Tài liệu QUY ĐỊNH Định mức sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng phục, xe ôtô và dụng cụ BHLĐ pdf

QUY ĐỊNH
Định mức sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị
văn phòng, quần áo đồng phục, xe ôtô và dụng cụ BHLĐ
CHƯƠNG I:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Mục đích
- Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng, quần áo đồng
phục, xe ôtô dụng cụ BHLĐ và đáp ứng yêu cầu công việc của Công ty.
- Nhằm trang bị đúng các dụng cụ nêu trên một cách khoa học phục vụ tốt nhất các yêu cầu
công việc của Công ty, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBCNV trong quá
trình quản lý, sử dụng tránh tình trạng lãng phí.
Điều 2: Nguyên tắc quản lý, sử dụng.
Các dụng cụ, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, quần áo đồng phục, xe ôtô và dụng cụ
bảo hộ lao động ….được quản lý khoa học sử dụng hợp lý và hiệu quả.
CHƯƠNG II:
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG
Điều 3: VĂN PHÒNG PHẨM
Aùp dụng đối với các Phòng, Ban, Đơn vị
STT Tên loại Đơn vị Số lượng
Thời gian
sử dụng Ghi chú
ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG CỦA MỖI PHÒNG BAN
1 Đục lỗ Cái 1 2 năm
2 Bấm gim nhỏ Cái 1 2 năm
3 Gỡ gim Cái 1 2 năm
4 Kéo cắt giấy Cái 1 2 năm
5 Bìa Abba 7P Cái 10 1 năm
6 Bìa Abba 5P Cái 10 1 năm
7 Giấy vàng A4 Ram 2 1 tháng
8 Giấy Notetick Xấp 1 1 tháng
9 Đinh bấm gim lớn Hộp 1 2 tháng

10 Đinh bấm gim nhỏ Hộp 1 1 tháng
11 Bìa cây Cái 5 1 tháng
12 Bìa sơ mi Cái 5 1 tháng
13 Kẹp bướm đen Hộp 1 1 tháng
1
15 Viết bi Cây 5 1 tháng
16 Viết da quang Cây 1 3 tháng
17 Viết bảng Cây 1 2 tháng
18 Viết xoá Cây 1 3 tháng
19 Bút kim Cây 2 3 tháng
20 Viết chì Cây 1 2 tháng
21 Băng keo 5P Cuộn 1 3 tháng
22 Giấy bìa màu Tờ 10 1 tháng
23 Hồ dán Ống 1 1 tháng
24 Ghim hình tam giác Hộp 1 1 tháng
25 Đĩa mền vi tính Cái 2 1 tháng
26 Bìa trình ký Cái 2 1 năm
27 Sổ Name Card Cuốn 2 1 năm
ĐỊNH MỨC CHUNG DO PHÒNG TỔNG HỢP QUẢN LÝ
1 Giấy trắng A3 Ram 1 1 tháng
2 Giấy vàng A4 Ram 5 1 tháng Dùng photo
3 Giấy trắng A4 Ram 3 1 tháng
4 Mực con dấu Lọ 1 2 tháng
4 Mực máy Photo Ống 1 1 tháng
6 Bơm mực máy in Ống 2 1 tháng
7 Bì thư lớn Cái 50 1 tháng
8 Bì thư vừa Cái 20 1 tháng
9 Giấy giới thiệu Cuốn 2 1 tháng
10 Bì thư nhỏ Cái 30 1 tháng
11 Giấy Fax Ống 10 1 tháng

12 Photo bản vẽ Bản Theo N/c
Tổng cộng
Trường hợp các Phòng, Ban, Đơn vị do yêu cầu của công việc cần sử dụng nhiều hơn
định mức (Khi làm hồ sơ thầu, khối lượng công việc phát sinh …. ) phải làm đề nghị cấp thêm
văn phòng phẩm và nêu rõ lý do chuyển đến Phòng Tổng hợp để cấp bổ sung và theo dõi tổng
hợp báo cáo lãnh đạo.
Điều 4: Name card và Sổ công tác
Định mức sử dụng cặp công tác, Name Card và Sổ công tác có in lôgo của Công ty
Stt
CHỨC VỤ
ĐỊNH MỨC

Cặp
công tác Name Card Sổ công tác Sổ công tác
loại mở ngang loại mở dọc
1 Tổng Giám đốc Theo thực tế sử dụng
2 P. Tổng Giám đốc 1 Cái/2 năm 1 Hộp/2 tháng 1 Cuốn/6 tháng 1 Cuốn/6 tháng
2
3 Trưởng phòng 1 Cái/ 2 năm 1 Hộp/2 tháng 1 Cuốn/năm 1 Cuốn/năm
4 PT. Phòng 1 Cái/ 2 năm 1 Hộp/3 tháng 1 Cuốn/năm 1 Cuốn/năm
5 Phó Phòng 1 Cái/ 2 năm 1 Hộp/4 tháng 1 Cuốn/năm
6 Nhân viên (KSư)* 1 Hộp/6 tháng 1 Cuốn/năm
* (Sổ có in logo của Công ty loại mở dọc cấp cấp cho CBCNV thường xuyên đi giao dịch
với đối tác bên ngoài)
2. Các trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải giải trình cụ thể.
Điều 5: Cước điện thoại, điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, xăng xe và mức tiền bảo dưỡng
xe ôtô, đồ dùng vệ sinh
1.Trường hợp bình thường
a/ Cước điện thoại (cước Điện thoại, Internet, Fax, VDC)
Số tiền định mức là: 13.000.000đồng/tháng

b/ Điện sinh thắp sáng và nước sinh hoạt
Số tiền điện thắp sáng định mức là: 8.000.000đ/tháng
Số tiền nước định mức là: 400.000đ/tháng
c/ Xăng xe và bảo dưỡng xe ôtô
 Định mức xăng xe là: 15lít/100km
 Định mức nhớt là: 4 lít/7000km
 Tiền rửa xe định mức 150.000đồng/tháng
 Phí đường bộ thanh toán theo thực tế trên cơ sở giấy công tác
 Việc sửa chữa, thay thế các thiết bị, phụ tùng của xe Ô tô căn cứ vào thời hạn sử dụng
của nhà sản xuất trừ trường hợp đặc biệt.
d/ Nước đóng chai tiếp khách
Định mức: Nước lọc ViKoda 7 thùng/tháng
Thành tiền: 420.000 đ/tháng
đ/ Đồ vệ sinh
 Bao gồm:- Giấy vệ sinh
- Xà bông vệ sinh, sáp thơm, khăn vải vệ sinh..
 Mức: 170.000đ/tháng
2/ Trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải có giải trình cụ thể
Điều 6: Quần áo đồng phục, các dụng cụ bảo hộ lao động
1. Quần áo đồng phục, văn phòng, dụng cụ BHLĐ được cấp cho CBCBV định kỳ theo định
mức tiêu chuẩn như sau:
Stt Tên loại Số lượng/1 người/1 năm Số lần cấp Thời gian cấp
1 Quần áo đồng phục của
CBCNV khối văn
phòng
03 bộ 1 lần Đầu năm
2 Quần áo đồng phục cho
công nhân
01 bộ 1 lần Đầu năm
3

3 Quần áo bảo hộ lao động
(đối với công nhân)
02 bộ 1 lần Đầu năm
4 Găng tay bảo hộ 12 đôi 4 lần Đầu mỗi quý
5 Giầy bata bảo hộ 4 đôi 2 lần Đầu năm và giữa
năm
6 Giầy da mũi sắt (cấp thợ
hàn)
1 đôi 1 lần Đầu năm
7 Kính hàn(cấp cho thợ
hàn)
2 Cái 2 lần Đầu năm
& giữa năm
8 Mũ bảo hộ 01 Cái 1 lần Đầu năm
9 Khẩu trang bảo hộ 12 Cái 6 lần 2 tháng cấp 1
lần
10 Thắt lưng an toàn 10 Cấp cho Phân xưởng để dùng
khi có yêu cầu và nhập lại kho
khi kết thúc công trình
11 Tủ thuốc y tế
Dụng cụ và thuốc y tế:
bông, gạc, thuốc sát
trùng…………
Cấp cho Xưởng và mỗi Công trình 01 tủ thuốc (Chỉ huy
công trình có trách nhiệm quản lý và nhập lại kho khi kết
thúc công trình)
4. Trường hợp CBCNV do yêu cầu của công việc phải sử dụng dụng cụ bảo hộ lao động thì
được cấp sử dụng theo định mức chung và thu lại khi hoàn thành công việc.
CHƯƠNG III:
CẤP PHÁT, QUẢN LÝ, SỬ DỤNG

Điều 7: Trách nhiệm của các Phòng Ban, đơn vị trực thuộc và CBCNV
1. Phòng Tổng hợp
- Phòng Tổng hợp căn cứ vào định mức theo quy định và tình hình sản xuất kinh doanh của
Công ty để lập kế hoạch mua & cấp phát nhưng phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết
kiệm.
- Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra thường xuyên quá trình sử dụng các loại
dụng cụ, thiết bị nêu trên và kịp thời phát hiện các trường hợp làm hư hỏng, gây lãng phí
để đề nghị xử lý theo Quy chế của Công ty.
- Hằng tháng Phòng Tổng hợp tập hợp số liệu về các dụng cụ sử dụng theo định mức và báo
cáo Lãnh đạo Công ty.
- Trường hợp phát sinh Phòng Tổng hợp phải báo cáo cụ thể.
2. Phòng kế toán
- Căn cứ vào định mức được duyệt để theo dõi quá trình mua và thanh toán các thiết bị dụng
cụ nêu trên để đề xuất việc duyệt chi mua theo quy định
3. Các Phòng, Ban chuyên môn, Đơn vị trực thuộc
4
- Các Phòng, Ban, Đơn vị chuyên môn căn cứ vào định mức quy định và yêu cầu của công
việc lập phiếu đề nghị cấp dụng cụ, thiết bị nêu trên theo mẫu quy định chuyển đến Phòng
Tổng hợp để cấp phát và theo dõi.
- Các Phòng, Ban, Đơn vị cóù trách nhiệm quản lý, sử dụng các dụng cụ, thiết bị đảm bảo
tiết kiệm, hiệu quả.
- Trong trường hợp Phòng, Ban, Đơn vị sử dụng lãng phí, gây mất mát hư hỏng sẽ bị xử lý
theo quy chế của Công ty.
- Riêng các trường hợp phát sinh ngoài định mức phải có văn bản đề nghị nêu rõ lý do gởi
P.Tổng Hợp để cấp phát, theo dõi và báo cáo lãnh đạo Công ty.
- Hướng dẫn CBCNV trực thuộc sử dụng đúng mục đích, đúng cách thức và tiết kiệm.
4. Riêng Phòng Triển khai dự án
- Phòng Triển khai dự án lập bản đề nghị cấp phát các dụng cụ bảo hộ lao động và các thiết
bị văn phòng trên cơ sở định mức sử dụng gửi Phòng Tổng hợp để cấp phát.
- Trong các trường hợp thi công công trình lớn, số lượng nhân công cần sử dụng dụng cụ bảo

hộ lao động tăng thì Phòng Triển khai dự án có trách nhiệm đề xuất số lượng tăng thêm
chuyển về phòng Tổng hợp để trình Tổng Giám đốc quyết định.
- Phòng Triển khai dự án phối hợp với Chỉ huy công trình quản lý việc sử dụng và bảo quản
các dụng cụ lao động khi giao nhận phải thực hiện thủ tục bàn giao.
- Phòng Triển khai dự án có trách quản lý các dụng cụ bảo hộ lao động trong quá trình sử
dụng và thu hồi khi khi CBCNV nghỉ việc hoặc chuyển sang bộ phận khác không cần sử
dụng các dụng cụ bảo hộ lao động đồng thời nhập lại kho của Công ty.
- Phòng Triển khai dự án theo dõi, kiểm tra Phân xưởng và các tại các công trình trong quá
trình quản lý sử dụng các dụng cụ BHLĐ nhằm đảm bảo đúng chế độ theo Quy chế của
Công ty.
5. CBCNV của Công ty
- CBCNV có trách nhiệm sử dụng các dụng cụ thiết bị văn phòng, dụng cụ bảo hộ lao động,
quần áo đồng phục…. đúng mục đích, hiệu quả.
- Trưởng phòng, Ban, Đơn vị có trách nhiệm theo dõi quản lý thiết bị được cấp phát và phải
chịu trách nhiệm liên đới khi để CBCNV thuộc Phòng sử dụng lãng phí hoặc hư hỏng thiết
bị, dụng cụ.
- Các trường hợp CBCNV làm thất thoát, hư hỏng thiết bị, dụng cụ, đồ dùng bảo hộ hoặc sử
dụng các thiết bị, dụng cụ làm việc (không tính khấu hao) hoặc sử dụng cho mục đích cá
nhân thì sẽ bị xử lý theo Quy chế của Công ty.
- Đối với CBCNV khi nghỉ việc phải bàn giao, hoàn trả các dụng cụ lao động được cấp phát.
CBCNV quản lý trực tiếp sau khi nhận lại các thiết bị, dụng cụ nêu trên phải nhập lại kho
theo quy định chung.
CHƯƠNG IV:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 8: Thực hiện
1. Phòng Tổng hợp có trách nhiệm quản lý tất cả các dụng cụ, thiết bị nêu trên. Cụ thể:
Lập kế hoạch trang bị các các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, đồ bảo hộ lao động
….theo quy định đồng thời định kỳ hằng tháng hoặc đột xuất báo cáo Tổng Giám đốc
5