Bài giảng Phân tích và phát triển tổ chức

ĐH NỘI VỤ

PHÂNTÍCH VÀ PHÁT TRIỂNTỞ CHỨC  

TS. BÙI QUANG XUÂN
HV CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH


ĐH NỘI VỤ

PHÂN TÍCH
VÀ PHÁT TRIỂNTỞ CHỨC  

TS. BÙI QUANG XUÂN


1. NHỮNG VẤN ĐỀ
CHUNG VỀ TỔ CHỨC 

TS. BÙI QUANG XUÂN


NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC

a. Khái niệm “tổ chức”.
b. Bản chất và phân loại tổ chức:

 Bản chất của tổ chức;
 Phân loại tổ chức.
C. Đặc trưng của tổ chức nhà nước:

 Mục tiêu của tổ chức;
 Các nguyên tắc hoạt động của tổ chức;
 Cơ cấu tổ chức;
 Vấn đề quyền lực trong tổ chức;
 Các nguồn lực của tổ chức;
 Môi trường của tổ chức;
 Chu trình của tổ chức.


TỞ CHỨC LÀ GÌ ?
Tổ chức là khái niệm dùng để chỉ một tập hợp gồm hai người trở lên cùng làm việc với nhau
theo cách thức nhất định nhằm đạt tới những mục tiêu chung nào đó. Như vậy, để hình thành
1 tổ chức cần:
+ Có nhiều người (từ hai trở lên) cùng làm việc với nhau (có sự phân cơng cơng việc)
+ Có chung mục tiêu
+ Có sự phối hợp  trong hoạt động của các thành viên với nhau vì mục tiêu chung
+ Có cơ cấu tổ chức xác định


TỞ CHỨC LÀ GÌ ?

 Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và
những chức năng nhất định

 Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được một hiệu quả lớn nhất.

 Làm công tác tổ chức cán bộ.

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ 

TỞ CHỨC LÀ GÌ ?
 Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một
quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” .

 Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực
của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.


Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich

 Công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được
các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với
quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên
kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.


TỞ CHỨC LÀ GÌ ?

 Tổ chức là tiến trình thiết lập một cấu trúc về
các mối quan hệ giúp cho mọi người có thể
thực hiện các kế hoạch đã đề ra và thỏa mãn
các mục tiêu của tổ chức.


TỞ CHỨC LÀ GÌ ?

Thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm
đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được

mục tiêu của nó.


Nói cách khác,


Chức năng tổ chức bao gồm các cơng việc liên quan đến xác định
và phân chia công việc phải làm,



Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì,



Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào,



Các cơng việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào,



Ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nào
hay bộ phận nào.


2. CƠ CẤU TỔ
CHỨC 

TS. BÙI QUANG XUÂN


2. CƠ CẤU TỔ CHỨC

1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
2. Các quan hệ trong cơ cấu tổ chức nhà nước.


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức




Về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức,
Thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết
với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào



Nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ
chức.


CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cách thức mà cơ cấu tổ chức giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả với nhau:

 Phân chia con người và các nguồn lực khác cho các hoạt động.
 Làm rõ ràng trách nhiệm của các nhân viên và sự nỗ lực hợp tác của họ bằng cách thông qua các bản mô

tả công việc, các sơ đồ tổ chức và quyền hành trực tuyến.

 Cho phép nhân viên biết được những điều gì đang kỳ vọng ở họ thông qua các quy tắc, các thủ tục hoạt
động và tiêu chuẩn công việc.

 Thiết kế các tiến trình để thu thập và đánh giá thơng tin giúp các nhà quản trị đưa ra các quyết định và
giải quyết vấn đề.


3. KỸ NĂNG PHÂN
TÍCH TỞ CHỨC  

TS. BÙI QUANG XN


3. KỸ NĂNG PHÂN TÍCH TỞ CHỨC  

1. Cơng cụ, kỹ thuật phân tích mơi trường của tổ
chức.

2. Vận dụng kỹ năng.


Khái niệm & Phạm vi


Môi trường tổ chức: Là tập hợp tất cả các yếu tố
tồn tại bên ngoài ranh giới tổ chức và có khả năng
tác động đến một phần hoặc tồn bộ tổ chức.



Phạm vi mơi trường tổ chức: Là những lĩnh vực
mơi trường mà trong đó có sự hoạt động của tổ chức


Cấu trúc môi trường


Môi trường tác nghiệp: Gồm các yếu tố tác động trực tiếp đến tổ
chức và tiềm lực hoạt động của tổ chức = Ngành sản xuất (quy mô; đối
thủ cạnh tranh; các ngành sản xuất liên quan…); các đầu vào (cung ứng
NVL, lao động, vốn…); thị trường tiêu thụ (trong nước, quốc tế…)



Môi trường tổng quát (chung): Khơng tác động trực tiếp, có gây ảnh
hưởng gián tiếp = Chính trị; Pháp luật; Kinh tế; Văn hóa - Xã hội; Cơng
nghệ; Tài chính



Mơi trường quốc tế: Trong những năm gần đây, yếu tố này tác động
trực tiếp đến nhiều tổ chức.


Tác động của môi trường đến tổ chức


Nhu cầu thông tin của tổ chức: Môi trường phức tạp; thay đổi => cần nhiều thông tin hơn và ngược lại



Nhu cầu về nguồn lực: Đặc biệt là các nguồn lực khan hiếm & nguồn tài chính


Tính khơng chắc chắn


Người quyết định khơng có đủ lượng thông tin về các yếu tố của
môi trường và họ gặp nhiều khó khăn trong việc phán đốn những
thay đổi từ bên ngồi.



Tính khơng chắc chắn = Phức tạp + Biến động



Phức tạp: Biến số này đi từ Đơn giản -> Phức tạp



Biến động: Biến số này đi từ Ổn định -> Biến đổi


Các cấp độ không chắc chắn
Đơn giản + Không ổn định = Tính khơng chức chắn

Phức tạp + Khơng ổn định = Mức độ khơng chắc chắn

trung bình -> cao

cao

Đơn giản + Ổn định = Mức độ không chắc chắn thấp

Đơn giản + Không ổn định = Mức độ không chắc chắn

Khơng ổn
định

thấp -> trung bình
Ổn định

Đơn giản

Phức tạp


Làm gì?
 Cấu trúc hữu cơ, xây dựng nhóm, khun khích sự tham gia,  Cấu trúc hữu cơ, hình thành các nhóm làm việc phân quyền
 Nhiều phịng ban tách biệt, mở rộng giới hạn phận sự

tăng cường phân quyền

Khơn
g ổn
định

 Ít phịng ban; nhiều giới hạn phận sự

 Tăng cường phối hợp nhân viên

 Ít phối hợp nhân viên

 Mở rộng mơ phỏng

 Nhanh chóng mơ phỏng

 Mở rộng hoạch định và dự báo

 Định hướng hoạt động

Ổn
định

 Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung hóa

 Cấu trúc cơ giới, chính thức và tập trung

 Ít phòng ban

 Nhiều phòng ban, một vài giới hạn phận sự

 Khơng có người hợp nhất

 Nhiều nhân viên hợp nhất

 Ít mơ phỏng

 Có một vài mơ phỏng

 Định hướng hoạt động hiện tại

 Một vài hoạch định

Đơn giản

Phức tạp


Cơng cụ đối phó
Nâng cao vị trí các phịng ban chức năng



Củng cố các trung gian: Xây dựng các phòng ban trung gian làm
“vùng đệm”. Hiện nay có xu hướng bỏ trung gian để kết nối trực
tiếp với khách hàng & nhà cung ứng.



Xác lập rõ ranh giới nhiệm vụ: Giao phó nhiệm vụ rõ ràng cho
các bộ phận liên quan đến cập nhật thơng tin bên ngồi & phản hồi
thông tin


Cơng cụ đối phó
Phân chia & Hợp nhất trong tổ chức



Phân chia trong tổ chức: Lựa chọn giữa chun mơn
hóa cao hoặc thấp tùy thuộc vào trạng thái môi trường.
Môi trường càng phức tạp & thay đổi nhanh => CMH tăng.



Sự liên kết giữa các phòng ban: CMH càng cao => Cần
phải có sự hợp nhất hiệu quả => Cần có nhiều người làm
cơng việc hợp nhất này (các hội đồng, cơ cấu điều phối,
liên lạc…)