hội” của Ngơ Thị Diên, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm
2016. Đề tài này của tác giả đã nghiên cứu về những lý luận chung về cơng tác văn
phịng và hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Tác giả đã đưa ra những thực trạng về
hiện đại hóa cơng tác văn phòng tại Bộ lao động Thương binh – Xã hội. Thông qua
thực trạng, tác giả đã đưa ra những giải pháp hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại
văn phịng Bộ lao động Thương binh – Xã hội.
Những cơng trình nghiên cứu trên của các tác giả đã xây dựng được khung lí
thuyết về cơng tác hiện đại hóa nền hành chính nói chung, và một số thực trạng hiện
đại hóa cơng tác tác văn phịng tại một số cơ quan cụ thể. Tuy nhiên chưa có đề tài
nào nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phịng tại cơng ty Cổ phần Sơng Đà
10. Vì vậy, đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đaị hóa văn phịng tại CTCP
Sơng Đà 10” là một đề tài hồn tồn mới và khơng trùng lặp với các đề tài đã
nghiên cứu. Bên cạnh việc tránh những vấp phải từ lối mòn cũ, đề tài “ Khảo sát,
đánh giá thực trạng hiện đaị hóa văn phịng tại CTCP Sơng Đà 10” sẽ kế thừa và
học hỏi những kinh nghiệm từ các chuyên đề nghiên cứu trước đó, tạo riêng cho đề
tài một cách tiếp cận mới, toàn diện, sâu sắc hơn. Giúp cho những ai quan tâm đến
hiện đại hóa văn phịng nói chung sẽ có cơ hội để tiếp cận ở một góc độ mới.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phịng tại công ty CP Sông Đà
10 và đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại
cơng ty CP Sơng Đà 10 trong thời gian tới.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Tổng hợp nghiên cứu các văn bản quy định của Nhà nước và của Tổng Công
ty Sông Đà và CTCP Sông Đà 10.

4


- Phân tích cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phịng.
- Phân tích thực trạng hiện đại hóa văn phịng tại cơng ty Cổ phần Sơng Đà 10
trên cơ sở đó so sánh với lý luận thực tiễn để đánh giá những mặt tích cực, những
hạn chế cịn tồn tại và nguyên nhân của những bất cập đó.
- Đánh giá một cách khách quan về nội dung triển khai hiện đại hóa văn phịng
tại cơng ty cổ phần Sông Đà 10.
- Đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị mang tính cá nhân nhằm hồn thiện
hơn q trình hiện đại hóa văn phịng tại cơng ty CP Sơng Đà 10.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
 Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Hiện đại hóa văn phịng tại cơng ty CP
Sơng Đà 10.
 Phạm vi nghiên cứu:
+ Về mặt nội dung: Nghiên cứu những vấn đề cơ bản trong quá tŕnh triển khai
hiện đại hóa văn phịng tại cơng ty CP Sơng Đà 10. Cụ thể như: Các cơ sở vật chất,
cơ sở vật chất tại công ty CP Sông Đà 10 có đang hiện đại hóa, được bố trí một cách
phù hợp; các cán bộ, cơng nhân viên trong văn phịng: Có được đào tạo những kiến
thức chun mơn về các nghiệp vụ hành chính văn phịng và các kỹ năng cơ bản
khác,vv…; những nghiệp vụ hành chính văn phịng tại cơng ty hiện nay có được cụ
thể hóa bằng các quy trình; và cách bài trí văn phịng tại cơ quan tại văn phịng cơng
ty hiện nay.
+ Về mặt khơng gian: Đề tài tập trung nghiên cứu, tại toàn bộ khu văn phịng
tại cơng ty CP Sơng Đà 10.

+ Về mặt thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu, tìm hiểu trong khoảng thời
gian từ 2010 – 2016.
6. Giả thuyết nghiên cứu
- Giả thuyết 1: Hiện đại hóa văn phịng tại công ty CP Sông Đà 10 mang lại
hiệu quả lớn đối với công việc.
Từ giả tuyết trên cần phải tìm hiểu thực trạng q trình hiện đại hóa văn phòng

5


tại CTCP Sông Đà 10 hiện nay. Đồng thời qua đó cần tìm thấy những ưu điểm của
hiện đại hóa văn phịng tại CTCP Sơng Đà 10 đã triển khai thực hiện ứng dụng
HĐH mang lại. Và những hạn chế, những thiếu sót cịn tồn tại.
- Giả thuyết thứ 2: Q trình thực hiện hiện đại hóa văn phịng tại công ty CP
Sông Đà 10 chưa triệt để và chưa có hiệu quả trong cơng việc.
7. Phương pháp nghiên cứu:
Q trình nghiên cứu đề tài được thực hiện thơng qua các phương pháp sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để
tiến hành xem xét, tính tốn, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới đối
tượng nghiên cứu một cách khách quan, có sự phát triển hợp lý
- Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập số liệu thứ cấp, số liệu và thông tin
được thu thập từ các báo cáo được cung cấp từ phịng hành chính thơng qua các
năm từ năm 2012 – 2016.
- Phương pháp so sánh thống kê: Dựa vào số liệu qua thu thập để tiến hành so
sánh, đối chiếu. Thường là so sánh giữa các năm để đưa ra số tương đối, tuyệt đối,
bình qn, tốc độ tăng giảm,vv…Từ đó giúp ích cho q trình phân tích số liệu
được dễ dàng thực hiện.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích: Tổng hợp những nội dung cụ thể hiện đại
hóa văn phịng, từng đề mục từ các số liệu mà cơng ty cung cấp, từ đó diễn giải sự
biến động và đưa ra sự biến động đó.

- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn thơng qua phiếu điều tra, bảng hỏi về sự
cần thiết và thực trạng hiện đại hóa văn phịng tại CTCP sơng Đà 10.
- Phương pháp quan sát,vv…
8. Kết cấu của đề tài
Kết cầu đề tài bao gồm 03 chương:
Chương 1: Lý luận chung về văn phịng và hiện đại hóa văn phịng.
Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa văn phịng tại CTCP Sơng Đà 10
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phịng tại CTCP
Sơng Đà 10.

6


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG
VÀ HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHỊNG
1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng.
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm về văn phịng.
Dù là một cơng ty tư nhân, hay một cơ quan có chức năng làm quản lý Nhà
nước cũng không thể thiếu được bộ phận văn phịng. Văn phịng trong các các cơ
quan được ví như “bộ não trung tâm”, có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng và
đóng vai trị quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của mỗi cơ quan. Có rất nhiều
các quan niệm khác nhau định nghĩa về văn phịng, và hiện đại hóa văn phịng; có
quan niệm cho rằng văn phịng chính là trụ sở làm việc của cơ quan, nhưng cũng có
quan niệm cho rằng văn phịng là bộ máy của cơ quan đó, có chức năng làm những
công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản. Đối với hiện đại hóa văn phịng, có quan
niệm cho rằng hiện đại hóa văn phịng là việc cơ quan đó ứng dụng hiện đại hóa
cơng nghệ thơng tin vào cơng việc văn phịng, nhưng cũng có quan diểm cho rằng
hiện đại hóa văn phịng là ngồi ứng dụng cơng nghệ thơng tin thì con người trong

văn phịng cũng cần phải hiện đại, các nghiệp vụ hành chính cũng cần được hiện
đại. Tuy nhiên, theo cá nhân tác giả, mỗi quan điểm trên chỉ phản ánh một hoặc một
vài những khía cạnh mang tính chất riêng rẽ của một văn phịng nói chung và văn
phịng hiện đại nói riêng. Dưới từng góc độ tìm hiểu và nhìn nhận, khi đưa ra các
quan điểm của cá nhân thì mỗi tác giả sẽ cho chúng ta một cách tiếp cận mới và
khác biệt. Các tác giả nghiên cứu sẽ có những quan niệm khác nhau về văn phịng
và về hiện đại hóa văn phịng, nhưng nhìn chung văn phịng và hiện đại hố văn
phịng được hiểu một cách khái qt:
“Văn phịng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu
thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi
chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan
đơn vị” 1.
1

: GS. TS. Nguyễn Thành Độ, giáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh Tế Quốc Dân, 2012, tr.9.

7


Ví dụ: Văn phịng cơng ty Cổ phần Sơng Đà 10, văn phòng Trường Đại học
Nội Vụ Hà Nội,…
Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong những
chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành
của nhà quản trị cấp cao.
1.1.1.2. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa văn phịng.
Khái niệm hiện đại hóa ngày càng trở nên gần gũi, bởi một cách hiểu đơn giản
về hiện đại hóa chính là đổi mới, là tân tiến và là thời đại. Ở bất cứ một nội dung
nào trong xu thế hiện nay đều yêu cầu tính cần thiết của sự đổi mới, của sự hiện đại
hóa, vì hiện đại hóa giúp con người ta rút ngắn được thời gian, sức lực và đặc biệt là
hiệu quả công việc mang lại vô cùng cao.

“ Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất của thời đại mới, làm cho trở thành
có đầy đủ mọi trang thiết bị của nền công nghiệp hiện đại ” 2
Từ cách hiểu về hiện đại hóa như trên, theo cá nhân tác giả, hiện đại hóa văn
phịng được hiểu một cách đơn giản đó chính là việc triển khai áp dụng các cơ sở
vật chất, các công nghệ thông tin vào hoạt động văn phịng, trong đó con người làm
văn phòng được đào tạo đầy đủ các nghiệp vụ hành chính mang tính hiện đại nhằm
thuận tiện trong q trình ứng dụng các trang thiết bị hiện đại, từ đó nâng cao chất
lượng cơng việc.
Hiện nay có rất nhiều tác giả nghiên cứu về nội dung hiện đại hóa văn phòng,
mỗi tác giả lại cho một khái niệm khác nhau về cách hiểu thế nào là hiện đại hóa
văn phịng. Tuy nhiên mỗi khái niệm, sẽ có cách thức diễn đạt khác nhau. Nhìn
chung nội hàm diễn tả về cách hiểu đều giống nhau, trong quá trình nghiên cứu, bản
thân tơi thấy tâm tắc với khái niệm sau:
“Hiện đại hóa văn phịng là q trình ứng dụng các tiến bộ khoa học công
nghệ tiên tiến vào trong hoạt động văn phịng. Đặc biệt là việc ứng dụng cơng nghệ
thơng tin vào các nghiệp vụ văn phịng từ cơng tác văn thư lưu trữ, quản lý thông
tin, xử lý thông tin,…cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động
2

: Theo từ điển Tiếng Vệt năm 2009, NXB Đà Nẵng

8


của con người nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả công việc và duy trì năng suất cơng
việc cao” 3. Với cách tiếp cận này, người tiếp cận có thể hiểu đơn giản thế nào là
hiện đại hóa văn phịng, theo nghĩa là: Hiện đại hóa văn phịng trước tiên phải được
thơng qua các áp dụng tiến bộ hiện đại hóa trong văn phịng, đến mơi trường làm
việc tại văn phịng,vv…
1.1.2. Chức năng của văn phòng.

Bộ phận văn phòng trong các cơ quan nói chung, là bộ phận làm việc trực tiếp
cho lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý tại các cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ
quan, mỗi đơn vị đều có những đặc thù riêng về cơng việc, tuy nhiên chức năng
chung nhất của văn phòng bao gồm: Chức năng tham mưu - tổng hợp, và chức năng
đảm bảo hậu cần. Đây chính là hai nhóm chức năng cơ bản của một văn phịng nói
chung. Bên cạnh đó, ngồi hai nhóm chức năng chính này, mỗi văn phịng của cơ
quan, tổ chức cũng có thêm những chức năng mới khác, tuy nhiên chức năng không
thể thiếu của một văn phịng đó chính là hai chức năng tham mưu - tổng hợp và
chức năng đảm bảo hậu cần. Một văn phịng làm việc, dù có thực hiện những chức
năng nào khác, nhưng chức năng cơ bản cần phải thực hiện đó là việc đảm bảo thực
hiện đầy đủ hai nhóm chức năng này.
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Tham mưu là một chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của bộ phận văn
phịng, là q trình hoạt động trợ giúp cho nhà quản trị, nhà lãnh đạo. Một trong
những công việc quan trọng của nhà lãnh đạo là ban hành các quyết định đúng đắn,
kịp thời và chính xác đối với tổ chức. Chính vì vậy, văn phịng chính là đầu mối kết
nối các hoạt động trong tổ chức được diễn ra một cách nhịp nhàng và hiệu quả giúp
các nhà lãnh đạo, nhà quản trị tìm kiếm các thông tin, phục vụ cho việc ban hành
các quyết định đúng đắn.
Tham mưu, khác với cách hiểu thông thường đó là việc góp ý, ví dụ như góp ý
mua nhà, góp ý làm một vấn đề nào đó khơng mang tính chất của cơng việc. Xét về
bản chất, tham mưu giống như việc góp ý, tuy nhiên để hiểu một cách chính xác và
3

: Chuyên đề tốt nghiệp, Hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Intimex, Nguyễn Đức Khánh – 746056, năm 2012.

9


dầy đủ về tham mưu, tham mưu ở đây là sự góp ý dựa trên cơ sở nguồn thơng tin đã

qua tổng hợp, phân tích, sàng lọc thơng tin,vv…trong q trình thực hiện một hoặc
một số cơng việc nào đó.
Hiểu đơn giản và đầy đủ tham mưu là: “tư vấn, đóng góp ý kiến chỉ đạo, tổng
hợp, là q trình thống kê, xử lý và tập hợp nhiều vấn đề ” 4.
Chức năng tham mưu của bộ phận văn phòng chính là tham vấn, là đóng góp ý
kiến cho lãnh đạo về các nội dung thuộc về các công tác quản lý diều hành,vv…
Ví dụ: Cán bộ văn phịng tại công ty Cổ phần Sông Đà 10 tham mưu cho lãnh
đạo về việc triển khai hiện đại hóa tại văn phịng cơng ty CP Sơng Đà 10. Để tham
mưu cho cán bộ cấp trên, nhân viên văn phòng cần phải tìm hiểu thơng tin, tổng hợp,
phân tích, thống kê nguồn thơng tin để có thể cung cấp cho lãnh đạo những thơng tin có
giá trị cao và từ đó góp phần cho việc nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn và
kịp thời nhất. Đó chính là chức năng tham mưu của văn phòng.
Tham mưu và tổng hợp luôn gắn liền với nhau bởi giữa hai chức năng này có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Tổng hợp, là một trong những công việc cần thiết để thực hiện cơng tác tham
mưu có hiệu quả. Chức năng tổng hợp của bộ phận văn phịng là thống kê, phân tích
và xử lý các vấn đề đến các hoạt dộng quản lý nhằm tham mưa cho nhà quản trị,
nhà lãnh đạo. Như vậy, tổng hợp trong văn phịng đó chính là việc thống kê lại,
phân tích, và xử lý nguồn thơng tin.
Tóm lại, tham mưu và tổng hợp là một trong những chức năng không thể thiếu
trong hoạt động của một văn phịng nói riêng và của một cơ quan nói chung. Giữa
chức năng tham mưa và chức năng tổng hợp, hai chức năng này luôn tồn tại mối
quan hệ qua lại, có tác động với nhau và đồng thời hỗ trợ nhau trong q trình thực
hiện cơng việc. Chính vì có mối liên quan, tác động qua lại với nhau giữa hai chức
năng này, nhà lãnh đạo sẽ có được các quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác,
chức năng này được thể hiện rất rõ trong các các công việc cụ thể và trong từng môi
trường làm việc khác nhau.

4

: Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB Từ điển Bách khoa 2005.

10


1.1.2.2. Chức năng đảm bảo hậu cần.
“ Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế, môi
trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức” 5.
Chức năng hậu cần của văn phòng là việc đảm bảo các yếu tố vật chất như:
Nhà cửa, phương tiện, tài chính, vv…nhằm phục vụ tốt nhất mọi hoạt động của cơ
quan.
Chức năng đảm bảo hậu cần của văn phịng có nội dung bao gồm: Việc tổ
chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan. Phục vụ các chuyến đi công tác
của lãnh đạo nhằm đạt hiệu quả cao. Đảm bảo việc liên lạc của cơ quan, việc ngoại
giao, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Đồng thời chức năng đảm bảo hậu cần của văn
phòng còn thực hiện ở nội dung việc xây dựng, củng cố các đơn vị, hay các tổ chức
bên trong và cả bên ngồi của cơ quan.
Cơng tác hậu cần phục vụ cho cơ quan là một trong những chức năng quan
trọng của văn phịng, chức năng này có tầm quan trọng lớn đến chất lượng hoạt
động lãnh đạo điều hành, thương hiệu của cơ quan trong mọi hoạt động nói chung.
Tùy theo cơ chế hoạt động của mỗi cơ quan khác nhau vì vậy nội dung cơng
tác hậu cần của mỗi đơn vị, cơ quan là khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung cơng tác
hậu cần của văn phịng cần thực hiện tốt một số nội dung như:
- Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phịng họp, hình thức, nghi
lễ, vv…
- Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục
vụ làm việc của cán bộ, cơng chức cơ quan.
- Quản lý tồn bộ tài sản của cơ quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện
đi lại và các tài sản khác từ khi hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng, giảm,
sửa chữa thanh lý tài sản,vv…

Như vậy: Văn phòng trong cơ quan chính là bộ phận trung tâm, giúp việc
trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan trong hoạt động quản lý. Và đồng thời hoạt động với hai
chức năng cơ bản là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng đảm bảo hậu cần.
5

: Trích từ điển Bách khoa Vệt Nam, NXB Từ điển Bách khoa, 2005.

11


1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ những chức năng của văn phòng bao gồm chức năng tham mưu - tổng hợp
và chức năng đảm bảo hậu cần, văn phòng sẽ được giao các nhiệm vụ cụ thể. Chức
năng và nhiệm vụ của văn phòng được cơ quan quy định trong các văn bản quản lý.
Tuy nhiên theo từng đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, hoặc do tính chất về quy
mô hoạt động của mỗi cơ quan là khác nhau, chính vì vậy có những nhiệm vụ khác
nhau trong văn phịng. Nhìn chung các nhiệm vụ cơ bản của văn phòng bao gồm
một số nhiệm vụ sau:
- Tổ chức bộ máy văn phòng.
- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình kế hoạch cơng tác của cơ quan
và của văn phòng.
- Tổ chức thu thập và xử lý, đảm bảo thông tin phụ vụ cho hoạt động quản lý.
- Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và của văn phịng.
- Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị tổ chức hội họp.
- Tổ chức nhân sự thuộc biên chế của văn phòng.
- Tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ của cơ quan.
- Tổ chức đảm bảo hậu cần.
- Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết.
- Tổ chức công tác dảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai,
cháy nổ.

- Thực hiện kiểm tra giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo.
- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng.
1.1.4. Vai trị của văn phịng.
Thơng qua chức năng, nhiệm vụ của văn phịng được phân tích ở trên, có thể
khẳng định rằng văn phịng là bộ phận khơng thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị, được ví như cơ quan “ đầu não” của cơ quan,
là “ bộ nhớ” của lãnh đạo cơ quan. Nếu như văn phịng làm việc có kỷ cương, nề
nếp và có khoa học thì cơng việc của cơ quan sẽ được thơng suốt và có hiệu quả.

12


Chính vì vậy, làm tốt cơng tác văn phịng sẽ giúp cho hiệu quả công việc được tăng
đáng kể, tránh lãng phí nguồn lực (nhân lực, thời gian, vật lực).
Văn phịng có vai trị là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thơng tin, phối hợp các
qui trình hoạt động của cơ quan. Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, đơn vị nào
cũng cần có thơng tin. Thơng tin là căn cứ cho lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng
đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại khác nhau và xuất phát từ nhiều nguồn khác
nhau. Người lãnh đạo không thể tự mình đi thu thập từng nguồn thơng tin, và tự xử
lý thơng tin cho mình để làm cơng tác ban hành quyết định. Chính vì vậy, cần phải
có một bộ phận trợ giúp, đó chính là bộ phận văn phịng. Văn phịng là “bộ lọc”
thơng tin và tất cả các thông tin cần được thu thập và xử lý, từ đó những thơng tin
chính xác nhất, sẽ được cung cấp đến nhà lãnh đạo. Bên cạnh đó, văn phịng cũng là
nơi có vai trị phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan với nhau. Nhằm duy trì
hoạt động thống nhất trong hệ thống cơ quan.
Văn phịng là cánh tay đắc lực của các cấp quản lý cấp cao. Hỗ trợ thực hiện
chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ.
Gắn với nhiệm vụ và chức năng, văn phòng là nơi thực hiện tất cả cả công
việc giúp lãnh đạo thực hiện cơng tác quản lý của mình một cách hiệu quả nhất.
Văn phòng là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, là “tai, mắt” của lãnh đạo,

chính vì vậy văn phịng chính là cánh tay đắc lực của lãnh đạo cơ quan. Đồng thời
văn phòng hỗ trợ nhà quản lý thực hiện chính sách quản lý của mình như truyền đạt
các quyết định quản lý, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp
tình hình hoạt động của cơ quan và đề xuất các biện pháp.
Ngồi ra, văn phịng cịn có vai trị là trung tâm hoạch định và kiểm soát các
hoạt động đảm bảo thường nhật. Bất cứ một cơ quan, đơn vị nào, khi thực hiện một
chương trình dù lớn hoặc nhỏ cũng đều xây dựng kế hoạch cho chương trình đó. Để
làm điều này, bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện đó chính là văn phịng. Mỗi cơ
quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình, kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây
dựng. Vì vậy, văn phịng là nơi tổng hợp mọi chương trình, kế hoạch nhằm thực
hiện mục tiên chung nhất của cơ quan. Văn phòng là nơi năm bắt được thông tin

13


nhiều nhất, chính vì vậy để kiểm sốt tốt nhất, bộ phận có thể thực hiện được chỉ có
thể là văn phòng. Văn phòng sẽ đảm bảo việc nắm bắt các tình hình hoạt động của
cơ quan và đảm bảo cho cơng tác thường nhật.
Tóm lại, văn phịng có vai trị vơ cùng quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Bởi văn phịng chính là trung tâm của cơ quan, là bộ phận trợ giúp
cho lãnh đạo trực tiếp, đảm bảo cho cơ quan duy trì và hoạt động có hiệu quả.
1.2. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
1.2.1. Cơ sở vật chất.
 Trang thiết bị trong văn phịng.
Trang thiết bị trong văn phịng chính là yếu tố quan trọng và quyết định đến
năng suất làm việc của chính văn phịng, và là một trong những yếu tố đầu tiên trong
cơng cuộc hiện đại hóa cơng tác văn phịng và trong cải cách hành chính hiện nay.
Các trang thiết bị ngày càng được hiện đại hóa, từ những máy móc, trang thiết
bị kĩ thuật tạo văn bản như máy vi tính, máy in tài liệu, máy photocopy, máy xử lý
văn bản hết giá trị, máy scan cũng được hiện đại hóa. Từ những máy móc chưa hiện

đại với những tính năng cịn hạn chế, hình dáng cục mịch, khó vận chuyển và thực
hiện thao tác mất quá nhiều thời gian và công sức. Đến nay các trang thiết bị kĩ
thuật được ứng dụng trong văn phòng hiện đại là hầu hết các máy móc điện tử với nhiều
chủng loại và nhiều chức năng kèm theo phụ vụ hiệu quả cho cơng tác văn phịng.
Thơng tin được truyền nhanh hơn, tiện lợi hơn rất nhiều nhờ các phương tiện
thiết bị truyền thông tin, truyền văn bản, dữ liệu như gửi thông tin thông qua telex,
fax các ứng dụng có thể sử dụng thơng qua kết nối internet, cùng các thiết bị viễn
thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thơng tin trong nội bộ, tồn
quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi giúp đạt hiệu quả trong công việc.
Các vật dụng trang thiết bị thơng thường trong văn phịng như bút viết, bìa
cặp, ghim kẹp, bút ghi nhớ, giấy ghi nhớ, các giá kệ hồ sơ, ngày càng hiện đại với
mẫu mã cũng vô cùng đẹp mắt và tiện dụng.
 Cơ sở hạ tầng.
Hiện nay, cơ sở hạ tầng được các cơ quan, tổ chức quan tâm và đầu tư mua
sắm, nhằm phục vụ cho quá trình thực hiện hoạt động tại cơ quan. Văn phòng hiện

14


đại được xây dựng ngày càng đầy đủ các phòng ban, các phòng ban cũng được thiết
kế theo chuẩn hướng hiện đại, phòng ốc và bàn ghế trong văn phòng được bố trí
hiện đại, đẹp mắt, thuận tiện trong quá trình di chuyển và thực hiện cơng việc, có đủ
các yếu tố về ánh sáng, cách âm, nhiệt độ và màu tường, đồng thời các phòng ban
trong văn phòng hiện nay cũng được bố trí theo phong thủy, một cách thức bài trí
văn phịng đang được quan tâm nhiều hiện nay. Văn phịng có trang thiết bị hiện đại
và cơ sở vật chất đẩy đủ và phù hợp sẽ giúp cho người thực hiện công việc dễ dàng
làm việc, từ đó nâng cao năng suất trong cơng việc.
Như vậy, một trong những nội dung để đánh giá một văn phòng hiện đại đó
chính là việc triển khai sử dụng những trang thiết bị hiện đại, những dầu tư về cơ sở
hạ tầng trong văn phịng. Thiết bị, máy móc, bàn ghế,vv…tất cả được đánh giá là

những thứ dễ đưa vào để triển khai hiện đại hóa văn phịng nhất trong các nội dung
của hiện đại hóa văn phịng.
1.2.2. Yếu tố con người.
Yếu tố con người trong văn phịng chính là một yếu tố quan trọng nhất, con
người được coi là nhân vật trung tâm, là chủ thể trong văn phòng. Một văn phịng
hiện đại khơng chỉ có những trang thiết bị hiện đại mà bên cạnh đó cần phải có
những con người “hiện đại”. Nghĩa là, người lao động văn phịng được đào tạo đạt
đến trình độ cao, kỹ năng tốt theo hướng “đa năng”, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ
thuật, kỹ năng giao tiếp và ứng xử trong môi trường làm việc. Một nhân viên làm
việc trong một văn phòng được coi là hiện đại là người nhân viên biết làm nhiều
việc theo hướng “đa di năng” và thực hiện thành thạo các nhiệm vụ công tác được
cấp trên giao, biết cách ứng dụng, sử dụng các tiến bộ khoa học hiện đại trong cơng
việc. Dễ dàng thích ứng trong mọi tình huống xấu có thể xảy ra như khi phải chuyển
đổi cơng tác hoặc xử lí tình huống bất ngờ, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những
yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế mang xu
hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa.
Văn phịng có những nhân viên “hiện đại” là những lao động có khả năng
khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra

15


động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hồi bão nghề nghiệp. Người nhân viên khơng
được bỏ sót việc chỉn chu bên ngoài khi đến cơ quan làm việc, nghĩa là biết cách
trang điểm làm tăng vẻ đẹp theo đúng phong cách cơng sở, tính hấp dẫn của con
người làm việc trong văn phịng sẽ góp phần tạo nên bộ mặt cho cơ quan và văn
phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng. Tất cả
các yếu tố bề ngoài của một cán bộ, công ,nhân viên trong cơ quan sẽ ảnh hưởng
trực tiếp đến chính bộ mặt của cơ quan.
Như vậy, con người là yếu tố thứ hai trong việc triển khai hiện đại hóa văn

phịng. Đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên trong văn phịng là một yếu tố vơ cùng quan
trọng và cần thiết trong việc triển khai một văn phịng hiện đại. Nếu một văn phịng
có đầy đủ các máy móc, trang thiết bị hiện đại, nhưng ngược lại, cán bộ nhân viên
làm việc không “hiện đại”. Và những cấn bộ, công nhân viên làm việc tại đây
không biết cách sử dụng các trang thiết bị tiên tiến, không đổi mới tư duy và không
nhanh nhạy trong công việc, thì văn phịng đó vẫn chưa được đánh giá một văn
phịng hiện đại. Chính vì vậy, con người làm việc tại văn phòng là một trong những
yếu tố quan trọng.
1.2.3. Các nghiệp vụ hành chính văn phịng.
Các nghiệp vụ hành chính văn phịng có vai trị kết nối các thiết bị kĩ thuật
với con người lại với nhau làm cho cấu trúc ba mặt (trang thiết bị - con người –
nghiệp vụ) được hài hòa, biến các tiềm năng của văn phòng trở thành hiệu quả, thiết
thực và cụ thể.
Nghiệp vụ hành chính tại văn phịng trong các cơ quan cần phải thực hiện xây
dựng một cách hợp lý, khoa học và phù hợp. Các nghiệp vụ hành chính cần quy
trình hóa và hướng dẫn thực hiện cụ thể. Cán bộ văn phòng nên xây dựng chi tiết về
các quy trình nghiệp vụ hành chính và các văn bản hướng dẫn thực hiện mang tính
cụ thể và chi tiết. Xây dựng những văn bản xây dựng các quy trình về nghiệp vụ
hành chính trong hoạt động văn phịng. Ví dụ: Xây dựng nội quy chế văn thư, lưu
trữ tại cơ quan, trong các bản quy chế này thể hiện đầy đủ các khâu, các bước, thực
hiện công tác.

16


Hiện nay các nghiệp vụ văn phòng được hỗ trợ bởi các trang thiết bị, các phần
mềm hiện đại giúp cho các cơng việc hành chính được vận hành một cách trơi chảy,
thơng suốt theo các quy trình, quy tắc thống nhất.
Trong một văn phịng nếu có đầy đủ trang thiết bị hiện đại, có con người làm
việc trong văn phịng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi văn

phịng khơng có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ phù hợp và mang tính
khoa học cao.
1.2.4. Bài trí cơng sở hiện đại.
Văn phịng hiện đại thường phát triển thông qua nơi làm việc, nếu được quan
tâm, đầu tư đúng cách thì đó chính là yếu tố qua trọng trong việc thực hiện Hiện đại
hóa văn phịng. Một văn phịng với khơng gian làm việc tốt và cách bài trí khoa học
sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quả cơng việc.
Văn phịng hiện đại ngày nay thường được bài trí phần sảnh giao dịch. Nhiều
cơ quan, tổ chức, coi phần sảnh giao dịch này là “bộ mặt” của cơ quan, chính vì vậy
ở đây được đầu tư và quan tâm. Thông thường tại đây, các cơ quan thường bài trí
mang đặc điểm riêng của cơ quan mình bài trí. Bao qt hoạt động thường nhật của
cơ quan như một cách quảng cáo gián tiếp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Do điều kiện và tính chất công việc đồi hỏi nhu cầu tiện nghi cho văn phòng
ngày càng cao. Mỗi nơi làm việc phải được bố trí những trang thiết bị như ổ điện,
điện thoại,vv…tùy thuộc vào tính chất cơng việc. Hiện nay tự động hóa và liên lạc
viễn thơng khơng ngừng phát triển, phịng làm việc được trang bị nhiều hệ thống
đường dây dẫn các loại.
Để tăng giá trị tiện nghi, bên cạnh những khơng gian chính, nên chú ý đến
khơng gian linh hoạt bằng cách sử dụng các vách ngăn để tạo những khơng gian nhỏ
nghỉ ngơi, uống nước,vv…Ngồi ra, nội thất văn phịng hiện đại cũng nên chú ý đến
khơng gian làm việc với các trang thiết bị hiện đại trong văn phịng như: máy vi
tính, máy điện thoại, máy fax, máy photocopy,vv…Khơng gian văn phịng nên tận
dụng tối đa ánh sáng tự nhiên.

17


Nội thất văn phòng thường thực dụng, quan tâm đến những hệ thống thông tin
liên lạc và giao tiếp nội bộ được lắp đặt đến từng bàn làm việc và những hệ thống
trang thiết bị hỗ trợ trong hoạt động văn phịng.

Như vậy, để hiện đại hóa văn phịng, một yếu tố k nên bỏ sót đó chính là cách
bài trí văn phịng sao cho phù hợp. Nếu văn phịng được bài trí phù hợp sẽ giúp cho
q trình thực hiện công việc trở nên thuận tiện, tiện nghi và có cảm giác thoải mái
trong q trình thực hiện cơng việc. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả
cơng việc.
Tóm lại, một văn phịng hiện đại cần phải có những yếu tố cơ bản sau: Cơ sở
vật chất các trang thiết bị hiện đại, con người làm văn phịng được “hiện đại”, nghiệp vụ
hành chính được quy trình hóa và cách bài trí văn phịng mang tính hiện đại.
1.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa văn phịng
Văn phòng được coi là bộ phận trung tâm, là cơ quan “đầu não” của một cơ
quan, tổ chức. Ở đây, đảm bảo hầu hết các cơng tác nhằm duy trì và thúc đẩy hoạt
động của chính cơ quan. Văn phịng là nơi diễn ra các công tác liên quan về các
nghiệp vụ hành chính như về văn bản, về cơng tác đảm bảo hậu cần. Chính vì vậy
văn phịng chính là nơi cần thiết được quan tâm, được đầu tư, mua sắm các trang
thiết bị hiện đại để có thể duy trì hoạt động, thúc đẩy hiệu quả trong cơng tác văn
phòng.
Cùng với sự phát triển của khoa học - công nghệ, đặc biệt đối với các thành
tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thơng và sự mở rộng quan hệ kinh tế,
hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng đã xuất hiện Văn phòng hiện đại ở
nhiều ngành, nhiều cấp. Ở các tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, các xí nghiệp liên
doanh với nước ngồi, mơ hình Văn phịng hiện đại đã được đáp ứng khá phổ biến.
Trong một số cơ quan hành chính Nhà nước, các cơ quan cấp Trung Ương và cấp
tỉnh bước đầu đã có các Văn phịng được tổ chức theo xu hướng hiện đại ở những
mức độ khác nhau và có sự đan xen giữa Văn phòng kiểu mới và Văn phòng kiểu
cũ. Tuy nhiện, điểm yếu nhất trong các Văn phòng ở nước ta là các hoạt động Văn
phịng cịn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự

18