Tài liệu Các bước thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế docx

Các
Các bước thực hiện hợp đồng
mua bán quốc tế
bước thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết, đơn
vị kinh doanh XNK - với tư cách là một bên ký kết - phải tổ chức
thực hiện hợp đồng đó. ÿây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi
hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm
được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị.
Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc
để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết
kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của
toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.
Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải
tiến hành các khâu công việc sau đây: Giục mở L/C và kiểm tra
L/C (nếu hợp đồng quy định sử dụng phương thức tín dụng chứng
từ), xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hoá, thuê tàu hoặc lưu
cước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan,
giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải
quyết khiếu nại (nếu có).
Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh phải
tiến hành các khâu công việc sau đây: Xin giấy phép nhập khẩu,
mở L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C), thuê tàu
hoặc lưu cước, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng
chở từ tàu chở hàng, kiểm tra hàng hoá (kiểm dịch và giám định),
giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu, làm thủ tục thanh toán,
khiếu nại (nếu có) về hàng hoá bị thiếu hụt hoặc tổn thất.
Như vậy, nói chung trong quá trình thực hiện hợp đồng mua
bán ngoại thương, đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành các công
việc dưới đây.
* Chuẩn bị hàng xuất khẩu.

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng
xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để
chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài
và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ
yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao
bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
 Chuẩn bị hàng xuất khẩu.

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng
xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để
chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài
và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ
yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao
bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
 Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu.

Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số
lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ
bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất
nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng
xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân
hàng (cơ sở sản xuất - thu mua). Cơ sở pháp lý để làm việc đó là
ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các
chân hàng.
Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là
hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng
đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng
nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu...

Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những
nguyên tắc, trình tự và nội dung đã được quy định trong "Pháp
lệnh về hợp đồng kinh tế" do Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ban
hành ngày 25/9/1989.
 Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để
rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao
bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng
gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng
hoá. Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần
phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt
khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa
chọn cách bao gói thích hợp.
* Loại bao bì.
Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao
bì. Các loại thông thường là:
- Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối
cao, hoặc dễ hỏng đều được đóng vào hòm. Người ta thường
dùng các loại hòm gỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán
(plywood case), hòm kép (double case), và hòm gỗ dác kim khí
(Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case).
- Bao (bag) : Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu
hoá chất thường được đóng vào bao bì. Các loại bao bì thường
dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải bông (Cottonbag), bao giấy
(Paper bag) và bao cao su (Rubber bag).
- Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn
lại mà phẩm chất không bị hỏng thì đều đóng thành kiện hoặc bì,
bên ngoài thường buộc bằng dây thép.
- Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và
nhiều loại hàng khác nữa phải đóng trong thùng. Thùng có loại

bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng
thép (steel drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và
thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum).
Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt
(crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum
(jar)...
Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing).
Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner packing) và bao bì trực tiếp
(mimediate packing).
Vật liệu dùng để bao gói bên trong là giấy bìa bồi
(cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy
thiếc (foil), dầu (oil) và mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải
lót thêm một số vật liệu, thí dụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving),
giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore)... có khi vải bông
cũng được dùng để lót trong.
Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để
chế ra vật liệu bao gói như các màng mỏng PE, PVC, PP hay PS.
Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-
tê-nơ (container), cá bản (palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp
hàng máy bay - igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho
việc bốc dỡ và xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải.
* Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói.
Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là
"an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ". ÿiều này có nghĩa là: Bao bì phải
đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ
nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành
sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của
người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và
phương pháp bao bì, chủ hàng xuất nhập khẩu phải xét đến
những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến

tính chất của hàng hoá (như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài,
màu sắc, trạng thái của hàng hoá) đối với những sự tác động của
môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng... Ngoài ra, cần xét đến
những nhân tố dưới đây:
+ Điều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét
đến đoạn đường dài, phương pháp và thời gian của việc vận
chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự chung đụng
với hàng hoá khác trong quá trình chuyên chở...
+ Điều kiện khí hậu: ÿối với những hàng hoá giao cho các
nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới
30-400C, hoặc hàng hoá đi qua những nước có khí hậu như vậy,
bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững. Thường thường, đó là
những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc gắn kín. Bên
trong bao bì là lớp giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE.
Những bộ phận chế bằng kim loại, dễ bị han rỉ, cần bôi thêm dầu
mỡ ở mặt ngoài.
+ Điều kiện về luật pháp và thuế quan.
Ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng
hoá có bao bì làm làm từ những loại nguyên liệu nhất định.Ví dụ: ở
Mỹ và Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng bao bì bằng cỏ khô, rơm,
gianh, rạ v.v.. một vài nước khác lại cho phép nhập khẩu loại 1
như vậy nếu chủ hàng xuất trình giấy tờ chứng nhận rằng các
nguyên liệu bao bì đẫ được khử trùng. Ngoài ra, phương pháp bao
bì đóng gói và vật liệu bao bì đóng gói còn trực tiếp ảnh hưởng tới
mức thuế nhập khẩu ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải
quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì
để áp dụng suất thuế quan ưu đãi cho những hàng hoá nhập từ
các nước trong liên hiệp Anh.
Đối với những hàng chịu thuế theo trọng lượng, có một
số nước thu thuế theo "trọng lượng tịnh luật định" là trọng lượng

còn lại sau khi đã lấy trọng lượng cả bì của hàng hoá trừ đi trọng
lượng bì do hải quan quy định sẵn. Trong trường hợp này, rõ ràng
trọng lượng của bao bì có thể ảnh hưởng tới mức thuế quan nhập
khẩu.
+ Điều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được
tính theo trọng lượng cả bì hoặc thể tích của hàng hoá. Vì vậy, rút
bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hoá sẽ
tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Ngoài ra muốn giảm được chi
phí vận chuyển còn phải đề phòng trộm cắp trong quá trình chuyên
chở. Muốn thoả mãn được những điều kiện này, người ta thường
dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền chắc tận dụng không gian của bao
bì, thu nhỏ bản thân hàng hoá lại, đồng thời không để lộ dấu hiệu
của hàng hoá được gói bên trong bao bì...
 Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu
Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc
bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo
những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản
hàng hoá.
Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao
bì nhằm:
- Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận.
- Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển,
bốc dỡ hàng hoá.
Ký mã hiệu cần phải bao gồm:
+ Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tên
người nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả
bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.
+ Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng
hoá như: tên nước và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa
điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu, số hiệu

của chuyến đi.
+ Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo
quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ,
như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm...
Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa,
dễ đọc, không phai màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không
làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá.
Để làm hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên
đây, đơn vị kinh doanh xuất khẩu còn phải kiểm tra hàng hoá và
lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của
hợp đồng (giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm
dịch...).
Kiểm tra chất lượng
- Kiểm nghiệm và kiểm nghiệm hàng xuất khẩu.
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải
kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng trọng lượng, bao bì (tức
kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật
phải kiểm tra lây lan bệnh dịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch
thực vật). Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai
cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. trong đó việc kiểm tra ở cơ sở ) tức ở
đơn vị sản xuất, thu mua chế biến, như các nước xí nghiệp ...) có
vai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm
tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra
ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế .
Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức kiểm tra "chất
lượng sản phẩm"(KCS) tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn
là người chịu trách nhiệm về phẩm chất hàng hoá. Vì vậy trên giấy
chứng nhận phẩm chất, bên cạnh những chữ ký của bộ phận
KCS, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực

vật (của huyện, quận, hoặc ở nông trường tiến hành. Việc kiểm
dịch động vật ở cơ sở là phòng (hoặc trạm) thú y (của huyện, quận
hoặc của nông trường) tiến hành.
Cục thú y và Cục bảo vệ thực vật đều có chi nhánh ở các
cửa khẩu (như cảng, ga quốc tế). Công ty giám định hàng hoá xuất
nhập khẩu cũng đặt ở các trạm và các chi nhánh công ty. Do đó
nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hoá ở các cửa khẩu trước khi gửi
hàng xuất khẩu, chủ cửa hàng phải đề nghị các cơ quan chứng
nhận (về phẩm chất hoặc về sự kiểm dịch) đối với hàng hoá trong
thời hạn chạm nhất là 7 ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu.
- Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập
khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan
tuý theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.
Cơ quan giao thông (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong
cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng
có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ
quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định
dưới tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà
bị thiếu hụt, mất mát phải có " biên bản kết toán nhận hàng với
tàu" (Report on receipt of cargo) còn nếu bị đõ vỡ -phải có " biên
bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu chở
hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng
yêu cầu VOSA cấp " giấy chứng nhận hàng thiếu" (Certificate of
shortlanded cargo).
Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng
tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu
nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu
công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn
thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những

trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra
hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate).
Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm
dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật.
Thuê tàu lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương
việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau
đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc
điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng