Giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các DN.pdf

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH


ĐỒNG QUANG CHUNG



ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG
TIN HỌC CHO CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM



Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán
Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS NGUYỄN VIỆT



TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009
2

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của tôi với sự cố
vấn của người hướng dẫn khoa học. Những nội dung trình bày trong đề tài là
hoàn toàn trung thực và nếu như có sai trái gì tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm.
Tác giả luận văn
Đồng Quang Chung

MỤC LỤC
Trang
Mở đầu .................................................................................................... 1
Chương 1 - CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM
SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC .......................................... 4
1.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ...................... 4
1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ ..................................................... 4
1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ ...................... 6
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát ................................................................... 6
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro .............................................................................. 9
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát ..................................................................... 10
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông ............................................................. 12
1.1.2.5 Giám sát ....................................................................................... 13
1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH .................... 14
1.2.1 Phần cứng và các thiết bị ngoại vi ................................................ 15
1.2.2 Phần mềm ...................................................................................... 17
1.2.2.1 Phần mềm hệ thống ...................................................................... 17
1.2.2.2 Các chương trình tiện ích .............................................................. 17
3

1.2.2.3 Ngôn ngữ lập trình và các trình biên dịch ..................................... 18
1.2.2.4 Phần mềm ứng dụng .................................................................... 18
1.2.2.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ............................................................... 19

1.2.3 Mạng máy tính ............................................................................... 20
1.2.3.1 Ứng dụng của mạng máy tính ...................................................... 20
1.2.3.2 Mạng nội bộ và mạng diện rộng ................................................... 22
1.2.3.3 Mạng có dây và mạng không dây ................................................. 23
1.3 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN
HỌC ........................................................................................................ 23
1.3.1 Hoạt động kiểm soát chung ............................................................. 24
1.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng ........................................................ 25
1.3.3 Hoạt động kiểm soát dữ liệu ............................................................ 28
1.4 ẢNH HƯỞNG CỦA HỆ THỐNG MÁY TÍNH ĐẾN VIỆC THIẾT
KẾ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT .................................................. 30
1.4.1 Đặc điểm của hoạt động kiểm soát trong
môi trường tin học ................................................................................. 31
1.4.1.1 Chịu ảnh hưởng bởi phương pháp xử lý dữ liệu của
hệ thống máy tính ................................................................................... 31
1.4.1.2 Chịu ảnh hưởng và phụ thuộc về mặt công nghệ
lưu trữ dữ liệu ......................................................................................... 32
1.4.1.3 Chịu sự chi phối của phần cứng máy tính ..................................... 34
1.4.1.4 Chịu ảnh hưởng của hạ tầng mạng ................................................ 34
1.4.1.5 Chịu sự phụ thuộc vào hệ thống điện ............................................ 36
1.4.1.6 Chịu sự chi phối và phụ thuộc nhiều vào cơ chế kiểm soát
của phần mềm ứng dụng........................................................................... 37

4

1.4.2 Nhận diện các rủi ro tiềm ẩn đối với các hoạt động kiểm soát
trong môi trường tin học ........................................................................ 38
1.4.2.1 Những rủi ro xuất phát từ thiết bị phần cứng ................................ 39
1.4.2.2 Những rủi ro xuất phát từ sự vận hành của hệ thống mạng ........... 40
1.4.2.3 Những rủi ro xuất phát từ sự thiết kế của

phần mềm ứng dụng ................................................................................. 40
1.4.2.4 Những rủi ro xuất phát từ công việc
lưu trữ dữ liệu........................................................................................... 40
1.4.2.5 Những rủi ro xuất phát từ sự tác động bên ngoài
và sự không trung thực của con người ...................................................... 41
Kết luận chương 1 .................................................................................. 42
Chương 2 - TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
VIỆT NAM ............................................................................................. 43
2.1 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ góc độ
nhà quản lý ............................................................................................... 45
2.2 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học nhìn từ
góc độ kế toán .......................................................................................... 47
2.3 Hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học
nhìn từ góc độ IT ...................................................................................... 48
2.4 Nhận xét về các hoạt động kiểm soát trong môi trường
tin học được tổ chức tại các doanh nghiệp ................................................ 51


5

2.5 Nhận xét về các thủ tục kiểm soát được thiết kế trong các
phần mềm kế toán Việt Nam .................................................................... 64
Kết luận chương 2 .................................................................................. 65
Chương 3 – ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CÁC HOẠT
ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG MÔI TRƯỜNG TIN HỌC CHO CÁC
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM .............................................................. 66
3.1 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHUNG ................. 66
3.1.1 Kiểm soát con người ...................................................................... 66
3.1.2 Kiểm soát vật chất .......................................................................... 67

3.1.3 Kiểm soát vận hành máy tính ......................................................... 68
3.2 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG .......... 74
3.2.1 Những quy định ràng buộc về trách nhiệm của các
đối tượng liên quan......................................................................... 75
3.2.2 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát
dữ liệu đầu vào ............................................................................... 77
3.2.3 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát
quy trình xử lý dữ liệu .................................................................... 80
3.2.4 Những giải pháp về các thủ tục kiểm soát
thông tin đầu ra .............................................................................. 84
3.2.5 Những giải pháp khác về các thủ tục kiểm soát trên
phần mềm ứng dụng ....................................................................... 86
3.3 GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT DỮ LIỆU ............... 88
3.3.1 Tổ chức máy chủ ............................................................................ 88
6

3.3.2 Tổ chức sao lưu dữ liệu .................................................................. 88
3.3.3 Kiểm soát dữ liệu đối với các đối tượng
bên ngoài doanh nghiệp ............................................................................ 90
3.4 ỨNG DỤNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM
VÀO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT MỘT SỐ CHU TRÌNH SẢN
XUẤT KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP ............................ 90
3.4.1 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát
chu trình mua hàng ................................................................................ 90
3.4.1.1 Mô tả chu trình mua hàng ............................................................. 90
3.4.1.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát
chu trình mua hàng ................................................................................... 94
3.4.2 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát
chu trình bán hàng ................................................................................. 98
3.4.2.1 Mô tả chu trình bán hàng .............................................................. 98

3.4.2.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát
chu trình bán hàng .................................................................................. 101
3.4.3 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát
chu trình nhân sự, tiền lương .............................................................. 104
3.4.3.1 Mô tả chu trình nhân sự, tiền lương ............................................ 104
3.4.3.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát
chu trình nhân sự, tiền lương .................................................................. 106
3.4.4 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát
chu trình sản xuất ................................................................................. 108
3.4.4.1 Mô tả chu trình sản xuất ............................................................. 108
7

3.4.4.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát
chu trình sản xuất ................................................................................... 111
3.5 BAN HÀNH CHÍNH SÁCH AN TOÀN VÀ BẢO MẬT THÔNG TIN,
HOÀN THIỆN VAI TRÒ CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG
ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CNTT VÀO TRONG CÔNG TÁC
QUẢN LÝ ....................................................................................... 115
Kết luận chương 3 ................................................................................ 116
KẾT LUẬN ........................................................................................... 117
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................... 119

8

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT : Công nghệ thông tin
IT : Information Technology - Kỹ thuật thông tin
CPU : Central Processing Unit - Đơn vị xử lý trung tâm
RAM : Random Access Memory - Bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên
HDD : Hard Disk Drive - Ổ đĩa cứng (bộ nhớ lưu trữ)
CSDL : Cơ sở dữ liệu
SQL : Structured Query Language - Ngôn ngữ truy vấn cấu trúc
ERP : Enterprise Resources Planning - Hoạch định các nguồn lực doanh
nghiệp
COSO: Committee of Sponsoring Organization – Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc
gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính

9

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 – Mô tả hệ thống máy tính ...................................................... 16
Hình 1.2 – Thiết bị Modem dùng để kết nối mạng internet ................. 20
Hình 1.3 – Mô tả về mạng máy tính ...................................................... 21
Hình 1.4 – Thiết bị Hub dùng để kết nối nhiều máy tính với nhau ..... 36
Hình 3.1 – Mô tả về bức tường lửa Firewall ......................................... 71
Hình 3.2 – Mô hình hệ thống thông tin kế toán .................................... 74

10

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 – Nhìn nhận về kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học .. 49
Bảng 2.2 – Kiểm soát vật chất ................................................................ 53
Bảng 2.3 – Kiểm soát vận hành máy tính .............................................. 55
Bảng 2.4 – Kiểm soát dữ liệu đầu vào trên phần mềm ứng dụng ........ 57
Bảng 2.5 – Kiểm soát xử lý số liệu trên phần mềm ứng dụng .............. 59
Bảng 2.6 – Kiểm soát thông tin đầu ra trên phần mềm ứng dụng ....... 60
Bảng 2.7 – Kiểm soát dữ liệu ................................................................. 62

11

LỜI MỞ ĐẦU

Tính cấp thiết của đề tài:
Có thể nói trong thời đại ngày nay, CNTT đã và đang đóng một vai trò vô
cùng quan trọng trong cuộc sống của loài người. Những lợi ích mà nó mang
lại là không thể phủ nhận. Hầu như lĩnh vực nào, ngành nghề nào cũng ứng
dụng CNTT và điều đó đã giúp tạo ra năng suất lao động, hiệu quả công việc
vô cùng to lớn. Thực tế cho thấy; khi các tổ chức, các doanh nghiệp ứng dụng
CNTT mà cụ thể là việc đưa vào sử dụng các phần mềm ứng dụng, các phần
mềm quản trị cơ sở dữ liệu, các kết nối cổng thông tin liên kết trong nội bộ
hay liên kết ra bên ngoài đã giúp cho con người trao đổi thông tin với nhau
một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và thay thế dần sức người do có sự
tự động hoá ngày càng cao.
Bên cạnh đó; trong điều kiện tin học hoá như hiện nay, việc bảo vệ thông
tin được xem là công việc được ưu tiên hàng đầu bởi người ta quan niệm rằng
“thông tin là tài sản” và nếu để mất nó có thể sẽ phải trả giá rất đắt. Tuy
nhiên, để thực hiện công việc này không phải là việc dễ dàng vì nó đòi hỏi
phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, rõ ràng, tỉ mỉ và chi tiết thông qua việc
thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu tuân theo quy trình được
thống nhất từ cấp lãnh đạo đến cấp nhân viên trong toàn bộ tổ chức.

Ngoài những lợi ích do CNTT mang lại thì song song đó vẫn còn rất
nhiều hạn chế hay nói khác đi đó chính là những rủi ro tiềm ẩn bên trong luôn
rình rập và sẵn sàng đe doạ đến tài sản thông tin của bất kỳ tổ chức hay doanh
nghiệp nào. Do đó, việc tìm hiểu những đặc điểm của hệ thống kiểm soát
cũng như các biện pháp ngăn ngừa, nhận diện và khắc phục những tác động
xấu từ những rủi ro trong môi trường ứng dụng CNTT sẽ giúp cho chúng ta
12

có cái nhìn toàn diện hơn để có thể thiết lập được hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản thông tin của tổ chức.
Và cũng không nằm ngoài những suy nghĩ trên, tác giả đã rất trăn trở và
đi đến quyết định chọn đề tài cũng tương đối mới mẻ là “Đề xuất một số giải
pháp xây dựng các hoạt động kiểm soát trong môi trường tin học cho các
doanh nghiệp Việt Nam” để nghiên cứu với hy vọng mang lại cho các tổ
chức, các doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là những người đang hoạt động
trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán nói riêng một cái nhìn toàn diện hơn, đúng
đắn hơn và cụ thể hơn về vấn đề này hiện nay.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
Dựa trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu nước ngoài; thông qua việc thực
hiện quan sát, điều tra và khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp ở Việt Nam về
kiểm soát nội bộ trong điều kiện ứng dụng CNTT; mục tiêu nghiên cứu của đề
tài đưa ra một cái nhìn trực quan và cụ thể về kiểm soát trong môi trường tin
học để hướng các đối tượng liên quan như doanh nghiệp, người hành nghề kế
toán, kiểm toán đến việc tổ chức hệ thống thông tin và xây dựng các hoạt
động kiểm soát thật sự hữu hiệu trong điều kiện ứng dụng CNTT vào công
việc hàng ngày của mình.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động kiểm soát thuộc hệ
thống kiểm soát nội bộ được tổ chức trong môi trường tin học tại các doanh
nghiệp Việt Nam. Cụ thể là; thông qua việc quan sát các hoạt động kiểm soát

thực tế tại doanh nghiệp, điều tra và khảo sát các đối tượng liên quan như ban
giám đốc, bộ phận kế toán và bộ phận IT của các doanh nghiệp để tìm hiểu.
Tuy nhiên; đề tài chỉ mới đề cập đến việc tư vấn cho các doanh nghiệp cách
để tự thiết kế ra các thủ tục phục vụ cho việc thực thi các hoạt động kiểm soát
13

tương ứng trong môi trường tin học sao cho hữu hiệu hơn để bảo vệ các tài
sản thông tin và gia tăng độ tin cậy của thông tin được xử lý trong môi trường
này, chứ chưa thật sự đề cập đến toàn bộ mọi thành phần của hệ thống kiểm
soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp nghiên cứu của luận văn là dựa trên quan sát thực tế ở hiện
trường, khảo sát và điều tra các đối tượng liên quan tại doanh nghiệp thông
qua hình thức bảng câu hỏi. Đồng thời sử dụng phương pháp phân tích, thống
kê và tổng hợp số liệu thu thập được từ thực tế để từ đó đưa ra các giải pháp
nhằm giải quyết các vấn đề đã đề cập trong mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Kết cấu của luận văn:
Kết cấu của luận văn bao gồm:
v Phần mở đầu
v Chương 1 - Các vấn đề liên quan đến hoạt động kiểm soát trong môi
trường tin học
v Chương 2 - Tìm hiểu thực tế về các hoạt động kiểm soát trong môi
trường tin học tại các doanh nghiệp Việt Nam
v Chương 3 – Đề xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động kiểm
soát trong môi trường tin học cho các doanh nghiệp Việt Nam
v Kết luận
v Tài liệu tham khảo
v Phụ lục

14

CHƯƠNG 1
CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG
MÔI TRƯỜNG TIN HỌC

1.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
Theo định nghĩa được đưa ra bởi COSO năm 1992 thì:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và
toàn bộ nhân viên của tổ chức chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự
bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
ü Báo cáo tài chính đáng tin cậy
ü Các luật lệ và quy định được tuân thủ
ü Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”
Như vậy có bốn nội dung cơ bản được đề cập trong định nghĩa ở trên bao
gồm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ là một chuỗi hoạt
động kiểm soát hiện diện ở tất cả mọi bộ phận trong tổ chức và chúng kết hợp
với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát được xem là phương
tiện giúp cho tổ chức đạt được mục tiêu của mình.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: chính con
người sẽ đặt ra mục tiêu; thiết lập cơ chế kiểm soát ở khắp mọi nơi trong tổ
chức và vận hành chúng để đạt được mục tiêu đề ra. Do đó, kiểm soát nội bộ
không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà còn bao
15

gồm cả những con người trong tổ chức như hội đồng quản trị, ban giám đốc
và nhân viên.

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ
có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhất có thể chứ không khẳng định
chắc chắn rằng các mục tiêu sẽ đạt được. Như vậy, kiểm soát nội bộ có thể
giúp ngăn chặn và phát hiện ra sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng
sẽ không bao giờ xảy ra nữa. Sở dĩ như vậy là do bản thân hệ thống kiểm soát
nội bộ vẫn luôn tồn tại những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó như: sự vô ý,
bất cẩn của con người; sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức; sự lạm
dụng quyền lực để mưu cầu lợi ích riêng tư; hay sự đòi hỏi chi phí bỏ ra cho
việc thực hiện các hoạt động kiểm soát phải luôn nhỏ hơn lợi ích mà nó mang
lại…
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ: mục tiêu của kiểm soát nội bộ là rất
rộng, chúng bao trùm toàn bộ mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với
tổ chức. Nhưng nhìn chung, có thể phân thành ba mục tiêu sau:
ü Mục tiêu về báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính
trung thực và độ tin cậy, bởi lẽ nhà quản lý là người đại diện pháp luật cho tổ
chức và phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và
chế độ kế toán hiện hành.
ü Mục tiêu về tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm hợp lý việc
chấp hành luật pháp và các quy định. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn hướng
mọi thành viên trong tổ chức đến việc tuân thủ các chính sách và quy định của
tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
ü Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát
nội bộ giúp bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, qua đó
16

giúp nâng cao uy tín, mở rộng quy mô và thị phần, thực hiện các chiến lược
của đã đề ra…
1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO (năm 1992) thì các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
gồm năm bộ phận:

§ Môi trường kiểm soát
§ Đánh giá rủi ro
§ Hoạt động kiểm soát
§ Thông tin và truyền thông
§ Giám sát
1.1.2.1 Môi trường kiềm soát
Môi trường kiềm soát được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của
hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó phản ánh sắc thái chung của một tổ chức và chi
phối ý thức kiểm soát của các thành viên trong tổ chức. Các nhân tố thuộc
môi trường kiểm soát bao gồm:
Tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và các giá trị đạo đức được thể hiện qua tính cách, bản
chất và cách cư xử của các thành viên khi tham gia vào các hoạt động của tổ
chức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước hết phụ thuộc vào tính
chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những cá nhân liên quan
đến quá trình kiểm soát. Do vậy, nhu cầu này đòi hỏi ở nhà quản lý cấp cao
phải xây dựng được những chuẩn mực đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể
ngăn cản những người có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp trong tổ
chức. Muốn đạt được yêu cầu này, trước hết đòi hỏi nhà quản lý phải làm
17

gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực, đồng thời cần phổ biến
những quy định đến mọi thành viên trong tổ chức bằng những cách thích hợp.
Hơn nữa, để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, tổ
chức cũng cần loại trừ hoặc giảm thiểu các sức ép tác động đến nhân viên để
tránh thực hiện các hành vi thiếu trung thực có thể xuất phát từ họ.
Năng lực của nhân viên
Nhà quản lý cần tuyển dụng các nhân viên có năng lực chuyên môn, kỹ
năng và kinh nghiệm phù hợp để thực hiện công việc được giao đạt sự hữu
hiệu và hiệu quả. Bên cạnh đó, cần tăng cường giám sát và tổ chức huấn luyện

nhân viên thường xuyên để các nhiệm vụ được giao luôn đạt kết quả tốt nhất.
Hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán
Uỷ ban kiểm toán trực thuộc hội đồng quản trị, gồm một số thành viên
trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào công việc điều
hành tổ chức. Uỷ ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng trong việc
thực hiện các mục tiêu của tổ chức như giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám
sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập cho kiểm toán độc lập… Vì thế,
hoạt động hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán sẽ có ảnh
hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được dùng làm thước đo đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng
quản trị hoặc Uỷ ban kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy
tín của các thành viên bên trong Hội đồng quản trị hoặc Uỷ ban kiểm toán,
cùng với mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc
lập.
Ở Việt Nam, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì một số loại hình
công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và có vai trò
tương tự như Uỷ ban kiểm toán.
18

Triết lý và phong cách điều hành
Triết lý thể hiện qua quan điểm và sự nhận thức của nhà quản lý; trong khi
phong cách điều hành lại thể hiện qua tính cách và thái độ của nhà quản lý khi
điều hành tổ chức. Do vậy, sự khác biệt về triết lý và phong cách điều hành có
thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các
mục tiêu của một tổ chức.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và đặc thù của mỗi đơn vị. Thực
chất đó chính là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, nó góp phần đáng kể cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và

giám sát các hoạt động. Ngược lại, một cơ cấu tổ chức không phù hợp có thể
làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Qua đó cụ thể hoá quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong tổ chức, giúp họ hiểu được nhiệm vụ của mình và từng hoạt động của
họ sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục
tiêu. Do đó, tổ chức cần có mô tả công việc rõ ràng cụ thể mà trong đó có đề
cập đến quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên cùng với mối quan hệ
giữa họ với nhau.
Chính sách nhân sự
Là các chính sách được lập bởi nhà quản lý liên quan đến việc tuyển
dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường
19

kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường
kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức…
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro
Rủi ro luôn tồn tại trong mọi hoạt động của tổ chức. Chúng có thể bắt
nguồn từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp và sẵn sàng đe doạ đến tất cả
các mục tiêu chung cũng như các mục tiêu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên,
người ta chỉ có thể hạn chế bớt các rủi ro này chứ không thể làm cho chúng
không bao giờ xuất hiện nữa. Vì thế, để hạn chế các rủi ro nhà quản lý phải
dựa trên các mục tiêu đã được xác định để nhận dạng và phân tích các rủi ro
để từ đó có thể quản trị được chúng.
Xác định mục tiêu của tổ chức
Xác định mục tiêu được xem là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro.
Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành rủi ro hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ
tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của tổ chức. Xác định mục tiêu bao

gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như
những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc xác
định mục tiêu có thể được thực hiện qua việc ban hành các văn bản, qua nhận
thức và phát biểu hàng ngày của nhà quản lý.
Nhận dạng rủi ro
Rủi ro có thể tác động đến toàn bộ tổ chức hay chỉ ảnh hưởng đến từng
hoạt động cụ thể. Đối với toàn bộ tổ chức, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi
ro như sự đổi mới kỹ thuật, thị hiếu của khách hàng, sự cải tiến sản phẩm của
đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách Nhà nước, sự thay đổi nhân
sự quản lý… Trong phạm vi từng hoạt động, có thể là hoạt động mua hàng,
bán hàng, kế toán…Do đó, để nhận dạng các rủi ro, nhà quản lý cần phải sử
20

dụng nhiều phương pháp khác nhau như dự báo, phân tích số liệu quá khứ cho
đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
Phân tích và đánh giá rủi ro
Thực tế cho thấy rủi ro rất khó định lượng nên phân tích và đánh giá rủi ro
là việc làm khá phức tạp và do đó có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy
nhiên, nhìn chung một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm:
ü Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng của nó đến mục tiêu
của tổ chức
ü Xem xét khả năng xảy ra rủi ro
ü Các biện pháp đối phó với rủi ro
1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực thi. Mục đích chính của các chính sách và
thủ tục là giúp thực thi những hành động để kiểm soát các rủi ro có thể xảy ra
đối với tổ chức. Dưới đây là các hoạt động kiểm soát chủ yếu:
Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là không cho phép bất kỳ thành viên nào trong tổ

chức được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi nó hình thành cho đến khi
kết thúc. Điều này có nghĩa là, không cho kiêm nhiệm đồng thời các chức
năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Việc phân chia trách nhiệm nhằm mục đích để các thành viên có thể tự
kiểm soát lẫn nhau; dễ phát hiện ra các sai sót và khiếm khuyết nếu nó xảy ra;
đồng thời hạn chế cơ hội đối với các thành viên có thể che dấu các sai phạm
do mình gây ra.
21

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để đảm bảo cho thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động
kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp
vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải bảo đảm:
ü Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách
ü Phê chuẩn đúng đắn các loại nghiệp vụ hoặc hoạt động: việc phê
chuẩn này phải tập trung vào một nhà quản lý trong phạm vi quyền
hạn cho phép của mình. Sự phê chuẩn được chia làm phê chuẩn
chung (nhà quản lý ban hành các chính sách áp dụng cho toàn bộ
tổ chức) và phê chuẩn cụ thể (nhà quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ
riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung)
Kiểm soát vật chất
Hoạt động này nhằm mục đích hạn chế việc tiếp cận các thông tin, các tài
liệu, chứng từ, sổ sách và tài sản không được phép để ngăn ngừa các rủi ro có
thể xảy ra như trộm cắp, phá hoại hay sử dụng sai mục đích…
Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được thực hiện bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với
cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra độc
lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm
sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.

Tuy nhiên, để việc kiểm tra độc lập này phát huy được hiệu quả, đòi hỏi
những thành viên thực hiện kiểm tra phải độc lập nhất định với đối tượng
được kiểm tra.

22

Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
Hoạt động này đòi hỏi cần phải xem xét lại những việc đã thực hiện bằng
cách so sánh, đối chiếu thực tế với kế hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu
có liên quan; đồng thời cần liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực
hiện. Thông qua hoạt động này, giúp nhà quản lý phát hiện ra những hạn chế,
những bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện để từ đó có những đối sách
cũng như những điều chỉnh kịp thời.
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông giúp thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực
kiểm soát trong tổ chức thông qua việc lập các báo cáo cung cấp thông tin về
hoạt động, tài chính và sự tuân thủ cho cả đối tượng bên trong lẫn bên ngoài
tổ chức.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của tổ chức vì giúp đạt được các mục tiêu
kiểm soát khác nhau. Hệ thống thông tin của tổ chức có thể thực hiện bằng
cách xử lý trên máy tính, bằng hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là
bảo đảm các yêu cầu của chất lượng thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật,
chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là việc truyền đạt thông tin. Trong đó, cần chú ý đến việc
truyền thông trong nội bộ và truyền thông ra bên ngoài. Cụ thể là:
§ Đối với truyền thông nội bộ: yêu cầu mọi thành viên trong tổ chức phải
hiểu rõ công việc của mình; hiểu rõ mệnh lệnh, chỉ thị từ cấp trên; hiểu rõ mối
quan hệ với các thành viên khác trong tổ chức và biết sử dụng các phương
tiện truyền thông trong tổ chức.
§ Truyền thông ra bên ngoài: các thông tin được cung cấp từ các đối

tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng… phải được ghi
23

nhận trung thực, đầy đủ; nhờ đó giúp tổ chức có thể phản ứng kịp thời. Bên
cạnh đó, các thông tin cung cấp cho các đối tượng bên ngoài như Nhà nước,
cổ đông, nhà đầu tư… cũng cần phải truyền đạt kịp thời, đảm bảo về độ tin
cậy và tuân thủ các quy định của tổ chức cũng như của pháp luật.
1.1.2.5 Giám sát
Thông qua giám sát, nhà quản lý có thể đánh giá được chất lượng của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Từ đó có thể xác định kiểm soát nội bộ có vận hành
theo đúng thiết kế hay không và có cần phải sửa đổi lại cho phù hợp với thực
tế tại tổ chức hay không. Để đạt được kết quả mong đợi, nhà quản lý cần phải
tăng cường các hoạt động giám sát của mình bao gồm cả giám sát thường
xuyên và giám sát định kỳ.
§ Giám sát thường xuyên: được thực hiện thông qua các cuộc tiếp xúc
với khách hàng, nhà cung cấp… để nghe ý kiến đóng góp của họ; ghi nhận
thông tin phản hồi từ các thành viên trong tổ chức thông qua các buổi hội
thảo, cuộc họp hay buổi huấn luyện… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động để
phát hiện ra những bất thường.
§ Giám sát định kỳ: được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định
kỳ do kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập thực hiện.






24

1.2 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG MÁY TÍNH

Ngày nay, máy vi tính không còn xa lạ gì đối với mọi người nữa. Cùng
với thời gian, công nghệ sản xuất máy vi tính đã cho ra đời rất nhiều thế hệ
máy tính hiện đại, xử lý với tốc độ cao, cho kết quả chính xác và giá rẻ. Nhìn
về quá khứ ở Việt Nam cho thấy, những năm đầu thập niên 90 của thế kỷ 20,
việc trang bị máy vi tính cho các tổ chức nói chung và cho cá nhân nói riêng
là việc làm hoàn toàn xa xỉ.
Nhưng nay đã khác, hầu như đi đến đâu cũng bắt gặp người ta sử dụng
máy tính để xử lý công việc hàng ngày của mình là chuyện bình thường. Và
điều này đã góp phần tích cực vào công cuộc đổi mới và phát triển của đất
nước.
Cụ thể hơn, với sự phát triển không ngừng của CNTT đã và sẽ tiếp tục có
những chi phối và ảnh hưởng đáng kể đến tất cả mọi ngành nghề trong xã hội.
Những chi phối và ảnh hưởng này là tích cực, nó làm cho năng suất của các
ngành tăng lên rõ rệt và hướng tất cả các ngành đều đi đến chỗ phải nâng cao
chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình để từng bước tiếp cận đến sự quản lý
chuyên nghiệp và phát triển bền vững.
Đối với nghề nghiệp kế toán, kiểm toán thì cũng vậy; sự phát triển của
CNTT cũng có những tác động lớn đến những người hoạt động trong những
ngành nghề này. Với những máy tính được trang bị các phần mềm chuyên
dụng như phần mềm kế toán, các phần mềm hỗ trợ cho công tác kiểm toán…
đã giúp cho những người hành nghề kế toán và kiểm toán dễ dàng hơn trong
việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin được nhanh chóng, kịp thời với độ
chính xác và độ tin cậy cao.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mà CNTT đem lại cũng không loại trừ
những rủi ro tiềm ẩn trong việc cung cấp thông tin đó là độ tin cậy của thông
tin trong môi trường tin học có hoàn toàn tuyệt đối như người ta từng tin
25

tưởng. Do đó, việc tìm hiểu về hệ thống máy tính là rất cần thiết để nghiên
cứu, tìm hiểu về hệ thống kiểm soát thông tin trong môi trường này.

1.2.1 Phần cứng và các thiết bị ngoại vi
Một hệ thống máy tính bao gồm các các thiết bị, linh kiện rời cấu thành
mà dựa trên đó các phần mềm hệ thống, tiện ích và các ứng dụng được cài đặt
để vận hành nhằm thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ nào đó. Có thể nói,
máy tính là một hệ thống xử lý thông tin đa năng. Nó nhận lệnh từ con người
thông qua các thiết bị ghi nhận đầu vào như chuột, bàn phím, máy quét… để
rồi xử lý các lệnh đó. Sau khi được xử lý, thông tin được hiển thị cho người
sử dụng xem thông qua các thiết bị đầu ra như màn hình, máy in, máy
chiếu… và cuối cùng thông tin được lưu trữ trên các thiết bị như đĩa cứng, đĩa
mềm, USB, CD…
Bộ phận được xem là chính yếu và quan trọng nhất thuộc về phần cứng
máy tính là bộ vi xử lý trung tâm CPU (Central Processing Unit). Bộ phận
này đảm nhận nhiệm vụ tính toán và xử lý dữ liệu. Tất cả các dạng dữ liệu
(chữ, số, hình ảnh, âm thanh…) đều được mã hoá dưới dạng một tập hợp số
nhị phân. Mỗi số nhị phân đại diện cho một tín hiệu điện tử tắt (0) hoặc mở
(1). Sau đây, chúng ta tìm hiểu thêm một vài bộ phận quan trọng khác của
máy tính ngoài CPU:
§ Bo mạch chủ (Mainboard): bo mạch chính, lớn nhất đóng vai trò là
trung gian giao tiếp giữa các thiết bị với nhau. Có rất nhiều các thiết bị
gắn trên bo mạch chủ theo cách trực tiếp có mặt trên nó hay thông qua
các kết nối cắm vào hoặc dây dẫn liên kết. Bộ phận CPU quan trọng kể
trên cũng được gắn vào bo mạch chủ này.
§ Bộ nhớ chính hay còn gọi là bộ nhớ truy xuất ngẫu nhiên (Random
Access Memory – RAM): máy tính dùng RAM để lưu trữ mã chương
trình và dữ liệu trong suốt quá trình thực thi (trong 1 phiên làm việc).