Bài giảng Lập bảng tính với Excel 2003: Bài 2 - Nhập dữ liệu và xử lý bảng tính

Lập bảng tính với

EXCEL 2003 (B.2)


Bài 2
NHẬP DỮ LIỆU VÀ XỬ LÝ BẢNG TÍNH
1-  Các loại dữ liệu của Excel
2-  Cách nhập dữ liệu vào bảng tính
3-  Chọn khối dữ liệu
4-  Canh lề dữ liệu
5- Hiệu chỉnh dữ liệu
6- Điền dữ liệu vào trong một phạm vi
7- Tìm kiếm và thay thế dữ liệu


1- Các loại dữ liệu của Excel
Excel có những loại dữ liệu nào?
Excel có hai loại dữ liệu là:
1- Dữ liệu chuỗi:
− Là dữ liệu có dạng là một chuỗi ký tự.
Ví dụ: Họ tên: “Trần Văn Nam”
Địa chỉ: “123 Pasteur, Quận 3”
Chức vụ: “Trưởng phòng”


1- Các loại dữ liệu của Excel
Excel có những loại dữ liệu nào?
2- Dữ liệu loại giá trị:
− Gồm các loại sau:
+ Dạng số

+ Dạng ngày

15,764.12
04/15/1996

+ Dạng giờ
+ Dạng công thức

02:30 pm
=(A5 + B2)/5

+ Dạng hàm

=Sum(F4:F12)


2- Cách nhập dữ liệu vào bảng tính
Nhập dữ liệu vào bảng tính như thế nào?
− Dịch chuyển đến ơ cần nhập
− Nhấp F2 (hoặc nhấp đúp trên ô cần nhập)
− Nhập dữ liệu theo quy định của từng loại dữ liệu
− Kết thúc việc nhập bằng các cách sau:
• Nhấn Enter
• Nhấn Ctrl-Enter
• Click chuột trên Enter button
• Di chuyển dấu chọn đến ô khác.


3- Chọn khối dữ liệu
Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?

1- Chọn một ơ:
− Nhấp chuột tại ơ đó, hoặc :
− Dùng các phím mũi tên để di chuyển dấu chọn
đến ơ đó.


3- Chọn khối dữ liệu
Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?
2- Chọn một nhóm ơ liên tiếp nhau:
− Chuyển dấu chọn đến ơ đầu tiên của nhóm
− Chọn một trong các cách sau :
+ Kéo chuột đến ô ở góc dưới phải của nhóm
+ Nhấn Shift và nhấp chuột trên ơ cuối của nhóm
+ Nhấn Shift và dùng các phím mũi tên để chọn
khối.


3- Chọn khối dữ liệu
Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?
3- Chọn một nhóm ơ khơng liên tiếp nhau :
− Chọn ơ đầu tiên của nhóm.
− Giữ phím Ctrl và nhấp (click) hoặc kéo (drag)
chuột trên các ô muốn chọn khác.


3- Chọn khối dữ liệu
Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?
4- Chọn một hoặc nhiều cột:
− Chọn một cột: Click chuột nút chữ cái của cột.

− Chọn nhiều cột liên tiếp: Drag chuột trên các cột
cần chọn.
− Chọn nhiều cột không liên tiếp:
+ Chọn cột đầu tiên.
+ Giữ phím Ctrl và Click (hoặc drag) chuột
trên các cột khác.


3- Chọn khối dữ liệu
Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?
5- Chọn một hoặc nhiều dịng:
− Chọn một dòng: Click chuột trên nút số dòng
cần chọn.
− Chọn nhiều dịng liên tiếp: Drag chuột tại các ơ
số dịng cần chọn.
− Chọn nhiều dịng khơng liên tiếp:
+ Chọn dịng đầu tiên.
+ Giữ phím Ctrl và click (hoặc drag) chuột
trên các dòng còn lại.


3- Chọn khối dữ liệu
Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?
6- Chọn tồn bộ bảng tính: chọn một trong hai cách:
− Nhấn Ctrl - A, hoặc :
− Click chuột trên nút ở góc trên trái của Worksheet
(giao của các biên dòng và cột).


3- Chọn khối dữ liệu

Chọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào?
7- Hủy bỏ sự chọn lựa: Chọn một trong hai cách :
− Nhấp chuột tại một vị trí bất kỳ trên bảng tính.
− Dùng các phím di chuyển để dời ơ lựa chọn đến
vị trí khác.


4- Canh lề dữ liệu
Canh lề dữ liệu cho từng ô như thế nào?
− Chọn các ô cần canh lề.
− Chọn lệnh Format / Cells / Alignment
− Chọn các kiểu canh lề cho dữ liệu.
− OK.


4- Canh lề dữ liệu
Canh lề dữ liệu cho một khối ô như thế nào?
− Nhập dữ liệu ở ô đầu tiên của khối ô cần canh lề
− Chọn khối ô cần canh lề
− Chọn lệnh Format / Cells / Alignment
− Chọn Horizontal / Center Across Selection
− OK.
Hoặc nhấn nút sau:


5- Hiệu chỉnh dữ liệu
Làm thế nào để sửa đổi dữ liệu?
− Chuyển đến ô cần thay đổi dữ liệu
− Nhấn F2 hoặc nhấp đúp
− Sửa dữ liệu

− Nhấn Enter ( hoặc Shift-Enter).


5- Hiệu chỉnh dữ liệu
Làm thế nào để xóa dữ liệu?
− Chọn các ơ cần xóa dữ liệu.
− Nhấn phím Del hoặc Ctrl-Del.


5- Hiệu chỉnh dữ liệu
Làm thế nào để phục hồi dữ liệu ?
Chọn một trong các cách sau:
− Chọn lệnh Edit / undo clear
− Nhấn Ctrl-Z
− Nhấp trên biểu tượng undo ở thanh công cụ
chuẩn.


5- Hiệu chỉnh dữ liệu
Làm thế nào để sao chép dữ liệu ?
− Chọn ơ hoặc nhóm ơ cần sao chép
− Chọn lệnh Edit/Copy
− Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần chép đến
− Chọn lệnh Edit/Paste
* Có thể sao chép nhanh bằng cách dùng phím
Ctrl + Drag Border.


5- Hiệu chỉnh dữ liệu
Làm thế nào để sao chép đặc biệt dữ liệu ?

− Chọn ơ hoặc nhóm ơ cần sao chép
− Chọn lệnh Edit/Copy
− Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần chép đến
− Chọn lệnh Edit/Paste Special
− Thực hiện các tuỳ chọn
− Nhấn nút OK.


5- Hiệu chỉnh dữ liệu
Làm thế nào để di chuyển dữ liệu ?
− Chọn ơ hoặc nhóm ơ cần chuyển đi
− Chọn lệnh Edit/Cut
− Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần đặt dữ liệu.
− Chọn lệnh Edit/Paste
* Có thể di chuyển nhanh bằng cách dùng drag
border.


6- Điền dữ liệu trong một phạm vi
Làm thế nào để điền dữ liệu cùng nội dung?
  Cách 1:
− Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của phạm vi
− Chọn phạm vi để thực hiện
− Chọn lệnh Edit/Fill
− Chọn các cách điền dữ liệu.
  Cách 2:
− Chọn phạm vi cần điền
− Nhập nội dữ liệu cho ô đầu tiên
− Nhấn Ctrl-Enter.

6- Điền dữ liệu trong một phạm vi
Làm thế nào để điền dữ liệu có nội dung tăng, giảm ?

Dùng chuột (Mouse)
− Điền dữ liệu vào ô đầu (nếu loại số thì phải
chọn 2 ơ đầu) của cùng vùng cần điền.
− Chọn ô dữ liệu (nếu loại số phải chọn 2 ơ)
− Drag góc dưới phải đến vị trí cuối cần điền.
− Nhả chuột.


6- Điền dữ liệu trong một phạm vi
Làm thế nào để điền dữ liệu có nội dung tăng, giảm ?
Dùng thực đơn
− Nhập giá trị vào ô đầu tiên của phạm vi
− Chọn phạm vi thực hiện
− Chọn lệnh Edit / Fill / Series
− Thực hiện các tuỳ chọn
+ Series in: Điền thứ tự theo dòng hoặc cột
+ Type: Kiểu điền dữ liệu
+ Date: Điền dữ liệu ngày
+ Trend: Hướng tăng ( : tăng ↑;  : giảm ↓)
+ Step value: Giá trị bước nhảy
+ Stop value: Giá trị kết thúc
− Nhấn nút OK.


7- Tìm kiếm, thay thế dữ liệu
Làm thế nào để tìm kiếm dữ liệu trong một phạm vi?

− Chọn phạm vi cần tìm kiếm
− Chọn lệnh Edit/Find
− Chọn các thơng số
− Thực hiện tìm kiếm
+ Find next: Tìm xi
+ Shift + find next: Tìm ngược.


7- Tìm kiếm, thay thế dữ liệu
Làm thế nào để thay thế dữ liệu trong một phạm vi?
−Chọn phạm vi cần tìm và thay
−Chọn lệnh Edit/Replace
−Chọn các thơng số
−Thực hiện tìm và thay
+ Find next: Tìm tiếp , bỏ qua ô hiện tại
+ Replace: Thay thế ô hiện tại và tìm ơ tiếp theo
+ Replace all: Thay thế tất cả.
* Lưu ý: Nếu không nhập dữ liệu vào mục Replace with,
Excel sẽ thay thế chuỗi rỗng.