(Thảo luận quản trị hành chính văn phòng) chuyến công tác dự hội thảo tại new york của FPT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC
BỘ MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
——————————

BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG

Đề tài: ”Chuyến cơng tác dự hội thảo tại New York của
FPT”

Lớp HP: 2120CEMG2431
Nhóm: 10
GVHD: Bùi Thị Thu Hà


DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 10
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Họ và tên
Đặng Thị Vân (Nhóm trưởng)

Trần Thanh Vân (Thư ký)
Nguyễn Thị Huyền Trang
Nguyễn Thị Thu Uyên
La Thị Hải Yến
Nguyễn Thị Thu Trang
Lương Khánh Vân
Nguyễn Thu Trang
Mai Thị Uyên
Hà Tường Vi

Mã sinh viên
19D210050
19D210330
19D210118
19D210329
19D210052
19D210258
19D210120
19D210328
18D210232
19D210051

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----o0o---BIÊN BẢN LÀM VIỆC NHÓM LẦN 1
Thời gian làm việc: 20h00 ngày 06 tháng 03 năm 2021
Thành viên có mặt:
2

1 La Thị Hải Yến
2 Lương Khánh Vân
3 Nguyễn Thu Trang
4 Đặng Thị Vân
5 Nguyễn Thị Huyền Trang
Vắng: 0

6
7
8
9
10

Nguyễn Thị Thu Uyên
Nguyễn Thị Thu Trang
Mai Thị Uyên
Hà Tường Vi
Trần Thanh Vân

I. Mục tiêu
Tìm hiểu về đề tài thảo luận
Các thành viên cùng cho ý kiến để lựa chọn doanh nghiệp phù hợp
Cả nhóm thống nhất lựa chọn FPT
Nhóm trưởng phân cơng cơng việc

-

II. Những thành viên tích cực đóng góp ý kiến
Đặng Thị Vân
Nguyễn Thu Trang

Nguyễn Thị Thu Uyên
Hà Tường Vi
Mai Thị Un
Trần Thanh Vân
III. Phân cơng
-

-

Lời nói đầu: Trần Thanh Vân
Cơ sở lý thuyết: Nguyễn Thị Huyền Trang, La Thị Hải Yến
Xây dựng chuyến công tác: Mai Thị Uyên, Nguyễn Thị Thu Uyên
Những công việc trong công tác: Lương Khánh Vân, Nguyễn Thu Trang
Đánh giá và giải pháp: Nguyễn Thị Thu Trang
Kết luận: Nguyễn Thị Thu Trang
Powerpoint: Lương Khánh Vân
Word: Trần Thanh Vân
Thuyết trình: Hà Tường Vi

Nhóm trưởng

Thư ký

Đặng Thị Vân

Trần Thanh Vân

3

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
----o0o---BIÊN BẢN LÀM VIỆC NHÓM LẦN 2
Thời gian làm việc: 20h00 ngày 28 tháng 03 năm 2021
Thành viên có mặt:
1
2
3
4

La Thị Hải Yến
Lương Khánh Vân
Nguyễn Thu Trang
Đặng Thị Vân

6
7
8
9
4

Nguyễn Thị Thu Uyên
Nguyễn Thị Thu Trang
Mai Thị Uyên
Hà Tường Vi


5
Vắng: 0

Nguyễn Thị Huyền Trang

10

Trần Thanh Vân

I. Mục tiêu
-

Các thành viên nộp bài làm

-

Các thành viên đọc và nghiên cứu nội dung bài làm của nhóm

-

Các thành viên cùng góp ý chỉnh sửa nội dung bài thảo luận

-

Nhóm thống nhất nội dung bài thảo luận

-

Bạn Trần Thanh Vân tổng hợp bài các thành viên và làm Word

-

Bạn Lương Khánh Vân làm Powerpoint

II. Những thành viên tích cực đóng góp ý kiến
-

Đặng Thị Vân

-

Nguyễn Thị Thu Trang

-

Mai Thị Uyên

-

La Thị Hải Yến

-

Lương Khánh Vân

Nhóm trưởng

Thư ký

Đặng Thị Vân

Trần Thanh Vân

5


MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………….
B. NỘI DUNG………………………………………………………………….
I. Lý thuyết..…………………………………………………………………….
1. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác………………………………………...
2. Nội dung chuyến công tác……………………………………………………
3. Sau chuyến công tác………………………………………………………….
II. Liên hệ thực tiễn……………………………………………………………..
1. Giới thiệu về FPT…………………………………………………………….
2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác………………………………………...
3. Những công việc trong công tác……………………………………………..
4. Các công việc sau công tác…………………………………………………..
5. Đánh giá và đưa ra giải pháp………………………………………………...
C. KẾT LUẬN………………………………………………………………….

6

08
09
09
09
09
12
13
13
15
19

21
23
25


A. LỜI MỞ ĐẦU
Thực hiện các chuyến công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian của
lãnh đạo. Mỗi chuyến cơng tác mang một tính chất khác nhau, tuy nhiên, tất cả đều
phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó,
địi hỏi phải khơng có sai sót trong bất kì khâu nào khi chuẩn bị và thực hiện
chuyến đi. Vì vậy, bộ phận văn phòng cần phải nắm được những nguyên tắc,
những vấn đề cơ bản để có thể giúp nhà quản trị trong công việc chuẩn bị và tổ
chức cho các chuyến đi. Hiểu rõ được tầm quan trọng của các chuyến công tác khi
làm việc trong một doanh nghiệp, chúng em xin được thảo luận về đề tài: ”Chuyến
công tác dự hội thảo tại New York của FPT”.
Qua bài thảo luận này, nhóm chúng em sẽ phân tích, tìm hiểu và trình bày về
quy trình tổ chức một chuyến công tác chuyên nghiệp nhằm học hỏi, hiểu rõ bài
giảng trên lớp và tích lũy kinh nghiệm cho bản thân sau này.

7


B. NỘI DUNG
I. Lý thuyết
1. Khái niệm và phân loại chuyến công tác
1.1. Khái niệm: là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp mà đòi hỏi nhà
quản trị phải di chuyển ra ngồi bằng những chuyến cơng tác với chương trình
nghị sự và thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ mỉ
1.2. Phân loại
-

Các chuyến công tác thường lỳ
Các chuyến công tác đột xuất
Các chuyến công tác trong nước
Các chuyến cơng tác nước ngồi

2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác
2.1. Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến công tác
- Yêu cầu đối với kế hoạch chuyến cơng tác khơng bị chồng chéo và lãng phí,
đảm bảo sao cho bộ phận lãnh đạo phải có người ở nhà để giải quyết công
việc, trong những giai đoạn đặc biệt, nhà quản trị cấp cao không nên đi công
tác( khi kiểm tra tài chính, khi nội bộ cơ quan xuất hiện mâu thuẫn, khí có
các đối tác quan trọng đến làm việc,..)
- Một bản kế hoạch chuyến công tác cần:
8


+ Đảm bảo tính khả thi
+ Thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản
+ Trình bày bằng văn bản
2.2. Nội dung kế hoạch chuyến công tác
2.2.1. Mục đich chuyến cơng tác:
- Mục đích chuyến cơng tác phải rõ ràng, các chuyến đi khơng chồng chéo
+
+
+
+

nhau về mục đích
Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:

Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở.
Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngồi .
Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được
các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý.
Đảm bảo tiết kiệm chi phí.

2.2.2. Thành phần đi công tác:
- Số lượng các thành viên tham gia chuyến cơng tác.
- Vị trí, trách nhiệm của từng người trong đồn.
- Trưởng và phó đồn.
2.2.3. Địa điểm: Là điểm đến của chuyến công tác.
2.2.4. Thời gian:
- Ngày đi và ngày về.
- Lịch trình cơng tác (điểm dừng chân, nội dung làm việc tại những nơi này và
thời gian cho từng chặn đường cụ thể).
2.2.5. Giải quyết thủ tục hành chính
+
+
+
+
+
+

Các giấy tời cần thiết cho chuyến cơng tác gồm:
Quyết định cử đi công tác.
Giấy tờ giới thiệu.
Giấy tờ đi đường.
Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm( nếu đi cơng tác nước ngồi).
Chứng minh nhân dân.
Các giấy tời khác về chức danh khoa học, chính trị,...

9


2.2.6. Chuẩn bị phương tiện đi lại
- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọ các phương tiện giao
thông cho phù hợp và tiết kiệm.
- Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thơng tin, các phương tiện
+
+
+
+

giao thơng nơi đồn đến cơng tác như:
Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đồn. Có thể thực hiện theo các
bản quy định của bộ tài chính hoặc của cơ quan, tổ chức.
Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện.
Gía vé.
Độ dài quãng đường.

2.2.7. Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
- Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội
+
+
+
-

dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nưi ăn, ở cho đoàn.
Đối với các đợt đi cơng tác nước ngồi:
Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt
và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi cơng hàm cho nước đó.

Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD ROM, thẻ nhớ và
mang theo máy vi tính xách tay (notebook).
Nếu có thể được nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng
với máy tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, chat, hội
thảo với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh
nghiệp chuyển đến.

2.2.8. Chuẩn bị tài liệu chun mơn
- Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần
chuẩn bị khác nhau:
- Ví dụ nếu đi ký kết hợp đồng kinh tế thì phải có bản hợp đồng do các đơn vị
chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị, Nếu đi dự các hội nghị
khoa học thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để doạn thảo các bài phát
biểu,...

10


- Chuẩn bị tài liệu chun mơn cần có sự phối hợp, trợ giúp của thư ký, các bộ
phận chức năng, các chuyên gia giúp lãng đạo chuẩn bị, soạn thảo. Để phục
vụ cho cơng tác chuẩn bị thì lãnh đạo cần phải có các tư liệu tham khảo như:
Các văn bản quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên ôn, các tài liệu
hướng dẫn nghiệp vụ, các nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường
hợp cần đọc trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, tham khảo mang theo
chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.
2.2.9. Chuẩn bị kinh phí
- Dựa vào kế hoạch cơng tác của đồn, thư ký lập dự trù kinh phí, Trong bản
+
+

+
+
+

dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.
Tiền ăn, nghỉ.
Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính.
Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị( nếu tổ chức yêu cầu).
Một số chi phí khác như: Thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phịng.

3. Những cơng việc trong chuyến công tác
- Trong trường hợp thư ký đi cùng đồn cơng tác thì phải đảm nhận những
+
+
+
+
+
-

cơng việc sau:
Liên hệ giải quyết nơi ăn nghỉ, làm việc cho đồn, đảm bảo chuyến cơng tác
theo đúng lịch trình.
Tham dự nuổi làm việc và ghi biên bản.
Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác.
Thu thập các hóa đơn, chứng từ cần thiết cho các khoản chi phí của đồn.
Chủ động liên hệ và nắm bắt, xin ý kiến giải quyết những vấn đề phát sinh
trong suốt chuyến đi.
Trong trường hợp thư ký ở lại doang nghiệp trong thời gian thủ trưởng đi

cơng tác thì phải đảm nhận các cơng việc sau:
+ Giúp các phó thủ trưởng thử hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công.
+ Làm việc với người được ủy thách xem công việc đã được thực hiện chưa.
+ Đối với công tác như tín, phải phân loại thoe tầm quan trọng như: Hồ sơ
khẩn; các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính thư ký giải quyết.
4. Các cơng việc văn phịng cần lầm sau chuyến cơng tác
- Nắm bắt tình hình xảy ra trong thời gian đi cơng tác
11


-

Nhận các văn bản, giấy tờ và tài liệu để xem xét giải quyết
Nắm bắt lịch làm việc và lịch tiếp khác trong những ngày tiếp theo
Đề nghị chuyển các tài liệu thu thập trong chuyến công tác để lập hồ sơ
Thu thập các hóa đơn, giấy tờ, chứng từ để quyết đốn kinh phí chuyến đi
Báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách nhiệm.

II. Liên hệ thực tiễn
1. Giới thiệu FPT
1.1. Giới thiệu về FPT
FPT (Tập đoàn FPT, tiếng Anh: FPT Group), là một trong những công ty
dịch vụ công nghệ thông tin lớn nhất tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là
cung cấp các sản phẩm dịch vụ công nghệ thông tin.
Tập đoàn FPT được thành lập ngày 13 tháng 9 năm 1988. Hiện tại Chủ tịch
tập đồn là Ơng Trương Gia Bình. Tính tới thời điểm này, FPT có hệ thống 46 văn
phòng tại 22 quốc gia trên thế giới, và hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh,
thành phố tại Việt Nam. Cơng ty đặt trụ sở chính tại Tịa nhà FPT, Phố Duy Tân,
quận Cầu Giấy, Hà Nội, với 7 công ty thành viên và 4 công ty liên kết với số nhân
viên là 28.781 người (2019).

Lĩnh vực hoạt động chính của FPT bao gồm: Cơng nghệ (giải pháp và dịch
vụ CNTT); Viễn thông (dịch vụ viễn thông, truyền hình FPT và dịch vụ nội dung
số); Đào tạo (từ Tiểu học đến sau Đại học)
1.2. Lịch sử
- Ngày 13/9/1988, FPT được thành lập
- Ngày 27/10/1990 được đổi thành The Corporation for Financing Promoting
Technology
- Tháng 4 năm 2002 FPT trở thành công ty cổ phần.
- Năm 1998 FPT trở thành 1 trong 4 nhà cung cấp dịch vụ Internet đầu tiên tại
Việt Nam
- Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft và tập đoàn FPT ký thoả
thuận liên minh chiến lược.
- Ngày 13 tháng 12 năm 2006, cổ phiếu FPT lên sàn chứng khốn Thành phố
Hồ Chí Minh.
- Ngày 1 tháng 1 năm 2007, FPT thành lập Công ty TNHH Bán lẻ FPT với mơ
hình Cơng ty TNHH một thành viên.
12


- Ngày 13 tháng 3 năm 2007, thành lập Công ty Cổ phần Quảng cáo FPT và
Công ty TNHH Phần mềm Châu Á Thái Bình Dương
- Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đồn FPT đổi tên thành "Cơng ty Cổ phần
FPT"
- Ngày 24 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố quyết định bổ nhiệm
Tổng Giám đốc mới là ông Nguyễn Thành Nam
- Tháng 2 năm 2011, Hội đồng quản trị Tập đồn FPT có nghị quyết bổ nhiệm
ơng Trương Đình Anh làm Tổng giám đốc.
- Ngày 31 tháng 7 năm 2013, Hội đồng Quản trị Tập đoàn FPT bổ nhiệm ông
Bùi Quang Ngọc làm Tổng Giám đốc FPT thay thế ơng Trương Gia Bình.
- Năm 2014, FPT là công ty CNTT đầu tiên của Việt Nam mua lại 1 cơng ty

CNTT nước ngồi
- Tháng 3 năm 2019, FPT đã bổ nhiệm ơng Nguyễn Văn Khoa - Phó Tổng
Giám đốc FPT kiêm Tổng Giám đốc Công ty Hệ thống thơng tin FPT - đảm
trách vị trí Tổng Giám đốc FPT, thay thế ông Bùi Quang Ngọc hết nhiệm kỳ.
1.3. Thành tựu
Tại Việt Nam:
-

Huân chương Lao động hạng Nhất,Nhì,Ba
Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân(1998)
500 công ty lớn nhất Việt Nam
Top 10 công ty tư nhân lớn nhất Việt Nam
Top 50 thương hiệu cơng ty có giá trị nhất Việt Nam.
Số 1 tại Việt Nam cả về doanh thu và nhân lực trong lĩnh vực tích hợp hệ
thống; cung cấp dich vụ CNTT, quảng cáo trực tuyến, phân phối sản phẩm
công nghệ.
Số 2 tại Việt Nam về dịch vụ truy nhập internet băng rộng cố định (Sách
trắng CNTT – TT Việt Nam do Bộ Thông tin Truyền thông phát hành năm
2014)
Đại học đầu tiên của Việt Nam được QS, tổ chức xếp hạng ĐH uy tín hàng
đầu thế giới, xếp hạng 3 sao trong 3 kỳ liên tiếp.
Trên thế giới
Top 100 nhà cung cấp dịch vụ ủy thác (IAOP)
Top 300 cơng ty châu Á có hoạt động kinh doanh tốt nhất
Top 130 cơng ty có mơi trường làm việc tốt nhất khu vực châu Á

13


2. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác

KẾ HOẠCH
“CHUYẾN ĐI THAM GIA HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI NEW YORK”
Sự kiện “Hội thảo quốc tế về an ninh bảo mật (Security World 2014)”
Chủ đề: “Gắn kết chiến lược an tồn thơng tin với các mục tiêu tăng trưởng và
phát triển” – sự kiện do Tập đoàn dữ liệu Quốc tế IDG, Công ty Google và Hiệp
hội Internet Hoa Kỳ cùng phối hợp tổ chức tại New York.
2.1. Mục đích chuyến đi công tác
- Học tập, trao đổi kinh nghiệm quốc tế trong vấn đề an tồn thơng tin với các
mục tiêu tăng trưởng và phát triển.
- Mở rộng quan hệ hợp tác với các công ty trên thế giới.
- Tham quan mơ hình hoạt động của các cơng ty cơng nghệ thong tin Hoa Kỳ.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai chiến lược an tồn thơng tin một
cách linh hoạt, hiệu quả mà vẫn gắn kết chặt chẽ với các mục tiêu đổi mới và
phát triển kinh doanh.
2.2 Thành phần đi cơng tác
- Lãnh đạo tập đồn gồm:
+ Ơng Bùi Quang Ngọc, Phó chủ tịch HĐQT FPT - Trưởng đồn
+ Ơng Phạm Minh Tuấn, Tổng giám đốc Cơng ty Cổ phần Hệ thống Thơng tin
FPT - Phó đồn.
+ Ơng Phạm Duy Phúc Giám đốc Công ty FPT Telecom International (FTI)
- Đoàn thư ký
+ Bà Nguyễn Phương Châu – Trưởng ban thư kí
+ Bà Trần Mai Trang – Thành viên ban thư kí
+ Ơng Nguyễn Tuấn Minh - Thành viên ban thư kí
- Chuyên viên: 4 thành viên
2.3. Địa điểm và thời gian
+
+
-

Địa điểm: Khách sạn Eurostars Wall Street, Thành phố New York, Mỹ
Thời gian:
Ngày đi 24/9/2019
Ngày về 28/9/2019
Lịch trình công tác

14


• Bản timeline lịch trình
Ngày

24/09/2019
(giờ Việt
Nam)

Thời gian

Nội dung cơng việc

Người phụ trách

17h – 17h30p

Tập trung tại Công ty Cổ phần Hệ thống
Thông tin FPT để di chuyển ra sân bay
Di chuyển ra sân bay Nội Bài

Bà Nguyễn Phương
Châu

Ông Nguyễn Tuấn Minh
Bà Nguyễn Phương
Châu
Bà Nguyễn Phương
Châu
Ông Nguyễn Tuấn Minh

17h30 – 18h
18h – 19h

Có mặt tại sân bay, làm thủ tục giấy tờ

6h15(24/09) 8h50 (25/09)
25/09/2019
(giờ New
York, Mỹ)

9h – 9h45p
9h45p – 14h
14h – 18h
18h – 8h

26/09/2019
(giờ New
York, Mỹ)
27/09/2019
(giờ New
York, Mỹ)
28/09/2019
(giờ Việt

Nam)

8h – 17h
17h30 – 19h
19h – 7h
7h30 -15h

Bay đến New York, Mỹ
Di chuyển đến khách sạn AC Hotel New
York Downttown
Ăn uống, nghỉ ngơi tại khách sạn AC Hotel
New York Downttown
Tới thăm và làm việc với chi nhánh công ty
tại New York.
Nghỉ ngơi, ăn uống tại khách sạn AC Hotel
New York Downttown
Tham dự Hội thảo quốc tế về an ninh bảo
mật (Security World 2014) tại khách sạn
Eurostars Wall Street
Làm việc với các đối tác quốc tế
Quay về khách sạn AC Hotel New
York Downttown ăn uống, nghỉ ngơi

Bà Trần Mai Trang
Ông Bùi Quang Ngọc
Bà Trần Mai Trang
Ông Bùi Quang Ngọc
Ông Bùi Quang Ngọc
Bà Trần Mai Trang

Tự do tham quan, mua quà lưu niệm

18h30

Ra sân bay J K Kenedy, New York, Mỹ để
bay về Việt Nam

11h30

Về đến sân bay Nội Bài

Ông Nguyễn Tuấn Minh

2.4. Giải quyết thủ tục hành chính
- Cơng tác chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác do Bà
Nguyễn Phương Châu cùng hai người trong ban thư kí của chuyến công tác
phụ trách bao gồm:
+ Quyết định cử đi tham dự hội thảo của lãnh đạo tập đoàn
+ Giấy mời tham dự hội thảo của ban tổ chức sự kiện “Hội thảo quốc tế về an
ninh bảo mật (Security World 2014)”
+ Giấy giới thiệu của Bộ Thông tin và Truyền thông
15


+ Xin giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu và mua bảo hiểm cho các thành viên tham
gia chuyến công tác.
- Các giấy tờ tùy thân thì do các thành viên tham gia chuyến công tác tự chuẩn
bị.
2.5. Chuẩn bị phương tiện đi lại
- Vì đây là chuyến cơng tác ở nước ngoài cụ thể là di chuyển từ Việt Nam qua

Mỹ nên khi có lịch đi và về cụ thể, bà Nguyễn Phương Châu sẽ phụ trách đặt
vé máy bay cho chuyến công tác để di chuyển từ Hà Nội qua thành phố New
York bằng máy bay của hãng hàng không Vietnam Airlines để đảm bảo thời
gian, sự thuận tiện, an toàn và hợp lý. Khi hoàn tất, bà Châu sẽ gửi thông
báo cho Ban giám đốc và các thành viên đi công tác về thời gian đi và địa
điểm ăn nghỉ.
- Giá vé máy bay là 750 USD/người. Thời gian bay là 26 tiếng 35 phút.
- Tại New York, công tác di chuyển từ sân bay về khách sạn, từ khách sạn tới
nơi tổ chức hội thảo sẽ đi bằng xe taxi do ông Nguyễn Tuấn Minh– thành
viên ban thư ký liên hệ trước và một số phương tiện khác.
2.6. Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
- Đoàn sẽ ăn uống và nghỉ ngơi tại khách sạn AC Hotel New York Downttown
cách sân bay 20km và cách nơi tổ chức cuộc hội thảo (khách sạn Eurostars
Wall Street) 300m
- Phòng khách sạn được bà Trần Mai Trang – thành viên ban thư ký liên hệ
đặt trước gồm 3 phòng đơn dành cho lãnh đạo tập đồn và 3 phịng đôi dành
cho ban thư ký và các chuyên viên.
2.7. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
Trước chuyến công tác ban thư kí sẽ chuẩn bị và tổng hợp lại các tài liệu
chuyên môn liên quan đến chuyến công tác bao gồm các tài liệu sau:
- Tham luận của lãnh đạo đọc trong hội thảo.
- Các tài liệu hướng dẫn của đơn vị tổ chức, sách báo tham khảo.
- Bà Châu phụ trách tổng hợp lại các tài liệu theo danh mục, giúp lãnh đạo lựa
chọn tài liệu mang theo.
- Laptop cá nhân
2.8. Chuẩn bị kinh phí
- Dựa trên những yêu cầu và lịch trình của chuyến cơng tác bà Châu sẽ gửi
thơng báo đến phịng hành chính để phịng hành chính lập bảng dự trù kinh
phí gồm các chi phí thực tế và các khoản dự phịng bao gồm: chi phí đi lại,
phí sinh hoạt (ăn, nghỉ), phí liên lạc, tiền mua các tài liệu, giấy tờ cho cơng

việc, chi phí phát sinh,...
16


• Bảng dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí
STT

Mục cần dự trù

1

Vé máy bay

2

Xe taxi hỗ trợ đồn
di chuyển

3

Chi phí ăn nghỉ tại
khách sạn

4

Lệ phí giải quyết
thủ tục hành chính,
tài liệu chun mơn

5

Chi phí dự phịng

6

Phí du lịch

Nội
dung/Địa
điểm đến
Từ sân bay Nội Bài
sang sân bay J K
Kenedy
Hỗ trợ đi, về, di
chuyển của đồn
trong suốt chuyến
cơng tác
Tại khách sạn
Eurostars
Wall
Street
Chuẩn vị các giấy
tờ cần thiết cho
chuyến cơng tác
Chi phí phát sinh
trong chuyến cơng
tác
Ngắm cảnh, mua
đồ lưu niệm,...

Số lượng/Thành
phần

Tổng
số
tiền (USD)

10 vé

7.500

2 xe

500

3 phịng đơn, 3
phịng đơi, ăn
nghỉ trong 3
ngày
Xin phép xuất
cảnh, hộ chiếu,
bảo hiểm,...

5.000

Nguồn kinh
phí

Ngân sách

cơng ty

100
700

10

Tổng

1.000

Ngân sách
cơng ty hỗ
trợ (Khơng
kể nguồn tự
cấp)

14.800

- Sau khi lập xong bảng dự trù kinh phí, trình Giám đốc phê duyệt gửi đến
phịng Kế tốn của Cơng ty có trách nhiệm thi hành.
- Trước khi đi cơng tác, bà Châu có trách nhiệm nhắc nhở các thành viên tham
gia phải giữ các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến chuyến công tác để ban
thư ký thu thập và tổng hợp để hạch tốn.
3. Những cơng việc trong chuyễn công tác
-

-

Trước chuyến công tác 1 ngày, Thư kí Nguyễn Phương Châu và đồn thư ký

dự các cuộc họp bàn giao của thủ trưởng cho các cấp phó, nắm vững nội
dung công việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải quyết.
Ghi chép các cơng việc do cấp phó uỷ quyền cho văn phịng thư ký giải
quyết, các cơng việc thủ trưởng yêu cầu, các bộ phận chức năng, các chuyên
viên giải quyết.
17


-

-

-

-

-

-

Trước chuyến đi, Bà Châu và các thư kí chuẩn bị các tài liệu liên quan đến
buổi hội thảo, thư mời, giấy tờ tùy thân…
Từ 17h- 17h30 ngày 24 tháng 9, các thành viên trong đồn cơng tác tập
trung trước sảnh cơng ty, sau đó thư ký Nguyễn Phương Châu kiểm tra xem
trong đoàn đã đủ thành viên chưa. Sau đó anh Nguyễn Tuấn Minh liên lạc
với phương tiện đưa đón( xe 16 chỗ ) để chở đồn cơng tác tới sân bay Nội
Bài.
Chiều ngày 24 tháng 9 thư ký là bà Nguyễn Phương Châu sẽ đến sân bay
trước 1h30 phút- 2h để làm các thủ tục cần thiết trước trước chuyến bay.
Trong chuyến bay, bà Châu đặt món ăn, nước uống cho mọi người trong

đồn cơng tác, lưu lại hóa đơn để hạch tốn với phịng kế tốn.
Sau khi đến New York, Thư ký Châu giúp mọi người trong đoàn làm thủ tục
nhập cản và nhận lại hành lý.
Anh Nguyễn Tuấn Minh liên hệ với dịch vụ xe đưa đón- đây là nhà xe đã kí
hợp đồng đưa đón đồn trong suốt q trình cơng tác, để di chuyển về khách
sạn AC Hotel New York Downttown. Thư ký Minh có nhiệm vụ lưu lại mọi
hóa đơn, chứng từ về chi phí đưa đón.
Thư kí Trần Mai Trang sẽ làm các thủ tục check in và nhận thẻ phòng để đưa
cho lãnh đạo và mọi người.
Trước mỗi bữa ăn từ 30 phút đến 1 tiếng, thư kí Trần Mai Trang liên hệ với
bên nhà hàng đã đặt trước để kiểm tra cơng tác chuẩn bị bữa ăn như thế nào,
có đúng những yêu cầu đã đề xuất trước đó hay khơng để có những điều
chỉnh kịp thời. Sau bữa ăn thì thư kí Trang ở lại thanh tốn và lấy hóa đơn để
hạch tốn với cơng ty sau chuyến cơng tác.
Ngồi hóa đơn bữa ăn, th phịng, vé máy bay và các khoản chi phí đã dự
trù trước đó thì bất kỳ khoản chi phí phát sinh nào cũng cần phải có hóa đơn
rõ ràng và các thư ký phải thu thập để tổng hợp hạch toán.
Ngày 25/9, từ 14h đến 18h, theo giờ New York, đồn cơng tác làm việc với
chi nhánh tại New York. Thư kí Nguyễn Phương Châu sẽ ghi lại những nôi
dung đã làm việc đê trở về báo cáo.
Trong các buổi dự hội thảo, các thư ký đều tham dự và ghi lại các nội dung
trọng điểm của buổi làm việc đó vào biên bản. Trước khi buổi hội thảo diễn
ra khoảng 2-3 tiếng thư ký kiểm tra lại một lần nữa các tài liệu của buổi làm
việc đó bao gồm nội dung, số lượng...Thư ký Minh liên hệ phương tiện đưa
đón đồn lãnh đạo tới khách sạn Eurostars Wall Street, Thành phố New
York, Mỹ - là địa điểm tổ chức hội thảo. Sau khi buổi hội thảo kết thúc các
thư ký ở lại thu thập các tài liệu giấy tờ liên quan.
18

-

-

-

-

-

-

-

-

Sau khi buổi hội thảo cuối cùng kêt thúc, các lãnh đạo có cuộc hẹn bất ngờ
từ các đối tác tại New York, thư kí Trần Mai Trang(thư kí trẻ) mới đầu có
chút lúng túng nhưng ngay sau đó đã nhanh chóng liên hệ với nhà hàng
Caviar Russe tại 538 Madison Ave st. Và liện hệ phương tiện di chuyển cho
các lãnh đạo.
Trước khi trở về 1 ngày, đồn cơng tác có chuyến đi tham quan, mua quà lưu
niệm, Bà Châu sẽ ghi chép lại chi phí tham quan của đồn cơng tác để khi
trở về cơng ty có hỗ trợ về chi phí.
Trong suốt chuyến cơng tác, bà Châu và các thư ký luôn đảm bảo điện thoại
được mở 24/24h và bất cứ lúc nào cũng có thể liên lạc được để kịp thời nắm
bắt các tình huống phát sinh và xin chỉ đạo giải quyết của cấp trên.
Vì bà Nguyễn Phương Châu và các thư ký đi cũng lãnh đạo trong chuyến đi
cơng tác, văn phịng phải bố trí người thay thế cơng việc, và người đó phải
có khả năng giúp lãnh đạo giải quyết một vài công việc.

Bà Châu và các thư kí trong đồn ln duy trì sổ ghi chú những thư từ, điện
thoại, cơng văn đến. Trong sổ ghi cụ thể: ngày tháng thư tín, loại thư tín,
nguồn gốc thư tín, ai xử lý và thủ trưởng cần giải quyết những gì khi đi cơng
tác trở về. Ví dụ: Trong chuyến cơng tác này, bà Phan Thị Chinh- Ủy viên
hội đồng quản trị gửi mail cho ông Ngọc; bà Châu sẽ ghi trong sổ ghi chú:
26/9/2019 trong mục hồ sơ các công việc cần giải quyết sau chuyến cơng
tác.
Khi thư ký chuyển tiếp thư tín, cần ghi lại sổ nhật ký thư tín và bản sao thư
tín đó. Trong chuyến đi cơng tác này, thư ký cần lập sổ nhật ký hoạt động
tổng quát để thủ trưởng cập nhật thông tin khi trở về.
Ngày 28/9, 11h30 theo giờ New York, thư kí Nguyễn Tuấn Minh đến sân
bay trước 1 tiếng rưỡi đến 2 tiếng để làm thủ tục xuất cảnh cho đồn cơng
tác.
11h30 ngày 28 tháng 9 năm 2019, đồn cơng tác về tới sân bay Nội Bài, kết
thúc chuyến công tác 5 ngày tại New York.

4. Những cơng việc văn phịng sau chuyến cơng tác:
Khi đồn cơng tác trở về nước, thư ký cần thực hiện những công việc cụ thể
là:
- Thư ký Nguyễn Phương Châu sẽ giúp ông Ngọc giải quyết các vấn đề liên
quan đến thủ tục tổ chức chuyến đi công tác, thu thập giấy tờ, tài liệu sau
chuyến đi công tác để lập hồ sơ.

19


- Vào sáng ngày 30/09/2019, thư ký Châu có nhiệm vụ tổ chức cuộc họp để
thủ trưởng thông báo kết quả chuyên công tác New York vừa rồi và triển
khai, phân công công việc, phổ biến hướng phát triển mới của cơng ty, qua
đó tất cả các phịng bạn sẽ báo cáo tiến độ làm việc, kết quả ra sao trong thời

gian ông Ngọc đi công tác để ông Ngọc có hướng điều chỉnh cho đúng; Thư
ký đồng thời đảm nhận việc lập biên bản cuộc họp.
- Trình nhật ký cơng tác, các văn bản, tài liệu, bưu phẩm có liên quan đến cá
nhân ông Ngọc và các lãnh đạo khác.
- Bà Nguyễn Phương Châu thực hiện nhận các công văn, giấy tờ, tài liệu trong
q trình cơng tác cịn tồn đọng để xem xét giải quyết. Qua đó nắm bắt được
lịch làm việc và lịch tiếp khách trong thời gian tới.
- Kế tốn cơng ty sẽ có trách nhiệm thu thập chứng từ, hóa đơn trong chuyến
đi để làm bảng quyết tốn phí cơng tác và đưa vào làm chi phí cho cơng ty.
Xác nhận lại giấy đi đường xem đã hợp lệ chưa và thanh toán các khoản
khác theo yêu cầu của ông Ngọc. Một số thủ tục thanh quyết tốn kinh phí
chuyến đi bộ phận Kế tốn sẽ thực hiện trước đó như: thanh tốn vé máy
bay…
• BẢNG SO SÁNH CHI PHÍ DỰ TRÙ VÀ THỰC TẾ
STT

Các loại chi phí

Dự trù
USD

Thực tế
USD

1

Vé máy bay

7.500

7500

2

Xe taxi hỗ trợ đồn di chuyển

500

3

Chi phí ăn nghỉ tại khách sạn

5000

600
( Thêm 100USD chi phí đi lại
trong cuộc hẹn bất ngờ với đói
tác)
6000

4

100

100

5

Lệ phí giải quyết thủ tục hành
chính, tài liệu chun mơn

Chi phí dự phịng

700

Âm 400

6

Phí du lịch

1000

1000

Tổng chi phí

14800

15200

20


- Ngồi ra thư ký Châu cũng có nhiệm vụ sọan thư cảm ơn gửi đến ban tổ
chức cuộc hội thảo thông qua email của ông Ngọc. Trước khi gửi phải được
sự đồng ý của thủ trưởng về nội dung và hình thức.
- Các thư ký trong chuyến cơng tác sau khi về trình nhật ký thư tín và nhật ký
công tác cho.
- Thư ký Nguyễn Phương Châu báo cáo cho ơng chủ tịch về tình hình và
những vấn đề xảy ra trong chuyến công tác.

5. Đánh giá và đưa ra giải pháp
5.1. Ưu điểm
- Các phòng, ban, cá nhân thực hiện tương đối tốt các nhiệm vụ được giao, cử
người có trình độ chun mơn cao đảm nhiệm khiến công tác tổ chức
chuyến đi được thực hiện bài bản, khá hiệu quả.
- Các giấy tờ, tài liệu liên quan đến chuyến công tác được chuẩn bị chu đáo,
đảm bảo đầy đủ.
- Phương tiện giao thông phục vụ nhu cầu đi lại của ban lãnh đạo được bố trí
nhanh chóng.
- Việc liên lạc với nơi đến công tác để bố trí chỗ nghỉ ngơi, ăn uống, nơi đến
cơng tác cũng được chuẩn bị chu đáo.
- Các chuyên viên tổng hợp ln bám sát chương trình cơng tác, giúp lãnh đạo
của cơng ty xây dựng lịch trình cơng tác theo dõi tình hình hoạt động của
các đơn vị, phịng ban.
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vu, các bộ phận, cá nhân ln đồn kết,
thống nhất, giúp đỡ nhau hồn thành nhiệm vụ được giao.
5.2. Nhược điểm
- Công tác tổ chức phục vụ chuyến đi chưa thực sự tốt, nhiều tình huống bất
ngờ khiến cho thư kí hơi bị lúng túng, còn thiếu linh hoạt.
- Thời gian bị xê dịch do ngoại cảnh, xây dựng lịch trình dự phịng chưa chu
đáo nên có gặp những thiếu sót.
- Nhiều cán bộ cịn bảo thủ trong các nghĩ và cách làm việc, thiếu linh động,
sáng tạo.
- Vì số lượng cán bộ hạn chế nên q trình sắp xếp nhân viên cịn chồng chéo,
chưa phân công đúng sở trường của từng người.
- Việc nắm bắt thơng tin từ ban lãnh đạo cịn chưa được kịp thời.
5.3. Giải pháp
21

- Thường xuyên tổ chức cho đội ngũ nhân viên, thư kí nâng cao trình độ, tác
phong chun nghiệp.
- Ban lãnh đạo thường xuyên đôn đốc kiểm tra và khen thưởng để tạo động
lực các cá nhân tập thể làm tốt nhiệm vụ sau mỗi chuyến công tác.
- Các cán bộ, thư kí cần nắm bắt thơng tin nhanh nhạy, kịp thời để triển khai
cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch được chu đáo đúng thời gian kế
hoạch
- Lập bản kế hoạch công việc phải sắp xếp một cách có hệ thống, linh hoạt.
- Chuẩn bị chu đáo cơng tác dự phòng để khi xảy ra sự cố sẽ có sự chủ động
trong cơng việc

C. KẾT LUẬN
Các chuyến cơng tác là công việc tất yếu và cần thiết đối với bất cứ cơng ty,
doanh nghiệp hay tập đồn lớn nào. Các chuyến công tác nhằm giải quyết các công
việc cụ thể nhằm giải quyết các nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hiện các hoạt
22


động mang tính chất đối ngoại. Vì thế mà việc tổ chức thực hiện các chuyến công
tác cũng rất quan trọng và cần được quan tâm thực hiện bài bản, chu đáo, kịp thời
thì mới đem lại hiệu quả cao nhằm thực hiện những mục tiêu của doanh nghiệp.
Thông qua bài thảo luận là liên hệ thực tiễn đến việc tổ chức chuyến cơng tác của
tập đồn FPT thì chúng em đã có cái nhìn chân thực hơn, hiểu biết hơn về những
bước, những công việc cần chuẩn bị khi muốn thực hiện một chuyến cơng tác và từ
đó có cái nhìn khách quan về ưu và nhược điểm của công tác tổ chức của FPT và
đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng của công tác tổ chức phục vụ cho
chuyến công tác ngày một hiệu quả hơn. Trong q trình làm bài thảo luận này
nhóm chúng em đã cố gắng tìm hiểu để thực hiện đề tài một cách tốt nhất, tuy
nhiên do lượng thông tin có hạn nên trong bài thảo luận khơng tránh khỏi những
thiếu sót, nhóm chúng em rất mong cơ thơng cảm và nhận được sự góp ý của cơ để

bài chúng em được hồn thiện hơn và từ đó chúng em rút được kinh nghiệm và có
thể thực hiện tốt hơn trong những bài thảo luận tiếp theo.

23