Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần kinh doanh than miền bắc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

NGUYỄN MINH HẢI

HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT
NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KINH DOANH THAN MIỀN BẮC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI – 2015


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

NGUYỄN MINH HẢI

HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT
NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KINH DOANH THAN MIỀN BẮC
Ngành: Quản lý kinh tế
Mã số: 60340410

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS Nguyễn Ái Đoàn

HÀ NỘI – 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn này là cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập
của tơi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.
Hà Nội, ngày…….tháng……năm 2015
Tác giả

Nguyễn Minh Hải


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Ái Đồn đã
tận tình hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn này. Em cũng xin chân thành cảm
ơn các anh chị tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc đã tạo điều kiện thuận
lợi để em hoàn thành bản luận văn.
Do khả năng có hạn, những sai sót trong luận văn là khó tránh khỏi. Em kính
mong có được sự chỉ bảo và đóng góp của các Thầy Cơ để hồn thiện hơn nghiên
cứu của mình.
Em xin chân thành cảm ơn.
Tác giả


MỤC LỤC
Trang phụ bìa

Trang

Lời cam đoan

Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các bảng, hình
MỞ ĐẦU .....................................................................................................................1
Chương 1: TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ...............5
1.1 Tổng quan lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ hoạt động bán
hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. ......................................................................5
1.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ. ................................5
1.1.2 Cơ sở lý luận về kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh
nghiệp. ..............................................................................................................20
1.2 Tổng quan thực tiễn về hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp. .......................................................................................58
1.2.1 Những thành tựu đạt được trong hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động
bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp nói chung.........................................58
1.2.2 Kinh nghiệm của một số doanh nghiệp trong hoạt động kiểm soát nội bộ
hoạt động bán hàng và thu tiền. ........................................................................59
1.3 Các công trình nghiên cứu có liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt
động bán hàng và thu tiền. ....................................................................................60
Kết luận chương 1 .................................................................................................66
Chương 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN
MIỀN BẮC ...............................................................................................................67
2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc ...........................67
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. .............................................................67
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh ................................................................................68


2.1.3 Địa bàn hoạt động ....................................................................................68
2.1.4 Cơ cấu tổ chức .........................................................................................68

2.1.5 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần kinh
doanh than Miền Bắc. .......................................................................................72
2.2 Thực trạng quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại
Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc.........................................................78
2.2.1 Thực trạng về quy trình bán hàng và thu tiền ..........................................78
2.2.2 Thực trạng về môi trường kiểm soát: ......................................................83
2.2.3 Thực trạng Hệ thống kế toán. ..................................................................87
2. 2.4 Thực trạng quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại
Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc. ...................................................88
2.2.5 Một số mẫu chứng từ được sử dụng trong quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt
động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kin doanh than Miền Bắc .........119
2.2.6 Các kết quả đạt được của quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng
và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc từ năm 2010 đến hết
năm 2014: .......................................................................................................128
2.3 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán
hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc. ......................129
2.3.1 Ưu điểm .................................................................................................129
2.3.2 Những tồn tại và các nguyên nhân cơ bản hạn chế hoạt động của quy
trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh
doanh than Miền Bắc. .....................................................................................131
Kết luận chương 2 ...............................................................................................135
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH
DOANH THAN MIỀN BẮC. .................................................................................137
3.1 Sự cần thiết, những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản và mục tiêu trong việc hồn
thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền. ......................137


3.1.1 Sự cần thiết phải hồn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán
hàng và thu tiền...............................................................................................137

3.1.2 Những u cầu trong việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt
động bán hàng và thu tiền. .............................................................................139
3.1.3 Những ngun tắc cơ bản trong việc hồn thiện quy trình kiểm soát nội
bộ hoạt động bán hàng và thu tiền. ................................................................140
3.1.4 Những mục tiêu trong việc hồn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt
động bán hàng và thu tiền. .............................................................................142
3.2 Giải pháp hồn thiện hệ quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và
thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc. ...................................143
3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt ..........................................143
3.2.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống kế tốn ..................................................145
3.2.3 Giải pháp hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và
thu tiền. ...........................................................................................................147
Kết luận chương 3 ...............................................................................................149
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.................................................................................150
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH
TT

Tên bảng

Trang

Bảng 1.1. Tóm tắt các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................18
Bảng 1.2: Quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền được mô tả
như sau .....................................................................................................27
Bảng 2.1. Cơ cấu sản phẩm than theo chủng loại của Công ty: ................................72
Bảng 2.2. Thị phần của Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc năm 2014: ....75
Bảng 2.3. Kết quả SXKD từ 2010 đến năm 2014 ....................................................77

Bảng 2.4. Quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền của Công ty cổ
phần kinh doanh than Miền Bắc được mô tả như sau ...........................89
Bảng 2.5. Thống kê sai phạm liên quan đến bán hàng và thu tiền từ 2010 đến năm
2014 .......................................................................................................129
Bảng 2.6. Kế hoạch giao và thực hiện chỉ tiêu lợi nhuận năm 2014 ......................132
TT

Tên hình

Trang

Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty .............................................................68


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong nền kinh tế thị trường nước ta hiện nay, các hình thức kinh doanh ngày
càng đa dạng, phức tạp. Mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh
doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hố thị
trường vốn của mơi trường kinh doanh tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và
đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp.
Trong khi các doanh nghiệp hiện nay tăng trưởng cả về quy mô và cả về độ
phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh thì một thực trạng khá phổ biến hiện
nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty cịn lỏng lẻo, khi các cơng ty nhỏ
được quản lý theo kiểu gia đình, cịn những cơng ty lớn lại phân quyền điều hành
cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin
tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để
phịng ngừa gian lận.

Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu
bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định
hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát
mà ở đó người quản lý khơng quản lý bằng lịng tin, mà bằng những chế độ và thể
thức rõ ràng nhằm:
- Bảo vệ tài sản và sổ sách khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa
gạt, trộm cắp…
- Đảm bảo tính trung thực, tin cậy của thơng tin.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ quy định của công ty và pháp luật.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện cùng lúc ở nhiều khâu khác nhau,
trong đó hoạt động bán hàng và thu tiền là một khâu quan trọng. Bởi hoạt động bán
hàng và thu tiền của một đơn vị ln tiềm ẩn trong đó những rủi ro lớn, trong đó
thất thốt tiền bán hàng là rủi ro lớn nhất.


2
Theo báo cáo NRF, của Mỹ năm 2011, thì hoạt động bán hàng và thu tiền tại
các doanh nghiệp của Mỹ bình qn thất thốt 1,41% Doanh thu, nghĩa là cứ doanh
thu 100 tỷ đồng thì sẽ bị thất thốt 1,41 tỷ đồng, đó là một con số khơng nhỏ.
Hiện nay, Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc không ngừng phát
triển, kinh doanh với nhiều chủng loại than đa dạng, sản lượng ngày càng tăng;
mạng lưới phân phối rộng lớn, rủi ro trong bán hàng và thu tiền ngày càng có xu
hướng tăng cao.
Theo kết quả kiểm tốn trong những năm qua( từ năm 2010 đến năm 2014)
các sai phạm trong hoạt động bán hàng và thu tiền bình qn chiếm 1,1% doanh
thu, đó là con số rất lớn, nếu khơng được phát hiện kịp thời thì dẫn đến thất thoát rất
lớn, và đây là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu hiện nay của Công ty.

Vì vậy việc tìm ra giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động
bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tính đủ, tránh được thất
thốt tiền hàng là u cầu vơ cùng bức thiết hiện nay của Cơng ty.
Bên cạnh đó các giải pháp về kiểm sốt nội bộ nói chung, kiểm sốt về hoạt
động bán hàng và thu tiền nói riêng mới được các doanh nghiệp Việt nam quan tâm
trong những năm gần đây, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tiễn còn cứng nhắc,
lúng túng, chưa hiệu quả.
Trước tình hình đó cần phải có nghiên cứu thấu đáo hơn về quy trình kiểm sốt
nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền để vận dụng linh hoạt vào thực tiễn tại các doanh
nghiệp nói chung, tại Cơng ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc nói riêng.
Với mong muốn ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, em đã
quyết định chọn đề tài: “ Hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng
và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc”.

2. Mục đích nghiên cứu
Đề tài luận văn được thực hiện nhằm hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ
hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc, đưa
hoạt động này vào nề nếp, giảm thiểu thất thoát, rủi ro trong hoạt động bán hàng và
thu tiền, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty.


3

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là hoạt động kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm sốt nội
bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc.
Phạm vi nghiên cứu là hoạt động bán hàng và thu tiền, hoạt động kiểm sốt nội
bộ tại Cơng ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc từ năm 2010 đến hết năm 2014.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá lý luận và thực tiễn về Hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung
và kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền nói riêng.
- Phân tích nhằm phát hiện, đánh giá các rủi ro kiểm soát của quy trình kiểm
sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than
Miền Bắc.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện( giảm thiểu rủi ro kiểm sốt) của quy trình
kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh
than Miền Bắc.

5. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát thực tế, nghiên cứu tài liệu về hệ
thống kiểm soát nội bộ để nắm rõ lý luận về hệ thống kiểm sốt nội bộ nói chung và
kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền nói riêng.
- Sử dụng phương pháp điều tra, nghiên cứu số liệu thống kê để phản ánh
được tình hình kiểm sốt nội bộ tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc.
- Sử dụng phương pháp so sánh tỷ lệ để phân tích đánh giá nhằm chỉ rõ
những thành tựu và những bất cập trong hoạt động kiểm soát bán hàng và thu tiền
tại Công ty.
- Sử dụng phương pháp kế thừa, phương pháp chun gia trong hồn thiện quy
trình kiểm sốt nội bộ bán hàng và thu tiền để đảm bảo tính khả thi trong thực tế.
- Sử dụng phương pháp phân tích trong việc tìm ra những nhân tố ảnh hưởng
và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến hoạt động kiểm sốt bán hàng và thu
tiền tại Cơng ty.


4

6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của luận văn
a. Ý nghĩa khoa học: Hoàn thiện, bổ sung thêm lý luận về quy trình kiểm sốt
nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền đặc thù ở các Doanh nghiệp kinh doanh than.

b. Ý nghĩa thực tiễn: Đưa ra các giải pháp có thể áp dụng ngay cho Cơng ty cổ
phần kinh doanh than Miền Bắc và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác.

7. Kết cấu của Luận văn
Ngoài phần mở bài, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn
bao gồm 3 chương với kết cấu trong 151 trang, 08 bảng, 01 hình.
Chương 1: Tổng quan lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ hoạt động bán
hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán hàng và thu
tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động bán
hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc.


5

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Tổng quan lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ hoạt động
bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
1.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống bao gồm các quy định và thủ tục đặc thù được ban quản trị doanh
nghiệp thiết kế để phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro có ảnh hưởng tiêu cực đến 4
mục tiêu sau:
-Cung cấp số liệu đáng tin cậy về doanh nghiệp.
-Bảo vệ tài sản và sổ sách của doanh nghiệp.
-Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
-Đảm bảo các quy định của doanh nghiệp và của pháp luật được tuân thủ.

Những quy định và thủ tục này được gọi là Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là
các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra,
kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung
thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ
thống kiểm soát nội bộ bao gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn và các thủ
tục kiểm soát”.

1.1.1.2 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát
mà ở đó khơng quản lý bằng lịng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm thoả
mãn được 4 mục tiêu tổng quát sau:
- Cung cấp số liệu đáng tin cậy về doanh nghiệp:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì Ban quản trị phải có thơng tin
chính xác, tin cậy để điều hành các mặt hoạt động kinh doanh. Thí dụ, giá bán của


6
sản phẩm được dựa một phần vào thông tin về chi phí sản xuất sản phẩm. Nếu
thơng tin khơng chính xác sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm rất nguy hiểm.
- Bảo vệ tài sản và sổ sách của doanh nghiệp:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì tài sản vật chất của một cơng ty có
thể bị trộm cắp, lạm dụng, hoặc bị hư hại tình cờ nếu khơng được bảo vệ bởi các hệ
thống kiểm sốt thích hợp. Điều tương tự cũng đúng đối với tài sản không là vật chất
như các khoản phải thu, các tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật với Nhà nước),
và sổ sách kế toán. Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng
quan trọng kể từ khi có các hệ thống computer. Số lương thông tin được tồn trữ trong
các computer như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọng bảo vệ chúng.
- Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì để kinh doanh có hiệu quả thì
các q trình kiểm sốt trong doanh nghiệp phải ngăn ngừa được sự lãng phí và sự
sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.
- Các quy định của doanh nghiệp được mọi thành viên tuân thủ:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu các quy định của doanh
nghiệp và của pháp luật khơng được tn thủ thì sẽ dẫn đến các hoạt động sẽ bị hỗn
loạn, khơng kiểm sốt được và doanh nghiệp sẽ bị vướng vào vòng lao lý.
Như vậy cũng có thể nói một cách khác: mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội
bộ là phải phát hiện và ngăn ngừa được các loại rủi ro có ảnh hưởng tiêu cực đến 4
nội dung trên.

1.1.1.3 Mục tiêu chi tiết của kiểm soát nội bộ.
Để thuận lợi cho việc xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ, người ta triển
khai 4 mục tiêu tổng quát thành 7 mục tiêu chi tiết, việc thoả mãn 7 mục tiêu này thì
cũng có nghĩa là 4 mục tiêu tổng qt cũng được thoả mãn.
Hay nói cách khác là mục tiêu chi tiết của Hệ thống kiểm soát nội bộ là phải phát
hiện và ngăn ngừa được các loại rủi ro có ảnh hưởng tiêu cực đến bảy nội dung sau:
- Các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ là phải có thật:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:


7
Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ là khơng có thật sẽ dẫn đến thơng tin sai
lệch và hậu quả là đưa đến các quyết định sai gây hậu quả tiêu cực cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Một nghiệp vụ doanh thu ghi sổ là khơng có thật sẽ dẫn đến báo cáo
doanh thu khống cao hơn thực tế. Hậu quả của nó có thể dẫn đến một khoản tính
lương khống cho bộ phận bán hàng, hoặc một khoản chi phí vận chuyển khống cho
lượng bán hàng khống nói trên. Điều đó làm giảm lợi nhuận thực của doanh nghiệp
và dẫn đến số liệu sai lệch “ lãi giả lỗ thật”.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:
Nếu một nghiệp vụ kinh tế diễn ra mà khơng được phê chuẩn, nó có thể dẫn
đến một nghiệp vụ lừa đảo, trộm cắp, lãng phí hoặc phá hoại tài sản của cơng ty.
Ví dụ: Một nghiệp vụ bán hàng mà khơng được qua một q trình phê
chuẩn thì rất có thể dẫn đến bán hàng thấp hơn giá quy định, hoặc cho khách hàng
nợ tuỳ tiện. Điều đó dẫn đến làm thất thu tiền bán hàng và thất thốt cơng nợ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:
Việc để ngồi sổ sách các nghiệp vụ kinh tế sẽ dẫn đến thông tin được cung
cấp khơng chính xác, từ đó dẫn đến các quyết định khơng được chính xác và sổ sách
khơng kiểm sốt được tài sản dẫn đến tài sản có thể sẽ bị trộm cắp, biển thủ.
Ví dụ: Một khoản doanh thu bị bỏ sót khơng được nghi sổ sẽ dẫn đến một
khoản tiền bán hàng có thể sẽ bị biển thủ, trộm cắp và điều đó làm giảm lợi nhuận
của doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:
Việc tính tốn để đánh giá một nghiệp vụ kinh tế và ghi chép vào sổ sách không
đúng đắn sẽ dẫn đến thông tin bị sai lệch. Khi thông tin bị sai lệch được cung cấp cho
nhà quản lý sẽ dẫn đến các quyết định khơng chính xác, và sổ sách sẽ khơng kiểm sốt
được tài sản, điều đó có nghĩa là tài sản có thể bị biển thủ, trộm cắp.


8
Ví dụ: Một hố đơn bán hàng được tính tốn khơng chính xác, số tiền tính
tốn trên hố đơn bị nhân sai dẫn đến số tiền nhỏ hơn thực tế, điều đó có nghĩa là
một khoản tiền bán hàng đã bị thất thoát.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:
Nếu việc phân loại nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản( cịn gọi là hạch tốn
vào các tài khoản) không đúng đắn sẽ dẫn đến thông tin bị sai lệch. Và tương tự như

trên, khi thông tin bị sai lệch sẽ dẫn đến tài sản có thể bị biển thủ, trộm cắp.
Ví dụ: Một khoản rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ của Công ty đáng lẽ phải
được ghi nợ Tài khoản Tiền mặt/ Có Tài khoản Tiền gửi ngân hàng, nhưng kế toán
lại ghi nợ Tài khoản chi phí/Có Tài khoản Tiền gửi ngân hàng, việc phân loại sai
lệch như trên có thể sẽ dẫn đến một khoản tiền mặt bị biển thủ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:
Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm
tăng khả năng bỏ quên khơng ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền
khơng chính xác. Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính
sẽ bị sai.
Ví dụ: Một khoản doanh thu của tháng 1 năm sau lại được ghi vào doanh thu
của tháng 12 năm trước, điều đó sẽ dẫn đến thông tin về doanh thu, lãi lỗ của năm
trước là khơng chính xác.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đúng đắn sổ chi tiết và được tổng
hợp chính xác:
Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:
Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ chi tiết khơng chính xác, số liệu
chi tiết khơng khớp với số tổng hợp, điều đó sẽ làm cho thơng tin tổng hợp bị mất
đi tính chính xác, và sổ sách khơng có khả năng kiểm sốt được tài sản, dẫn đến tài
sản có thể bị biển thủ, trộm cắp.
Ví dụ: Việc nhập kho một mặt hàng A được ghi vào sổ chi tiết nhỏ hơn thực
tế, điều đó làm cho sổ sách chi tiết khơng kiểm sốt đúng số lượng mặt hàng A có ở


9
trong kho và cộng tổng chi tiết giá trị các mặt hàng nhập kho cũng sẽ không bằng số
tổng hợp hàng nhập kho ở sổ nhật ký. Điều đó dẫn đến mặt hàng A có thể sẽ bị biển
thủ, trộm cắp một cách dễ dàng.

1.1.1.4 Các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ là các yếu tố tham gia vào
q trình kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp. Có 3 thành phần là Mơi trường kiểm
sốt, Hệ thống kế tốn, thủ tục kiểm sốt nội bộ.
a. Mơi trường kiểm sốt:
Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến q
trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm sốt nội bộ.
Các nhân tố chính đó là:
- Thái độ của ban quản trị:
Đó chính là thái độ của ban quản trị đối với việc kiểm soát rủi ro. Nếu họ
thường xuyên quan tâm đến việc kiểm sốt rủi ro, có thái độ rõ ràng và kịp thời với
các rủi ro có thể xảy ra thì điều đó sẽ làm cho kiểm sốt nội bộ càng mạnh.
Ví dụ: Như ban quản trị thường xun xem xét lại các quy trình kiểm sốt
hoặc như có thái độ phê bình rõ ràng đối với nhân viên khi thông tin bị báo cáo sai
lệch, thường xuyên quan tâm phân tích và yêu cầu giải thích số liệu. Chính những
thái độ như vậy sẽ làm cho quy trình kiểm sốt ngày càng được hồn chỉnh, nhân
viên làm việc cẩn trọng hơn.
- Cơ cấu tổ chức:
Để chỉ đạo và kiểm sốt hoạt động của đơn vị, thì cơ cấu tổ chức đóng một
vai trị quan trọng. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp cho quá trình xử lý nghiệp vụ
và ghi chép sổ sách được kiểm sốt, từ đó giúp ngăn ngừa được các sai phạm.
Ví dụ: Phịng bán hàng thì phải có trách nhiệm tách bạch với phịng kế tốn,
phịng kế tốn phải có trách nhiệm tách bạch với bộ phận kho hàng. Nếu không tách
bạch được trách nhiệm điều đó sẽ dẫn đến các rủi ro như hàng bán sẽ bị gian lận
không ghi chép vào sổ sách và số tiền bán hàng sẽ bị biển thủ mà khơng có người
kiểm sốt.


10
- Uỷ ban kiểm tốn:

Tại một số quốc gia( Ví dụ như ở Mỹ) thì các cơng ty cổ phần có quy mơ lớn
thường có thành lập một uỷ ban kiểm toán( Audit committee) trực thuộc Hội đồng
quản trị. Uỷ ban này thường gồm từ 3 đến 5 uỷ viên khơng phải là nhân viên của
Cơng ty, và thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
. Giám sát sự chấp hành pháp luật của công ty.
. Kiểm tra và giám sát cơng việc của các kiểm tốn viên nội bộ.
. Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
. Đại diện cơng ty để mời kiểm tốn viên độc lập, và làm việc với họ.
. Hoà giải những mâu thuẫn( nếu có) giữa kiểm tốn viên độc lập với ban
quản trị.
Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong
hoạt động của Uỷ ban kiểm tốn là nhân tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt.
- Sự truyền đạt sự phân cơng quyền hạn và trách nhiệm:
Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận phải được quy định rõ ràng,
không chồng lấn. Và mọi nhân viên, mọi bộ phận phải được truyền đạt để hiểu rõ
trách nhiệm và quyền hạn của mình trong cơng việc.
Vì nếu các nhân viên, bộ phận khơng hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của
mình thì rất có thể nhiều cơng việc sẽ bị sao nhãng, bỏ bê. Do đó đây là một nhân tố
ảnh hưởng đến tính hiệu quả của kiểm sốt nội bộ.
Ví dụ: Trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận trong việc kiểm kê tài
sản không được quy định rõ ràng, các bộ phận không được thông tin thấu đáo về
trách nhiệm và quyền hạn của mình thì rất có thể nhiều tài sản sẽ khơng được kiểm
kê, hoặc nếu có kiểm kê thì sẽ khơng có người tổng hợp, đối chiếu các sai lệch.
- Các phương pháp kiểm soát của ban quản trị:
Ban quản trị cũng thường có những phương pháp của riêng mình để kiểm
sốt các hoạt động. Việc thực thi các phương pháp này cũng giúp phát hiện các sai
sót có thể xảy ra, và nó cũng làm cho các nhân viên hiểu rằng thông tin về các hoạt
động đang được ban quản trị theo dõi, đánh giá. Chính điều đó đã giúp làm tăng
cường tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

11
Ví dụ: Ban quản trị thường yêu cầu phải xây dựng được một hệ thống kế
hoạch, dự toán, định mức một cách khoa học và nghiêm túc. Sau đó thường xuyên
yêu cầu các báo cáo thực hiện, làm rõ các sai lệch trọng yếu giữa thực hiện với kế
hoạch, dự tốn, và có hành động sửa sai thích hợp ở cấp quản lý thích hợp.
- Chức năng kiểm tốn nội bộ:
Chức năng kiểm toán nội bộ được xây dựng nhằm chịu trách nhiệm thực hiện
sự kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị, qua đó
phát hiện những sai phạm và thất thốt tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến
hoạt động… Chính vì thế đây cũng là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu
quả của kiểm soát nội bộ.
- Năng lực nhân viên và chính sách nhân sự:
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng là con
người. Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, thì có thể khơng cần kiểm sốt
nhiều mà vẫn có các thơng tin đáng tin cậy.
Con người thật thà, có năng lực, có khả năng thực hiện cơng việc ở mức độ
cao ngay cả khi có rất ít q trình kiểm sốt họ. Mặt khác cho dù có rất nhiều q
trình kiểm sốt, nếu con người kém năng lực và không trung thực sẽ làm cho hệ
thống đó trở nên hỗn độn.
Con người trung thực và có năng lực sẽ giúp cho việc kiểm soát sẽ hiệu quả
hơn, do đó các chính sách đánh giá và khen thưởng con người là một bộ phận quan
trọng của cơ cấu kiểm sốt nội bộ.
- Các ảnh hưởng bên ngồi:
Ngồi các nhân tố bên trong nêu trên, thì hoạt động của đơn vị cịn chịu ảnh
hưởng bởi mơi trường bên ngồi. Thí dụ như sự kiểm sốt của các cơ quan Nhà
nước...các hoạt động của những cơ quan này cung cấp sự kiểm sốt đối với q
trình báo cáo và kế tốn của tổ chức.
Những nhân tố bên ngồi tuy khơng thuộc tầm kiểm sốt của ban quản trị,
nhưng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản trị trong sự thiết kế và vận hành hệ

thống kiểm soát nội bộ.


12
Ví dụ:
Các quy định báo cáo hàng quý cho uỷ ban chứng khốn Nhà nước có thể
giúp Ban quản trị nhận thức được tầm quan trọng của việc ghi sổ chính xác.
b. Hệ thống kế tốn
Mục đích của một hệ thống kế toán ở một tổ chức là thu thập, phân loại, tính
tốn, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế của tổ chức đó, và duy trì khả năng
kiểm soát đối với các tài sản.
Hệ thống kế toán hiệu quả phải thỏa mãn tất cả bảy mục tiêu kiểm soát nội
bộ chi tiết được đề cập đến ở trên.
Ví dụ: Hệ thống kế tốn phải được thiết kế để đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ
bán hàng của cơng ty đều được ghi sổ chính xác và được phản ảnh trên các báo cáo
tài chính ở đúng kỳ. Hệ thống đó cũng phải tránh việc ghi sổ hai lần doanh thu và
ghi sổ doanh thu khi mà khơng có nghiệp vụ bán hàng.
Đối với một cơng ty nhỏ có sự tham gia tích cực của chủ sở hữu, hệ thống kế
tốn thủ cơng đơn giản chủ yếu chỉ có một kế tốn viên có năng lực và trung thực là
có thể cung cấp một hệ thống kế tốn đầy đủ. Nhứng ở một cơng ty lớn đòi hỏi một
hệ thống phức tạp hơn bao gồm sự xác định trách nhiệm rõ ràng và các thể thức,
chính sách bằng văn bản.
Hệ thống kế toán bao gồm:
- Chứng từ kế toán: Nhằm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách
trung thực, làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm – tức là sự kiểm tra
trước các nghiệp vụ xảy ra nhằm ngăn ngừa sai phạm, bảo vệ hữu hiệu tài sản.
Việc luân chuyển chứng từ giúp cho việc cung cấp thông tin cho các bộ phận
khác nhau, từ đó giúp cho việc điều hành kinh doanh và kiểm tra các nghiệp vụ kinh
tế sau khi phát sinh.

- Tài khoản kế toán: Nhằm phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành tài sản,
nguồn vốn, doanh thu, chi phí để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin cần thiết cho
quản lý và kiểm soát tài sản


13
- Sổ kế toán: Nhằm tổng hợp và lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa
học giúp cho việc bảo vệ tài sản và cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy.
- Báo cáo kế tốn: Nhằm trình bày các thơng tin tổng qt về tình trạng tài
chính và kết quả kinh doanh của đơn vị.
c. Các thủ tục kiểm soát:
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, ban quản trị còn phải quy định các thủ
tục kiểm soát, chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của tổ chức, của
hoạt động kinh doanh…
Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên 5 nguyên tắc dưới đây:
+ Phân cơng và cách ly thích hợp về nhiệm vụ;
+ Các thể thức phê chuẩn đúng đắn;
+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ;
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách;
+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện.
* Phân công và cách ly thích hợp về nhiệm vụ
Sự phân cơng nhiệm vụ khơng rõ ràng thường dẫn đến: có việc khơng có ai
chịu trách nhiệm, có việc thì nhiều người cùng thực hiện, dẫn đến sự chồng chéo, bỏ
sót cơng việc.
Ví dụ: Giao cho 2 người cùng phụ trách một kho hàng thì rất có thể khi kho
hàng bị mất mát, hư hỏng thì việc xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm, và trách
nhiệm của mỗi người là như thế nào sẽ rất khó khăn( Người Việt nam thường gọi là:
“ của chung khơng ai sót”).
Sự kiêm nhiệm thường dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa, phát hiện
gian lận sẽ rất khó khăn, vì cùng một người mà phụ trách nhiều nhiệm vụ khác nhau

thì rất dẫn đến người đó sẽ dùng ý chí chủ quan của mình để hợp thức hố các thủ
tục để cố tình gian lận.
Ví dụ: Giao cho cùng 1 người vừa có trách nhiệm ghi chép kế toán chi tiết
hàng tồn kho mặt hàng A, vừa là thủ kho mặt hàng A, thì rất có thể người đó chỉnh
sửa sổ sách để biển thủ mặt hàng A tại kho.


14
Các nhiệm vụ sau thường không được cho cùng một người hoặc cùng một
bộ phận thực hiện:
Nhiệm vụ phê chuẩn – Nhiệm vụ thực hiện nghiệp vụ - Nhiệm vụ nhiệm kế
toán – Nhiệm vụ kiểm soát – Nhiệm vụ bảo quản tài sản.
- Cách ly việc bảo quản tài sản với kế tốn. Lý do của việc khơng cho phép
một người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên hay tạm thời tài sản được đồng
thời là kế toán ghi chép theo dõi tài sản đó là nhằm ngăn chặn sự gian lận. Khi một
người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản đó để
thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm.
Ví dụ: Nếu một người vừa là thủ quỹ tiền mặt và vừa là kế tốn ghi chép
theo dõi tiền mặt thì rất có thể người thủ quỹ sẽ biển thủ tiền ở trong két và ghi sổ
một khoản chi giả khơng có thật.
- Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản
liên quan. Nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền phê
chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền bảo quản tài sản liên quan.
Ví dụ: Cùng một người không vừa được là người phê chuẩn mua vào một tài
sản và vừa là người bảo quản tài sản đó. Nếu như vậy rất có thể người đó sẽ phê
chuẩn mua vào một tài sản khơng có thật để rút tiền ra.
- Cách ly trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ kinh tế với Kế toán. Nếu các bộ
phận thực hiện nghiệp vụ kiêm luôn việc ghi chép sổ sách và báo cáo về số liệu của
chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả để tăng mức thực hiện báo
cáo hoặc ghi chép sổ sách không đúng với kết quả thực hiện nghiệp vụ để gian lận.

Ví dụ: Nếu bộ phận bán hàng kiêm ln là bộ phận kế tốn thì rất có thể xảy
ra rủi ro: ghi chép các doanh thu khơng có thật vào sổ sách để khai khống doanh thu
nhằm mục đích được tăng thêm tiền thưởng, tiền lương và tăng khống các chi phí đi
theo doanh thu.
* Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Tất cả nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thỏa mãn
các quy trình kiểm soát. Nếu bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tùy tiện mua hoặc


15
bán tài sản thì sự hỗn loạn phức tạp sẽ xảy ra, tài sản sẽ khơng thể kiểm sốt nổi.
Ví dụ: Nếu nghiệp vụ bán hàng không được phê chuẩn thì hàng hố có thể
được nhân viên bán với bất kỳ giá nào, hoặc bán cho nợ tuỳ tiện, và thế đương
nhiên là tiền hàng sẽ bị thất thốt khơng kiểm sốt được.
Có 2 loại phê chuẩn: Phê chuẩn chung chung và phê chuẩn cụ thể.
Sự phê chuẩn chung chung nghĩa là Ban quản trị xây dựng các chính sách để
tổ chức phải tuân theo. Các cấp dưới được học tập để thi hành những sự phê chuẩn
chung chung này bằng cách chấp hành tất cả các quy định về một nghiệp vụ kinh tế
nào đó trong phạm vi các giới hạn được chính sách đề ra. Ví dụ về sự phê chuẩn
chung chung như: việc ban hành mức giá cố định cho hàng hố bán ra, các hạn
mức tín dụng đối với khách mua hàng…
Sự phê chuẩn cụ thể phải thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.
Ban quản trị thường khơng muốn xây dụng một chính sách phê chuẩn chung đối với
một số nghiệp vụ kinh tế. Thay vào đó, Ban quản trị sẽ thực hiện phê chuẩn cho
từng trường hợp.
Ví dụ: Nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định thường được ban quản trị phê
chuẩn riêng biệt cho từng lần thanh lý.
* Chứng từ và sổ sách đầy đủ
Chứng từ và sổ sách là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế
được phản ánh và tổng hợp. Chúng gồm những khoản mục đa dạng như hóa đơn

bán hàng, đơn đặt mua hàng, sổ phụ, sổ Nhật ký bán hàng…
Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thơng tin trong
và ngồi đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát được sự vận động của tài sản,
cũng như bảo đảm cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác.
Ví dụ: Nếu thủ kho nhận hàng mà khơng có quy định phải lập phiếu nhập
kho, thì kế tốn khơng thể kiểm tra số lượng và mẫu mã trên hóa đơn mua vào có
đúng như đã nhận được hay không.
Một số nguyên tắc về chứng từ cần được:
- Mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được lập chứng từ để ghi nhận lại những gì
đã xảy ra và đã hoàn thành.


16
- Chứng từ phải được đánh số liên tiếp để dễ dàng kiểm soát các chứng từ bị
thiếu, và là một sự giúp đỡ cho việc định vi chứng từ sau này cần đến chúng (có ảnh
hưởng đáng kể đến tính mục tiêu “tính đầy đủ”).
- Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng
sớm càng tốt. Khi thời gian càng cách xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội
để có sai lầm càng tăng lên (ảnh hưởng đến mục tiêu “thời hạn”).
- Đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu.
- Được thiết kế cho nhiều cơng dụng bất cứ khi nào có thể nhằm giảm thiểu
số lượng các mẫu khác nhau. Thí dụ, một hóa đơn bán hàng được thiết kế để đồng
thời là: căn cứ để ghi sổ doanh thu, phê chuẩn giao hàng, thống kê bán hàng, và
căn cứ để tính hoa hồng bán hàng.
Như vậy nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực
về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên
nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận,
sử dụng khơng hiệu quả.
Ví dụ: Mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải
có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử

dụng tài sản khơng đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự dịch chuyển của tài
sản từ nơi nay đến nơi khác.
Liên quan chặt chẽ đến chứng từ là cẩm nang thủ tục: Đây là những tài liệu,
văn bản hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chứng từ trong
toàn đơn vị. Tài liệu này giúp áp dụng thống nhất mọi thủ tục trong toàn đơn vị, do
đó nó tạo điều kiện cho việc thu thập thơng tin và kiểm soát được sự vận động của
tài sản, và giúp cho việc ghi sổ đầy đủ.
Ví dụ: Nhờ có quy định là bản sao của đơn đặt hàng, của phiếu nhập kho và
biên bản kiểm tra chất lượng lơ hàng phải được gửi cho kế tốn thanh tốn, mà kế
tốn mới có thể ghi sổ đầy đủ, thanh toán đúng số tiền và đúng hạn.
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiền trình xử lý số liệu kế tốn, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng


17
hợp trên báo cáo. Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách có vai trị quan trọng, ví
dụ như các sổ chi tiết về vật tư, hàng hố, cơng nợ sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các
nhà quản lý thu thập được các thơng tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt
động tác nghiệp. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thơng tin một cách hệ thống,
khoa học, và đóng vai trị trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ
sở để kiểm tra, truy cập chứng từ.
Liên quan chặt chẽ với sổ sách kế toán là sơ đồ tài khoản (Hệ thống tài khoản
và quy trình hạch tốn). Q trình kiểm sốt có liên quan chặt chẽ với chứng từ và
sổ sách là sơ đồ tài khoản. Sơ đồ tài khoản phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành
những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và trên bảng
cân đối kế toán. Sơ đồ tài khoản là một cơng cụ kiểm sốt quan tọng vì nó cung cấp
bố cục để xác định thơng tin trình bày cho Ban quản trị và cho những người khác sử
dụng báo cáo tài chính. Nó phải bao gồm đủ thơng tin để cho phép sự trình bày của
các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế tốn đã được thừa nhận;
nhưng, ngồi ra, sự phân loại thông tin cũng phải giúp Ban quản trị ra quyết định.

* Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách
Biện pháp bảo vệ quan trọng nhất để bảo vệ tài sản và sổ sách là việc sử dụng
những biện pháp đề phịng vật chất. Thí dụ như việc sử dụng nhà kho đối với hàng tồn
kho để đề phòng mất cắp. các két sắt chịu lửa và nhà hầm an toàn để bảo vệ những tài
sản như tiền tệ và giấy tờ có giá là những hình thức bảo vệ vật chất quan trọng.
Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ. Sự
xây dựng lại sổ sách bị mất hoặc bị thiêu hủy rất tốn kém và mất thời gian. Hãy
tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu sổ sách theo dõi tài sản, công nợ…bị phá huỷ.
Chi phí của việc làm lại sổ sách sẽ là rất lớn.
Các máy móc thiết bị cũng có thể được dùng để tăng thêm sự bảo đảm là
thơng tin kế tốn được ghi sổ một cách chính xác và kịp thời. Máy tính tiền và một
trong số loại thiết bị xử lý số liệu tự động đều là những quá trình kiểm sốt nội bộ
hữu ích tiềm tàng đối với mục đích này.