Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Các giải pháp thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

SAYMAY INTHAVONG

CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ
QUỐC GIA LÀO

Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

SAYMAY INTHAVONG

CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU
VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ
QUỐC GIA LÀO

Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ
Mã số: 60 32 03 01
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội, 2016

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Một số kết
quả và số liệu trong luận văn là xác thực. Trong luận văn có tham khảo kết
quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng thông tin từ các văn bản của
Đảng và nhà nước Lào, và Việt Nam song đã trích dẫn rõ ràng và đầy đủ.
TÁC GIẢ

SAYMAY INTHAVONG


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin trân trọng cảm ơn các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ,
giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), vì sự giúp đỡ, giảng dạy
trong suốt thời gian học tập tại đại học từ năm 2004 đến năm 2008, và đến khi
tiếp tục nghiên cứu sau đại học từ năm 2013-2016.
Tôi xin chân thành cảm ơn Thủ trưởng và nhân viên các cơ quan, đơn
vị nơi chúng tôi đã đến khảo sát, nghiên cứu tài liệu: Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III (Việt Nam), Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Bộ Giáo dục và Thể thao Lào,
Bộ Công nghiệp và Thương mại Lào, nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp
đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này.
Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài./.
TÁC GIẢ

SAYMAY INTHAVONG


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

1

1. Lý do chọn đề tài.

1

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

1

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

2

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

3

5. Nguồn tài liệu tham khảo

7

6. Phƣơng pháp nghiên cứu

8

7. Đóng góp của đề tài

9

8. Bố cục của đề tài

10

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ
THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ
1.1. Cơ ở

uận về thu thập tài iệu ƣu trữ

11
11

1.1.1. hái niệm thu thập tài liệu lưu trữ

11

1.1.2. Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

12

1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ

12

1.1.4. êu cầu của thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

14

1.1.5. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

15

1.2. Quy chế

Lào và Việt Nam về thu thập, bổ sung tài liệu

18

1.2.1. Quy định của nước CHDCND Lào về thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ

18

1.2.2. Quy định của Việt Nam

20

Tiểu kết chƣơng 1

27

CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO
LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO

28

2.1. Khái uát về Cục Lƣu trữ Quốc gia Là

28

2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển

28

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ

30

2.1.3. Cơ cấu tổ chức và biên chế

30


2.2. Thực trạng thu thập tài iệu và Kh Lƣu trữ thuộc của Cục
Lƣu trữ Quốc gia Là

33

2.2.1. Quá trình thu thập tài liệu

33

2.2.2. Kết quả thu thập vào Kho

36

2.2.3. Chất lượng thành phần hồ sơ đã thu

39

2.2.4. Thuận lợi và khó khăn trong q trình thu thập tài liệu

40

Tiểu kết chƣơng 2

48

CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO
KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO

49

3.1. ác định nguồn nộp ƣu

49

3.2. ác định thành phần tài iệu nộp ƣu

54

3.3.

y ựng uy tr nh thu thập

56

3.4.

y ựng văn ản uản

60

3.5. Hƣớng ẫn ch nh
Cục

về c ng tác thu thập tài iệu

tài iệu trƣớc hi thu và Kh ƣu trữ thuộc

61

3.6. Đầu tƣ cơ ở vật chất thiết ị và inh ph ch c ng tác ƣu trữ

65

3.7. Đà tạo, bồi ƣỡng đội ngũ cán ộ văn thƣ - ƣu trữ

67

Tiểu kết chƣơng 3

68

KẾT LUẬN

69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

70

PHỤ LỤC

77


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

STT

o

1
2

ục VT& T

Nội dung đầy đủ
n

o

nc ủ

ục Văn t ư v

nd n

ưu trữ

nước

3

TTLTQG

Trung tâm Lưu trữ Quốc ia

4

TW

Trun ươn

5

UBND

Ủy ban nhân dân

6

PLTQG

7

ĐXĐGTT

8

VNDCCH

9

CHXHCNVN

10

Kho LTTW

n
i

ưu trữ Quốc ia
n x c

Vi t am
n

o

òa Xã

n

nc ủ

i

i tr t i li u
n

òa

ủ n ĩa Vi t am

K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia

o


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
T i li u lưu trữ l di sản văn o quý i của d n t c, l t i sản v
k n có ì t ay t ế ược.

i

o nên, t i li u lưu trữ cần p ải ược bảo quản

an toàn, kéo d i tuổi t ọ l u d i n ất ể k ai t c sử dụn p ục vụ n u cầu xã
i, óp p ần x y dựn v bảo v tổ quốc.
Về n uyên tắc, t i li u lưu trữ ược ìn t n tron
cơ quan n

nước t trun ươn

ến

o t

a p ươn ở nước

ược quản lý t p trun t ốn n ất. Tuy n iên, i n nay ở
văn bản quy
c ưa x c

n của c c
o cần

o vẫn t iếu c c

n về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p nói riên ;

n n u n t u ay l dan mục n u n n p lưu v o lưu trữ; c ưa có

văn bản ướn dẫn t n p ần t i li u iao n p; c ưa có quy trìn t u t p;
t i li u k i n p c ưa ược tổ c
v y, t

ó ã dẫn ến

c ưa

p n

cấp b c

c

c k oa ọc v c n lý o n c n .

u quả m t số t i li u b t ất l c, mất m t, ư

n vì
n

v

ược n u cầu k ai t c sử dụn . Đ y l vấn ề quan trọn v

ối với c n t c lưu trữ nước

o i n nay. Với mục

óp p ần n n cao i u quả c n t c lưu trữ của nước

o

nói c un v c n t c t u t p t i li u nói riên t i c ọn vấn ề “
”
làm

ề t i lu n văn t c sĩ của mìn .
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu c n của ề t i l n

iên c u c c iải p p ể tổ c

t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia
ọi l K o ưu trữ TW) cụ t ể l :
-X c

n n u n t u t p t i li u v o lưu trữ;

-X c

n t n p ần m t số

sơ cơ bản cần t u t p;

1

o (sau

ct u
y xin


- X y dựn quy trìn t u t p t i li u lưu trữ t c c n u n v o K o
ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia

o (Kho LTTW).

2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để có t ể t ực i n mục tiêu, c ún t i ã x c
c u của ề t i bao

m:

iên c u, tổn

kin n

n n i m vụ n iên

ợp cơ sở lý lu n c un , c c quy c ế p p lý v

i m về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p t i li u lưu

trữ của nước n o i

c bi t l của Vi t

n ữn b i ọc kin n

am nói riên . Trên cơ sở ó rút ra

i m có t ể p dụn v o c n t c t u t

p t i li u

lưu trữ, lựa c ọn ợp lý v v n dụn s n t o v o o n cản t ực tế của
n n

ưu trữ
- Tiến

o.
n k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i

ưu trữ Quốc ia

o v t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i m t số

cơ quan lưu trữ của Vi t
dụn v o

ục

am l m ối tượn so s n , rút kin n i m ể p

o.

- Trên cơ sở ó tìm ra n ữn ưu iểm, n ược iểm của c n t c t u
t p t i li u lưu trữ của
n m x y dựn ,

n

o, t

ó ề xuất c c iải p p man t n k ả t i

ướn v tổ c

t i ục ưu trữ Quốc ia

c triển k ai vi c t u t p t i li u lưu trữ

o.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu
+ Đối tượn n iên c u của lu n văn l :
-

c vấn ề lý lu n, c c quy c ế p p lý v tìn

ìn t ực tế của c ng

t c t u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia

o (Kho

LTTW).
- Các iải p p ể t u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ
Quốc ia

o (Kho LTTW).

2


3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề t i ược t ực i n tron p m vi n iên c u n ư sau:
- Về m t k

n

ian:

ục ưu trữ Quốc ia
M t số cơ quan

o;

ở

o (do iều ki n t ời ian nên c ún t i lựa

c ọn v k ảo s t trực tiếp t i

Gi o dục v T ể t ao v

n n i pv

T ươn m i).
- Về m t t ời ian của t i li u :
+

c quy c ế p p lý i n an còn i u lực.

+

o k ối t i li u an

trữ Quốc ia

ược bảo quản t i K o ưu trữ t u c ục ưu

o (Kho LTTW) có t i li u t năm 945 c o ến nay. Vì v y,

về m t t ời ian, p m vi n iên c u của ề t i l t năm 945 c o ến nay.
m vi về lo i ìn t i li u:

-

u n văn c

t p trun n

với t i li u k oa ọc k t u t,
p m vi n

iên c u về t u t p t i li u
i m,

n c n . Đối

i ìn , t i li u i u tử k

n t u c

iên c u của ề t i.

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nƣớc (CHDCND Lào)
K oản
ọc t p v

ơn 5 năm trở l i nay có n iều sinh viên v

ọc viên ào ã

o t o về lưu trữ t i Vi t am. Qua c c b o c o tốt n i p v c c

lu n văn t c sĩ ã có n ữn n iên c u về c n t c văn t ư v c n t c lưu
trữ .

ữn n iên c u n y ược t ể i n n ư sau:
4.1.1.N
-

ên ứ

ề ôn

iên c u về tổ c

ở

c v quản lý c n t c lưu trữ:
” k óa lu n tốt

n i p của Van Sy SO G K AM,

i, năm 2002;
” k óa lu n tốt n i p của của Su

-

3


i Suk T O,

i, 2008; “
” lu n văn t c sĩ của Ma

y Von

am on ,

i,

năm 20 3.
iên c u về n i p vụ lưu trữ:

“

” lu n văn t c sĩ của ọc viên Van Sy SO G K AM,

ể k

2005;

ụ

Q

s

i, năm

ó

” lu n văn t c sĩ của Sou Li Souk THOW, Hà

i, năm 20 3;

ụ

k

ụ

của K ăm

Q

ăn SouT ăm Ma V n ,

4.1.2 N

n n

” lu n văn t c sĩ

i, 2014.

ên ứ

, bổ s n

ở

ữn n iên c u về t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ ở
c

có m t c n trìn n iên c u:

Q

o i n nay

s
” lu n văn t c sĩ của

-

i, năm 20

ChanThaThoumMa SONETHAVY,

.

T n qua c c b o c o, c c lu n văn t c sĩ c o t ấy r n : ã có n ữn
n iên c u về tổ c

c quản lý lưu trữ v vấn ề n

i p vụ lưu trữ .

ưn

riên t u t p, bổ sun t i li u l i c ưa có n iều n iên c u.
Tron lu n văn của Chan Tha Thoum Ma SONETHAVY, năm 20

,

ọc viên ã t p trun n iên c u c c iải p p về t u t p, bổ sun t i li u
v o lưu trữ

Quốc p òn Lào. Tron lu n văn n y ọc viên ã ưa ra c c

iải p p n ư:

o nt i n

t ốn văn bản về c n t c lưu trữ; x c

n

n u n v t n p ần n p lưu...; trong lu n văn của ọc viên ã k ảo s t,

n

i t ực tr n c n t c t u t p, bổ sun t i li u v o ưu trữ
o, X c

n n u n t u t p, bổ sun t i li u; quy

li u n p lưu v o lưu trữ

Quốc p òn

c n t c t u t p, bổ sun t i li u.
trun

ov

n

Quốc p òn

ược t n p ần t i

ưa ra m t số iải p p về

ữn n iên c u của ọc viên ã t p

iải quyết m t số vấn ề về t u t p, bổ sun t i li u của riên
4

Quốc

p ịn , m c ưa có iều ki n n iên c u vấn ề t u t p, bổ sun t i li u v o
K o lưu trữ TW.
n t ấy

y l vấn ề ầu tiên của c n t c lưu trữ, nên chúng tôi

c o r n , cần có n iên c u c uyên s u về vấn ề t u t p t i li u v o lưu trữ
quốc ia. Đ y c n l n i m vụ m lu n văn của c ún t i cần iải quyết.
4.2. Tình hình nghiên cứu ở Việt Nam.
Ở Vi t

am, vấn ề t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ nói chung và vào

lưu trữ l c sử quốc ia nói riên , ã có k

n iều c n trìn n iên c u, cụ

t ểl :
* Tron c c i o trìn , s c c uyên k ảo: vấn ề t u t p, bổ sun t i
li u ã ược ề c p tron cuốn i o trìn
”

l

xuất bản, Đ i ọc v Gi o dục c uyên n i p,

i, năm 990;
” của

K ảm (trườn Trun

ọc ưu trữ n i p vụ Văn p òn

” (d n c o c c trườn trun

ươn Văn
ụ

);

ọc c uyên n i p - GS.TS V T

ụn c ủ biên);
* Đề t i n iên c u k oa ọc cấp n n ,

ục ưu trữ n

n i, năm 990

nước,

k

Nam” do GS. Vươn Đìn Quyền - c ủ n i m;
*

c c n trìn n iên c u lu n văn t c sĩ: có k oản

văn t c sĩ về t u t p, bổ sun :

2002 );

n - u n văn t c s , năm
G

sung tài
” (

uyễn Kim

” (

uyễn

-

un , lu n văn t c s ,

s

2006);
g

s

” (Trần Quan

-

ơn 5 lu n

i, năm

ữu

an -

u n văn t c s ,

i, năm 2009);

s
s
T

”(
T an

in - u n văn t c s ,

i, năm 20 3);…
5

uyễn


* Trên t p c : “ ưu trữ Vi t am v c c tran web có k oản

ơn 20

b i viết ề c p ến vấn ề n y. Đ y l vấn ề ược rất n iều n ười quan t m,
có t ể li t kê cụ t ể n ư: Đ o Xu n
k
tran

úc

k

”-T pc

2- 5; V

ươn

oan

am số
”T pc

2002, tran 7 - 9;

am số 4 2002, tran

6- 20;

mT

T u

ưu trữ Vi t

am số 5 2002, tran

sử

”

66-169;

ừ

ưu trữ

iền
k

T pc

ưu

T iếu i u
QG ” T p c

Vi t

2002,

s

Q

sung cho Phông
trữ Vi t am số

ưu trữ Vi t

i t ảo n i p vụ
y

” ục Văn t ư v

ưu trữ

nước Vi t

am,

mĐ n ,n y

26-27 t n 5 năm 20 6;...
c b i viết nêu trên ã k ảo s t t ực tr n c n n ư kin n i m về
c n t c t u t p, bổ sun

sơ, t i li u ở m t số cơ quan, tổ c c, m t số t n

cụ t ể. C c b i viết ã óp p ần iải quyết c c vấn ề trước mắt, i n an t n
t i ở c c cơ quan, tổ c c n ư: vấn ề x y dựn k o lưu trữ; x c

n n u nv

t n p ần t i li u n p lưu, ầu tư kin p v tran t iết b , n n cao n n t c
của lãn

o, c c cơ quan, ơn v , và ho n t i n

t u t p, bổ sun ,

t ốn văn bản về c n t c

sơ t i li u… ở c c cơ quan của Vi t am.

o i ra c n t c t u t p, bổ sun c n

ược sin viên ề c p tron

k o lu n tốt n i p n n lưu trữ ọc v Quản tr văn p òn :
s

y” (Tr n

năm 998);
n” (
s k

uyễn T u

ươn - k o lu n tốt n i p, Hà

ể

s

n i p,

n - k o lu n tốt n i p
s

TTLTQGIII th
i, 2003 );

ọc

QG”

i, 2003); …
6

uyễn T

n - k o lu n tốt


*Nhận xét:
Qua tìm iểu l c sử n

iên c u c n t c t u t p, bổ sun t i li u ở

Vi t am, chúng t i t ấy r n

ã có n iều n iên c u về t u t p, bổ sun t i

li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ l c sử, m t số cơ quan

, c c Trun t m

v m t số t n ,…N ữn n iên c u trên iúp c o c n t c t u t p, bổ sun
t i li u của Vi t am tiến

n m t c c có i u quả.

ữn b i viết trên, rất bổ c

iúp c ún t i có t ể t am k ảo k i t ực

i n ề t i của mìn .
M c d có n iều ề t i, b i viết về vấn ề t u t p, bổ sun

sơ, t i

li u, n ưn qua vi c tìm iểu l c sử n iên c u có t ể t ấy vấn ề n iên
c u c c iải p p t u t p t i li u lưu trữ v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ
Quốc ia

o (Kho LTTW) ến nay c ưa ược t c iả n o n iên c u. u n

văn của c ún t i có t am k ảo, kế t

a kết quả n iên c u trước, n ưn

k n tr n l p.

5. Nguồn tài liệu tham khảo
c n u n t i li u t am k ảo ược sử dụn tron lu n văn n y có t i
li u viết b n tiến Vi t v tiếng Lào;
u n văn của c ún t i t am k ảo 3 n u n t i li u sau:
+ T i li u về lý lu n,

m c c i o trìn , s c

ã xuất bản, b i viết trên

t p c , ề t i n iên c u:
V dụ:
- Đ o Xu n

úc -

uyễn Văn

m - Vươn Đìn Quyền -

Văn T m, ( 990), Lý

,

Gi o dục c uyên n i p,
-

Đ i ọc v

i.

ươn Văn K ảm:

n, ( trườn Trun

ọc ưu trữ n i p vụ Văn p ịn

- PGS. Vươn Đìn Quyền (
nước,

);

ủ n i m):

k
ưu trữ

X

uyễn

, Đề t i K oa ọc cấp n n , ục
i, năm 990.

7


- GS.TS V T
tron c c trườn trun

ụn (c ủ biên):
ọc c uyên n i p,

+ T i li u p p lý:
dẫn n i p vụ của n

ụ

d n

i, năm 2006.

c văn bản quy p m p p lu t v văn bản ướn

nước

o, Vi t am v m t số nước k c:

V dụ:
n số 239/ລຍ, ngày 13 thán 8 năm 20 5 của

-

n p ủ

o

về t i li u c n .
- u t ưu trữ Vi t am số: 0 20
n số 0 20 3 Đ-

-

p ủ Vi t am quy

n c i tiết t i

n số

-

p ủ Vi t am về quy

Q 13 ban hành ngày 11/11/2011.

n y 03 t n 0 năm 20 3 của

n

n m t số iều của u t ưu trữ.

2004 Đ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
n c i tiết t i

n m t số iều của

pl n

n
ưu trữ

quốc ia.
- u t

ưu trữ c c nước v tổ c

d c tiến Vi t, Trun t m n
Vi t am,

c quốc tế năm 98 - 994.

ản

iên c c K oa ọc lưu trữ, tư li u ục ưu trữ

i, năm 999.

+ T i li u k ảo s t t ực tế t i

o v Vi t am:

- ục ưu trữ Quốc ia

Gi o dục v T ể t ao,

o,

n n

i p

v T ươn m i v Trun t m ưu trữ Quốc ia III;
c tran web: www. uutru vn.com, www. Arc ives. ov. vn.com
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Tron qu trìn t ực i n ề t i, c ún t i ã v n dụn p ươn pháp
lu n của c ủ n ĩa duy v t bi n c
kim c

n v c ủn

nam c o qu trìn t ực i n ề t i.

ĩa duy v t l c sử ể l m

o i ra, c ún t i còn p dụn

m t số p ươn p p cụ t ể n ư sau:
+

: Tron qu trìn n iên c u,

c ún t i ã t u t p ược n iều n u n t i li u của c c t c iả k c n au, ở
tron v n o i nước.

ươn p p n y ược v n dụn

cốt lõi của vấn ề t c c n u n t i li u ó v tổn
t ốn , k c quan.

8

ể

t ốn n i dun

ợp c ún m t c c


+

k

s :

ún t i p dụn p ươn p p n y ể k ảo

s t t ực tế tìn

ìn t u t p t i li u lưu trữ v o K o ưu trữ t u c ục ưu

trữ Quốc ia

o ( Kho LTTW), k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu

trữ của Trun t m TQG

ở Vi t

Gi o dục v T ể t ao,

am, v m t số

của

n n i p v T ươn m i,

o n ư:

Quốc p òn

o

(t n qua lu n văn của ọc viên), k ảo s t k ối t i li u

n t n tron c c

cơ quan v

c, o t

iểu t êm c

c năn , n i m vụ, cơ cấu tổ c

n , quy

c ế l m vi c của c c cơ quan ó.
s s

+

: Đ y l p ươn p p ược p dụn

ể nghiên

c u vi c t u t p t i li u lưu trữ của

o v m t số nước trên t ế iới,

bi t l Vi t am, so s n c c m t o t

n v t n p ần t i li u ìn t n

ở c c cơ quan,

ơn v n m ưa ra ược n ữn

c c cơ quan, ơn v
t p

ề x y dựn
ỏ

+

:

k ối t i li u v p n vấn lãn
ia

o, Trun t m TQG

iểm c un , iểm k c iữa

ược p ươn

sơ, t i li u ở tất cả cơ quan, tổ c

c

n p n lo i, p ươn

nt u

c t u c n u n n p lưu.

ươn p p n y ược sử dụn k i k ảo s t
o, c n b l m lưu trữ của ục ưu trữ Quốc

ở Vi t am, v m t số cơ quan

của

o.

7. Đóng góp của đề tài
Với mục tiêu ã

t ra, lu n văn y vọn :

- Sản p m ề t i l cơ sở lý lu n ể p dụn v o t ực tiễn công t c t u
t p t i li u lưu trữ của ục ưu trữ Quốc ia

o.

- út ra ược n ữn kin n i m của Vi t
n i m ó v o t ực tế v
o nói c un v

am, v n dụn n ữn kin

iều ki n cụ t ể c n t c lưu trữ nước

ục ưu trữ Quốc ia

o nói riên .

- Kết quả n iên c u l cơ sở ể sau k i về nước, c ún t i có t ể tham
mưu cho ục ưu trữ Quốc ia nước
c c văn bản, quy
-

n

o x y dựn v ban

n

ướn dẫn về t u t p t i li u lưu trữ.

o i ra lu n văn n y có t ể l m t i li u t am k ảo c o vi c ọc t p,

n iên c u của ọc viên, sin viên c uyên n n v n ữn n ười l m c n t c
lưu trữ ở nước

o nói c un v

9

ục ưu trữ Quốc ia

o nói riên .


8. Bố cục của đề tài
o i p ần mở ầu, kết lu n, dan mục t i li u t am k ảo, p ụ lục,
p ần n i dun của ề t i ược trìn b y tron 3 c ươn :
Chương 1. Cơ s

u n v qu ch ph p

v thu th p t i i u ưu tr

i dun của c ươn n y n m trìn b y tổn quan về cơ sở lý lu n v
c c quy c ế p p lý của vi c t u t p t i li u, k i ni m t u t p t i li u, n i
dun c n t c t u t p, ý n ĩa của c n t c t u t p t i li u, n uyên tắc t u
t p t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ l c sử, n ữn quy c ế p p lý của
Vi t am và

o về t u t p t i li u lưu trữ.

Chƣơng 2. Thực trạng thu thập tài liệu vào

ho Lƣu trữ thuộc Cục

Lƣu trữ Quốc gia Lào
i dun c ươn n y tìm iểu c
o t

n của ục ưu trữ Quốc ia

Lưu trữ t u c

c năn , n i m vụ, cơ cấu tổ c
o, tìn

ục ưu trữ Quốc ia

cv

ìn t u t p t i li u v o Kho

o (Kho LTTW), tron

vào qu trìn t u t p, số lượn , t n p ần

ó t p trun

sơ, c ất lượn

sơ ã t u

v o ục, t u n lợi v k ó k ăn tron qu trìn t u t p.
Chƣơng 3. Các giải pháp thu thập tài liệu vào

ho Lƣu trữ thuộc

Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào
i dun c ươn n y n m n

iên c u v

ưa ra c c iải p p về c n

t c t u t p t i li u lưu trữ c o ục ưu trữ Quốc ia
có t n k ả t i, ưa ra m t số kiến n

, lư c ọn v

p dụn p

kin n i m của Vi t am v o iều ki n t ực tế của
Do trìn

lu n văn k n tr n k i n ữn

nc ếv

p n iều k ó

ã rất cố ắn n ưn c ắc c ắn

n c ế v t iếu sót.

Rất mon n n ược n iều ý kiến ón
n

ợp n ữn

o.

v kin n i m của bản t n còn

k ăn về sử dụn tiến Vi t Nam, nên m c d

o có i u quả cao v

óp của c c t ầy, c

i o, các

n iên c u và b n bè ể l m c o lu n văn của c ún t i o n t i n ơn.
gày

2016

Tác giả

SAYMAY INTHAVONG
10

CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHẾ PH P LÝ VỀ THU THẬP TÀI
LI U LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lƣu trữ
n

1.1.1. K

“thu

”

Để t u t p t i li u lưu trữ ược tốt trước ết cần tìm iểu rõ k i ni m
t u t p t i li u lưu trữ.
Tron t c p m
”

GS.TS ươn Văn K ảm ưa ra k i ni m t u t p t i li u n ư sau:
ừ
ụ

k

y

ể

yể

” [19;96].
Tron

i o trìn

ọc c uyên n

Trun

ụ

” d n tron c c Trườn

i p do PGS.TS V T

ụn c ủ biên c o r n :
ó
v
yể

y

o
y

k

” [34;44].

K i ni m “t u t p t i li u lưu trữ t eo u t ưu trữ Vi t am:
T i k oản 2 Điều 2 u t ưu trữ số 0 20
năm 20

Q

3n y

t n

, t u t p t i li u ược iải t c n ư sau: t u t p t i li u l qu

trìn x c

n n u n t i li u, lựa c ọn, iao n n t i li u có i tr

ể c uyển

v o lưu trữ cơ quan, lưu trữ l c sử.
T eo quy
ai cấp
-T
cần x c

n trên, c n t c t u t p t i li u lưu trữ ược tiến

n ở

:
n ất: t u t p t i li u có i tr v o lưu trữ cơ quan. Muốn v y,

n n u n v t n p ần t i li u cần t u t văn t ư cơ quan v t

c c p òn , ban ơn v trực t u c cơ quan.

11


- T

ai: t u t p t i li u có i tr

trữ l c sử. Muốn v y, cần x c
vĩn viễn t u c các

n

c bi t ối với quốc ia v o lưu

n n u n v t n p ần t i li u có i tr

ưu trữ cơ quan ể t u t p về c c lưu trữ l c sử.

ư v y, ở Vi t am i n nay, tuy có n iều
sun t i li u lưu trữ, n ưn về cơ bản tươn
1.1.2. N

n n ĩa về t u t p, bổ

ối t ốn n ất.

, bổ s n

Để t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ, c c cơ quan lưu trữ cần l m tốt
n ữn n i m vụ sau:
-X c

n n u n t u t p, bổ sun t i li u c o lưu trữ i n

n v

lưu trữ l c sử.
-X c
trữ i n
quy

n t n p ần, n i dun t i li u có i tr cần t u t p v o lưu

n v lưu trữ l c sử t eo p m vi quyền

n ã ược n

nước

n .
- Quy

n c c t ủ tục n p lưu v tổ c

c c uyển iao t i li u t eo

ún c c yêu cầu v n i p vụ lưu trữ.
- P n bổ ợp lý t i li u tron p m vi t n kho, trun t m lưu trữ
c n n ư to n b m n lưới k o lưu trữ to n quốc.
- Tổ c
quy

c t u t p t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ quốc ia t eo

n ;
- Sưu tầm, tìm kiếm n ữn t i li u quý, iếm o c còn t iếu ể bổ

sun , o n c n

n lưu trữ Quốc ia v

1.1.3. N

ên

1.1.3.1.

y

n lưu trữ cơ quan.

bổ s n
s

V n dụn n uyên tắc n y, k i t u t p, bổ sun
i l c sử n o p ải ể riên ở t ời

Vi t

sử
sơ, t i li u của t ời

i l c sử ấy. Áp dụn n uyên tắc n y ở

am, t i li u lưu trữ ược c ia l m ai k ối lớn t eo ai t ời k l c sử

k c n au: K ối t i li u trước
c m n t n T m. T

c m n t n T m 945 v k ối t i li u sau

n t ườn n ười ta lấy n y

12

c m n t n


c n l mốc t ời ian p n k l c sử. Đối với

n

ưu trữ Quốc ia Vi t

am lấy n y 9 t n 8 năm 945 ể p n c ia to n b t i li u tron p n
t n

ai k ối lớn.

m n ở

ưn t i c c

a p ươn

ó.

t u t p, bổ sun
p ươn ,

a p ươn t ì lấy n y t ắn lợi của

uyên tắc n y iúp c ún ta x c

n

c

ược n u n

sơ, t i li u v o c c k o lưu trữ trun ươn v

n t ời x c

n

ún

ac

a

n p lưu sau k i t u t p, sưu tầm

ược t i li u t c c cơ quan tron v n o i nước v t n n d n.[34; 45-46].
V dụ: Áp dụn n uyên tắc n y ở

o, t i li u lưu trữ chia làm hai k ối

t n t ời k l c sử trước 1975 v t sau năm 975 trở l i
Khối t i li u trước năm 1975 bao
kiến, t i li u của c c cơ quan t u c

y.

m: K ối t i li u của t ời p on

a t ời

p t u c t năm 1945-1954, tài

li u t ời M x m c iếm t năm 1955-1975.
K ối t i li u sau năm 975, t n y 02 t n
li u của c c quan cơ

nước

2 năm 975: K ối t i

o.

V y, K i t u t p, bổ sun t i li u v o t eo n uyên tắc n y sẽ iúp
c ún ta ưa t i li u v o ún t ời k l c sử của nó.
1.1 3 2

y

s

s

n lưu trữ l k ối t i li u o n c n
p ản n

o t

p

o c tươn

ối o n c n

n của m t quốc ia, m t cơ quan, m t c n n… Vì v y,

m t tron n ữn yếu tố quy

n c ất lượn p n lưu trữ l m c

c n của t i li u tron phông. Vi c t u t p, bổ sun
p n lưu trữ n m mục

c

o n

sơ, t i li u t eo

o n t i n p n lưu trữ ó. T u t p, bổ sun

sơ, t i li u t eo p n lưu trữ t o iều ki n t u n lợi c o vi c bảo quản v
sử dụn t i li u lưu trữ tron p n . T i li u của m t p n m b p n t n ở
n iều nơi sẽ k ó k ăn c o vi c p n lo i, t ốn kê, x c
p

v mối liên

n

i tr t i li u...

m t t iết của c c sự ki n, c c vấn ề ược p ản n tron

t i li u của p n . [34; 46].
Vì v y, t i li u của m t p

n n ất t iết k n

ược p n t n ở c c

k o lưu trữ k c nhau. Theo nguyên tắc n y, c n b lưu trữ k i p t i n t i
13


li u còn lẫn l n iữa c c p n t ì p ải ưa về p n của nó. M t k c, p ải
t ườn xuyên t u t p ể o n c n c c p
t ời sưu tầm, bổ sun

n lưu trữ t eo t ời ian

n

o n c n c c p n lưu trữ m t i li u còn p n t n

do chiến tran , t iên tai.
V dụ: K i T u t p, bổ sun
CHDCND Lào p ải ưa v o

n

t i li u của Phông
ủ

ủ

ủ tc

ủ t c CHDCND Lào, không ưa

vào phông khác. Nếu n n t ấy t i li u tron

n

ó có lẫn l n ở p ơng

k c t ì p ải man về p n của nó.
1.1 3 3

y

s

s

k

o i ai n uyên tắc trên, n ười ta còn c ú ý ến n uyên tắc t u t p
t eo k ối p n . K ối p n lưu trữ bao
o n c n có quan

m n ữn p n lưu trữ

với n au về n i dun t i li u v có n ữn

iốn n au. Vì v y, vi c t u t p, bổ sun
có lợi c o vi c bảo quản v tổ c

cl p

c iểm

sơ, t i li u t eo k ối p n sẽ

c sử dụn . (T.S

uyễn

un , n u n

www. Van thu luutru vn.com ).
V dụ: K ối p
năm 975 trở l i
ủtc ,

n

n i m vụ v n ữn

n t i li u của cơ quan

y bao

m n ữn p n n ư:

nước

ot

n Quốc

i,

n p ủ…,t i li u của c c p n n y p ản n c
o t

n của cơ quan n

n

ủ

c năn ,

nước cấp TW, có mối quan

với n au về vấn ề quan trọn của ất nước.
, bổ s n

1.1.4 Yê

Để ảm bảo c n t c t u t p, bổ sun
tron qu trìn t ực i n cần
-T

sơ, t i li u em l i kết quả

p n c c yêu cầu sau:

n ất, t i li u ược t u t p p ải ầy ủ về m t số lượn , ảm bảo

về m t c ất lượn . Vi c t u t p, bổ sun
n m t p trun m t c c
trong các cơ quan, tổ c
p ản n

s ,

sơ, t i li u tron c c lưu trữ l

ầy ủ n ất c c t i li u có i tr

ược ìn t n

c, n m t o n u n t n tin p n p ú, a d n v

ầy ủ c c m t o t

n k c n au của ời sốn xã

14

i. Vì v y,


vi c t u t p, bổ sun
li u quan trọn
-T

ển

sơ, t i li u v o c c lưu trữ sẽ t o nên m t n u n sử
iên c u l c sử d n t c.

ai, t i li u ược t u t p, bổ sun p ải ược tiến
n của

gian quy

n , dẫn ến vi c tổ c

c k ai t c, sử dụn t i

em l i i u quả.

-T

ba, t i li u ược t u t p p ải ún

ún t n p ần t i li u v

ối tượn . Vi c x c

năn , n i m vụ v quyền

n k c n au, vì v y cần x c

t i li u cần t u t p ể ảm bảo tiêu c u n m c
n

n

an mục c c cơ quan t u c n u n n p lưu v o

lưu trữ l c sử iữ m t vai trò quan trọn . ởi m i cơ quan, tổ c

x c

ún t ời

nước, n m ảm bảo t i li u ược bảo quản, tr n tìn

tr n t i li u b mất m t, ư
li u k n

n

an mục n u n n p lưu p ải ún

n

c có c

c

ún t n p ần

o n c n p n , vi c

ối tượn cơ quan ể t i li u

p t uy ết i tr của nó.
1.1.

n

n

n t c t u t p, bổ sun

ơn

, bổ s n

sơ, t i li u có vai trị

s ,

c bi t quan trọn

tron c n t c lưu trữ, bởi vì, c n t c t u t p có liên quan ầu ết c c k u
n i p vụ lưu trữ v
t p, bổ sun

ược t ực i n m t c c t ườn xuyên.

sơ, t i li u nếu tiến

n t ct u

n tốt sẽ l m c o t n p ần

lưu trữ Quốc ia nói c un v t n

n

n lưu trữ, t n sưu t p cụ t ể ược

o nc n .
ữn

ón

óp của t i li u lưu trữ n y c n

ược k n

n m t

c c m n mẽ tron mọi lĩn vực. T i li u lưu trữ cun cấp n ữn t n tin
ết s c có i tr tron c n t c quản lý, o c
k oa ọc...

n vì v y, c n t c n y n y c n

n c n s c , n iên c u
ược quan t m,

c bi t với

sự p t triển của xã

i, n u cầu k ai t c, sử dụn t i li u n y c n p on

p úv

i c n t c t u t p n y m t o n t i n, p ục vụ ắc

ad n

òi

lực c o n u cầu của xã

i.

n t c t u t p bổ sun

sơ, t i li u n m bảo quản t p trun

t ốn n ất k ối t i li u ìn t n t c c cơ quan, ơn v v
15

o n c n dần


c c p n lưu trữ. ếu c n t c t u t p k n
sự mất m t, t ất l c t i li u;

ược tiến

n tốt sẽ dẫn ến

n t ời c n t c lưu trữ c n k

n t ể o n

t n n i m vụ của mìn , k n có ầy ủ c c t i li u cần t iết ể p ục vụ
n u cầu của n ười k ai t c, sử dụn .
Mối quan

của t u t p, bổ sun t i li u với c c n i p vụ c uyên

m n k c của c n t c lưu trữ l

ết s c c t c ẽ, ản

c c lĩn vực c uyên m n ó t m c

quyết

n

ưởn quan trọn tới

ến c ất lượn , i u quả của

c uyên m n ó.
Trên t ực tế n ười ta k n t ể tiến

n t u t p tất cả c c t i li u của

cơ quan, ơn v l n u n n p lưu. K ối lượn t i li u n ư v y sẽ rất lớn, lẫn
l n iữa t i li u có i tr v

ết i tr , n ữn t i li u tr n t

a.

n vì

v y, k i t u t p, bổ sun t i li u n ười ta p ải lựa c ọn t i li u t t sự có i
tr , t t sự cần t iết ể tr n tìn tr n t i li u b l n x n. Sau k i ã lựa c ọn
ược n ữn t i li u có i tr n ười ta tiến
m t c c k oa ọc k ối t i li u ó t eo c c

n ph n lo i, t c l p n c ia
c trưn n ất

n của t i li u

n m ưa c ún ra k ai t c sử dụn có i u quả n ất. Điều ó c o t ấy t u
t p, bổ sun t i li u ắn với tổ c
quan

iữa ầu v o v

c k ai t c sử dụn t i li u,

y l mối

ầu ra của cơ quan lưu trữ. ếu ầu v o t u ược t i

li u có i tr t ì ầu ra sẽ p ục vụ tốt c n t c sử dụn t i li u ó v o t ực
tế, em l i i u quả kin tế, xã

i.

ược l i nếu cơ quan lưu trữ k

n l m

tốt c n t c t u t p, bổ sun t ì bản t n cơ quan ó k n có cơ sở ể o n
t n tốt n i m vụ của mìn , n n cao vai trò, v tr v tầm quan trọn của
c n t c lưu trữ ối với xã

i.

T u t p, bổ sun t i li u còn liên quan ến c n t c t ốn kê v kiểm
tra t i li u. Trong qu trìn t u t p, bổ sun , t i li u p ải ược kiểm tra v
t ốn kê t eo n i p vụ của c n t c lưu trữ. T n qua c n t c n y c c cơ
quan lưu trữ sẽ p t i n n ữn sai sót, ề ra c c kế o c bi n p p ể t u
t p ầy ủ n ữn t i li u còn t iếu v n ữn t i li u có t ể b
p ải tu bổ, p ục c ế v

ư

n cần

n c ế sử dụn trực tiếp n ữn t i li u n y. Điều này

16


c o t ấy k i t u t p t i li u n ười ta p ải lu n lu n t ốn kê, kiểm tra v tìm
c c k ắc p ục n ữn
K i tiến

n

n c ế.
o t

n t u t p, bổ sun t i li u n ười ta c n p ải

t nh ến k ả năn sử dụn n ữn t i li u n y tron t ực tế. ó rất n iều lo i
ìn t i li u k c n au p ải có bi n p p t u t p bổ sun v t ốn kê t eo
c c k c n au n m t u t p ầy ủ, bảo quản an to n, p ục vụ n
sử dụn

iên c u

ợp lý, l u d i. Điều ó liên quan ến c n t c bảo quản tài li u, n

với m i lo i k c n au p ải có c ế

bảo quản k c n au v p ải ược tiến

n t k u t u t p c ún . ó c n t ể i n mối quan

iữa t u t p, bổ

sung với bảo quản t i li u p ục vụ tron tươn lai.
n t c t u t p, bổ sun t i li u muốn tiến
n ữn quy

n của n

n tốt p ải dựa trên

nước man t n p p quy v trên cơ sở n ữn

ướn

dẫn cụ t ể của cơ quan quản lý lưu trữ, t eo c c n uyên tắc v bi n p p cần
thiết. Trên cơ sở n y c c cơ quan lưu trữ mới có t ể t u t p, bổ sung ầy ủ
n ất, iúp quản lý t p trun t ốn n ất t i li u t i c c lưu trữ i n
trữ l c sử, tổ c

c k oa ọc c ún

quan v c n n. T n qua o t

ể p ục vụ tron

o t

n , lưu

n của c c cơ

n t u t p, bổ sun t i li u, n u n t i

li u t i c c lưu trữ n y c n d i d o, ầy ủ, mở r n về mọi m t t o cơ sở
quan trọn c o c c k u n i p vụ k c của c n t c lưu trữ p t triển t eo
dẫn ến sự o n t i n ơn của c n t c lưu trữ. ếu k n có ược n u n t i
li u d i d o t ì c c k u n i p vụ k c của c n t c lưu trữ sẽ k n p t
triển ược.
T ực tế ở

o i n nay, còn t iếu văn bản quy

sun t i li u, c ưa x c

n

n về t u t p, bổ

ược n u n n p lưu v t n p ần c c n óm

sơ cơ bản ể n p lưu v o lưu trữ dẫn ến k i t ực i n t u t p, bổ sung tài
li u k n

ầy ủ, c ất lượn kém và khơng có i u quả. T

k ó k ăn tron vi c c n lý, tổ c

ó ã dẫn ến

c k oa ọc t i li u, bảo quản v tổ c

k ai t c sử dụn .

17

c


Ví du: K i n ười n iên c u ến k ai t c m t số
k n

p n

ược yêu cầu của n ười k ai t c bởi n ữn

sơ, t i li u n ưn
sơ, t i li u ó

khơng có ở trong kho.
T n ữn p n tích trên c ún ta t ấy r n c n t c t u t p, bổ sun
t i li u t ực sự có vai trị ết s c quan trọn , nó l cơ sở ban ầu của mọi
k u n i p vụ k c tiếp t eo. Muốn l m tốt iều n y c ún ta p ải t c cực
o nc n
trữ o t

ơn nữa về cơ sở p p lý, l m cơ sở tin c y c o c c cơ quan lưu
n . K i ã có cơ sở p p lý vữn c ắc, c c cơ quan lưu trữ cần

tăn cườn

o n t i n c c k u n i p vụ c uyên m n, c u n b tốt về cơ sở

v t c ất v n n lực ể l m tốt c n t c lưu trữ. K i vấn ề t u t p, bổ sun
t i li u ược iải quyết tốt t ì vấn ề cịn l i l p ải t ực i n tốt c c k u
n i p vụ tiếp t eo, v nó l m c o c n t c lưu trữ p t triển m n mẽ.
1.2. Quy chế pháp lý của Lào và Việt Nam về thu thập, bổ sung tài
liệu lƣu trữ
1.2.1.

địn

n ớ

HD ND

Tron n ữn năm qua Đản v

nước

ề

, bổ s n

o ã quan t m v

ã ban

n

m t số văn bản liên quan ến c n t c t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ n ư :
Điều l

2 ຫສຌງ n y 27 6 994 của Văn p òn

ủ t ủ tướn ban

n về c n t c văn t ư-lưu trữ. Điều l có 4 iều (27,28,29,30) ề c p tới
c n t c t u t p, bổ sun t i li u tron

ó ề c p ến m t số vấn ề n ư: T i

li u ã ược iải quyết c n vi c xon t ì p ải l p t n
l i ở ơn v có liên quan m t năm, sau m t năm

sơ v

ược iữ

sơ, t i li u sẽ ưa v o lưu

trữ cơ quan v sau 0 năm p ải n p v o lưu trữ trun ươn . T ủ tục của c c
bên khi giao n p t i li u v o Trun t m lưu trữ Trun ươn , c c t
t p, quản lý t i li u k i n p, t c , cơ quan n
k n quy

n

o t

ct u

n , …Tuy n iên

n rõ về c c lo i ìn t i li u k c n ư t i li u k oa ọc k

t u t, t i li u n e n ìn…

18