Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.49 MB, 101 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƢU,
TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC
VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX)
Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn
: TH.S ĐẶNG VĂN PHONG
Sinh viên thực hiện
: ĐỖ QUYẾT ĐỊNH
Mã số sinh viên
: 1405QTVB010
Khoá
: 2014 – 2018
Lớp
: ĐH. QTVP 14B
HÀ NỘI- 2018
BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC THAM MƢU,
TỔNG HỢP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC
VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX)
Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành
: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn
: TH.S ĐẶNG VĂN PHONG
Sinh viên thực hiện
: ĐỖ QUYẾT ĐỊNH
Mã số sinh viên
: 1405QTVB010
Khoá
: 2014 – 2018
Lớp
: ĐH. QTVP 14B
HÀ NỘI- 2018
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan:
1. Những nội dung trong đề tài Khố luận tốt nghiệp này là cơng trình
nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths. Đặng Văn Phong;
2. Các nội dung nghiên cứu trong Khoá luận tốt nghiệp là trung thực;
3. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá,
tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm.
Hà Nội, ngày tháng năm 2018
Sinh viên
Đỗ Quyết Định
LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện được đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình, ngồi sự nỗ
lực phấn đấu của bản thân, tôi cũng đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía
thầy cơ trong nhà trường và Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và
xuất nhập khẩu Thiên Ân .
Đặc biệt em xin trân thành cảm ơn đến thầy Đặng Văn Phong và Khoa
Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn và
hỗ trợ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Tơi cũng xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới bạn bè, người thân đã động viên
khích lệ tơi trong thời gian thực tập và thực hiện đề tài Khoá luận tốt nghiệp
Hà Nội, ngày tháng năm 2018
Sinh viên
Đỗ Quyết Định
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
Kí hiệu
Nghĩa
1
CTCP
Cơng ty cổ phần
2
VT-LT
Văn thư – Lưu trữ
3
VP
Văn phịng
4
VB
Văn bản
XD
Xây dựng
6
XNK
Xuất nhập khẩu
7
TM
Tham mưu
8
TH
Tổng hợp
9
CNTT
Cơng nghệ thông tin
5
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................................
DANH MỤC BẢNG ..........................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ .........................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 1
3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 4
7. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4
8. Kết cấu của đề tài ...................................................................................... 5
PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG
HỢP TRONG VĂN PHÒNG ......................................................................... 7
1.1. Một số khái niệm liên quan .................................................................... 7
1.1.1. Khái niệm văn phòng ....................................................................... 7
1.1.2. Khái niệm tham mưu, tổng hợp........................................................ 8
1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp........................................................ 10
1.2. Vai trị cơng tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng đối với hoạt động
của cơ quan, tổ chức .................................................................................... 11
1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp ................................................ 13
1.4. Nguyên tắc của tham mưu, tổng hợp ................................................... 14
1.5. Các nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng .............................. 15
1.5.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự .......................... 15
1.5.2. Tham mưu, tổng hợp về cơng tác hành chính ................................ 16
1.5.3. Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo ... 19
1.5.4. Tham mưu, tổng hợp về công tác thi đua khen thưởng ................. 20
1.5.5. Tham mưu, tổng hợp về công tác hậu cần ..................................... 21
1.5.6. Tham mưu, tổng hợp trong một số hoạt động đặc thù................... 23
* Tiểu kết chƣơng 1 ....................................................................................... 24
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP
TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG,
CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN ........... 25
2.1. Khái quát về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất
nhập khẩu Thiên Ân .................................................................................... 25
2.1.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực
và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .................................................................... 25
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung
ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ............................................. 27
2.1.3. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phịng Hành
chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân ................................................................................................... 27
2.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phịng Hành chính Cơng
ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ... 29
2.2.1. Hình thức tham mưu, tổng hợp tại phịng Hành chính Cơng ty cổ
phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ......... 29
2.2.2. Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại
phịng Hành chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và
Xuất nhập khẩu Thiên Ân ......................................................................... 30
2.2.3. Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp tại phịng Hành chính Cơng ty
cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .... 32
2.2.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác tham mưu, tổng hợp tại phịng
Hành chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập
khẩu Thiên Ân .......................................................................................... 48
2.3. Nhận xét chung về công tác tham mưu, tổng hợp tại phịng Hành chính
Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên
Ân ................................................................................................................ 49
2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................... 50
2.3.2. Hạn chế .......................................................................................... 53
* Tiểu kết chƣơng 2 ....................................................................................... 56
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP TẠI PHỊNG HÀNH CHÍNH
CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC ............. 57
3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự ....................................... 57
3.1.1. Tổ chức bộ máy .............................................................................. 57
3.1.2. Tổ chức về nhân sự ........................................................................ 58
3.2. Nhóm giải pháp về thể chế ................................................................... 59
3.2.1. Nội quy, quy chế của Công ty ........................................................ 60
3.2.2. Nội quy, quy chế về công tác tham mưu, tổng hợp ........................ 61
3.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT trong cơng tác
Hành chính – văn phịng.............................................................................. 61
3.3.1. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị ..................................................... 61
3.3.2. Ứng dụng CNTT trong cơng tác Hành chính – văn phịng ........... 62
3.3.3. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động của văn
phịng ........................................................................................................ 63
3.4. Nhóm giải pháp đặc thù ....................................................................... 63
3.5. Nhóm giải pháp khác............................................................................ 65
* Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................... 65
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 66
D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................ 67
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 69
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Trình độ nhân sự phịng Hành chính Cơng ty cổ phần Xây dựng,
Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân....................................... 31
Bảng 2.2. Thống kê kế hoạch công tác của Công ty được ban hành .......... 36
từ năm 2014 đến 2017 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực
và Xuất nhập khẩu Thiên Ân....................................................................... 36
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Quy trình tham mưu của phịng Hành chính cho Ban giám đốc
Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên
Ân ................................................................................................................ 30
Sơ đồ 2.2. Mơ hình dự kiến cơ cấu tổ chức của phịng Hành chính Cơng ty
cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân ...... 34
Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hội họp của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung
ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. ............................................... 44
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đất nước ngày càng phát triển theo hướng hội nhập Quốc tế, hoà nhập
vào xu hướng chung của đất nước văn phòng cũng phải tự hoàn thiện và phát
triển để theo kịp thời đại.
Nơi nào có cơng tác tham mưu, tổng hợp tốt giúp công tác quản lý và ra
các quyết định đúng đắn. Lãnh đạo có nắm bắt được tình hình cơng việc, chủ
trường đường lối hay không là nhờ vào hoạt động tham mưu, tổng hợp của
văn phòng.
Hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động tham mưu, tổng hợp của
văn phịng nói riêng ln được lãnh đạo văn phịng Cơng ty cổ phần Xây
dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân quan tâm. Tuy nhiên
trước sự thay đổi ngày càng sâu rộng của q trình cơng nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng cần phải nỗ lực
hơn nữa. Đứng trước bối cảnh đó, cơng tác tham mưu, tổng hợp của Công ty
cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân cịn có
nhiều hạn chế và cần có những giải pháp để khắc phục kịp thời.
Từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả
công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phịng Cơng ty cổ phần Xây dựng,
Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX).” Làm đề tài
khố luận tốt nghiệp của mình. Hy vọng đề tài góp phần làm phong phú thêm
lý luận và thực tiễn của chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phịng và
giúp của Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân nâng cao cơng tác này trong văn phịng.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay các đề tài nghiên cứu, xuất bản và ấn phẩm nghiên cứu về
công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phịng khơng phải là mới. Trong
1
phạm vi đề tài, tôi xin đề cập đến một số giáo trình, ấn phầm và các đề tài
nghiên cứu tiêu biểu về công tác tham mưu, tổng hợp văn phịng như sau:
* Về lí luận: sách, báo, giáo trình giảng dạy tại các trường Đại học, Cao
đẳng:
Các giáo trình kể đến dưới đây đều đưa ra cơ sở lý luận một cách chung
nhất về khái niệm, chức năng và vai trò của tham mưu, tổng hợp trong văn
phòng.
- GS.TS Nguyễn Thành Độ, Th.S Nguyễn Ngọc Diệp – Th.S Trần
Phương Hiền (2012),
iáo trình quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân, Hà Nội.
- PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng, NXB Khoa
học và K thuật, Hà Nội.
- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học… 2015 , iáo trình Quản
trị văn phịng, Nxb Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh.
* Về đề tài nghiên cứu:
- Khoá luận tốt nghiệp: “Giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác tham
mưu-tổng hợp của Văn phịng tại Viện hàn lâm KHXH Việt Nam” của tác giả
Đinh Tuyết Ngân - Đại học Nội vụ Hà Nội (2017 đã làm nổi bật về vấn công
tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tại văn phòng nhà nước đặc biệt là văn
phòng tại Viện hàn lâm KHXH Việt Nam. Tác giả đã đưa ra thực trạng, ưu
nhược điểm của công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng và đưa ra các giải
pháp cụ thế. Tuy nhiên, đề tài lại đi sâu nghiên cứu về cơng tác này tại văn
phịng cơ quan nhà nước, khơng đề cập đến văn phịng doanh nghiệp tư nhân.
- Khố luận tốt nghiệp: “Cơng tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng
Đảng uỷ Khối các cơ quan trung ương” của tác giả Cao Thị Thanh Hải – Đại
học Nội vụ Hà Nội 2016 đã làm rõ cơ sở lý luận, yêu cầu, nguyên tắc về
công tác tham mưu, tổng hợp của văn phịng và nội dung cơng tác tham mưu,
tổng hợp của Văn phòng cấp uỷ. Cùng với đó đề tài đã nghiên cứu làm rõ vai
2
trị, thực trạng của cơng tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Đảng uỷ Khối
các cơ quan Trung ương và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng,
hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ
quan Trung ương trong nhiệm kỳ mới.
Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu về cơng tác tham mưu, tổng
hợp. Tuy nhiên, qua tìm hiểu tác giả nhận thấy các cơng trình nghiên cứu đa
số tập trung về công tác tham mưu, tổng hợp tại khối các cơ quan nhà nước và
một số ít cơng trình nghiên cứu về cơng tác tham mưu, tổng hợp, tại doanh
nghiệp. Đặc biệt, trong khối doanh nghiệp chưa có đề tài nào nghiên cứu mơ
hình doanh nghiệp trong lĩnh vực đào tạo, cung ứng và xuất nhập khẩu người
lao động sang nước ngồi làm việc. Vì vậy, do tính mới và cấp thiết của đề
tài, tác giả thực hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng
hợp tại văn phịng Cơng ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất
nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX).” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Dựa trên cơ sở lý luận công tác tham mưu, tổng hợp; thực trạng công
tác tham mưu, tổng hợp tại văn phịng Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng
nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân tác giả đưa ra giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phịng Cơng ty cổ phần Xây dựng,
Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu trên đây, khoá luận tốt nghiệp đặt ra cho tác giả
phải giải quyết một số nhiệm vụ sau:
- Khái quát những vấn đề lý luận công tác tham mưu, tổng hợp trong văn
phịng.
- Khái qt chung về Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và
Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại về
3
Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng
hợp tại Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tham mưu, tổng hợp tại
văn phịng Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: VP Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và
Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
- Thời gian:
+ Thời gian nghiên cứu đề tài: Từ tháng 12 năm 2017 đến tháng 3 năm
2018.
+ Thời gian vấn đề nghiên cứu: Tính từ ngày 10 tháng 04 năm 2014
Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân
được cấp giấy phép hoạt động đưa người lao động đi làm việc tại nước ngồi
đến hết năm 2017.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Cơng tác tham mưu, tổng hợp tốt góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của VP Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập
khẩu Thiên Ân từ đó góp phần tăng thêm vị thế và chất lượng của công ty trên
thị trường Doanh nghiệp hiện nay.
7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: Tác giả dùng
phương pháp này để thu thập các văn bản của Nhà nước, của tạp chí chuyên
ngành, sách chuyên khảo, tài liệu được tác giả thu thập trong quá trình khảo
4
sát thực tế. Từ đó, tác giả dùng các thơng tin thu thập được để sử dụng tối đa
trong đề tài của mình.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Tác giả áp dụng phương pháp này
để so sánh giữa lý luận, thực tiễn công tác tham mưu, tổng hợp của Công ty
với các quy định của Nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân khác.
- Phương pháp quan sát trực tiếp: Tác giả sử dụng phương pháp này
qua thời gian thực tập tại phịng Hành chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung
ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân. Từ đó, tác giả triển khai thành các
nội dung trong phần nội dung trong phần thực trạng của đề tài.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này dùng để nghiên
cứu và tìm hiểu lý luận về cơng tác tham mưu, tổng hợp là cơ sở cho việc
trình bày, so sánh và nhận xét thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại
phịng Hành chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất
nhập khẩu Thiên Ân.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Tác giả dùng phương pháp
này để thu thập thông tin trực tiếp chứng minh cho các luận điểm về công tác
tham mưu, tổng hợp đã đưa ra tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng,
Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
- Phương pháp phân tích – tổng hợp: Sau khi áp dụng các phương pháp
đã nói ở trên, tác giả phân tích – tổng hợp tài liệu, số liệu để đưa ra ưu điểm,
nhược điểm, nguyên nhân và tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng cơng tác
tham mưu, tổng hợp tại phịng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung
ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
8. Kết cấu của đề tài
Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo và
phụ lục. Trong đó, phần nội dung được chia làm ba chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về cơng tác tham mưu, tổng hợp trong văn
phịng.
5
Chương 2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phịng Hành
chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu
Thiên Ân.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham
mưu, tổng hợp tại phịng Hành chính Cơng ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng
nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân.
6
PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƢU, TỔNG HỢP
TRONG VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Trong thực tế xã hội ngày nay có rất nhiều khái niệm về văn phịng xuất
phát từ nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều quan điểm khác nhau.
Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hồng Phê: “Văn phịng là bộ
phận phụ trách các cơng việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thơng
tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.” [9; 847].
Theo giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Thành Độ
năm 2005 văn phòng theo nghĩa rộng là: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng
hợp và trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn
vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị
có quy mơ lớn thì phải thành lập văn phịng cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy
mơ nhỏ thì văn phịng là phịng hành chính tổng hợp” [1;5].
Theo nghĩa hẹp văn phòng là: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một
cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị
đó”.
Theo PGS. TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng hiểu một
cách đơn giản và tồn diện hơn “Văn phịng là một thực thể tồn tại khách
quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi
lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả.” [14; 12].
Từ những khái niệm đã nêu ở trên tơi đồng tình với các quan điểm của
7
các tác giả. Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thể và liên quan trực tiếp đến đề
tài khoá luận tác giả đưa ra khái niệm văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp,
truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch
vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị, tổ chức” [1;5].
Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức cần
phải có một bộ phận với các hoạt động chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý,
phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thơng tin bên ngồi và nội bộ cơ
quan, tổ chức, đơn vị. Từ đó giúp cho lãnh đạo thực hiện hoạt động quản lý
của mình, bộ phận đó được gọi chung là văn phịng. Ví dụ Văn phịng Bộ Nội
vụ có nhiệm vụ tổ chức, thu thập, xử lý thơng tin của Chính phủ, của Đảng và
Nhà nước về chỉ đạo, chính sách, chủ trương mới. Các thông tin báo cáo, đề
xuất từ cấp dưới trực thuộc trình lên Bộ trưởng và Thứ trưởng giải quyết và
thông tin phối hợp từ các Bộ và cơ quan ngang Bộ khác.
1.1.2. Khái niệm tham mưu, tổng hợp
Theo cuốn Công tác tham mưu của các cơ quan Đảng Trung ương của
Hội đồng Khoa học các cơ quan Đảng trung ương: “Tham mưu là góp ý kiến,
giúp người chỉ huy, người lãnh đạo quốc gia định hướng, quyết định và tổ
chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách ở tầm vĩ mô, chiến lược”
[4;36].
Trong Đại từ điển Tiếng Việt của Trung tâm ngơn ngữ và văn hố Việt
Nam có khái niệm: Tham mưu là góp ý, giúp người chỉ huy để tổ chức và
thực hiện các kế hoạch. Tham mưu cịn là góp ý kiến về những chủ trương, kế
hoạch cho một người hay một tổ chức. Hay “tham” là tham gia, dự vào;
“mưu” là kế hoạch, kế sách. Như vậy, hiểu đơn giản “tham mưu” là tham gia
đóng góp kế sách.
Trong lịch sử thế giới, tham mưu được sử dụng nhiều trong lĩnh vực
8
quân sự. Ví dụ như: Gia Cát Lượng của Trung Quốc là người góp cơng lớn
trong việc giúp Lưu Bị đánh bại quân Nguỵ của Tào Tháo. Ông đứng sau hỗ
trợ, hiến kế cho Lưu Bị có những sách lược quân sự tuyệt vời.
Đó là trong quân sự, trong quản trị có thể hiểu tham mưu là đưa ra
những ý kiến đóng góp, kế hoạch để giúp cho nhà quản lý có những quyết
định đúng đắn nhất, là hoạt động cần thiết trong công tác quản lý. Tham mưu
bao gồm hoạt động tham vấn, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến
hoạt động của cơ quan, tổ chức; góp phần giúp cho q trình quản lý để đạt
được kết quả cao nhất. Chủ thể ở đây làm cơng tác tham mưu có thể là cá
nhân hay tập thể tham mưu cho lãnh đạo.
Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội
dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, cơng đoạn cụ thể theo
mục tiêu, u cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”.
Theo Từ điển Tiếng Việt có khái niệm tổng hợp theo nghĩa động từ
“Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [9;721]
Tổng hợp được hiểu theo nghĩa danh từ: Là tổ hợp tất cả các thơng tin,
sự có mặt của nhiều yếu tố bao gồm: Thu thập; đánh giá; phân tích
Theo cuốn Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ của TS. Văn Tất Thu: “Tổng hợp là sự xâu
chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành
phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [13;125]
Trong cuộc sống, chúng ta tiếp xúc rất nhiều đến từ “tổng hợp” ví dụ
như: Bách hố tổng hợp, Trường Đại học tổng hợp,…Như vậy “Tổng hợp là
việc liên kết, xâu chuỗi các yếu tố riêng rẽ, các hiện tượng, các thành phần có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau thành một chỉnh thể để hướng tới mục tiêu
chung của cơ quan, tổ chức”
9
1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp
Trước tiên, để hiểu được cơng tác tham mưu, tổng hợp là gì ta phải hiểu
được thế nào là cơng tác? Chưa có nhiều khái niệm để định nghĩa về công tác
và công tác trong hoạt động hành chính, trong mỗi lĩnh vực lại có các khái
niệm khác nhau.
Theo tác giả Ngọc Thái và tác giả Quốc Khánh trong cuốn Từ điển
Tiếng việt có khái niệm như sau: “Công tác được định nghĩa là cơng việc của
nhà nước hoặc đồn thể giao phó; Cơng tác là làm việc ở một nơi khác, xa
nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà
nước, đoàn thể giao cho”[11;96]
Trong hoạt động hành chính, cơng tác được hiểu là các cơng việc cần
được thực hiện một cách khoa học, có các quy trình cụ thể để thực hiện một
nghiệp vụ, hay một cơng việc có tính chất quan trọng nào đó. Trong hoạt
động hành chính có thể kể đến như: Cơng tác tham mưu, tổng hợp, công tác
văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần,…
Theo tác giả Cao Văn Thống: “Công tác tham mưu là tổng hợp các
công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể
của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng
nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần
tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được
xác định.” [12;15]
Theo tác giả Văn Tất Thu: “Cơng tác tổng hợp là tồn bộ cơng việc
liên quan đến q trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng,
yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất
định.” [13;125]
Dựa trên những cơ sở lý luận trên, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm
về công tác tham mưu, tổng hợp như sau: Công tác tham mưu, tổng hợp là
công việc được thực hiện một cách khoa học, có quy trình. Thơng qua tập hợp
10
các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp bằng những phương pháp
kỹ thuật; để tham mưu đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung,
một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc theo mục tiêu, u cầu có tính
chất chỉ đạo cho người lãnh đạo hay nói một cách ngắn gọn: Tổng hợp để
tham mưu và tham mưu dưới dạng tổng hợp.
1.2. Vai trị cơng tác tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đối với
hoạt động của cơ quan, tổ chức
Trước đây, tham mưu có vai trị đặc biệt quan trọng trong quân sự
thông qua việc đưa ra những mưu kế, sách lược giúp cho người chỉ huy có
thơng tin tham khảo trước khi ra quyết định. Ngày nay, tham mưu ngày càng
xuất hiện nhiều hơn trong các lĩnh vực của đời sống. Đối với văn phòng tham
mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng chính có vị trí đặc biệt quan trọng
nhằm giúp cho nhà quản lý cơ quan, tổ chức có những quyết định đúng đắn.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, để đưa ra các đường lối, chính sách
rất cần đến hoạt động tham mưu của các cấp, các ngành, các Bộ, các nhà
nghiên cứu khoa học… Từ đó, giúp Chính phủ có được những quyết định
đúng đắn và hợp lý nhất. Nhận thấy được chức năng và vai trị của văn phịng
nói chung và của tham mưu, tổng hợp nói riêng trong hoạt động quản lý nhà
nước, Chủ tịch nước đã ra Quyết định số 86/QĐ-CTN ngày 26/5/1998 của
Chủ tịch nước về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng
Chủ tịch nước như sau: “Văn phòng chủ tịch nước là cơ quan giúp việc của
Chủ tịch nước, có chức năng nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức
phục vụ các hoạt động của Chủ tịch nước, các phó chủ tịch nước”.
Vai trị tham mưu của văn phòng Bộ, ngành còn được quy định cụ thể
trong các văn bản của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phịng.
Ví dụ, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 5/11/2002 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ
11
như sau: “Văn phòng của bộ, cơ quan ngang bộ có chức năng giúp Bộ trưởng
tổng hợp điều phối các hoạt động các tổ chức của Bộ theo chương trình kế
hoạch làm việc”. Đặc biệt, Nhà nước cần lắng nghe ý kiến của nhân dân trên
cơ sở tổng hợp ý kiến của các cấp ở địa phương, tiếng nói và nguyện vọng
của nhân dân vẫn là quan trọng nhất.
Còn trong hoạt động quản lý của khối các cơ quan Đảng, cơng tác tham
mưu, tổng hợp cũng có vai trị to lớn, được cụ thể hoá bằng văn bản. Theo
Quyết định số 71-QĐ/TW ngày 1/12/1999 của Bộ Chính trị về chức năng,
nhiệm vụ, tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng: “Văn phòng Trung
ương Đảng là cơ quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức
năng tham mưu giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị,
Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức điều hành cơng việc lãnh đạo của Đảng; phối
hợp, điều hòa các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương
Đảng”
Từ các văn bản Quy phạm pháp luật trên đã cho thấy tầm quan trọng
của tham mưu, tổng hợp. Bên cạnh đó, tham mưu, tổng hợp cịn là một trong
hai chức năng quan trọng của văn phòng mà văn phòng là một bộ phận không
thể thiếu cấu thành nên cơ quan tổ chức; một bộ phận tham mưu đắc lực cho
lãnh đạo trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cơng
tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý,
trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ
quan.
Theo nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In cho rằng: “Tham mưu
mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt
động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan,
doanh nghiệp chạy đều, vận hành trơi chảy, cịn tham mưu cho các đơn vị tổ
chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh
vực” [5;14]
12
Trong cơ quan, tổ chức nói chung và trong khối doanh nghiệp nói riêng
vai trị của tham mưu, tổng hợp của văn phịng doanh nghiệp khơng giống với
các phịng, đơn vị khác. Bởi lẽ, văn phịng là đầu mối thơng tin tổng hợp
chung nhất, thông tin được xử lý bao qt nhất, vì vậy thơng tin được tham
mưu cho lãnh đạo được khách quan và chính xác. Các đơn vị khác chỉ có
chức năng tham mưu về một lĩnh vực cụ thể thuộc chun mơn nghiệp vụ của
đơn vị đó.
Chức năng tham mưu, tổng hợp là chức năng quan trọng thể hiện vị trí,
vai trị cần thiết của văn phịng trong hoạt động hàng ngày. Chức năng này
ngày càng được mở rộng và do đó vai trị của văn phịng ngày càng được đánh
giá cao.
1.3. Mối quan hệ giữa tham mƣu, tổng hợp
Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri: “Văn phịng có chức năng tham mưu
và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau,
những kết quả của tham mưu phải xuất phát từ các thơng tin đầu vào, đầu ra
mà văn phịng là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp” [14;8]. Tham mưu,
tổng hợp là một trong hai chức năng không thể thiếu của văn phịng nên
chúng có mối quan hệ mật thiết, không thể tách rời.
Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp dựa trên 3 yếu tố “nền tảng”,
“quyết định”, “thành quả”. Cụ thể như sau:
+ Mối quan hệ “nền tảng”: Hoạt động tổng hợp có trước, hoạt động
tham mưu có sau. Phương án tham mưu dựa trên chất liệu của thơng tin tổng
hợp. Ví dụ: Tại Văn phịng Bộ Tài Chính có chức năng tham mưu, đề xuất,
góp ý cho Bộ trưởng về các chính sách phát triển, chương trình kế hoạch, nội
quy quy chế… Cần phải dựa trên “nền tảng” thông tin đã được tổng hợp từ
nhiều nguồn khác nhau như: Từ thực tế Bộ, từ các văn bản quy định của Nhà
nước, từ các cơ quan khác…
+ Mối quan hệ “quyết định”: Chất lượng của thông tin tổng hợp quyết
13
định chất lượng phương án tham mưu. Thông tin tổng hợp càng chính xác, kịp
thời, đầy đủ, trung thực bao nhiêu giúp phương án tham mưu càng tối ưu bấy
nhiêu và ngược lại.
+ Mối quan hệ “thành quả”: Tham mưu là thành quả phản ánh q trình
tổng hợp thơng tin. Phương án tham mưu có hợp lý, tối ưu là nhờ vào q
trình tổng hợp thơng tin có hiệu quả hay khơng. Giữa tham mưu và tổng hợp
có mối quan hệ nguyên nhân – kết quả. Trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức người lãnh đạo chỉ quan tâm đến kết quả của công việc chứ
không quan tâm q trình thực hiện cơng việc đó.
Tham mưu, tổng hợp là hai mặt, hai khía cạnh có mối quan hệ tương hỗ
cho nhau. Muốn tham mưu tốt, văn phòng phải tổng hợp tốt và tổng hợp cũng
là căn cứ là cơ sở cho hoạt động tham mưu. Hay nói cách khác tham mưu ở
dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu.
1.4. Nguyên tắc của tham mƣu, tổng hợp
Xuất phát từ vai trò to lớn tham mưu, tổng hợp của văn phịng, đi cùng
với đó là các u cầu về nguyên tắc mà công tác này cần phải được đảm bảo:
- Đảm bảo các quy định hiện hành của Pháp luật của Nhà nước và chủ
trương của Đảng: Bất cứ hoạt động nào của cơ quan, tổ chức cũng đều phải
dựa trên khuôn khổ của pháp luật. Công tác tham mưu, tổng hợp có hay đến
đâu nhưng vi phạm quy định pháp luật của Nhà nước và chủ trương, đường
lối của Đảng cũng đều bị loại bỏ.
- Đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác: Nếu tham mưu
không trung thực dẫn đến các quyết định của nhà quản lý sai lệch, gây ra hậu
quả nghiêm trọng đối với cơ quan tổ chức.
- Đảm bảo tính bảo mật: Phương án tham mưu cho lãnh đạo rất có thể
là quyết định của nhà quản lý. Chính vì vậy thơng tin tham mưu cho lãnh đạo
phải đề cao tính bảo mật.
- Đảm bảo kính kịp thời, đầy đủ thơng tin: Thông tin cung cấp cho lãnh
14
đạo phải là thơng tin mang tính kịp thời về mặt thời gian và đầy đủ về mặt nội
dung. Tham mưu kịp thời, đầy đủ thông tin giúp nhà quản lý có những quyết
định kịp thời và chính xác.
- Đảm bảo tính thực tiễn, khả thi: Tham mưu, tổng hợp phải dựa trên
yêu cầu thực tế và thực hiện được. Không dựa trên giấy tờ mà đưa ra các ý
kiến tham mưu mà phải trực tiếp quan sát, theo dõi để tổng hợp lại các thơng
tin có giá trị thực tế cao. Có như vậy, các quyết định quản lý mới sát sao và
hiệu quả được.
- Đề cao tính trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp: Việc đề cao tính
trách nhiệm của cá nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp là việc vơ cùng
quan trọng. Địi hỏi cá nhân người tham mưu phải chịu trách nhiệm về những
thông tin mình đã tham mưu cho lãnh đạo về tính chính xác, tính kịp thời và
tn thủ pháp luật. Từ đó người được giao nhiệm vụ này có trách nhiệm hơn
với công việc, hiệu quả công việc cao hơn.
1.5. Các nội dung tham mƣu, tổng hợp của văn phòng
Tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ
quan mà nội dung của tham mưu, tổng hợp có nội dung khác nhau. Tuy nhiên
nội dung cơng tác tham mưu, tổng hợp của VP tại các cơ quan cơ bản đều có
những nội dung chính sau:
1.5.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự
1.5.1.1. Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy
Văn phòng là bộ phận trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức xây
dựng bộ máy trong cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức đó. Trên cơ sở tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan có sự điều
chỉnh và quyết định xây dựng bộ máy sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, trên cơ
sở tổng hợp thơng văn phịng cũng là bộ phận trực tiếp tham mưu cho lãnh
đạo tin xây dựng chức năng, nhiệm vu, quyền hạn của từng đơn vị trong cơ
quan đó. Để làm được điều này, văn phịng khơng những nắm vững chuyên
15
