QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Dùng cho sinh viên hệ đào tạo đại học từ xa)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.16 MB, 154 trang )
H C VI N CƠNG NGH B U CHÍNH VI N THƠNG
QU N TR V N PHỊNG
(Dùng cho sinh viên h đào t o đ i h c t xa)
L u hành n i b
HÀ N I - 2008
H C VI N CƠNG NGH B U CHÍNH VI N THƠNG
QU N TR V N PHỊNG
Biên so n :
THS. PH M M H NH
L I NĨI
U
Qu n tr v n phịng là vi c h ach đ nh, t ch c, ph i h p, tiêu chu n hóa và ki m sóat các
h at đ ng x lý thông tin trong các c quan, doanh nghi p.
Ngày nay, v n phịng khơng cịn ch là hình nh quen thu c v i nh ng hành lang im ng,
các cánh c a khép v i b ng đ tên phòng ban k ch nghiêm trang, hay ti ng đánh máy ch l c
c c. Ngày nay v n phòng đã mang m t b m t đa d ng h n: trang thi t b hi n đ i. không gian
m , bài trí linh h at, thích ng v i nhi u nhu c u và ph ng th c làm vi c phong phú. Th m chí
có c các v n phòng làm vi c t xa, v n phòng t i nhà và v n phòng o.
Cho dù d i d ng th c nào, m t khi đã xác l p s có m t c a v n phịng thì các nhà qu n
tr v n có nh ng m i quan tâm chung v ch t l ng, tính hi u qu t các h th ng, qui trình và
thói quen c ng nh t p qn làm vi c t t nh m phát huy t i đa các ch c n ng và nhi m v c a
v n phòng. H n th n a, nhà qu n tr s ngày càng nh n rõ r ng vi c t ch c và qu n lý t t h at
đ ng v n phịng có nh h ng l n đ n hi u su t chung, th m chí c đ n l i nhu n c a cơng ty.
Hành chánh v n phịng hi n di n trong b t c các b ph n phịng ban ch khơng ch riêng
phịng hành chánh qu n tr . Các c quan đ u có nhi u phòng ban khác nhau, và m i b ph n đó
đ u có cơng vi c hành chánh v n phịng và vì th c n ph i có cơng tác qu n tr hành chánh v n
phịng. B t c c p qu n tr nào, ng ai tr công nhân tr c ti p s n xu t, đ u ph i làm công vi c
hành chánh v n phòng. T t c đ u ph i qu n tr hành chánh v n phòng c a mình sao cho có hi u
qu . B ph n nào c ng c n ph i lên l ch th i bi u công tác, th i bi u d án; c n ph i qu n tr
thông tin, qu n tr h s , c n ph i h ach đ nh t ch c các cu c h i th o, h i ngh và các chuy n đi
công tác; đ u ph i vi t báo cáo các ch ng trình và th t liên l c; đ u ph i ti p khách và g i đi n
th ai; đ u ph i s p x p ch làm vi c sao cho v a th m m , v a qu n tr qua các h th ng và th
t c, và v a có hi u qu . T t c các h at đ ng hành chánh v n phòng nêu trên đ u ph i đ c th c
hi n m t cách khoa h c theo tiêu chu n hi n đ i d i nhãn quan qu n tr .
S thành công c a các b n t i các doanh nghi p hay không, ph n l n là nh vào vi c qu n
tr hành chánh v n phòng! Cu n sách này s giúp cho các b n sinh viên n m đ c nh ng đi u c
b n nh t v qu n tr hành chánh v n phịng. Trong q trình biên s an không sao tránh kh i
nh ng khi m khuy t, r t mong nh n đ c s đóng góp chân tình c a q đ ng nghi p và các b n
sinh viên đ cu n sách này ngày càng hòan thi n h n!
Tác gi
Ph m M H nh
CH
M TS
V N
NG 1
CHUNG V QU N TR V N PHÒNG
B t c m t c quan nào dù l n hay nh c ng đ u có m t b ph n ti p khách, qu n lý và
gi i quy t v n b n đi-đ n, l u tr h s tài li u, t ch c s p x p h i h p... là cánh tay đ c l c c a
c p qu n lý, đó chính là v n phịng (hay phịng hành chánh qu n tr ).
các h at đ ng v n phòng trong c quan đ c th ng nh t và có hi u qu , c n ph i có
nh ng ng i chuyên nghi p v hành chánh v n phịng, đó là chánh v n phịng hay tr ng phịng
và th ký hay nói cách khác đó là các nhà qu n tr hành chánh v n phòng.
giúp m i ng i cùng làm vi c v i nhau m t cách có hi u qu , hịan thành các m c tiêu,
thì c n ph i xây d ng và duy trì m t c c u qui đ nh nh ng vai trò, ch c n ng, nhi m v và ch c
v công tác. ó chính là vi c t ch c b máy hành chánh v n phịng.
có ý ngh a, m t vai trò
ho c ch c n ng nhi m v ph i đ c g n v i m c tiêu rõ ràng, v i s nh n th c đ y đ v b n
ph n, ho c hành đ ng có liên quan v i nhau. Quy n h n ph i đ c giao m t cách rõ ràng kèm
theo các công c , các ngu n tài nguyên và thông tin c n thi t đ hịan thành nhi m v đó.
các
vai trị h tr nhau m t cách có hi u qu , chúng ph i đ c s p x p theo m t tr t t nh t đ nh,
h ng v m c tiêu. ó là nh ng n i dung đ c trình bày trong ch ng 1 này.
1.1 KHÁI NI M, CH C N NG VÀ NHI M V V N PHỊNG
1.1.1 Khái ni m v n phịng
V n phòng là b máy làm vi c t ng h p và tr c ti p c a m t c quan ch c n ng ph c v
cho vi c đi u hành c a lãnh đ o. Các c quan th m quy n chung ho c l n thì thành l p v n
phịng, nh ng c quan nh thì có phịng hành chánh.
V n phịng cịn đ c hi u là tr s làm vi c c a c quan, đ n v , là đ a đi m giao ti p đ i
n i, đ i ng ai c a c quan, đ n v đó. Ngịai ra, v n phịng cịn có th là phịng làm vi c c a th
tr ng có t m c cao. Ví d v n phịng Chính ph , v n phòng T nh y, v n phòng T ng cơng ty...
V n phịng đ c hi u là m t l ai h at đ ng trong các c quan, doanh nghi p. V n phòng
thiên v vi c thu nh n, b o qu n, l u tr các l ai công v n gi y t trong c quan. Nói đ n v n
phịng ng i ta th ng ngh đ n m t b ph n ch làm nh ng công vi c liên quan đ n công tác v n
th .
Nh v y: V n phòng là b máy đi u hành t ng h p c a c quan, doanh nghi p; là n i thu
th p, x lý thông tin h tr cho h at đ ng qu n lý; là n i ch m lo m i l nh v c d ch v h u c n
đ m b o các đi u ki n v t ch t cho h at đ ng c a m i c quan, t ch c.
1.1.2 Ch c n ng v n phịng
V n phịng ho c phịng hành chánh có các ch c n ng sau:
-Ch c n ng giúp vi c đi u hành.
-Ch c n ng tham m u t ng h p.
-Ch c n ng h u c n, qu n tr .
1.1.3 Nhi m v v n phịng
V n phịng có nh ng nhi m v ch y u sau đây:
-Xây d ng ch
ng trình và t ch c th c hi n ch
ng trình.
3
-Thu th p, x lý, qu n lý và s d ng thông tin.
-Th c hi n nhi m v t v n v n b n cho th tr
ng.
-Xây d ng, c ng c t ch c b máy v n phòng.
-T ch c giao ti p, đ i n i, đ i ng ai.
-Duy trì h at đ ng th
ng xuyên, liên t c c a v n phòng.
-B o đ m nhu c u h u c n, kinh phí chi tiêu, qu n lý v t t tài s n c a doanh nghi p.
V n phòng làm vi c theo ch đ th tr ng. Th tr ng v n phịng (chánh, phó v n
phịng) ph i đ cao trách nhi m qu n lý trong v n phòng và ch u trách nhi m pháp lý tr c th
tr ng c quan.
1.2 QU N TR V N PHÒNG
1.2.1 Khái ni m qu n tr và qu n tr hành chánh v n phòng
1.2.1.1 Khái ni m qu n tr
Qu n tr là s ph i h p t t c các tài nguyên thông qua ti n trình h ach đ nh, t ch c, lãnh
đ o và ki m tra nh m đ t đ c các m c tiêu đã đ ra.
1.2.1.2 Khái ni m qu n tr hành chánh v n phòng
Qu n tr hành chánh v n phòng là vi c h ach đ nh, t ch c, ph i h p, tiêu chu n hóa
và ki m sóat các h at đ ng x lý thông tin.
1.2.2 Ch c n ng c a qu n tr hành chánh v n phịng
-H ach đ nh cơng vi c hành chánh
-T ch c cơng vi c hành chánh v n phịng
-Lãnh đ o cơng vi c hành chánh v n phịng
-Ki m sóat cơng vi c hành chánh
-D ch v hành chánh v n phòng. [tài li u 2]
1.3 T
CH C B
MÁY HÀNH CHÁNH V N PHỊNG
1.3.1 Hình th c, c c u t ch c v n phòng
B t c khi nào và b t c
đâu có m t nhóm ng i làm vi c chung đ u ph i có m t t
ch c đ c h ach đ nh rõ ràng. M i quan h gi a h ph i đ c xác đ nh và th ng nh t. Ng i nào
làm cái gì? Ai báo cáo ai? Ai là ng i ra quy t đ nh?... ó là nh ng v n đ c t l i c a t ch c.
1.3.1.1 Hình th c t ch c v n phòng
V n đ ch y u trong m t t ch c hành chánh là các h at đ ng hành chánh nên t p trung
hay phân tán? Các h at đ ng đó đ c đ t d i s ki m sóat tr c ti p c a nhà qu n tr hay khơng?
Vì các h at đ ng hành chánh có nh h ng xuyên su t t ch c, t v n phòng giám đ c
đ n các đ n v , ban ngành, đ n nhân viên hành chánh có m c l ng th p nh t, cho nên hành
chánh v n phịng khơng nên phân tán. Phân tán ngh a là cơng vi c hành chánh v n phịng c a m i
b ph n phòng ban đ u do b ph n đó qu n lý m t cách đ c l p và vì th thi u h n s ph i h p.
H u qu là cơng vi c hành chánh v n phịng s trùng l p, hao t n v n phòng ph m và s c l c, và
nh t là thi u s ph i h p. Vì v y c n ph i t p trung công vi c hành chánh v n phịng sao cho
th ng nh t.
Có hai hình th c t p trung: t p trung theo đ a bàn và t p trung theo ch c n ng.
a)- Hành chánh v n phòng t p trung theo đ a bàn (Physical centralization)
4
Hành chánh v n phòng t p trung vào m t đ a bàn ngh a là: m i h at đ ng h s v n th
đ u ph i t p trung vào m t đ a đi m duy nh t đó là phịng hành chánh, d i quy n qu n tr c a
nhà qu n tr hành chánh.
NHÀ QU N TR
HÀNH CHÁNH
M I CÔNG VI C HÀNH CHÁNH CHO CÁC B PH N
A, B, C...
Hình 1.1: Hành chánh v n phòng t p trung theo đ a bàn.
u đi m:
D b trí và s p x p nhân s .
D ki m tra.
T p trung trang thi t b .
n gi n th t c...
Nh
c đi m:
Khó chun mơn hóa
Cơng vi c thi u chính xác do thi u quan tâm đ n t m quan tr ng c a t ng l ai công
vi c.
Trì tr do chuy n giao cơng vi c...
Vì v y ch nên áp d ng l ai hình này đ i v i các doanh nghi p nh ho c cá th .
b)- Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng (functional centralization)
Hành chánh v n phòng t p trung theo ch c n ng ngh a là các h at đ ng hành chánh v n
đ t t i đ a đi m c a các b ph n chuyên môn c a nó nh ng ph i đ c đ t d i quy n ph i h p,
tiêu chu n hóa và giám sát c a nhà qu n tr hành chánh.
5
B PH N A
CÔNG VI C
HÀNH CHÁNH
NHÀ QU N TR
HÀNH CHÁNH
B PH N B
CÔNG VI C
HÀNH CHÁNH
B PH N C
CÔNG VI C
HÀNH CHÁNH
Hình 1.2: Hành chánh v n phịng t p trung theo ch c n ng.
u đi m:
Thu hút đ c nhi u chuyên viên vào công tác qu n lý. Các chuyên viên này s tham m u
(c v n) cho nhà qu n tr hành chánh v n phịng cho t ng b ph n chun mơn.
Nh
c đi m:
D vi ph m ch đ m t th tr
ng ngh a là l n quy n các c p qu n tr chun mơn.
Lo i hình này áp d ng cho h u h t các doanh nghi p.
1.3.1.2 C c u t ch c v n phòng
C c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phòng tùy thu c vào t ng qui mô c a công ty
và tùy thu c vào chi n l c kinh doanh c a công ty. Nó c ng tùy thu c vào t ng l ai s n ph m và
d ch v c a c quan t ch c.
i v i doanh nghi p cá th và qui mơ r t nh thì khơng có b ph n hành chánh v n
phịng chun bi t mà ch có m t nhân viên hành chánh v n phòng ho c th ký đ m nh n m i
công vi c hành chánh v n phịng c a doanh nghi p đó. Ng i này đ m nh n t t c các công vi c
hành chánh t ng quát l n chuyên ngành nh làm k tóan, s l ng, ti p tân, đánh máy, tr c đi n
th ai...
Khi doanh nghi p này phát tri n thành qui mô nh ho c trung bình nh thì b t đ u có các
tr ng phịng, trong đó có tr ng phịng hành chánh qu n tr (Senior Administration Manager)
kiêm luôn công vi c qu n tr tài nguyên nhân s .
6
TR
NG PHÒNG
HÀNH CHÁNH
QU N TR
CHUYÊN VIÊN
HÀNH CHÁNH
QU N TR
TR
NG
NV
TÀI NGUYÊN
NHÂN S
TR
NG
NV
D CH V HÀNH
CHÁNH V N
TR
NG
NV
K THU T VÀ
B O TRÌ
Hình 1.3: Phịng hành chánh qu n tr c a m t doanh nghi p nh .
Khi doanh nghi p có qui mơ l n v a, thì tùy chi n l c, m c đích kinh doanh, và c c u
m t hàng d ch v ho c th tr ng mà c c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phòng thay đ i.
Khi phát tri n v i qui mô l n ho c r t l n, nhi u công ty có h n m t v phó t ng giám đ c
ph trách các d ch v hành chánh v n phịng.
T NG GIÁM
C
TR LÝ T NG
GIÁM
C
PHĨ T NG GIÁM
C MARKETING
CHUYÊN VIÊN
MARKETING
PHÓ T NG GIÁM
C D CH V
HÀNH CHÁNH VP
GIÁM
T NG KI M TÓAN
C NHÂN
S
GIÁM
C NGHIÊN
C U TI P TH
TR
PHĨ T NG GIÁM
C TÀI CHÍNH
GIÁM
C KINH
DOANH
NG KHU V C
A
TR
TR
NG PHỊNG
K TĨAN
GIÁM
C D CH
V HÀNH CHÁNH
V N PHỊNG
TR NG PHỊNG
GIAO - NH N
TR NG PHÒNG
HÀNH CHÁNH
T NG H P
NG KHU V C
B
Hình 1.4: S đ t ch c b ph n hành chánh c a doanh nghi p có qui mơ l n.
Nói tóm l i, m i cơng ty có c c u t ch c riêng. Khơng có c c u t ch c nào là t i h o
c . T ch c t t là t ch c n ng đ ng và uy n chuy n (dynamic and flexible) phù h p v i môi
tr ng, khung c nh và chi n l c c a cơng ty đó.
7
1.3.2 B trí v n phịng
B trí v n phịng là t ch c, s p x p phòng c, bàn gh , d ng c sao cho phù h p đ có
m t ti n nghi t i đa cho nhân viên và cho khách; S p x p sao cho vi c di chuy n tài li u càng
ng n càng d ki m sóat.
nghiên c u s x p đ t trong công vi c, ta theo các giai đ an sau:
- Tr c h t, c n phác h a l c đ c a kh ang tr ng. Sau đó v b n đ c a phòng c theo t
l chi u cao, chi u ngang, chi u dài c a m i phòng và nh n đ nh m i phòng b ng cách đo chu vi
hành lang c a các b c t ng, c u thang... ó là nh ng đi m chính ph i chú ý khi v b n đ .
- o các kh ang cách đ x p đ t các bàn gh sao cho thu n ti n. V i b n đ , ta có th thay
đ i v trí c a các v t m t cách d dàng tr c khi b t tay th c hi n khuân vác s p x p; đ ng th i
nó cho ta m t hình nh di n ti n công vi c.
Khoa h c ch ng minh đ c r ng vi c s p x p phòng c, bàn gh m t cách khoa h c và
th m m s làm cho tinh th n nhân viên ph n ch n, th dãn b t c n th ng và nh t là n ng su t lao
đ ng cao. Vi c s p x p phòng c cho t ng b ph n chuyên môn không khoa h c, s gây ra h u
qu m t r t nhi u công s c và th i gian di chuy n lu ng công vi c (flow of work) s r t phí ph m.
Ngịai ra, vi c b trí các phịng làm vi c riêng (private offices) cho nhân viên s gây ra lãng phí.
Khi s p x p các phịng làm vi c, nhà qu n tr hành chánh c n ph i theo m t s nguyên t c
sau đây:
1.3.2.1 Chú ý đ n m i t
ng quan gi a các b ph n phòng ban
Nhà qu n tr ph i quan tâm s p x p các phòng ban d i cái nhìn t ng th c a các h th ng.
Các b ph n này quan h m t thi t v i nhau. Sau đây là m t s nguyên t c:
1. Các b ph n phòng ban đ c b trí g n các b ph n chính c a cơng ty. Các b ph n
chính là b ph n đi u hành, kinh doanh, mua s m, k tóan, tài chính, d ch v hành chánh, và
phịng nhân s .
2. S p x p sao cho m t khi t ch c phát tri n, chúng ta d dàng thay đ i v trí phịng ban.
3. S p x p các phịng ban có quan h m t thi t v i nhau g n hay sát nhau. M c dù t t c
các b ph n đ u có quan h v i nhau, nh ng có m t vài b ph n quan h nhi u h n. Thí d nh
phịng h i h p nên g n phòng c a các c p qu n tr th ng hay s d ng nó.
4. B trí các b ph n hay ti p xúc v i khách hàng hay v i các c quan bên ngòai
ra vào, thang máy ho c khu v c ti p tân.
g nl i
5. Cách ly xa ch làm vi c nh ng b ph n hay gây ti ng n ho c gây d dáy b n thi u.
6. Tách các b ph n c n b o m t xa kh i ch công c ng ho c nhi u ng
i hay lui t i.
1.3.2.2 B trí phịng ban ho c bàn làm vi c theo lu ng công vi c (flow of work)
C g ng s p x p các phòng ban ho c bàn làm vi c theo lu ng công vi c nh m t i thi u
hóa vi c di chuy n khi chuy n giao tài li u ho c trao đ i công vi c. Kh ang cách quá xa s làm
m t r t nhi u th i gian. Ngòai ra nó cịn gíup ta gi m b t kh n ng làm th t l c gi y t , gây trì tr
và gián đ an cơng vi c.
8
Hình 1.5: Mơ hình s p x p bàn gh , phịng ban khơng khoa h c, khơng theo lu ng công vi c.
9
Ghi chú:
V n th đ n
V n th đi
Lu ng cơng vi c
S di chuy n c a nhân viên.
Hình 1.6: Mơ hình s p x p bàn gh , phịng ban theo th t c và lu ng cơng vi c.
1.3.2.3 H n ch s d ng phòng riêng (h th ng v n phịng “đóng”)
Khuynh h ng ngày nay ít s d ng phịng riêng cho các b ph n hành chánh mà th ng
dành các khu v c tr ng trãi r ng rãi cho nhân viên hành chánh làm vi c. D nhiên, l ai hình kinh
doanh nh h ng đ n s l ng phòng riêng. D u sao, các công ty c ng c n m t s phịng riêng.
Nói m t cách t ng qt, các phịng riêng đ c b trí cho các c p lãnh đ o đ t ng uy tín
(prestige), cho các cơng vi c có tính cách b o m t ho c c n t p trung tinh th n.
Vì sao ngày nay có khuynh h
ng ít s d ng phòng riêng?
- Phòng riêng chi m t hai đ n m
v c tr ng trãi.
10
i l n di n tích dành cho m t nhân viên làm vi c t i khu
- Phịng riêng làm cho cơng ty t ng chi phí nhi u h n đ tr ti n đi n, ánh sáng, thơng gió.
- Phịng riêng ít uy n chuy n trong vi c thay đ i công vi c, thay đ i v trí.
- Nh
c đi m l n nh t khi s d ng phòng riêng là khó ki m tra và làm trì tr lu ng cơng
vi c.
H th ng v n phịng “đóng” đ
t ng phòng riêng bi t.
c ng n cách b i vách ng n, t
ng cao, phân chia thành
u đi m:
m b o y u t an tịan, bí m t c a cơng vi c.
m b o tính riêng t c a m i nhân viên trong v n phòng.
Phù h p v i công vi c t p trung cao.
Nh
c đi m:
Chi m nhi u di n tích.
Chi phí hành chánh cao.
Khó giám sát cơng vi c, qu n lý nhân viên.
1.3.2.4 S d ng vách ng n (h th ng v n phịng “m ”)
Thay vì b trí nhi u phịng riêng cho nhân viên hành chánh, các cơng ty th ng b trí các
vách ng n đ ng n cách các nhân viên kh i nhìn th y nhau và trò chuy n; ho c giúp cho m i nhân
viên có ch riêng đ làm vi c. Vách ng n ch cao c ngang đ u m t ng i khi ng i ho c cao b ng
khung c a ra vào. Ph n đ u có th b ng ki ng, có th là khơng.
L i đi m c a vi c s d ng vách ng n trong m t khu v c r ng l n là giúp cho m i ng i
làm vi c có tính cách riêng t , nh ng l i không gây gián đ an lu ng công vi c ho c c n ánh sáng
và thơng gió. Thu n ti n trong vi c giao ti p gi a các nhân viên và công vi c. D t p trung các
h at đ ng trong v n phịng. Nó d dàng trong vi c xê d ch khi ph i thay đ i v trí lúc c n thi t và
ti t ki m đi n, v t d ng.
1.3.2.5 B trí phịng c a c p lãnh đ o
Khi s p x p b trí phịng c a c p lãnh đ o cao c p, theo tiêu chu n qu c t , v n phòng c a
v này g m có các phịng c sang tr ng. Thơng th ng v n phịng này g m có m t phịng ti p
khách (receiving office) v i m t cô ti p tân hay th ký ti p tân; m t phòng h p (conference
room); các phòng làm vi c khác; phòng v sinh; m t phòng riêng c a th ký giám đ c (executive
secretary) đ c trang hòang đ p; và m t phòng l n.
Th
ng thì cơ ti p tân d
i quy n c a v chánh v n phịng.
1.3.2.6 B trí phịng h p chung
Phòng h p chung là m t b ph n v n phòng c a c p qu n tr cao c p. Tuy nhiên, nó c ng
đ c s d ng cho các c p qu n tr khác, nhân viên và khách hàng. M t th ký s ch u trách nhi m
lên l ch s d ng các cu c h p t i đây.
M c d u các cu c h p c a h i đ ng qu n tr , các cu c h p c a các c p lãnh đ o, các cu c
h p v i khách hàng u tiên h n các cu c khác, tuy nhiên c n ph i m r ng cho các h at đ ng c a
nhân viên đ t n d ng h t kh n ng c a nó.
Nên s p x p bàn gh sao cho m i thành viên ng i h p đ u th y m t nhau, m t đ i m t
(face to face). C n ph i có đ các b ng, bi u đ và b n đ ... [tài li u 1]
1.3.3 Trang thi t b v n phòng và hi n đ i hóa cơng tác v n phịng
11
1.3.3.1 Trang thi t b v n phòng
a)- Máy vi tính (Computer)
Ngày nay, chi c máy vi tính là v t d ng không th thi u đ c trong các v n phịng. Nó
giúp cho các th ký trong vi c s an th o các v n b n, th ng kê, tính tóan... và l u tr , qu n lý
thông tin m t cách ti n d ng và khoa h c.
Ngòai ra, chi c máy tính cịn là m t ph ng ti n h u hi u trong vi c trao đ i, c p nh t và
tìm ki m nh ng thơng tin c n thi t v i t c đ cao; g i và nh n các v n b n, tài li u v a nhanh
chóng, khơng s th t l c, m t mát... l i v a ít t n kém nh t.
Tùy theo qui mô và c c u t ch c c a b ph n hành chánh v n phịng mà có th trang b
m t hay nhi u máy và dung l ng máy cho các nhân viên.
b)- Máy in laser
Máy in laser là thi t b không th thi u đ k t n i v i máy vi tính. ây là thi t b r t c n
thi t đ đ a (truy xu t) nh ng d li u trong máy tính ra gi y đ làm h s , ch ng t , v n b n giao
d ch, qu n lý...
Tùy vào qui mô h at đ ng c a t ng c quan hay doanh nghi p mà đ n v trang b nh ng
máy in đ có th in đ c nh ng trang gi y kh l n nh nh ng m u bi u ho c b n v , b n thi t
k ...
c)- Máy scanner
Máy scanner là thi t b dùng đ ch p (nh p) nh ng d li u d ng hình nh ho c ch vi t
vào máy tính m t cách nhanh chóng đ làm h s tài li u vì ta khơng có file c a nh ng d li u đó.
d)- Máy photocopy
Máy photocopy giúp có đ
c b n sao nhanh chóng và chính xác theo b n g c.
Giúp thay th nh ng tài li u c ng k nh b ng nh ng h s thu nh đ vi c l u tr tr nên
d dàng h n.
e)- Máy fax
Th t là thi u sót khi các c p qu n tr hành chánh v n phịng ch a trang b cho b ph n
mình m t máy fax. C ng nh máy tính và máy photocopy, máy fax giúp ti n l i trong vi c
chuy n nh n nh ng v n b n đ c nhanh chóng và chính xác.
f)- Máy h y h s
đ
Máy h y h s dùng đ tiêu h y nh ng h , tài li u không cịn s d ng n a nh ng khơng
c phép đ l t tài li u này ra ngòai.
g)- Máy đi n th ai
Máy đi n th ai là ph ng ti n thơng tin liên l c nhanh chóng và ti n l i nh t. Giúp cho
các cu c đàm th ai đ c tr c ti p và d dàng h n, công vi c đ c gi i quy t nhanh chóng h n;
ti t ki m đ c th i gian và chi phí đi l i.
Tuy nhiên, nó c ng có nh c đi m là nhi u ng i l i d ng máy c quan đ nói chuy n
riêng t vơ ích, t n kém công qu , đôi khi ng i nghe c m th y b qu y r y. Do đó, c n ph i có
nh ng qui đ nh, đ nh m c s d ng đi n th ai sao cho h p lý và có hi u qu .
h)- Máy ghi âm, ghi hình
Trong đi u ki n k thu t phát tri n hi n nay, vi c trang b máy ghi âm, ghi hình t i v n
phòng là m t vi c c n thi t.
12
-Ghi l i nh ng di n bi n c a các h i ngh quan tr ng, các cu c h i đàm có tính cam k t.
Ghi l i các công vi c mà giám đ c không có m t t i c quan, ghi l i l i nh n...
-Ghi l i nh ng bài gi ng, t p húân nghi p v ph c v cho các đ n v .
Máy ghi âm, ghi hình đ
b trí ghi âm, ghi hình c đ nh.
i)- Ph
c c i ti n liên t c đ thích h p. Có nh ng phịng đ c bi t có th
ng ti n chuyên ch
- Xe con ch lãnh đ o
- Xe đ a r
c công nhân
- Xe dùng di chuy n d ng c , v t t , hàng hóa...
j)- V t d ng v n phịng (v n phòng ph m)
V n phòng ph m bao g m: c p ba dây, h p đ ng h s , bìa trình ký, l ch, k p gi y, d ng
c d p ghim, đ c l , các l ai phong bì, gi y, bút, m c in...ph i đ y đ , có s n t i n i làm vi c t o
nên uy tín trong cơng vi c.
V n phịng ph m khơng nên mua l ai x u, r ti n vì chúng có th làm h h ng các trang
thi t b , m t th i gian, gây b c mình và làm m t v th m m c a v n b n.
M t s l ai v n phịng ph m c n ph i đúng kích c , đúng qui đ nh nh : Danh thi p, gi y
vi t th ...
k)- T , giá các l ai
Giá g ho c s t đ ch a nh ng h p đ ng h s đang khai thác, sách báo tham kh o, ho c
nh ng v t d ng v n phòng khác.
T h s , tài li u đ ch a nh ng h s , tài li u ho c h p đ a, h p b ng c n l u tr . T ph i
có nhi u ng n đ l u theo th t và ph i có khóa ch c ch n.
l)- Bàn gh các l ai
Bàn gh có nhi u l ai tùy theo yêu c u s d ng:
-Bàn làm vi c c a lãnh đ o, c a th ký và gh phù h p. Bàn gh không đ c quá cao hay
quá th p s nh h ng tr c ti p t i n ng su t lao đ ng. Ng i ta th ng kê bàn hình L và gh
ng i có bánh xe đ ng i làm vi c đ c thu n ti n, không ph i đ ng lên nhi u l n.
-Bàn gh ti p khách (bàn trà).
-Bàn đ ng đ dùng ti p khách: phích, m, chén, ly, c c...
1.3.3.2 Hi n đ i hóa cơng tác v n phịng
Ho t đ ng c a v n phòng r t đa d ng, phong phú và ph c t p. T ch c khoa h c cơng tác
v n phịng có ý ngh a thi t th c t o đi u ki n cho doanh nghi p hoàn thành t t m c tiêu đ t n t i
và phát tri n. Hi n đ i hố cơng tác v n phòng là m t đòi h i b c xúc c a các nhà qu n tr .
Hi n đ i hố cơng tác v n phịng theo h
ng:
- “V n phòng đi n t ”.
- “V n phịng khơng gi y”
- “V n phịng t đ ng hố”
- “V n phịng c a th k 21”.
Ph
ng pháp hi n đ i hoá:
- T ch c b máy v n phòng tinh, g n, đúng ch c n ng.
13
- T ng b
t internet.
c tin h c hố cơng tác v n phòng. S d ng các m ng n i b và m ng qu c
- Trang b các thi t b v n phòng phù h p nh : máy tính, máy fax, máy photocopy,
đi n tho i...
- Không ng ng phát tri n k thu t và nghi p v hành chánh... [tài li u 2]
14
TĨM T T
V n phịng là n i di n ra các h at đ ng x lý v n th và đi u hành các công vi c hành
chánh, ngh a là n i s an th o, s d ng và t ch c các h s , công v n gi y t nh m m c đích
thơng tin sao cho có hi u qu . Nh v y, cơng vi c hành chánh v n phịng hi n di n kh p m i
n i, t các nhân viên hành chánh s nghi p đ n t t c các c p qu n tr .
C n b trí, s p x p v n phịng c ng nh trang thi t b đ c s d ng sao cho phù h p v i
t ng đi u ki n c th c a t ng c quan hay doanh nghi p đ công tác hành chánh v n phịng
khơng b trùng l p, ch ng chéo mà ng c l i v n phòng ph i ngày càng tr nên hi n đ i hóa đ
mang l i hi u qu công tác cao nh t.
C n phân bi t công vi c hành chánh và công vi c qu n tr . Nhà qu n tr th c hi n công
vi c qu n tr , ngh a là h ach đ nh, t ch c, lãnh đ o và ki m tra, h làm vi c b ng t t ng và v i
con ng i; còn nhân viên hành chánh v n phịng thì làm các cơng vi c hành chánh v n phòng, h
làm vi c v i s tr giúp c a các d ng c hành chánh v n phòng.
B t c c p qu n tr nào c ng ít nhi u làm các cơng vi c hành chánh v n phịng. Và vì là
c p qu n tr , h ph i qu n tr v n phịng làm vi c c a mình, ngh a là ph i qu n tr hành chánh v n
phòng. Là nhà qu n tr , h ph i ph i h p t t c các tài nguyên thông qua ti n trình h ach đ nh, t
ch c, lãnh đ o và ki m tra nh m đ t đ c các m c tiêu đã đ ra m t cách có hi u qu .
CÂU H I ƠN T P
1.Trình bày khái ni m v n phịng?
2.Trình bày ch c n ng, nhi m v c a v n phòng?
3.Khái ni m qu n tr và qu n tr hành chánh v n phòng?
nh
4.Hành chánh v n phòng t p trung theo đ a bàn, theo ch c n ng là gì? Hãy trình bày u
c đi m c a m i hình th c trên?
5.V s đ c c u t ch c c a doanh nghi p n i anh/ch đang làm vi c và trình bày nh ng
u-nh c đi m v c c u t ch c đó?
6.Các trang thi t b v n phịng bao g m nh ng th nào?
7.Trình bày xu h
ng hi n đ i hóa cơng tác v n phịng hi n nay?
8.Vi c b trí, s p x p các phòng làm vi c nh th nào đ đ t hi u qu công vi c cao?
h
9.B n là chánh v n phòng c a m t T ng công ty, hãy thi t k m t v n phòng theo xu
ng hi n đ i.
15
CH
NG 2
QU N TR V N PHÒNG
Th i gian, m t khi đã m t đi thì khơng bao gi l y l i đ c. T c ng Vi t nam có câu
“Th i gi là vàng b c” và ph ng Tây có câu “Th i gian là ti n b c” (Time is money). M i ng i
trong chúng ta ai c ng có kh ang th i gian nh nhau, nh ng không ph i ai c ng bi t t n d ng nó.
Các c p qu n tr s d ng th i gian m t cách khoa h c. H t n d ng th i gian đ c ng hi n cho c
quan, làm cho c quan phát tri n. Nh ng v n còn m t s ng i s d ng qu th i gian c a mình đ
làm nh ng vi c riêng, gây đi u ti ng không t t v hình nh m t cán b cơng s .
Ngày nay, v i m t l ng thông tin hàng ngày đ n v i m i ng i nói chung, đ n v i c
quan cơng s nói riêng là r t l n v i đ m i hình th c nh : b ng v n b n, công v n, th t , các
thông tin truy n mi ng m t đ i m t, thông tin truy n qua các ph ng ti n truy n tin... V i l ng
thông tin l n nh v y, các c quan ph i có b ph n x lý k p th i, ph i bi t qu n tr nó m t cách
có khoa h c.
C ng chính vì s gia t ng c a các ph ng ti n truy n thông đã làm t ng kh i l ng thông
tin b ng gi y t . Các gi y t này là trung tâm h at đ ng c a doanh nghi p nh : các đ n mua
hàng, các th a thu n h p tác kinh doanh, các chính sách, các b ng t ng trình và t t c các l ai
v n b n khác. Các l ai gi y t h s này r t quan tr ng đ i v i doanh nghi p, cho nên chúng ph i
đ c gi gìn và duy trì đ lúc nào c ng có s n khi c n thi t. Nói m t cách khác, nó ph i đ c
q an tr m t cách khoa h c.
hi u rõ nh ng v n đ nêu trên đây, ta l n l t nghiên c u xem làm th nào đ qu n tr
th i gian đ c t t, tránh nh ng vi c làm m t nhi u th i gian mà không đem l i hi u qu cao; Làm
th nào đ qu n lý m t l ng thông tin hàng ngày r t l n t i m i doanh nghi p; Và sau cùng là
chúng ta nên s p x p các gi y t h s theo h th ng nh th nào đ khi c n thi t không ph i m t
th i gian tìm ki m. ó là nh ng n i dung đ c đ c p trong ch ng này.
2.1 QU N TR TH I GIAN
2.1.1 S c n thi t ph i qu n tr th i gian
Qu n tr th i gian là m t ti n trình ho ch đ nh, t ch c và ki m soát vi c s d ng qu th i
gian vơ giá c a mình m t cách có hi u qu .
Ph n l n nh ng nhà qu n tr coi th i gian là m t th tài s n. H n n a, đó là th tài s n có
m t khơng hai. Ng i ta khơng th tích l y nó nh tích tr nhiên li u. Dù mu n hay khơng thì
chúng ta v n c ph i tiêu dùng nó, v i t c đ sáu m i giây trong m t phút. Ng i ta không th
b t nó ch y hay b t nó ngh nh m t cái máy đ c, c ng không th thay th nó nh thay th con
ng i. Và ng i ta c ng khơng th thu h i nó l i đ c. Chaplin Tyler có nói: “Th i gian là nhân
t không suy suy n và không co giãn nh t trong cu c s ng chúng ta”. Nh ng chính chúng ta l i có
th quy t đ nh ph ng th c s d ng nó.
C ng nh m i tài s n, th i gian có th đ c ki m sốt có hi u qu ho c khơng đ c ki m
sốt gì c . Các Mác nhìn nh n v n đ này nh sau: “T t c m i v n đ suy ra cho cùng là v n đ
ti t ki m th i gian”, và Lê Nin c ng nói: “Tranh th đ c th i gian là tranh th đ c t t c ”. Theo
Peter Drucker, m t tác gi v qu n tr và m t c v n v kinh doanh đã nh n xét: “Th i gian là th
hi m có nh t trong các lo i tài s n và n u không ki m sốt đ c nó thì chúng ta s khơng ki m
sốt đ c gì c ”. Cịn theo t p chí Tu n kinh doanh (M ) thì cho r ng: “Chính là th i gian ch
16
không ph i là ti n b c m i là tài s n quí nh t c a m t xí nghi p. Xí nghi p nào bi t giao cho nhân
viên c a mình trách nhi m giúp đ các giám đ c thì đó là xí nghi p bi t s d ng th i gian m t
cách t t nh t. [tài li u 1]
2.1.2 Nguyên nhân làm m t th i gian
Trong quá trình làm vi c, m t th i gian do các nguyên nhân sau:
- Các cu c g i đi n th ai.
- Các cu c th m vi ng xã giao, ti p khách.
- Các câu h i c a nhân viên.
-
c và tr l i th tín.
- Các cu c h p kéo dài.
- Bàn gi y ng n ngang, b a b n.
-
c tài li u quá ch m, không bi t ph
ng pháp đ c nhanh.
- Khung c nh v n phịng làm vi c gây s trí lo ra.
Tính theo h êu qu thì: 1 gi c a th i gian làm vi c không b gián đ an có giá tr b ng 3
gi c a th i gian làm vi c b gián đ an.
2.1.3 Các bi n pháp qu n tr th i gian
V i t cách là c p qu n tr hay chuyên viên, b n ph i bi t t ch c m t ngày làm vi c khoa
h c, bi t lên l ch công tác trong tu n và trong tháng. B n ph i bi t ti t ki m th i gian b ng cách
s d ng máy đ c hay máy ghi âm, b ng ph ng pháp đ c nhanh; khơng nên lãng phí th i gian
cho vi c ti p khách; bi t l c l a nh ng cú đ ên th ai. B n ph i bi t s d ng th i gian trong các
cu c h p; c n ph i s p x p h s , bàn gi y và khung c nh làm vi c sao cho không m t th i gian
vào các vi c v n v t.
đ t đ c nh ng m c tiêu đó, ta có các bi n pháp qu n tr th i gian nh
sau:
-Các công c h ach đ nh th i gian bi u.
-Ti t ki m th i gian trong th tín.
-Ti t ki m th i gian b ng cách s d ng máy đ c hay máy ghi âm.
-Ti t ki m th i gian b ng ph
ng pháp đ c nhanh.
-Ti t ki m th i gian ti p khách.
-Ti t ki m th i gian g i và tr l i đi n th ai.
-Ti t ki m th i gian h i h p.
-S p x p ch làm vi c khoa h c.
2.1.3.1 Các công c h ach đ nh th i gian bi u
a)- L ch th i gian bi u công tác hàng ngày
Các h at đ ng hàng ngày c a c c p qu n tr l n th ký c n ph i đ c đ a lên k h ach c
th , không đ th i gian b gián đ an (interruption). L ch th i gian bi u công tác (time schedule) là
nh ng ph ng ti n đ l p k h ach và do đó giúp cho vi c qu n tr th i gian m t cách có hi u
qu .
Chính vì khơng lên l ch th i gian bi u công tác đ quy t đ nh nên đ t tr ng tâm vào công
vi c nào trong ngày, công vi c nào là ph , cho nên r t nhi u c p qu n tr c ng nh các th ký và
các chuyên viên th ng m t r t nhi u th i gian vào các công vi c v n v t. Theo Steffen (ngu n:
tài li u (1) trang 209) thì chúng ta th ng s d ng 80% th i gian cho các công vi c t ng đ i
17
không quan tr ng ho c không c n thi t, và ch có 20% cho các cơng vi c th c s là quan tr ng
ho c có n ng su t cao.
TH I GIAN
H AT
Các h at đ ng
kém hi u qu
20% các công
vi c kém hi u
qu
80% th i gian
dành cho các
h at đ ng này
80% th i gian
dành cho cơng
vi c có hi u qu
nh ng cái quan
tr ng có m c tiêu
dài h n
20% các cơng
vi c có hi u qu
Th
Nên làm
ng làm
Hình 2.1: Th i gian th
NG
ng đ
c s d ng và nên đ
c s d ng nh th nào.
Theo Ray Panko (ngu n: tài li u (1) trang 209) đã rút ra các bài h c giá tr khi nghiên c u
các c p qu n tr s d ng th i gian nh sau:
- 50% th i gian đ
th ký).
c s d ng trong các cu c h p đ i m t (đ c vào máy và làm vi c v i
- 6% th i gian đ
c s d ng đ g i đi n th ai.
- 20% th i gian đ
c s d ng đ đ c và vi t.
- 24% th i gian còn l i đ c s d ng đ phân tích, lên l ch th i bi u, và làm các công vi c
hành chánh v n phịng, các vi c khác.
th c hi n cơng vi c hàng ngày m t cách có hi u qu , nhà qu n tr c ng nh th ký c n
thi t k l ch th i bi u công tác. Tr c khi thi t k l ch, nên l u ý đ n hai đi m sau đây:
- L ch th i bi u công tác m t khi đã đ
c thi t k c n ph i tuân theo m t cách
ch t ch .
- L ch th i bi u công tác nên là các h at đ ng th
18
ng nh t. [tài li u 2]
Giám đ c
7:00-7:15
Th ký
ánh giá m c tiêu và đ ra m c tiêu m i, làm k h ach trong ngày.
Nh n công v n đ n và phân
l ai.
7:15-7:45
Làm vi c v i phịng K h ach.
7:45-9:00
Xem cơng v n đ n, xem b n d th o h p đ ng S an th o v n b n đôn đ c các
đ chu n b ký v i đ i tác.
đ n v trong vi c hòan thành
k h ach n c rút cu i n m.
9:00-30
Thơng tin đi n th ai.
9:30-11:00
Xu ng xí nghi p A.
11:00-13:00
n tr a, ngh tr a.
Công vi c hành chánh v n
phịng.
13:00-14:00
Th tín.
14:00-15:00
Thơng tin đi n th ai.
15:00-16:30
Ti p 2 đòan khách đã đ ng ký tr
16:30-17:00
ánh giá s hòan thành công vi c trong ngày, rút kinh nghi m nh ng vi c còn
khi m khuy t và s an th o danh sách các công vi c c n ph i làm cho ngày hôm
sau.
c.
Công vi c hành chánh v n
phịng.
Hình 2.2: L ch th i bi u công tác cho giám đ c và th ký.
Nhà qu n tr nên có m t b ng danh sách các vi c ph i làm ngày hôm nay (things to do
today) kèm theo các ô ki m tra xem đã th c hi n ch a.
19
CÁC VI C C N PH I LÀM
HÔM NAY
NGÀY:.........................................
1 ___________________________________________________
2 ___________________________________________________
3 ___________________________________________________
4 ___________________________________________________
5 ___________________________________________________
6 ___________________________________________________
7 ___________________________________________________
8 ___________________________________________________
Hình 2.3: M u các vi c c n ph i làm hôm nay.
b)- S tay, nh t ký và l ch đ bàn
S tay, nh t ký và l ch đ bàn là cơng c giúp ích cho chúng ta ghi nh các cơng vi c ph i
làm. Có 4 l i khun:
- Ph i c p nh t hóa k h ach làm vi c c a mình.
- X p nh ng v n đ quan tr ng nh t lên hàng đ u và đánh s nó khơng ph i theo th t
quan tr ng hay u tiên mà theo lúc nào th c hi n nó t t nh t.
đ
ng lúc nào đ b lôi cu n theo ý mu n gi i quy t nh ng vi c nh tr
ng đã d n s n đ đi đ n th t v ng.
- L ai kh i k h ach c a b n t t c m i vi c có th phân cơng cho ng
20
i khác.
c, đó là con
TH
HAI, NGÀY..........
7 gi
8 gi
9 gi
10 gi
11
12
13
14
15
16
17
Hình 2.4: M u ghi chép các cu c h n ho c các vi c c n gi i quy t.
c)- Bìa h s và th h s nh t ký (Tickler/Card file)
Bìa h s và th h s nh t ký là các cơng c r t h u ích cho các nhà qu n tr và th ký ghi
chép nh ng vi c c n ph i làm t ng ngày trong tháng. Nh ng vi c này đ c ghi chép m t cách v n
t t trên m t phi u nh . Các phi u này đ c b trong m t h p h s th nh t ký. Các h s gi i
quýêt theo t ng ngày trong tháng đ c đ ng trong các bìa có ghi t ng ngày c th trong tháng.
Khi ti n hành th h s nh t ký, c n l u ý hai đi m sau:
-Không đ
ti n hành.
c s d ng nó nh m t cu n s ghi các cu c h n. Nó là h s cơng vi c đang
-S d ng th h s nh t ký nh m t ph
ng ti n nh c nh k h n s p t i.
21
K h n 9 tháng 10
L p ngân sách cho n m tài
khóa 2006
(D ki n t ng 7.3% doanh thu)
Nguy n V n Cơng
Hình 2.5: M u th h s nh t ký.
2.1.3.2 Ti t ki m th i gian trong th tín
Theo th ng kê, các cán b cao c p m i ngày đã b ra t 2 – 3 gi đ đ c và tr l i th t .
ti t ki m th i gian trong th tín nên t p trung tịan b th mang v nhà đ c ho c tranh th
trong lúc đi máy bay, ng i trên xe l a, trên ô tô đ đ c th .
2.1.3.3 Ti t ki m th i gian b ng cách s d ng máy đ c hay máy ghi âm
Dùng máy ghi âm thì l i nói ghi l i đ c chính xác h n là b n t c ký, th ký có th nghe
l i và đánh máy l i vào lúc nào thu n ti n nh t. Còn khi giám đ c đang nói vào máy, thì th ký
khơng c n ng i đ y mà có th làm nhi u vi c khác quan tr ng h n.
Theo th ng kê, 1 gi ng i ghi âm b ng 5 gi ng i vi t tay. Nghe máy ghi âm th i gian
đánh máy s nhanh h n 33% so v i đ c b n vi t tay.
2.1.3.4 Ti t ki m th i gian b ng ph
ng pháp đ c nhanh
Qua đi u tra, kh ang 83% giám đ c nói là h khơng có th i gian đ c đ n m đ
hình. Bi n pháp đ kh c ph c tình tr ng này là:
-Phân cơng cho ng
-
c tình
i khác đ c.
c nhanh.
N u b n áp d ng ph ng pháp đ c nhanh thì trong 3 n m, b n s ti t ki m đ
kh ang th i gian là 6 tháng (= 1/6 th i gian).
a)- M t s ph
cm t
ng pháp đ c nhanh
-Trong khi đ c m t hàng ch , đ ng l c đ u t trái sang ph i.
ng âm trong khi đ c.
-
ng x
-
ng bao gi quay ng
c tr l i.
-M r ng vùng đ c c a mình b ng cách nhìn bao qt m t nhóm ch thay vì đ c t ng ch
m t.
-B t đ u b ng ch th hai ho c ch th ba c a m i dịng đ kh i lãng phí vùng đ c vì nhìn
ra ngịai l .
b)- Các ngun t c trong ph
ng pháp đ c nhanh
-Hãy xem đ ng h b n đ c đ c bao nhiêu t trong 10 phút ch ng h n. Ngày hôm sau
c ng đ c lâu nh v y nh ng hãy c đ c nhi u h n.
-Trong lúc đ c, hãy t p trung t i đa đ đ t k t qu mau chóng.
ng bao gi đ c ng c tr l i đ an tr c vì s đ sót. [tài li u 2]
2.1.3.5 Ti t ki m th i gian ti p khách
22
ng bao gi đ c ch m l i.
Th ng thì trong các v n phịng, vi c dùng máy đi n th ai đ c h n ch nghiêm ng t h n
là vi c ti p khách. Ng i ta th ng quen dành nhi u th i gian cho vi c ti p khách nhi u h n b t
k h at đ ng nào khác trong ngày.
ti t ki m th i gian ti p khách ta có các bi n pháp sau:
a)- Làm ch vi c ti p khách
Nhà qu n tr hãy cho phép th ký h n v i khách đ l c b t nh ng ng
và hãy đ nh gi cho vi c ti p khách. Mu n v y, nhà qu n tr c n:
-
n ch làm vi c c a c p d
i: ph
i khách mu n đ n
ng pháp này có m y cái l i:
+Khơng làm gián đ an cơng tác vì có th làm xong vi c r i m i đ n g p c p d
i.
+Khơng cho khách t i phịng làm vi c thì ta đ b đ ng h n.
+Ta s ch đ ng h n vì mu n rút lui lúc nào c ng đ
c.
+Ta s đ n g n n i x y ra v n đ h n ngh a là g n n i gi h s , b n v và m i
th liên h khác đ n v n đ đang gi i quy t.
+Cán b c p d
i s ph n kh i h n khi đ
c th tr
ng t i n i làm vi c c a
mình.
-Ti p khách ngịai phịng làm vi c: n u m t ng i khách không nói rõ anh ta đ n có vi c
gì thì t t nh t nên ti p anh ta ngòai phòng làm vi c nh v y s làm ch tình th h n. Ti p khách
theo ki u này ti t ki m đ c r t nhi u th i gian.
đ
- ng đ ti p khách: n u ta đã đ ng thì khách khơng th ng i, và nh v y ta đã chi m
c u th v ph ng di n tâm lý.
-Nh th ký ki m sóat th i gian cu c nói chuy n v i khách: th ký có th ho c là g i đi n
th ai ho c là m c a b c vào đ nh c lãnh đ o v m t cu c h n nào đó mà lãnh đ o c n ph i đi,
nh v y có c h i đ k t thúc câu chuy n.
-Qui đ nh th i gian ti p khách: c n ph i nói rõ ngay t đ u là dành bao nhiêu th i gian đ
ti p khách.
- ng cho gián đ an công tác: trong lúc đang t p trung làm vi c, đ ng cho phép b t c ai
đ n th m ho c qu y r y b ng b t c lý do gì, tr tr ng h p h t s c kh n c p. Ch có m t ng i
đ c phép, đó là th ký.
-Hãy ti p xúc t i phịng n: đ n m đ c tình hình và th o lu n nh ng v n đ đôi bên
cùng quan tâm. Làm nh v y, s gi m thi u r t nhi u vi c ti p khách t i phịng làm vi c, th m chí
cịn gi m thi u đ c nhi u cu c h i ngh n a.
b)-
ng qn đóng c a phịng làm vi c
Nh m t o đ
c s yên t nh, riêng t và có th i gian liên t c đ suy ngh .
c)- Quan h xã h i
Chúng ta là nh ng sinh v t xã h i và t t y u có xu h ng mu n m r ng quan h xã h i
c a mình. Ng i lãnh đ o hi u qu ph i ln ln t nh táo mà đ phịng tác đ ng c a xu h ng
này; “Ph i h c cách k t thúc m t cu c nói chuy n”. [tài li u 1]
2.1.3.6 Ti t ki m th i gian g i và tr l i đi n th ai
Nh ng nguyên nhân gây m t th ì gian trong các cu c đi n th ai là:
-Ng
i qu n lý mu n làm t t c m i vi c.
-K lu t b n thân l i l ng.
-B t l c không th k t thúc cu c nói chuy n đã quá dài ho c vì n nang.
23
-Khơng bi t s d ng có hi u qu nhân viên th ký c a mình.
Nh ng bi n pháp kh c ph c:
-Th ký ph i bíêt cách can thi p nh ng cu c đi n th ai g i t bên ngòai.
-S d ng ph
ng pháp g i l i.
-Giao cho th ký vi c g i đi n th ai ra ngòai: th ký s d n nhi u cu c đi n th ai
l i đ g i cùng m t lúc và trong m t th i đi m thu n ti n. Chu n b s n m i tài li u có liên quan
đ n nh ng v n đ s th o lu n qua đi n th ai v i t ng đ i t ng đ kh i qn, kh i sót.
-Tìm cách đ k t thúc m t cu c nói chuy n.
2.1.3.7 Ti t ki m th i gian h i h p
th
H i h p là m t trong nh ng nguyên nhân làm m t nhi u th i gian nh t, các nhà qu n tr
ng m t khá nhi u th i gian cho các bu i h p.
bu i h p có hi u qu ph i:
-Có m c đích rõ ràng.
-Có s chu n b tr
c.
-Có s ph i h p v i các b ph n liên quan.
-Có đ y đ các thành ph n liên quan đ tham gia gi i quy t v n đ và ra quy t đ nh.
2.1.3.8 S p x p ch làm vi c khoa h c
ti t ki m th i gian, nâng cao n ng su t làm vi c, tâm h n th ai mái, không b c ng
th ng m t m i, ta c n ph i bi t:
-T ch c n i làm vi c.
-Trang trí n i làm vi c.
-Hãy đ bàn gi y tr ng trãi:
+Các gi y t không liên quan đ n v n đ đang gi i quy t thì hãy l ai nó ra kh i
bàn gi y.
+V n ki n nào ch a có đi u ki n gi i quy t thì đ ng đ trên bàn.
+
ng bao gi gác đ án đang làm l i mà ch y theo nh ng công vi c h p d n
h n.
+Gi i quy t xong m t h s thì chuy n nó đi ngay.
+Ph i gi cho bàn gi y luôn luôn s ch s , ng n n p, đ y đ nh ng d ng c và tài
li u c n thi t.
2.2 QU N TR THƠNG TIN
2.2.1 T ng quan v h th ng thơng tin
B t c c p qu n tr nào c ng ph i bi t qu n tr h th ng thông tin. Qu n tr h th ng thông
tin là vi c h ach đ nh, t ch c - ph i h p, đi u hành và ki m sóat các h th ng thơng tin sao cho
có hi u qu .
Thông tin hi n di n đ u vào và đ u ra. Thông tin đ u vào có lu ng thơng tin đ u vào
(input information flow); Thơng tin đ u ra có lu ng thơng tin đ u ra (output information flow) hay
còn g i là v n th đi. Thông Tin đ u vào-đ u ra g m có: các v n b n, th t , các l ai thông tin
đi n t đ u vào k c vi c l u chuy n thông tin, v n th đ n các b ph n liên h
Thông tin đ u vào s đ c phân ph i đ n các b ph n liên quan đ x lý, đó là lu ng
thơng tin n i b (internal information flow).
24
