Đào tạo tin học cho sinh viên ngành lưu trữ học và quản trị văn phòng

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>DÀO TAO U N HOC CHO SINH VIÉN </b>

<b>NGÀNH LIAI TRÙf HOC VA QUÀN IR! VÀN PHÒNG </b>

<b>ThS. Le Tuàh Hùng* </b>

Dào tao lin hoc là eung càp cho ngudi hpc nhimg kia'n ihire nhàl
dinb ve kboa hoc xir ly ibóng tin bang may linh dièn tir; nhOmg nguyén
tàc, phuong phàp va ky nang sir dung may tinh dién tir de thire hian
mdt lae nghièp nào dd.

Trong xu the phat trién eiia kboa hpc va cdng nghe hian dai, tin
<i>hoc - kboa hpc ve xù ly tbdng tin nhanb ehdng va chinh xac dira Xxtn </i>
nén làng eiia may tinh dién tir dà, dang va ngày càng hd trp hiau qua
mpi mal eiia ddi song xà bòi. Diéu này ddi bòi ddi ngù can bd làm
cdng lae vàn ihu - luu irOf ndi riang va còng lae van pbdng nói chung
(sau day gpi chung là ền bd vàn pbdng) pbài dupe dào tao bài bàn ve
tin hoc. dàm bào càc yau càu nhu biét sir dung may tinh va mang; sir
dung thànb ihao cac ebuong trinh umg dung ve van pbdng. Bài via't tàp
irung vào hai nói dung chinh sau day:

- Thiir nhàl là cac yau càu ve ky nàng sir dimg may linh ciia ền bị
vàn pbdng bièn nay va thue irang nói dung chuong irình dào tao lin
hpc cho sinb vièn ngànb Luu trOr hpc va Quàn tri vàn pbdng.

- Tbu hai là nbùmg de xuàl ve ndi dung ehirong irinb dào tao che
sinb vièn ngànb Luu trir hpc va Quàn tri vàn pbdng.

<b>1. Cac yéu càu ve ky nàng sir dung may tinh ciìa can bó vdn phòng </b>
Chung la déu biét ràng bién nay. tin hoc dà bò trp rat nbiéu trong
càc tàc nghièp va quàn ly cita còng tàc vàn tbu - luu trOr ndi rièng va

cdng tàc vàn pbdng ndi chung.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

- Trong còng tàc vàn tbu, tin hpc bò trp trong viéc soan thào vàn
bàn (tal càc càc vàn bàn ciia càc co quan, lo chiirc hièn nay déu dupe
soan thào bang may linh dian tir); giài quyét càc vàn de lian quan dén
quàn ly vàn bàn (quàn ly vàn bàn di, vàn bàn dén, vàn bàn luu bành
nói bó); chuyén giao vàn bàn; xir ly vàn bàn....

- Trong cóng lae luu irQ', tin hpc dà bò trp tich euc trong vice quàn
ly, thó'ng ka va tra lim lai liéu luu trir; làp càc pbóng bào biém lai liau
luu iru"; phue vu kbai tbàc va sir dung lai lieu luu trir...

- Trong còng tàc vàn pbdng, tin hpc eung cap cho càc nhà quàn
tri cóng cu de ed the theo ddi càc qua trinh giài quyét cdng viéc; tbu
thàp, xir ly, eung càp va truyén dal tbdng lin mot càcb nhanb ehdng
vàhièu qua...

Nhu vày, ed nghla là de làm td't còng tàc vàn pbdng ndi chung ddi
hịi ngudi ền bd pbài ed nhOmg kién tbiire nbat dinb ve tin hoc va
nhimg ky nàng co bàn lian quan dén vice sir dung may tinh dién tir.
Hian nay, ddi vdi càc co quan va càc tó chire, yau càu ve trinh dị tin
hoc cùa ền bó vàn phdng thudng tàp trung vào nbOmg nói dung co bàn
nhu sau:

<i>- Su dung thành thao ehuang trinh soan thào vàn bàn (MS Word). </i>
<i>Còng viéc cùa ền bó vàn pbdng trong càc ca quan va 16 chu'c hièn nay </i>
<i>chù yéu là lian quan dén vàn bàn. Do dị, ngudi ền bị vàn pbdng pbài </i>
biét sir dung may tinh kbòng chi de soan thào ma con phài biét trinh
bay mpt vàn bàn sao cho diing theo càc yau càu ve the tbiire, ve ndi
dung ma nhà nude dà quy dinh.

<i>- Su dung bang tinh dién tu (MS Excel). Bang tinh dièn tir là cdng </i>
cu rat bum bieu giùp cho ền bd vàn phịng kbịng nhirng qn ly, tinh
tồn càc sd lieu ma edn ed thè irinb bay càc bang bièu, càc bào cào vdi
dò chàn thue va chinh xàe cao.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

mot vàn de nào dd. Diéu này ddi bdi ền bó vàn phdng phài biét sir
dung thànb thao chuong trinh MS PowerPoint.

<i>- Biét su dung mot so càc mg dung cùa mang may tinh. Trong </i>
mdt xa bòi ihòng lin va dàc biét trong cóng cupe cài càcb hành
chinh, budng idi Chinh pbii dién tir hièn nay, mang may tinh là còng
cu quan irpng nhàl cho phép càc co quan, lo churc ed thè quàn ly,
truyén dàn va eung càp, tbu thàp ihịng lin mot càcb nhanb ehóng.
chinh xàe va biéu qua.

<i>- Biét su dung mang Internet de khai thàe càc thóng tin. Internet </i>
bién nay dupe coi là mot kho thóng tin kbịng là vdi rat nhiéu càc
thóng tin hiìii ieb kbịng ehi phue vu cho boat dòng hàng ngày cùa càc
co quan. lo chiire ma con là cùa tìmg cà nhàn. Bón canb dd, mdt sd ung
dung cùa Internet bién nay. vi du nhu tbu dièn tir (email) eung dang
dàn dupe cóng nhàn nhu là nhimg giao dìcb chinh tbure cùa càc co
quan. lo chiirc.

<i>- Biét phịng ehóng va diét virus. Cùng vdi nbihig umg dung bién </i>
<i>dai va hiau qua ma mày tinh dièn tir eung càp ibi vàn de bào mai dù </i>
liau va phdng ehdng virus cùng dang là vàn de gay dau dàu cho càc
nhà qn ly. Ngudi ền bị vàn phdng eiing ền phài ed kién tbùre ve
phdng ehóng va dièl virus de dàm bào an tồn cho tbdng lin do mình
quàn ly va cho cà he tbdng tbdng lin cùa co quan, tò ebùrc.

Cd thè ndi. day là nbùmg yau càu co bàn ddi vdi mịi mdt ền bO
vàn phdng trong dièu kién cùa xà bịi thóng tin va cóng cupe cài càch
hành chinh hièn nay.

2. Thue trang chuong trinh dào tao tin hpc cho sinh vìén
ngành Luu trù hpc va Qn tri van phịng

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

<i>'Tin hpc 90 bàn" vdi ihdi lupng là 4 don vi hoc trinh, tirorng duong </i>
60 tiél (theo khung chuong trinh cu) va 3 lin ehi, tuong duong vói 45
lièi (theo khung chuong trinh mdi). Trong giai doan này, sinh vian

<i>àuge hpc nhung kién thùrc co bàn nhàl ve cbuomg trinh xir ly vàn bàn </i>

Microsoft Word, bang tinh Excel va kién thùrc trinh chiéu bang phàn
mém Power Point. Tir càc con sd nau tran, ehi xét ve mal binh thùrc dà
Ihà'y vdi sd gid hpc là 60 tiét (theo khung chuong trinh cu) va sàp idi
day là 45 lièi, tuong duong vdi 3 tin chi (theo khung chuong trinh mdi)
cho mot lugmg kién ibu-c dò so cùa Microsolf Office ihi vice hoc cùa
sinh vian tran Idp chi nhu "cuoi ngua xem boa". Ban canh dd, do lupng
sinh vian khà ddng, binh quàn khoàng 80 sinb vian mot Idp nan dàn dén
linh trang sinh vian thiéu mày de hpc, ibuc hành va vièe kbòng dupe
giao vian thue hành chi dàn mot càcb ky luòng là mot diéu rat de biéu.

Sinh vian sau khi hồn tal nói dung hpc phàn ve tin hoc co bàn chi
co the sir dung dupe d mure trung binh chuong trinh soan thào vàn bàn
(MS Word) va bau hét kbòng the dànb mày vàn bàn mot càcb thành
thao (gd vàn bàn theo yèu càu 10 ngdn). Vdi càc noi dung kbàc, ky
nàng thue bành edn han che hon.

Giai doan Ihu hai, sinb vian dupe liép can vdi chuong trinh tin hoc
ling dung (bay edn gpi là lin hoc nàng cao). Trong vài nàm ird lai day,
<i>dupe HU cho phép cùa Trudng Dai hoc Khoa hpc Xà bòi va Nhàn vàn. </i>
Dai hpc Qude già Ha Nói, Kboa Luu trù hpc va Qn tri vàn phịng dà
tién hành cài dal chuong trinh umg dung tin hpc trong còng càc vàn tbu
- luu trù" chay trón nén Lotus Note de giàng day cho sinh vièn nàm
<i>cuòi. Day là mot chuong trinh ma vào thdi diém dd dang dugc Cuc </i>
Vàn tbu - Luu trù Nhà nude trién khai cài dàt cho càc co quan va lo
chirc ed nhu càu. Cd thè ndi, vào thdi diém dd, dà'y là mot chù truong
rat dung dàn cùa lànb dao Trudng va Khoa. Sinh vian càc khoà dupe
dào tao ve tin hpc umg dung, khi ra trudng dà khdng con bd ngò vdi
càc chuong trinh ùmg dung cùa co quan noi hp ve còng làc. Tuy nhién,
qua thdi gian, chuong trinh ùmg dung này dà bòc lo nhiéu ban che va
cho dén nay, nhiéu co quan dà kbòng edn sir dung nùa.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

ràng bau hét sinh vièn Khoa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phdng khi ra
trudng déu ed thè nhanb ehdng tiép ền dupe vdi cóng viéc thue té
nhung mot trong nbùmg diém yéu cùa hp là trinh dp lin hpc. Chi
nhùng sinh vian ed diéu kién va y thire hpc iham lin hpc d càc co so
dào tao ban ngoài trudng boàe tu hoc tòt d nhà ibi ed Ihé dàp ùng dupe
càc yau càu nau tran. Tham chi con dàp ùng idi bdi hp dà dupe irang
bi nhùng kién thùe khà hoàn chinh ve cdng làc vàn ihu, luu trù va còng
tàc vàn phdng. Ddi vdi nhimg sinh vièn ndi trèn, lin hoc là thue su irò
thành cdng cu giùp hp thue hièn ed biéu qua càc cịng viac cùa minh.
Ngồi nhùng sinh vièn dd ra, bau bèi càc sinh vièn cùa Khoa khi ra
trudng déu gap khd khan néu d nhirng co quan noi hp mudn ve còng
tàc ed tò ebùc ibi tuyén ve lin hpc (vi du: Cuc Luu trù va Vàn phịng
Trung uong Dàng).

3. De xt ve nói dung chuong trinh dào tao chu sinh vièn

ngành Luu trù hpc va Quàn trj vàn phòng

<i>3.1. Dèi vài hpc phàn tin hpc cahàn </i>

Dira trèn càc yèu càu ve trinh dị tin hpc nhu dà nèu d tran, ền eù
vào nói dung ebuong trinh dào tao tin hoc vàn phịng hian nay, chung
tịi da xl nói dung chuong trinh dào tao tin hpc co bàn cho sinh vièn
ngành Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng bao gòm nhùng kién tbiire va
ky nàng nhu sau:

- Cac khai nìém co ban ve tin hpc bao g ^ :
+ Kbài nièm ve co .sd mày linh;

+ Chùc nàng, boat ddng cùa càc thànb phàn phàn eumg;
+ Chùc nàng, boat dòng cùa càc phàn mém;

+ Kbài nièm. mò binh mang mày linh;

+ Mòi trudng làm vièe va sir dung mày tinh an tồn;
+ Vàn de bào mal trong cóng ngbé thóng lin.

<b>- Sii dung he diéu hành va quàn ly mang may tinh, bao góm: </b>
+ Cidi thièu ve he diéu hành va he diéu hành Windows;

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

+ Quan ly càc chùc nàng cùa ha diéu bành trong Control Panel;
+ Quàn ly tep, tbu miie trong Windows;

+ Quàn ly càc thiél bi phàn cùmg, cài dàt driver;
+ Quàn ly càc chuong trinh phàn mém ùng dung;
+ Virus va càc bièn phàp pbdng trành.

<b>- Soan thào vàn bàn (MS Word), bao góm: </b>

<b>+ Chùc nàng va giao dièn Winword; </b>

+ Soan thào tiéng Viat trong Winword;

+ Khai thàe càc chùc nàng soan thào, dinb dang trong Winword;
+ Chèn va xù ly càc ddi tuong dò boa, biéu dò, bang biéu...;
+ Xù ly va dinb dang càc vàn bàn dai: chù tbich, muc lue header
and footer, autotext,...;

+ Tròn tài lieu (Mail Merge);
+ Quàn ly in àn va dinb dang trang.

<b>- Su dung bang tinh dién tu (MS Excel), bao góm: </b>
+ Chùc nàng va giao dien Excel;

+ Xù ly va dinh dang 6 (cells), so bang tinh (Workseets);
+ Cóng thùe va barn trong Excel;

+ Chèn va xù ly càc ddi tuong do boa, biéu do... trong Excel;
+ Quàn ly dù lieu trong Excel: Ipc, tim kiém...;

+ Quàn ly in àn va dinb dang trang.

<b>- Ky nàng trinh dién (MS PowerPoint), bao góm: </b>
+ Chùc nàng va giao dién PowerPoint;

+ Phài trién mot phièn trinh dièn theo màu ed san (Tempiale);

+ Tbié'l kémòt phièn trinh dién vdi Slide Master;

+ Xù ly va dinh dang càc ddi tupng lext, binh ành, biéu dò, do hoa. .;
+ Tao càc biéu ùmg chun dói va biéu ùmg dịng;

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

<b>- Cu so dùr liéu (MS Access), bao góm: </b>
+ Cìiùe nàng va giao dién Access;
+ Xày dimg bang co sd dù liéu;
+ Truy vàn dù liéu Query;

+ Tbié'l ké giao dién Form va Subform;
+ Thiél ké bào cào va in àn.

<b>- Càc ùmg dung mang LAN va Internet, bao góm: </b>
+ Tóng quan mang Internet;

+ Su dung biéu qua dich vu Web;

+ Khai thàe, tim kiém thóng lin biéu qua trèn Internet;

+ Ky nàng su dung dich vu email: Webmail va trinh duyèt thu
dién tu;

+ Khai thàe càc ùmg dung cùa mang LAN: chia sé tài nguyèn phàn
cirng. phàn mém...;

+ Bào mài va an toàn tran mang.

Nèu dupe trang bi nhùng kién thùe va ky nàng néu trèn, chàc chàn
sinb vièn sé rat de dàng trong vice tiép eàn vdi càc ebuong trinh tin

hpc ùng dung trong còng làc vàn thu - luu trù ndi riang va trong càc
cịng tàc kbàc nói chung. Tuy nhian, ed mpt vàn de dal ra là vdi nói
dung dào tao nhu Iran, thdi lupng dànb cho sé khdng pbài là 60 tiét
(theo khung chwong trinh cu) boàe 2 tin chi (theo khung chuong trinh
mdi) nùa ma rò ràng là phài làng lan tuong ùng. Day cùng là vàn de
ma Nhà trudng va Kboa Luu trù hpc va Qn tri vàn phịng ền phài
nghicn eùu va chinh sua cho phù bop.

<i><b>3.2. Dói vài hpc phàn tin hpc ùng dung trong cóng tàc vàn </b></i>
<i>thu-hni trù </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

dijng này, càn dàu tu nhiéu hon nùa cho phàn ly luàn. Cu thè phài làm
ró cho ngudi hoc nhùng nói dung co bàn sau:

- Vai trd cùa cdng nghe tbdng tin trong cdng làc vàn tbu - luu trù.
Lich su ùng diing cdng ngbé thóng tin trong cịng tàc vàn thu
-Iiru trù va nbihig bài hoc kinh nghiém.

- Quy trinh trién khai ùng dung còng nghe thóng tin trong cóng
tàc vàn tbu- luu trù.

Chùng la déu biét ràng thue té bién nay, ebuong trinh ùmg dung
<i>cóng nghe thóng lin trong cịng tàc vàn thu - luu trù lai càc ca quan </i>
déu khóng ddng nhàt. Mòi mot co quan, tuy theo khà nàng lai chinh,
iihu càu quàn ly va thue trang tò chùc cùa mình ed thè trién khai
nhihig chuong trinh ùng dung kbàc nhau. Vi vày, néu de ngudi hpc chi
hoc mot chuong trinh ùng dung cu the ma khòng trang bi ve mal ly
luàn ihi rat ed the sé gay khd khan cho hp sau này khi ra trudng ve
còng tàc lai nhùng co quan khòng trién khai chuong trinh gidng nhu
vày; boàe sé rat bd ngo néu co quan chua ed chuong trinh ùng dung va

ihù trudng co quan yéu càu hp phài trién khai thue bién.

Co the ndi, nhùmg vàn de néu irén là nhùng noi dung rat càn thiél
de mot sinh vièn sau khi tot nghièp ve còng tàc lai càc co quan, lo
chùc hoàn toàn ed the tu vàn cho lànb dao va tu mình trién khai dupe
mot chuong trinh ùng dung cịng ngbé thóng tin trong cóng tàc vàn thu
- luu trù phù hpp vdi thue tién cùa co quan.

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

vàn phịng cùa càc Khoa va Bó món trong trudng; ben canh dd, chùng
Idi cùng de xuàl su dung md binh này làm co sd de sinh vién co diéu
kién thue tàp nhùng gì hp dà hpc ve ùng dung lin hpc trong cóng tàc
vàn phịng.

</div>

<!--links-->