Tài liệu Luận văn - Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng docx

Luận văn
Nâng cao chất lượng công
tác quản trị mua hàng

Luận văn tốt nghiệp
Mở đầu
Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh
mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản
lý của nhà nước.
Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh
tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc
còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp
bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Sau
hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn
tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước.
Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm
vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng
cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó.
Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó
đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế
thị trường. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất
quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một người
lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi
khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì
vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan
trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận
thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ
phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phương
thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức

tiêu thụ... tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
2
Luận văn tốt nghiệp
Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu
hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm
đến như hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại
lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng.
Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong khi
mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm
tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt
hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng
tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng
cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt
nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động
quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông
qua thực tế.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chương lớn:
Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh
nghiệp thng mại.
Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại
công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua
hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương

Lớp K36A4
3
Luận văn tốt nghiệp
Chương 1:
Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với
doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp
thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu
của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với
bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá
và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó
thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra được
điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa
người với người
Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem
xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện
mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao
nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số
lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ
cho khách hàng với chi phí thấp nhất.
+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
4

Luận văn tốt nghiệp
Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại,
mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ
chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo
ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh
nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận. Trên thực tế khâu
bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là
hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các
doanh nghiệp và các nhà kinh doanh.
+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp ở chỗ:
- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh
nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có
yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu
của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay
từ đó bán ra thị trường. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn
mong muốn phấn đấu để mua được hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể
thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu
của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh
của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng
với số lượng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không
tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường. Điều này thể hiện chi
phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp
và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi
phí đặt hàng, chi phí vận chuyển... ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị
cao và từ đó làm cho giá bán cao.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị

Hương
Lớp K36A4
5
Luận văn tốt nghiệp
- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu
cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thương mại khi mua hàng nếu mua phải
hàng kém chất lượng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không
phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà
khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh
không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách
hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách
hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là
ngươì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách
hàng thì doanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợi nhuận. Mua
hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh
giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy
nhanh được tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao
hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm
thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh
doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa
học kỹ thuật của thế giới.
1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại
1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại.
a) Căn cứ vào quy mô mua hàng
Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh
nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao
nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ
nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc
quyết định lượng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào

diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế
của doanh nghiệp.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
6
Luận văn tốt nghiệp

Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì
Lượng hàng thích hợp =
một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phương pháp này có ưu điểm sau:
+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được
xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận,
lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo.
+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho
doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên
lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết
kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó
làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn
+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh
nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng
hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt... ) hay
chiến tranh gây ra.
Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý:
+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc
nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có
nguy cơ thiếu hàng.
+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi

mà người bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị
trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh
doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh
nghiệp sẽ không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch ”.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
7
Luận văn tốt nghiệp
Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần
nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định.
Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa
vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi
vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu
trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng.
Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

1
C
- Chi phí một lần mua hàng

2
C
- Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian
C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian
Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần
Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta
có:
Q=
2

1
**2
C
DC
C=
2
C
* (Q/2) +
1
C
*Q/D)
Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua,
bảo quản là thấp nhất.
Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau:
+ Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được
những ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập
hàng
+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trường, do đó có thể
thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”.
Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là:
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn
tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
8
Luận văn tốt nghiệp
+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao.

b) Căn cứ vào hình thức mua
Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có
những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phương
pháp thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược
điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì
không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.
Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy
hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phương pháp
này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược
điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.
Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh
nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với
nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ.
Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp,
tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của
cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm
là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển
vốn chậm.
c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng
Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương
thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải
làm thủ tục cho bên bán
Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới
phải thanh toán lô hàng đó.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
9
Luận văn tốt nghiệp

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng
hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một
phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán
sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua.
d) Căn cứ theo nguồn hàng:
Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của
doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đư-
ợc sản xuất trong nước.
Mua từ nước ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua
hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trog đó
có hai hình thức nhập khẩu:
+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò
làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy
móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nước.
Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và
được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ
khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi
bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.
Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại
khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua
trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn
hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nh-
ược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng
thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương
thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
10

Luận văn tốt nghiệp
1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.
+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh nghiệp nên lựa chọn cho
mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp
phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía
nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy
nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và
rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có
thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà
cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến
tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các
nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất
là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo
sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp
chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp
này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà
cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán
để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là
trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để
xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và
giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua
hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng
nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách
hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đư-
ợc hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá
khan hiếm,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương

Lớp K36A4
11
Luận văn tốt nghiệp
các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung
cấp khi họ gặp khó khăn.
+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp: nếu người bán hàng
cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và
tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua
hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn
nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua
hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác
nhau. Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nhợng được) và
có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nhượng được). Trong khi
đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về
giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán...
nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người
mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi
những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để
không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy
đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong
một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc người bán
hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi
+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh
nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những
điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có
nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh
nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không
quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả
thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có
nguy cơ không thực hiện được). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là

điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau và cùng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
12
Luận văn tốt nghiệp
nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn
giúp cho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh
những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
thương mại.
+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh
nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng.
Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các
bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi
và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các
mục tiêu đã xác định.
Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua
hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào. Đây là một quá trình phức
tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các
kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.
+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại:
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là
điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để
công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động
mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và

mua hàng với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số l-
ượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
13
Luận văn tốt nghiệp
gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá. Mặt khác hàng
mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu
dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào
khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp
rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn như
đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng
tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc
giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu
ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy
tín của họ bị giảm sút.
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng
mà khách hàng có thể chấp nhận được. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả
sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối
ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng
mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và
như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất.
Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp
khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể
cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố
đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận
lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn

các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng
không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số
lượng là bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp
nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì
thông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất
đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu thuẫn giữa chất lượng và giá
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
14
Luận văn tốt nghiệp
cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn
mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục
tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và
tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua
hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc
hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :
Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể
hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua
được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với
nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản
trị mua hàng được phản ánh thông qua việc phân tích các bước của quá trình
mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây
là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến
việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như:
đánh giá môi trường chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng
hoá đó trên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự
báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi
suất trong nước và ngoài; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ

chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua
hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.
1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn
hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực
hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích,
lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai
?, giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào ?... Đây là một quá trình
phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
15
Luận văn tốt nghiệp
các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trư-
ờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị
trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương
mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình
hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi
suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho... và hàng loạt các vấn đề khác.
Để quá trình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt
quá trình mua hàng.
Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:
Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi mua hàng
nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong
mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái
gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị

Hương
Lớp K36A4
16
Xác định
nhu cầu
Tìm v à
lựa
chọn nhà
cung cấp
Thương
lượng và
đặt h ngà
Theo dõi và
thực hiện
giao h ngà
Đánh giá kết quả mua h ngà
Thoả mãn Không thoả mãn
Luận văn tốt nghiệp
- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh
nghiệp cần tức là thị trường cần.
Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên
cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để
thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được
nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn
và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng
chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số
lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh
nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.
Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá mua
vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu

chuyển.
M + D dk = B + D ck + Dhh
Trong đó:
M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh.
B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kì
D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh
D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh
doanh tiếp theo.
Dhh- Định mức hao hụt (nếu có)
Từ công thức cân đối có thể xác định được nhu cầu mua vào trong kì
như sau:
M = B + D ck – D dk +Dhh
Công thức trên được dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt
hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng
mua vào của từng mặt hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
17
Luận văn tốt nghiệp
Chất lượng mua vào như thế nào? xác định theo nhu cầu bán ra của
doanh nghiệp. Mua vào phụ thuộc vào mức bán ra của doanh nghiệp cả về số
lượng, chất lượng, cơ cấu.
Yêu cầu về chất lượng:
+ Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối với hàng hoá mua vào.
+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứ không phải mục tiêu
chất lượng tối đa. Chất lượng tối ưu là mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách
tốt nhất một chu cầu nào đo của người mua và như vậy người bán hay người
sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức
chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu

vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn
mức chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh
nghiệp chưa tối ưu.
+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơ cấu, chủng loại, mẫu
mã, thời gian để đảm bảo được mục tiêu chi phí và mục tiêu an toàn.
Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có được lượng
hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà
cung cấp cho phù hợp.
b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai. Để thực hiện được mục tiêu
trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Câu hỏi đặt ra là
doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.
Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có
thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng. Doanh nghiệp có thể tìm thông
qua các hình thức:
+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.
+ Thông qua hội chợ, triển lãm.
+ Thông qua đơn thư chào hàng.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
18
Luận văn tốt nghiệp
+ Thông qua hội nghị khách hàng.
Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt.
Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng
một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ”. Muốn
vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết
định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong
việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn nhà cung cấp với

giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá
thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận. Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý
nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị.
Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp. Quan điểm
truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế
mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp
nhất. Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên
tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng...
Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn ngư-
ời cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và
giá cả hợp lý...
Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị
trường và người cung cấp mới xuất hiện.
Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin
được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu. Con đường tìm
đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp. Doanh nghiệp cũng có
thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua
tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu...
Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân
nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho
mình. Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
19
Luận văn tốt nghiệp
+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng
mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài có thể
trở thành khách hàng truyền thống... nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi
nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho

doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ
hàng để bán, đôi khi bị ép giá...
+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm
được độ rủi ro, tránh được sự ép giá... nhưng lại có hạn chế là không được
giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính
ổn định về giá cả và chất lượng không cao... các nhà quản trị cần có sự lựa
chọn hợp lý. Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:
+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng (tức
là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc có cần phải tìm
kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các
nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ
”
+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh
của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì
cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp.
Phương pháp đê lựa chọn:
+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cung cấp khác nhau để
có quyết định lựa chọn.
Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn các nhà cung cấp dựa
trên các tiêu thức khác nhau gắn với mục tiêu của việc mua hàng đã xác định.
Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:
+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thương trường( so với các nhà cung
cấp khác)
+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển.
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
20
Luận văn tốt nghiệp
+ Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và

phát triển với tình hình tài chình lành mạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và
có khó khăn về tài chính.
+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc
giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng sản phẩm)
+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đến khẳ năng giao
hàng.
+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trường nói chung và những
đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng. đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp
phải xem xét đến khả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi..
Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêu thức có gắn với hệ
số quan trọng, từ đó xác định được tổng số điểm của mỗi nhà cung cấp. Dựa
vào tổng số điểm để lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp.
c) Thương lượng và đặt hàng.
Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đã lựa chọn doanh
nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng để đi đến kí kết hợp đồng mua bán
với họ.
Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp thực chất là việc
giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu là các mục tiêu đã xác định và các
ràng buộc bằng các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng. Những ràng này liên
quan đến số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hàng hoá,giá cả,
các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, các biện pháp xử lí nếu như vi
phạm hợp đồng và để có thể đi được đến thoả thuận chung thì hai bên cần
phải phân chia các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng.
Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thương luợng giữ một vị
trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Các vấn đề cầnthương lư-
ợng bao gồm:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4

21
Luận văn tốt nghiệp
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu mã, chất lượng,
phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trường lúc giao hàng có
biến động
- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụng chứng từ… và xác
định thời hạn thanh toán.
- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàng liên quan đến chi
phí vận chuyển, điều kiện giao thông vận tải nên ghi cụ thể khi nào thì giao
hàng, ghi rõ giao hàng một lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…
Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác, doanh nghiệp
phải lựa chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn cao, khả năng giao
tiếp tốt. Có như vậy, doanh nghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong
đàm phán.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thương lượng nếu chấp
nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn
bản. Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì
nó là bằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế. Hợp đồng đơn hàng phải được
lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản). Doang nghiệp tiến hành đặt hàng với
các nha cung cấp bằng một trong những hình thức sau:
+ Kí kết hợp đồng mua – bán. đây là hình thưc mang tình pháp lí cao nhất.
Nội dung của hợp đồng mua – bán bao gồm:
. Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diện cho các bên.
. Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.
. Đơn giá và phương định giá.
Phương pháp và điều kiện giao nhận.
. Điều kiện vận chuyển.
. Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanh toán, hình thức và
phương thức thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có)

Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
22
Luận văn tốt nghiệp
+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thức mang tính pháp lí
thấp hơn hình thức trên.
+ Hoá đơn bán hàng. ( đứng tên người bán) đây là hình thức mang tính
pháp lí thấp nhất.
Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợp đồng doanh
nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:
Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần
đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình
trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông. Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá
trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong
hợp đồng không. Cụ thể:
+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốt khâu này hay không
sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát
tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay người tiêu dùng nhằm
nâng cao uy tín của công ty.
+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm
tra kiện hàng, kiểm kê số lượng. Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận
hàng.
+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra
tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng. Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng
không phù hợp như hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng
thời lập biên bản và báo ngay cho người cung cấp.
Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản lí kho hàng kí vào

biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho
người cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc.
e) Đánh giá kết quả thu mua:
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
23
Luận văn tốt nghiệp
Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức
đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những
mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của
hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh
nghiệp. Có thể xảy ra hai trờng hợp:
+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là người cung cấp đáp ứng đư-
ợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào được ổn định. Như
vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả.
+ Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh
nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới,
tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó.
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng
như những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường sự đóng góp của
các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của
mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động
quản trị luôn gắn liền với từng bước của quá trình này từ khâu khởi điểm đến
khâu kếtthúc. Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đến
kết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp.
1.3 Sự cần thiết và phương hướng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản
trị mua hàng.
1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh

nghiệp thương mại.
Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu
sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm
cách làm sao duy trì được hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời
doanh nghiệp phát triển đi lên. Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng
cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá. Chính vì vậy việc nâng cao
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
24
Luận văn tốt nghiệp
công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt
được hiệu quả kinh doanh của mình. Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp
vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh. Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu
vào. Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán.
Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể không mua được hàng để bán.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả
hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh
nghiệp trên thị thị trường. Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho
doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử
dụng vốn. Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng được căn cứ trên mức
tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn
tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưu chuyển nhanh. Mặt
khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có
thể mua hàng với giá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có
khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành. Hơn nữa
quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh
do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt
ngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy

tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trường khi có nhu
cầu, mà muốn làm được điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí
tốt hoạt động mua hàng.
- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh
nghiệp đảm bảo tính thường xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh. Ngay
từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt
hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ. Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp
không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị
giao chậm so với dự kiến. Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ l-
Khoa quản trị doanh nghiệp Nguyễn Thị
Hương
Lớp K36A4
25