Đề tài hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo& PTNT đồng nai – chi nhánh tân biên”

-0-


-1-

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài
Trong nền kinh tế thị trường ,hiệu quả hoạt đông của một doanh nghiệp
quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó. Đối với ngân hàng
thương mại, một tổ chức tài chính trung gian, thì hiệu quả hoạt động khơng
những quyết định sự tồn tại, phát triển của bản thân ngân hàng mà còn ảnh
hưởng đến hiệu quả của quá trình phân bổ, sử dụng vốn đầu tư và an tồn xã
hội.
Trong q trình hoạt động, các doanh nghiệp khơng tránh khỏi những
rủi ro. Các tổ chức tín dụng là loại hình kinh doanh đặc biệt, hoạt động trong
cơ chế thị trường lại gặp phải rủi ro nhiều hơn bất kỳ ngành nghề nào, đặc
biệt là rủi ro trong kinh doanh ngân hàng, có phản ứng dây chuyền, lây lan và
ngày càng có biểu hiện phức tạp. Khi ngân hàng rơi vào trạng thái tài chính
khó khăn nghiêm trọng thì nguyên nhân thường phát sinh từ hoạt động cho
vay của ngân hàng, hoạt động đem lại nhiều lợi nhuận nhất .
Để hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra, một nhiệm vụ
khơng thể thiếu được và ngày càng trở nên thiết yếu trong hoạt động của các
tổ chức tín dụng là phải tổ chức tốt cơng tác kiểm sốt nội bộ (KSNB) trong
bản thân từng đơn vị. Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách
được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả
hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được
thiết lập. Chính hoạt động kiểm sốt nội bộ sẽ phát hiện nhanh chóng các vi
phạm chế định của nhà nước tại tổ chức tín dụng ,các khe hở trong văn bản
chỉ đạo nội bộ tổ chức tín dụng, các thiếu sót trong tổ chức quy trình tác

-2-

nghiệp và các biểu hiện gian lận, mất an toàn trong kinh doanh, giúp ban lãnh
đạo tổ chức tín dụng có biện pháp chấn chỉnh kịp thời .
Thời gian qua bên cạnh những kết quả và thành tích đáng khích lệ trong
hoạt động của hệ thống ngân hàng nói chung ngân hàng thương mại nói riêng
thì vẫn cịn có những biểu hiện lệch lạc, sai trái, kinh doanh giảm sút. Nhiều
ngân hàng kinh doanh thua lỗ, mất khả năng chi trả,…Một trong những
nguyên nhân rất căn bản của tình hình này là do các tổ chức tín dụng chưa coi
trọng đúng mức tầm quan trọng của cơng tác kiểm sốt nơi bộ. Do đó, khơng
phát hiện kịp thời các sơ hở thiếu sót, lạm dụng, khơng đưa ra các biện pháp
phòng ngừa hữu hiệu nên phải trả giá.
Rõ ràng, đổi mới,tìm ra các giải pháp mới trong hoạt động kiểm sốt
nội bộ tại các tổ chức tín dụng là việc làm hết sức cần thiết nhằm giúp các
ngân hàng tự chấn chỉnh hoạt động thoát khỏi các bế tắc để khẳng định mình
và vươn lên trong mơi trường kinh doanh mới. Vì vậy tơi quyết định chọn đề
tài: “Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay tại NHNo
& PTNT Đồng Nai – chi nhánh Tân Biên” để làm nội dung báo cáo nghiên
cứu khoa học của mình
2 Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài
Trong nhiều lĩnh vực kiểm soát của ngân hàng thương mại như: kiểm
soát cho vay hộ sản xuất, kiểm soát quy trình cho vay xây dựng cơ bản, kiểm
sốt trong thanh toán L/C, kiểm soát hoạt động huy động vốn, kiểm soát dịch
vụ kinh doanh ngoại hối, kiểm soát hoạt động quản trị, hành chính chung thì
quy trình mà tác giả thấy cần thiết và tâm đắc nhất đó là: Kiểm soát hoạt
động cho vay


-3-

NHNo &PTNT Đồng Nai Chi nhánh Tân Biên là đơn vị thực tế mà tác
giả nghiên cứu, tìm hiểu hoạt động kinh doanh, quy trình cho vay và đặc biệt
là tìm hiểu về cơng tác kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay.
3 Mục tiêu nghiên cứu:
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài nhằm sáng tỏ các vấn đề về kiểm sốt
nội bộ nói chung, kiểm sốt nơi bộ trong hoạt đơng cho vay tại ngân hàng
thương mại nói riêng; tổng kết thực tiễn hoạt động kiểm soát nội bộ trong
hoạt động cho vay tại chi nhánh Tân Biên ,phân tích ưu nhược điểm, từ đó tìm
ra những giải pháp mới nhằm hồn thiện và tăng cường cơng tác kiểm sốt
nội bộ của chi nhánh.
Kiểm sốt nội bộ là cơng cụ quan trọng trong quá trình quản lý và điều
hành hoạt động kinh doanh của một tổ chức. Việc nghiên cứu và đánh giá hệ
thống KSNB là điều rất quan trọng đối với người kiểm toán, là nền tảng cho
những đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về mức độ rủi ro kiểm sốt cũng
như tính chính xác và độ tin cậy của hệ thống thơng tin kế tốn, hơn nữa còn
thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán viên khi thực hiện
kiểm toán.
Đồng thời nhờ vào tìm hiểu hệ thống KSNB, kiểm tốn viên có thể đánh
giá những điểm mạnh, điểm yếu của KSNB nói chung và từng bộ phân, quy
trình trong hoạt động của đơn vị nói riêng .
4 Phương pháp nghiên cứu:
Trong báo cáo nghiên cứu khoa học này tác giả sử dụng bao gồm các
phương pháp: mô tả, so sánh, phân tích .


-4-

Tác giả thu thập tài liệu, số liệu có liên quan, kết hợp với quan sát các
hoạt động tại đơn vị thực tập, từ đó phân tích mơ tả quy trình cho vay, quy

trình kiểm sốt hoạt động cho vay tại chi nhánh .
Bên cạnh đó từ sự tìm hiểu về cơ sở lý luận của Kiểm soát nội bộ, cùng
với quá trình tìm hiểu thực tế tại đơn vị thực tập, tác giả đưa ra các giải pháp
hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội bộ trong hoạt động cho vay của chi nhánh.
5 . Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu:
+ Thời gian nghiên cứu: Từ 10/07/2009 đến 03/11/2010
+ Không gian nghiên cứu: NHNo & PTNT Đồng Nai Chi nhánh Tân
Biên, cùng số liệu tổng quát từ ngân hàng hội sở chính Đồng Nai
Đối tượng nghiên cứu: Quy trình cho vay tại ngân hàng NN&PTNT Chi
nhánh Tân Biên, phân tích quy trình kiểm sốt nội bộ trong hoạt động cho vay
tại chi nhánh.
6 . Những đóng góp của đề tài:
Về mặt khoa học, đề tài này đã vận dụng được những nguyên lý cơ bản
về hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ
trong quy trình cho vay tại một đơn vị ngân hàng cụ thể
Về mặt thực tiễn, khi nghiên cứu đề tài này đã giúp tác giả có kiến thức
và nhận thức sâu hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. Qua đó sẽ giúp ích cho
tác giả rất nhiều trong công việc mà sau này tác giả được phân cơng. Đề tài
cịn giúp đơn vị nơi mà tác giả thực tập hồn thiện hơn về hệ thống kiểm sốt
nội bộ trong quy trình cho vay, từ đó giúp cho cơng tác quản lý quy trình cho
vay tại đơn vị được chặt chẽ và hữu hiệu hơn.
7 . Kết cấu của báo cáo:


-5-

Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng biểu
Phần mở đầu
Phần nội dung
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm sốt hoạt động cho vay tại
Agribank Đồng Nai – CN Tân Biên
Chương 3: Một số giải pháp hồn thiện qui trình kiểm sốt nội bộ hoạt
động cho vay tại Agribank Đồng Nai – CN Tân Biên
Kết luận và kiến nghị
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


-6-

CHƯƠNG I:
CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB)
Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế tốn thích hợp, kết hợp với nhiều
quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng quy mơ kinh doanh và loại hình
kinh doanh là bổn phận quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Mọi
phương diện quan trọng thuộc trách nhiệm của bộ phận quản lý là cung cấp
cho cổ đông, các bên liên quan (hoặc chính phủ ) một sự đảm bảo thích hợp
rằng cơng việc kinh doanh được kiểm sốt thích đáng. Đồng thời, bộ phận
quản lý có trách nhiệm cung cấp cho các nhà đầu tư ,ngân hàng. những thơng
tin tài chính trên cơ sở hợp thức. Một hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để
bộ phận quản lý thực thi bổn phận ấy.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm sốt nội bộ đã có những định
nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ:

Theo tác giả Alvin Arens& James K.Lcbbeck thì:
“Hệ thống KSNB của một đơn vị có thể đĩnh nghĩa như là tồn bộ các
chính sách, các bước kiểm sốt và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều
hành các hoạt động của đơn vị. Các bước kiểm soát là các biện pháp được
tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến
hành và thích hợp hay khơng.”[1]
Hoặc là có ý kiến khác như sau:
“Kiểm sốt nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế
để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động,
và nhằm đạt được sự tn thủ các chính sách và quy trình được thiết lập”[4]


-7-

Tuy nhiên đến nay thì định nghĩa sau đây là được chấp nhận rộng rãi
nhất
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu chính sau:
- Báo cáo tài chính tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả” [5]
1.1.2 Mục đích của hệ thống kiểm sốt nội bộ . [3]
- Mục đích của hệ thống kiểm sốt trong việc quản lý là:
Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả
Mang lại sự đảm bảo một cách chắc chắn là các quyết định và chế độ
quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế
độ và quyết định đó
Phát hiện kịp thời các rủi ro trong kinh doanh hoạch định và thực hiện
các biện pháp đối phó

Ngăn chặng, phát hiện các sai phạm trong kinh doanh
Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và
hoạt động kinh doanh
Lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp
định có liên quan .
- Kiểm sốt xử lý được đặt ra để:


-8-

Kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc
mà nhân viên đã thực hiện và đã được công nhận, cho phép, phân loại, tính
tốn, ghi chép và tổng hợp trong báo cáo.
- Kiểm soát để bảo vệ tài sản là:
Các biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm đảm bảo sự an tồn về an tồn
tài sản và thơng tin khơng bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích trong đơn vị
Dễ dàng nhận thấy, kiểm sốt nội bộ đóng vai trị rất quan trọng đối với
sự an toàn và khả năng phát triển trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Việc
xây dựng và thực hiện được một cơ chế kiểm soát nội bộ phù hợp và hiệu quả
sẽ cho phép các đơn vị chống đỡ tốt nhất với rủi ro .
Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị bao gồm nhiều hệ thống con. Các
hệ thống con được lập ra giúp nhà quản lý doanh nghiệp đạt được các mục
đích cụ thể. Mỗi hệ thống bao gồm nhiều quy chế kiểm sốt nội bộ và quy
trình kiểm sốt, trong đó một số có tác dụng tương hỗ nhau,một số lại có chức
năng độc lập. Để phát huy tác dụng mỗi hệ thống phải được xây dựng khoa
học, thiết thực và hoạt động tốt .
1.1.3 Yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của KSNB [3]
Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt
động của tổ chức đơn vị đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một
cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp

quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh,
các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, đơn vị phải rà soát,
nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy
trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp.


-9-

Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các
hoạt động hàng ngày của đơn vị. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết
kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả
các đơn vị, bộ phận của tổ chức dưới nhiều hình thức như:
- Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch
nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong đơn vị
- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận
trong việc thực hiện các giao dịch.
- Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho
phép thực hiện các công việc; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít
nhất 2 cán bộ tham gia, khơng có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực
hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ
những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với
quy định của pháp luật.
Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp
lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ khơng đảm
nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu
thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong đơn vị khơng có
điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thơng tin phục vụ các mục đích cá
nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định
nội bộ trong đơn vị .
Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có

hệ thống thơng tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ và
tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ
cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.


- 10 -

Hệ thống thông tin, tin học của đơn vị phải được giám sát, bảo vệ một
cách hợp lý, an tồn và phải có cơ chế quản lý dự phịng độc lập ,nhằm xử lý
kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ... để đảm bảo hoạt
động kinh doanh thường xuyên, liên tục của đơn vị .
Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên đều phải quán triệt được tầm quan trọng
của hoạt động kiểm tra, kiểm sốt nội bộ; vai trị của từng cá nhân trong q
trình kiểm tra, kiểm sốt nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản
thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy
định, quy trình kiểm tra, kiểm sốt nội bộ liên quan.
Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan
phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ
thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải
được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có
thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám
đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.
Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp phải thường xuyên, liên tục
kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên
quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của
mình
Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận trong đơn vị phải báo cáo, đánh giá về
kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý
đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo
định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.

1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ


- 11 -

Do có sự khác nhau về tổ chức quản lý, hoạt động kinh doanh mà mỗi
loại hình doanh nghiệp có những hệ thống kiểm sốt nội bộ khác nhau. Nhưng
nhìn chung thì có 5 yếu tố chính cấu thành hệ thống KSNB như sau:
Mơi trường kiểm sốt

Đánh giá các rủi ro
HỆ THỐNG
Hoạt động kiểm sốt

KIỂM SỐT NỘI BỘ

Thơng tin & truyền thông

Giám sát

Sơ đồ 1.1: Các bộ phận hợp thành KSNB
(Nguồn: Hồng Đình Thắng (08/2000), Hồn thiện hoạt động kiểm tra, kiểm
toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng VN, Đề tài nghiên cứu khoa
học –Mã số KNH 99.17,Viện khoa học ngân hàng , Hà Nội. [4])

1.2.1 Mơi trường kiểm sốt chung [6]
Một khía cạnh quan trong của cơng tác kiểm sốt là xem xét cung cách
của bộ phận quản lý cao cấp nhất, kiểm tra và giám sát các nghiệp vụ, các
hoạt động của đơn vị như thế nào. Bộ phận quản lý tạo ra môi trường chung,
nhờ đó để xác định thái độ của tồn đơn vị đối với hệ thống kiểm sốt. Mơi

trường kiểm sốt chung cũng tạo ra các chính sách các trình tự các chỉ dẫn
đảm bảo sự giám sát liên tục và có hiệu quả đối với các nghiệp vụ của doanh
nghiệp. Sự nhận thức về mơi trường kiểm sốt rất quan trọng đối với kiểm


- 12 -

toán viên, trong việc xác định phạm vi của kiểm toán trên cơ sở nắm vững hệ
thống kiểm soát nội bộ của đơn vị .
Sự đánh giá của kiểm tốn viên về mơi trường kiềm sốt sẽ giải đáp thái
độ và hành động của bộ phận quản lý cao nhất đối với hệ thống kiểm sốt sẽ
có ảnh hưởng như thế nào đối với tính hiệu quả của các hoạt động trong
doanh nghiệp. Có thể khẳng định rằng khơng có sự chỉ dẫn chung và sự giám
sát liên tục của bộ phận quản lý, sẽ khơng có một sự đảm bảo nào về các bước
kiểm soát của các nhân viên được tiến hành một cách thích hợp và có hiệu
quả .
Mơi trường kiểm sốt mạnh khơng đảm bảo tính hiệu quả của những kỹ
thuật kiểm sốt cụ thể . Tuy nhiên, nếu thiếu vắng mơi trường kiểm sốt
chung sẽ làm giảm tính hiệu quả tổng quát của kiểm soát cũng như độ tin cậy
cuối cùng của số liệu được tạo ra bởi các hệ thống kiểm toán và thơng tin.
Như vậy, có thể nói rằng ,mơi trường kiểm sốt chung bao gồm tồn bộ
các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và
sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị, các nhân tố này
chủ yếu liên quan đến thái độ,nhân thức và hành động của người quản lý đơn
vị. Hơn nữa nó cịn là nền tảng cho sự hoạt động của hệ thống kiểm soát nội
bộ và có ảnh hưởng tới các yếu tố cịn lại trong hệ thống kiểm soát nội bộ .
Dưới đây là các nhân tố chủ yếu:
- Đặc thù vế quản lý (tính chính trực , giá trị đạo đức và quan điểm
của nhà quản lý )
Là muốn nói đến các quan điểm khác nhau của người quản lý đơn vị đối

với tình trạng báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh. Một số
nhà quản lý chú ý quá mức đến việc báo cáo tình hình tài chính và nhấn mạnh
đến việc hồn thành kế hoạch lợi nhuận. Những người này có thể sẵn sàng


- 13 -

hành động mạo hiểm để đổi lấy một mức lợi nhuận cao,hoàn thành các chỉ
tiêu kế hoạch đề ra .Ở một số nhà quản lý khác lại có thái độ hết sức dè dặt và
thân trọng. Các quan điểm như vậy của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến
chính sách và thủ tục kiểm sốt của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo
tài chính .
Cơ cấu về quyền lực trong một đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của
đặc thù quản lý, nếu việc quyết định quản lý chỉ tập trung vào một người thì
phải chú trong đến nhân cách và năng lực của người đó. Nếu quyền quản lý
được phân tán nhiều người trong bộ máy quản lý thì vấn đề quan trọng là
kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã dược phân quyền nhằm đề
phòng các trường hợp không sử dụng hết quyền được giao, hoặc lạm dụng
quyền hạn này .
- Cơ cấu tổ chức
Một cớ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy
quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể
ngăn chừa được sự vi phạm chính sách, thủ tục, quy chế kiểm sốt và loại bỏ
được những hoạt động khơng phù hợp
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ
các nguyên tắc sau:
Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên tồn bộ hoạt động của
đơn vị, khơng bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời khơng có sự chồng chéo giữa các
bộ phận
Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và

bảo quản tài sản
Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận


- 14 -

- Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự
và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng ,huấn luyện ,đánh giá đề bạt,
khen thưởng các nhân viên .Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách
nhằm vào việc tuyển dụng và sử dụng nhân viên có năng lực ,có đủ kỹ năng
và hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ .
- Công tác kế hoạch
Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính cũng như
phương án chiến lược của bộ phận cao nhất .Chiến lược sản xuất kinh doanh
và các kế hoạch giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả .Cơng
tác kế hoạch được tiến hành nghiên túc và khoa học cũng sẽ trở thành một
cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu .
- Bộ phân kiểm tốn nội bộ
Là một nhân tố cơ bản trong mơi trường kiểm soát ,bộ phận hiểm toán
nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về tốn bộ hoạt
động của đơn vị ,trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ ,bộ phận kiểm toán
nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có những thơng tin kịp thời và xác thực về
hoạt động nói chung và chất lượng cơng tác kiểm sốt nói riêng để diều chỉnh,
bổ sung các quy chế kiểm sốt thích hợp và có hiệu lực hơn .Tuy nhiên,bộ
phân kiểm tốn nội bộ, có thể phát huy tác dụng tốt nếu:
Về tổ chức :Bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ
để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó .Đồng thời phải được giao quyền
hạn tương đối rỗng rãi và hoạt động tương đối độc lập với bộ phân được kiểm
tra.

- 15 -

Về nhân sự : Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có khả
năng đủ để thực hiện nhiệm vụ
- Các nhân tố bên ngồi
Mơi trường kiểm soát chung ở một đơn vị nào cũng cịn bao gồm nhân tố
bên ngồi.Các nhân tố này nằm ngồi sự kiểm sốt của các nhà quản lý nhưng
có ảnh hưởng tương đối lớn đến thái độ ,cung cách của nhà quản lý và các
quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể .Thuộc các nhân tố này là:ảnh hưởng
của các cơ quan chức trách nhà nước, các nhà đầu tư và pháp lý
1.2.2 Đánh giá các rủi ro[4]
Xác định mục tiêu đơn vị
Kiểm
sốt
rủi
ro

Đánh giá
rủi ro

Nhận
dạng
rủi
ro

Phân tích và đánh giá rủi ro

Sơ đồ 1.2: Đánh giá rủi ro

( Nguồn: Hồng Đình Thắng (08/2000),Hồn thiện hoạt động kiểm tra ,kiểm
tốn nội bộ trong các tổ chức tín dụng VN, Đề tài nghiên cứu khoa
học –Mã số KNH 99.17,Viện khoa học ngân hàng ,Hà Nội. [4] )

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có
nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh
giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro
qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng
xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.


- 16 -

Trong lĩnh vực kế tốn, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và
hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản khơng có thực hoặc là
khơng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ phải
trả không phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế tốn, khai báo khơng đầy đủ về
thu nhập và chi phí, trình bày những thơng tin tài chính khơng phù hợp với
yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán
Đánh giá rủi ro nghĩa là nhận dạng rủi ro ,phân tích khả năng xảy ra .
Việc đánh giá rủi ro có hiệu quả khi:
- Xác định được mục tiêu của đơn vị: Xác định được mục tiêu của
đơn vị là một điều kiện quan trong trong việc đánh giá rủi ro.Để từ đó đơn vị
đề các phương pháp kế hoạch quy trình ,nhằm giảm thiếu tồi đa các rủi ro.
- Nhận dạng rủi ro:Rủi ro có rất nhiều dạng như:khi đổi mới khoa
học kỹ thuật ,sự cải tiến sản phẩm của đối thủ cạnh tranh ,sự thay đổi chính
sách pháp luật của nhà nước,sự quản lý thiếu minh bạch, trình độ ,trách nhiệm
của cán bộ thấp.những dạng rủi ro đó có thể ảnh hưởng tới một bộ phân hay
toàn hoạt động của đơn vị .Để nhận dạng rủi ro có thể sử dụng các phương
pháp như là dự báo ,phân tích các dữ liệu quá khứ hay là việc rà sốt thường

xun các hoạt động .
Có các loại rủi ro chính:
Rủi ro tiềm tàng:
Là khả năng trong báo cáo tài chính có những sai sót nghiêm trọng
hay những điều kiện khơng bình thường trước khi xem xét tính hiệu lực của
hệ thống kiểm soát nội bộ .
Rủi ro kiểm soát:


- 17 -

Là các khả năng mà hệ thống kiểm sốt nội bộ đơn vị khơng phát hiện
và ngăn chặn các gian lận và sai sót .kiểm tốn viên phải tìm hiểu đầy đủ về
hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị để đánh giá mức độ rủi ro và có phương
pháp phù hợp
- Phân tích và đánh giá rủi ro:Sau khi nhận dạng được rủi ro ,cần
phải phân tích và đánh giá mức đơ của rủi ro, xem xét mức độ xảy ra thừơng
xuyên của rủi ro. Nó ảnh hưởng sao tới mục tiêu của đơn vị ,của tồn hoạt
động trong đơn vị. Từ đó đưa ra các biện pháp ngăn ngừa kịp thời
Khi phân tích và đánh giá rủi ro cần chú ý tới bản chất kinh doanh của
đơn vị,các nhân tố ảnh hưởng tới ngành nghề của đơn vị ,bản chất của từng
bộ phận. Và các nhân tố từ bên ngồi như mơi trường hoạt động ,các chích
sách mới ...
- Kiểm sốt rủi ro:Sau khi đã xác định mục tiêu của đơn vị ,nhân dạng
rủi ro,phân tích đánh giá rủi ro, thì cần có các biện pháp giảm thiếu rủi ro để
tránh thiệt hại cho đơn vị
1.2.3 Hoạt động kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt tốt là điều kiện cần, quan trọng để hoạt động
kiểm sốt có hiệu quả. Tuy nhiên, để hoạt động kiểm sốt có hiệu quả, hiệu
lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết lập và thực hiện

nghiêm túc các hoạt động kiểm soát.
Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là: [6]
- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện cơng tác kế
tốn.Bởi lẽ khơng cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm
thời hoặc thường xun được làm cơng tác kế tốn về tài sản là để bảo vệ cho
công ty chống lại sự tham ô. Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có


- 18 -

một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân
và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân. Ví dụ một
người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm
thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho.
- Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có
liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan
bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham ơ trong tổ chức. Ví dụ như một
người làm kế toán thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hoá; lãnh đạo
đơn vị là người duyệt chi đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản.
- Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động: Hoạt
động kiểm sốt chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực trong
quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân có liên quan,
bao gồm cả việc ủy quyền. Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ ràng,
sẽ bảo đảm hoạt động kiểm sốt được thực hiện thơng suốt, khơng bị chồng
chéo, bỏ sót; gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của hoạt
động kiểm soát.
Bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát theo các nguyên tắc nêu trên,
việc thực hiện tốt các thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng để đạt được các
mục tiêu kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm:
Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu, chứng từ kế tốn; Kiểm tra tính chính xác của

các số liệu tính tốn; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, sổ kế tốn tổng
hợp và số kế toán chi tiết; Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So
sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế tốn; Phân tích,
so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực
tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán...


- 19 -

Cụ thể là các hành động ,quy chế ,các mục tiêu quản lý đặt ra nhằm đảm
bảo chỉ thị của lãnh đạo được thực hiện và những biện pháp cần thiết để xử
lý các rủi ro .Các hoạt động của kiểm soát là:[5]
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Các thủ tục phê chuẩn
Các
hoạt
động
kiểm
soát
là:

Chứng từ và sổ sách đầy
Kiểm soát vật chất
Kiểm sốt độc lập

Phấn tích rà sốt

Sơ đồ 1.3: Các hoạt động kiểm soát
( Nguồn: Tập thể giảng viên bơ mơn Kiểm tốn Trường Đại học Kinh Tế TP.Hồ
Chí Minh (2007), Kiểm toán , Nxb Lao Động-Xã Hội, TP. Hồ Chí

Minh. [5])

-Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Tức là khơng cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi nghiệp
vụ từ khi hình thành cho tới khi kết thúc ,không thành viên nào được kiêm
nhiệm các chức năng

cùng lúc nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn

nhau,giảm cơ hội cho bất kỳ nhân viên nào gây sai sót hoặc giấu giếm những
sai phạm của mình,đồng thời nếu có sai sót xảy ra cũng được phát hiện nhành
chóng ,kịp thời .Cụ thể là không được kiêm nhiệm các chức năng sau cùng
lúc:


- 20 -

- Bảo quản tài sản với chức năng kế tốn:nhằm ngăn chặn các hành
vi tham ơ tài sản ,hoặc rủi ro xảy ra khi nhân viên tự tiện sử dụng tài sản phục
vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh số sách để che dấu sai phạm
- Phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế toán: hạn chế khả năng
thâm lạm tài sản .Ví dụ như người phê chẩn tuyển dụng nhân viên đồng thời
là người phát lương có thể xảy ra thâm lạm khi người đó cố tình khai khống
nhân viên để chiếm đoạt tiền lương
- Thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán:nhằm đảm bảo tính
chính xác ,vì khi nhân viên kiêm nhiệm cùng lúc hai chức năng này sẽ xảy ra
rủi ro khi họ báo cáo kết quả thiếu chính xác để tăng thành tích của bản thân
hoặc bộ phận mà họ đang thực hiện
- Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn
Tất cả các nghiệp vụ đều phải được những người có tránh nhiệm phê

chuẩn trước khi thực hiện như là phê chuẩn chung ,phê chuẩn cụ thể
Phê chuẩn chung:Là trường hợp người quản lý ban hành chính
sách thực hiện cho tồn đơn vị
Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý phải xét duyệt
từng nghiệp vụ riêng biệt ,áp dụng cho những nghiệp vụ không thướng xuyên
như là mua sắm máy móc thiết bị
- Chứng từ và sổ sách đầy đủ ,đảm bảo[4]
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm sốt
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm sốt q trình xử lý thơng tin, cần phải đảm bảo rằng phải kiểm
soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải
đúng đắn. Cụ thể là


- 21 -

Kiểm soát chứng từ

Kiểm soát sổ sách

Biểu mẫu chứng từ đầy đủ ,rõ ràng

Thiết kế sổ sách

Đánh số trước liên tục

Ghi chép kịp thời ,chính xác

Lập kịp thời

Bảo quản và lưu trữ

Lưu chuyển chứng từ khoa học
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
- Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả
những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn
chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và các hồ sơ dữ liệu. Thí dụ: tài
sản có thể kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khoá, nhân viên bảo vệ và
những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của doanh
nghiệp. so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực
Việc
tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng
cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những
yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu khơng thực
hiện cơng việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc cũng có thể
khơng phát hiện được những hành vi đánh cắp
- Kiểm tra độc lập
Là xem xét cẩn thận các thủ tục kiểm soát hay các nghiệp vụ ,được tiến
hành bởi những người hoàn toàn độc lập với các cá nhân hay bộ phân thực
hiện các nghiệp vụ được kiểm tra nhằm đánh giá cũng như chấn chỉnh việc
tuân thủ các thủ tục được yêu cầu .


- 22 -

Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại
là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc khơng độc lập
vì bất kỳ lý do nào.
- Phân tích rà sốt

Hoạt động này chính là sự xem xét lại việc đã thực hiện bằng cách so
sánh số liệu thực tế với số liệu trong kế hoạch và dự tốn ,kỳ trước và các dữ
liệu có liên quan .
Nhờ việc rà soát lại mà nhà quản lý sẽ phát hiện những vấn đề bất
thường không nằm trong kế hoạch hoặc dự toán .Hoặc đánh giá những bộ
phận làm được và chưa được theo mục tiêu đề ra để có điều chỉnh kịp thời về
nhiệm vụ .
1.2.4 Thông tin & truyền thông [4]
Thông tin và truyền thông là huyết mạch cho sự vận hành của toàn bộ
hoạt động trong tổ chức
Thơng tin và truyền thơng chính là điều kiện khơng thể thiếu cho việc
thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc
hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự
tn thủ.Vai trị chính là hệ thống kế tốn của đơn vị
Thơng tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc trao
đổi thông tin ,mệnh lệnh chuyển giao kết quả trong đơn vị & đạt được các
mục tiêu kiểm soát khác nhau . Thông tin & truyền thông được liên kết với
nhau & được cung cấp thông qua hệ thống thơng tin. Hệ thống thơng tin của
một doanh nghiệp có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công
hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các u cầu chất lượng của thơng tin là
thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.


- 23 -

Truyền thông là một phần của hệ thống thơng tin nhưng được nêu ra
để nhấn mạnh vai trị của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này
cần chú ý các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị của cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các

thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong
doanh nghiệp. Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông
tin hữu hiệu trong nội bộ.
- Các thơng tin từ bên ngồi (khách hàng, nhà cung cấp, ngân
hàng,báo đài) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và
đầy đủ, nhờ đó doanh nghiệp mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các
thơng tin cho bên ngồi (Nhà nước, cổ đơng ) cũng cần được truyền đạt kịp
thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ
quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới
dạng các nghiệp vụ kế tốn. Q trình vận hành của hệ thống là q trình ghi
nhận, phân loại, tính tốn, xử lý và tổng hợp.
Hệ thống thơng tin kế tốn thường bao gồm 2 phần có liên quan chặt
chẽ với nhau là hệ thống thơng tin kế tốn và hệ thống thơng tin kế tốn quản
trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế
nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành
và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm tốn
báo cáo tài chính. Các kiểm tốn viên thường quan tâm đến hệ thống thơng tin
kế tốn tài chính.


- 24 -

Ngồi những u cầu thơng thường của bất kỳ hệ thống thơng tin nào
(tính kịp thời, hiệu quả ), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin cần đạt
được như sau:
Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật
Nghiệp vụ chỉ có thể chính xác khi có sự phê chuẩn đúng đắn
Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân
loại đúng đắn các nghiệp vụ.

Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị
Xác định đúng thời gian của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi
chép đúng kỳ
Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo
cáo tài chính
Việc ghi nhận thơng tin có thể thực hiện theo nhiều cách như thông tin
bằng văn bản ,điện thoại ,Email ,hộp thư .Bên cạnh đó đơn vị sẽ có biện pháp
bảo mật thơng tin, lắp đặt hệ thống bảo vệ ,kiểm tra giám sát để đảm bảo rằng
thông tin quan trong của đơn vị không bị lọt ra ngoài ,cũng như ngăn cản sự
tiếp cận của những người khơng có thẩm quyền ,trách nhiệm
Ngồi chứng từ, sổ sách và phương pháp ghi chép vào sổ sách, để hệ
thống thơng tin kế tốn vận hành tốt cịn cần có sơ đồ hạch toán và sổ tay
hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế tốn, vì thế chúng cịn được xem
như là phương tiện truyền thơng về chính sách
Việc truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự hiểu
biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến q trình lập báo cáo tài
chính. Các nhân viên xử lý thơng tin sẽ hiểu rằng cơng việc của họ có liên