Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng

Lêi më ®Çu
Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp
hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có
hiệu quả.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan
đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ
máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nội
dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung
hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển
của các nước trên thế giới.
Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính
nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà
trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty
xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn
tốt nghiệp của mình.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể
không tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư,
đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phòng
hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đã
giúp em hoàn thiện luận văn này.
1
Bản thu hoạch thực tập đợc
chia làm 4 phần

Phn I: Chc nng nhim v c cu t chc ca cụng ty v vn phũng

cụng ty.
1. Chc nng v nhin v ca cụng ty.
2.2. C cu t chc ca Cụng ty.
Phn II: Tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty núi chung v cụng tỏc th ký, vn
th, lu tr núi riờng.
1. Tỡnh hỡnh thc t chung ca Cụng ty.
2. Cụng tỏc th ký.
3. Cụng tỏc vn th.
4. Cụng tỏc lu tr.
Phn III: Mt s ý kin nhm hon thin cụng tỏc th ký, vn th, l
tr ca cụng ty.
1. ỏnh giỏ chung v khõu cụng vic.
2. xut cỏc bin phỏp phỏt huy, khc phc.
Phn IV: Nhn xột ca Cụng ty v kt qu thc tp ca sinh viờn.
1. ý thc t chc k lut.
2. Hiu qu cụng vic trong thi gian thc tp.
3. Xp loi.
4. Thang im.
5. Ch ký ca lónh o trong Cụng ty thc tp.
2
PhÇn I
I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty
1. Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập
căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001
của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình
Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118.
- Nhiệm vụ chủ yếu của công ty.
Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ,
thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... để nâng cao đời sống cho con người.

2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính.
2.1Cơ cấu tổ chức của công ty.
Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho
giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có:
- Văn phòng Hành chính.
- Phòng Tài chính Kinh tế.
- Phòng Kinh tế thị trường.
- Phòng Quản lý thiết bị.
- Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư.
- Phòng Công Đoàn.
2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính:
Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về
tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác
LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01.
Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản
trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con
03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và
người làm bảo vệ của công ty 02.
3
Sơ đồ tổ chức.
4
Phó văn phòng
Nhân
viên
quản
trị đời
sống
Cán bộ
BHLĐ,
chuyên

viên
pháp
luật
Nhân
viên
chế độ
chính
sách
kiêm
văn thư
Nhân
viên
thống
kê lao
động
tiền
lương
Nhân
viên
bảo
vệ ,
trực
tổng
đài ,
sao
chép
tài liệu
Nhân
viên
bảo vệ

trực
điện
nước
Nhân
viên
nấu ăn
kiêm
tạp vụ
Nhân
viên lái
xe con
Chánh văn phòng
Phần II
Tình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần
Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118
1. Khái quát tình hình Công ty.
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty.
Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118
được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy
móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường
sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên
thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên
thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng
Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải.
Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả
mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... vì
thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã
tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh.
Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một
doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng

Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phần
Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01
năm 2002.
Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớn
của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18,
vành đai 3 Hà Nội... Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn
như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng
mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất,
đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế,
công trình Long An, Khách sạn Đông Dương... và hàng loạt các công trình giao
thông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các công trình giao thông công ty
thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa
dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá
cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn
thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và
nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng
thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn
đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên.
Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính
vào công tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơ
bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm
ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty.
5
Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả
nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện
lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư
xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị...
1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ.
Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ

sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những
công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi...) có đủ điều kiện đưa vào
sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm
đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải
qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa
điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập
ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai
đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông
( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau:
- Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình
thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công
trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập
ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát
thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ
thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn
phương án thi công hợp lý.
- Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp
đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ
( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất
hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công
6
Khảo sát thi công
Thi công
Hoàn thiện
Bàn giao
Nghiệm thu
lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề
đường.
- Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm
bảo tính thẩm mỹ của công trình.

- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình
đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu.
- Giai đoạn bàn giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn
giao đưa vào sử dụng.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hình
quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động
trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm
bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn
nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Đứng đầu bộ máy của công ty là giám đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền
cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban.
Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm:
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công
ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quan
đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự,
hành chính của công ty.
Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công
tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình.
Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp
đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công
trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình.
Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác
quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền.
Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công
ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi
công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng
năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết

bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ.


7
Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118.
2.Công tác thư ký.
2.1 Ngành thư ký đã có mặt ở nước ta từ rất lâu đời dưới hình thức làm việc của
các thư lại và các phủ huyện ngày xưa và đến tận ngày nay, khi mà ngành Thư
ký đã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đời sống thì vẫn
còn rất nhiều người chưa hiểu rõ về chức năng nhiệm vụ và tầm quan trọng của
ngành Thư ký. Vậy khi đề cập đến nghiệp vụ thư ký văn phòng thì ta cần hiểu rõ
Thư ký là gì. Vậy Thư ký là gì? Thư ký là một người trợ giúp cho thủ trưởng
trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt động của văn phòng. Vậy ta
8
Hội đồng quản trị
Giám đốc điều hành
Ban kiểm soát
Phó giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
điều hành
Phó giám đốc
điều hành
Các đơn vị
sản xuất
Các đơn vị
quản lý
Xưởng

sửa
chữa
Ban điều hành
dự án
Các
đội
thi
công
độc
lập
Văn
Phòng
Công
ty
Các đơn vị thi
công dự án
Văn
phòng
đại
diện
phía
nam
Phòng
kính
tế
thị
trường
Phòng
kĩ
thuật

công
nghệ
Phòng
tài
chính
kinh
tế
Phòng
quản
lý
thiết
bị
Trung
tâm
thí
nghiệm
thấy rằng người thư ký đã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công
việc và là một người thư ký văn phòng người được đảm nhận một phần hoặc
toàn bộ công việc đến liên quan đến lĩnh vực văn phòng một lĩnh phạm vi hoạt
động rất rộng lớn vì thế chức năng nhiệm vụ của người thư ký văn phòng rất
quan trọng.
Và sau một thời gian được về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc và
học hỏi em rút ra đuợc một số kinh nghiệm rất quý báu. Đây là một công ty hoạt
động theo cơ chế thủ trưởng, cho nên công tác thư ký là một trong những công
tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy người thư ký phải giải phóng thủ
trưởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ trưởng mới có thời gian thực
hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin thư ký là loại lao động để tất cả
những vấn đề được chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng thư ký là cái “ phin
pha cà phê ” tức là thư ký phải có khả năng sàng lọc những thông tin thô để đem
lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Người thư ký càng phải hiểu rõ các chức

năng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ trưởng càng có khả năng thực
hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức năng chính như:
Chức năng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư < còn
gọi là công tác thông tin >.
Chức năng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt
động văn bản.
Nói chung là một nghề thư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phải
điều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng như trong mọi
lĩnh vực khác.
2.2. Nhiệm vụ của người thư ký trong việc tiếp đãi khách.
a. Tổ chức tiếp khách trong công ty.
Tổ chức tiếp khách ở văn phòng: Văn phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đợi
trước khi vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với
nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho thư ký biết số lượng và
yêu cầu của khách đặc biệt là những vị khách quan trọng để thư ký chuẩn bị kịp
thời, chu đáo trong việc tiếp khách cũng như những công việc có liên quan.
Thư ký cần năm rõ những vấn đề cụ thể trong tiếp khách để phổ biến cho các
đơn vị thực hiện và duy trì.
- Ngày giờ tiếp khách của công ty.
- Việc tiếp khách của Giám đốc và các Phó giám đốc
- Trường hợp khách từ xa đến ăn nghỉ tại công ty
- Trưòng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đạo hoặc không có lãnh đạo
- Việc bố trí ăn ở phục vụ khách khi đến công ty
- Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách
b. Vai trò của thư ký trong việc tiếp khách
Vai trò của ngưòi thư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì thư ký là
người đầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn tượng đầu tiên của khách đối
với cơ quan là do người thư ký tạo nên, vì vậy những đánh giá tốt luôn tạo nên
9
những thuận lợi cho những công việc tiếp theo... thư ký không chỉ làm nhiệm vụ

đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những yêu cầu của
một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.
- Ghi chép quá trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- Chuẩn bị những yêu cầu cần thiết cho yêu cầu của khách: chuẩn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết...
- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.
c. Tổ chức các buổi hẹn.
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thưòng xuyên rà soát lại thời gian của giám đốc để thu xếp những
gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn.
Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, công văn ...
Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và
có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp.
Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể
ghi vào sổ, phiếu hẹn...
Thư ký cần phải ghi vào lịch công tác của mình tất cả các buổi xin hẹn,
trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi
tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận.
Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi công tác
chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các
buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thông
cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn.
Ngoài ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng
cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những
thông tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này
thư ký cần hết sức thận trọng để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân
biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than
phiền... công việc này đoì hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những
quy định của công ty.
Tiếp khách là công việc thường xuyên của người thư ký, đòi hỏi người
thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau
mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, công việc
này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng
như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác
thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
10
2.3. Tổ chức hội nghị.
a. Lập kế hoạch hội nghị .
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được
chuẩn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả .
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :
- Tên hội nghị .
- Thời gian hội nghị .
- Thành phần hội nghị .
- Nội dung hội nghị .
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.
b. Chuẩn bị hội nghị.
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội
nghị .
- Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được .
- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải

ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi
giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . Chuẩn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khẩu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý.
- Chuẩn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- Chuẩn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao...
c. Tiến hành hội nghị.
- Đón đại biểu .
- Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu
.
- Gữi đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay
báo cáo.
- Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc
hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau.
d. Công việc sau hội nghị .
- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức
thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc.
11