Tài liệu Đối phó với "lực cản" khi phải thay đổi doc

Đối phó với "lực cản" khi phải thay đổi
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất trong công việc của một nhà quản lý là điều
hành việc thay đổi một cách hiệu quả. Điều hành sự thay đổi bao gồm cả việc chấp nhận
thay đổi và ủng hộ nó, hiểu rõ tại sao các thành viên trong nhóm lại có thể "kháng cự" lại
việc này, và tìm các biện pháp để vượt qua sự kháng cự đó. Khi bạn có đủ khả năng để làm
được cả ba việc trên, bạn đã làm chủ được một trong các khả năng mang tính chất quyết
định nhất của bất kỳ nhà quản lý nào.
Chấp nhận thay đổi chính bản thân mình
Đã bao giờ bạn làm việc cho một nhà quản lý mà anh ta cảm thấy khó chấp nhận các thay đổi của
tổ chức? Nhà quản lý đó sẽ bày tỏ sự không đồng tình, và cố gắng thuyết phục bạn rằng: hầu hết
các thay đổi đó là tệ hại cho cả nhóm. Đây là một sai lầm tệ hại của nhà quản lý. Nó khiến cho các
nhân viên mất niềm tin vào quyết định của tổ chức và sau đó là mất cả niềm tin vào tổ chức.
Là một nhà quản lý, bạn phải được chuẩn bị để đưa ra sự thay đổi, đồng thời phải chấp nhận và
ủng hộ sự thay đổi mà tổ chức đã quyết định, thậm chí ngay cả khi bạn không đồng tình với điều
đó.
Chẳng hạn, tổ chức của bạn đã quyết định chuyển sang sử dụng một hệ thống máy tính mới. Và
bạn nói rằng, bạn cảm thấy hệ thống cũ vẫn đem lại những gì mà bạn cần. Vậy điều nguy hiểm khi
không ủng hộ cho quyết định mới là gì? Trước tiên, bạn chỉ nhìn vào sự thay đổi từ khía cạnh lợi
ích cho bạn. Trong khi đó các lợi lích mà bạn không nhìn thấy có thể không thực tế với những
người khác trong tổ chức.
Thứ hai, bạn đang gửi đi một thông điệp là quan điểm của bạn đáng quan tâm hơn là của mọi
người trong tổ chức. Điều quan trọng với một nhà quản lý trẻ là, bạn khiến cho mọi thành viên
trong nhóm có sự phù hợp với các mục tiêu và quyết định của tổ chức. Lý tưởng nhất khi bạn là
một phần trong quá trình đưa ra quyết định và nhà quản lý cấp cao hơn tham khảo cách nghĩ và
lắng nghe quan điểm của bạn. Sau đó, bạn có thể sẵn sàng chấp nhận sự thay đổi, thậm chí ngay
cả khi trước đó bạn không đồng tình với nó. Nhưng, ngay cả khi họ không gộp bạn vào trong quá
trình đưa ra quyết định, thì với tư cách là quản lý, bạn vẫn phải bày tỏ sự ủng hộ nhiệt tình các
chính sách của tổ chức, các quy trình, các nguyên tắc, các nội quy và các quyết định.
Lực cản sự thay đổi
Hầu hết mọi người sẽ có sự "kháng cự" với việc thay đổi. Luôn có một sức cản đối với sự thay đổi
ngay cả khi nó có lợi cho mọi người. Điều gì khiến cho mọi người kháng cự lại sự thay đổi? Về cơ

bản, mọi người sợ những gì mà họ chưa được biết, và họ sẽ phản ứng lại với những gì chưa chắc
chắn. Xét từ khía cạnh kinh tế, một sự thay đổi có thể đồng nghĩa với thất nghiệp. Nhiều người tin
rằng họ không có các kỹ năng để thực hiện các trách nhiệm mới hoặc là ban đầu họ không rõ về
các lý do thay đổi.
Sự kháng cự với thay đổi cũng mang tính rất chủ quan. Đó là, mọi người đều có "ngưỡng" khác
nhau trong việc thay đổi. Một vài người có những dấu ấn "kinh hoàng" với sự thay đổi. Số người
trưởng thành trong các môi trường mà sự thay đổi để lại ấn tượng xấu, thì rõ ràng sẽ kháng cự lại
nhiều hơn so với những người hưởng lợi hoặc sớm được học về việc ứng phó với thay đổi.
Kháng cự với sự thay đổi cũng mang tính chủ quan theo một cách khác. Có một số sự thay đổi tác
động đến mọi người theo các cách khác nhau. Chẳng hạn, Mary luôn chuẩn bị tài liệu cho các gói
mà cô ta gửi ra ngoài, do đó, cô ta có thể kiểm tra lại chúng ngay sau đó, hoặc trả lời nhanh về bấ
kỳ câu hỏi nào của khác hàng, các đại lý, người bán hàng... Fran lại chưa bao giờ làm việc này, cô
ta nghĩ rằng việc đó rất mất thời gian. Khi tổ chức bắt đầu một chính sách mới, kêu gọi kiểm tra kỹ
lưỡng hơn đối với các tài liệu xuất ra ngoài, thì Mary không hề cảm thấy bối rối. Còn Fran lại phản
ứng tiêu cực với "công việc bận rộn" mới này và phàn nàn về nó với mọi người.
Cách vượt qua lực cản
Sẽ là không khôn ngoan khi bạn nghĩ rằng mình có thể loại bỏ hoàn toàn sự kháng cự của cả
nhóm trong việc thay đổi. Như trên đã nói, mọi sự kháng cự hoàn toàn tự nhiên. Bạn sẽ thành
công hơn nếu như cố gắng "tối thiểu hóa" lại sự kháng cự đó.
Chiến lược tốt nhất là lôi kéo được nhân viên vào trong sự thay đổi đó. Trước tiên, giải thích tại
sao sự thay đổi lại xuất hiện và chỉ ra các lợi ích cho mọi người. Nhưng đôi khi, sự thay đổi chưa
chắc đã đem lại lợi ích cho họ, mà có thể là khác hàng hoặc một bộ phận nào đó lại phát vượng từ
việc này. Thỉnh thoảng, bạn phải trung thực và nói những thứ như "Chúng ta vẫn còn việc làm",
hoặc là "Bạn sẽ vẫn còn công việc".
Sau đó, bạn hỏi về các suy nghĩ của họ về việc thay đổi có thể được thực hiện như thế nào trong
nhóm hoặc trong bộ phận của họ. Bạn càng lôi kéo được mọi người vào việc thay đổi, thì họ càng
sẵn lòng chấp nhận nó. Đôi khi các nhân viên "lì lợm" nhất của bạn, một khi đã bị lôi kéo, lại trở
thành những người thành công khi sự thay đổi. Luôn cố gắng để nhận dạng các cá nhân "lì lợm"
nhất ngay từ lúc đầu vào kéo họ về phía bạn. Sự thay đổi tiến hành càng dễ dàng hơn khi bạn có
được sự ủng hộ của họ.

Thu Lượng
Theo The first time manager