Tài liệu Thủ tục khắc phục phòng ngừa doc

Phòng TCHC Trang: 1


THỦ TỤC
KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA


1.
Mục đích:

Đảm bảo việc thực hiện tốt các yêu cầu của các Hệ thống quản lý và Qui đònh của
Công ty đồng thời đáp ứng tốt các yêu cầu của các Bên quan tâm.

2. Phạm vi:

Tất cả các yêu cầu của các Bên quan tâm và toàn thể CBCNV của Công ty.

3. Đònh nghóa:

3.1 Theo các đònh nghóa của các bộ tiêu chuẩn quản lý tương ứng mà công ty áp
dụng.

3.2 Người phát hiện: Các bên quan tâm và/hoặc các bộ công nhân viên Công ty.

3.3 Một số từ viết tắt:

- Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ
- Trách nhiệm xã hội : TNXH

4.
Nội dung:

LƯU ĐỒ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

Người thực hiện Qui trình Tài liệu




Trưởng các bộ phận

ĐDLĐ/Trưởng các
bộ phận
Trưởng bộ phận có
sự không phù hợp
Trưởng bộ phận có

sự không phù hợp
Trưởng bộ phận có
sự không phù hợp
TGĐ/ĐDLĐ

Trưởng bộ phận có
sự không phù hợp
Trưởng bộ phận
phát hiện
ĐDLĐ
ĐDLĐ

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR, sổ theo
dõi CAR
Phiếu CAR, sổ theo
dõi CAR
Phòng TCHC Trang: 2
Sổ theo dõi CAR











LƯU ĐỒ HÀNH ĐỘNG PHÒNG NGỪA

Người thực hiện Qui trình Tài liệu
Yêu cầu hành động
khắc
phục
Xác đònh sự không phù hợp
Xem xét
Tìm nguyên nhân
Xem xét
Đề nghò giải pháp

Xem xét
Thực hiện giải pháp
Giám sát
Lập hồ sơ hành động khắc phục
Lưu Hồ sơ
Kếtthúc




Trưởng các bộ phận

ĐDLĐ/Trưởng các bộ
phận
Trưởng bộ phận có
nhu cầu HĐPN
Trưởng bộ phận có
nhu cầu HĐPN
Trưởng bộ phận có
nhu cầu HĐPN
TGĐ/ĐDLĐ

Trưởng bộ phận có
nhu cầu HĐPN
Trưởng bộ phận phát
hiện
ĐDLĐ
ĐDLĐ

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR

Phiếu CAR, sổ theo dõi
CAR

Phiếu CAR, sổ theo dõi
CAR
Sổ theo dõi CAR



4.2 Cam kết của Công ty:
Xác đònh sự không phù hợp
tiềm ẩn và nguyên nhân

Lập hồ sơ hành động phòng ngừa
Xem xét
Đánh giá nhu cầu HĐPN
Xem xét
Đề nghò giải pháp
Xem xét
Thực hiện giải pháp
Giámsát
Lưu Hồ sơ
Kếtthúc
Yêu cầu hành động
phòng ngừa

4.1.1 Công ty cam kết sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của các Bên quan tâm và toàn thể
CBCNV của Công ty về sự phù hợp và/hay không phù hợp với Chính sách, Qui
đònh của Công ty và/hoặc theo yêu cầu của các tiêu chuẩn mà Công ty áp dụng.

4.1.2 Công ty không kỷ luật và/hoặc phân biệt đối xử đối với bất kỳ CBCNV nào cung
cấp thông tin liên quan đến việc theo dõi thực hiện các tiêu chuẩn.
Phòng TCHC Trang: 3
Phòng TCHC Trang: 4

4.1.3 Khi phát hiện bất kỳ sự không phù hợp nào được xác đònh là trái với Chính sách,
Qui đònh của Công ty và/hoặc các tiêu chuẩn mà Công ty áp dụng, Công ty sẽ thực
hiện hành động khắc phục sửa chữa ngay đồng thời cung cấp các nguồn lực đầy đủ
phù hợp theo bản chất và mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp.

4.2 Thủ tục khắc phục phòng ngừa:
a> Đối với sự không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000:

4.2.1.1 Hành động khắc phục phòng ngừa được khởi xướng bởi Trưởng các Bộ phận hoặc cấp
cao hơn để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu sự tái diễn lập đi lập lại những vấn đề
không phù hợp và những khiếu nại hợp lý của khách hàng liên quan đến sản phẩm,
dòch vụ, quá trình, công việc, bán thành phẩm nguyên phụ liệu.

4.2.1.2 Hành động khắc phục phòng ngừa được khởi xưởng bởi các Trưởng Bộ phận hoặc
cấp cao hơn để ngăn ngừa hoặc làm giảm thiểu các khả năng xảy ra các vấn đề
không phù hợp, tiềm tàng hoặc những ý kiến của khách hàng có liên quan đến sản
phẩm, dòch vụ, quá trình, công việc, bán thành phẩm, nguyên phụ liệu thông qua
việc xem xét, phân tích các nguồn thông tin thích hợp sau:

* Các quá trình và thao tác ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
* Các sự nhân nhượng, kết quả đánh giá, hồ sơ chất lượng.
* Các ý kiến và khiếu nại của khách hàng.

4.2.1.3 Những điểm không phù hợp phát hiện ra trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ
(theo Thủ tục đánh giá nội bộ) trách nhiệm của đánh giá viên là phát hành yêu cầu
khắc phục, phòng ngừa của bộ phận đánh giá.

4.2.1.4 Các phiếu CAR sau khi phát hành được chuyển đến bộ phận chòu trách nhiệm thực
hiện và chuyển đến Đại diện lãnh đạo để cập nhật vào phiếu theo dõi hành động
khắc phục phòng ngừa, Đại diện lãnh đạo theo dõi sự tiến triển đối với hành động
khắc phục phòng ngừa.

4.2.1.5 Trưởng bộ phận chòu trách nhiệm phân tích nguyên nhân, đưa ra biện pháp khắc
phục phòng ngừa, chỉ đònh nhân viên thực hiện, ngày phải hoàn thành nhằm giải
quyết các vấn đề phải đối đầu đang tồn tại hoặc tiềm ẩn. Các biện pháp đó được
phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền theo bảng thẩm quyền quyết đònh hành động khắc
phục phòng ngừa.

4.2.1.6 Đại diện lãnh đạo chỉ đònh nhân viên hoặc đánh giá viên giám sát việc thực hiện
hành động khắc phục phòng ngừa.

Phòng TCHC Trang: 5
- Nếu kết quả giám sát là thoả mãn thì người giám sát sẽ ghi nhận kết quả vào
phiếu CAR và báo cáo cho Đại diện lãnh đạo để kết thúc hành động khắc phục
phòng ngừa.
- Nếu kết quả giám sát không thoả mãn thì người giá msát sẽ ghi nhận kết quả vào
phiếu CAR và thông báo cho Đại diện lãn hđạo để phát hành CAR mới và lập lại
bước 4.2.1.4 đến 4.2.1.6 trong Thủ tục này.

b> Đối với sự không phù hợp với yêu cầu của Hệ thống quản lý Trách nhiệm xã hội SA 8000:

4.2.2.1 Khi phát hiện có bất kỳ sự không phù hợp nào, người phát hiện ghi ý kiến của mình
vào phiếu car (biểu mẫu mã số: 0028) gửi đến ĐDLĐ giải quyết.

4.2.2.2 ĐDLĐ sẽ xem xét theo yêu cầu của người phát hiện. Sau khi xem xét, ĐDLĐ sẽ ghi
ý kiến của mình vào phiếu và chuyển cho các Bộ phận liên quan giải quyết.

4.2.2.3 Các Bộ phận thông báo kết qủa thực hiện cho ĐDLĐ, ĐDLĐ sẽ kiểm tra việc thực
hiện của các Bộ phận và thông báo lại kết qủa cho người phát hiện.

4.2.2.4 Các thông tin về hành động khắc phục phòng ngừa đã thực hiện được chuyể nđến
cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

4.3 Bảng thẩm quyền quyết đònh hành động khắc phục phòng ngừa cho ISO:


Trách nhiệm/thẩm quyền Stt Vấn đề liên quan
Phê duyệt Tìm nguyên nhân Thực hiện

1 Chất lượng sản phẩm Ban Tổng Giám
đốc
Bộ phận KCS Bộ phận kỹ thuật
2 Quá trình sản xuất Ban Tổng Giám
đốc
Bộ phận sản xuất Bộ phận sản xuất
3 Kiểm tra thử nghiệm và thiết
bò đo
Ban Tổng Giám
đốc
Bộ phận bảo trì Nhân viên bảo trì
4 Mua hàng Ban Tổng Giám
đốc
Trưởng phòng
KD
Nhân viên Phòng
KD
5 Thiết bò, Ban Tổng Giám
đốc
Bộ phận bảo trì Nhân viên bảo trì
6 Bảo quản hàng hoá, kho bãi,
giao hàng
Ban Tổng Giám
đốc
Kho Thủ kho
7 Đào tạo Ba Tổng Giám
đốc
Trưởng phòng
TCHC
Nhân viên Phòng

TCHC

4.4 Phân loại sự không phù hợp: