Bài giảng Phân tích và thiết kế hệ thống: Chương 2 - Nghiên cứu hiện trạng hệ thống thông tin

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT
KẾ HỆ THỐNG
1


CHƯƠNG 2:
NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN
2


1.

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ
thống
Sai lầm về thiết kế

Những sai lầm
dẫn
đến
hệ
thống hoạt động
yếu
kém
và
không đạt được
mục tiêu ban đầu
đề ra

Sai lầm về dữ liệu

Hoạt động yếu kém

Không bảo đảm tính năng
hồn vốn đầu tư
3


1.

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ
othống
Những sai lầm dẫn đến yếu kém
thường gặp trong thực tế
- Sai lầm về thiết kế:
+ Không hiểu biết đầy đủ các yêu cầu
thông tin của tổ chức.
+ Cấu trúc rối rắm, phức tạp khó bảo
trì và hạn chế cơng việc phát triển.
4

+ Chương trình khơng mềm dẻo.


1.

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ
othống
Những sai lầm dẫn đến yếu kém
thường gặp trong thực tế
- Sai lầm về dữ liệu

+ Dữ liệu trong hệ thống không thống
nhất.
+ Dữ liệu khơng đầy đủ, khơng thích hợp
hoặc sai lệch, vơ nghĩa

5


1.

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ
othống
Những sai lầm dẫn đến yếu kém
thường gặp trong thực tế
- Hoạt động yếu kém
+ Làm mất thời gian bảo trì và sửa
chữa
+ Khơng đạt yêu cầu thông tin
+ Người dùng không muốn sử dụng

6


1.

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ
othống
Những sai lầm dẫn đến yếu kém
thường gặp trong thực tế
- Không bảo đảm tính năng hồn vốn đầu

tư
+ Địi hỏi chi phí cao
+ Tốn nhân lực
+ Khơng sinh tiện ích
7


1.

Vấn đề chung khi nghiên cứu hệ
thống
Những sai lầm
dẫn đến hệ
thống hoạt động
yếu kém

Nâng cao kỹ năng của các
nhà phát triển hệ thống.

Hồn thiện và phát triển cơng

Phương pháp giải
quyết các vấn đề trên

nghệ , tự động hố hệ thống.

Hồn thiện việc quản lý
các dự án phát triển phần8
mềm.

2. Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
thông tin tin học hóa
o

Mỗi cá nhân hoặc tập

Yêu cầu từ chủ đầu tư

thể tùy theo vị trí trong
hệ thống mà có yêu
cầu khác nhau

Yêu cầu từ người dùn

9


2. Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
thông tin tin học hóa
o

Yêu cầu từ chủ đầu
tư

Phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ
chức
Phải có chức năng hỗ trợ ra quyết định và
giảm thời gian ra quyết định.
Phải cho ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới tốt

hơn.
Phải có khả năng hoàn vốn đầu tư.

10


2. Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
thông tin tin học hóa
o

Yêu cầu từ người sử
dụng
Phải có nhiều khả năng - phải làm được các công việc của
người sử dụng đầu cuối
Phải phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử dụng.
Phải có độ tin cậy cao.

11


2. Yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
thông tin tin học hóa
Trước hết phải phục vụ cho mục
đích chiến lược của tổ chức sau đó
mới đến nhu cầu cụ thể của người
sử dụng cũng như nhân viên kỹ
thuật
12

3. Quy mơ tin học hóa
Quy mơ tin học hố của một tổ chức cho biết trình
độ quản lý và mức độ tin học hố của tổ chức đó.

- Tổ chức có nhu cầu tin học
hố nhiều hay ít

Phụ thuộc các yếu
tố:

- Trình độ quản lý của tổ
chức cao hay thấp

- Quy mô hoạt động của
13
tổ chức


3. Quy mơ tin học hóa
Tin học hố một hệ thống thơng tin có 2 dạng:
Tin học hố tồn thể:
- Nhiều người tham gia, vốn đầu tư lớn, thời
gian dài
- Ưu điểm: đồng bộ, không chấp vá
- Khuyết điểm: trở ngại tâm lý

Tin học hoá từng bộ phận:
- Thường áp dụng trong tổ chức lớn
- Ưu điểm: không gây xáo trộn, đầu tư dần dần
- Khuyết điểm: không đồng bộ giữa các bộ

14
phận hệ thống


4. Vai trò của những người tham gia
phát triển hệ thống thông tin
Chủ đầu

Quản lý

tư

hệ thống
Phân

Xây dựng
và phát
triển hệ
thống

Kỹ thuật
viên

Người sử
dụng

tích hệ
thống
Người
lập trình

15


4. Vai trò của những người tham gia
phát triển hệ thống thơng tin
Quản lý
hệ thống

Phân
tích hệ
thống

-

Đưa ra các u cầu chi tiết

và triển khai tổ chức thực hiện
khi hệ thống hoạt động
- Là người chủ chốt quyết định vòng
đời của hệ thống, địi hỏi phải có kỹ
năng phân tích, trình độ kỹ thuật, quản
lý và giao tiếp

16


4. Vai trò của những người tham gia
phát triển hệ thống thơng tin
- Là tập thể hoặc cá nhân có

Người

nhiệm vụ mã hố các u cầu

lập trình

thành cấu trúc mà máy tính có
thể hiểu và thực thi

Người sử
dụng

- Cho biết nhu cầu sử dụng, cũng
như ưu nhược điểm của HTTT, nhằm
kiểm tra sự hiểu quả của HTTT

17


4. Vai trò của những người tham gia
phát triển hệ thống thông tin
- Là người bảo đảm sự hoạt động
Kỹ thuật

của phần cứng máy tính, đường truyền

viên

dữ liệu từ bộ phận này đến bộ phận
khác

- Là người cung cấp cho phân tích

Chủ đầu

viên những thơng tin chung của tổ

tư

chức, đồng thời quyết định những vấn
đề lớn

18


5. Nghiên cứu hiện trạng
Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên
môn, mơi trường hoạt động của
hệ thống.

5.1 Mục
đích

Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ
và cung cách hoạt động của hệ
thống

Chỉ ra các ưu điểm của hệ thống
để kế thừa và các khuyết điểm của
hệ thống để nghiên cứu khắc phục
19

5. Nghiên cứu hiện trạng
Hệ thống đang làm gì? Gồm những
cơng việc gì? Đang quản lí cái gì?
Những cơng việc trong hệ thống
do ai làm? Ở đâu? Khi nào?
Mỗi công việc thực hiện như thế
nào?
Liên quan đến dữ liệu gì?
Chu kì, tần suất, khối lượng cơng
việc
Đánh giá cơng việc hiện tại: 20
tầm
quan trọng, thuận lợi, khó khăn…


5. Nghiên cứu hiện trạng
5.2 Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện
trạng Tìm hiểu mơi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ

thống. Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản
của hệ thống đó
Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, sự điều hành, phân
cấp quyền hạn trong tổ chức (sơ đồ tổ chức).
Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các file dữ liệu
cùng với các phương thức xử lý các thông tin đó.
Thu thập và mơ tả các quy tắc quản lý, tức là các quy
định, các quy tắc, các công thức tính tốn
Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch. Mô tả các

luồng thông tin và tài liệu giao dịch được luân chuyển như
thế nào.
21
Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về hệ thống
thông tin cũ và những yêu cầu, đòi hỏi về hệ thống tương


5. Nghiên cứu hiện trạng
5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin
5.3.1 Các khái niệm và thuật ngữ sử dụng trong
khảo sát hiện trạng
- Điểm cơng tác: có 2 loại

+ Điểm công tác trong: là các điểm, đầu mối phát sinh
hoặc thu nhận, lưu trữ và xử lý thông tin.
+ Điểm cơng tác ngồi là nơi phát sinh hoặc thu nhận

Bao
gồm:

thông tin.

- Tài liệu: mọi vật mang giá trị thông tin trong hệ
thống như: hóa đơn, hồ sơ, file…

- Tài liệu lưu trữ-Kho dữ liệu: Các thông tin
được lưu trữ để phục vụ cho các chức năng công
việc của hệ thống.

22

5. Nghiên cứu hiện trạng
5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin
5.3.1 Các khái niệm và thuật ngữ sử dụng trong
khảo sát hiện trạng

- Chức năng-Công việc: là một hoặc nhiều công việc
nhằm thực hiện một nhiệm vụ ở một phạm vi nào đó.
Nó tác động trực tiếp lên dữ liệu, thơng tin nhằm tạo

- ra
Quy
tắcphẩm.
nghiệp vụ: có 3 quy tắc chính
1 sản
Bao
gồm:

+ Quy tắc về quản lý: quy định mục tiêu và ràng buộc
của hệ thống.
+ Quy tắc về tổ chức: liên quan đến giải pháp, trình
tự làm việc
+ Quy tắc về kỹ thuật: liên quan đến các yêu cầu23 kỹ
thuật để bảo đảm sự hoạt động của hệ thống


5. Nghiên cứu hiện trạng
5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin
5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng

Phương pháp
quan sát

Điều tra
bằng phiếu
thăm dò

Nghiên cứu
các tài liệu

Phương
pháp phỏng
vấn
24


5. Nghiên cứu hiện trạng
5.3 Các kỹ thuật thu thập thông tin
5.3.2 Các phương pháp nghiên cứu hiện trạng
- Phân tích viên có thể quan sát trực tiềp
Phương pháp
quan sát

Nghiên cứu
các tài liệu

hoặc gián tiếp về hiện trạng hệ thống
thông tin.
- Ghi chép lại các yêu cầu sau:

+ Các bộ phận và hoạt động tác nghiệp trong tổ

Điều trachức
Phương
bằng phiếu
pháp phỏng
+ Mối quan hệ nghiệp vụ,
cách thức giao tiếp và
thăm dị
vấn

trao đổiđiểm:
thơngchủ
tin quan,
giữa các
phận
- Khuyết
chỉ bộ
quan
sát được
mặt
25
ngồi, gây khó chịu cho người bị quan sát