KY NANG CONG NGHE THONG TIN CUA GIAO VIEN

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA GIÁO VIÊN</b>
<b>SỬ DỤNG MỘT SỐ HÀM EXCEL CƠ BẢN</b>

<b>I. Ứng dụng của chương trình (đối với GV)</b>
- Quản lý danh sách HS

- Quản lý điểm số HS
- Xếp loại HL HS
- Thống kê
- Trích lọc

<b>II. Một số kỹ năng cơ bản</b>
<b>1. Quản lý danh sách</b>

<b>GV phải cài đặt phần mềm hỗ trợ Tiện ích tiếng Việt được tích hợp trong Excel</b>
<i><b>a. Nhập danh sách HS</b></i>

- Khi nhập danh sách, ta phải nhập một cột chứa họ và chữ lót, một cột chứa tên để thuận tiện
cho việc sắp xếp. Nhưng nếu lỡ chúng ta nhập họ và tên cùng trong một cột, thì phải làm sao?

Cách tách họ và tên thành hai cột

B1: Chọn tồn bộ các dịng chứa họ và tên

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Chọn OK để tách ra thành hai cột

<i><b>* Để gộp hai cột thành một cột ta cũng làm tương tự</b></i>
<i><b>b. Sắp xếp</b></i>

Sắp xếp chúng ta sẽ dùng tính năng Sort của Excel (tơi tin chắc rằng sẽ khơng chính xác đối
với tiếng Việt). Có cách nào xếp chính xác?

Cách sắp xếp họ và tên theo Tiếng Việt

Bước 1: Chọn toàn bộ các dòng chứa họ và tên

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Chọn sắp xếp như sau:

Xếp theo tên trước (cột C), sau đó sắp theo họ (cột B)
Chọn tăng để sắp theo thứ tự alphabe

<i><b>* Nếu như họ và tên cùng nằm trong một cột thì ta có sắp xếp được khơng?</b></i>
Chúng ta vẫn sắp xếp được

Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Chúng ta không quan tâm đến sắp xếp theo cột nào mà chỉ quan tâm đến cách Chọn lựa sắp xếp
<b>(thường là tên - họ - chữ lót)</b>

<i><b>c. Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa, chữ hoa đầu từ và ngược lại</b></i>

Khi gõ họ tên HS, chúng ta lỡ tay nhập toàn chữ thường (trong Word chúng ta có thể xử lý dễ
dàng nhờ cơng cụ Change Case nhưng trong Excel thì khơng có) thì làm sao để chuyển đổi thành chữ
hoa, hoặc chữ hoa đầu dịng?

<b>* Đổi tồn bộ thành chữ hoa: Sử dụng hàm UPPER(text)</b>

- Ta sử dụng một cột khác để làm cột tạm chứa tên được đổi thành in hoa (ở đây là cột C)

- Cột C2, gõ công thức như hình vẽ
- Sao chép đến cột C6

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

+ Nhấn Ctrl – C

+ Để con trỏ ô vào ô B2. Vào Edit chọn Paste Special…

+ Chọn ô Values. Nhấn OK

+ Xố cột C là xong

<b>* Đổi tồn bộ thành chữ hoa đầu từ: Sử dụng hàm PROPER(text)</b>
<b>* Đổi toàn bộ thành thường: Sử dụng hàm LOWER(text)</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

Bước 1: Chọn các ô chứa họ và tên

Bước 2: Nháy chọn Tiện ích Tiếng Việt trên thanh Menu. Chọn Đổi chữ Hoa - thường

- Chọn hình thức chuyển đổi theo ý muốn một cách nhanh chóng.
<i><b>2. Quản lý điểm số</b></i>

GV cần nắm vững một số hàm cơ bản sau:

- Hàm COUNT: dùng để đếm số cột điểm (VD: đối với 15 phút, em A có thể là 2 cột, em B có
thể là 3 cột). Dùng nó để chia hệ số một cách tự động và chính xác mà khơng phải đếm từng cột điểm.

- Hàm SUM: dùng để tính tổng cộng (VD: tính tổng các cột điểm)

- Hàm ROUND: dùng để lấy phần thập phân (VD: điểm tổng kết thì lấy một chữ số thập phân)
VD: Ta có bảng điểm sau đây, gồm các cột hệ số 1, hệ số 2, điểm thi HK (hệ số 3)

- Chúng ta thấy rằng ở cột điểm hệ số 1, các HS có các cột điểm khác nhau (em thì 4 cột, em
thì 3 cột, em thì 2 cột)

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

tổng các cột hệ số 1 + tổng các cột hệ số 2*2 + 3 của các em là khác nhau. Làm thế nào để máy
tự tính được tổng các hệ số một cách chính xác mà khơng mắc cơng ta phải đếm.

Ta sử dụng hàm COUNT. Hàm này có cơng dung là đếm những ơ nào có số. Ví du: có 5 ơ
chứa số thì cho ra kết quả là 5

Ta lập công thức ở ô R2 như sau:

ROUND(số,1): làm trịn số đến 1 chữ số thập phân
SUM(D2:I2): tính tổng các số từ ô D2 đến ô I2

SUM(D2:I2)+SUM(J2:P2)*2+Q2*3: tổng các cột điểm

COUNT(D2:I2): đếm các ơ có chứa số. Chú ý là phải chọn các ô làm hệ số 1 nhiều hơn thực tế
để sau này khỏi phải thiếu ô nhập điểm, bởi vì các ơ khơng nhập điểm máy sẽ khơng đếm.

COUNT(D2:I2) có thể bằng 4, hoặc bằng 3 hoặc bằng 2
COUNT(D2:I2)+COUNT(J2:P2)*2+3: tổng các hệ số thực tế
<i><b>3. Thống kê</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

VD: Ở ô B13 là nơi chứa sĩ số HS thực tế (bởi vì có những HS có thể nghỉ học giữa chừng). Do
đó khơng thể lấy số HS ở danh sách đầu năm bỏ vào ô B13

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

Cơng thức ở ơ C13 như hình vẽ. Đếm những ơ có số <3.5. Đó chính là những em Kém
Tính % ở ơ D13 thì đơn giản: ROUND(C13/B13*100,1)

Cơng thức ở ơ E13 như hình vẽ. Đếm những ô có số <5.0. Khi đó máy sẽ đếm cả những số
<3.5 (trùng lại của những điểm Kém). Do đó ta phải trừ đi những số <3.5 chính là số ở ô C13.

COUNTIF(R2:R7,"<5.0")-C13: đếm những số nhở hơn 5.0 và lớn hơn hoặc bằng 3.5.
Đó chính là những em Trung bình.

Đối với các ơ TB, KHÁ, GIỎI: chúng ta lập luận và làm tương tự như trên.
Đối với ô DTT, TTB: chỉ cần đếm những số <5 (hoặc >= 5) ở cột điểm TBM
<i><b>4. Xếp loại HL</b></i>

- Về xếp loại HL, chúng ta sẽ sử dụng hai hàm đó là hàm IF và COUNT. Vấn đề này phức tạp
ở chổ nâng một bậc HL (VD: đang HL G, vì một mơn nên HL TB thì được nâng lên K) cho nên GV
chúng ta tự nghiên cứu, tìm hiểu. Nếu thích tìm tịi có thể liên hệ với tơi.

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

Yêu cầu là lập ra danh sách các HS Giỏi, Khá, HS thi lại

Bước 1: Copy ô D1 ra một khác (không nên gõ lại). Gõ chữ G vào dưới ơ đó (dùng để trích lọc
ra những em có HL G)

Bước 2: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu

Chọn Data – Filter – Advance Filter…

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

Criteria range: nháy chuột vào ơ đó rồi nháy chọn từ ơ I1 đến I2 (ô điều kiện để lọc)

Chọn mục Copy to another location

Copy to: nháy chuột vào ơ đó rồi nháy chuột vào một ô khác (để xác định nơi mà máy trích lọc
danh sách)

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

Vậy đến đây, ta có thể lập một danh sách con từ một danh sách thỏa điều kiện nào đó mà khơng
phải mất cơng gõ lại.

Tôi nghĩ nếu GV nắm vững một số vấn đề trên thì có thể phục vụ được cho mình trong công
tác quản lý điểm.

</div>

<!--links-->