Công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ mùa tuyển sinh đầu cấp cuối cấp trong đại dịch covid 19 năm 2021

SỞ GD&ĐT THANH HÓA

TRƯỜNG THPT LAM KINH

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

ĐỀ TÀI
"CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
MÙA TUYỂN SINH ĐẦU CẤP - CUỐI CẤP TRONG ĐẠI DỊCH
COVID-19 NĂM 2021”
TẠI TRƯỜNG THPT LAM KINH

Người thực hiện: Lê Thị Hiền
Chức vụ: Nhân viên Văn thư-Lưu trữ
Đơn vị công tác: Trường THPT Lam Kinh
SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư trường học

Thanh Hóa, năm 2021
0


MỤC LỤC
1. MỞ ĐẦU...............................................................................................1
1.1. Lý do chọn đề tài................................................................................2
1.2. Mục đích nghiên cứu..........................................................................2
1.3. Đối tượng nghiên
cứu.........................................................................3
1.4. Phương pháp nghiên cứu...................................................................3
1.5. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm..................................3
2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM..............................3
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm.........................................3

2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.....13
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề........................... .15
2.4. Hiệu quả của SKKN đối với hoạt động giáo dục, với bản thân
đồng nghiệp và nhà trường....................................................................16
3. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ..................................................................17
3.1. Kết luận...........................................................................................17
3.2. Kiến nghị...........................................................................................18

1


1. MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài.
Cả nước đang chung tay cơng tác phịng chống dịch bệnh Covid-19, bản
thân tôi cũng như tất cả cán bộ giáo viên, học sinh trường THPT Lam Kinh đã
và đang nâng cao tinh thần phòng, chống dịch Covid-19 một cách nghiêm túc và
chặt chẽ.
Trường THPT Lam Kinh thành lập năm 1977 đến nay đã được hơn 40
năm phát triển và trưởng thành. Tháng 11 năm 2017, trường được công nhận
trường Chuẩn Quốc gia, với bề dày kinh nghiệm và đội ngũ cán bộ, giáo viên
tâm huyết với nghề. Về chất lượng tuyển sinh đầu cấp và cuối cấp hàng năm
tăng lên rõ dệt. Bên cạnh những thành tích đã đạt được phải nói đến công tác
quản lý hồ sơ ngay từ khâu ban đầu nhất là trong mùa đại dịch covid -19 đang
diễn ra phức tạp.
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ
trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo
thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;
lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và quản lý, sử dụng con dấu

trong văn thư. Với xu thế thư điện tử hội nhập và phủ sóng cơng nghệ thơng tin
tồn cầu, như hiện nay Sở GD&ĐT Thanh Hóa đã triển khai phần mềm Tdoffice
đến các đơn vị trường học, công việc quản lý hồ sơ từ tất cả các khâu, nhất là
quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, ký số, chuyển văn thư đơn vị, vào sổ, ký
số, gửi đi... Công tác văn thư thành quy trình và đảm bảo trên mơi trường điện tử
nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Việc thơng tin 2 chiều trở nên nhanh chóng,
kịp thời, chính xác, tiện lợi và giúp văn thư các đơn vị quản lý tốt công tác quản
lý hồ sơ, lập hồ sơ công việc, quản lý công văn đi - đến một cách nhanh chóng,
kết quả cao.
Trên thực tế cơng việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm,
thiết thực hay quan liêu là do công văn, công văn giấy tờ có làm tốt hay khơng,
do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện
tốt cơng tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược
lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt cơng tác lưu
trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Có thể xem cơng tác lập hồ sơ như
1


là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa
học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ
phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trị
của cơng tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan
trong.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ
sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được

thơng suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan
hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trị của
cơng tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nền nếp và góp phần
tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.
Chính vì vậy tơi chọn đề tài "Cơng tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ
mùa tuyển sinh đầu cấp - Cuối cấp trong đại dịch covid -19 năm 2021" đề
làm đề tài nghiên cứu bài viết sáng kiến kinh nghiệm của mình. Mong rằng một
số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác quản lý
hồ sơ tuyển sinh đầu cấp và cuối cấp như hiện nay trong các cơ quan khối THPT
ngày càng nâng cao và phát triển.
1.2. Mục đích nghiên cứu.
Cơng tác quản lý hồ sơ là một trong những khâu quan trọng của công tác
văn thư - Lưu trữ của Trường THPT Lam Kinh, nhiệm vụ trọng tâm là quản lý
tốt hồ sơ tuyển sinh đầu cấp và tuyển sinh cuối cấp nhất là trong đại dịch covid19 đang diễn ra phức tạp như hiện nay.
Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ dễ dàng cũng như công việc
"Thu - Nhận- Nhập" hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 nhanh chóng, kịp thời, theo
cách của tơi thì tơi nhận hồ sơ từ các trường THCS theo bó, lơ chứ không nhận
những hồ sơ nhỏ lẻ của từng học sinh đến nộp, cũng như công tác tuyển sinh
cuối cấp lớp 12. Tương tự như vậy, tơi nhận từng bó của từng lớp, làm như vậy
giúp các trường THCS cũng như học sinh lớp 12 có thêm thời gian ơn tập chuẩn
bị thi TN THPT năm 2021, không lo lắng về công việc nộp hồ sơ, tiết kiệm được
2


thời gian và phịng chống dịch covid-19 được an tồn, chi phí tiết kiệm, khơng
mất thời gian phải đi lại nhiều lần và tránh được sự tập trung nơi đông người.
1.3. Đối tượng nghiên cứu.
- Công tác quản lý hồ sơ Trường THPT Lam Kinh

- Địa điểm: Văn thư Trường THPT Lam Kinh.
- Thời gian: Từ tháng 01/2021 đến tháng 5/2021.
1.4. Phương pháp nghiên cứu.
Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài "Công tác quản hồ sơ văn thư, lưu
trữ trong tuyển sinh đầu cấp và cuối cấp trong đại dịch covid-9 năm 2021” tôi đã
sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Bám sát thực tế, quan
sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và và phân tích, đánh giá các
số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu.
1.5. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm.
- Khắc phục những nhược điểm tồn tại trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ tại
Trường THPT Lam Kinh.
- Cơng tác phịng chống dịch covid -19 trong mùa tuyển sinh
- Thu thập những tài liệu mới, đạt kết quả nhanh chóng, gọn nhẹ: Như hồ
sơ tuyển sinh vào lớp 10 từ các trường THCS, theo số lượng từng bó và nhập
từng lơ vào phần mềm thi tuyển sinh vào 10, chỉ việc tải file về máy và nhập hồ
sơ theo lô, xong ốp file nhập lên phần mềm, chỉ tốn thời gian có 5-10 phút đã
nhập xong 1 đơn vị nộp hồ sơ (Hình 1)
- Phần tuyển sinh thi TN THPT năm 2021 thu thập theo bó của từng lớp
và nhập theo lơ, cơng việc đơn giản, gọn nhe, chính xác nhanh chóng: Cơ sở dữ
liệu nhiều nếu không nhập theo lô thi mất rất nhiều thời gian, nhất là phần nhập
phiếu xét tốt nghiệp - Nhập cả mã định danh trên cơ sở dữ liệu ngành và điểm
tổng kết trung bình mơn của mơn 9 học trong học bạ.
2. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm.
+ Công tác quản lý hồ sơ - Văn thư, lưu trữ.
Làm tốt công tác Quản lý hồ sơ - Văn thư, lưu trữ và đảm bảo thông tin
phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan
đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn
bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các

nội dung cơng việc cơng tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu:
Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
3


Cơng tác lưu trữ cũng là một q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu
thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Cơng tác lưu trữ
bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ,
chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu
lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung
công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ
mật.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng
tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt cho công tác quản lý hồ sơ cũng như việc lưu trữ hồ sơ tốt
Tôi đã mạnh dạn chọn đề tài "Công tác quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ
mùa tuyển sinh đầu cấp và cuối cấp trong đại dịch covid -19 năm 2021"
Nhằm phục vụ công tác tuyển sinh đầu cấp và cuối cấp được thuận lợi
nhanh chóng và cơng tác văn thư, lưu trữ, thu thập tài liệu tốt cũng như bảo quản
hồ sơ được tốt hơn.
* Ngồi cơng tác văn thư, lưu trữ thì cơng quản lý hồ sơ là một nhiệm vụ
không thể thiếu trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Đề tài sáng kiến kinh nghiệm của tôi đã giúp tôi trong cơng việc thu thập
tài liệu nhanh chóng, gọn nhẹ: Thu nhận hồ sơ tuyển sinh vào lớp 10 từ các
trường THCS, theo số lượng từng bó.
Bên cạch đó tơi cũng chuẩn bị cơng tác phịng, chống dịch covid - 19
ngay tại của phịng, trước khi có giáo viên THCS đến nộp thu nhận hồ sơ vào
lớp 10 của các trường THCS trên địa bàn tuyển sinh: (Hình 1,2- GV trường

THCS đến nộp hồ sơ)

4


Hình 1: Phịng dịch Covid-19 cho GV THCS đến nộp hồ sơ vào 10

(Hình 2- GV trường THCS đến nộp hồ sơ sát khuẩn tại cửa phòng)

5


(Hình 3- GV trường THCS đến nộp hồ sơ sát khuẩn tại cửa phịng)

Hình 2: Thu hồ sơ theo bó trong tuyển sinh 10
6


Xong tôi tiến hành nhập vào phần mềm thi tuyển sinh vào 10, tải file về
máy và nhập theo lô, xong ốp file nhập lên phần mềm, chỉ tốn thời gian có 5 - 10
phút đã nhập xong 1 đơn vị nộp hồ sơ về (Hình 4) Bước đầu tải file mẫu về
nhập hồ sơ theo lơ

(Hình 4: File nhập theo lô tuyển sinh 10)

Đối với tuyển sinh cuối cấp lớp 12 thi TN THPT năm 2021 tôi cũng thu
theo đơn vị các lớp, đại diện của từng lớp lên nộp theo bó, lơ (Hình 5,6,7,8)
Bước 1
Nhận hồ sơ theo bó- Đại diện đơn vị lớp đến nộp

7


(Hình 5: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp)

8


(Hình 6: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp)

9


(Hình 7: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp)

10


(Hình 8: Đại diện học sinh nộp hồ sơ theo đơn vị lớp)

Bước 2: Nhập hồ sơ theo lô của đơn vị lớp và ốp phần phiếu xét tốt
nghiệp, tải file theo biểu mẫu trên phần mềm và ốp mã định danh cơ sở dữ liệu
11


ngành vào file đã tạo xong ốp danh sách từng lơ theo đơn vị lớp từng bó vào
phần mềm thi TN THPT năm 2021. (Hình 9)

(Hình 9: File nhập theo lô thi THPTQG 2021)
Bước 3: Tải file nhập điểm học bạ trong phần mềm TN THPT năm 2021

danh sách có điểm tổng kết trung bình mơn của 9 mơn học, lấy dữ liệu trên
vnEdu sau khi đơn vị đã hoàn thành điểm tổng kết cho khối 12 xong, tải file và
ốp lên. (Hình 10)

(Hình 10: File nhập theo lơ học bạ thi THPTQG 2021)
Trên đây là các bước thu thập hồ sơ và quản lý hồ sơ, hoàn thiện hai phần
mềm nhập dữ liệu do thời gian nhập dữ liệu của 2 phần mềm song hành cùng
12


thời điểm, do vậy tôi làm theo cách như trên, tạo thuận lợi cho công việc "ThuNhập" một cách nhanh chóng, khơng bị trồng chéo về mặt thời gian và không
làm ảnh hưởng chi phối công việc khác, quan trọng trong mùa đại dịch covid-9
đang diễn ra phúc tạp như vậy, không làm ồ ạt và tập trung để tránh dịch bênh
lây lan.
2.2. Thực trạng của vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
+Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn.
1. Đặc điểm tình hình chung
Cả nước đang chung tay phòng chống dịch covid- 19, trường THPT Lam
Kinh cũng đã và đang tuyên truyền, phổ biến đến CBGV, học sinh toàn trường
các biện pháp chống dịch. Ban giám hiệu, Ban chun mơn, Cơng đồn, Đồn
TN, Ban thu hồ sơ ln nắm bắt tinh hình, từng bước chống dịch, ngay từ buổi
đầu tiên công tác thu hồ sơ: Chuẩn bị vận dụng cần thiết như: Kê bàn, nước sát
khuẩn, máy đo nhiệt độ, khẩu trang y tế những thiết bị cần thiết để phịng dịch
một cách tốt nhất.
- Cơng tác quản lý hồ sơ: Thu thập và nhập dữ liệu nhanh chóng, gọn nhẹ,
thuận lợi, hồ sơ để theo từng lơ, từng bó sau khi hồn tất sắp xếp lên giá, tủ,
khâu bảo quản tốt, thuận tiện.
Bên cạnh đó - Cơng tác văn thư đóng vai trị rất quan trọng, là một lĩnh
vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ
chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,

quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Với vai trị như vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả
nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:
Nhận thức được vai trị, ý nghĩa và tác dụng của cơng tác văn thư trong
hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan tổ chức nói
riêng.
Ban hành quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Các quy định về
quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. Cùng với việc ban hành
văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm
kiện tồn ở các ngành, các cấp. Tuy nhiên:
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư
trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó
là:
Về cơng tác quản lý hồ sơ - Văn thư ở các trường nhìn chung phần lớn
cũng có chun mơm, nghiệp vụ, làm đúng quy định của nhà nước, song cũng
còn hạn chế về kỹ năng, chuyên môn, phần lớn cũng chưa được biên chế.
13


- Về đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện
tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
Từ khi áp dụng NĐ số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ
Ban hành Nghị định về cơng tác văn thư hầu như công tác văn thư ngày càng
thực hiện tốt lên rất nhiều.
- Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thực sự cúng chưa được đồng đều
2. Thuận lợi, khó khăn

+ Thuận lợi:
- Từ khi áp dụng phương pháp thu thập hồ sơ và nhập theo lô về công tác
tuyển sinh đầu cấp và tuyển sinh cuối cấp như vây đã thuận tiện cho việc quản lý
hồ sơ của tôi được tốt hơn.
- Công tác phịng chống dịch covid đảm bảo, khơng có giáo viên, học sinh
nào đến nộp hồ sơ đi từ vùng dịch về.
- Từ khi áp dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, công văn giấy tờ, từ
văn bản đi - đến đều theo một hệ thống nhất định trên phần mềm Tdoffice, việc
quản lý văn băn thuận lợi, theo dõi, đôn đốc, phần mềm đã giúp tôi cũng như
văn thư tất cả các đơn vị làm đúng quy trình, làm đồng đều và có quy mơ hơn,
theo dõi cơng văn đi- đến được sát sao hơn.
- Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử trong phần mềm
Tdo ffice của đơn vị. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp Sở GD&ĐT Thanh
Hóa và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể và nhân dân rất quan tâm đến
giáo dục, có tinh thần đồn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo
năng động, nhiệt tình, có năng lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn
thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
- Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
+ Khó khăn:
- Dịch bệnh covid-19 vẫn đang diễn ra phúc tạp, khó lường chính vì điều
đó trường THPT Lam kinh đang từng bước theo dõi và sát xao trong cơng tác
phịng dịch tốt nhất.
- Công tác quản lý hồ sơ - Trách vụ của văn thư ở một số đơn vị đang cịn
chưa chú trọng, coi nhẹ và đơi lúc làm sai quy trình dẫn đến cơng việc quản lý
hồ sơ, cơng văn đi - đến cịn vướng.
2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề
- Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện cơng nghiệp

hóa, hiện đại hóa đất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơVăn thư, lưu trữ là một yêu cầu tất yếu. Chính vì thế nhà trường đã xác định rõ:

14


- Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên về công tác
quản lý hồ sơ - Văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và
giá trị của tài liệu lưu trữ;
- Tạo bước chuyển biến, đưa công tác Quản lý hồ sơ -Văn thư, lưu trữ đi
vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về cơng tác văn thư, lưu
trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai đoạn hiện
nay.
Để góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện
những mục tiêu chung của nhà trường theo xu hướng cơng cuộc cải cách hành
chính, cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau:
- Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ.
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ
trưởng cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, đơn vị.
Xác định được tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch
cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường đã tiến hành xây dựng
kế hoạch theo đúng sự chỉ đạo của cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế của
nhà trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường.
Để xây dựng được kế hoạch nhà trường đã dựa trên các văn bản chỉ đạo của các
cấp, các ngành.
- Quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các văn
bản pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư và các đối tượng liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo tính thống
nhất trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
- Về cơ bản các quy định đối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm:

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ
Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
vănbản;
Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ Ban hành
Nghị định về công tác văn thư;
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn
tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổchức;
- Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày
11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012;
Trên cơ sở các văn bản của nhà nước, hàng năm nhà trường đã xây dựng
kế hoạch ,ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện
thực tế của nhà trường.
15


+ Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt
động của công tác văn thư, lưu trữ
2.4. Hiệu quả của SKKN đối với hoạt động giáo dục, với bản thân
đồng nghiệp và nhà trường.
Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về cơng tác văn thư
lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi trong cuộc họp, hội nghị...Qua
đó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
từ đó có ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư, lưu trữ.
Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua
việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại huyện, tại Trường, khuyến
khích tự học tập bồi dưỡng.
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân

viên văn thư, lưu trữ.
+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động tác động sâu sắc
và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng
tin học hố cơng tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả
năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao
năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức
lao động của nhân viên văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh
đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chính xác, đúng đắn, góp
phần phục vụ cơng cuộc cải cách hành chính.

3.KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
3.1 Kết Luận:
Qua hơn 17 năm làm công tác văn thư của Trường THPT, nhờ đưa ra
một số giải pháp trong cách quản lý hố sơ và cách phòng, chống covid trong
mùa tuyển sinh đầu cấp đến nay công tác tuyển sinh đã một phần hoàn tất và
chưa phát hiện trường hợp nào nhiễm covid- 19 trong lúc đến làm hồ sơ cũng
như đến giao dịch công việc liên quan đến công tác tuyển sin.
Bản thân tôi cũng thực hiện tốt và rút ra một số kết luận sau:
- Qua đợt tuyển sinh đầu cấp vào lớp 10 cũng như tuyển sinh cuối cấp
THPT trong đại dịch covid-19, tôi đã sáng kiến ra cách làm quản lý hồ sơ một
cách nhanh chóng, gọn nhẹ, phù hợp với nhiều đơn vị, dễ làm, quản lý hồ sơ
không bị trồng chéo.
16


- Hồ sơ ngăn nắp, rõ dàng, giúp tôi phát triển thêm công tác quản lý hồ
sơ- công tác văn thư một cách tốt hơn.
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng

được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Việc lưu trữ văn bản đã dần đi vào nề nếp.
- Công việc hàng ngày được giải quyết nhanh, chủ động.
Các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu
trữ được bổ sung kịp thời.
Hiện nay công tác quản lý hồ sơ - Văn thư ở trường đã đi vào nề nếp, phát
huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt
động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng
dụng tốt Cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được
phân công làm nhiệm vụ Văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trị và tầm
quan trọng của cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình cơng tác
tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại
hiệu quả cao trong cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc
tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường
và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
Là người làm công tác văn thư cần phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi
học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở
mỗi nơi. biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc
nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, ln có tính kiên trì học hỏi nâng cao
trình độ chun mơn của mình.
Cơng tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người
làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng
và chính xác…
Áp lực cơng việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên địi hỏi
người làm cơng tác này phải bình tỉnh và có phương pháp khoa học giải quyết
cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì.
Người làm cơng tác văn thư luôn luôn trực tiếp xử lý từng công việc

một nhưng với thái độ phải hết sức hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy.
Phải thật sự u q cơng việc, xem việc của mình làm là tạo điều kiện
cho lãnh đạo để cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ trong năm học.
Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tơi.Tuy khơng
được hồn hảo lắm, nhưng đã giúp cho tơi hồn thành tốt mọi công việc được
giao.
17


3.2. Kiến nghị.
Đề nghị Hội đồng Nhà trường tăng cường cơng tác phịng, chống covid19 tốt hơn nữa
Nâng cấp cấu hình hệ thống máy tính tại phịng văn thư, lưu trữ để tiếp
bước thu- nhập, quản lý hồ sơ, phần mềm quản lý văn bản Tdoffice được hoạt
động hiệu quả tốt hơn.
Do thời gian thực hiện có hạn, cách quản lý hồ sơ và thu thập hồ sơ nhất
là trong đại dịch covid- 19 đang diễn ra phúc tạp về phần sáng kiến của tơi đang
cịn hạn chế và thiếu sót, mong rằng năm tiếp theo tơi sẽ khắc phục và phát huy
chun mơn, năng lực của mình tốt hơn nữa.
XÁC NHẬN
CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
PHĨ HIỆU TRƯỞNG

Thanh Hóa, ngày 20 tháng 05 năm 2021
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình viết,
khơng sao chép nội dung của người khác.
Người viết sáng kiến

Nguyễn Văn Nam
Lê Thị Hiền

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ Ban hành
Nghị định về công tác văn thư;
Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ
chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổchức;
18


Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11
tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm

19