Ky nang quan ly theo qua trinh

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (266.55 KB, 101 trang )

<i><b>Kỹ năng kiểm sốt q trình-MBP</b></i>

<i><b>Part 1</b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2></div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Mục đích

Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:



Thiết lập được phương pháp kiểm sốt theo q trình.



Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay,

thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…

XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP

1.1 Khái

n

iệm:

1.1.1Quá trình:

+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1),

q trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau

và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

1.1.2 Phương pháp quản lý MBP

Phương pháp quản lý theo quá trình

(management by process) là phương

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình

trong tổ chức:



Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.



Cách tiếp cận theo quá trình.



Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.



Cách tiếp cận theo hệ thống các quá

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

1.2 Phân biệt MBP và MBO



Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo

hai hướng chính là:

+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO).

+ Quản lý theo q trình – MBP.



Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

Bảng so sánh MBO – MBP.

Tiêu chí so sánh

MBO

MBP

Kết quả công việc

+ Đảm bảo theo mục

tiêu đề ra.

+ Hiệu quả

+ Làm đúng việc.

+ Kiểm sốt được cơng

việc chi tiết, nhưng

chưa chắc đã đảm bảo

mục tiêu.

+ Hiệu năng

+ Làm việc đúng.

Người sử dụng

Thường là quản lý cấp

cao và cấp trung

Thường là quản lý cấp

trung và cấp thấp

Ưu điểm

Thuận lợi cho công việc

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:

1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống,

thống nhất.

1.3.2Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua

việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm

sốt…

1.3.3 Quản lý tốt các cơng việc khó xác định mục tiêu.

1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy

trình hành vi.

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)

1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất

của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông

tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.

1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc

quản lý chất lượng theo mô hình ISO

9001:2000:

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

1.3 Ý nghĩa của MBP (tt)



Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.



Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.



Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to

management.



Cải tiến liên tục – Continual improment.



Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu



Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.



Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thơng từ

q trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..



Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.



Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.



Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.



Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.



Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

1.5 Khó khăn trong việc áp dụng

MBP:



Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là

do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy

trình.



Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu

không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn

ra.



Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

1.5 Khó khăn trong việc áp dụng

(tt):



Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu

đã quy định.



Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể

kiểm sốt được tài liệu mới, lỗi thời.



Khơng tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU

2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ

sơ:

+ Tài liệu là những văn bản được ban

hành mà mọi thành viên trong tổ

chức phải tuân theo.

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

2.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ (tt):



Các loại tài liệu bao gồm:

+ Sổ tay.

+ Thủ tục.

+ Quy định.

+ Hướng dẫn.

+ Biểu mẫu…



Ví dụ hồ sơ: biên bản vi phạm.



Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC



Xác định nhu cầu.



Xác định mục đích.



Xác định phạm vi.



Xác định số bước cơng việc.



Xác định các điểm kiểm sốt.



Xác định người thực hiện.



Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.



Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.



Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

2.2.1 Xác định nhu cầu



Áp dụng tiêu chuẩn mới.



Tái cấu trúc.



Nâng cấp hệ thống.

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

2.2.2 Xác định mục đích:



Xác định bản chất của quy trình là gì? Thơng thường

là GTGT của quy trình.



Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ

chức ntn?



<b>Ý nghĩa:</b>

tồn bộ các bước công việc, phương pháp

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

2.2.3 Phạm vi của thủ tục:



Phạm vi thủ tục được hiểu tương tự

như phạm vi điều chỉnh của một văn

bản pháp luật.



Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ

</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>

2.2.3 Phạm vi của thủ tục: tt

Ví dụ:

I/ Mục đích:

………

II/ Phạm vi:

</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>

2.2.4 Xác định số bước công việc

trong quy trình:



Hiện nay khơng có quy chuẩn cho việc xác

định bao nhiêu bước công việc là hợp lý.



Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20

bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù

hợp.



Quy trình có q nhiều bước sẽ dẫn đến rắc

</div>
<span class='text_page_counter'>(23)</span><div class='page_container' data-page=23>

2.2.4 Xác định số bước công việc

trong quy trình:(tt)

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào

các yếu tố sau:



Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?



Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các

yếu tố nào? GTGT là gì?

</div>
<span class='text_page_counter'>(24)</span><div class='page_container' data-page=24>

2.2.4 Xác định số bước cơng việc

trong quy trình:(tt)

Phương pháp 5W1H:



What? Là gì?



Why? Tại sao?



Who? Ai thực hiện…



When? Khi nào?



Where? Ở đâu?



How? Làm thế nào

thực hiện.

Phương pháp 5M (xác

định các nguồn lực):



Man: con người.



Money: Tài chính.



Machine: Máy móc.



Material: Ngun vật

liệu.



Method: Phương pháp

</div>
<span class='text_page_counter'>(25)</span><div class='page_container' data-page=25>

2.2.4 Xác định số bước công việc

trong quy trình:(tt) – case study



Ví dụ xác định số bước công việc của

</div>
<span class='text_page_counter'>(26)</span><div class='page_container' data-page=26>

2.2.5 Xác định điểm kiểm sốt:



Việc xác định các điểm kiểm sốt chính là

thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản

trị.



Về ngun tắc có bao nhiêu bước cơng việc,

sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm sốt, nhưng do

các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ

thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.



Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo

</div>
<span class='text_page_counter'>(27)</span><div class='page_container' data-page=27>

2.2.6 Xác định người thực hiện.



Mỗi bước công việc, cần phải xác định

bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực

hiện.



Có nhiều quy trình, cần xác định chặt

</div>
<span class='text_page_counter'>(28)</span><div class='page_container' data-page=28>

2.2.7 Xác định bảng kiểm sốt

q trình.



Bảng kiểm sốt q trình là một tài

liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải

quá trình.



Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm sốt

q trình là một tài liệu của hệ thống,

nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là

</div>
<span class='text_page_counter'>(29)</span><div class='page_container' data-page=29>

2.2.7 Xác định bảng kiểm sốt q

trình. (tt)

<b>Stt</b>

<b>Cơng </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(30)</span><div class='page_container' data-page=30>

2.2.8 Xác định phương pháp

thử nghiệm



Mục đích của thử nghiệm là xác định xem

các cơng việc có thực hiện đúng theo tiêu

chuẩn đề ra hay không?



Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản

xuất thử, một trong các điểm quan trong

nhất của phương pháp thử nghiệm.

</div>
<span class='text_page_counter'>(31)</span><div class='page_container' data-page=31>

2.2.8 Xác định phương pháp

thử nghiệm (tt).

<b>Stt</b>

<b>Cơng đoạn</b>

<b>Điểm kiểm sốt</b>

<b>Thiết bị </b>

<b>sử dụng</b>

<b>Tần </b>

<b>suất</b>

<b>Tài </b>

<b>liệu </b>

<b>hướng </b>

<b>dẫn</b>

<b>Người </b>

<b>kiểm </b>

<b>tra</b>

<b>Hồ sơ</b>

<b>Đặc tính/</b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(32)</span><div class='page_container' data-page=32>

2.2.9 Mơ tả quy trình:



Là mơ tả cụ thể các bước trong quy trình.



Cách thức thực hiện các bước công việc

ntn?



Trường hợp việc diễn giải cách thức (how)

</div>
<span class='text_page_counter'>(33)</span><div class='page_container' data-page=33>

2.2.10 Hoàn thiện định nghĩa, biểu

mẫu kèm theo.



Định nghĩa (phần III): giải thích ý

nghĩa các thuật ngữ trong quy trình,

diễn giải các từ viết tắt.



Biễu mẫu kèm theo (phần VI): xác

</div>
<span class='text_page_counter'>(34)</span><div class='page_container' data-page=34>

2.3 Cấu trúc của thủ tục:

Cấu trúc của thủ tục gồm:

2.3.1 Header – Footer.

2.3.2 Trang bìa.

2.3.3 Trang theo dõi kiểm sốt thay đổi tài liệu.

2.3.4 Phần nội dung chính của tài liệu gồm:

+ Mục đích.

+ Phạm vi:

+ Định nghĩa:

+ Nội dung:

</div>
<span class='text_page_counter'>(35)</span><div class='page_container' data-page=35>

2.3.1 Header – Footer:



Phần Header:



Phần Footer:

Logo cty

Tên tài liệu

Mã số:

</div>
<span class='text_page_counter'>(36)</span><div class='page_container' data-page=36>

2.3.2 Trang bìa

Tên tài liệu

</div>
<span class='text_page_counter'>(37)</span><div class='page_container' data-page=37>

2.3.3 Phần theo dõi chỉnh sửa tài

liệu:

Stt

Mục chỉnh

sửa/Trang

chỉnh sửa

</div>
<span class='text_page_counter'>(38)</span><div class='page_container' data-page=38>

2.3.4 Phần nội dung chính:



Ghi phần mục đích, phạm vi, định nghĩa

vào tài liệu.



Xây dựng nội dung cho tài liệu (chủ yếu là

vẽ và diễn giải lưu đồ) như sau:

</div>
<span class='text_page_counter'>(39)</span><div class='page_container' data-page=39>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Biểu diễn lưu đồ quá trình



Hình thức 1: gồm có 03 cột: trách nhiệm, lưu

đồ, tài liệu/hồ sơ. Sau trang lưu đồ sẽ đến

phấn diễn giải các bước trong quy trình.



Hình thức 2: Thêm phần mơ tả quy trình nhằm

</div>
<span class='text_page_counter'>(40)</span><div class='page_container' data-page=40>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Hình thức #1:

Trách

nhiệm

thực hiện

Lưu đồ

Tài liệu/hồ sơ

</div>
<span class='text_page_counter'>(41)</span><div class='page_container' data-page=41>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Hình thức #2:

Trách

nhiệm

thực hiện

Lưu đồ

Tài

liệu/hồ

sơ

</div>
<span class='text_page_counter'>(42)</span><div class='page_container' data-page=42>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Tài liệu tham khảo



Ghi rõ tên tài liệu mã tài liệu mà nó

tham chiếu tới/phải tuân thủ theo

trong phần tài liệu tham khảo.



Các tài liệu tham khảo thường là các

</div>
<span class='text_page_counter'>(43)</span><div class='page_container' data-page=43>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Tài liệu tham khảo (tt)

Ví dụ:

IV/ Nội dung:

……….

V/ Tài liệu tham khảo:



Pháp lệnh hợp đồng kinh tế, 1989.



Nghị định 17/HDBT của hội đồng bộ trưởng 1989

hướng dẫn chi tiết thi hành pháp lệnh kinh tế.

</div>
<span class='text_page_counter'>(44)</span><div class='page_container' data-page=44>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Biểu mẫu kèm theo



Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan

trọng nhất của hệ thống quản lý.



Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài

liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ

sơ.



Theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì hồ sơ là

</div>
<span class='text_page_counter'>(45)</span><div class='page_container' data-page=45>

2.3.4 Phần nội dung chính (tt):

Biểu mẫu kèm theo (tt) – Ví dụ

V/ Tài liệu tham khảo:

…….

VI/ Biểu mẫu kèm theo:



Phiếu ghi nhận khiếu nại khách hàng

</div>
<span class='text_page_counter'>(46)</span><div class='page_container' data-page=46>

2.4 Thủ tục kiểm soát tài liệu



Thủ tục kiểm soát tài liệu là một

trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2000.



Ngoài ra, mục đích của việc xây dựng

</div>
<span class='text_page_counter'>(47)</span><div class='page_container' data-page=47>

2.4.1 Các yêu cầu của kiểm soát tài

liệu:



Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt tài liệu

trước khi ban hành.



Xem xét, cập nhật tài liệu khi cần thiết.



Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình

</div>
<span class='text_page_counter'>(48)</span><div class='page_container' data-page=48>

2.4.1 Các yêu cầu của kiểm sốt tài

liệu: (tt)



Đảm bảo tài liệu ln rõ ràng, dễ nhận biết.



Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

được nhận biết và việc phân phối của chúng

được kiểm soát.



Ngăn ngừa việc sử dụng vơ tình các tài liệu

</div>
<span class='text_page_counter'>(49)</span><div class='page_container' data-page=49>

2.4.2 Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu:



<sub> Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu mới.</sub>



<sub> Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu.</sub>



<sub> Danh mục tài liệu.</sub>

</div>
<span class='text_page_counter'>(50)</span><div class='page_container' data-page=50>

2.4.3 hướng dẫn soạn thảo tài liệu.



Là tài liệu kèm theo thủ tục kiểm soát tài

liệu.



Hướng dẫn chi tiết quá trình soạn thảo tài

liệu.



Nội dung quy định: cơ chữ, fonts, lề, các

biểu tượng trong lưu đồ, mã số, hình thức

tài liệu, quy định về đóng dấu tài liệu…

</div>
<span class='text_page_counter'>(51)</span><div class='page_container' data-page=51>

I---MANAGEMENT BY PROCESS

Buổi 2:

II - Các tài liệu thuộc hệ thống tài liệu của cơng ty.

III - Kiểm sốt tài liệu của bộ phận.

</div>
<span class='text_page_counter'>(52)</span><div class='page_container' data-page=52>

PHẦN II: HỆ THỐNG TÀI LIỆU CỦA

DN

Sổ tay

Thủ tục

Hướng dẫn công việc,

Quy định, tiêu chuẩn

Biểu mẫu/hồ sơ



Cấp 1



Cấp 2



Cấp 3

</div>
<span class='text_page_counter'>(53)</span><div class='page_container' data-page=53>

Bảng so sánh hệ thống tài liệu DN

và hệ thống pháp luật

Hiện pháp/luật

Nghị định

Thông tư/Chỉ thị/Hướng dẫn

Mẫu văn bản

Sổ tay

Thủ tục

Hướng dẫn công việc,

Quy định, tiêu chuẩn

</div>
<span class='text_page_counter'>(54)</span><div class='page_container' data-page=54>

Diễn giải



Tài liệu cấp cao sẽ có hiệu lực cao hơn tài

liệu cấp thấp.



Diễn giải sổ tay là các quy trình, quy định,

hướng dẫn.



Biểu mẫu luôn phải đi kèm với một tài liệu

</div>
<span class='text_page_counter'>(55)</span><div class='page_container' data-page=55>

1. Sổ tay

1.1 Khái niệm:

+ Theo ISO 9000:2000, sổ tay chất lượng là

tài liệu cung cấp những thông tin nhất

quán, cho cả nội bộ và bên ngoài, về hệ

thống quản lý chất lượng của tổ chức.

</div>
<span class='text_page_counter'>(56)</span><div class='page_container' data-page=56>

1.2 Mục đích của sổ tay:



Cung cấp thông tin giới thiệu cho các bên liên quan:

khách hàng, cổ đông chiến lược, Ban Giám đốc…



Giới thiệu triết lý kinh doanh, sứ mạng, mục tiêu, văn

hố DN…



Cung cấp các thơng tin cơ bản về hệ thống quản lý

của DN.

</div>
<span class='text_page_counter'>(57)</span><div class='page_container' data-page=57>

1.3 Phân loại:

1.3.1 Sổ tay chất lượng:



Đây là loại sổ tay của hệ thống quản lý ISO

9000 (phiên bản mới nhất là ISO 9001:2000).



Về nội dung, hầu như toàn bộ nội dung của sổ

</div>
<span class='text_page_counter'>(58)</span><div class='page_container' data-page=58>

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương IV: Hệ thống quản lý chất lượng.

4.1 Đáp ứng các yêu cầu chung.

4.2 Tài liệu hệ thống.

+ Giới thiệu các loại tài liệu của hệ thống.

+ Thủ tục kiểm soát tài liệu.

</div>
<span class='text_page_counter'>(59)</span><div class='page_container' data-page=59>

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương V: Lãnh đạo

5.1 Cam kêt của lãnh đạo.

5.2 Hướng vào khách hàng.

5.3 Chính sách chất lượng.

5.4 Hoạch định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(60)</span><div class='page_container' data-page=60>

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương VI: quản lý nguồn lực.

6.1 Cung cấp nguồn lực.

6.2 Nguồn nhân lực.

6.3 Cơ sở hạ tầng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(61)</span><div class='page_container' data-page=61>

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương VII: Thực hiện sản phẩm và dịch vụ.

7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm.

7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng.

7.3 Thiết kế và phát triển.

7.4 Mua hàng.

7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(62)</span><div class='page_container' data-page=62>

1.3.1 Sổ tay chất lượng: (tt)

Chương VIII: Đo lường, phân tích, cải tiến

8.1 Khái quát.

8.2 Theo dõi và đo lường.

8.3 Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp.

8.4 Phân tích dữ liệu.

</div>
<span class='text_page_counter'>(63)</span><div class='page_container' data-page=63>

1.3.2 Các loại sổ tay khác:



Sổ tay chức năng. Ví dụ:

+ sổ tay bộ phận nhân sự.

+ sổ tay kinh doanh.

+ sổ tay kế toán…



Sổ tay HACCP, SA 8000, ISO 14000.



Sổ tay hoạt động (hệ thống nhượng quyền).

</div>
<span class='text_page_counter'>(64)</span><div class='page_container' data-page=64>

1.4 Hiện trạng xây dựng sổ tay của

các DN hiện nay.



Mới dừng lại ở việc phát triển sổ tay theo yêu cầu

của các tiêu chuẩn mà DN đang áp dụng. Chưa bao

quát được toàn bộ hoạt động của DN.



Nội dung của các sổ tay quá khô cứng, áp dụng

cứng nhắc theo nguyên văn của tiêu chuẩn tương

ứng.



Theo quan điểm mới, cần xây dựng sổ tay đáp ứng

</div>
<span class='text_page_counter'>(65)</span><div class='page_container' data-page=65>

1.5 Xây dựng sổ tay công ty.

1.5.1 Các thay đổi so với u cầu kiểm sốt tài liệu:



Trang bìa, phần Header và Footer, trang chỉnh sửa tài

liệu tuân theo đúng Thủ tục kiểm soát và hướng dẫn

biên soạn tài liệu.



Phần biểu mẫu (tài liệu diễn giải không ghi vào phần

VI mà ghi trực tiếp trong từng phần liên quan).



Có thể phát triển thêm phần mục đích, phạm vi, tài

</div>
<span class='text_page_counter'>(66)</span><div class='page_container' data-page=66>

1.5.2 Cơ cấu nội dung sổ tay

1.5.2.1 Phần mở đầu (chương I).



Giới thiệu lịch sử hình thành cơng ty.



Ban lãnh đạo công ty.



Cơ cấu tổ chức.

</div>
<span class='text_page_counter'>(67)</span><div class='page_container' data-page=67>

1.5.2.2 Chương II: Hệ thống tài

liệu:



Giới thiệu mơ hình tài liệu.



Kiểm soát tài liệu.

</div>
<span class='text_page_counter'>(68)</span><div class='page_container' data-page=68>

1.5.2.3 Chương III: Quản trị



Cơ cấu tổ chức.



Uỷ quyền.



Quản lý thông tin nội bộ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(69)</span><div class='page_container' data-page=69>

1.5.2.4 Quản trị nhân sự:



Tuyển dụng.



Đào tạo.



Đánh giá công việc .



Lương thưởng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(70)</span><div class='page_container' data-page=70>

1.5.2.4 Quản trị nhân sự: (tt)

Ví dụ:

Chương 3 Quản trị nhân sự

…….

3.7 Kỷ luật:

Việc kỷ luật của công ty tuân theo các quy

định pháp luật lao động hiện hành.

</div>
<span class='text_page_counter'>(71)</span><div class='page_container' data-page=71>

1.5.2.5 Các chương khác



Marketing.



Bán hàng



Dịch vụ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(72)</span><div class='page_container' data-page=72>

2. Thủ tục

</div>
<span class='text_page_counter'>(73)</span><div class='page_container' data-page=73>

3. Quy định

3.1 Kh

ái niệm:



Toàn bộ phần nội dung và hình thức của tài liệu tuân theo

thủ tục kiểm soát tài liệu.



Phân biệt khái niệm quy định thông thường và khái niệm

quy định trong hệ thống tài liệu.

+ Theo cách hiểu thông thường, quy định là tất cả nhửng gì

mà một thành viên trong tổ chức phải thực hiện. Như

</div>
<span class='text_page_counter'>(74)</span><div class='page_container' data-page=74>

3.2 Các loại quy định trong DN:



Thực hiện chế độ kế tốn tài chính theo quy định của

pháp luật.



Thực hiện quy định về lao động.



Thực hiện các chính sách của DN về kinh doanh, nhân

sự như:

+ Quy định về thưởng doanh số.

+ Nội quy.

</div>
<span class='text_page_counter'>(75)</span><div class='page_container' data-page=75>

3.3 Chức năng nhiệm vụ, mô tả

công việc

3.3.1 Khái quát:

+ Chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc là

một loại quy định đặc thù của tổ chức.

+ Cần phân biệt hai khái niệm chức năng và

nhiệm vụ:

</div>
<span class='text_page_counter'>(76)</span><div class='page_container' data-page=76>

3.3.2 Mơ hình CN-NV-MTCV

Chức năng 1

Quy trình 1

Quy trình 2…

Nhiệm vụ 1.1

Nhiệm vụ 1.2

Nhiệm vụ 1.3

</div>
<span class='text_page_counter'>(77)</span><div class='page_container' data-page=77>

3.3.2 Mơ hình CN-NV-MTCV (tt)



Bước 1: Xác định các chức năng chính.



Bước 2: Xây dựng các quy trình cho mỗi chức

năng.



Bước 3: Lập list các nhiệm vụ. Trong các phần

</div>
<span class='text_page_counter'>(78)</span><div class='page_container' data-page=78>

3.3.3 Nội dung chính bản MTCV:



Mục tiêu cơng việc:



Nhiệm vụ:

+ Hầu hết các tổ chức chỉ liệt kê các NV của nhân viên mà

không thể hiện trong đó rằng NV đó thực hiện như thế

nào.

+ Chúng ta có thể thiết kế phần nhiệm vụ làm nhiều cột

như nhiệm vụ, tài liệu, yêu cầu..



Quyền hạn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(79)</span><div class='page_container' data-page=79>

4. Tiêu chuẩn:



Hiện nay trong DN tồn tại hai loại tiêu

chuẩn chính là:

+ Tiêu chuẩn cơng việc.

+ Tiêu chuẩn sản phẩm.



Nội dung và hình thức xây dựng tiêu

</div>
<span class='text_page_counter'>(80)</span><div class='page_container' data-page=80>

5. Hướng dẫn công việc:



HDCV thường chi tiết các nội dung trong sổ tay, thủ tục

hoặc quy định. Đối với mỗi yêu cầu trong các loại tài liệu

này, sẽ phát sinh quy tắc: 5W1H. HDCV chính là chi tiết chữ

How trong quy tắc này.



HDCV phân làm hai loại chính: theo loại cơng việc và theo

người sử dụng.



Thông thường HDCV được dùng cho một loại công việc

tương ứng với một người sử dụng thì sẽ thuận lợi hơn trong

việc tiếp cận.



Nội dung và hình thức của HDCV tuân theo thủ tục kiểm

</div>
<span class='text_page_counter'>(81)</span><div class='page_container' data-page=81>

6. Hướng dẫn vận hành:

6.1 Đối tượng sử dụng:

</div>
<span class='text_page_counter'>(82)</span><div class='page_container' data-page=82>

6.2 Cơ cấu nội dung của tài liệu:

6.2.1 Chuẩn bị:

+ Nhiên liệu.

+ Hệ thống điện.

6.2.2 Thao tác mở máy.

6.2.3 Thao tác vận hành.

</div>
<span class='text_page_counter'>(83)</span><div class='page_container' data-page=83>

6.2 Cơ cấu nội dung của tài liệu:

6.2.4 Tắt máy.

+ Thao tác tắt máy.

+ Thu dọn, sắp xếp lại nơi làm việc.

6.2.5 Các sự cố thường gặp và cách xử lý.

</div>
<span class='text_page_counter'>(84)</span><div class='page_container' data-page=84>

7. Biểu mẫu



Hầu như toàn bộ hoạt động của công ty thể

hiện qua các biểu mẫu.



Biểu mẫu khi được ghi chép sẽ là bằng

chứng khách quan về việc thực hiện công

việc của NV.



Vì tầm quan trọng của BM, một số công ty

</div>
<span class='text_page_counter'>(85)</span><div class='page_container' data-page=85>

7. Biểu mẫu



Danh sách biểu mẫu thường do phòng HC

quản lý. Lý do, nó sẽ liên quan đến việc cấp

phát, sử dụng cho các phịng ban chức

năng..



BM khơng bao giờ đứng độc lập mà luôn đi

kèm các tài liệu quy định và diễn giải cho

nó, như thủ tục, quy định, hướng dẫn…

</div>
<span class='text_page_counter'>(86)</span><div class='page_container' data-page=86>

PHẦN III:

</div>
<span class='text_page_counter'>(87)</span><div class='page_container' data-page=87>

1. Phát sinh tài liệu mới.



Lập giấy đề nghị soạn thảo tài liệu mới (theo mẫu thủ

tục kiểm soát tài liệu).



Soạn thảo tài liệu theo hướng dẫn soạn thảo tài liệu.



Chuyển tài liệu cho các bộ phận có ý kiến (nếu tài liệu

liên quan đến phòng ban khác).

</div>
<span class='text_page_counter'>(88)</span><div class='page_container' data-page=88>

2. Thay đổi tài liệu:



Lập giấy đề nghị thay đổi tài liệu.



Chuyển phòng ban khác cho ý kiến, tập

hợp.



Trình GD xem xét và phê duyệt.



Phòng HC chỉnh sửa tài liệu hệ thống và

</div>
<span class='text_page_counter'>(89)</span><div class='page_container' data-page=89>

3. Phân phối và huấn luyện:



Bộ phận liên quan sẽ nhận được một bản

copy tài liệu từ phòng HC. Bản copy phải có

đóng dấu kiểm sốt.



Khi nhận được tài liệu, trưởng BP có trách

nhiệm giải thích, huấn luyện cho nhân viên

về quy trình mới.



Trưởng bộ phận lập biên bản huấn luyện,

</div>
<span class='text_page_counter'>(90)</span><div class='page_container' data-page=90>

4. Danh mục tài liệu nội bộ.



Danh mục tài liệu nội bộ bao gồm tất

cả các tài liệu phát sinh trong nội bộ

công ty.



Mỗi bộ phận phải lập một danh mục

</div>
<span class='text_page_counter'>(91)</span><div class='page_container' data-page=91>

4. Danh mục tài liệu nội bộ. (tt)

Mã số

Phân loại Chủ đề

Tên tài

liệu

Thời

gian ban

hành

Bộ phận

ban

hành

Lần ban

hành

</div>
<span class='text_page_counter'>(92)</span><div class='page_container' data-page=92>

5. Tài liệu bên ngoài:

5.1 Khái niệm: Tài liệu bên ngồi là tài liệu có nguồn gốc từ

bên ngoài.

5.2 Phân loại:



Văn bản pháp luật.



Tài liệu kỹ thuật của khách hàng.



Sách hướng dẫn chuyên môn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(93)</span><div class='page_container' data-page=93>

5.2 Phân loại: (tt)



Tài liệu bên ngồi cịn được phân làm loại có

tính chất bắt buộc và tài liệu tham khảo.



Tài liệu có tính chất bắt buộc ví dụ như văn

bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật của khách

hàng để hướng dẫn cho từng đơn hàng cụ

thể. Những tài liệu này phải được kiểm soát

tương tự như tài liệu nội bộ của cơng ty.

</div>
<span class='text_page_counter'>(94)</span><div class='page_container' data-page=94>

5.3 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi.



Bộ phận phải duy trì một danh mục

tài liệu bên ngoài với mẫu tương tự

danh mục tài liệu nội bộ.



Khi phát sinh tài liệu bên ngoài, bộ

phận lập phiếu đề nghị áp dụng tài

liệu bên ngồi, trình GD phê duyệt

</div>
<span class='text_page_counter'>(95)</span><div class='page_container' data-page=95></div>
<span class='text_page_counter'>(96)</span><div class='page_container' data-page=96>