Giáo trình Công nghệ phần mềm (Ngành: Hệ thống thông tin) - CĐ Kinh tế Kỹ thuật TP.HCM

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: CƠNG NGHỆ PHẦN MỀM
NGHỀ: HỆ THỐNG THƠNG TIN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Năm 2020


ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: CƠNG NGHỆ PHẦN MỀM
NGHỀ: HỆ THỐNG THƠNG TIN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

THƠNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI
Họ tên: Nguyễn Minh Thiện
Học vị: Thạc sĩ
Đơn vị: Khoa Công nghệ thơng tin
Email:

TRƯỞNG KHOA

TỔ TRƯỞNG
BỘ MƠN

HIỆU TRƯỞNG
DUYỆT

Năm 2020

CHỦ NHIỆM
ĐỀ TÀI


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Công Nghệ Phần Mềm là môn học nhằm giúp cho người học có kiến thức cơ bản
nhất trong lĩnh vực công nghệ phần mềm.
Qua môn học này người học có cái nhìn khái qt về qui trình phát triển phần mềm,
hiểu biết và thực hiện các giai đoạn trong qui trình trên một phần mềm cụ thể dựa trên
những phương pháp, kỹ thuật trong quá trình thu thập yêu cầu, phân tích, thiết kế và cài
đặt, viết sưu liệu đã được minh họa cụ thể trong giáo trình.
Mục tiêu giáo trình là người học có thể hiểu được những yêu cầu công việc cần phải
làm ở mỗi giai đoạn của quy trình, để có thể đảm trách cơng việc ở một trong các giai đoạn

làm phần mềm trong những nhóm dự án.
Tp.HCM, ngày10 tháng 07 năm 2020
Tham gia biên soạn
1. Nguyễn Minh Thiện

1


MỤC LỤC
TRANG

Lời giới thiệu .................................................................................................................. 1
Mục lục ........................................................................................................................... 2
Giáo trình môn học ......................................................................................................... 5
Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý ......................................................... 6
1.1 Giới thiệu chung ....................................................................................................... 6
1.1.1. Thơng tin và vai trị của thơng tin ................................................................... 6
1.1.2. Các dạng thông tin trong các tổ chức .............................................................. 7
1.1.3. Các nguồn thông tin của tổ chức ..................................................................... 7
1.2. Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý .................................................................... 8
1.2.1 Hệ thống ........................................................................................................... 8
1.2.2 Hệ thống thông tin ........................................................................................... 8
1.2.3 Quy trình xử lý thơng tin ............................................................................... 10
1.2.4. Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý ......................................................... 10
1.3. Phân loại ................................................................................................................ 10
1.3.1. Phân loại theo cấp ứng dụng ......................................................................... 11
1.3.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra ................................. 12
1.3.3. Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ ............................................................ 12
1.3.4. Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý ............................................. 13
1.4. Thiết kế .................................................................................................................. 13

1.5. Quá tải thông tin .................................................................................................... 14
Bài tập ........................................................................................................................... 14
Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng
đối với phần mềm quản lý .............................................................................. 17
2.1. Phân tích hệ thống ................................................................................................. 17
2.1.1. Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thơng tin .................................... 17
2.1.2 Phương pháp luận trong phân tích hệ thống thơng tin ................................... 17
2.1.2.1. Phương pháp tiếp cận hệ thống ............................................................ 17
2.1.2.2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mơ hình hóa ................... 18
2.1.2.3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc ....................................... 18
2.2. Các bước xác định yêu cầu .................................................................................... 19
2.3. Xác định yêu cầu ................................................................................................... 19
2.3.1. Nội dung thông tin cần thu thập .................................................................... 19
2


2.3.2. Các phương pháp thu thập thông tin ............................................................. 20
2.3.3. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD) ......... 22
2.3.3.1. Khái niệm ............................................................................................. 22
2.3.3.2. Quy trình xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh ................................ 22
2.3.4. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) ................................. 24
2.3.4.1. Khái niệm ............................................................................................. 24
2.3.4.2. Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu ................................................... 25
2.3.4.3. Các quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu ............................................. 26
2.3.4.4. Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu ......................................... 28
2.3.4.5. Các mức DFD được sử dụng để mơ hình hóa hệ thống ....................... 30
2.3.5. Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin ..................................................... 30
2.4. Phân loại yêu cầu ................................................................................................... 31
2.5. Mô tả yêu cầu ........................................................................................................ 33
Bài tập ........................................................................................................................... 34

Bài 3: Thiết kế dữ liệu cho phần mềm quản lý ........................................................ 36
3.1. Mục tiêu ................................................................................................................. 36
3.2. Phương pháp thiết kế dữ liệu ................................................................................. 37
3.3. Xây dựng sơ đồ logic ............................................................................................. 37
3.4. Mơ tả chi tiết thuộc tính các thành phần ............................................................... 37
3.5. Thiết kế dữ liệu và yêu cầu chất lượng .................................................................. 38
3.5.1 Tính tiến hóa .................................................................................................. 38
3.5.2. Xem xét tính hiệu quả (tốc độ) ..................................................................... 39
3.5.3 Xem xét tính hiệu quả (lưu trữ) ..................................................................... 40
Bài tập ........................................................................................................................... 41
Bài 4: Thiết kế giao diện cho phần mềm quản lý .................................................... 44
4.1. Mục tiêu ................................................................................................................. 44
4.2. Tiêu chí đánh giá ................................................................................................... 44
4.3. Sơ đồ liên kết giao diện ......................................................................................... 45
4.4. Phân loại giao diện ................................................................................................ 47
4.5. Thiết kế giao diện chính ........................................................................................ 48
4.6. Thiết kế giao diện nhập liệu .................................................................................. 50
4.7. Thiết kế giao diện tra cứu ...................................................................................... 51
4.8. Mô tả giao diện ...................................................................................................... 53


4.8.1 Mơ tả màn hình chính .................................................................................... 53
4.8.2 Mơ tả màn hình tra cứu .................................................................................. 55
4.8.2.1 Thể hiện tiêu chuẩn tra cứu ................................................................... 55
4.8.2.2 Thể hiện kết quả tra cứu ........................................................................ 56
4.8.3 Mơ tả màn hình nhập liệu .............................................................................. 57
4.8.3.1 Mơ tả ...................................................................................................... 57
4.8.3.1 Các hình thức trình bày màn hình nhập liệu ......................................... 58
Bài tập ........................................................................................................................... 59
Bài 5: Kiểm tra và đánh giá phần mềm quản lý ...................................................... 61

5.1. Tổng quan .............................................................................................................. 61
5.2. Yêu cầu đối với kiểm thử ...................................................................................... 62
5.3. Các phương pháp kiểm thử .................................................................................... 62
5.3.1. Phương pháp hộp đen (Kiểm thử chức năng) ............................................... 62
5.3.2. Phương pháp hộp trắng (Kiểm thử cấu trúc) ................................................ 63
5.4. Các giai đoạn và chiến lược kiểm thử ................................................................... 64
5.4.1. Kiểm thử đơn vị ............................................................................................ 64
5.4.2 Kiểm thử tích hợp .......................................................................................... 65
5.4.2.1. Trên xuống ........................................................................................... 65
5.4.2.2. Dưới lên ................................................................................................ 66
5.4.3. Kiểm thử chấp nhận ...................................................................................... 66
5.4.4. Kiểm thử beta ................................................................................................ 67
5.4.5. Kiểm thử hệ thống ......................................................................................... 67
5.5. Xây dựng test case ................................................................................................. 67
Bài tập ........................................................................................................................... 67
Mục lục hình ảnh ........................................................................................................ 71
Mục lục bảng ............................................................................................................... 72
Tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 73


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC

Tên mơn học: Cơng nghệ Phần mềm
Mã mơn học: MH3101347
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học:
- Vị trí: Là mơn học chun ngành, học kỳ 3.
- Tính chất: mơn lý thuyết, mơn học bắt buộc.
- Ý nghĩa và vai trị của mơn học:
Mục tiêu của mơn học:
- Về kiến thức:

+ Trình bày được nội dung cơ bản của các loại hệ thống thơng tin.
+ Trình bày được nội dung cơ bản về cơ sở dữ liệu trong phần mềm quản lý.
+ Trình bày được quy trình xây dựng và triển khai phần mềm quản lý.
- Về kỹ năng:
+ Phân biệt được các loại hệ thống thông tin cơ bản và công dụng của chúng.
+ Xây dựng được mơ hình cơ sở dữ liệu sử dụng cho phần mềm quản lý.
+ Mô tả được yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý..
+ Xây dựng và mô tả được cách sử dụng các giao diện cơ bản của phần mềm quản lý.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Chú ý đế tầm quan trọng và mối quan hệ của các thành phần trong hệ thống thông tin
quản lý.

5


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
BÀI 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giới thiệu:
Nội dung bài này giới thiệu sơ lược về các khái niệm cơ bản của thông tin, hệ thống
thông tin, hệ thống thông quản lý. Phân biệt và phân loại các đối tượng nêu trên theo những
đặc trưng cơ bản. Đồng thời, trình bày khái quát về các vấn đề thiết kế các đối tượng đã
nêu trên.
Mục tiêu:
Người học có khả năng trình bày được những khái niệm cơ bản về hệ thống thơng
tin quản lý (HTTTQL).

Nội dung chính:
1.1. Giới thiệu chung
Thơng tin có vai trị vơ cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Thông tin

và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ
chức. Sau đây là một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trị của thơng tin trong kinh
tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thơng tin nói chung và các khái niệm liên
quan đến HTTTQL nói riêng.

1.1.1. Thơng tin và vai trị của thơng tin
Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của
chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thơng tin luôn được hiểu như các
thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.
Thơng tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh (truyền
tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thơng tin). Để chuyển tải được thơng tin
cần có “vật mang thơng tin”, ví dụ như ngơn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu…
Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên,
ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận
thông tin. Có những thơng tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những
thơng tin có ý nghĩa với cả xã hội.
Thơng tin có vai trị vơ cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Khơng có
thơng tin, con người khơng có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hồn tồn bất
định trong môi trường.
Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý
cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ
KHOA CƠNG NGHỆ THÔNG TIN

6


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó. Thơng tin trợ giúp người
quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các
hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý công việc
dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thơng)
đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các công
việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề.

1.1.2. Các dạng thông tin trong các tổ chức
Bên cạnh khái niệm tổng qt về thơng tin, có một phạm trù thơng tin có vai trị vơ
cùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thơng tin kinh tế và thông tin quản lý.
Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và
doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.
Thơng tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế. Nhờ có chúng,
chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ
tiềm ẩn… của các tổ chức.
Ở đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm
đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân cơng lao động. Một tổ chức bao gồm một nhóm
các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể. Hầu hết các loại
nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này để
phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường)
của những người quản lý trong tổ chức.
Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thực
hiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế
tốn, nhân viên kiểm kê, cơng nhân sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức
đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin
phục vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:
Thông tin quản lý là thơng tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn
dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

1.1.3. Các nguồn thông tin của tổ chức
Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thơng
tin bên ngồi và nguồn thơng tin bên trong tổ chức.

-

Nguồn thơng tin bên ngồi:
 Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thơng tin chính thức về mặt pháp chế. Mọi
thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

7


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
giáo dục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng
thường xuyên.
 Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp các thông
tin về thị trường. Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thơng tin này đóng
vai trị rất quan trọng trong q trình hoạch định chính sách của các tổ chức.
Nguồn thơng tin bên ngồi thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản
cấp trên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp
thông tin chuyên nghiệp.
-

Nguồn thơng tin bên trong: đây chính là thơng tin thu được từ chính hệ thống tài
liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức.

1.2. Định nghĩa hệ thống thơng tin quản lý
1.2.1 Hệ thống
Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên
hệ với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Ngồi ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn,
phù hợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động
để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong
một q trình xử lý có tổ chức.
Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:
-

Các yếu tố đầu vào (Inputs)

-

Xử lý, chế biến (Processing)

-

Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Khi xem xét một hệ thống, người ta cịn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái
niệm khác liên quan đến hệ thống như:
-

Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm mơi trường bên ngồi và bên trong);

-

Hệ thống con của hệ thống;

-

Hệ thống đóng nếu nó khơng quan hệ với mơi trường và ngược lại – hệ thống mở,
nếu nó có quan hệ với mơi trường…

1.2.2 Hệ thống thơng tin
Hệ thống thơng tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền
thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin. Hoạt động của một HTTT được đánh

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

8


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
giá thơng qua chất lượng của thơng tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng
như sau:
-

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thơng tin ít độ tin cậy
dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.

-

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết
định và hành động khơng đáp ứng với địi hỏi của tình hình thực tế.

-

Tính thích hợp và dễ hiểu: thơng tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, khơng
nên sử dụng q nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... tránh tổn phí do việc tạo ra những
thông tin không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thơng tin cần thiết.

-

Tính được bảo vệ. Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức. Thông tin phải
được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thơng tin.
Sự thiếu an tồn về thơng tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

-

Tính kịp thời. Thơng tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an tồn
nhưng vẫn khơng có ích khi nó khơng được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.

Ngày nay, HTTT sử dụng các cơng cụ tính tốn điện tử và các phương pháp chun
dụng để biến đổi các dịng thơng tin ngun liệu ban đầu thành các dịng thơng tin kết quả.
Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin.
-

Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa được biến
đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cung cấp
nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghề
nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một
lơ hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm
bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh tốn, giao nhận hàng… Các dữ liệu
này sẽ được lưu trữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình
máy tính phục vụ cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.

-

Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thơng tin có dạng như sản phẩm
hồn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lý sao
cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng. Ví dụ như Bộ Lao động – Thương

binh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ
tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh
thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …).

Các HTTT có vai trị rất quan trọng trong cơng tác quản lý kinh tế. Làm thế nào để
có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những cơng việc của bất kỳ một nhà
quản lý hiện đại nào.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

9


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
1.2.3 Quy trình xử lý thơng tin
Quy trình xử lý thơng tin là quy trình biến đổi các dịng dữ liệu đầu vào thành các
dịng thơng tin kết quả. Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quy
trình này gắn liền với các phương pháp chun dụng và các cơng cụ tính tốn điện tử, từ
đó việc xử lý khối lượng thơng tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả.
Quy trình xử lý thơng tin bao gồm bốn cơng đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ và
truyền đạt thông tin.
-

Thu thập thông tin

-

Xử lý thông tin
Bao gồm 2 bộ phận:
 Bộ phận kết xuất thông tin

 Bộ phận xử lý

-

Lưu trữ thông tin

-

Truyền đạt thông tin:

1.2.4. Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưu
trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ
trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức.
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và cơng nghệ thơng tin
nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT)
trong công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa.
Do đó, chúng ta sẽ tập trung nghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện
các hoạt động quản lý của các tổ chức, doanh nghiệp.

1.3. Phân loại
Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có
rất nhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức.
Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các HTTTQL trong các tổ chức: phân loại
theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng
nghiệp vụ của hệ thống.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

10

Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
1.3.1. Phân loại theo cấp ứng dụng
Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyên
gia và tác nghiệp.
KIỂU HỆ THỐNG
Cấp chiến lược
Cấp chiến thuật

Cấp chuyên gia và
văn phòng
Cấp tác nghiệp

ĐỐI TƯỢNG PHỤC VỤ
Lãnh đạo cấp cao
Nhà quản lý bậc trung
Lao động trí thức và dữ
liệu
Cấp trưởng phịng

Hình 1.1. Các dạng HTTTQL theo cấp ứng dụng

HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng nhóm, quản
đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và
hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho…
Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám
sát lưu lượng giao dịch của tổ chức. Các hệ thống này địi hỏi thơng tin phải được cập nhật
thường xun, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng.
Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ làm việc của công nhân;

HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của
CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…
HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên
cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ
chức phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công
việc hàng ngày trong tổ chức.
HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định và
tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian. Các hệ thống này
thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc
hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được
tình trạng làm việc có tốt hay khơng? Ví dụ hệ thống quản lý cơng tác phí cung cấp thơng
tin về cơng tác phí của nhân viên các phịng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đó
nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

11


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra
các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn. Mục tiêu của HTTT là giúp
tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường. HTTT hỗ trợ các
nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5
năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?...

1.3.2. Phân loại theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra
Theo cách này có năm loại:
-

Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

-

Hệ thống phục vụ quản lý (Management Information Systems - MIS)

-

Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS)

-

Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS)

-

Hệ thống chuyên gia (Expert Systems - ES)

1.3.3. Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ
Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo
nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chức
năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược.

HTTT tài
chính, kế tốn
chiến lược

HTTT
marketing
chiến lược

HTTT quản trị
nhân sự chiến
lược

HTTT sản xuất
kinh doanh
chiến lược

HTTT tài
chính, kế tốn
chiến thuật

HTTT
marketing
chiến thuật

HTTT quản trị
nhân sự chiến
thuật

HTTT sản xuất
kinh doanh
chiến thuật

HTTT tài
chính, kế toán
tác nghiệp

HTTT
marketing tác

nghiệp

HTTT quản trị
nhân sự tác
nghiệp

HTTT sản xuất
kinh doanh tác
nghiệp

HTTT
văn phịng

HTTT xử lý giao dịch
Bảng 1.1. Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

12


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
1.3.4. Lợi ích kinh tế của hệ thống thơng tin quản lý
Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính tốn (phần
cứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụng
mạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức.
HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định. Nó giúp
q trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả
hơn, thơng qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hồn
thiện q trình phân phối sản phẩm hàng hố hay dịch vụ của mình. Một số lợi ích cụ thể

có thể kể đến như:
-

Tách rời cơng việc với vị trí làm việc.

-

Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian.

-

Tổ chức lại các luồng cơng việc.

-

Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức.

-

Cải tiến các hoạt động kinh doanh.

-

Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp.

1.4. Thiết kế
Trong trường hợp tổng quát, quy trình thiết kế một HTTT quản lý gồm các giai
đoạn:
-

Mơ hình hóa thực thể.

-

Xây dựng sơ đồ quan hệ dữ liệu và thiết kế CSDL

-

Chuẩn hoá dữ liệu

-

Thiết kế phần mềm

-

Thiết kế giao diện

Để tiến hành thiết kế HTTT quản lý, người ta sử dụng hệ thống các tài liệu đã thu
được trong q trình phân tích HTTT, các sơ đồ chức năng kinh doanh BFD và sơ đồ
luồng dữ liệu DFD.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

13


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý

Hình 1.2. Sơ đồ cấu trúc của MIS

1.5. Quá tải thông tin
-

Tài liệu trên các chất liệu truyền thống

-

Tài liệu kỹ thuật số

-

Phương tiện truy cập

-

Mạng xã hội

-

4.0

Bài tập
Câu 1: Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức.
Câu 2: Khái niệm HTTT quản lý. Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ
liệu của một HTTT?
Câu 3: Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng.
Câu 4: Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thơng tin đầu ra.
Câu 5: Vai trị và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì?
Câu 6: Vai t6.rị và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức

là gì?
Câu 7: Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì?
Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS. Thành phần nào có vai trị quan trọng nhất?
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN

14


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Câu 8: MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ?
Câu 9: DSS khác với ESS ở những điểm nào?
Câu 10: Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS.
Câu 11: Lợi ích cơ bản của các HTTT quản lý đối với tổ chức là gì? Để giảm bớt các cấp
quản lý trung gian nhưng vẫn thỏa mãn yêu cầu quản lý, tổ chức cần phải làm những việc
gì?
Tình huống 1:
UPS (United Parcel Service) cạnh tranh tồn cầu bằng CNTT.
“Dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất” là công thức được UPS sử dụng thành công
trong hơn 90 năm qua. Ngày nay UPS giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng và bưu phẩm mỗi
ngày tại Hoa kỳ và hơn 200 quốc gia khác. Hãng đã duy trì vị trí hàng đầu trong dịch vụ
chuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express bằng cách
đầu tư lớn vào CNTT. Hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỉ USD mỗi năm để nâng
cấp dịch vụ khách hàng trong khi vẫn duy trì chi phí ở mức thấp.
Sử dụng máy tính cầm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device),
những tài xế vận chuyển hàng cho UPS ghi nhận thông tin của khách hàng cùng với thông
tin về thời gian giao hoặc nhận vào máy, sau đó họ đặt máy vào thiết bị giao tiếp trên xe
tải – là một thiết bị truyền tin trên mạng điện thoại di động. Thông tin về chuyến hàng được
chuyển đến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý trên các máy chủ ở Mahwah, bang
New Jersey và Alpharetta, bang Georgia. Từ đó, thơng tin có thể được truy xuất trên khắp
thế giới về các kiện hàng đã được giao hoặc nhận.

Qua hệ thống theo vết kiện hàng tự động, UPS có thể giám sát các gói xun suốt
q trình giao hàng. Ở các điểm giao nhận khác nhau trên lộ trình từ người gửi đến người
nhận, máy đọc mã vạch quét thông tin vận chuyển hàng trên nhãn kiện hàng; thông tin sau
đó được nạp vào máy chủ. Những người nhân viên giao dịch với khách hàng có thể kiểm
tra tình trạng của bất kỳ gói hàng nào từ máy tính để bàn nối mạng với UPS. Khách hàng
của UPS cũng có thể truy xuất thơng tin này từ website của cơng ty bằng máy tính hoặc
điện thoại di động của họ. Những khách hàng có kiện hàng cần chuyển đi có thể vào
Website của UPS để biết lộ trình, tính tốn chi phí vận chuyển, xác định thời điểm giao
hàng và lập kế hoạch giao nhận.
Các doanh nghiệp có thể dùng Website để dàn xếp các chuyến hàng và thanh tốn
chi phí với UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng. Dữ liệu từ Website được chuyển đến máy
chủ xử lý và thông tin sẽ quay về khách hàng sau khi xử lý. UPS cũng thiết lập dịch vụ
chuyển tài liệu qua mạng Internet. Dịch vụ này cung cấp khả năng bảo mật cao lẫn khả
năng theo vết cho các tài liệu quan trọng.
Các đầu vào, xử lý, đầu ra của hệ thống này là gì? Những cơng nghệ nào được sử
dụng? Những công nghệ này liên hệ thế nào đến chiến lược kinh doanh của UPS ?
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

15


Bài 1: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý
Tình huống 2:
HTTT của Cisco: Có trụ sở chính tại San Jose, California, Cisco vượt trội các đối
thủ trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị định tuyến (router) và chuyển mạch cho mạng
Internet/Intranet. Chìa khóa cho sự thành cơng của Cisco là sử dụng mạng Internet tối đa:
các hoạt động của Cisco hầu như được thực hiện trên mạng Internet.
Khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và những đối tác khác làm việc với Cisco
chủ yếu là trên Website của nó: Hơn 90 % hợp đồng mua bán được thực hiện trên Internet,
và 3/4 số sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng thực. Khách hàng vào

Website để cấu hình cho hệ thống mà họ mong muốn và đặt hàng với Cisco. Đơn đặt hàng
được chuyển trực tiếp đến các hãng sản xuất cho Cisco như Flextronics International ở
Singapore, làm ra sản phẩm và trực tiếp gửi cho khách hàng. Website của Cisco liên kết
với Website của Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có thể theo dõi trực
tiếp các chuyến hàng đã gửi. Với phương pháp này, Cisco cắt giảm 70% thời gian chuyển
giao nhờ giảm bớt kho vật tư của riêng nó.
Dịch vụ khách hàng cũng được thực hiện trên mạng, tiếp nhận khoảng 800.000 lượt
truy vấn mỗi tháng, và 85% số đó được khách hàng hài lịng, chi phí giảm được khoảng
600 triệu USD trong năm 2000. Cisco cũng cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24 giờ
mỗi ngày, nhờ vậy mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng cao.
Đối với chức năng tài chính kế tốn, các máy tính cập nhật các giao dịch thanh tốn
tiền 3 lần trong ngày và số liệu được cung cấp đầy đủ cho các nhà quản lý tùy theo yêu
cầu. Giám đốc điều hành có thể xem tổng thu nhập, lợi nhuận, các đơn đặt hàng và các chi
phí. Vì dùng Internet để nhận và lưu số liệu, công ty có thể khóa sổ (kết tốn) trong vịng
24 giờ vào cuối mỗi quý.
Tương tự, chức năng quản lý nhân lực cũng được thực hiện trên mạng. Cisco nhận
được khoảng 25.000 đơn xin việc mỗi tháng từ Website. Nhân viên của Cisco sử dụng
Website để báo cáo chi phí hoặc đề nghị thay đổi các tiện nghi cho phù hợp. Công ty cũng
chuyển 80% nội dung huấn luyện nhân viên lên Website và rất hài lòng về điều này. Cisco
cũng giúp cho nhân viên yên tâm về con cái của họ khi đang làm việc: các bậc phụ huynh
có thể theo dõi con cái của họ qua mạng máy tính và camera được gắn ở trung tâm giữ trẻ.
Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế
nào?

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

16


Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý

BÀI 2: PHÂN TÍCH VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG
ĐỐI VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ

Giới thiệu:
Nội dung bài này trình bày kiến thức cơ bản về phân tích hệ thống thơng tin và q
trình xác định u cầu của người dùng. Đó là nội dung cơ bản và quan trọng làm nền tảng
cho việc thiết kế một hệ thống thơng tin phục vụ người dùng.
Mục tiêu:
Người học có khả mô tả được yêu cầu của người dùng đối với phần mềm quản lý.
Nội dung chính:
2.1. Phân tích hệ thống
2.1.1. Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thơng tin
Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT
hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu của việc phân tích HTTT là nhằm tìm ra được ưu khuyết
điểm của HTTT hiện có để từ đó đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới, loại bỏ hoặc
thay thế các xử lý khơng cịn phù hợp.
Vì chất lượng của các hoạt động phân tích hệ thống phụ thuộc vào 2 nhân tố chính:
kiến thức tổ chức, quản lý và cơng nghệ của những người phân tích, và hiện trạng của hệ
thống trong tổ chức, nên việc phân tích hệ thống cần được thực hiện bởi một nhóm phân
tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn cần thiết, trong đó phải có người
am hiểu về tổ chức hiện tại.
2.1.2 Phương pháp luận trong phân tích hệ thống thơng tin
Trong q trình phân tích HTTT, người ta phải vận dụng một số phương pháp luận
cơ bản nhằm bảo đảm cho hệ thống sẽ được xây dựng hoạt động ổn định và mang lại hiệu
quả kinh tế thiết thực.
2.1.2.1. Phương pháp tiếp cận hệ thống
Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu
các vấn đề kinh tế và xã hội. Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét
hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại
cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.

Trong một hệ thống phức tạp và nhiều mối quan hệ như hệ thống kinh tế, việc xem
xét một số phân hệ mà bỏ qua các phân hệ khác, việc tối ưu hóa một số bộ phận mà bỏ qua

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

17


Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
mối liên hệ với các bộ phận khác sẽ không mang lại hiệu quả chung cho tồn bộ hệ thống.
Do đó khi phân tích HTTT, trước hết phải xem xét tổ chức là một hệ thống thống nhất về
mặt kinh tế, kỹ thuật và cơ cấu tổ chức. Sau đó, trong từng lĩnh vực chia thành các vấn đề
cụ thể, cứ tiếp tục ngày càng chi tiết hơn. Đây chính là phương hướng tiếp cận đi từ tổng
quát đến cụ thể (Top Down) theo sơ đồ cấu trúc hình cây.

2.1.2.2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mơ hình hóa
Ngun tắc này địi hỏi việc phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự khoa
học, đó là tiến hành từng bước từ phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dịng thơng
tin đến mơ hình hóa HTTT bằng các mơ hình như mơ hình chức năng kinh doanh, mơ hình
luồng dữ liệu, mơ hình thơng tin ma trận… Kết quả của giai đoạn này sẽ là cơ sở quan
trọng để tổ chức đưa ra quyết định có nên thiết kế HTTT quản lý hay khơng. Nếu có thì tài
liệu phân tích sẽ là nền tảng cơ bản để thiết kế hệ thống.
Mơ hình hóa: Để nhận thức rõ về bản chất của hiện trạng và làm rõ các bài tốn
trong giai đoạn phân tích, người ta thường sử dụng các mơ hình (models) để diễn đạt nội
dung thay cho các phát biểu mơ tả chi tiết. Mơ hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và
có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối
tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan
trọng (ở đâu, bằng công cụ gì, vào lúc nào...). Mơ hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:
-

Ngữ nghĩa (semantics)

-

Mô tả (presentation)

-

Ngữ cảnh (context)
Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:

-

Tính hồn chỉnh (completeness)

-

Tính nhất qn (consistency)

2.1.2.3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc
Trong q trình phân tích HTTT, nhà phân tích phải dùng một tập hợp các cơng cụ
có cấu trúc và kỹ thuật để mô tả hệ thống, tức là tiếp cận với ngun tắc phân tích hệ thống
có cấu trúc. Một số các mơ hình được sử dụng trong q trình phân tích hệ thống có cấu
trúc:
-

Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)

-

Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)

-

Các mơ hình dữ liệu (Data Models – DM)

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

18


Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
-

Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)

2.2. Các bước xác định yêu cầu
Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:
-

Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT

-

Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

-

Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

-

Lập báo cáo phân tích HTTT

2.3. Xác định yêu cầu
Đây là cơng đoạn đầu tiên trong q trình phân tích hệ thống nhằm có được các
thơng tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Nếu
chúng ta biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động, làm việc của một tổ chức thì
càng dễ thành cơng trong việc phân tích hệ thống.

2.3.1. Nội dung thông tin cần thu thập
Các thông tin cần thu thập có thể chia thành 3 nhóm:
-

Thơng tin về môi trường của HTTT hiện tại:
 Các thông tin chung về mơi trường bên ngồi nói chung, về ngành mà tổ chức
đang hoạt động nói riêng: điều kiện cạnh tranh, xu hướng phát triển công nghệ…
 Các thông tin về bản thân tổ chức, bao gồm:
o Môi trường tổ chức:
 Lịch sử hình thành và phát triển
 Mơ hình tổ chức
 Quan hệ giữa các phịng ban; Khối lượng cơng việc, những khó khăn
trong cơng việc của từng phòng ban.
 Chức năng của hệ thống (sản xuất hay cung cấp dịch vụ), quy mô hoạt
động.
 Yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu…)
 Chính sách dài hạn và ngắn hạn, chương trình hành động
 Nguồn nhân lực của tổ chức trong hệ thống quản lý…

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

19


Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
 Tình trạng tài chính, hoạt động đầu tư – xây dựng cơ bản…
o Mơi trường vật lý:
 Quy trình tổ chức xử lý số liệu trong quản lý
 Độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống
o Môi trường kỹ thuật:
 Phần cứng và phần mềm hiện có để xử lý thông tin
 Các trang thiết bị kỹ thuật khác
 Các CSDL đang sử dụng
 Đội ngũ cán bộ phát triển hệ thống hiện có (phân tích viên hệ thống, kỹ
sư, lập trình viên, kỹ thuật viên tin học…)
-

Các thành phần của HTTT hiện tại:
 Hoạt động của hệ thống;
 Thông tin vào của hệ thống;
 Thông tin ra của hệ thống;
 Các cơ sở dữ liệu của hệ thống;
 Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thơng tin trong hệ thống.

2.3.2. Các phương pháp thu thập thơng tin
Có một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin như:
-

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống
Cách tổ chức nghiên cứu:

 Lập kế hoạch chi tiết cho từng cá nhân (sắp xếp ai làm việc gì, khi nào, theo
trình tự nào, khi nào phải báo cáo, báo cáo cho ai…)
 Lập kế hoạch họp nhóm, thảo luận…
 Lập báo cáo kết quả nghiên cứu, phân tích HTTT

-

Quan sát hệ thống (Observational research)

Phương pháp này thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những
thơng tin khơng thể thu thập được trong các phương pháp khác: khơng có trong tài liệu lưu
trữ, phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mong đợi.

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

20


Bài 2: Phân tích và xác định yêu cầu của người sử dụng đối với phần mềm quản lý
Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết họ thường phải làm những cơng việc gì và thực hiện
cơng việc như thế nào; đồng thời đánh giá được mức độ hiệu quả của các chuẩn và các
công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.
-

Phỏng vấn (Interview)
Những điều lưu ý khi phỏng vấn:
 Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn, tỏ ra quan tâm đến ý kiến của người được phỏng
vấn chứ không phải là để khẳng định ý kiến của mình. Nên quan tâm đến cả nét
mặt, cử chỉ, dáng điệu của người đối diện để đoán được những điều họ có thể
khơng muốn nói ra.

 Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.
 Cố gắng hịa mình theo thói quen, tác phong và ngôn ngữ của tổ chức, tập thể
mà chúng ta cần phỏng vấn.
 Cố gắng tìm hiểu cơng việc của người được phỏng vấn và đặt các câu hỏi trong
phạm vi công việc của họ.
 Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thơng tin hữu
ích đến cho người phân tích viên. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở - open
questions, tùy ý trả lời và dạng đóng - closed questions, chọn lựa câu trả lời đã
có sẵn) một cách linh hoạt nhưng cần phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn. Câu
hỏi mở trợ giúp khám phá thêm những điều chưa biết, câu hỏi đóng là để khẳng
định chính xác những gì đã dự kiến trước.

-

Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)

Việc thiết kế phiếu điều tra có vai trị quyết định và cần đảm bảo được các yêu cầu
sau đây:
 Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết
 Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời đối với đa số người được hỏi.
Để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng (như trắc nghiệm).
Phiếu điều tra thường có các phần sau:
 Phần tiêu đề: mơ tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng
tác trả lời đầy đủ các câu hỏi trong phiếu điều tra để cuộc điều tra có kết quả tốt
đẹp
 Phần định danh đối tượng điều tra: ghi các số liệu liên quan đến đối tượng điều
tra như tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ…
 Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin
cần thu thập (cơ cấu tổ chức cơ quan, quy trình xử lý thơng tin trong hệ thống,

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

21