Bài giảng Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

CHỈNH LÝ
TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
GV. Nguyễn Duy Vĩnh
0987.510.560
Email:
Website: chinhlytailieu.com


TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số 34/2001/PLUBTVQH10)
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001.
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng
6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO
9001:2000


BỐ CỤC BÀI GIẢNG
I. Khái niệm, mục
đích, yêu cầu và nguyên
tắc chỉnh lý.
II. Quy trình chỉnh lý
tài liệu lưu trữ.

I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và
nguyên tắc chỉnh lý
1. Khái niệm
2. Mục đích
3. Yêu cầu
4. Nguyên tắc


1. Khái niệm:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài
liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh
sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra
cứu đối với phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý


2. Mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ,
tài liệu của phông hoặc khối
phông tài liệu đưa ra chỉnh lý
một cách khoa học tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý,
bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu;
- Loại ra những tài liệu hết

giá trị để tiêu huỷ, qua đó,
góp phần nâng cao hiệu quản
sử dụng kho tàng và trang thieát


3. u cầu:
- Phân loại và lập thành hồ
sơ hoàn chỉnh;
- Xác định THBQ cho hồ sơ, tài
liệu;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài
liệu;
- Lập các công cụ tra cứu:
Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và
công cụ tra cứu khác phục vụ cho
việc quản lý, tra cứu sử duïng;


4. Ngun tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ;
- Tài liệu của phông nào phải được
chỉnh lý và sắp xếp riêng.
- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn
trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc; sự liên
hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu;
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
phản ánh được hoạt động của cơ quan,
tổ chức hình thành tài liệu.
- Tài liệu của một phông phải

II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ


Các bước
thực hiện

Trách nhiệm

1. Giao nhận tài liệu

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

Lưu
đồ
Quy
trình
chỉn
h
lý
tài
liệu
giấy

Tài liệu liên quan

BM-CLTLG-01

2. Vận chuyển tài liệu về địa
điểm chỉnh lý

3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Lưu trữ viên chính B2

4. Khảo sát và biên soạn các văn
bản hướng dẫn

BM-CLTLG-02
BM-CLTLG-03
BM-CLTLG-04
BM-CLTLG-05

Lưu trữ viên B4

5. Phân loại tài liệu theo
Hướng dẫn phân loại

BM-CLTLG-05

Lưu trữ viên B3

6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS
kết hợp XĐGTTL

BM-CLTLG-04

BM-CLTLG-05

Lưu trữ viên B3
(trường
trường
Lưu trữ viên chính B2

7. Biên mục phiếu tin

BM-CLTLG-06

sô
sô 1,
1, 2,
2, 4,
4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14)
5,6,7,8,9,10,11,13,14)

Chỉnh sửa, Chưa đạt
8. Kiểm tra, chỉnh sửa
Hồn chình

việc lập HS và
việc biên muc
phiếu tin

Đạt

BM-CLTLG-05
BM-CLTLG-06

Hồ sơ


Các bước
thực hiện

Trách nhiệm
Lưu trữ viên B4

Lưu trữ viên TC B4

9. Hệ thống hóa phiếu tin theo
phương án đã chọn

BM-CLTLG-05
BM-CLTLG-06

10. Hệ thống hóa hồ sơ theo
phiếu tin

BM-CLTLG-06
Hồ sơ

11. Biên mục hồ sơ

Hồ sơ

Lưu trữ viên TC B1,
Lưu trữ viên TC B1

Lưu
đồ
Quy
trình
chỉn
h
lý
tài
liệu
giấy

Tài liệu liên quan

Chỉnh sửa, Chưa đạt
Hồn chình

Lưu trữ viên B5

12. Kiểm tra, chỉnh sửa
việc biên muc
Hồ sơ

Hồ sơ

Đạt

Lưu trữ viên TC B2

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

13. Đánh số chính thức cho hồ sơ

14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim
kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa
HS

15.Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

BM-CLTLG-06
Hồ sơ

Hồ sơ, bìa hố sơ

***


Các bước
thực hiện

Trách nhiệm

16. Viết nhãn hộp

BM-CLTLG-07

17. Vận chuyển tài liệu vào kho
và xếp lên giá

***

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B2

Lưu
đồ
Quy
trình
chỉn
h
lý
tài
liệu
giấy

Lưu trữ viên chính B2

Lưu trữ viên B3

Tài liệu liên quan

18. Giao, nhận tài liệu

19. Nhập phiếu tin vào CSDL

Chỉnh sửa, Chưa đạt

Hoàn chình

20. Kiểm tra, việc nhập
Phiếu tin

BM-CLTLG-01

BM-CLTLG-06

CSDL
BM-CLTLG-06

Đạt

Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ viên TC B4

21. Lập mục lục hồ sơ

Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ viên TC B2

22. Xử lý tài liệu loại

Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ viên TC B2

23. Kết thúc chính lý

BM-CLTLG-08

Bước 1. Giao, nhận tài
liệu
Biên bản giao nhận tài liệu (BMCLTLG-01)


Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ
kho bảo quản về địa điểm
chỉnh lý


Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài
liệu


Bước 4. Khảo sát và biên
soạn các văn bản hướng
dẫn chỉnh lý
- Mục đích của
khảo sát TL: Thu thập
thơng tin cần thiết về
tình hình của phơng
hoặc khối TL đưa ra
chỉnh lý, làm cơ sở cho
việc biên soạn các văn
bản hướng dẫn chỉnh lý.


ần

ph
il
tà

Nộ
id
tà ung
il
iệ củ
u
a

h
àn
Th
iệ
u

tài li Khối lượn
ệu đ
ưa r a g
chỉnh
lý

;
g
n
hô i gian
p
Tên n thờ

ạ
h
i
gi ớ

- Yêu cầu
khảo sát
tài liệu

ặc
o
g h h lý
n
hơ chỉn
p
ủa a ra
c
g đư
n
ạ
tr liệu
h
Tìn i tài
ố
kh

Tình
t
thốn rạng cô
n

g kê
, tra g cụ
cứu


- Một số văn bản hướng dẫn chỉnh
lý cần xây dựng:
+ Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02);
+ Lịch sử đơn vị hình thành thành
phơng, lịch sử phơng (BM-CLTL-03);
+ Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
(BM-CLTL-04);
+ Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BMCLTL-05).


- Thu thập, bổ sung tài liệu
Nguồn thu thập

Thủ
trưởng

Đơn vị

Cá nhân

Người chuyển công tác

Người
về hưu

Bước 5. Phân loại tài liệu
theo Hướng dẫn phân
loại


Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập
hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu
thành các nhóm theo trình tự sau:
Bước 1Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn

Bước 2

Bước 3

Phân chia tài liệu trong nhóm lớn
thành các nhóm vừa

Phân chia tài liệu trong nhóm vừa
thành các nhóm nhỏ


- Đối với phương án Thời gian –
Cơ cấu tổ chức
+ Đầu tiên tồn bộ TL
của phơng được phân chia
ra các nhóm lớn theo

năm

Ví dụ: Tài liệu của Cơng ty truyền hình
cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo
phương án TG-CCTC nhóm lớn đầu tiên sẽ
đước phân chia theo từng năm:
A. NĂM 2001
B. NĂM 2002
C. NĂM 2003
D. NĂM 2004
…


+ Tiếp đó TL trong
từng năm được
phân nhóm tiếp tục
theo đặc trưng cơ
cấu tổ chức.


D. NĂM 2004
I. Phịng Hành chính - Tổ chức
II. Phịng Tài Chính - Kế tốn
III. Phịng Tổng Khống chế
IV. Phịng Kinh doanh
V. Phịng Kế hoạch Đầu tư
VI. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 1
VII. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 2
VIII. Phịng Truyền dẫn và Phát sĩng
IX. Phịng Quảng cáo
X.Phịng Kinh doanh Internet

XI. Phịng Tạp chí và Website
XII. Phịng Cơng nghệ Thơng tin và Viễn thơng
XIII. Phịng Kỹ thuật