Nghiên cứu một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần than hà tu tkv

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

PHẠM THỊ HƯƠNG TRÀ

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THAN HÀ TU - TKV
Chuyên ngành: Kinh tế Công nghiệp
Mã số: 60.31.09

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS Phan Huy Đường

HÀ NỘI - 2010


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan
Đây là cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi. Các số liệu, tài
liệu được sử dụng trong luận văn có nguồn dẫn rõ ràng. Các kết quả nghiên
cứu là quá trình lao động trung thực của tôi và chưa từng được công bố trong
bất kỳ cơng trình nào.

Hà Nội, ngày 06 tháng 7 năm 2010
Tác giả luận văn

PHẠM THỊ HƯƠNG TRÀ

LỜI CẢM ƠN
Luận văn được hoàn thành tại khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh,
trường Đại học Mỏ - Địa chất dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Phan Huy
Đường
Tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và các ý kiến đóng góp của
các Thày giáo, Cơ giáo của Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, phòng Đại
học và Sau đại học, trường đại học Mỏ - Địa chất, Công ty cổ phân than Hà
Tu – TKV đã tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp tài liệu trong q trình học
tập, nghiên cứu và hồn thành khóa học cũng như hồn thành đề tài này.


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các bảng
Danh mục hình vẽ
MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.............................4
1.1.Một số khái niệm cơ bản.............................................................................4
1.1.1.Quản lý.....................................................................................................4
1.1.2.Tổ chức.....................................................................................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................7
1.1.4.Bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lý.............................................8
1.1.5.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý................................................................9
1.1.6.Lao động quản lý....................................................................................10
1.2.Một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý....................11
1.2.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.......................................................11
1.2.2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức...................................................14

1.2.3.Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý................................................15
1.2.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý....................................24
1.2.5.Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý..............28
1.2.6.Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy..........................34
1.3. Những đổi mới về cơ cấu tổ chức quản lý trong những năm gần đây trong
nền kinh tế Việt Nam.......................................................................................36
Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ
phần than Hà Tu – TKV..................................................................................38


2.1 Tình hình tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý của công ty cổ phần than Hà Tu
– TKV..............................................................................................................38
2.1.1 Khái quát về sự hình thành và phát triển của Cơng ty............................38
2.1.2 Tình hình chung về họat động sản xuất kinh doanh của Công ty trong
những năm gần đây.........................................................................................41
2.1.3 Những đặc điểm cơ bản ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở cơng ty..........48
2.2 Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty cổ phần than Hà Tu-TKV.........64
2.2.1 Thực trạng về mơ hình...........................................................................64
2.2.2 Thực trạng về phân cấp trong bộ máy....................................................81
2.2.3 Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty.......................84
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty cổ phần than Hà Tu – TKV...............................................................88
3.1 Quan điểm, phương hướng và căn cứ hoàn thiện bộ máy quản lý............88
3.1.1 Các quan điểm hoàn thiện......................................................................88
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý....................92
3.2 Một số biện pháp hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty cổ phần than Hà
Tu – TKV........................................................................................................95
3.2.1 Về phía Nhà nước và tập đồn Cơng nghiệp than – Khống sản Việt
Nam.................................................................................................................95
3.2.2 Về phía Cơng ty......................................................................................98

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.......................................................................117
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................119


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả họat động sản xuất kinh doanh giữa niên độ năm
2009……………………………………………………………………………..41
Bảng 2.2: Các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu……………………………..45
Bảng 2.3: Đặc tính hóa học của than………………………………………...51
Bảng 2.4: Bảng thống kê máy móc thiết bị chủ yếu…………………………55
Bảng 2.5: Số lượng lao động của công ty từ năm 2007 đến 2009 (theo thời
hạn hợp đồng)………………………………………………………………..59
Bảng 2.6: Số lượng lao động của công ty từ năm 2007 đến 2009 (theo giới
tính)...………………………………………………………………………..59
Bảng 2.7: Trình độ học vấn của CBCNV từ năm 2007 đến 2009…………...60
Bảng 2.8: Chất lượng lao động của công ty cổ phần than Hà Tu – TKV năm
2009………………………………………………………………………….62
Bảng 2.9: Phân cấp trong công ty cổ phần than Hà Tu – TKV……………...82


DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ quản lý……………………………………………………….5
Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến……………………………………...16
Hình 1.3: Cơ cấu theo chức năng……………………………………………18
Hình 1.4: Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng……………………………….19
Hình 1.5: Sơ đồ trực tuyến – tham mưu……………………………………..20
Hình 1.6: Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu……………………………...21
Hình 1.7: Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật…………………………22
Hình 2.1:Sơ đồ quy trình cơng nghệ khai thác của cơng ty cổ phần than Hà Tu
- TKV ……………………………………………………………………….54

Hình 2.2: Sơ đồ dây chuyền khai thác của công ty cổ phần than Hà Tu – TKV...58
Hình 2.3: Mơ hình của Cơng ty cổ phần than Hà Tu – TKV………………..67
Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức quản lý các cơng trường, phân xưởng……………..81
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức mới của phịng kế hoạch…………………………...99
Hình 3.2: Sơ đồ chức năng mới của phòng lao động - tiền lương…………101
Hình 3.3: Sơ đồ chức năng mới của văn phịng cơng ty……………………101


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đề tài luận văn có tính cấp thiết cao, do những lý do sau đây:
- Trong quá trình mở cửa và hội nhập nước ta đã bắt tay làm bạn với
nhiều nước, các doanh nghiệp cũng có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng
phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được.
Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan
trọng của nguồn lực con người.
- Bên cạnh những đội ngũ cơng nhân lao động trực tiếp thì bộ phận gián
tiếp - đội ngũ cán bộ quản lý luôn giữ một vai trị quan trọng trong cơng tác điều
hành sự hoạt động của công ty. Bộ máy quản lý được ví như những người cầm
lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao.
- Đứng ở góc độ quản trị thì bất kỳ một sự thay đổi về mặt tổ chức
khơng ít thì nhiều sẽ biến động môi trường sinh hoạt, ảnh hưởng đến tâm tư
tình cảm của mỗi người, chính vì vậy bước đi ban đầu của doanh nghiệp phải
đặt ra là ổn định là tiền đề để phát triển, trong yếu tố ổn định phải gắn liền với
yếu tố phát triển. Điều đó cho thấy rằng, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến. Nó tuỳ thuộc vào sự biến
động của mơi trường bên trong và bên ngồi. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ
kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

- Trong điều kiện hiện nay của cuộc cách mạng khoa học công nghệ
thơng tin thì sự tác động của các yếu tố này càng mạnh. Chính vì thế cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý ln ln cần được hồn thiện. Sự hoàn thiện này sẽ
giúp cho tổ chức nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn
tại và phát triển đi lên, nâng cao khả năng chiến thắng trong cạnh tranh.
- Đối với đối tượng nghiên cứu của luận văn và công ty cổ phần than
Hà Tu - TKV là một đơn vị cung cấp, dịch vụ than mặt khác nó lại là một đơn


2

vị thành viên của tập đồn Cơng nghiệp than – khoáng sản Việt Nam là một
doanh nghiệp kinh doanh. Tuy nhiên do việc chuyển đổi nền kinh tế tập trung
sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước, cơ cấu bộ máy quản
lý của công ty chưa có sự thay đổi để thích ứng nên cịn nhiều bất cập trong
công tác lãnh đạo và điều hành hoạt động sản xuất của công ty. Qua nghiên cứu
thực tế, nghiệm thấy có những vấn đề có thể hồn thiện hơn để nâng cao hiệu
quả kinh tế xã hội của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.
Với các lý do kể trên, tác giả chọn đề tài: “Nghiên cứu một số giải
pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần than Hà
Tu- TKV”
- Đề tài này hy vọng sẽ góp phần nào giải toả được những vướng mắc
của chúng ta khi nghiên cứu về cơ cấu tổ chức quản lý của cơng ty. Qua đó,
chúng ta sẽ hiểu thêm về những khó khăn và thuận lợi và điều kiện để phát
triển của một doanh nghiệp .
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý của công ty cổ phần than Hà Tu – TKV về cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý, tình hình hoạt động, phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng tới hoạt
động của cơng ty từ đó đề ra giải pháp hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý để từng bước xây dựng cơng ty có tầm cỡ quốc gia và đạt tầm cỡ quốc tế .
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần than Hà Tu - TKV
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Công ty cổ phần than Hà Tu - TKV
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu trên luận văn đặt ra các nhiệm
vụ sau:


3

- Nghiên cứu tổng quan về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nền
kinh tế nói chung, trong các tổ chức và doanh nghiệp nói riêng
- Nghiên cứu thực trạng về cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh
nghiệp nhằm đề ra những phương hướng hoàn thiện.
- Xây dựng các giải pháp hoàn thiện về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
trong công ty cổ phần than Hà Tu – TKV.
5. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như phân tích tổng hợp,
thống kê và tổng kết các kinh nghiệm với mục đích tìm hiểu, đánh giá thực
trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần than Hà Tu TKV nhằm đưa ra những giải pháp và hoàn thiện hơn .
6. Ý nghĩa của đề tài
Ý nghĩa khoa học: Góp phần hồn thiện quan điểm, phương pháp tổ
chức bộ máy quản lý đối với công ty cổ phần than Hà Tu - TKV.
Ý nghĩa thực tiễn: đề tài có thể áp dụng tại các đơn vị thuộc phạm vi
nghiên cứu trong đó trọng tâm là công ty cổ phần than Hà Tu – TKV nhằm
nâng cao tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Đề
tài có thể là tài liệu tham khảo hữu ích cho những người quan tâm.
7. Nội dung của đề tài, gồm:

Ngoài mục lục, lời mở đầu, danh mục chữ viết tắt, danh mục bảng biểu,
hình vẽ và các tài liệu tham khảo, luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
cổ phần than Hà Tu – TKV
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của
công ty cổ phần than Hà Tu– TKV


4

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỂ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
1.1.Một số khái niệm cơ bản
Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hóa cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh
tế quốc dân cần đặt ra cấp thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trị
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội. Xuất phát từ vai trò
quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn
phát triển thì phải xây dựng và hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho
phù hợp. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy phải dựa trên cơ
sở khoa học của nó. Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý
và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là cần thiết.
1.1.1.Quản lý
Cho đến nay đã có rất nhiều học thuyết khác nhau về quản lý, có học
thuyết xuất hiện từ thời cổ như Aristot, Platon; có học thuyết theo trường phái
cổ điển như A. Smith; D. Ricardo; học thuyết về lao động của C. Mac. Lênin
đã từng nói: “ Khoa học quản lý là công cụ, phương tiện tối quan trọng để
phát triển kinh tế - xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sự khác nhau về
ý thức chính trị”. Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, của

lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý
trong công nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol.
Hay quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân cơng và
hợp tác lao động. C. Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả
tất yếu của sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản
mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại.
Ông viết: “ bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên


5

quy mơ khá lớn đều u cầu có sự chỉ đạo để điều hoà hoạt động cá nhân. Sự
chỉ đạo phải làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau
giữa vận động chung của cơ thể sản xuất.
Ngày nay khoa học quản lý càng trở lên quan trọng và có nhiều quan
điểm quản lý khác nhau tuỳ thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.
Theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý được hiểu là q trình tính tốn, lựa
chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp, điều hành quá trình sản xuất kinh
doanh bằng những công cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế tốn,
phân tích kinh doanh, thông tin kinh tế.... để sản xuất đáp ứng được ba yêu
cầu sau:
- Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm
- Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi
- Tơn trọng pháp luật Nhà nước
Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính
hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhàm duy trì tính trồi của
hệ thống, sự dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa
hệ thống đó đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Xác định
Chủ thể

quản lý
Mục tiêu
quản lý
Đối tượng
quản lý
Thực hiện
Hình 1.1: Sơ đồ quản lý


6

Ngồi ra, Quản lý cịn là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý
nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường hoặc quản lý
là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận đảm
bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát triển.
Hay Quản lý còn được hiểu là q trình tác động một cách có hệ thống,
có tổ chức đến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm
vụ liên kết những mục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp,
đến ý đồ về cơng việc hay hoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể
làm được để hồn thành cơng việc.
Theo quan điểm chung nhất, thì quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục
đích đến tồn bộ nền kinh tế quốc dân ( trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp ( trên
cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp
khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó.
Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo
thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống.
1.1.2.Tổ chức
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng
hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục
đích chung.

Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vơ cùng phong phú và đa dạng.
Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại,
nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :
- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong
mình một mục đích tự thân mà là cơng cụ để thực hiện những mục đích nhất
định. Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của
các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng khơng có mục đích thì tổ chức
dẽ khơng có lý do để tồn tại.


7

- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt
được mục đích – các kế hoạch. Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần
phải làm để thực hiện mục đích, khơng tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển
hiệu quả.
- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ
chức khác. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, ngun vật liệu, năng lượng, máy
móc, thơng tin....từ các nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị
vĩ mô của Nhà Nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần
các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ.
- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm
liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng
những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao. Vai trị của những
nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ
chức sẽ gặp lúng túng .
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự xắp đặt theo
một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa
chúng. Hay nói một cách khác là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

là một chỉnh thể hợp thành của các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ
và phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn hóa có nhiệm vụ và quyền hạn nhất
định, được bố trí theo các khâu, các cấp đảm bảo chức năng quản trị doanh
nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân cơng
lao động trong lĩnh vực quản lý. Nó có tác động đến q trình họat động của
tồn bộ doanh nghiệp. Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác
động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất.


8

Tóm lại, bộ máy quản lý có vai trị rất quan trọng đối với họat động sản
xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả
cao trong quá trình sản xuất. Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy
nhân tố con người trong sản xuất thì bộ máy quản lý có hiệu quả và làm cho
sản xuất kinh doanh phát triển
1.1.4.Bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lý
* Bộ máy quản lý là một tổ chức con người trong một tổ chức, là cơ
quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức. Bộ máy quản lý bao gồm: một
tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo
một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định
* Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trên các chức năng, nhiệm
vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để xắp xếp về lực lượng ,bố trí về cơ
cấu, xây dựng về mơ hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động
như một chỉnh thể có hiệu quả nhất
Quản lý là bộ phận phức tạp nhiều mặt của con người. Quản lý chỉ
được thực hiện trong một hệ thống quản lý cụ thể. Hệ thống quản lý chính là
bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân)
khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chun mơn

hóa và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí những cấp, những
khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản lý và phục vụ mục đích
chung xác định của hệ thống. Bộ máy quản lý là hình thức phân cơng nhiệm
vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến quá trình họat động của
hệ thống. Bộ máy quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của từng bộ
phận, mỗi người trong hệ thống quản lý, mặt khác nó có tác động tích cực trở
lại đến việc phát triển của toàn hệ thống quản lý.
Hệ thống bị quản lý là đối tượng mà sự tác động của bộ máy quản lý
hướng vào nhằm mục đích tăng thêm cho nó những hình thức cụ thể, chỉ đạo


9

họat động của nó để đạt được kết quả định trước. Giữa hệ thống quản lý và hệ
thống bị quản lý có mối quan hệ rất chặt chẽ. Hệ thống bị quản lý khơng chỉ
chịu sự tác động có hướng đích của hệ thống quản lý mà nó cịn phát triển
theo quy luật vốn có của nó. Do đó, hệ thống quản lý phải được tổ chức cho
phù hợp với đối tượng quản lý mà nó phụ trách và điều hành.
Tổ chức bộ máy là quá trình xác định các chức năng, các bộ phận tạo
thành một bộ máy quản lý nhưmg thực hiện các chức năng quản lý.
1.1.5.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
* Khái niệm: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ
phận hợp thành, các bộ phận này có mối liên hệ hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau
được chuyên môn hoá, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những
trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng
quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.
Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được hiểu là các
bộ phận cấu thành của doanh nghiệp. Nói một cách khác doanh nghiệp đó bao
gồm những bộ phận, những đơn vị nào, nhiệm vụ của từng bộ phận và các
quan hệ giữa các bộ phận của doanh nghiệp, cơ chế điều hành phối hợp trong

doanh nghiệp.
Giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có
mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản lý
trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan
hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý.
Tuy nhiên cơ cấu tổ chức quản lý có tính độc lập tương đối vì nó phải
phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng. Phải đảm bảo thực hiện các chức
năng quản lý phức tạp nhằm thực hiện mục tiêu quản lý đã quy định.
Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp hình thành bời các bộ phận quản
trị và các cấp quản trị.


10

Bộ phận quản trị là bộ phận riêng biệt, có những chức năng quản lý
nhất định. Ví dụ Phịng kế hoạch, phòng Kiểm tra chất lượng, phòng
marketing,...
Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở một trình độ
nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng,...
Như vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức
năng quản trị theo chiều ngang còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức
năng quản trị theo chiều dọc.
Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên mơn
hóa trong phân cơng lao động quản trị. Cịn sự phân chia chức năng theo
chiều dọc tùy thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề
chỉ huy trực tuyến và hệ thống cấp bậc.
Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải đảm bảo sự ăn khớp
giữa các bộ phận quản trị, giữa cấp quản trị với bộ phận quản trị và cấp sản
xuất.
1.1.6.Lao động quản lý

Lao động quản lý là họat động hay nói cách khác là lao động của những
người thực hiện chức năng quản lý trong mỗi tổ chức nhất định.
Phân loại lao động quản lý:
Căn cứ theo cấp quản lý:
+ Quản lý doanh nghiệp: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế tốn trưởng.
+ Lãnh đạo doanh nghiệp: Trưởng phịng, Phó phịng và tương đương .
+ Viên chức chun mơn nghiệp vụ: các nhân viên .
Căn cứ theo chức năng, nhiệm vụ:
+Lao động của cán bộ lãnh đạo: là lao động của những người đứng đầu
tổ chức, có quyền ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý
và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.


11

+ Lao động của các chuyên gia: là lao động của những người có trình
độ chun mơn sâu về các lĩnh vực chuyên môn trong quản lý, làm nhiệm vụ
chuẩn bị và đề xuất các phương án, quyết định cho cán bộ lãnh đạo.
+ Lao động của các nhân viên nghiệp vụ: là lao động của những người
làm công tác sự vụ, chủ yếu phục vụ thông tin và giúp việc cho cán bộ lãnh
đạo và chuyên gia.
+ Căn cứ và phạm vi bao quát của nhiệm vụ:
+ Lao động quản lý tổng hợp: chịu trách nhiệm toàn diện về các mặt
của tổ chức. Đó thường là lao động của cấp trưởng.
+ Lao động quản lý chức năng: Chịu trách nhiệm về một hoặc một số
lĩnh vực trong hoạt động của tổ chức. Đó là lao động của các cấp phó và các
bộ phận quản lý chức năng.
+ Lao động tác nghiệp cụ thể là lao động của nhân viên quản lý thừa
hành như: các nhân viên kiểm tra, đánh giá ...
Căn cứ theo lĩnh vực chuyên môn:

Lao động quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý an ninh quốc phòng ...
1.2. Một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
1.2.1.1. Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống
Phương hướng, mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ
máy quản lý của hệ thống. Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ
chức của hệ thống. Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu
và phương hướng hoạt động của hệ thống. Có gắn với mục tiêu và phương
hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả.
1.2.1.2.Chun mơn hố và cân đối
Theo ngun tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm
vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự


12

cân đối, lọai trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu
người chịu trách nhiệm rõ ràng. Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp
lý để phù hợp với thực tế.
1.2.1.3. Linh hoạt và thích nghi với mơi trường
Theo ngun tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý khơng được bảo thủ,
trì trệ, quan liêu mà ln phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay
biến động của các yếu tố tác động. Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi
ở đây không phải là thay đổi tồn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong
cơ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải. Sự
linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối
trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một
mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài
năng của cán bộ, công nhân viên chức trong từng bộ phận.
Nói như vậy khơng có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi

trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường
theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình.
1.2.1.4. Bảo đảm tính hiệu quả quản lý
Hiệu quả và hiệu lực ln là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ
tổ chức nào. Mỗi tổ chức ln đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để
đạt tới. Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải:
- Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất ,phát huy
được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm
tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc. Dựa trên
nguyên tắc nâng cao hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ
quản lý. Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất, phải lựa chọn
phương thức truyền tin, trao đổi nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách


13

nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận, mỗi cơng việc đều có người
phụ trách.
- Gắn các cấp quản lý thành một dây xích, trách nhiệm ,quyền hạn giữa
các bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau. Mỗi cấp chỉ có một người ra
lệnh,tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác
trong doanh nghiệp.
- Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp
kiểm tra.
1.2.1.5. Tính hệ thống
Tính hệ thống được thể hiện ở:
- Tính tập hợp: Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố
khác nhau như nhân lực, vật lực, thơng tin ... hợp thành.
- Tính liên hệ: Các yếu tố tạo nên tập hợp đó ln có mối liên hệ với
nhau. Trong tổ chức, các yếu tố luôn tác động qua lại, bổ xung cho nhau trong

một chỉnh thể thống nhất. Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và
ngược lại. Đôi khi sự tác động có thể dẫn đến xung đột, tuy nhiên sự xung đột
đó lại là cơ sở để tạo ra một cái mới thích hợp hơn, đảm bảo tổ chức hoạt
động có hiệu quả.
- Tính mục đích: Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định, rõ ràng.
Mục đích của tổ chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt
tới. Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau (một
tổ chức tham gia sản xuất thì mục đích là đạt lợi nhuận tối đa còn các tổ chức
phúc lợi xã hội thì mục đích là phục vụ được nhiều các cơng tác xã hội),
nhưng trong mọi tổ chức thì mục đích hoạt động ln được xác định một cách
ro ràng.
- Tính thích ứng với mơi trường: Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của
hai môi trường là môi trường bên trong và bên ngồi. Trong đó mơi trường


14

bên ngồi hình thành nên mơi trường bên trong của doanh nghiệp, tác động
lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp. Song
doanh nghiệp chỉ có thể tác động đến môi trường bên trong mà không thể
(hoặc chí ít) tác động làm biến đổi mơi trường bên ngồi, mà nó chỉ thay đổi
cho thích ứng với trước những thay đổi của mơi trường bên ngồi, từ đó điều
chỉnh và tác động đến mơi trường bên trong.
- Tính chỉnh thể: Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với nhau
một cách hữu cơ, phát huy hiệu quả của một chỉnh thể, đó khơng phải là dàn
trải hoặc cộng lại một cách giản đơn.
Để đảm bảo được nguyên tắc trên, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần
phải : Tăng cường được mối liên hệ dọc và ngang, mỗi bộ phận trong tổ chức
vừa phải phục tùng sự lãnh đạo thống nhất vừa phải có tính linh hoạt, chủ
động ,tích cực để đạt được hiệu quả của chỉnh thể. Sự phục tùng thể hiện sự

chấp hành nội quy ,quy định từ trên đưa xuống tạo nên một chỉnh thể thống
nhất. Tuy nhiên sự phục tùng trên cơ sở sự linh hoạt bởi lẽ không phải lúc
nào mọi sự vật cũng như nhau mà luôn biến động , vì thế trong quá trình áp
dụng các bộ phận cần có sự linh hoạt để đạt hiệu quả cao hơn.
1.2.2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu
cầu sau :
- Tính mục tiêu: một cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực sự trở
thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
- Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và
con người (không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần
thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ
hợp lý với số cấp nhỏ nhất.


15

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ của tất cả thơng tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối
hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức.
- Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh cơ cấu tổ chức phải có khả
năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng
như ngồi mơi trường.
- Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục
tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất.
1.2.3.Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.3.1 Cơ cấu tổ chức quản trị không ổn định
Đây là một loại cơ cấu tổ chức quản trị khơng có mơ hình cụ thể. Cơ cấu
khơng ổn định dựa vào cách tiếp cận theo hịan cảnh, cách tiếp cận ngẫu nhiên.
Cách tiếp cận này xuất phát từ quan điểm: khơng có một cơ cấu tổ chức

tối ưu cho một doanh nghiệp. Cách tiếp cận này cho rằng để xây dựng cơ cấu tổ
chức quản trị phù hợp cho một doanh nghiệp phụ thuộc vào: công nghệ, tính ổn
định của mơi trường và các nhân tố động khác. Theo cách tiếp cận này, các biến
ảnh hưởng tới hình thành cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là:
- Chiến lược của doanh nghiệp
- Mục tiêu của doanh nghiệp
- Tính ổn định của mơi trường
- Tình hình cơng nghệ
- Mơi trường văn hóa
- Sự khác biệt giữa các bộ phận của doanh nghiệp
- Quy mô doanh nghiệp
- Phương pháp và kiểu quản trị
- Đặc điểm của lực lượng quản trị


16

Để xây dựng và hình thành cơ cấu tổ chức quản trị daonh nghiệp trước
hết phải đánh giá các biến này, sau đó mới lựa chọn tìm kiếm một mơ hình
phù hợp. Tuy nhiên, các biến này là động hay thay đổi nên phải có những
phân tích định kỳ về các biến và đánh giá xem cơ cấu tổ chức quản trị doanh
nghiệp có phù hợp hay khơng.
1.2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Cơ cấu theo thực tuyến là một mơ hình tổ chức quản lý, trong đó nhà
quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi
người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người
lãnh đạo trực tiếp cấp trên.

Người lãnh đạo
A

Người lãnh đạo
B1

Người lãnh đạo
C1

Người lãnh đạo
C2

Người lãnh đạo
B2

Người lãnh đạo
C3

Người lãnh đạo
C4

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu theo trực tuyến
Đặc điểm cơ bản của loại hình này là: Mối quan hệ giữa các thành viên
trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ
nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp. Là một mắt xích trong dây


17

chuyền chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết
định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ.
Trong thực tế, trực tuyến còn được dùng để chỉ các bộ phận có mối quan

hệ trực tiếp với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức như bộ phận thiết kế sản
phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối sản phẩm. Người đứng đầu bộ phận trực
tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp.
Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ
thủ trưởng, tập trung, thống nhất, làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự
thay đổi của mơi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp. Mặt khác
theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất đẽ thực hiện mệnh lệnh vì
có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra. Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến
lại hạn chế việc sử dụng các chun gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng
mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện để chỉ đạo
tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của
con người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao. Do đó
cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mơ nhỏ và việc quản
lý khơng quá phức tạp.
1.2.3.3. Cơ cấu tổ chức quản trị chức năng (song trùng lãnh đạo)
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức
năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận. Cơ cấu
này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên
môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.


18

Người lãnh đạo A

Khâu chức
năng A1

Người lãnh
đạo B1

Khâu chức
năng A2

Người lãnh
đạo B2

Người lãnh
đạo B3

Sơ đồ 1.3: cơ cấu theo chức năng
Cơ cấu này có ưu điểm là: Thực hiện chuyên mơn hố các chưc năng
quản lý, thu hút được các chun gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chun
mơn vào cơng tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng, nhiệm
vụ giữa các bộ phận .Thúc đẩy sự chun mơn hố kỹ năng nghề nghiệp, nâng
cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề. Các quyết định đưa ra có độ rủi
ro thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến. Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng làm
cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một
cơ quan quản lý cấp trên do đễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng, các nhà quản
lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp.
1.2.3.4 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo
chức năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường
thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ
dẫn ,những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.